Human Resources Information System,  
Payroll, Pension, and Timekeeping Systems  
Replacement Project 
 
 
 
 
 
 
 
 
Request for Information 
 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
October 5, 2018 

 
 
 

Table of Contents 
 
1.0  General Information ........................................................................................................ 1 
1.1  Overview of EBMUD ....................................................................................................... 1 
2.0  Overview .......................................................................................................................... 1 
2.1  Introduction ..................................................................................................................... 1 
2.2  Request for Information .................................................................................................. 2 
3.0  Current Business Environment ..................................................................................... 3 
3.1  Business Environment for HRIS ..................................................................................... 3 
3.2  Business Environment for Payroll ................................................................................... 3 
3.3  Business Environment for Pension ................................................................................. 3 
3.4  Business Environment for Timekeeping (ETS) ............................................................... 4 
3.5  General Statistics ........................................................................................................... 4 
4.0  Functional Business Requirements .............................................................................. 6 
4.1  Proposed Solution .......................................................................................................... 6 
4.2  Functional Requirements ................................................................................................ 7 
5.0  Technical Requirements ................................................................................................. 8 
5.1  Security and Compliance ................................................................................................ 8 
5.2  Risk Management ........................................................................................................... 8 
5.3  Interfaces ........................................................................................................................ 9 
5.3.1  HRIS Interfaces ...................................................................................................................... 9 
5.3.2  Payroll Interfaces .................................................................................................................. 9 
5.3.3  Pension Interfaces ............................................................................................................... 10 
5.3.4  ETS Interfaces ...................................................................................................................... 10 
5.4  Reporting Infrastructure ................................................................................................ 11 
5.5  Data – Entities and Relationships ................................................................................. 11 
5.5.1  HRIS ..................................................................................................................................... 11 
5.5.2  Payroll ................................................................................................................................. 12 
5.5.3  Retirement (Pension) .......................................................................................................... 12 
5.6  Data Migration and Data Warehouse ........................................................................... 13 
5.7  Mobile Options .............................................................................................................. 13 
6.0  Vendor Requirements ................................................................................................... 14 
6.1  Vendor Information and Experience ............................................................................. 14 
6.2  Product Information and Hosting Options ..................................................................... 14 

i 
 
 6.3  Pricing Information ........................................................................................................ 15 
6.4  Product Implementation ................................................................................................ 16 
6.5  Training......................................................................................................................... 16 
6.6  Ongoing Production Support ........................................................................................ 16 
7.0  Vendor Information ....................................................................................................... 18 
7.1  Terms and Conditions .................................................................................................. 18 
7.2  Schedule and Contact Information ............................................................................... 18 
8.0  Appendix ........................................................................................................................ 19 
8.1  Current Overall System Flow ........................................................................................ 19 
8.2  HRIS ............................................................................................................................. 20 
8.2.1  HRIS Interfaces .................................................................................................................... 20 
8.2.2  Active Employee State Diagram .......................................................................................... 21 
8.2.3  Position Management Domain Model ................................................................................ 22 
8.2.4  HRIS Functional Business Requirements ............................................................................. 23 
8.3  Payroll ........................................................................................................................... 31 
8.3.1  Payroll Interfaces ................................................................................................................ 31 
8.3.2  Payroll System Flow ............................................................................................................ 31 
8.3.3  Payroll Cycles ...................................................................................................................... 32 
8.3.4  Payroll Adjustments ............................................................................................................ 32 
8.3.5  Payroll Functional Business Requirements ......................................................................... 34 
8.4  Retirement .................................................................................................................... 39 
8.4.1  Retirement Interfaces ......................................................................................................... 39 
8.4.2  Retirement Members State Diagram .................................................................................. 40 
8.4.3  Retirement Member Domain Diagram ............................................................................... 41 
8.4.4  Retirement Domain Pension Calculation ............................................................................ 42 
8.4.5  Retirement Pension Calculation .......................................................................................... 43 
8.4.6  Retirement Options............................................................................................................. 44 
8.4.7  Retirement Functional Business Requirements .................................................................. 45 
8.4.8  Retirement Handbook ......................................................................................................... 49 
8.5  Timekeeping (ETS) ....................................................................................................... 50 
8.5.1  ETS Interfaces ...................................................................................................................... 50 
8.5.2  ETS Functional Business Requirements .............................................................................. 51 
8.6  HRIS/ETS Time Codes and Business Rules by Unions ............................................... 52 
8.7  Glossary ....................................................................................................................... 53 
 

ii 
 
1.0 General Information 
 

1.1 Overview of EBMUD 
East Bay Municipal Utility District (EBMUD) supplies water and provides wastewater treatment for parts 
of Alameda and Contra Costa counties on the eastern side of San Francisco Bay in Northern California. 
Approximately 1.4 million customers are served by EBMUD's water system in a 332‐square‐mile area 
extending from Crockett on the north, southward to San Lorenzo (encompassing the major cities of 
Oakland and Berkeley), eastward from San Francisco Bay to Walnut Creek, and south through the San 
Ramon Valley. The wastewater system serves approximately 685,000 customers in an 88‐square‐mile 
area of Alameda and Contra Costa counties along the Bay's east shore, extending from Richmond on the 
north, southward to Oakland. 
 
EBMUD is a publicly owned utility formed under the Municipal Utility District Act passed by the 
California Legislature in 1921. EBMUD has a seven‐member Board of Directors publicly elected from 
wards within EBMUD’s service area. The Board of Directors and management believe that EBMUD has a 
public responsibility to preserve the region's resources and set industry standards for the way water and 
wastewater utilities conduct themselves. EBMUD is a customer‐oriented and environmentally sensitive 
public agency, firmly committed to serving people and the environment. 
 
The East Bay Municipal Utility District Employees’ Retirement System (EBMUDERS), which is a 
governmental defined benefit pension, began in 1937 to provide income for its members after 
retirement, and for their survivors. EBMUDERS is a separate public entity governed by the provisions of 
the EBMUDERS Retirement Ordinance. The plan is qualified under Section 401(a) of the Internal 
Revenue Code. 
 
For purposes of this RFI, EBMUD and EBMUDERS share the same requirements. 

2.0 Overview 
 

2.1 Introduction  
EBMUD is seeking to replace its Human Resources Information System (HRIS),  Payroll, Pension, and 
Electronic Timekeeping System (ETS) with new system(s) that leverage current technology and support 
industry standard processes for HRIS such as meeting all government reporting, record retention and 
withholding history, user‐friendly query capabilities/functionality, and retention of historical information 
from current PeopleSoft system. The new system(s) is expected to be a modern state‐of‐the‐art system 
that will provide staff with the ability to rapidly respond to changing business requirements to remain in 
compliance with legal or regulatory changes by the State of California and Federal Government. 
 
Additionally, the Pension System is seeking a solution that can service staff, its members, retirees, 
beneficiaries, and other stakeholders with a comprehensive and integrated system. The Pension System 
currently uses PeopleSoft HRIS system with custom built databases and tables which require 

1 
 
maintenance and updating on a regular basis as the primary repository of retirement data, Health 
Insurance Benefit (HIB), and serves as the retirement payroll system.  

2.2 Request for Information 
 
EBMUD is seeking a new HRIS, payroll, pension, and timekeeping solution to address its current and 
future needs.  This Request for Information (RFI) has been prepared to assist EBMUD in fully 
understanding the functionality and services that are available in the marketplace as it relates to these 
types of information solutions. 
  
The RFI is intended for companies that develop solutions, as well as, companies that implement a 
developer’s solution. The RFI contains a general overview of EBMUD and an overview of our current 
environments for each of the four systems, mentioned above. The Appendix contains diagrams and 
functional specifications, to which we request responses concerning your solution.  
  
Included in the package is an attachment (Attachment 1 – Vendor Response Form) in Excel format that 
contains tabs for Technical, Vendor and functional requirements for the four systems. Please submit 
your responses on the spreadsheet and then return the spreadsheet to EBMUD. Also included in the 
attachments are our Retirement Handbook (Attachment 2) and our Business Rules by Union 
(Attachment 3) for further understanding of our environment. 
  
Vendors are encouraged to respond whether they offer technical solutions for all or some of the 
business areas documented below. If you provide solutions to some of the business areas, it is critical for 
you to document how your system would interface with other business areas and existing systems. 
Select vendors will be asked to demonstrate their solutions to EBMUD stakeholders. Project 
requirements may be revised over the course of this discovery process based on any additional 
information acquired. 
                      
(NOTE: A response to this RFI does not constitute a bid; however, any information or demonstration 
provided in a response to this RFI may be considered as historical data by EBMUD when EBMUD decides 
to issue a Request for Proposal (RFP).) 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2 
 
3.0 Current Business Environment 
 

3.1 Business Environment for HRIS 
EBMUD currently uses PeopleSoft HRIS which was originally installed in 1999 and was last updated 14 
years ago. The current system is an integrated system that manages data for employee personal and job 
information, position management, payroll, and the EBMUD Employees’ Retirement System. This system 
is used to process biweekly paychecks for active employees and monthly payrolls for members of the 
EBMUD Board of Directors, retirees and their survivors. 
 
Benefits administration has been outsourced to a third party administrator that provides a web‐based 
technology with 24/7 participant access. Benefits enrollment and changes for employees and retirees 
are done online using the TPA’s system.  Earnings and deduction files come from the TPA and are fed 
into the current PeopleSoft HRIS system in order to process payroll.   

3.2 Business Environment for Payroll 
The Payroll group consists of four full‐time equivalent (FTE) employees who are responsible for 
administering the payment of wages and salaries to EBMUD’s employees, retirees and Board of 
Directors. Most employees are represented by one of four labor unions. A smaller percentage of 
employees are in non‐represented groups.  Payroll staff is responsible for processing pay adjustments, 
including a wide variety of voluntary and involuntary deductions and reimbursements such as health 
care, travel, charitable, garnishments, and off‐cycle checks. Other responsibilities include manually 
calculating interest on employee’s retirement contributions upon retirement, managing ACH 
requirements, processing employee income tax withholdings, administering quarterly and annual 
state/federal filings, and miscellaneous reporting. 

3.3 Business Environment for Pension 
The current business environment is a patchwork of systems that staff uses to provide recordkeeping of 
membership and service credit, pension calculations and benefits, payroll and financial processes. The 
current system requires manual data entry, and weekly and occasional/ad‐hoc non‐automated file 
feeds. EBMUDERS and ISD staff spends considerable time maintaining and managing data.   
 
The systems used are: 
 Customized and standard PeopleSoft HR, Benefit, and Payroll panels 
 Stand‐alone pension calculating system 
 Imaging System 
 Third Party Health Benefits Administrator 
 Excel worksheets 
 Microfiche reader  
 Paper files. 
 

3 
 
3.4 Business Environment for Timekeeping (ETS) 
ETS is an in‐house application used to track time worked and leave data with over 160 timecodes. Data 
is fed to the payroll system in order to process payroll. Although ETS is internally supported, changes are 
time consuming and complex because ETS is an older system that contains more than just timekeeping 
data and it has been enhanced numerous times. ETS interfaces with other  systems to track data such as 
equipment, job injuries, performance appraisals, and pensionable service hours. 
 

