Qué entendemos por Sistema de Información (SI) de una empresa?

Punto de vista del

negocio.
En este artículo y los subsiguientes, estudiaremos con detalle algunos conceptos que son
ampliamente usados, pero que son también a menudo mal entendidos o confundidos. Y lo
haremos porque estos conceptos formarán la base de nuestra estructura de pensamiento para
empezar a comprender el rol de los sistemas de información, para más adelante hablar de la
tecnología inherente a ellos.
Es importante aclarar que estos conceptos serán tratados siempre desde el punto de
vista empresarial, es decir, describiendo su rol activo en la consecución de los
objetivos del negocio.
Primero entonces, analicemos qué es un Sistema de Información:
La visión más intuitiva del SI de una empresa se obtiene simplemente observando cómo la
información fluye de una parte a otra de la misma, y entre ella y su entorno. Desde que un
cliente ingresa al local, hasta que sale de él (con o sin el producto o servicio deseado), se
genera un movimiento de información que más o menos esta dado por los siguientes
eventos y flujos: pedido del cliente; el vendedor genera el pedido y manda una copia a
almacén para ser servido (probablemente chequea que el cliente tenga crédito); en almacén
se comprueba que exista en stock y, de ser así, lo asigna al pedido; se prepara un recibo y se
adjunta al pedido y se remite a facturación; facturación genera la factura de acuerdo a las
condiciones de venta, etcétera, y se origina el envío o entrega en el momento.
Toda la información recolectada, elaborada, distribuida y almacenada (datos de los clientes,
proveedores, productos vendidos), junto con los procesos que manipulan dicha información
(generar un pedido, enviar una copia a almacén, etc.) conforman el SISTEMA DE
INFORMACIÓN de la empresa. Pero para cerrar la idea, por supuesto, debemos hablar
también del objetivo que persigue dicho SI. Su objetivo es entonces, el de apoyar los
procesos de toma de decisiones necesarios para desempeñar las funciones de negocio de la
empresa de acuerdo con su estrategia.
El SI es entonces, un sistema más, de la misma categoría que otros más tradicionales, como
el sistema de planificación, el de control, etc.
Desde una perspectiva general, las estrategias adoptadas, dan lugar a actividades de
planificación, diseño y ejecución de acciones para conseguir objetivos y acciones de
control. Pero “diseño y ejecución de acciones para la consecución de objetivos” puede
desdoblarse en:
- acciones comerciales
- acciones en área de producción
- acciones financieras
- acciones sobre sistemas de información, etc.
(Ejemplo hipotético: El objetivo perseguido es el de aumentar las ventas de un producto
“X” en un 10% en los próximos 5 meses. Dentro de las acciones comerciales podemos
incluir publicidad, promociones u otras. Dentro de las acciones correspondientes a SI puedo
establecer que el sistema me arroje semanalmente el porcentaje de crecimiento de ventas de
ese producto y establecer así cuan cerca o lejos se está de la consecución de dicho objetivo)
Demos entonces una definición formal:
“Un SI es un conjunto formal de procesos que, operando sobre una colección de datos
estructurados en función de las necesidades específicas del negocio, recopila, elabora y
distribuye la información necesaria para la operación de la organización y para las
actividades de dirección y control correspondientes, apoyando, al menos en parte, los
procesos de toma de decisiones necesarios para desempeñar las funciones de negocio
de la empresa, de acuerdo con su estrategia.” (1)
Observemos que esta definición se centra en el para qué del SI, y no en el cómo. Y
establece que las necesidades de información en tiempo, forma y lugar serán satisfechas por
el SI para que los responsables de tomar decisiones, lo hagan con el mayor conocimiento de
causa posible y para que las acciones correctivas se lleven a cabo en el momento oportuno.
Es así como, en ocasiones, la propia estrategia de negocio puede contar con un SI
como parte activa de la misma, de modo que el SI podría utilizarse como herramienta
para conseguir ventajas competitivas.
Ahora, quién responde entonces al cómo del SI?. La Tecnología de la Información es la
respuesta.
Pero antes veamos qué es tecnología:
Desde un punto de vista restringido, la tecnología se percibe como tecnología física,
relacionada con la mecanización de los medios de producción de bienes y servicios, y el
reemplazo del esfuerzo humano. Dicha perspectiva resulta evidentemente mecanicista, pues
subraya las manifestaciones visibles de la tecnología a través de aparatos y procesos de
automatización. Este punto de vista que sólo asocia los artefactos físicos con la tecnología
se puede entender en el sentido que se trata de su manifestación más obvia.
Si ampliamos el enfoque, se debe tomar también en cuenta que está implícita la aplicación
del conocimiento. Así, tenemos procedimientos, metodología, organizaciones, etc. Al
respecto, resulta clara la siguiente definición de tecnología de Kast y Rosensweig (1988):
“Tecnología es la organización y aplicación de conocimiento para el logro de fines
prácticos. Incluye manifestaciones físicas como las máquinas y herramientas, pero
también técnicas intelectuales y procesos utilizados para resolver problemas y obtener
resultados deseados”.
La tecnología es por tanto, ciencia aplicada a una técnica determinada.
La TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN (TI) es aquella tecnología que soporta las
funciones de un SI. Ésta, dado que está aplicada a los sistemas de información, se
denomina también “Informática”.
Debemos forzosamente hacer una implicación de estos dos últimos conceptos, y es que la
Informática no está necesariamente ligada a las computadoras. Hoy por hoy, la
computadora ha pasado a ser una herramienta importante para el tratamiento de la
información, pero dentro de no muchos años, puede que sea otra la herramienta utilizada, y
la tecnología que lo haga posible, seguirá siendo la informática.
Es así como la conclusión a la que debemos llegar, es que el SI de una empresa es parte
integrante del conjunto de sistemas que conforman la estructura de la organización, y que la
TI proporcionará soluciones claras a problemas que se presenten en la implementación de
dicho sistema de información.
Un ejemplo final está dado por el correo convencional y el electrónico: el sistema de correo
no es nuevo, pero con la aplicación de nuevas tecnologías, el correo electrónico - con todas
las ventajas que esa tecnología ha traído - es hoy en día un medio de comunicación que está
suplantando poco a poco, pero no definitivamente, al convencional.
Pero la tecnología, ¿es siempre aplicable, es siempre necesaria, es siempre deseada? Esa
respuesta intentaremos darla en nuestra siguiente edición.
(1) Del libro “Estrategia y sistemas de información” Andreu-Ricard-Valor, Editoral
McGraw-Hill