CUESTIONARIO N° 01

1. ¿Qué importancia tienen los manuales, herramientas organizacionales para documentar una
empresa?

Los manuales administrativos son indispensables debido a la complejidad de las estructuras de las
organizaciones, el volumen de sus operaciones, los recursos de que disponen, la demanda de sus
productos, servicio o ambos, y la adopción de tecnología de información para atender adecuadamente
todos estos aspectos, y más.

Estas circunstancias obligan a usar manuales administrativos que apoyen la atención del quehacer
cotidiano, ya que en ellos se consignan, en forma ordenada, los elementos fundamentales (normas
políticas y procedimientos) para contar con una comunicación, coordinación, dirección y evaluación
administrativas eficientes.

Es un hecho que los manuales representan un elemento crucial para el proceso de toma de decisiones,
la mejora continua y el logro de un desempeño por encima del estándar regular.

2. ¿Cuáles son los objetivos que se persiguen al documentar los procesos de una organización?

→ Resaltar y clasificar los documentos según su importancia y contenido: estableceremos para

ellos un nivel de relevancia, y de acuerdo al mismo, los clasificaremos y resaltaremos. Para
algunos documentos la forma más conveniente de clasificación pasa por un índice, mientras
que para otros es adecuado un ordenamiento por abecedario, entre otros.

→ Apoyar las decisiones administrativas: cuando cumplimos con el primer punto de manera
adecuada, las decisiones administrativas se nos facilitarán en gran medida. Se reducirán las
dudas que casi siempre existen en un área de acciones fundamentales para la organización. La
toma de decisiones sin que las mismas estén sustentadas en informaciones de archivo
contrastadas, son generalmente un paso en falso en la gestión. Pero además, los
documentos siempre respaldarán las decisiones tomadas, antes o después de que éstas se
hayan tomado.
→ Controlar y garantizar los procesos de la organización o empresa: del mismo modo que
sustentan y apoyan la toma de decisiones, los documentos correctamente redactados y
clasificados, garantizan los procesos y acciones de la organización. Los procesos cotidianos
o específicos de la empresa son los que aseguran su funcionamiento, su mantenimiento y su
crecimiento, por lo que un atinado manejo de los documentos tiene una función esencial que
cumplir en este proceso.

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3. ¿Qué tipos de costos podemos asociar a los manuales? ¿Cuál es su comportamiento a lo largo
del proceso de documentación?

La decisión de documentar los procedimientos en una compañía, conlleva a estar

conscientes acerca del costo/beneficio de la decisión, y de los resultados y obstáculos que
se pueden presentar a lo largo del proceso.

Tres tipos de costos podemos distinguir en el desarrollo de los manuales:

Además se deben analizar dos posiciones:

a) A través de un consultor externo

→ En términos económicos si pagamos a un consultor para que nos elabore los manuales,
probablemente se incurriría en un costo mucho mayor que el costo involucrado cuando todas
las personas de la organización participan en su elaboración.
b) Si se realizan manuales internamente

→ Los costos asociados a la elaboración de los manuales serán:

1. Personal
que 2.Tiempo que se
trabajara en dedicara en la
la elaboración del
elaboración manual
del manual

3.Esfuerzo que se
implantara.

Además es importante recalcar que el costo de no tener manuales es mucho mayor debido a que no
se tendría un control interno oportuno y eficaz de todas las actividades, ya que no se pueden identificar
los problemas e introducir mejoras.

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IMPORTANTE

El costo de no tener manuales podría ser equivalente al desperdicio global que genera la organización.
En algunos casos, este desperdicio llega a ser del 20-25% de la facturación anual de la organización.

Al principio los costos de documentar las tareas y procedimientos pueden superar los beneficios
tangibles de los manuales, sin embargo, a medida que el proceso se va desarrollando la organización
debe ver a los manuales como una herramienta gerencial que ayudara en la evaluación, control y
análisis de las empresas en términos por ejemplo, de la eficiencia operacional.

4. ¿Cómo están compuestos los costos de desarrollo de un manual?

Están presentados por todos los costos en que la empresa tiene que incurrir para el inicio del proceso
de documentación tales como: planificación del personal de apoyo involucrado, consultores
especializados, herramientas de software a utilizar y cualquier otro costo necesario para iniciar y
desarrollar el plan de documentación.

