Evidencia 3: Documento “Paralelo Clases de Documentos”

Presentado por:
Cristian Camilo Díaz Rojas

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE “SENA”

MEDELLIN
2019
 DOCUMENTOS DE ARCHIVO
Determinado por el lugar donde se
encuentra toda la información producida o
recibida por una entidad pública o privada
en razón de sus actividades o funciones.
Es un documento autentico, está acogido
en un medio, cuya información se hace
accesible a través documentos físicos de
implícitos en él, su valor probatorio se mide
por las características de intensidad, entre
ellas la firma. Los documentos físicos
además de dañar el medio ambiente toman
mucho tiempo ya que se debe imprimir o en
su defecto redactar el documento, además
del tiempo que conlleva enviar los
documentos al destinatario. Los
documentos con el pasar del tiempo se
tienen que guardar una gran cantidad de
papeles durante mucho tiempo, se
pueden juntar muchos archivadores
y requerir una gran cantidad de espacio.
SU USO
Los documentos de archivo se siguen
usando gracias a su autenticidad, su
probatoriedad y también por que sirven de
apoyo en la toma de decisiones ya sea de
una compañía o de una persona natural, de
igual manera siguen siendo el recurso
básico de información que representa
garantía y transparencia en los documentos
y por ultimo porque al pasar los años estos
adquieren un valor histórico y se pueden
utilizar como objeto de consulta por
investigadores o por otras generaciones en
general.
DOCUMENTO ELECTRONICO
Toda la información generada, enviada,
recibida, almacenada o acumulada por medio
electrónico. La estructura física de un
documento electrónico carece de importancia
y no es válida para determinar la autenticidad
de la información que contiene, ya que se
modifica al pasar de un soporte a otro; en
cambio existe una estructura lógica que
permite identificar cada documento y
representar los elementos de su estructura
interna (campos, márgenes, párrafos...). Se
trata de la estructura que le dio el creador al
documento, y deberá ser la que aparezca en
la pantalla.
Los documentos electrónicos ahorran tiempo,
debido a que no se tiene que enviar a
imprimir, así como tampoco se debe dirigir al
lugar del destinatario, también él envió es más
rápido ya que solo con un correo electrónico
puede enviar los documentos.
Este generalmente es utilizado para llevar
a cabo una administración y todos aquellos
documentos importantes escritos en papel
puedes ser remplazado por este método
dando una satisfacción pues podrán ser
modificados, remplazados e incluso
facilitara al operador administrar y archivar
cualquier tipo de documento. También al
digitalizarlos los protegen del paso del
tiempo, se pueden compartir fácilmente y
se dispone de ellos de una forma más
eficaz; por ello los documentos electrónicos
más que una alternativa se está
convirtiendo en una necesidad.