DIANA ROSERO CORTES

EVIDENCIA 3. Documento “Paralelo Clases de Documentos”

CLASES DE DOCUMENTOS
Un documento es un soporte físico, que por su alcance informativo prueba o acredita
una cosa en funciones por instituciones públicas, privadas o personas naturales o
jurídicas, motivo por el cual los profesionales de la documentación procuran
garantizar su conservación mediante el almacenamiento, con el objetivo de facilitar
su recuperación para su posterior consulta y toma de decisiones
Los documentos se pueden clasificar en base a la información que contienen:
Primarios: Que son los que se transmiten directamente de la opinión de quien los
realiza. Secundarios: son el resultado de haber tratado a los anteriores
documentos. Terciarios: que son los que surgen como resultado de tratar a los
secundarios.
Hay que resaltar que de los múltiples tipos de documentos encontramos:
Documento público: son los documentos producidos o recibidos por un funcionario
o ente del Estado. Documento privado: son aquellos documentos producidos o
recibidos por entidades privadas o personas naturales.
Muchas son las clasificaciones que se realizan con los documentos, pero se
considera al documento por su estructuración, es a la vez medio de comunicación
de información y conocimiento, de manera que su principal caracterización lo
configura en las siguientes dimensiones: su soporte físico o material, el mensaje e
información que conlleva y la facultad intrínseca de transmitir y difundir ese
conocimiento; de manera que a grandes rasgos se pueden identificar y resumir dos
clases de documentos.
 Documentos de archivos.
 Documentos electrónicos.

CLASES DE DEFINICION USO SIMILITUD DIFERENCIAS

DOCUMENTOS
Es determinado *Sirve para * Tiene el *El registro esta
por el lugar almacenar mismo objetivo acogido en un
donde se documentos de el cual es medio, cuya
encuentra toda importancia o mantener la información se
la información que se necesiten información hace accesible a
producida o ser almacenados organizada y través de
recibida por una para su uso en protegida, a fin símbolos
entidad pública o tiempo futuro. de que sea fácil implícitos en él.
DOCUMENTOS privada, en su localización *El contenido es
DE ARCHIVOS razón de sus en el momento inseparable de
de que sea
 actividades o *Almacena requerida la su medio o
funciones. documentos de información. soporte.
*Es una todo tipo. *Se debe *su valor
expresión *Hay que disponer de los probatorio se
testimonial de elaborar índices elementos mide por las
carácter y disponer de necesarios de características
autentico, grandes lugares equipo, espacio de autenticidad,
objetivo e de almacenaje e y personal para entre ellas la
imparcial, es igualmente de el desarrollo de firma.
interdependiente cuidados. la función *La lectura de un
ya que está * Permite el archivística. documento de
condicionado a registro, la *Igualmente se archivo
los demás. impresión y la deben crear (tradicional) es
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una empresa, información, lector agregue
con la finalidad tanto la que se nuevos
de apoyar las produce como contenidos a los
funciones de una la que se que ya están
administración y recepciona. establecidos en
ser útil como *Se realiza la el documento.
prueba, contando misma *El valor
con clasificación documental se
características documental. puede
de aspecto determinar por su
formal, de autenticidad,
contenido entre ellas por la
estructural, firma.
personal o de la *Los documentos
entidad que la se mantienen en
produce como: carpetas
carácter de tangibles, que se
objetividad, archivan en
integridad, archivadores.
interrelación,
fiabilidad y la
disponibilidad.
*Desgaste y
riesgos de rotura
o perdida por la
manipulación.
*Pérdida de
tiempo en la
búsqueda de
documentos.
*Se entiende *Es utilizado para *Transmiten *Recoge
como toda llevar a cabo una información y información en
información administración sirven como un medio cuyos
generada, de todos aquellos evidencia de las símbolos solo
enviada, documentos gestiones pueden ser
recibida y importantes desarrolladas a leídos por un
almacenada o escritos en papel, través de sus ordenador.
acumulada por pero diferentes *Su contenido
DOCUMENTOS los medios reemplazados en formas de puede ser
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También se electrónicos para ejercicio de las soporte original,
encuentran su conservación funciones para ser
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archivo que rápido y fácil documentos por el que se
cumplen su acceso a la electrónicos y cambia de
acción durante información. los de archivo soporte es la
todo el ciclo vital *Controla el cumplen su obsolescencia de
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como lo son los información por todo el ciclo vital el avance de la
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medida de grandes de estos
autentificación. cantidades de documentos
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con atributos de de tender lo que tiempo que se
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por nosotros en documentación según que
el pc. extensa. soporte sea.
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documentación electrónicas o
extensa en virtuales y se
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electrónicos. digitales.
*Guarda una *La autenticidad
copia de del documento
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