5. ¿Cuáles son las actividades que se realizan en la etapa del mantenimiento de los manuales?

Las actividades que se deben realizar en el mantenimiento de los manuales están representadas por
aquellas actualizaciones periódicas que normalmente tienen los manuales sean estos por cambios
menores o revisiones totales a su contenido debido a:
Promulgación de leyes y
reglamentos que impliquen
el desarrollo de nuevos
Innovaciones
procedimientos o la
tecnológicas Cambios operativos o actualización de los ya
administrativos existentes.

Se deberán realizar las siguientes actividades:

→ Recopilar de nuevo información de dichos procesos,
→ Revisar si los procesos ya definidos en el manual han cambiado
→ Si han cambiado actualizar el manual con los nuevos cambios
→ Mandarlo a que sea aprobado por el área encargado (ejemplo: Gerencia)

6. Cite 3 ejemplos de manuales de técnicas que puedan ser clasificados como tales
i. Manual de técnicas para el reclutamiento y selección del personal:
En este se establecen las líneas para incorporar y seleccionar al personal que cumpla con un
perfil afín a las aptitudes para cada puesto requerido dentro de la organización, para de esta
manera fortalecer la administración del personal y la mejora continua de los procesos. Para
ello se hace uso de diversas técnicas y evaluaciones psicométricas.

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 ii. Manual de técnicas comerciales
Expone las principales técnicas a poner en práctica en el área comercial de una empresa o
negocio. Permite conocer los conceptos de venta, clientes y algunas técnicas de para
incrementar la rentabilidad.
iii. Los manuales de sistemas contables
Que es un documento escrito en el cual se describen las políticas, funciones, normas y
procedimientos para el desarrollo del trabajo contable dentro de la organización. Dentro de los
cuales tenemos: sistemas de ventas, sistemas de compras sistemas de cuentas por cobrar

7. Detalle el contenido de un manual de organización, ¿Qué tipo de herramientas

organizacionales utilizan en este tipo de manuales?

Los manuales de organización contienen, fundamentalmente, una

descripción de los puestos, lo cual es lo más importante.

Señalan los fines de una empresa de cada una de las

unidades principales de la estructura organizativa.

Los manuales contienen también la base legal de la

organización, su estructura, fecha de creación de la
empresa o de la unidad administrativa.

un organigrama de esta y hasta de sus unidades principales,

las funciones de las unidades y de los cargos las
responsabilidades y la autoridad de los mismos.

Asimismo, describen las actividades específicas que se enumeran

y que son un conjunto de tareas y labores.

8. ¿Qué deben incluir un manual de políticas?, ¿Cuál es su ámbito de aplicación?

Un manual de políticas, reviste una importancia trascendente para las empresas, porque le permite
establecer lineamientos a todos sus integrantes; desde ejecutivos hasta trabajadores y demás personas
interesadas en conocer el funcionamiento de una organización.
→ Por medio de los manuales, se puede fomentar el trabajo en equipo, encausar iniciativas e
innovación, permitiendo coordinar los esfuerzos de todos los departamentos de una empresa
en la misma dirección y finalidad.

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 → El uso de los manuales es fundamental para cumplir los objetivos institucionales, mismos que
generalmente están expuestos en lo que se conoce como visión, misión y valores. Permite y
promueve la mejora en los procesos internos, incrementando con ello sus niveles de
productividad, eficiencia y desde luego en su eficacia de gestión.
CONTENIDO
 Portada. Recogerá la información básica para identificar el documento y su autoría.
 Índice. Servirá de ayuda a los usuarios para localizar la información que precisen en cada
momento.
 Hoja de autorización. Una vez que se han establecido las políticas empresariales, es
conveniente que sean ratificadas por la Dirección para darle formalidad al documento y
facilitar su implantación entre el personal. Por ello, el manual de políticas debe incluir esta
hoja de autorización, en la que quede constancia de la aquiescencia de la cúpula directiva.
 Objetivos del manual. Se trata de una breve introducción en la que se explique a los usuarios
la finalidad que persigue el documento, el alcance de su contenido y a quién está dirigido.
 Metodología. Otro apartado importante, para garantizar su uso correcto, es indicar las pautas
necesarias que permitan comprender y utilizar el dossier.
 Proceso de revisiones y modificaciones. Las políticas empresariales varían con el paso del
tiempo y por ello deben ser actualizadas de forma constante. En este punto del documento debe
constar cómo los usuarios pueden hacer llegar sus sugerencias, dudas o correcciones y, de esta
forma, el manual no se quede obsoleto.
 Organigrama. Dado que el manual de políticas recoge las directrices de funcionamiento de la
empresa o de un área, es importante incorporar un organigrama en el que se clarifique la
jerarquía y composición de cada departamento.
 Políticas. El grueso del documento contendrá las políticas empresariales, que estarán
estructuradas por temáticas o unidades administrativas.
 Anexos. Al final del dossier se añadirán como anexos toda aquella documentación que sea
necesaria para la aplicación de las políticas.