3.5 General Statistics 
 
HRIS 
Item  Quantity 
Number of active employees  1800 
Number of groups (represented, non‐represented)  10 
Represented group  4 (Locals 2019, 21, 39, and 444) 
         Non‐represented group  Management, Confidential, Non‐Represented, 
Non‐Civil Service, Exempt, and Officers & 
Assistants 
     Active union  1650 
     Active non‐union   140 
     Full‐time  1800 
     Less than full‐time  30 
Number of retirees and beneficiaries  1800 
Number of Board members  7 
Number of dedicated HRIS staff  5 FTE 
 
Payroll 
Printing Job  Approximate Volume  Frequency  Output Source 
Employee advice statements  1720  Bi‐weekly  Printed in‐house* 
Employee checks  80  Bi‐weekly  Printed in‐house 
Retirement advice statements  1730  Monthly  Printed in‐house 
Retirement checks  70  Monthly  Printed in‐house 
Board Member advice statements  7  Monthly  Printed in‐house 
Garnishments and other 
40  Bi‐weekly  Printed in‐house 
deduction checks 
W‐2’s  1800   Annually  Printed in‐house 
1099‐R’s  1800  Annually  Printed in‐house 
*Electronic version available through Employee Self Service 
 
Pension  
Item  Quantity 
Number of active members  1800 
Number of inactive members  270 
Number of retirees and beneficiaries  1730 
Number of disability retirees  70 
Number of plans  1 

4 
 
Number of tiers  3 
Number of contributing employer  1 
Net assets  $1.7 billion 
Number of EBMUDERS staff  4 FTE (including support from Payroll, Accounting, 
and Finance) 
Annual number of retirements  70‐100 
Annual number of refunds  20 
Annual number of service purchase  15 
 
Printing Job  Approximate Volume  Frequency  Output Source 
Annual Membership  Printed in‐house and mailed 
2070  Annually 
Statements  directly 
Health Insurance  Printed in‐house and mailed 
1700  Annually and ad‐hoc 
Benefit Statements  directly 
Printed in‐house and mailed 
Newsletter  3780  Annually and ad‐hoc 
directly 
Printed in‐house and mailed 
Annual COLA Letter  1700  Annually 
directly 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

5 
 
4.0 Functional Business Requirements 
 

4.1 Proposed Solution 
The primary objective of this project is to implement a stable, state‐of‐the‐industry solution capable of 
supporting the District’s needs as outlined below in section 4.2. 
 
The objectives of this project include: 
 Improved service levels for all users 
 Improved, centralized management of employee, retirement member, and retiree information 
 State‐of‐the‐art protection of personal data 
 Increased work efficiency, integrating checklists and steps that are now manual into streamline 
business processing 
 Implementation of workflow approval processes for various actions that allows for tracking, 
document storage, electronic approvals (elimination of forms), Manager Self‐service 
accessibility with delegation features, including best practices 
 User‐friendly self‐service functions for employees, active/vested pension members, retirees and 
survivors 
 User‐friendly manager self‐service functions, including delegation of authority 
 Robust Manager and Employee data portals  
 Accuracy of all information collected, maintained, and provided by EBMUD 
 System audit and control capabilities 
 System and data security and controls 
 Ad‐hoc and custom reporting tools including dashboards and on demand reporting, drill down 
capabilities, forecasting scenario capabilities, data manipulation, scheduling capabilities 
 A secure environment for the receipt, processing, storage and transmittal of all information 
related to EBMUD business operations  
 Capability to access all EBMUD data in real time as well as via reports 
 Accessible to people with disabilities in accordance with the American Disabilities Act (508 
Compliance) 
 Rapidly adopt updates to changing business requirements due to legal or regulatory changes by 
the State of CA and/or Federal Government  
 Improved employee records management. 
 
EBMUD’s desire is to implement standard software with “off‐the‐shelf” technology and software. 
Software capable of personalizing for reporting and query is highly desirable. Additionally, we desire 
proposals for best of breed solutions, i.e., open solutions, modern database management capabilities, 
user‐friendly interfaces, and CRM capabilities. 
 
 
 
 
 

6 
 
4.2 Functional Requirements 
Please find the functional requirements for the various business units in Appendix 8.0. 
 
1. Please use the Vendor Response Form (Attachment 1) to provide your responses for the 
functional Business Requirements. 
 
2. For each item, please provide the following information:  
a. In the Solution Type column, indicate how the business needs will be met i.e., whether it 
is out‐of‐the‐box (Base), an extra add‐on package, a customized solution or if it is not 
supported. 
b. In the Availability column, indicate whether the feature is available currently or in a 
currently scheduled future release or is not available at this time. 
c. In the response column, please provide the following information 
i. A description of the functional capabilities of your solutions. 
ii. What does EBMUD need to provide for a successful deployment of the system? 
How does EBMUD supply that information? 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

7 
 
5.0 Technical Requirements 
 

5.1 Security and Compliance 
Technical solutions must be designed to protect EBMUD from unauthorized access (especially any 
financial or personally identifiable information) from internal or external parties. 
 
1. Describe the security features of your product. Identify features at the user, application, 
transaction and data levels. 
 
2. Describe the configuration features that allow for EBMUD policies to be consistently enforce 
throughout the organization. 
 
3. Discuss how your solution adheres to Open Web Application Security Project (OWASP) security 
principles. 
 
4. Describe any cryptographic technologies used by your solution in support of data privacy. 
 
5. Describe the auditing features of your solution. 
 
6. Discuss how your solution uses role‐based access control and how to manage the roles. 
 
7. If your application allows for external access (mobile, external customer, vendors, etc.), describe 
the security features associated with it. 
 
8. If our data is to be hosted remotely, please specify location(s). Are there any international 
locations? If yes, identify where the facilities are located. 
 
9. What security requirements are required for your employees? 
 

5.2 Risk Management 
EBMUD plans to run its HRIS, payroll, pension, and timekeeping solution for a minimum of 15 years and 
upgrade as needed. There are events, however, that could happen that would pose a risk to the support 
of a system.  
 
1. Will the source code base of the vendor’s solution be made fully accessible to EBMUD? Will it be 
readily available to be built or modified by competent EBMUD programmers should EBMUD 
choose to support the solution in‐house? If so, please describe the application development 
environment and any tools required for enhance the source code? 
 
2. Do you publish end‐of‐life support dates? Is there an option to continue support on non‐current 
software releases? What, if any, is the cost associated with supporting such software? 
 

8 
 
5.3 Interfaces 
EBMUD’s current software environment consists of numerous applications with varying integration 
requirements. EBMUD have numerous interfaces with internal and external systems. 
 
1. How does your solution interface with other software systems? 
a. Describe the technical architecture of your solution and what type of protocols is used 
to transfer information, both real‐time and as‐needed. 
b. Describe how data is secured while in transit from one system to another. 
c. Does your solution utilize protocols to verify sender and recipients? 
 
2. Describe what mechanism you use to manage time‐sensitive data transmissions. 
 
3. Describe any audit features associated with your interface architecture. 
 
4. Describe how data can be exported from your solution to be loaded into EBMUD’s other 
systems which may be locally or remotely hosted.  

5.3.1 HRIS Interfaces 
External interfaces include data feeds between EBMUD and: 
 Affordable Care Act Compliance and Reporting Administrator  
 Applicant Tracking  
 Bay Area Air Quality Control 
 Bay Area News Groups 
 CA State Controller 
 Deferred Compensation Administrator  
 Defined Benefit Retirement System  
 Emergency Mass Notification 
 FSA/HSA Administrator 
 Service Awards Administrator  
 Third Party Health Benefits Administrator 
 
Internal interfaces include: 
 Budget Application 
 Electronic Timekeeping System 
 Emergency Response System 
 Enterprise Database 
 Financial Information System 
 Reporting System  
 
See integration diagram Appendix 8.2.1 HRIS Interfaces. 
 

5.3.2 Payroll Interfaces 
The external interfaces include: 
 Internal Revenue Service 
 Employment Development Department 

9 
 
  California State Disbursement Unit 
 Social Security Administration 
 Wells Fargo Bank 
 Credit Union 
 
The payroll system interfaces internally with the EBMUD’s: 
 Timekeeping (ETS) 
 Human Resources Information System (HRIS) 
o Payroll also relies on data HRIS receives from its external interfaces 
 Financial Information System (FIS) 
 East Bay Municipal Utility District Employees’ Retirement System (EBMUDERS) 
 
See integration diagram Appendix 8.3.1 Payroll Interfaces. 
 

5.3.3 Pension Interfaces 
External interfaces include data feeds between EBMUD and: 
 Online Pension Calculation System 
 Third Party Health Benefits Administrator 
 Death Audits Administrator 
 Internal Revenue Service  
 Actuaries 

Internal interfaces include:  
 HRIS System  
 Financial Information System  
 Electronic Timekeeping System  
 Reporting System  
 Payroll System 
 
See integration diagram Appendix 8.4.1 Pension Interfaces. 

5.3.4 ETS Interfaces 
Internal interfaces include: 
 HRIS 
 Payroll 
 Enterprise Database  
 Work Management Systems (internal and external) 
 Financial Information System (general ledger, MMIS) 
 Fleet Database 
 People & Places Directory 
 
See integration diagram Appendix 8.5.1 ETS Interfaces 
 
 

10 
 
5.4 Reporting Infrastructure 
The system requires general reporting including statistical, metrics and management reporting, and a 
broad range of standard, pre‐loaded management reporting. 
 
The system requires that the solution being proposed is a robust, easy to use report writer that will 
allow new reports to be developed at any time easily by any member of the organization, based on their 
security data access levels. In response to this section please include a brief narrative describing how 
reports (and ad‐hoc queries) are developed, maintained, and produced in the new solution. Include the 
availability of ad‐hoc querying tools and address how management reports are generated and 
developed. In particular: 
 
1. What reports are standard with your system? 
 
2. What reporting software is standard with your system? 
 
3. What mechanisms are available for EBMUD to generate customize, ad‐hoc, analytical and 
personalize reports? Are there additional costs associated with this? If so, please describe the 
fee structure. 
 
4. What tools are available to schedule report generation? 
 
5. What options are available for internal report distribution?  
 
6. What options are available for pre‐built dashboards/portals for management/Retirement 
Board? 
 
7. What options are available for real time queries? 
 
 

5.5 Data – Entities and Relationships 

5.5.1 HRIS 

5.5.1.1 Active Employee State Diagram 
o Active employee state diagram shows the various statuses of an active 
employee. 
o See Appendix 8.2.2 Active Employee State Diagram 

5.5.1.2 Position Management Domain Model 
o Position management domain model is a conceptual model that shows the data 
needed and the relationship between the entities with the business rules. 
o See Appendix 8.2.3 Position Management Domain Model 
 

11 
 
 5.5.2 Payroll 

5.5.2.1 Payroll System Flow 
o The Payroll System Flow section shows the various systems payroll interfaces 
with internally as well as the data that is distributed externally. 
o See Appendix 8.3.2 for Payroll System Flow  

5.5.2.2 Payroll Cycle Diagram 
o The Payroll Cycle Diagram shows the various payroll cycles within the payroll 
system 
o See Appendix 8.3.3 for Payroll Cycle 

5.5.2.3 Payroll Adjustments 
o The Payroll Adjustments section shows the various forms and sources of data 
needed to perform additional pay or special deductions functions within the 
payroll system. These adjustments may be one‐time or recurring, depending on 
the type. 
o See Appendix 8.3.4.1 for Flow Chart 
o See Appendix 8.3.4.2 for Adjustments to Payroll Sources 

5.5.3 Retirement (Pension) 

5.5.3.1 Retirement State Diagram 
o Retirement state diagram shows the various statuses of our retirement 
members and the events and conditions that cause a member to transition from 
one state to another state. 
o See Appendix 8.4.2 Retirement Members State Diagram 

5.5.3.2 Retirement Domain Model 
o Retirement domain model is a conceptual model that shows the data needed 
and the relationships between entities with the business rules. 
o See Appendix 8.4.3 Retirement Domain Diagram  

5.5.3.3 Retirement Calculation Models 
o Retirement calculation models are conceptual models that shows the data 
needed to calculate the pension and the relationships between the entities with 
the business rules. The Retirement Pension Calculation shows the formulas used 
to calculate pension. 
o See Appendix 8.4.4 Retirement Domain Pension Calculation 
o See Appendix 8.4.5 Retirement Pension Calculation 
o See Appendix 8.4.6 Retirement Options 
 

12 
 
5.6 Data Migration and Data Warehouse 
Data migration is a critical component of this project. Experience in migrating data from proprietary and 
relational data stores will be important for system adoption. Demographic, service information, 
historical pay data, financial, and project management data are essential to the day‐to‐day operations of 
EBMUD. Our requirements are to maintain our historical employment data needed for pension 
processing for 100 years. 

1. What is your data migration strategy for transitioning our data to your solution with minimal 
business interruption to EBMUD? 
a. Describe the advantages and disadvantages of your strategy. 
b. Describe your experience in data migration activities including staffing requirements 
(from vendor and client) and duration. 
c. What tools do you utilize for the data mapping phase? 
d. Does your solution provide a Data Dictionary that explains the meaning of your data 
elements to be used in mapping data from one system to another? 
e. How do you ensure data integrity during the transition? 
 
