Visión de Conjunto

La falta de organización está perjudicando tu

capacidad de tener enfoque.
Hay que aclarar esto ahora en el principio, ya
que puedes creer que tienes problemas para
mantener tu atención y concentración en lo
que es importante.
. Ve si encajas en alguna de ellas:
• No saber por dónde empezar (sino conozco)
• Mucho tiempo planificando, poco tiempo
ejecutando (hay veces)
• empezar varias cosas… y no acabar
nada(terminar a medias)
• Ansiedad y frustración al pensar en las
diversas actividades
acumuladas(irresponsabilidad)
¿Puedes entender lo que hay en común?
Es la falta de organización que dificulta la
capacidad de logro.
Lo peor es cuando la falta de organización
alimenta creencias limitantes. Las víctimas de
 la desorganización empiezan a creer que no
tienen capacidad para concentrarse o para
enfocarse.
Descubrirás hoy que también eres capaz de ser
una persona organizada.
Mi nombre es Seiiti Arata y soy el fundador de
Arata Academy.
¡Vamos a empezar!
1. Una cosa a la vez
En este momento estás leyendo este Mini
Libro., solamente eso. Mantén tu
concentración, la lectura no tomará más de 7
minutos.
Si comienzas a pensar en otras cosas,
responder a mensajes, contestar llamadas
telefónicas o cualquier otra actividad, tu
concentración se dividirá y vas a tomar más de
7 minutos para terminar la lectura.
Por favor, detente por un momento. Y haz el
razonamiento para responder a la siguiente
pregunta:
—¿Cómo puedes estar absolutamente seguro
de que permanecerás con total atención en la
lectura de este material hasta el final?
Haz lo que haya que hacer: cierra las puertas;
pon el teléfono en modo silencioso (o modo
avión); modifica tu entorno para terminar la
lectura; usa la palabra NO cuando sea
necesario para rescatar el control de tu
tiempo y prioridades.
2. Establece los tres principales objetivos de tu
día
Cada día, escribe las tres actividades más
valiosas que necesitas completar. Deja lo
demás para realizarlo en el tiempo restante.
Puedes escribirlo en un papel o teléfono móvil
/ ordenador. Por favor, toma cinco minutos al
día para realizar esta evaluación.
Puede ser que las primeras veces sea un poco
difícil elegir sólo tres actividades
(especialmente si eres el tipo de persona que
tiene docenas y docenas de compromisos).
 Con la práctica, vas a ser mejor en la
evaluación de cuál es la prioridad de cada
tarea, y ser capaz de elegir cuáles son las tres
actividades que merecen estar en la lista para
recibir tu enfoque.
3. Simplifica
Desperdicias mucha vitalidad con una vida
desorganizada. Cuanto más objetos y
compromisos, mayor es la complejidad y la
necesidad de manejar todo.
Deja de perder tiempo y energía tratando con
cosas innecesarias.
Puedes aumentar tu nivel de autocontrol y
fuerza simplemente deshaciéndote de
elementos innecesarios. Descarta los
documentos y la correspondencia que guardas
para leer “uno de estos días”. Deshazte de
objetos que “puedes necesitar en el futuro.”
Se inteligente: evita la llegada de basura en tu
vida. En vez de dejar tanta basura llegar y que
necesite organización, crea una barrera y
selecciona si algo debe entrar en tu vida o no.
Por ejemplo: mantén una cesta de basura cerca
del buzón. Cuando nuevas cartas vengan a ti,
solo lleva las importantes adentro de tu casa
(facturas, estados de cuentas bancarias,
correspondencia personal, etc.). Y para todos
los tipos de publicidad o mensajes no
deseados, tíralos a la basura antes incluso de
entrar a tu casa.
Mira en tu vida cuáles son los otros ejemplos
de compromisos, trámites y molestias que
quizás ya puedes descartar desde la fuente.
En el trabajo: en lugar de decir “hay que
programar una reunión para decidir este
asunto”, resuelve el problema en el momento
siempre que sea posible. Y creé, si tienes la
actitud correcta, puedes resolverlo.