9. ¿Cuál debe de ser el contenido de un manual de normas y procedimientos?

En los manuales de procedimientos son consignados, metódicamente tanto las acciones como las
operaciones que deben seguirse para llevar a cabo las funciones generales de la empresa. Además, con
los manuales puede hacerse un seguimiento adecuado y secuencial de las actividades anteriormente
programadas en orden lógico y en un tiempo definido.
Los procedimientos, en cambio, son una sucesión cronológica y secuencial de un conjunto de labores
concatenadas que constituyen la manera de efectuar un trabajo dentro de un ámbito predeterminado de
aplicación.

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Para elaborar un manual de procedimientos hay que seguir los siguientes pasos:

1. Definir el contenido:
· Introducción.
· Objetivos.
· Áreas de aplicación.
· Responsables.
· Políticas.
· Descripción de las operaciones.
· Formatos.
· Diagramas de flujo.
· Terminología.

2. Recopilación de información.
3. Estudio preliminar de las áreas.
4. Elaboración de inventario de procedimientos.
5. Integración de la información.
6. Análisis de la información.
7. Graficar los procedimientos.
8. Revisión de objetivos, ámbito de acción, políticas y áreas responsables.
9. Implantación y recomendaciones para la simplificación de los procedimientos.

10. Los manuales de nomas y procedimientos documentan los procesos que llevan a cabo en
algún área específica. ¿Qué criterio de clasificación se pueden utilizar para documentar
los procedimientos contables?

 Costo histórico: La cuantificación monetaria y registro de las operaciones deben efectuarse al

valor de adquisición o producción correspondiente. Este principio del costo histórico, es uno
de los más importantes y trascendentales para el registro de las operaciones y transacciones
que afectan a la Empresa.

 Negocio en marcha: Este principio establece que a menos que se exprese lo contrario, se asume
que una entidad que emita estados financieros, está en la capacidad de continuar sus
operaciones por un período razonable de tiempo.

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  Revelación suficiente: Todo estado financiero debe tener la información necesaria y presentada
en forma comprensible de tal forma que se pueda conocer claramente la situación financiera y
los resultados de sus operaciones.

 Importancia relativa: Sólo se deben analizar aquellas partidas que puedan tener un efecto
importante en los estados financieros. No hay un parámetro que establezca a partir de que
monto o cifra se puede considerar una partida como de importancia relativa, en todo caso, se
debe recurrir a juicio lógico y razonado.

 Consistencia: Las Normas de contabilidad deben ser aplicadas en forma uniforme de un

período a otro, en caso que no sea así se debe explicar la razón y el efecto de los cambios.

 Conservatismo: A veces conocido como conservadurismo o prudencia, establece que las

pérdidas deberán ser registradas cuando se conozca o se estime cuando se van a producir, en
tanto que las ganancias únicamente cuando éstas se realicen.

11. ¿Cuáles son los Manuales que se pueden elaborar en el Área Contable?

1 2
3
De Políticas Del Código De Normas y
Contables . Contable. Procedimientos

12. ¿Cuál es el objetivo de un manual de políticas contables?

El objetivo del presente manual es prescribir los principios, bases, reglas y prácticas específicas
aprobadas por la entidad para la preparación y presentación de los Estados Financiero cumpliendo con
los requerimientos establecidos por la Normas Internacionales de Información Financiera.