2. Our plan is to host a data warehouse as a backup to a vendor’s solution. Discuss your options 
and experience in providing data backups from your solution to a data warehouse.  
a. How do your customers extract a complete set of data for their data warehouses 
including the frequency of extraction? 
b. What options are there for incremental, differential or complete data set extracts? 
c. Is there an extract mechanism or do you only have report file generation? 
d. Are there any constraints when extracting large volumes of data? 
e. What error notification, audit or correction tools are available? 
f. How is the data transmitted to EBMUD? What protocol and security mechanism are 
used? 
 
3. Describe any data analytics (dashboards, graphs, and drill down/up capabilities) including ad‐hoc 
options with your solution.  

5.7 Mobile Options  
EBMUD is seeking solutions which take advantage of current technologies to provide real‐time access to 
critical business functionality. In addition, we plan to provide our staff with tools to improve 
productivity, ensure compliance, and provide flexibility. 
 
1. Describe the extent to which your solution(s) supports mobile access. 
a. What technology platforms are compatible with your solution (e.g. tablets, 
smartphones, iOS, Android, Chrome, etc.)? Do they comply with ADA accessibility? 
 
2. Describe any additional hardware and software that would be required to implement mobile 
access to business functionality. 
a. Describe any additional fees associated with your mobile options. 
b. Describe what additional maintenance and support activities are associated with your 
mobile features. 
c. Describe what can be accessed and any limitations/restrictions. 

13 
 
6.0 Vendor Requirements 
 

6.1 Vendor Information and Experience 
EBMUD is interested in partnering with vendor(s) who has demonstrated a successful track record for 
HRIS/Payroll/ETS/Pension solutions. Successful implementations are defined as on‐time, at or under 
budget, meeting all functional and technical requirements and helping the customer take full advantage 
of the efficiencies provided by the solution for end users and their business units. 
 
1. Provide a brief history of your company, its products, and its strategic focus. 
 
2. Provide a brief history of your experience working with governmental agencies within the past 
five (5) years? How many of these agencies are located in California? How many of the California 
agencies are water/wastewater operations?  
 
3. Provide a list of all government clients, particularly California clients, that have implemented 
your solution, including the following information: 
a. Date of implementation 
b. Length of engagement to implement 
c. Type of agency and number of employees 
d. Contact information for each client (name, email and phone). 
 
4. What makes your company uniquely qualified to provide and implement the solution? Please 
include a description of the qualifications of your staff, effectiveness of your methodologies and 
depth of your experience. 
 
5. What is the size and financial stability of your company?  If your firm privately held or publicly 
traded? Provide copies of your annual reports for the last three years.  Provide any additional 
information that you feel would be significant in evaluating the financial soundness of your 
company. 
 
6. State the nature of any pending litigation, liens or claims involving your organization.  Has your 
company filed Chapter 7 or 11 bankruptcies in the last ten years? 
 

6.2 Product Information and Hosting Options 
EBMUD is open to exploring all hosting options available by our responding vendors. 
 
1. If you provide an on premise solution(s) (a solution hosted in the EBMUD data center), please 
address the statements below, otherwise skip to #2. 
a. Describe the technical architecture of your application: presentation tier, application 
tier, databases supported, operating systems supported, etc. 
b. List the hardware specifications required for each tier in your architecture. 
c. List the software specifications required for each tier in your architecture: database 
versions, middleware versions, etc. 

14 
 
 d. Do your solution(s) support load balanced, high‐availability architecture? 
e. Describe how your solutions handle failover or disaster recovery scenarios. Does this 
require any additional licenses? 
f. Describe any system tools included in your solutions that assists in monitoring 
application performance and stability. 
g. Is any of the work subcontracted out? If yes, which part? Is any work completed 
internationally? 
 
2. If you provide cloud‐based solution(s) (solution(s) not hosted in the EBMUD data center), please 
address the statements below. 
a. State where your data centers are located. 
b. State whether you own and/or lease these data centers. If you do not own this center, 
describe your contingency plan in the event your hosting partner goes out of business. 
Describe the security protocol/standards utilized. 
c. Describe the size and structure of your information security organization. 
d. Describe the physical security associated with your data centers and who is responsible 
for it. 
e. Describe your disaster recovery and business continuity plan. 
f. Describe the various methods and the frequency by which EBMUD can access its data. 
What costs or fees are associated with accessing our data? What is the level of access 
available? 
g. Describe the process and timeframe required to export all EBMUD data should we 
decide to change hosting option or vendor. 
h. How does your organization log and monitor system performance? 
i. Describe your organization’s data backup strategy. 
j. Describe your application, middleware and operating system patching strategy including 
frequency. 
k. Describe your organization’s privacy program. 
l. Describe your incident management program. 
 
3. Please describe your product roadmap. What features or strategic goals over the next 2 to 5 
years are incorporated within it? 
 
4. Describe how your proposed solution(s) is accessible to individuals with disabilities. 
 

6.3 Pricing Information 
1. Describe the pricing structure of your solution(s). If you offer different hosting options, clearly 
distinguish the difference between each option. 
a. Itemize the fees for each component. 
b. Does your product offer a perpetual license? 
c. Itemize all recurring costs over the first 10 years. 
 
2. Describe your implementation fee structure. Please itemize all fees associated with the 
installation, configuration, data migration, functional, regression and integration testing of your 
solution. 
 

15 
 
6.4 Product Implementation 
Product implementation will require the completion of the following tasks: 
 
1. Describe your implementation methodology. 
 
2. Provide a high‐level schedule for the implementation of your solution(s). 
 
3. Describe the number and skill set of EBMUD employees you would need to assist in the 
implementation of your solution(s).  Please state the time (person hours/weeks/etc.) you would 
require from each. 
 
4. Describe the support and years of experience your staff would be dedicated to this project. 
Describe the percent of time each of your staff would be dedicated to the implementation. 
 
5. Describe your planned testing strategy (functional, regression, integration, parallel and 
acceptance, structural, and performance testing).  
 
6. What environments are to be delivered (test, user acceptance test, staging, prod)? 
 

6.5 Training 
1. Please describe the training you would recommend for your solution(s). 
a. Describe the different training methods you provide (e.g. online, in‐person, etc.). 
b. Provide your training fee structure (if not included in solution). 
c. Describe how many hours of training would be optimal for your solution. 
d. Describe what training resources you provide (e.g. manual, reference guides, user 
groups, etc.).  
 
2. Describe the components of your training plan. 
 
3. Do you conduct a needs assessment before recommending your training options? 
 
4. What type of post‐implementation or ongoing training do you provide or recommend especially 
after each upgrade (at rollout, new staff, after updates/upgrades for employees and admin 
users, change management, communication strategy)?  
 

6.6 Ongoing Production Support 
1. Provide a summary of your on‐going customer service and support programs. 
a. What levels of customer support are available?  What are the main service level 
agreement (SLA) components of each? What hours/days is support available? What is 
the cost associated with the support? Is there a toll free number that can be utilized to 
access support staff? 
b. Describe the escalation procedure in the event that the SLA is not met. 
c. Are there performance guarantees and fees and risk? 

16 
 
 d. Describe the process if a major problem occurs such as not being able to complete an 
accurate and timely payroll. What is the guaranteed response time? 
 
2. Describe what is involved in a typical software upgrade (e.g. is any system down‐time required, 
and if so, how long do you typically need?). 
a. Please identify the typical tasks required for a software upgrade. 
b. What would be a standard timeline for an upgrade? 
c. How frequently do you release product upgrades? 
d. Are release notes included with all your upgrades? Briefly describe the content and 
structure. 
e. What is the process for evaluating and incorporating specific enhancements into your 
system? 
f. What is the process for evaluating and incorporating high priority bug fixes into your 
system? 
g. How often have you released major software upgrades to clients in the last 5 years? 
h. Can EBMUD decide to not implement upgrade? Can the upgrade be reviewed by 
EBMUD staff before it is implemented? 
 
3. Describe what is involved in an emergency software upgrade? 
a. What is the notification process for an emergency software upgrade? 
b. How often have you released emergency software patches in the past 5 years? 
c. What about asking regarding changes required because of legislative changes (PEPRA) 
or benefit changes (addition of new tier, mortality tables, etc.) 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

17 
 
7.0 Vendor Information 
 

7.1 Terms and Conditions 
 This RFI requests information regarding available product and services. No contractual 
obligations on behalf of EBMUD whatsoever shall arise from this RFI process. 
 The Respondent shall be solely and fully responsible for all costs associated with the 
development, preparation, transmittal and submission of any material in response to this RFI. 
 Responses to this RFI become the exclusive property of EBMUD upon receipt. 
 Responses received to this RFI may be subject to the California Public Records Act. 
 The Respondent may designate elements in the response which are defined as business or trade 
secrets and plainly marked as “Confidential,” “Trade Secret,” or “Proprietary.” 

7.2 Schedule and Contact Information 
The schedule is shown below. Submit your responses to the address below. Email (preferred) and/or hard 
copies are acceptable. Please submit any questions or requests for clarification to Brenda Nickelson, IT Project 
Manager via email to brenda.nickelson@ebmud.com and susan.leiga@ebmud.com, with subject header: 
Questions for HRIS Replacement Project, to ensure all vendors have equal access to information regarding 
this RFI. 

Event  Dates 
RFI Release  October 5, 2018 
Questions Due By  October 19, 2018 at 4:00 PM PST 
Answers Posted By  October 26, 2018 at 4:00 PM PST 
Responses Due By  November 9, 2018 at 4:00 PM PST 
 
Thank you in advance for your interest in this informational request. 
 
Email responses to:    brenda.nickelson@ebmud.com and susan.leiga@ebmud.com 
Subject Header: RFI for HRIS Replacement Project 
 
Or send RFI responses to:   East Bay Municipal Utility District 
        Attn:  Brenda Nickelson, IT Project Manager 
        RE: RFI for HRIS Replacement Project
        375 11th Street, MS #302 
        Oakland, CA 94607 
 
 
         
 
 

18 
 
8.0 Appendix 
 

8.1 Current Overall System Flow 
 

19 
 
8.2 HRIS 

8.2.1 HRIS Interfaces

HRIS System Flow
Including Benefits

Panels, Reports &  All Employees  Enters Benefit 

Queries Self Service Data
Inputs and extracts data
Mgrs Special set
EBMUD Employee Benefits Administrator

HR Administrator 
eti rees) Eligibility, 
ic file  and R
graph ctive Open 
Demo ll  f il es (A
ro enrollment
s, Pay
mium Eligibility files
r pre
Carrie
Mail slots, Phone #s
FSA/HSA Contributions
Employee info: num, 
Enterprise name,etc.
HR Bi‐weekly file w/ total pay FSA/HSA 
Monthly for Board Administrator
Carriers

Timesheet info

FIS
Leave Balances
Benefit Plans Feed
Service Awards  EE Benefits Transactions
ETS Administrator
Enterprise Payroll Data
Emergency Notification
EE Info
Systems
Leave of 
Absence
FEIN Address
Retirement Bay Area News Groups ACA Administrator
Deferred Compensation Budget State Controller
Administrator (gets salary and 
Deferred Savings,  position data
EE Contributions,  from HRIS)
EE Eligibility  
 
 
   
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

20 
 
 8.2.2 Active Employee State Diagram
 

21 
 
 8.2.3 Position Management Domain Model
                 

Position Management Possibility
1 0…*
Job Code/Class ORG

Job Code Org Position  Org #

1 Org Name
Job Name 1…* 1
Org # Dept
Date Approved
Position #
EE ID
Date assigned
1 1
Union Code
1 1
0…*

ORG-Job Code-Approved
1
Budget Position  Org #
Org Name
0…* 1…* Job Code (Approved)
Job Name
Position # Position # (8 digits)
Flex from
Budget Indicator Position Character
0…* Flex Allowed
Budget Amount 1 Position Title
# Authoried
Date
# Allowed
Total Assigned
1 # Open

1 (except Job Share 1...2) 1
Job Table 1…*
Employee Org-Job Code Option
1…* 1
EE ID
SSN Employee ID Org #
Date SSN Org Name
Salary Date Job Code 
Action Code Position # Flexed from
Position Character # Flex Allowed
Representation Status # Assigned
Org # Open
Job Code Date
Position #
Job Code/Class
Assigned by Recruitment & Classification

Position Number
Assigned by HRIS
Numbers are random but some may be assigned a specific range (e.g. special drought positions, 
GM Special positions)
Owned by ORGs

Position Character
TC and LT have multiple variations (e.g. external hire, internal hire, or backfill)
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

22 
 
 8.2.4 HRIS Functional Business Requirements 
 
Human Resources Data Management 
1  Employee Records & Maintenance 
Maintain current and historical demographic data (contact information, marital status, 
employee status, salary, etc.) for all active employees, terminated employees, and 
  
dependents. Historical data to be migrated from current system to proposed system 
and maintained for 100 years. 
     