¿Quién no ha asistido a una reunión que fuese

una completa pérdida de tiempo y que sólo se
discutió lo que se discutirá en la próxima
reunión? ¡Simplifica!
Es mejor evitar la aparición de problemas que
necesitar gestionar los problemas ocurridos.
En casa: establece un día de la semana para
siempre limpiar y mantener la simplificación de
tu vida: desecha la ropa que no usas, cables
electrónicos que no necesitas, archivos
digitales, los contactos de personas que no
necesitas, los compromisos que ya no tienen
sentido.
Cuanto más objetos, compromisos y
documentos, mayor es la complejidad y el
desorden.
Elimina y simplifica: vas a decidir que mantener
en torno a tu vida.
Si tienes piedad en tirar algunas cosas, puedes
buscar organizaciones filantrópicas que
podrían necesitar de ropa o materiales
reciclables. De esa manera verás que estás
dando un buen destino a lo que ya no usas y
aun librarte de barreras emocionales para
separar elementos.
 4. Delega actividades y compromisos
Aprende a confiar en otras personas para que
tomen actividades en diferentes áreas de tu
vida.
Cuando aprendes a delegar con eficacia, te
darás cuenta de que delegar es una habilidad
como cualquier otra y que se puede
desarrollar.
Cuanto más desarrollas esta habilidad, más te
darás cuenta de que hay actividades que no
son necesarias realizarlas personalmente. Esto
va a liberar tiempo para que puedas centrarte
en lo que realmente importa.
Una vida organizada es evitar las
responsabilidades, reuniones y compromisos
excesivos. No necesitas y no debes tratar de
ser un superhéroe que salva la vida de todos a
tu alrededor.
Desarrolla tus habilidades de comunicación
para involucrar otras personas en los
proyectos en los que necesitas de ayuda.
 5. Establece un lugar para tus objetos y
documentos
Un buen chef de cocina tiene todo organizado
y sabe exactamente dónde están sus utensilios
e ingredientes. Esta práctica nos enseña a ser
más eficientes.
Si pierdes demasiado tiempo buscando objetos
o documentos, es porque te falta organización
y un lugar ordenado para buscar y almacenar
cada cosa. El ideal es llegar a un punto en que
incluso en completa oscuridad sepas
exactamente donde están los elementos.
Mantén cerca de ti todo lo que usas todos los
días. Y establece lugares especiales para servir
como depósito de todo lo que usas poco.
Por ejemplo, en un cajón puedes dejar sólo los
elementos que son de uso diario, y en otro,
sólo los elementos que utilizas de vez en
cuando. A la hora de buscar donde está el
objeto deseado, ya sabes en cuál de los cajones
estará el objeto.
 Esta técnica también se puede aplicar en la
manera de como organizarnos los archivos en
el ordenador. Y sé que debes haber imaginado
que tomar tiempo para eso es demasiado
trabajoso, entonces piensa en el tiempo que
dedicarás a esta organización como una
inversión: es algo que necesitas llevar a cabo
ahora y que va a traer buenos resultados en el
futuro.
Imagina cómo será de agradable no perder
más tiempo en busca de objetos o
documentos.
Eso es lo que sucede cuando se tiene un lugar
para cada cosa. Eso es lo que la gente
organizada hace: mantienen el orden al dedicar
un lugar para cada objeto.
Un consejo súper importante para que puedas
empezar es: elije una sola área. Puede ser un
mueble de cocina, un cajón de tu oficina, o
carpeta de fotos tomadas este mes. Sólo
después de haber organizado con éxito esta
pequeña área, continúa con el proceso que
incluye otras áreas. Así evitas ser abrumado.
6. Escribe todo y no dependas de tu memoria
Otra área que consume mucho el poder de
enfoque y concentración es la memorización.
No quieres perder tu potencial tratando de
recordar todo, ¿verdad? Así que, para recordar
cosas, escribe: aprende a utilizar la aplicación
de calendario y recordatorios. Utiliza
aplicaciones como Evernote para ayudarte.
La ventaja de anotar tus compromisos, ideas e
información es que, ahora, solo debes buscar
en lo que anotaste.
La mejor manera de mantenerte organizado
es dejar de confiar en tu memoria y dejar todo
bien documentado.
Como estamos con nuestros teléfonos
inteligentes durante todo el día, una forma
práctica de realizar anotaciones es usando el
comando de reconocimiento de voz. La
precisión no es 100% efectiva, pero con un
poco de práctica en el cambio de nuestra
dicción, podemos tener notas realizadas de
manera mucho más eficiente y rápida que
escribir palabra por palabra.
 7. Establécete plazos
Este es el secreto de las personas organizadas:
entienden el valor del tiempo y el costo de
oportunidad.
Si no estableces una fecha límite para lograr un
objetivo, no estás delante de un propósito
serio.
Una meta sin un plazo es un mero sueño.
Desarrolla la capacidad de dividir tus grandes
proyectos y metas en pedazos más pequeños,
para que puedas proceder paso a paso. Y con
esto, también serás capaz de establecer plazos
para cada paso que debes llevar a cabo. Poco a
poco vas a ajustar todo en tu planificación.
Y recuérdate la importancia de la mejora
continua. El lema de Arata Academy es Tu
mejoramiento continuo: no necesitas hacer las
cosas de modo perfecto en el primer intento.
Sin embargo, es de suma importancia que
siempre tengas un proceso de mejora
continua.