GESTIÓN DOCUMENTAL

Archivo General de la Nación

“Los archivos representan una riqueza

incomparable. Son el resultado de la
producción documental de la actividad
humana y constituyen el testimonio
irremplazable de hechos pasados.
Garantizan el funcionamiento democrático
de las sociedades, la identidad de los
individuos y de las comunidades, y la
defensa de los derechos del hombre.”
 Etapas de Gestión
Documental
Planeación

Valoración Producción

Preservaci
GESTIÓN Gestión y
ón a largo
DOCUMENTAL Trámite
plazo

Organizaci
Disposición ón

Transferen
cia

*Decreto 1080 de 2015, Título II, art. 2.8.2.5.9

 Procedimientos en SENA

*GD-P-002: Comunicaciones
Oficiales
Planeación/
*GD-P-003: Documentos normativos
*GD-P-005: Servicio
Producción/ y contractuales
de información- Valoración
consulta y préstamo *GD-G-001: Guía
de documentos para la Gestión
-Copias controladas Documental en las
-Sala de Consulta en dependencias del
Archivo Central Consulta Trámite / SENA (aplicación
- Uso de medios y Organiza TRD)
electrónicos Préstamo
(OnBase)
ción *GD-P-004:
Organización de
Documentos Archivos de
de Archivo Gestión Central e
Histórico

*GD-G-001: Guía para la

Gestión Documental en
las dependencias del Transferencia GD-P-001: Control de
Todos los Registros
SENA (aplicación TRD) /Disposición/
- Áreas para archivo Preservación procesos - Ajuste de TRD según
-Transferencias Archivos de Gestión
documentales
Avances en Gestión Documental
I Semestre 2016

Ajuste y Depósitos de Cronograma de Responsabilidad

actualización de Archivo en Ejecución de funcionarios,
TRD Dirección General Contrato 977 de contratistas e
y Regionales 2015 instructores
SENA con la
Gestión
Documental
Actualización y Ajuste de Tablas de
Retención Documental - TRD

TRD con Visto Bueno del

Mesas de trabajo en responsable del área*
Dirección General*
66
62

3
7
Con visto
Bueno Sin Visto
Realizadas Bueno
Por realizar
*Datos con fecha de corte a 14/07/2016
Actualización y Ajuste de Tablas de
Retención Documental - TRD
TRD VIGENTE
Actualización y Ajuste de Tablas de
Retención Documental - TRD

TRD AJUSTADA Y ARMONIZADA CON SIGA

Actualización y Ajuste de Tablas de
Retención Documental - TRD

Cronograma II semestre de 2016

Ítem ACTIVIDAD FECHA INICIO FECHA FIN
1 Mesas de Trabajo en Dirección General 11 de julio de 2016 31 de agosto de 2016
30 de septiembre de
2 Ajuste de TRD en áreas de Dirección General 18 de julio de 2016
2016
Visto Bueno de responsables de Área Dirección 30 de septiembre de
3 25 de julio de 2016
General 2016
4 Ajuste de TRD en áreas de Direcciones Regionales 1 de octubre de 2016 31 de octubre de 2016

Ajuste de TRD en áreas de Centros de Formación 30 de noviembre de

5 1 de noviembre de 2016
Profesional 2016

Aprobación del Comité Institucional de Desarrollo Sesión de diciembre de Sesión de diciembre de

6
Administrativo por acta y resolución 2016 2016
Envío de TRD a Archivo General de la Nación para
7 10 de enero de 2017 20 de enero de 2017
convalidación

Capacitación y cargue en el módulo TRD del

8 1 de marzo de 2017 31 de octubre de 2017
aplicativo CompromISO
Depósitos de Archivos Centrales

En Dirección General
Antes de la adecuación Después de la adecuación
Depósitos de Archivos Centrales

En Dirección General
Antes de la adecuación Después de la adecuación
 Cronograma de Ejecución
Contrato 977 de 2015*

2016 2017 2018

Elaboración y entrega por
acta del componente de Organización de
Tablas de Valoración Organización de Archivos
Documental – TVD Archivos de Gestión y
de Gestión y Centrales de
(identificación del Centrales de 11 22 Regionales
patrimonio archivístico de Regionales
SENA)

Continuación de la
Digitalización de Aplicación de TVD en
Aplicación de TVD en
Fichas Acumulativas Regionales y Centros de
Regionales y Centros de
(cargue en OnBase) Formación (recuperación
Formación (recuperación
del patrimonio
del patrimonio
archivístico de SENA)
archivístico de SENA)

*Objeto del Contrato: “Organizar los Archivos Centrales y de Gestión; elaborar y aplicar Tablas de Valoración Documental y realizar
la Digitalización Certificada de las Fichas Acumulativas del Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA a nivel Nacional."
Realidad documental Ejecución Contrato Producto esperado de
SENA en Regionales y 977 de 2015 (termina la ejecución del
Centros de Formación en 2018) Contrato
 Responsabilidad de los funcionarios,
contratistas e instructores SENA

Ley General de
Archivos Código Disciplinario Acuerdo 38 de
(Ley 594 de 2000)
(Ley 734 de 2002) 2002 - AGN
Los servidores públicos, al El servidor público será
desvincularse de las Custodiar y cuidar la
responsable de la adecuada
funciones titulares, documentación e conservación, organización,
entregarán los documentos información que por uso y manejo de los
y archivos a su cargo razón de su empleo, documentos y archivos que
debidamente cargo o función se deriven del ejercicio de
inventariados, conforme a conserve bajo su sus funciones (Art. 1)
las normas y
procedimientos que
cuidado o a la cual
establezca el Archivo tenga acceso, e impedir Todo servidor público, al ser
o evitar la sustracción, vinculado, trasladado o
General de la Nación, sin desvinculado de su cargo,
que ello implique destrucción, recibirá o entregará según sea el
exoneración de la ocultamiento o caso, los documentos y archivos
responsabilidad a que haya utilización indebidos. debidamente inventariados
lugar en caso de para garantizar la continuidad
(Art. 34, num. 5) de la gestión pública (Art. 2)
irregularidad. (Art. 15)
 RESPONSABILIDADES DEL
EQUIPO SIGA

Transferir conocimiento sobre la gestión documental en el Sena, los

procesos y procedimientos existentes y los formatos que se aplican.
Identificar acciones de control requeridas para mejorar
permanentemente y prevenir riesgos identificados en la Gestión
Documental.
Fomentar las buenas prácticas en materia de elaboración y control de
los documentos asociados a los procesos, promoviendo
permanentemente la cultura de la información como base para la
transparencia en la gestión pública y en la toma de decisiones efectivas.
 RESPONSABILIDADES DEL
EQUIPO SIGA

Detectar necesidades de mejora en materia de Gestión Documental e

informarlas al Secretario General como responsable del proceso.
Coordinar la definición e implementación de los planes de
mejoramiento a través de un ejercicio de corresponsabilidad de todos
los procesos con la Gestión Documental.
Apoyar la actualización permanente de los procesos y de los
documentos asociados a los mismos garantizando la necesaria
articulación de éstos con la gestión documental y con las TRD
actualizadas.
Contribuir con la aplicación de las TRD, su difusión y seguimiento
 CONTACTO

Ninfa Mercedes Naranjo Mayorga

Coordinadora Grupo de Administración
de Documentos
nnaranjo@sena.edu.co

Alicia Rico Atencio

Líder SIGA Dirección General
Procesos Gestión del Talento Humano y
Gestión Documental

Sesión de Preguntas