ACTIVIDADES
Diagnóstico Integral de Gestión
Documental
Registros de Información
Fondos acumulados
Programa de Gestión Documental
Realizar e implementar el CCD.
Tablas de Retención Documental
Elaborar formatos Documental
DESCRIPCIÓN TIEMPO
Se llevó a cabo el Diagnóstico, en el cual 18 de abril al 21 de
se tuvo en cuenta El fondo acumulado de abril del 2018
la empresa MOVILIZAMOS S. A
Se realizó la implementación y uso de la
información en el proceso de Fondos
Acumulados, el estado de este así mismo
se realizó la integración de estos
documentos con los formatos definidos
por la persona encargada con en el
proceso de Gestión de calidad y se empezó
a implementar la gestión documental 26 de abril al 11 de
(normas decretos y lineamientos) mayo 2018
analizando cada punto para organizar un
procedimiento de actividades
tendiendo los lineamientos y resultados
del Diagnostico se realiza el Programa de 15 de mayo al 22 de
Gestión Documental dando a conocer cada mayo de 2018
paso y cada norma establecida por el AGN
Se llevó a cabo la implementación del
Cuadro de Clasificación Documental en el
proceso de conformación de expedientes 23 de mayo al 9 de
físicos y electrónicos, clasificación y junio del 2018
organización de archivos series y subseries
en cada dependencia se hablo con cada
uno de ellos establecimientos que
documentos generan y no generan en
cada área
Se Elaboro las TRD atendiendo el concepto 25 de mayo al 15 de
del archivo general de la Nación y la
creación de la Dirección de Movilizamos junio del 2018
S.A de acuerdo a su Organigrama
Este proceso se realizó por medio de las
Tablas de Valoración Documental: Se
diseñaron las Tablas de Valoración
Documental de las modificaciones de las
estructuras anteriores, con la finalidad de
tener control sobre los fondos
acumulados a los cuales no se les ha
aplicado Tabla de Retención Documental
en los cuales están establecidos los
siguientes Formatos
R-PGD-12 LISTA DE CHEQUEO 18 de junio al 22 de
HOJAS DE VIDA, R-PGD-12 junio 2018
FORMATO DE INVENTARIO
DOCUMENTAL,
R-PGD-13 HOJA DE CONTROL
INVENTARIO HISTORIA LBORAL
Se modificó el procedimiento para la
organización de documentos en los
archivos de gestión y central y se creó el
procedimiento de Transferencia

Organización de documentos:
documental HOJAS DE VIDA DE LOS
ACTIVOS E INACTIVOS, así como
también el instructivo de preparación de
los documentos para transferencia
documental. En la que aun todavía no se
has realizado.
En la organización Actualmente las hojas
26 de junio al 9 de
de vida de los operadores, despachos, agosto 2018
técnicos y administrativos se encuentran
organizados Alfabéticamente que inicia
con el operador: ACEVEDO SANCHEZ
NELSON HERNANDO y termina con el
ADMINISTRATIVO VARGAS POVEDA
JEINER DAVID, en la cual la
organización de estos Expedientes se
organizó en este tiempo:
se realizó la Actualización de Hojas de
vida de todos los Operadores,
administrativos, despachos y técnicos con
soportes vigentes en la cual se diseñó
una base de datos en Excel como Control
lista de chequeo código R-PGD-01 de
personal Actualizando datos de los
Empleados de Movilizamos S.A
Se organizan los Expedientes hojas de
vida ESTABLECIENDO Y CUMPLIENDO LA
CIRCULAR NO. 004 DE 2.003 Y NO.
012 DE 2.004 HISTORIAS
LABORALES
SE PROCEDE A:
Identificar los documentos que hacen
parte de las respectivas series o subseries
documentales. En esta serie seria:
TABLA DE RETENCION RRHH
Código: R-PGD-07
Código SERIE HISTORIAS 800-05,
SUBSERIE 800-01 Historia laborales
Ordenar cada una de las tipologías
documentales de la serie y/o subserie a 26 de junio al 9 de
encarpetar teniendo en cuenta el respeto agosto 2018
por el principio de orden original, en
concordancia con lo referido en la TRD de
cada dependencia. Según sea la serie y/o
subserie, su ordenación se hará
cronológica (a medida que se va dando el
trámite) desde la más antigua al reciente