13. ¿Qué importancia tiene el manual del código contable?, ¿Qué detalla el manual de código
contable?

Es una guía que explica el uso adecuada de cada una de las cuentas de mayor, que integran el catálogo
de cuentas, detallando de forma clara su funcionamiento, lo que cada cuenta representa. Su importancia
radica es que es un instrumento técnico de consulta a todos los involucrados en el área contable,
permitiendo llevar acabo los registros contables de manera uniforme y consistente. Permite a cualquier
usuario, conocer el uso adecuado de las cuentas y lo que estas representan.

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El Manual del Código Contable es importante porque en él se detallan cuidadosamente cada una de las
cuentas, su naturaleza y los conceptos por los cuales se debitan o acreditan, por estas razones, son de
mayor uso en el área contable.

14. Qué tipo de Procedimientos se deben incluir en el Manual de Normas y Procedimientos

Contables.

Los procedimientos deben ser descritos de acuerdo con el esquema responsable/acción, cada
procedimiento debe tener anexo su correspondiente Flujograma, de tal forma que un usuario pueda
comprender en forma gráfica cada procedimiento descrito bajo el esquema de responsable/acción.
Dentro de los tipos de procedimientos, se tienen:

A) Procedimientos Contables: Procedimientos contables procesos e instructivos que se utilizan

para el registro de las transacciones u operaciones en los libros contables. Dentro del ciclo de
operaciones de una empresa, se definen los procedimientos contables, como todos aquellos
procesos, secuencia de pasos e instructivos que se utilizan para el registro de las transacciones
u operaciones que realiza la empresa en los libros de contabilidad. Desde el punto de vista del
análisis, se pueden establecer procedimientos contables, para el manejo de cada uno de los
grupos generales de cuentas de los estados financieros. Algunos ejemplos de procedimientos
contables, son los siguientes:
→ Recepción de inventarios
→ Ventas de productos
→ Fabricación de productos
→ Registro de estimaciones
B) Procedimientos No Contables: Procedimientos no contables aquellos que no afectan las
cifras de los estados financieros. En contraposición a los procedimientos anteriormente
mencionados, los procedimientos no contables no afectan las cifras de los estados financieros;
algunos ejemplos de este tipo de procedimientos son los siguientes:
→ Procedimiento para contratación de empleados
→ Procedimiento para cambio de horario laborable
→ Procedimiento para tramitar reclamos de clientes

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15¿Cuáles son los principales elementos de un sistema contable?

PLAN DE
CUENTAS

ELEMENTOS
PRINCIPALE
DOCUMENTOS LIBROS DE
SOPORTE S DE UN CONTABILIDAD
SISTEMA
CONTABLE

ESTADOS
FINANCIEROS

→ Documentos soporte
Son documentos escritos de la evidencia de haber realizado una transacción u operación
comercial, las que resultan de las tres actividades que desarrolla cualquier empresa: Operación,
Inversión y Financiamiento, que tienen el carácter de legalidad ante la empresa y terceros, por
las firmas y responsabilidades que ellos involucran.
→ Plan de cuentas
Es un listado que contiene todas las cuentas, que son necesarias para registrar los hechos que
se pueden contabilizar, es decir ,es el instrumento contable donde se ordenan sistemáticamente
las cuentas mediante el uso de codigos,constituyendo el medio or el que se han de recoger y
revelar los hechos económicos del ente.
→ Libros de Contabilidad:
Los libros contables; de control interno y para control tributario se llevan en hojas separadas
debidamente foliadas, en forma mecanizada por medio de computadora. Pueden ser libros
legales de uso obligatorio o libros legales auxiliares.
→ Estados financieros
Los estados financieros son el conjunto de informes preparados bajo la responsabilidad del
profesional contable, con el fin de darles a conocer a los usuarios la situación contable y
financiera de la empresa en un periodo determinado.

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16. ¿Considera usted que el grado de complejidad de las operaciones en las empresas ha influido
en el procesamiento de los sistemas mecanizados?

Si, ha influido de manera significativa porque dada la complejidad de sus operaciones, distintas
actividades, gran número de transacciones, requieren un esfuerzo administrativo muy superior esto
hace que estas organizaciones al ser más complejas se ven obligadas a llevar el registro de sus
operaciones en un sistema mecanizado o computarizado.

