PROCESO DE CONTROL

CONCEPTO
El control es el proceso de verificación que permite determinar, si se siguen los
objetivos trazados, al no seguirse poder tomar los correctivos necesarios.
El control le permite al administrador comprobar en forma clara, si las metas de la
organización se han llevado a cabo como estaban planificadas; pero esta no es la
función exclusiva de la gerencia, sino que debe realizarla cada jefe en su sección,
departamento etc.
El control señala los errores con el fin de rectificarlos, evitando que vuelvan a
suceder. Se puede controlar, la calidad la cantidad, el tiempo el costo.
El subsistema de control, contribuyen a coordinar en forma armónica, las diversas
acciones hacia los objetivos organizacionales, coordinación armónica que se logra
por relación directa con el subsistema de planeación y sus interrelaciones con los
subsistemas de organización y motivación
ELEMENTOS
 Relación con lo planeado. El control siempre existe para verificar el logro
de los objetivos que se establecen en la planeación. Como se dejó
entrever, muchas de las técnicas de planeación, lo son también de control.

 Medición. Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los

resultados.

 Detectar desviaciones. Una de las funciones inherentes al control, es

descubrir las diferencias que se presentan entre la ejecución y la
planeación.

 Establecer medidas correctivas. El objeto del control es prever y corregir

los errores.

OBJETIVO

El concepto de control de gestión comienza a tener relevancia junto con el

creciente mercado y la alta competitividad. Esto provocó que las empresas pongan
especial atención en cada detalle (tanto interno como externo) para minimizar sus
errores y poder ser cada vez más competitivos.

De este modo el objetivo del control de gestión es hacer a las empresas más
competitivas en un mercado con altas exigencias, y aquí radica su importancia.
IMPORTANCIA

La importancia que tiene el control dentro de una organización es Establecer

medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen los planes
exitosamente. El control Se aplica a todo, a las cosas, a las personas, dentro de
una organización también a los actos para así tener un previo manejo de cada
situación que se presente dentro de la misma, otra causa importante de el control
es que Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar
desviaciones, para que no se vuelvan a presentar en el futuro es importante tener
control dentro de una empresa porque este Reduce costos y ahorra tiempo al
evitar errores.

FASES DEL PROCESO DE CONTROL

Este proceso es importante dentro de una empresa, porque libera tiempo y

recursos que pueden destinarse a otras tareas. Una empresa bien coordinada, con
objetivos claros y tareas bien distribuidas, es una empresa mucho más eficiente.
Dado que con este sistema pretendemos analizar la situación de la empresa,
marcar objetivos a largo plazo, y aprovecharnos de los datos para mejorar,
debemos comenzar trazando un plan y evolucionar a partir del mismo:

 Determinación y planificación.
La primera fase consiste en marcar los objetivos que queremos alcanzar a corto,
medio y largo plazo. También en esta etapa debemos fijar las reglas que
aplicaremos y cuál será nuestra estrategia para cumplir esos objetivos, así como
determinar las herramientas. En definitiva, conviene elaborar un plan estratégico al
que debemos ceñirnos. Conviene seleccionar la figura de un controller, o
responsable del proceso de control. También se pueden fijar variables de control,
que nos vendrán bien en la fase de medición.

 Organización de los recursos.

Es una de las fases del proceso de control de gestión más importantes, ya que
una vez marcados nuestros objetivos y determinado nuestro plan estratégico,
debemos determinar qué recursos económicos destinaremos a su ejecución.
También es el momento de seleccionar equipos de trabajo y a quién se les
asignarán las distintas tareas. Además, debemos prever qué otros recursos
necesitaremos, como programas informáticos, o de detección de riesgos. Quizás
necesitemos un software de gestión administrativa, por ejemplo, o refuerzo en
algún área concreta. Conviene tener una visión global y real del estado financiero
de la empresa, analizando ingresos, gastos y costes. Toda esta información, así
como el plan estratégico, puede ser recogida en un único documento. Se puede
preparar un presupuesto detallado para ajustarnos mejor.
  Implementación.
Dado el plan estratégico, y una vez determinados los recursos que se van a
destinar a cada una de las fases del proceso de control de gestión, llega la hora de
implementar nuestro sistema de gestión. Debe ser el controller, o líder del
proyecto, el que controle que las tareas asignadas se llevan a cabo de forma
eficaz, por lo que debe tener todas las aptitudes necesarias: Inteligencia
emocional, debe saber motivar al equipo, tomar decisiones, etc. Se puede retribuir
en función de si el trabajador alcanza o no las metas establecidas y recurrir a
técnicas como el benchmarking. Aplicaremos un sistema de control interno.