Maintain unlimited dependents, beneficiaries including personal information and 
  
emergency contacts 
     
Cross reference employee marital status or domestic partnerships with: current and 
  
terminated employees and retirees (shared family). 
     
Ability to track court orders: garnishments, support orders, dissolutions, and lock‐in 
  
letters. 
2  Personnel (Job) Data  
Track all employee personnel actions for the entire employee life cycle. Historical data 
  
to be migrated from current system to proposed system and maintained for 100 years. 

3  Records Management  
Physical and electronic integration with current third party documents management 
   vendor. The actual documentation (original personnel documents, court orders, etc.) to 
be integrated with transactional system. 
Salary Management 
4  Salary Schedules 
EBMUD needs a proposed solution that will provide flexibility to produce and maintain 
multiple Salary Schedules in accordance with Board resolutions, District’s Policy & 
Procedures, and MOUs. EBMUD’s current systems of record of the Salary Schedules are 
Excel spreadsheets manually updated by staff when changes approved by the Board of 
Directors occur.  
   The Salary Schedules consists of multiple compensation structures (step‐based and 
min/max range) with variation in rules and some exceptions: 
 Step‐based salaries have a difference of 5% between each step within the 
same salary range. Increases with step salaries are applied to the top step 
and divided by 1.05 for each step below to keep the range between steps at 
5%.

23 
 
  Salaries that have a minimum/maximum salary range (Management Salary 
Plan) have a control point that is 90% of the maximum salary range. When 
increases occurs the maximum salary range is multiplied by 1.03 and 
rounded to the nearest dollar. To obtain the control point, the new 
maximum range is multiplied by 0.9. The minimum range is calculated by 
dividing the new control point by 1.3 and rounded to the nearest dollar. The 
control point should match the maximum step of other classifications with 
the same salary range.

4  Salary Step Progression 
Track and report employee step progression based on District rules (time in a position, 
   hours worked for less than full‐time employees) with automation of applying step 
increases. 
5  General Salary Increase (GSI) 
Annually, EBMUD employees receives a general salary increase based on CPI and 
negotiated contracts. Percentage of GSI and/or effective dates of GSI may vary based on 
representation.  
On negotiating contract years retroactive GSI and equity adjustments may occur. 
Retroactive payrolls must impact all intervening salary events and recalculate both 
   applicable earnings and deductions. EBMUD needs a proposed solution that will allow 
us to include any/all pay variables with regards to calculating and applying retro 
adjustments.  
Retroactive activity may include: 
 variations of applicable earnings subject retro pay
 retro deductions (i.e. retirement contributions, union dues)
 retired and/or separated employees eligible for retroactive pay 
6  Pay for Performance (PFP) 
EBMUD’s management, confidential, supervisory designated groups, and qualified 
retirees are eligible for annual Pay for Performance. Program participants on a step‐
based salary structure receive payout in the form of a one‐time lump sum payment. 
  
Depending on award percentage, program participants on a min/max range structure 
may receive either or both, a one‐time lump sum payment and/or base building salary 
increase percentage. 
7  Career Service Pay 
Employees in designated groups are entitled to career service pay upon completion of 
20 years of continuous service. Eligible employees receive a 2.75% salary increase of 
   their base rate. The proposed solution should provide ability to track eligibility and 
apply career service pay for eligible employees (time in a position, hours worked for less 
than full‐time employees). 
Position Management 
8  Position Management 

24 
 
 EBMUD’s current Staffing Plan is an Excel spreadsheet manually updated by staff when 
changes occur. Only Board approved positions are reflected on the Staffing Plan but the 
plan does not indicate whether a position is funded or unfunded. Some positions may 
be approved to be flexed with another appointment type or other job classifications 
that may or may not be in the same job series. 

  
EBMUD needs a flexible solution that will be able to: 
 Produce a master Staffing Plan (preferably with position number) that will 
help staff determine:
 Whether a position is funded or unfunded
 How a position is currently being filled
 If a position is flexed, how the position can be filled
 Track positions by position number

    Keep history of position changes including incumbents (permanent and 
temporary backfill), date created, reason position was created, and Board 
approval dates.
 Track loaned positions (permanent and temporary attributes) and notifies 
department(s) when loan expires
 Flag positions for various reasons 
 Tie multiple job classifications to one position for flex staff purposes and 
retain the history
 Tie multiple appointment types to one position for flex staff purposes and 
retain the history
 Place a freeze on identified positions by District, organization, classification 
or specific positions as required 
 Link positions to approved resolutions/authorizing documents (or provide 
space to record) 
 Differentiate whether a position is funded vs. unfunded and active vs. 
inactive by budget year
Leave Management 
9  Leave Accruals 
The proposed solution should provide ability to apply leave accrual rates and track 
various types of leave accruals (vacation, sick, service extension, compensatory time, 
  
etc.) with variation in rules and limitations of time being carried over from year to year. 
In addition, certain leave without pay must be tracked as well for various purposes. 

10  Retirement Service Extension Credit & Conversion  

25 
 
 Based on MOU rules, when an employee’s sick leave accumulation reaches the 
maximum 1,040 hours, the hours accrued thereafter shall be accumulated without limit 
as Service Extension Credit. When the employee uses any sick leave hours, hours shall 
be deducted from the sick leave balance. Accrual for Service Extension Credit will 
resume when the sick leave accumulation reaches the maximum again. 
  

If an employee returns to work after being out sick for 90 calendar days or more, the 
hours of sick leave taken shall be restored to the employee’s sick leave account by 
deducting that number of hours from any service extension credit in the employee’s 
account at the time of return to work to a maximum of 520 hours.  

11  Sick Leave Conversion 
Employees who use 18 hours or less of sick leave within a defined 6 month period are 
eligible to sell or convert sick leave hours to vacation. Employees must be hired prior to 
start of the measurement period and have more than 16 hours of sick leave to support 
a buyback. Eligible employees are notified and given a defined time frame to elect 
   whether to: 

 Sell 8 or 16 hours of sick leave 
 Convert 8 or 16 hours of sick leave to vacation hours
 Or, choose to do nothing
12  Vacation Buyback (Payout) 
Employees who have more than 400 hours of vacation accrued at the year‐end has the 
option of taking vacation in the first 3 months of the new payroll year or be paid for any 
hours over the threshold at the beginning of the 2nd quarter of the year, with the 
exception of retiring employees who must notify the Manager of Employee Relations in 
  
advance with the intent to retire within the payroll calendar year. Employees who do 
not retire as intended have excess vacation hours of that previous year paid out to 
them at the salary rate effective end of March the previous year when the excess hours 
should have been paid out.    

13  Compensatory Time Buyback (Payout) 
Employees with accrued compensatory time may rollover unused compensatory time 
earned for the current payroll year to the next payroll calendar year. Any unused 
  
compensatory time rolled over from the previous year is paid off to the employee at the 
applicable FLSA rate. 
14  Vacation Sellback 
Employees may choose to sell back a maximum of 120 hours of vacation leave in 1 hour 
   increments to the District across the payroll calendar year by reporting hours to be sold 
within the Electronic Timekeeping System using a specific timecode.  
15  AB 1522 CA Paid Sick Leave Compliance 

26 
 
 For terminating employees, unused sick leave balances should be retained. Rehires that 
   were formally temporary 6‐month employees and are rehired within one year should 
have unused sick leave balances restored for use and accrual to continue upon rehire.   

Performance Management 
16  Performance Plan & Appraisal 

Performance plans and appraisals are established annually with Performance Plans 
established at the beginning of the review year and Performance Appraisals occurring at 
the end of the review year. The performance plan period for non‐represented 
   managers, confidential employees and Local 21 employees is from July 1 through June 
30. All other employees have a one‐year appraisal period typically commencing on the 
anniversary date of their current position. Number of appraisals for probationary 
employees will vary based on length of probation during probation.  

Self-service 
17  Employee/Manager Self-service 
The proposed solution should provide web‐enabled, self‐service functionality, ease‐of‐
use to EBMUD users, and support single sign‐on functionality linking to other external 
portals or websites such as retirement or benefits administration. Some of the same 
  
functionality required by administrative users is also applicable to functionality that 
must be available on the employee/manager self‐service portal that is accessible 
externally with single sign‐on capability.  
Onboarding & Off-boarding 
18  Onboarding 
EBMUD is looking for a modern onboarding application. Onboarding includes I‐9 
verification and completion of all required forms in addition to pension plan enrollment 
for pension eligible hires and applying the applicable employee contribution rate for 
payroll.  
  
  
If included with the proposed solution, provide a brief description of what 
functionalities the proposed solution provides to  support recruiting and onboarding 
activities.  
19  Off-boarding 
Off‐boarding is a process that includes the verification of the final timesheets, 
calculation and payment of final wages, termination of benefits (including retirement), 
inactivating employee from system, and mailing a separation packet to terminated 
   employee.  The process involves collaboration across multiple departments(Terminating 
employee's department, HR, Payroll, and Retirement)  using paper, emails, and phone 
calls. EBMUD would like to automate this process as much as possible with best 
practices.  
Benefits Administration 
20  Health Benefits 

27 
 
 EBMUD offers six different medical plans, dental, vision, disability, basic and voluntary 
life and accidental death and dismemberment insurance, FSA, and HSA plans to eligible 
employees. Most retirees are eligible to remain enrolled on a District medical plan and 
all retirees are eligible to enroll in one of the two retiree dental plans. Retirees 
transition to a Medicare coordinated plan when eligible for Medicare.  

Benefits for both actives and retiree population including COBRA administration are 
   managed by a third party Administrator (TPA). HRIS demographic files are sent weekly 
to the TPA. EBMUD accepts files from the Benefits Administrator bi‐weekly for active 
payroll and monthly for Board/retiree payrolls to apply appropriate benefit earnings 
and deductions based on benefit elections.  Premium statements are generated by the 
TPA and are sent to the District on a monthly basis for billing reconciliation and 
payment.                                                                                                                                                
  
If available with the proposed solution, provide a brief description on how the proposed 
solution supports benefits administration.  
21  Deferred Compensation Plans 
EBMUD offers employees enrollment in three different deferred compensation plans: 
457, 401(a), and 401(k)/401(k) Roth. Eligibility for plans varies by representation. The 
solution must provide ability to: 
 Administer plans in accordance with IRS rules and MOUs
 Provide ability to add additional plans (e.g. 457 Roth)
    Allow for manual plan enrollment and contribution changes through 
Admin user only for 401(a) plan
 Receive inbound data files and produce outbound data files to and 
from the vendor
 Track 401(k)/401(a) loan balances and repayments
 Interface with Payroll to apply deductions
22  Affordable Care Act (ACA) Compliance 
EBMUD’s current HRIS system is unable to support ACA compliance. EBMUD uses 
Equifax Workforce Solutions’ ACA Management Platform for ACA administration, both 
tracking of part‐time employee hours and eligibility, and tax reporting. Data files from 
HRIS and the Electronic Timekeeping System are transmitted to Equifax on a weekly 
basis. A custom table was created in the HRIS system to flag and track ACA eligible 
  
employees. The ACA flag is sent over on a weekly HRIS file to the Benefits Administrator 
for benefits enrollment processing. ACA reporting is completed by Equifax Workforce 
Solutions. 
 