Con este tipo de sistemas se va a tener una coordinación de todas las unidades integrantes y sus
funciones se orientan esencialmente a captar, identificar, seleccionar, clasificar, almacena, procesar y
proporcionar información en respuesta a las necesidades internas de la empresa como. Dotando de
información que solicita la gerencia en tiempo oportuno para tomar decisiones.

17¿Cuáles son las tareas que lleva a cabo un sistema contable?

→ La recopilación y almacenamiento de datos de forma eficiente

→ El ordenamiento de esa información y su presentación vía informes, formatos y estados
financieros
→ Finalmente, la incorporación de controles para el adecuado reconocimiento, registro y
procesamiento de datos.

18. El control sobre el ingreso de los datos asegura que la información gravada, esté de acuerdo
con los parámetros necesarios para el procesamiento. ¿Cuáles son los controles que se puedan
llevar acabo sobre el ingreso de los datos?

Este control se lo lleva a cabo por medio de un comprobante de diario, cada comprobante tiene dos o
más registros sean débitos o créditos.

19¿Cuáles son los tipos de comprobantes que pueden procesar por un sistema contable?

El ingreso de los datos en un sistema contable se realiza a través de un comprobante de diario. Los
comprobantes de diario pueden ser de dos tipos:

→ Manuales: implica necesariamente que los registros realizados en él, sean conformados o
validados a través del ingreso de datos en un terminal de captura de datos.
→ Mecanizados: implica que se debe utilizar un medio de almacenamiento magnético para
transferir los registros contenidos en los comprobantes de diario, sea vía diskette o cinta
magnética.

La validación de datos verifica que los datos ingresados cumplen con parámetros establecidos por
el control de los datos. En esta fase se producen los listados de excepciones, que son reportes en

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 donde se le detalla al usuario todos los datos para los cuales se tiene algún tipo de discrepancia u
obligación.

20¿Qué información es relevante para un comprobante contable?

→ La fecha de operación: debe indicarse la fecha en que realmente se efectuaron o realizaron

las transacciones o registros.
→ Numero: debe asignarse un número al documento, el cual deberá ser consecutivo para
aquellos sistemas que no diferencian tipos de comprobantes por cada tipo de operación
contable.

21. ¿Considera usted que la posibilidad de grabar un comprobante sin cuadrar débitos y
créditos sea una facilidad de un sistema contable?

Solo aquellas cuentas definidas como de detalle pueden recibir registros correspondientes a
detalle de operaciones, bien sean débitos o créditos, ya que los totales se irán acumulando en
las cuentas de nivel superior previamente definidas, esto será realizado automáticamente por el
sistema y no deberá requerir alguna instrucción adicional.

Según un movimiento sin referencia: se da cuando algún asiento no tiene la referencia del
documento que se graba y para solucionarlo se deber verificar la referencia y grabarla en el
documento y en el asiento del comprobante, ya que el no grabar referencias puede ocasionar
que en muchos casos, movimientos débitos y créditos no se concilien automáticamente con el
consiguiente aumento de partidas pendientes en cuentas del mayor

22. Enumere las ventajas/ desventajas que considera si la información contable e procesada en
lotes.

Ventajas:

1. Permite compartir mejor los recursos de un ordenador entre muchos usuarios, al no

competir por éstos de forma inmediata.
2. Realiza el trabajo en el momento en el que los recursos del ordenador están menos
ocupados, dando prioridad a tareas interactivas.
3. Evita desaprovechar los recursos del ordenador sin necesidad de interacción y
supervisión humanas continuas.
4. En ordenadores caros o supercomputadores, ayuda a amortizar el coste manteniendo
altos índices de utilización.

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Desventajas:

1. Una desventaja de la ejecución por lotes frente a la ejecución interactiva es que hay que
conocer y planificar cuidadosamente la tarea a realizar. Al carecer de supervisión por parte
del usuario, cualquier tipo de error puede producir resultados inútiles o, simplemente,
inexistentes.
23. Defina que es un comprobante de diario

Es un documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación, y en el cual se

indica el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas
con el asiento.