Organización de documentos:
Organización de documentos:
Se eliminan de la documentación de cada
EXPIDIENTE gomas, clips, y en la medida
de lo posible grapas. Todo este material
dificulta mucho el posterior tratamiento
de la documentación en el Archivo
La foliación se llevo a
además de ser perjudicial para la
conservación de los documentos. Se
cabo los días 15-16-
aconseja que durante la tramitación no se 17 de agosto 2018
abuse del uso de este tipo de material. de las letras A-D
Para no dañar el documento Y ASI
CONSERVAR EL CICLO VITAL DEL
DOCUMENTO
Encarpetar en las carpetas 4 aletas color
blanca los documentos previamente
ordenados según la ordenación de hojas
de vida y de la serie y/o subserie
correspondiente a la dependencia,
teniendo en cuenta que se debe hacer los
documentos se deben ingresar con el
más reciente en la última posición y el
más antiguo en primera posición en total
carpetas 21 al 29 de agosto se
desarrolló los
FOLIACIÓN inventarios
La foliación de los documentos ya
organizados cronológicamente de
Hojas de vida se realiza la numeración en
el orden en que
se lee el documento, en el
borde superior derecho con
lápiz de mina negra
No 2 no se hace con lapicero para evitar
la oxidación
que genera en el papel.
Se debe tener en cuenta que
la Hoja de Control NO se
folia.
La foliación es el último paso
que se debe hacer para
evitar la refoliación. Este proceso
INVENTARIO DOCUMENTAL
LISTA DE CHEQUEO CODIGO
PGD-13 HOJA DE CONTROL
HISTORIA LABORAL
Los documentos de cada historia Laboral 03 de septiembre al
se ordenarán cronológicamente de 12 de septiembre se
manera que el primer documento sea el
lleva el control de
que registre la fecha más antigua y el
último el que registre la fecha más
historias laborales 44
reciente. Realizada esta labor se carpetas ya
procederá a foliar a partir del documento
número 1,2,3,4,5,6,7… hasta el número inventariadas con su
de veces de manera consecutiva, todo hoja de control
documento que conforme el expediente
laboral, y dicha foliación, tendrá relación
directa con la Hoja de Control y la
ordenación de los documentos
internamente en cada expediente.
2019-primer
El formato que se deberá utilizar para la semestre se lleva a
elaboración del inventario de los diario foliación
documentos ya organizados en la hoja de organización de las
vida para evitar la pérdida de este en el hojas de vida activos
momento de préstamo de estos Actividad de todos
expedientes será manejado los días para
exclusivamente el área de TALENTO conservar la
HUMANO ya que de ahí donde se
seguridad de los
genera el proceso de corporación el cual
se encuentra la documentación
documentos

HOJAS DE VIDA PERSONAL

INACTIVOS
En cuestión del personal inactivo se esta
realizando el primer proceso de
organización del personal ACTIVO de
estos expedientes ya que es la historia
completa de la institución a largo plazo
Como lo dice la norma Información
laboral y su conservación según el
Decreto 1072 de 2015
15 de enero 2019
El Decreto 1072 de 2015, en su artículo hasta la fecha se
2.2.4.6.13, establece que los registros y lleva 325 carpetas
documentos que soportan el SG- organizadas y
SST deben ser conservados durante 20 conservadas en el
años, a partir de que cese la relación archivo central
laboral del trabajador con la empresa.
“Artículo 2.2.4.6.13. Conservación de
los documentos. El empleador debe
conservar los registros y documentos que
soportan el SG-SST de manera
controlada, garantizando que sean
legibles, fácilmente identificables y
accesibles, protegidos contra daño,
deterioro o pérdida…
Los siguientes documentos y registros,
deben ser conservados por un periodo
mínimo de veinte (20) años, contados a
partir del momento en que cese la
relación laboral del trabajador con la
empresa:
 Los resultados de los perfiles
epidemiológicos de salud de los
 trabajadores, así como los
conceptos de los exámenes de
ingreso, periódicos y de retiro de
los trabajadores.
 Resultados de mediciones y
monitoreo a los ambientes de
trabajo, como resultado de los
programas de vigilancia y control
de los peligros y riesgos en
seguridad y salud en el trabajo;
 Registros de las actividades de
capacitación, formación y
entrenamiento en seguridad y
salud en el trabajo.
 Registro del suministro de
elementos y equipos de
protección personal
 Para los demás documentos y
registros, el empleador deberá
elaborar y cumplir con un sistema
de archivo o retención
documental, según aplique,
acorde con la normatividad
vigente y las políticas de la
empresa.”