Describe how the proposed solution handles ACA tracking and reporting. 
Other 
23  Purchase of Service Credit 

28 
 
 Limited Term (LT) and Temporary Construction (TC) employees who are immediately 
appointed to a probationary position are eligible to purchase Retirement System service 
credit for the time they were in the LT or TC position. The employee has the option to 
  
purchase 0%, 25%, 50%, 75%, or 100% of the service credit. The balance of the amount 
paid and period of service purchased must be tracked and if a separate system, HR must 
send this data to the pension system. 

24  Redeposit of Service Credit 
A rehire who was previously a member of the Retirement System and withdrew their 
contribution funds may redeposit their funds. The employee has the option to redeposit 
  
0%, 25%, 50%, 75%, or 100% of the service credit. The balance of the amount paid must 
be tracked and if a separate system, HR must send this data to the pension system. 
25  Computer and Emergency Supplies Loans 
Eligible employees may apply for an interest free loan of up to $2,500 for the purchase 
of a home computer/laptop or emergency supplies. EBMUD would like to automate the 
  
process of application submission and approval, track loan balances, and allows 
employees to view loan balance via self‐service. 

26  Parking Administration 

EBMUD tracks permanent parking (HRIS) and temporary parking (developed in‐house) 
in separate applications. Employees assigned to a permanent parking space may not 
   request a temporary parking space.  The in‐house parking application interfaces with   
permanent parking data from HRIS to validate temporary requests. If available, provide 
a description of how your solution will support this function.   

27  Alternative Commute Program 

Employees who take public transit or bike/walk to work at least 11 workdays per month 
are eligible for a monthly transit subsidy or stipend equivalent in amount. The transit 
subsidy is provided in the form of a prepaid card or voucher with the Application and 
Agreement for Transit Subsidy required on an annual basis. For those who bike/walk‐to‐
work, the Bike or Walk‐to‐Work Stipend Request is due on a monthly basis and the 
   stipend is paid directly to the employee’s paycheck for the preceding month. 

The current HRIS system has customized tables that are used to track assigned parking 
and employees receiving a subsidy or stipend. An employee may not receive both the 
subsidy and stipend at any given time. Employees assigned a parking space are not 
eligible for the transit subsidy or stipend.  If available, provide a description of how your 
solution will support this function.   
Supporting Functionality 
28  Image Processing/Document Management 
The proposed solution should support imaging of both inbound and outbound 
   communications. Describe how the proposed solution stores and manages documents 
including: 

29 
 
 a) Mass extraction of files to be imported to imaging system 
b) Can users see documents they uploaded?  
c) Control which Admin users can see what type of documents? 
29  Workflow 
The proposed solution should support Workflow functionality across the entire 
organization.                                                                                                                                 
•   Unlimited configurable workflows 
   •   Customizable for process needs 
•   Automation of routing of forms 
•   Multiple levels of electronic approvals 
•   History of all completed and in process workflows 
30  Audit and Security 
The proposed solution should support administering security, maintaining audit trail, 
  
and reporting. 
31  Customer Relationship Management (CRM) 
The new system should provide the ability to track and summarize the various contacts 
made with employees in the new solution. The intent of this required functionality is to 
  
ensure that staff can easily access and review the history of communications and 
contacts with employees.  
32  Communication, Correspondences & Forms 
The proposed system should accommodate various methods of communication for all 
users and member including mass e‐mails, text messages, written correspondence 
management, etc. The system requires that member correspondence be produced from 
the respondent’s solution and pre‐populated with the appropriate employee data. The 
  
system requests that respondents provide predefined letters as part of the scope of the 
project as well as pre‐filled forms and blank templates. In response to this section 
please include a brief narrative describing how correspondence and forms are 
maintained and produced in the new solution. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

30 
 
8.3 Payroll 

8.3.1 Payroll Interfaces
Active Account Codes

GL 
Time & Labor
Payroll Dept. Interface  FIS/GL
ETS
Data

Pensionable Comp.
Retirement Contr.

Retirement
HRIS
System

Emp. Info:
EmplID Earnings
SSN Deductions
Job Code Def. Comp.
Status
Salary

HR Dept.

Medical
Dental W‐4/DE‐4
401(a) Judgments/
Vision PR Deduction 
401(k)/Roth Garnishments
Disability Union Membership
457
Life/AD&D UDEA
Supplemental

Health  Deferred  Employment  Withholdings & 

Insurance  Compensation Eligibility  Court Orders
Authorization Forms
Benefits Plans Verification

8.3.2 Payroll System Flow 

31 
 
 8.3.3 Payroll Cycles 
 

8.3.4 Payroll Adjustments 

8.3.4.1 Flow Chart 

   

32 
 
 8.3.4.2 Adjustments to Payroll Sources (active employees) 
 
 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

33 
 
 8.3.5 Payroll Functional Business Requirements 
 
Payroll Processing 
1  Earnings and Deductions 
Edit, validate, and process all current earnings and deductions (before and after tax) according to 
   Federal, State, and MOU business rules. 
2  Additional Pay & Benefits Allowance 
Ability to process all the premium payments including recurring and non‐recurring stipends 
   currently entered manually through payroll. 
Accommodate other forms of benefits allowance payments such as uniforms, safety shoes, and 
   safety glasses. Benefits may vary by job classes or MOU rules. 
3  Miles & Meals 
Ability to process EBMUD’s per diem rules for meals during travel. For miles, the difference is 
reported as additional income if the employee chooses the higher EBMUD rate over the IRS rate.  
  
Provide interface if reimbursements are to be handled by Accounts Payable or third‐party 
   administrator.  
4  Imputed Income 
Ability to process federal and state rules for imputed income (e.g., basic life insurance over $50k, 
taxable portion of health benefits for domestic partners and their dependents, etc.) provided by 
   third‐party administrator 
5  Supplemental Benefits - Pre-Tax 
Administer the elective deferral of pre‐tax income in accordance with IRS 125 for Flexible 
Spending Accounts (FSA) (Medical Care Reimbursement Program and Dependent Care Assistance 
   Program) and Health Savings Account (HSA). 
6  Garnishments 
Administer garnishments, or involuntary deduction of wages in accordance with court orders. 
System should support EFT (child support CA State Disbursement Unit) of such monies, electronic 
withholdings, and/or interface with Accounts Payable to produce separate checks per 
   garnishment (student loans, IRS, bankruptcies, etc.). 
7  Payments 
Ability to process on and off‐cycles checks, advices, and pay statements with built‐in printing and 
   ACH capabilities. 

Provide paperless options for checks, advices, pay statements, and other related information. 
  
   Provide alternative payment options such as Paycards. 
Ability to allocate direct deposit amounts to multiple banks or bank accounts (credit union). 
   Product should offer prenote capabilities to facilitate in this process. 
Adjustments 
8  Adjustments to Pay 

34 
 
 Allow Payroll staff to enter manual adjustments to an employee’s earnings, deductions, fringe 
   benefits, etc. 
Integrate or interface with other systems or file systems to allow for mass entries or adjustments 
such as GSI, retro pay, pay for performance, and charitable contributions during EBMUD’s annual 
   giving campaign. 
9  Leave Without Pay Benefits Adjustments 
Track employee reimbursements to EBMUD for benefits paid during leave without pay (LWOP). 
Adjust or reverse employee repayments (LWOP for benefits) with a given effective date – ACH 
   reversals, cash, or checks.  
10  Unemployment/State Disability Claims 
Automate the handling of claims such as Unemployment Insurance and State Disability Insurance 
   (SDI). 
11  Workers' Compensation 
Workers' compensation processing in accordance with federal guidelines in addition to EBMUD 
   specific business rules. 
Track each specific job injury while retaining employee confidentiality – medical and personnel 
   records must be separated by law. 
   Integrate or interface with third party benefits administrator data. 
Ability to pay from single source (combine EBMUD and administrator's payments into one). 
Current payments are received from administrator and EBMUD separately and must not exceed 
   gross monthly income.  
   Generate Employer’s First Report of Occupational Injury – Form 5020. 
12  General Salary Increase and Cost of Living Adjustments 
Ability to process a General Salary Increase (GSI) by bargaining units and/or job classification in 
various cost of living adjustment (COLA) percentages, and in a retroactive manner. 
  
13  Compensatory Time Payout 
Enforce maximum banked compensatory time rule of 75 hours per payroll calendar year. Any 
comp time in excess of 75 hours are paid to employees (cashed out) during the payroll cycle. 
  
Compensatory time rolled over from previous payroll calendar year are cashed out if not used 
   within current payroll calendar year. 
Taxation & Reporting 
14  Tax Withholdings and Reporting 
   Perform taxation in accordance with Federal and State requirements. 
Have multiple options for disbursing employee or retiree tax withholdings to government 
   agencies or third‐party administrators. 
    Electronic (ACH, Wire Transfer, File Upload, etc.)
    Telephone Prompt
Create, electronically distribute, and/or file forms and annual statements (employer, employee, 
   retiree, and BOD). 

35 
 
     Federal (W‐2, W‐2c, 941, and 1099R)
    State (DE‐9 and DE‐9c)
    Canadian (1042‐S and 1042‐T)
Self-Service 
15  Employee Self-Service (ESS) 
   Allow employees (and retirees where applicable) to view and manage: 
   Pay Data 
    Prior checks, advices, or pay stubs
    Tax Documents (W‐2, 1099R)
   Tax Information 
    State and federal withholdings
    Dependents
    Marital Status
   Voluntary deductions 
    Health Insurance
    Life Insurance
    Union Dues
    Deferred Comp.
   Additional Pays 
    Bike/Walk Stipends
    Cellphone Allowance
    Certification Pay
    Language Premiums
   Banking Information 
    Credit Union Account
    Direct Deposits
   Leave 
    Leave Balances
    Leave Requests
    Vacation Donation
   Retirement Information 
         Employee contribution
         Retirement buyback
         Years of Service
   Loans and Repayment Balances 
    Personal Computer 
    Emergency Supply 
    401(a) and 401(k)
16  Management Self-Service (MSS) 
   Provide capabilities such as: 
    On Demand Reporting

36 
 
     Drill Down Capabilities
    Forecasting Scenario Capabilities
    Data Manipulation
    Scheduling Capabilities
17  Workflow 

Ability to configure workflows to accommodate ESS and MSS functions, examples include: 
  
    Initiating requests
    Approvals
    Tracking Documents
    Delegation of duties (out of office)
    Timesheet corrections – rejection notices, include notes or comments, etc.
Integrations or Interfaces 
18  Third-Parties and Other Agencies 

Integrate or interface with third‐parties to administer special programs such as commuter checks, 
  
supplemental benefits administrator/carrier, and repayment of loans 

Integrate or interface with third‐parties, government agencies, standards bodies, or publications 
  
for automated updates to reimbursement rates (travel, meals, per diem, etc.) 

Integrate or interface with governmental agencies such as US Dept. of Labor to maintain 
  
compliance in calculating overtime for qualified employees according to FLSA guidelines. 

Integrate or interface with third‐parties or governmental agencies to handle electronic 
   withholdings such as child support, deductions such as garnishments, or other employee elected 
deductions, etc. 
Allow third‐parties (banks, lenders) to initiate request for verification of employment and 
  
financial history based on access and security protocols. 
19  Employee Rates and Salary Schedules 

Employee salary and rates should be effective dated to accommodate any pay changes during the 
   pay period. Employee salaries and rates are tracked, retained and stored in HRIS (or other 
database) and interfaced with Payroll during payroll processing. 