Utilidad:
→ Son una constancia de las operaciones realizadas.
→ Constituyen la base del registro contable de las operaciones realizadas.

24. ¿Qué es un listado de excepciones?

Son reportes en donde se detalla al usuario todos los datos para los cuales se tienen algún tipo de
discrepancia u observación. Algunas de las excepciones más comunes de un procesos de validación
contables son: error en la secuencia de comprobantes, fecha de documento no válida, cuenta de mayor
no existe y movimiento sin referencia.

25. ¿Cuáles son las formas en las cuales puede ser actualizada la información?

La actualización de información puede efectuarse de dos formas:

Actualización interactiva, hace que los movimientos del diario se contabilicen en el momento en que
el operador está grabando el detalle de cada una de las transacciones. Ecualización en lote, implica la
validación previa de los datos y esta se realizar por lotes de registros, es decir, al final del día por
ejemplo, se acumulan las transacciones, se resumen y luego son actualizadas.

26. ¿Qué reportes básicos deben emitir un sistema contable?

Los reportes contables básicos que debe emitir un sistema contable son los libros contables tanto
principales como auxiliares y los principales estados financieros, estado de situación Financiera, estado
de resultado, estado de flujo de efectivo, estado de flujo de cuenta de patrimonio.

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27. ¿En qué consiste la opción de generador de reportes?

Elaborar reportes de presentación de resultados en una pantalla y por escrito, a partir de información
seleccionada de una base de datos de una manera organizada y estética, para facilitar su consulta.

Un reporte permite presentar la información de una base de datos de forma organizada y estética en
una hoja impresa, esta información es extraída o calculada a partir de los datos almacenados en la tabla.

28. ¿Cuáles son los aspectos de forma que deben cubrir los reportes financieros de un sistema
contable?

Índices financieros: otra opción que incluyen los programas de contabilidad es la opción de índices
financieros, que se calculan con base en los saldos que presenten las cuentas de mayor a una
determinada fecha. Algunos de los índices más comunes son: Índice de solvencia Prueba del acida
Rotación de cuentas por cobrar Rotación de inventarios Capital e trabajo Margen de utilidad bruta
Rendimiento sobre la inversión Días de venta en los inventarios Rotación de cuentas por pagar Días
de gastos Promedio diario de compras Promedio diario de ventas Gráficos: también una alternativa
para un software contable, es la emisión de gráficos de barras, de líneas, de puntos y otros. Cabe
destacar que en este caso, es conveniente explicar claramente el contenido de los gráficos, unidades de
representación y periodo o periodos que abarcan.

29. ¿Qué importancia tienen que las cuentas se encuentren adecuadamente clasificadas en un
sistema contable?

La organización debe implementar un modelo contable, el cual se traducirá en un plan de cuentas a

medida de las necesidades de la misma. En este apartado se pueden cometer dos errores: realizar un
plan demasiado desagregado, con excesivas cuentas que no dan la información necesaria y que están
entorpeciendo el trabajo, obligando a agregaciones adicionales y también puede darse el caso de
realizar un plan demasiado agregado que no facilita información necesaria, en cuyo caso, el problema
es más grave, ya que habría que volver a diseñar el sistema.

De esta forma se debe clasificar adecuadamente las cuentas dependiendo del análisis de las operaciones
que realiza la empresa.

30. ¿Qué diferencia hay entre procesar la información en lotes o en líneas?

De que los Procesamiento por lotes es un procedimiento dentro del cual existen otros, lo más fácil para
que te des cuenta es el sistema Batch de D.O.S que permite al solo hacer una llamada al programa
resolver varios procedimientos llamando a distintos programas, es por lo general de característica
secuencial. Un procedimiento en línea es llamar a cada programa directamente para que este al
momento se empiece a ejecutar

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Procesamiento en línea: A diferencia del procesamiento por lotes, el procesamiento en línea implica
que los programas se ejecuten de tal forma que los datos se actualicen de inmediato en los archivos de
la computadora. A este tipo de procesamiento se le conoce también como tiempo real. Las aplicaciones
de tiempo real son indispensables en aquellos casos en que los datos contenidos en los archivos se
modifican varias veces en el transcurso de un día y se consultan en forma casi inmediata con las
modificaciones que se efectuaron.

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