FUERZAS MILITARES DE COLOMBIA LISTA DE VERIFICACIÓN INSPECCIÓN

EJÉRCITO NACIONAL
MACROPROCESO: GESTION DEL TALENTO HUMANO

PROCESO: ADMINISTRACIÓN DE TALENTO HUMANO

Código: FO-CEIGE-162 Versión: 2 Fecha de emisión:

2014-02-27

Área y/o Proceso: HISTORIAS CLINICAS Lista de verificación actualizada a fecha: 2019-02-10

Unidad Inspeccionada: No. y fecha de Directiva y/o documento que origina la inspe

Fecha de la Inspección: Responsable del área y/o proceso

inspeccionado: (Grado, nombres y
apellidos)

CALIFICACIÓN
D IN N SN
Norma de referencia y/o Criterio de Aspectos a verificar Soporte documental
No.

91-100
verificación (Actividades) y/o Evidencia

60-74

75-90
< 60
A. ORGANIZACIÓN
Organización de la dependencia: organigrama, misión,
1 visión, capacidades.
Listado de personal de la dependencia identificando el cargo
asignado.

Verificar la asignación del cargo, de acuerdo con el perfil

2 establecido, teniendo en cuenta la especialidad, cursos,
TOE vigente y aprobada conocimientos y experiencia del personal. Comprobar que
los cargos están de acuerdo con la TOE.

Comprobar si cuenta con la infraestructura física

(Instalaciones, y equipo de oficina) y tecnológica (Hardware,
3 software, redes) necesarias para el desarrollo del proceso.
 Funciones y responsabilidades Funciones del personal, cruzar con el manual y folio de vida.
Manual específico de funciones y
competencias laborales Notificación de las funciones de acuerdo con el cargo
4 asignado. Verificar asignación del cargo en la orden del día.
 B. PLANEAMIENTO

Se formula y realiza el análisis del informe de gestión plan

de acción:

- Resultados de metas propuestas debidamente

Directiva Permanente No. 00203/2017 documentados (Soportes de las actividades).
5
Seguimiento y Evaluación de la Gestión. - Análisis de los resultados en forma cuantitativa y
cualitativa que permitan evidenciar el impacto.

Formato CODIGO: FO-DISEV-419 Informe de Gestión Plan

de Acción.

C. ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS

Se formula y realiza análisis a los riesgos del proceso y/o

corrupción del proceso, según acciones propuestas con el
Directiva Permanente N. 1068/2016
seguimiento desarrollado según periodicidad plasmada a
"lineamientos generales para la
6 Nivel Regionalizador y ESM.
administración de riesgos en el Ejército
Nacional
Formato Código: FO-CEDE5-DIGEC-487 Administración de
Riesgos.

D. DOCUMENTACIÓN

Ley 594/200, Art. 3 documentación, Art

Archivo de Gestión, Organización de las carpetas de
4.Literal d) Responsabilidad.
7 acuerdo a las series, subseries, rótulos y aplicación de las
Directiva Permanente
tablas de retención documental TRD.
01016/2016.

Directiva Permanente 01016

Organización y administración de Transferencia archivo central, verificar el Formato único de
8
archivos del Ejército Nacional. Inventario Documental- FUID
 Manejo de la información en medio digital y Cumplimiento
Política cero papel.
Decreto 2693/2012 Art.6 numeral 3
"Tecnología y Ambiente"
Directiva Presidencial N°04/2012.
9
Directiva Presidencial N° 01/2016
- Comprobar si se imprime a doble cara. -
Austeridad
Restricción de impresiones a todo color
- Duplicidad de información en medio físico
 Selectivamente establecer si se cuenta con las normas
Manual de implementación Modelo
relacionadas en el nomograma y si el personal las conoce y
10 Estándar de Control Interno-MECI.
se referencia en las mismas para el desarrollo de las
actividades correspondientes.

E. FUNCIONAMIENTO

11 Resolución 1995 de 1999 Cuenta con un archivo de Historias Clínicas.

El Archivo de Historias clínicas cumple con los siguientes

requisitos:

- Es un área restringida con acceso limitado al personal de

12 Resolución 1995 de 1999
salud autorizado.
- Conservan las historias clínicas en condiciones que
garanticen la integridad física y técnica , sin adulteración o
alteración de la información.

Se encuentra conformado el comité de historias clínicas con

Resolución 1995 de 1999 capitulo IV el personal del equipo de la salud, se realizan reuniones con
13 "Comité de Historias Clínicas" Art 19 el fin de velar por el cumplimiento de la normatividad
-Art.20 dejando evidencia de actividades a realizar.(verificar
soportes).

Los programas automatizados que se diseñan y utilizan para

el manejo de las historias clínicas, así como sus equipos y
soportes documentales, están provistos de mecanismos de
14 Resolución 1995 de 1999
seguridad, que imposibiliten la incorporación de
modificaciones a la historia clínica, previa autorización de la
DISAN, DGSM y CEDE6.

El archivo de historias clínicas esta organizado de acuerdo a

15 Resolución 1995 de 1999
sus tiempos de retención. (gestión, central, historico).
 De acuerdo a la posición geográfica y climática el Archivo
Central tiene elaborado el plan de prevención contra
16 Ley 594 de 2000
siniestros, para evitar los riesgos y/o desastres que pueden
afectar la integridad de la documentación
 El depósito del Archivo Central cumple con las condiciones
17 Resolución 1995 de 1999 ambientales, técnicas, estructura física y capacidad de
almacenamiento para los archivos.