20  Retirement (see Retirement Functional Business Requirements section) 
   Integrate or interface with EBMUDERS to: 
    Identify and track pensionable compensation
    Track retirement contributions
    Calculate retirement contribution interest
    Generate retiree pay (checks, direct deposits)
    Accommodate retiree and their surviving spouse(s), and/or beneficiaries

37 
 
  Accommodate one‐time payments (retiree’s first check, off‐cycle, if prorated)
  
 Track and administer retiree medical, vision, and dental premium 
   payments/reimbursements
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

38 
 
8.4 Retirement 
 

8.4.1 Retirement Interfaces 
 
 

's 
99
10
 &
ay
 P
es
ire
t
Re

 
 
   
 
 
 
 
 
 
 
 

39 
 
 8.4.2 Retirement Members State Diagram 

 
 
 
   
   
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

40 
 
 8.4.3 Retirement Member Domain Diagram 
 

41 
 
 8.4.4 Retirement Domain Pension Calculation 
 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

42 
 
 8.4.5 Retirement Pension Calculation 
Pension benefit is calculated using these factors: 
 
1. Service credit = 
Years of service for each year or partial year worked at the District 
      + 
Redeposited years 
      + 
Purchased years 
     + 
Sick leave balance * 2 in hours converted to years 
     ‐ 
Leave without pay in hours converted to years 
 
2. Terminal Compensation 
Highest continuous 24 or 36 month’s salary (based on 1980 plan or 2013 plan) 
      Apply pension limits 
      Apply reciprocal pay 
     Apply work out of class + standby + shift pay + alone shift pay 
 
3. Determine retirement benefit factor for 1980 plan or 2013 plan (refer to Retirement 
Handbook) 

Pension for 2013 plan = Service credit * 2013 factor (based on age) * terminal compensation  
Pension for 1980 plan = 1980 factor (based on service credit and age) * terminal compensation  
 
 

43 
 
 8.4.6 Retirement Options 

 
 
 
 

44 
 
 8.4.7 Retirement Functional Business Requirements 
 
Retirement Data Management 
1  Member Records & Maintenance 
Maintain current and historical demographic data for all active, retired, terminated members, and 
   surviving beneficiaries. Historical data to be maintained for 100 years.  
   Accommodate multiple client defined ID numbers per participant.  
Maintain unlimited dependents (includes differentiating State Registered or EBMUD Registered 
   Domestic Partnership), beneficiaries including personal information and alternate contacts. 
Cross reference between dependent/beneficiary and retiree/employee records (shared families, 
   DROs, participant with multiple IDs). 
2  New Member Enrollment 
New members are manually enrolled in the appropriate retirement plan which is dependent upon 
the member completing a Member Reciprocal Self‐certification Form during onboarding.  If 
Retirement is a separate system, the proposed Retirement solution should have the ability to 
accept new members bi‐weekly. Staff should also have the ability to create a new member profile 
   manually. 
3  Beneficiary Collection and Maintenance 
EBMUD's current repository for beneficiary data is through a Third Party Benefits Administrator 
and by paper. Paper files are scanned to the imaging system. EBMUDERS would like the proposed 
solution to be the source of storing beneficiary data for active, vested, retired members, and other 
payees where staff can access data from one source. Beneficiary data should include beneficiary 
designated at time of retirement which may not be changed (except Option 1, see 8.4.6 
   Retirement Options). 
4  Power of Attorney/Special Needs/Conservatorship 
EBMUDERS' current system of record of all legal files pertaining to retirement is an Excel 
spreadsheet manually updated by staff. Legal documents received are routed through appropriate 
   staff for processing and scanned into the imaging system with the paper copy filed. The solution 
should accommodate tracking of Power of Attorney and legal documents with the ability to flag 
retirees/dependents associated with it. 
Pension Management 
5  Pension Calculations and Estimates 
The Retirement System uses an external application to process pension calculations and estimates. 
   The proposed solution should have the ability to calculate the benefits for unlimited Tiers and 
payment options. 
6  Retirement Contributions Management   

45 
 
 The Retirement System has one reporting employer that is responsible for providing employment, 
payroll, and recurring contribution information to EBMUDERS on a bi‐weekly basis. That 
information is processed then posted to the members' accounts. The new system must interface 
and/or provide required data extracts with the District's payroll system, maintain transaction 
   history, and have ability to provide file interface/reports allowing the system to update the payroll 
and Financial systems. The proposed solution must follow generally accepted accounting 
principles. The solution must be able to track pre and post‐tax contributions to support safe harbor 
provisions, purchases of service, redeposits of contributions, and posting of semi‐annual interest. 
For members with split tier membership, contributions for each tier should be tracked separately. 
7  Purchase of Service Credit (Buybacks) 
The proposed solution should provide ability to calculate a purchase of service contract, administer 
the collection of payment for the purchase, and finally grant the service to the member’s account. 
   Most purchases are through payroll deduction or through lump sum payment or rollover. System 
must also have the ability to accommodate pre and post‐tax contributions as payment for 
Purchase of Service and track which type of payment was used and amount of service purchased. 
8  Reciprocity 
The system is reciprocal with other California public pension systems. Reciprocity allows 
participants to qualify for a benefit with service from more than one a plan. System should have 
  
the ability to track reciprocal membership status and dates of service, status of responses from 
reciprocal agencies, service credit, final compensation, and vesting. 
9  Service Credit Tracking 
The proposed solution must have the capability to track and maintain service credit balances for all 
eligible employment types up to 60 years of service credit per individual. Purchase of or redeposit 
  
of service credit should be tracked as a separate balance as well as service credit for separate 
retirement tiers.   
10  Cost of Living Adjustments (COLA) 
Annually, EBMUDERS provides a cost of living adjustment. The proposed system must have the 
   ability to apply the COLA and COLA Bank to retirees and beneficiaries according to plan provisions. 
Must be able to prorate COLA in accordance with plan rules. 
11  COLA Bank Processing 
The proposed solution must have the ability to track and update COLA bank balances (see 
  
definition). 
12  Disability 
The proposed solution must support the disability process from initial request, to the tracking of 
required medical information, to the approval/denial of claim, and the initial setup of retirement 
  
payment, tracking of income, and medical re‐evaluations. Retroactive disability retirement 
processing may occur. 
13  Return to Work 
The proposed solution must have the ability to return a disability retiree or a terminated employee 
   to an active employee status and track employees who move from full‐time to intermittent/job 
share status and accumulate service credit accordingly. 
14  IRS 401(a)(17) Limitation 
   The proposed solution must accommodate IRS 401(a)(17) limits. 

46 
 
 15  IRS 415(b) Limitation 
   The proposed solution must accommodate IRS 415 limits and a 415 replacement plan.  
16  DRO and Court Orders 
The DRO and Court Order requirements outline the needs for processing court orders such as 
Domestic Relations Orders (DRO), support orders, and other court orders or similar documents. 
The proposed solution must have the ability to reflect court orders within benefit calculations and 
payments. System should have the ability to calculate split pensions based on time rule and ability 
   to calculate and apply split accounts. 
17  Garnishments  
The proposed solution must provide ability to support garnishment of pensions in accordance with 
  
court orders. 
18  Death Processing 
The system must have the ability to store date of death, process death benefits, set up survivors 
  
and beneficiary benefits (which may include retro processing for reported late deaths). 
19  Death Audit  
The Retirement System conducts continuous death audits through a third party vendor. 
Demographic information is provided to the vendor on a monthly basis.  
  
 
Describe how your solution handles death audits. 
20  Terminations and Refunds 
The Retirement System allows terminated, non‐retired (vested or non‐vested) members to receive 
a refund of employee contributions with interest through lump sum disbursement or direct 
rollover. Amount, type of disbursement, and date disbursed should be tracked. Terminated 
  
members with less than 5 years of service and no reciprocity should receive an automatic refund. 
Terminated members with more than 5 years of service should automatically be a vested member 
at time of separation. 
21  Retirement Payroll – Recurring and Non-recurring Payroll 
The requirements for retiree payroll should allow the system to integrate payroll into the proposed 
   solution to retirees, surviving spouses, beneficiaries. One time ‐payments also need to be 
accommodated.  
22  Annual Retirement System Member Statements 
At the conclusion of each calendar year, active and vested members are provided with a 
membership statement of their contribution balance plus interest. Annual statements should 
  
include service credit (including service extension credit if any), reciprocity, estimates, and plan 
membership (tier). 
23  Correction of Error 
If an error is discovered in the administration of the Retirement System, corrective action is made 
which may include crediting a member for underpayment or recouping overpayments (i.e. 
   enrollment in wrong tier, error in reimbursement of HIB payments) from member according to 
MOUs and Retirement Ordinance. Administrative users should have the capability to make 
retroactive corrections. 
Retiree Health Administration 
24  Health Benefits 

47 
 
 Most retirees are eligible to remain enrolled on a District medical plan and all retirees are eligible 
to enroll in one of the two retiree dental plans. Enrolled retirees’ transition to a Medicare 
coordinated plan when eligible for Medicare. Benefits for both actives and retiree population are 
managed by a third party benefits administrator. Demographic files are sent weekly to the benefits 
administrator. EBMUD accepts files from the Benefits Administrator monthly for retiree payrolls to 
   apply appropriate HIB earnings and premium deductions based on benefit elections.   
25  Health Insurance Benefit (HIB)  
Retirees may be eligible for a HIB reimbursement to help in offsetting the cost of health insurance. 
Eligible retirees are required to submit proof of coverage and payment on an annual basis to 
  
receive credit. Retirees may report changes to coverage throughout the calendar year. The 
proposed solution must administer eligibility for, and participation in the HIB program. 
Member Self-service 
26  Member Self-service 
The proposed solution should provide web‐enabled, self‐service functionality, ease‐of‐use to 
EBMUD users, and support single sign‐on functionality with other portals. Some of the same 
functionality required by administrative users is also applicable to functionality that must be 
   available on the employee portal that is accessible externally with single sign‐on capability.  
27  Online Calculator 
EBMUDERS provide their members’ access to an online retirement estimator. The proposed 
solution must include an estimator that can accommodate estimates for all retirement tiers and 
  
options. Members should be able to run as many different scenarios as desired through employee 
self‐service. 
Reporting 
28  State of CA Controller’s Report 
EBMUD is required to submit audited financial reports to the State Controller’s office annually. 
  
Content of data requested may vary year to year.  
29  Actuarial Reporting 
EBMUDERS provide the actuaries retirement census data for all members, retirees, and their 
   survivors on an annual basis. 
30  Global Reporting 
The proposed solution should provide ability to generate reports based on user‐selected values 
  
and have the ability to be generated to various file formats.   
Supporting Functionality 
31  Image Processing/Document Management 
The proposed solution should support imaging of both inbound and outbound communications. 
  
Describe how the proposed solution stores and manages documents including: 

   a) Mass extraction of files to be imported to imaging system 
   b) Can users see documents they uploaded?  
   c) Control which Admin users can see what type of documents 
32  Workflow 
   The proposed solution should support Workflow functionality across the entire organization. 

48 
 
 33  Audit and Security 
The proposed solution should support administering security, maintaining audit trail, and 
  
reporting. 
34  Customer Relationship Management 
The new system should provide the ability to track and summarize the various contacts made with 
members, retirees and other entities in the new solution. The intent of this required functionality 
  
is to ensure that staff can easily access and review the history of communications and contacts 
with members and retirees.  
35  Communications, Correspondences & Forms 
The proposed system should accommodate various methods of communication for all users and 
member including mass e‐mails, text messages, written correspondence management, etc. The 
system requires that member correspondence be produced from the respondent’s solution and 
   pre‐populated with the appropriate employee data. The system requests that respondents provide 
predefined letters as part of the scope of the project as well as pre‐filled forms and blank 
templates. In response to this section please include a brief narrative describing how 
correspondence and forms are maintained and produced in the new solution. 
 