El Archivo General de la Nación ha

determinado que las entidades públicas
deben conservar las historias laborales
durante 80 años, aunque esto no es
obligatorio para la empresa privada, la
mayor de especialistas en gestión
documental recomiendan seguir esta
recomendación ya que el Decreto 036 de
2008, artículo 1, literal b, faculta a
la Unidad Administrativa Especial de
Gestión Pensional y Contribuciones
Parafiscales de la Protección Social .
UGPP para en cualquier momento solicitar
información labora

La correspondencia materializa las

GESTION Y TRAMITE relaciones que la unidad administrativa
Correspondencia mantiene con otros órganos o con
personas físicas o jurídicas, públicas o
privadas en el ámbito de sus actividades

Durante los últimos tres meses he recibido

las comunicaciones oficiales, dando
cumplimiento a lo descrito en el Acuerdo
 Radicar documentos
Asignación de un número consecutivo a
los documentos en los términos En el primer
semestre desde la
establecidos en el artículo 2 del Acuerdo
fecha 3 de enero del
AGN 060 de 2001, dejando constancia de 2019 hasta la fecha
la fecha y hora de recibo o de envío. se han recibido 495
DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS: documentos
Esta actividad se lleva a cabo para internos
garantizar que los documentos lleguen a Y facturas internas
su destino final. Esta actividad se realiza desde el 3de marzo
por medio electrónico digitalizando las del 2019 hasta la
GESTION Y TRAMITE comunicaciones oficiales recibidas e fecha se han
internas y distribuyéndolas por correo recibido 1394
Correspondencia
electrónico y medio físico dando una facturas
copia a su correspondiente destinatario. Llevando un control
Sólo en el caso que el destino lo solicite t entrega
se entregará el documento original. Este correspondiente
proceso se lleva a cabo bajo los Lo mas importante
preceptos del procedimiento del Sistema para resaltar que
de Gestión de la Calidad PR-GED-05 hay ciertas
Despacho de documentos dependencias tienen
su modo de
contestar sus
documentos sin el
proceso adecuado
Tablas de Control de Acceso Esta actividad se está implementando con
los expedientes de los trabajadores
activos de la empresa protegiendo la
información en el procedimiento de
préstamos. Hoja de vida de los
funcionarios.
Se está manejando la prestación de los
expedientes con el área de talento
humano por medio la vía electrónica
solicitando el tipo documental que
necesite la persona para su solicitud, las
hojas de vida están custodiadas por la
persona encargada de Gestión
documental
Implementar el Sistema Se está implementando el desarrollo plan
Integrado de Conservación de trabajo para la implementación de
planes y programas del SIC - Sistema FALTA POR APLICAR
Integrado de Conservación Documental
mirando que espacios hay disponible para
la conservación de los documentos que no
sufra ningún deterioro de este al largo
plazo
Registros de Activos de Se realizó la implementación y uso de los
Información activos de información en el proceso de
control de préstamo de documentos, así se implementó el
mismo se realizó la integración de este formato de préstamo y

Aplicar las políticas de seguridad
de la información
ARCHIVO CENTRAL
ORGANIZACIÓN FONDO
ACUMULADO
documento con los formatos definidos por la seguridad de la
la persona encargada con en el proceso de información
Gestión Documental
Esta actividad estará acompañada por el
Proceso de Tecnologías de la Información
en dos sentidos el primero en el control al FALTA POR APLICAR
contratista frente al manejo de la
información y segundo desde el Sistema
de Gestión Documental en el
fortalecimiento de la seguridad.
Archivo Central
En el que se agrupan documentos Se Está realizando la
transferidos por los distintos archivos de implementación del
gestión de la entidad respectiva, cuya archivo neutro del
consulta no es tan frecuente pero que
área Contable desde el
siguen teniendo vigencia y son objeto de
consulta por las propias oficinas y
día 9 de julio del 2019
particulares en general. con la organización,
En el archivo central se desarrollan las foliación y la
siguientes etapas: aplicación de su
 Organización inventario y para la
 Consulta conservación total de
 Conservación este archivo con
 Disposición final normas establecidas
Archivo Histórico
por la AGN
El archivo histórico es aquel al cual se
transfiere la documentación del archivo
central o del archivo de gestión que por
decisión del correspondiente comité de
archivo, debe conservarse
permanentemente, dado el valor que
adquiere para la investigación, la ciencia y
la cultura. También puede conservar
documentos históricos recibidos por
donación, depósito voluntario, adquisición
o por expropiación.
En esta fase se desarrollan los siguientes
procesos.
 Organización
 Consulta
 Conservación
 Disposición final