 Medición y control.
Una vez que la maquinaria está en marcha, debemos medir los resultados que
hemos obtenido y compararlos con los resultados u objetivos que nos habíamos
marcado al inicio, así como con las variables de control que marcamos durante las
primeras fases del proceso de control de gestión. A partir de ahí, debemos
analizar las posibles desviaciones y sus causas. También podemos medir ingresos
y costes reales. Es en esta etapa cuando, al fin, observamos en qué punto está la
empresa y si hemos cumplido, o no, los objetivos marcados.

 Correcciones y ajustes.

Si hemos observado desviaciones desfavorables o no hemos alcanzado los

objetivos establecidos, es el momento de aplicar medidas correctoras. También
conviene revisar los objetivos, para ver si se siguen ajustando a nuestra visión de
futuro o si, por el contrario, debemos establecer unos nuevos. Si las desviaciones
son demasiado pronunciadas, quizás convenga empezar de cero con las fases del
proceso de control de gestión y reestablecer nuestro plan estratégico. En cualquier
caso, cualquier medida o ajuste, nos servirá para futuro proyectos que debamos
ejecutar. Conviene anotar los resultados en el mismo documento.

TIPOS DE CONTROL

Existen tres tipos de controles administrativos preventivos, concurrentes y de

retroalimentación. Cada uno de ellos es relevante en una fase diferente del ciclo de
las actividades de entrada- operación – salida de la organización. Y todos cumplen
un papel muy importante en la búsqueda de productividad a largo plazo y de
desempeño elevado.
  Control preventivo
También llamados controles preliminares, se realizan antes de que se realice una
actividad de trabajo. Aseguran que los objetivos sean claros que establezcan el
rumbo adecuado y que estén disponibles lo recursos apropiados Se encuentran en
lo que sucede durante el proceso de trabajo llamados a veces controles de
dirección, monitorean las operaciones y actividades en curso para asegurar que las
cosas se hagan de acuerdo con lo planeado.
 Controles de retroalimentación
Se implementan después de que el trabajo está terminado. Se concentran en la
calidad de los resultados finales y no en las entradas y procesos.
El control preventivo es de responsabilidad exclusiva de cada organización como
parte integrante de sus propios sistemas de control interno. El control preventivo
siempre es interno. Ya que los administradores de cada empresa son responsables
de asegurar que el control preventivo esté integrado dentro de los sistemas
administrativos y financieros, y sea efectuado por el personal interno responsable
de realizar dicha labor.
 controles concurrentes
son los que se realizan mientras se desarrolla una actividad. La forma más conocida
de este tipo de control es la supervisión directa. En la actualidad, los sistemas
computarizados pueden ser programados para brindar al operador una respuesta
inmediata si comete un error, o si se ha procesado una información equivocada, los
controles concurrentes del sistema rechazarán la orden y le dirán donde se
encuentra el error.
Los controles posteriores, son los que se llevan a cabo después de la acción. De
esta forma, se determinan las causas de cualquier desviación del plan original, y los
resultados se aplican a actividades futuras similares. Por ejemplo, en las Auditorias
Contables, estadística, contabilidad, etc.

CLASIFICACION DEL CONTROL

 Controles internos administrativos

Se encuentra completamente ligado con los planes de organización de la empresa,
las líneas de responsabilidad, métodos para la eficiencia, sistemas de autorización,
organigramas y demás esfuerzos que busquen generar operaciones efectivas, así
como regular el cumplimiento de las normativas, políticas y objetivos delimitados
con antelación.
Es una manera de mantener el orden de las cuestiones administrativas por medio
del proceso que va de la planeación, a la organización, dirección y control de las
actividades. Se divide en dos rubros según su finalidad:

De operación. Aquí se analizan los procedimientos y políticas de la

compañía para velar por la planificación, ejecución y control de las tareas.
De organización. Se analiza la manera en que la empresa asigna tareas y
delega responsabilidades.

 Control interno financiero

Se refiere a las acciones, procedimientos y planes de organización que tienen

la finalidad de salvaguardar los recursos, así como verificar los informes y
registros financieros:

Se presta atención a que las operaciones y transacciones se lleven a cabo

según los lineamientos de la administración, al igual que se registren de
manera pertinente para los futuros estados financieros.

Se mantiene una verificación constante entre los activos físicos y sus

registros para responder por ellos de manera eficiente.

Se cuida de manera especial que la disposición de los bienes se realice

solamente con la aprobación de las autoridades pertinentes.

DIANA: proceso de control

 Estandarización
 Control operativo
 Control de gestión