8.4.8 Retirement Handbook 
 
See Attachment 2 (Retirement Handbook) 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

49 
 
8.5 Timekeeping (ETS)   
 

8.5.1 ETS Interfaces

 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

50 
 
 8.5.2 ETS Functional Business Requirements 
 
1  Time Entries 
System should accommodate as many timecodes as the business deems necessary with 
   variation in rules, limits, and eligibility of different leaves based on workgroup and 
employee status. Provide quick data entry. Errors and warning messages. 
Provide up‐front or real‐time validation of hours worked and leave usage with variation 
  
in rules and limits based on workgroup and employee status. 
Allow timesheet corrections ‐ ability to recall timesheets prior to approval or notice of 
  
rejection from supervisor. 
   Provide ability to enter mass/bulk time sheet entries or corrections 
2  Employee/Manager Self-service 
The proposed solution should provide web‐enabled, self‐service functionality, ease‐of‐
use to EBMUD users, and support single sign‐on functionality linking to other portals. 
   Some of the same functionality required by administrative users is also applicable to 
functionality that must be available on the employee/manager self‐service portal that is 
accessible externally with single sign‐on capability.  
3  Financial Coding Integration 
Allow employees to charge work time to specific financial activities, currently projects 
  
and programs.  
The projects and programs should be created in the financial system and interfaced with 
   timekeeping. Maintenance of projects and programs should be automated to remove 
obsolete or inactive projects and programs. 
   Interface (may be necessary) with new HRIS system if separate. 
4  Job Injury & Light Duty Tracking 
Track job injury and light duty by occurrence. Each occurrence is subject to EBMUD's 
  
Worker's Compensation rules.  
Although, we want the ability to accommodate unlimited time codes, please explain how 
your solution uses time codes especially for job injuries and light duty tracking. 
Currently, we have a separate code for each occurrence and we are reaching a maximum 
   job injury and light duty injury code assignments. How does your solution track job 
injuries without a new time code? Possibly a combination of job injury with other 
identifying data. We currently track 35 different time codes for job injury and 35 
different time codes for light duty. 
5  Leave Management 
   Manage leave requests and approvals through employee and manager self‐service. 
Manage special leaves such as administrative leave, birthday leaves, floating holidays, 
  
etc. 
Employees who work regular hours on Holidays, or who are off on their compressed day 
 
when a holiday occurs, may bank the holiday hours as vacation for future use. 
6  California SDI/Paid Family Leave/FMLA 
Participant of SDI/PFL may coordinate paid leave with SDI/PFL payments after 
  
exhausting all sick leave coordination. 

51 
 
 All FMLA eligibility and tracking is currently being done in ETS by running reports 
   (predetermination, eligibility, and tracking of FMLA hours used in 12 month rolling 
period) 
7  Pay Premiums 
Validate Work out of Class time entries and apply appropriate premium pay according to 
  
job classifications and business rules. 
Track and accumulate Work out of Class hours and set maximum hour limitations for 
  
each calendar year. 
   Accommodate Shift Premiums, On call Pay, Standby Pay, etc.  
8  Integration or Interface 
   Support multiple calendar types such as payroll calendar and calendar year. 
   Support multiple payroll calendars, cycles, pay periods, holidays, etc. 
Integration with the HRIS, financial, enterprise database, and multiple work order 
  
systems. 
9  Vacation Sellback 
Employees may choose to sell back a maximum of 120 hours of vacation leave in 1 hour 
   increments to the District across the payroll calendar year by reporting hours to be sold 
within the Electronic Timekeeping System using a specific timecode.  
Supporting Functionality 
10  Workflow 
The proposed solution should support Workflow functionality across the entire 
organization.                                                                                                                                           
• Unlimited configurable workflows 
  
• Customizable for process needs 
• Multiple levels of electronic approvals 
• History of all completed and in process workflows 
11  Audit and Security 
The proposed solution should support administering security, maintaining audit trail, and 
  
reporting. 
12  Reporting 
Supervisors and administrators have the ability to generate reports for tracking and 
   auditing purposes. 
13  Equipment and/or Fleet Vehicles 
EBMUD currently tracks equipment and/or fleet vehicle usage by an employee within 
ETS and charges to their appropriate department or budget unit. If available, provide a 
   description of how your solution will support this function.   
 
 
 

8.6 HRIS/ETS Time Codes and Business Rules by Unions 
See Attachment 3 (Time Codes and Business Rules by Union) 
 
 

52 
 
  
 
 
 

8.7 Glossary 
 
Term  Full Name   Meaning  System 
Before 1986 all contributions were 
pre‐taxed, taxes do not have to be 
12/86 balance ‐ safe 
Safe Harbor  paid on contributions if monies have  RET 
harbor 
already been taxed (Accounting 
tracks in MISC Retirement) 
No longer in use ‐ all Members have 
retired. The combination plan started 
in 1980, people who have been here 
more than 20+ years will likely have 
this plan, ex: In 1980, a person who is 
57 years old changed their plan and 
decided to switch over to 1980 plan 
1955/80  1955/80 Plan  RET 
(which went into effect at the time, 
people who were here before 1980 
switched over to the new 1980 plan), 
people with this plan usually have 
richer pensions. Service prior to 
8/1/1980 is worth 2.82% of terminal 
compensation. 
Hybrid plans between the 1980/1955 
plan. 1955 Plan members who 
elected to join the 1980 Plan in 1990. 
1955/90  1955/90 Plan  Service prior to 1/1/2000 is worth  RET 
2.82% of terminal compensation. 
Subsequent service is based on 
2.60% of terminal compensation. 
Retirement tier effective in 1980 ‐ 
12/31/2012. Members who joined 
1980 Plan  1980 Plan  the Retirement System on 1/1/1980  RET 
or before 1/1/2013. 2.60% of 
terminal compensation. 
Cal PEPRA ‐ retirement tier effective 
01/01/2013. Members who joined 
the Retirement System 1/1/2013 and 
2013 Plan  2013 Plan  RET 
after and who have no prior 
membership in a CA public pension 
plan. Max formula 2.5% of at age 67. 
401(a) Deferred  Defined pre‐taxed contributions 
401(a)  HRIS 
Compensation Plan  based on representation. Employees 

53 
 
 have 30 days to enroll when first 
eligible. If rehired within 2 years, 
former election is reinstated. 
Annual compensation limit for each 
401(a)(17)  IRS Section 401(a)17  RET 
employee under a qualified plan. 
Employees may contribute pre‐tax 
401(k) Deferred 
401(k)/401(k) Roth  and post‐tax contributions to 401(k)  HRIS 
Compensation Plan 
account. 
Federal tax policy that limited the 
maximum annual amount that the 
Retirement System can pay to a 
415 Process  415(b) Limitation  retiree from pre‐tax contributions.  RET 
Highly compensated retirees have 
part of their pension paid out of 
Retirement and Board funds. 
Employees may contribute pre‐tax 
contributions to 457(b) account. 
457b Deferred 
457(b)  Distributions prior to attaining age 59  HRIS 
Compensation Plan 
1/2 when separated are not subject 
to tax penalty.  
Consultant that gathers pension 
data, analyzes and values the cost of 
Actuary  Actuary  operating, writes report, and decides  RET 
how much money that needs to be 
contributed to retirement system. 
Regular full‐time Managers and 
Supervisors who are not eligible for 
overtime pay receives 7 paid 
Admin Leave  Administrative Leave  ETS 
administrative leave days per payroll 
calendar year but is prorated if hired 
after September 30th.  
Premium for working alone, 
Alone Shift Premium 
Alone shift premium  compensation for working without  ETS/RET 
(ASP) 
manager/supervision 
Defines whether a position is 
Appointment 
Character  probationary, civil service,  HRIS 
Character 
management, etc. 
Defines whether a position is term or 
Appointment Type  Type  continuous (i.e. TC, LT, LT or TC  HRIS 
backfill) 
Someone who gets survivor benefit 
Beneficiary  Beneficiary  from the pension plan, may be lump  RET 
sum or continuance or a combination 
Hours tracked that includes earnings 
Career Service 
Career Service Hours  such as overtime and sick leave sell  HRIS 
Hours 
back. 
Civil Service  Civil Service Status  The status of an employee who  HRIS 

54 
 
 occupies a full‐time Regular or Less‐
Than‐Full‐Time Regular position and 
has completed probation in that 
classification.  Once achieved, the 
employee retains Civil Service status 
in the District even during an 
appointment to another non‐Civil 
Service District position. 
COLA is received every year and is 
based on CPI‐U (consumer price 
index‐ all urban). Limitations 3% ‐ 5% 
Cost of Living 
COLA  maximum. Shall not exceed 3% if ERS  RET 
Adjustment 
is less than 85% funded, and shall not 
exceed 5% if ERS funded more than 
85%. 
COLA increases shall not be more 
than 3% if assets (pension benefit 
obligation) are less than 85% funded.  
For those years where CPI is above 
Cost of Living  3%, the excess amount is set aside as 
COLA Bank  RET 
Adjustment Bank  the COLA bank amount. For years 
that the CPI is under 3% and the 
pension recipient has a COLA bank, 
the difference will be withdrawn 
from the COLA bank.  
Employees may elect to receive 
compensatory time off to be used in 
the future rather than overtime pay. 
Compensatory time hours are 
Comp Time  Compensatory Time   HRIS 
recorded as straight time but the 
employee is credited 1.5 hours of 
credit for each hour of time being 
banked. 
A change of an employee from a 
position in one class to a position in 
Demotions  Demotions  another class having a lower monthly  HRIS 
salary whose top step or control 
point is at least 2.75% lower. 
Dependents eligible to be covered on 
Dependent  Dependent  HRIS 
a District medical plan. 
Automated Clearing House ‐ allows 
Direct Deposit  ACH ‐ Direct Deposit  for transfer of funds directly into the  PAY 
employee's bank account. 
Due to an illness or injury that 
Disability  renders the employee unable to do 
Disability Retirement  RET 
Retirement  the essential functions of their job 
and has 8 years of membership. Can 

55 
 
 apply for and receive disability 
retirement. May be reciprocal with 8 
years of service to disability retire as 
well. 
This applies when a divorce occurs 
and it is decided a defined benefit 
Domestic Relations 
DRO   pension split is needed. There must  RET 
Order 
be a court order to finalize the spilt 
of the pension.  
EBMUD’s retirement system. 
Relevant retirement data such as 
pensionable compensation (regular 
pay, WOC, standby, shift, alone pay, 
LWOP) and retirement contributions 
East Bay Municipal  are calculated and accumulated 
Utility District  during payroll processing. For term‐
EBMUDERS  PAY 
Employees' Retirement  vested retirees, this information is 
System  used by the Retirement office to 
determine their pension and gross 
monthly income at his/her time of 
retirement.  Retirement feeds this 
information back to Payroll for 
payroll processing for Retirees. 
Salary changes outside of the normal 
salary programs to remedy salary 
Equity Adjustments  Equity Adjustments  issues resulting from MOU changes.  HRIS 
See range increase and range 
reduction.   
FIS is the financial reporting system 
Financial Information  that records the cost associated with 
FIS  HRIS/ETS 
System  labor and non‐labor costs incurred by 
EBMUD. 
An option in the Staffing Plan that 
allows one position to be filled by 
Flex Staff or Flex  two or more different classifications, 
Flexible Staffing  HRIS 
Position  not necessarily in the same class 
series. A position may also have the 
appointment type flexed. 
Federal, State, and local 
FLSA  Fair Labor Standards Act  governments minimum wage and  PAY 
overtime standards 
Annual salary increase based on 
GSI  General Salary Increase  negotiated contracts for active  HRIS 
employees. 
Reimbursement towards health 
Health Insurance 
HIB  premiums during retirement.  RET 
Benefit 
Retirees get 25% of maximum for 

56 
 
 each 5 years of service. Monthly 
nontaxable reimbursement applied 
to pension payment.  
Maximum eligible health insurance 
benefits reimbursement. Benefit of 
HIB Limits  HIB Limits  RET 
$450 max for single or $550 max for 
married retirees. 
Reimbursement for District retiree 
HID  Health Insurance Dental  dental premiums applied with  RET 
monthly pension. 
Reimbursement for District retiree 
Health Insurance 
HIM  medical premiums applied with  RET 
Medical 
monthly pension. 
Reimbursement for non‐District 
health premiums given retiree 
HIO  Health Insurance Other  provides proof of coverage on an  RET 
annual basis to receive 
reimbursement. 
Employees who work more than 50% 
but less than 100% of a full‐time 
Intermittent (INT)  Intermittent  position. Retirement service is  HRIS/RET 
calculated manually according to 
hours worked.  
Two employees who share one 
position on a 50/50 basis. Retirement 
Job Share (JS)  Job Share  HRIS/RET 
service is calculated manually 
according to hours worked.  
Legacy  Legacy  1980 Plan or prior plans  RET 
Provides additional payment for 
LIA  Low Income Adjustment  RET 
those with low income. 
Positions which are intended to 
augment regular District staff in 
accomplishing extra work or other 
operational programs and activities 
Limited Term (LT)  Limited Term  HRIS 
of a limited duration.  LT positions 
are limited to two (2) years unless 
extended to a maximum of four (4) 
years. 
Participant may request for a loan 
Loan Provisions  Loan Provisions  from 401k and 401a plans with  RET 
conditions and limitations. 
Unpaid leave not subject to 
LWOP  Leave Without Pay  RET 
retirement service. 
Someone who has Membership in 
Member  Member  RET 
EBMUDERS 
Minimum Required  Employees may contribute money 
MRD   RET 
Distribution  pre‐tax, IRS rules dictate unless 

57 
 
 person still working must start taking 
money out at age 70.5, if you aren't 
working or taking out pension, you 
must take money out. Applies to 
both DC and DB plans. 
Member of retirement system with 
Non Vested  Non Vested  less than 5 years of service and has  RET 
no reciprocity. 
Checks or payment advices 
Off‐Cycle Check/Advice 
Off‐Cycle  generated outside of scheduled  PAY 
Run 
processing times. 
At retirement, a Member can choose 
from five different payment streams 
Option  Option  RET 
depending on whether they want to 
provide a benefit for another person. 
ORG  Organization  Also known as budget or work unit.  HRIS 
Work which is no more than 832 
hours per payroll year unless 
extended up to a maximum of 1000 
Part‐time  Part‐time employment  HRIS 
aggregate hours by authorization 
from the Manager of Human 
Resources. 
The benefit calculated based on 
Pension  Pension  RET 
service, age and formula (Tier). 
Pensionable  Pensionable  Compensation which is usable for 
RET 
Compensation  Compensation  retirement calculations. 
Looking at service, earnestly without 
Pensionable Service  Pensionable Service  pay, service is used to calculate  RET 
estimated monthly benefits.  
California Public  2013 Plan ‐ anyone who joined new 
PEPRA  Employees' Pension  public retirement system after  RET 
Reform Act (AB 340)  1/1/13. 
Formal documents that 
retrospectively record employee 
performance and achievements 
during the appraisal period. They 
Performance  communicate their supervisor’s 
Performance Appraisals  HRIS 
Appraisals  assessment of employee 
performance including areas in which 
an employee is performing well, and 
areas in which improvement is 
needed. 
Formal documents that help 
establish and communicate 
Performance Plans  Performance Plans  responsibilities, accountabilities, and  HRIS 
performance expectations for 
employees. 

58 
 
 A position may be full‐time or less 
than full‐time. Every position has a 
unique control number and a 
Position   Position  HRIS 
classification assigned to it. A 
position's classification is called it 
allocation. 
To modify an already existing 
position, verify the position number.  
If the position is occupied, incumbent 
data will be affected.  After any 
Position (Modify)  Position Modify  HRIS 
modifications to an occupied 
position, immediately verify and/or 
update the employee’s job data 
pages. 
Defines whether a position is regular 
Position Character  Reg/temp  full‐time, part‐time, intermittent, or  HRIS 
job share. 
Generated file provided to banks 
Positive Pay  Positive Pay File  with list of authorized checks ‐ fraud  PAY 
detection. 
Additional pay entered through ETS ‐ 
Additional Pay ‐ 
Premium Pay  WOC, shift premium, alone shift  PAY 
Premium Pay 
premium.  
Employees hired in a permanent 
position but have not obtained Civil 
Probation or  Probation or 
Service Status. They must complete  HRIS 
probationary period  probationary period 
and pass a probationary period of 6 
or 12 moths. 
The status of an employee who has 
been appointed to a regular position 
from an open eligible, internal 
Probationary  Probationary  eligible, reinstatement, 
HRIS 
Employment  Employment  reemployment preference or 
demotion list, but who has not yet 
completed probationary period in 
the position. 
A change of an employee from a 
position in one class to a position in 
Promotion  Promotion  HRIS 
another class having a higher salary 
range. 
This applies when a divorce occurs 
and it is decided a pension split is 
Qualified Domestic  needed. There must be a court order 
QDRO  RET 
Relation Order  to finalize the split of the pension. 
Applies to deferred compensation 
plans. 
Range  Salary Range  The designated minimum to  HRIS 

59 
 
 maximum salary for any applicable 
job classification on the salary 
schedule that includes the monthly 
salary steps in dollars. A salary range 
will normally include between three 
and six steps. 
When the salary range of a job 
classification is increased, the salary 
rate of any employee in that job 
Range Increase  Equity Adjustment  HRIS 
classification will be adjusted based 
on the new rate not to exceed the 
new maximum step of the range. 
When the salary of a job 
classification is reduced, or when the 
reclassification of a position results in 
a demotion, there will no decrease in 
the current salary rate of an 
incumbent. An incumbent below the 
maximum of the new range will 
receive scheduled increases at the 
Range Reduction  Equity Adjustment  HRIS 
appropriate time, based on the 
established steps for the new salary 
range. An incumbent above the 
maximum of the new range will 
receive no further increase until the 
maximum step of the new salary 
range exceeds the actual rate being 
received. 
The change in the assignment of a 
Reallocate  Reallocation  position from one class to another  HRIS 
existing class or to a new class. 
Movement of an employee from one 
positon to another position within 
Reassignment  Reassignment  HRIS 
the same job classification, without a 
change in status or salary. 
Agreement between many public 
retirement systems in CA that allows 
movement from one public employer 
to another, within a specified time 
limit without losing valuable 
retirement rights and related 
Reciprocity  Reciprocity  RET 
benefits. As long as you leave to 
another reciprocal employer within 6 
months with no overlap in service. If 
the duration between reciprocal 
employers is more than 6 months, 
you will have no reciprocity. An 

60 
 
 employee can combine years of 
service from two reciprocal systems 
to meet minimum service 
requirements to qualify for 
retirement. The highest final average 
salary at either system is used to 
calculate pension. 
When a person is rehired and 
previously worked for district ‐ and 
took a cash‐out, they can redeposit 
Redeposit of Service 
Redeposits  their funds, or roll funds from  RET 
Credit 
deferred comp plans. They have 8 
years to repay, and must pay 
interest. 
The re‐appointment of a former Civil 
Service employee to a position in 
Reinstatement  Reinstatement  HRIS 
his/her former Civil Service 
classification. 
Election for retirement board ‐ 
Retirement Board  Retirement Board  Members consist of two actives and 
RET 
Elections  Elections  one retired member who are elected 
for 2 year terms each. 
Hours that count toward an 
Retirement Credit  Retirement Service 
employee’s retirement pension  HRIS 
Hours  Credit 
calculation. 
The law under which the pension 
Retirement 
Retirement Ordinance  operates along with CA state laws  RET 
Ordinance 
and the Mud Act. 
Retirement eligible service as a 
Retirement Service  Retirement Service  member of EBMUDERS retirement  RET 
system.  
Safe Harbor  Safe Harbor  See 12/86 Balance  RET 
Service credit hours are those that 
count toward increases in accruals 
Service Credit Hours  Service Credit Hours  and toward years of service award.  HRIS 
Does not include overtime and a few 
other earnings. 
Sick leave accrual in excess of 1040 
hours. Service extension is doubled 
and added to service credit at time of 
Service Extension  retirement. If an employee decides 
Service Extension Credit  HRIS/RET 
Credit  to cash out their sick leave when 
retiring, any service extension 
balance is also cashed out at half the 
balance. 
Service Purchase  Purchase of Retirement  Allows Members to purchase service:  
RET 
(Buy back)  Service   if hired as Limited Term (LT) or 

61 
 
 Temporary Construction (TC) and, 
were immediately appointed to a 
probationary position. Must request 
cost estimate within 90 days and 
purchase within 30 days after receipt 
of estimate.  You may purchase 0%, 
25%, 50%, 75% or 100%, and repay 
within 8 years. 
Premium pay, which applies to 
situations where scheduled work 
Shift pay  Shift Differential Pay   ETS/PAY 
takes place at times other than the 
normal District workday.  
Sick leave is doubled at retirement 
and added to service or cashed out at 
Sick Leave  Sick Leave  half value. Vested members may not  PAY/RET 
cash out sick leave at time of 
retirement. 
An executive summary of the 
number and kind of positions and 
Staffing Plan  Staffing Plan  HRIS 
classifications authorized for each 
organization. 
Employees assigned to be on call 
during non‐working hours shall 
Standby  Standby  PAY/RET 
receive a premium of 25% of base 
pay during the standby period. 
One of the established salary rates in 
a salary range. The difference 
between steps within the same range 
Step  Step  HRIS 
is approximately 5%. The difference 
between consecutive salary range 
levels is approximately 2.5%. 
When an employee receives a step‐
to‐step increase in pay. From Step 
One the first increase occurs at 6 
months and then annually thereafter 
Step Increase or  until the top step is achieved. Not all 
Salary Step Increase  HRIS 
Step Advancement  job classifications start at Step One. 
From Step Two or higher, the first 
increase occurs after 12 months and 
annually thereafter until the top step 
is achieved. 
Additional pay entered through 
PeopleSoft ‐ Language premium, 
Additional Pay ‐  walk or bike to work, NDE, cell 
Stipends  PAY 
Stipends  phones, certifications, vacation 
donations, HIB, pay for performance, 
comp time buy back, vacation buy 

62 
 
 back, etc. Can be one‐time or 
recurring. 
Beneficiary for Options 2, 3, or 4 
designated at time of retirement and 
Surviving  may only be one individual who will 
Surviving Dependent  RET 
Dependent  be paid a monthly lifetime benefit at 
time of retiree's death. Beneficiary 
designation is irrevocable.   
Retiree and spouse/State Registered 
DP needs to be married/registered 
before retirement and 
Surviving Spouse  Surviving Spouse  RET 
married/registered at least one year 
prior to death of retiree for spouse to 
be eligible for a monthly benefit  
The T&L system integrates with the 
Electronic Timesheet System (ETS) 
and is a component of the HRIS 
system. ETS is EBMUD’s in‐house 
T&L  Time and Labor System  developed timekeeping system that  HRIS 
records an employee’s hours worked 
by time, day, earnings code and job 
code and contains the preprocessor 
(Business rules, validation rules, etc.).  
Temporary Six Months  An appointment no longer than 6 
TEMP6  HRIS 
Employment  months in a 12 month period. 
Positions which are of a limited and 
specified duration, typically 
Temporary 
Temporary Construction  associated with public works projects  HRIS 
Construction (TC) 
and facilities.  TC positions may 
extend for the life of the project. 
Terminated employee with at least 5 
years of service or establishing 
Term Vested  Terminated Vested  reciprocity regardless of years of  RET 
service. Eligible to remain vested 
member of retirement system. 
24 months highest average pay, 
Terminal 
Terminal Compensation  PEPRA (is capped) 36 months highest  RET 
Compensation 
average pay subject to limit. 
EBMUD's Retirement System has 
three tiers: 1955/90, 1980 (Legacy), 
Tier  Tier  and 2013 (PEPRA). Each tier has a  RET 
different formula associated with 
calculating the retirement benefit. 
Benefits Allowance ‐  Additional pay for the purchase of 
Uniforms and Safety 
Uniform and Safety  uniforms, safety shoes, and glasses  PAY 
Shoes 
Shoes  for qualified employees. 
Vested  Vested  At least 5 years of service or working  RET 

63 
 
 and age 65 or over, and/or reciprocal 
with 5 years of combined service.  
When an employee is assigned to 
temporarily replace another 
employee in a higher classification or 
to perform the full range of duties 
required for a particular assignment 
WOC  Working Out of Class  of a higher classification, he/she shall  ETS/RET 
be paid the lowest step of the higher 
classification or at least 5% 
whichever is greater for such work. 
Hours worked shall not exceed 480 
hours in a payroll year.  
If a vacancy is anticipated (i.e. 
upcoming retirement or difficult to 
fill positions), a department may 
request to fill the position prior to it 
being vacated for transitional 
Workforce  purposes. Workforce transition 
Workforce Transition  HRIS 
Transition  positions are limited to 10 at a time 
and are not funded. The person 
transitioning into the vacating 
position will hold a temporary 
position number until the permanent 
position is available. 
Management, Confidential, Local 
Workgroup  Workgroup  HRIS 
444, 2019, 21, Officer, etc. 
The freezing of a salary of an 
employee who is receiving a salary 
above the salary schedule for his/her 
job classification or above prevailing 
Y‐Rating  Y‐Rating  wage. The salary remains frozen until  HRIS 
the salary matches the salary 
schedule at which time the employee 
becomes eligible for future salary 
increases as they occur.  
 

64