Se esta diligenciando la Historia Clínica en forma clara,

Resolución 1995 de 1999 capitulo II
18
"Diligenciamiento" Art 5 Generalidades
legible, sin tachones, enmendaduras, intercalaciones, sin
dejar espacios en blanco y sin utilizar siglas. Cada anotación
debe llevar la fecha y hora en la que se realiza, con el
nombre completo y firma del autor de la misma.

Cada anotación de la Historia Clínica Tiene : -Fecha y

19 Resolución 1995 de 1999 Hora que se realiza -Nombre
completo y firma del autor de la misma

La identificación de la Historia Clínica se realiza con

:numero de cedula de ciudadanía para mayores de edad,
numero de tarjeta de identidad para menor de edad mayores
de 7 años, numero de registro civil para los menores de 7
Resolución 1995 de 1999 capitulo II
años, para los extranjeros con el numero de pasaporte o
20 "Diligenciamiento" Art 9 Identificación
cedula de extranjería . En el caso que no éxito documento
del usuario
de identidad de los menores , se utilizara el numero de la
cedula de ciudadanía de la madre , o del padre en la
ausencia de esta, segundo de un numero consecutivo de
acuerdo al numero de orden del menor en el núcleo familiar.

Resolución 1995 de 1999 capitulo II Se cuenta con una Historia única Institucional, la cual debe
21 "Diligenciamiento" ART 6 Apertura e contener hoja de apertura diligenciada con el numero de
identificación del historia clínica identificación del usuario (prueba selectiva).

Cuenta con un sistema que garantice la custodia y permita

Resolución 1995 de 1999 capitulo II
saber en todo momento, en que lugar de la institución se
22 "Diligenciamiento" ART 6 Apertura e
encuentra la historia clínica, a quien y en que fecha fue
identificación del historia clínica
entregada.
 Todos los folios que componen la historia clínica están
Resolución 1995 de 1999 capitulo III Art.
23 numeradas en forma consecutiva, por el responsable del
7.
diligenciamiento de la misma.

RGE 4-0.1 Gestión documental para el

Se lleva la hoja de control por expediente durante su etapa
Ejercito Nacional Capitulo III Pág. 29,
24 activa en las historias clínicas, de acuerdo a formato
Directiva Permanente 01016-2016 anexo
establecido.
I Pág. 103.

La historia Clínica cuenta con los componentes mínimos

como son: datos personales de identificación del usuario,
apellidos y nombres completos, estado civil, documento de
Resolución 1995 de 1999 capitulo II identidad, fecha de nacimiento, edad, sexo, ocupación,
25 "Diligenciamiento" ART 9 Identificación dirección y teléfono del domicilio y lugar de residencia,
del usuario nombre y teléfono del acompañante; nombre, teléfono y
parentesco de la persona responsable del usuario, según el
caso; aseguradora y tipo de vinculación (prueba
selectiva).

La historia clínica tiene los anexos tales como :

26 Resolución 1995 de 1999
*Autorizaciones para intervenciones quirúrgicas
*( Consentimiento informado ).
*Procedimientos. *Autorización
para necropsia. *Declaración de retiro
voluntario. *Demás documento que la
Institución prestadora considere pertinente.

El resultado de los reportes de los exámenes paraclínicos,

27 Resolución 1995 de 1999 imágenes diagnosticas, están registrados en la historia
clínica.
 Se realiza transferencia de las historias clínicas de los
Resolución 839 de 2017 Capitulo II Art usuarios que no volvieron a usar los servicios de atención en
28
3. salud transcurridos 5 años desde la última atención.
(verificar FUID)

la copia de la historia clínica esta siendo autorizada por el

Director del Establecimiento de Sanidad Militar según
29 Resolución 1995 de 1999
solicitud del usuario y de acuerdo a los otros casos
previstos en la ley diferente a la atención en salud

Se deja constancia en la historia clínica de la entrega de las

30 Resolución 1995 de 1999
imágenes diagnosticas y paraclínicos.

F. SISTEMAS DE INFORMACION

Se cuenta con una base de datos que contenga la

información general del archivo de Historias Clínicas como:
31 Resolución 1995 de 1999 nombres y apellidos, grado, numero de folios, unidad y
número de Historia Clínica, localización dentro del archivo,
fecha de apertura y fecha de la última atención.

G. CONTROL Y SEGUIMIENTO

Decreto N° 943 del 2014. Manual

Se realiza revistas de autocontrol institucional al correcto
32 técnico del MECI 2.1 Componente
diligenciamiento y archivo de las historias clínicas.
autoevaluación Institucional.

Se esta dando cumplimiento a las acciones de mejora y/o

Decreto N° 943 del 2014. Manual
33 técnico del MECI correctivas formuladas en el plan de mejoramiento u otro
2.3 Componente
documento que soporte las acciones tomadas. Con el fin de
planes de mejoramiento
mitigar las observaciones identificadas.

Inspector Delegado o Inspector Auxiliar: (Grado, nombres y apellidos) Inspeccionados: (Grado, nombres y apellidos - Ca

Elaboro: AASD ANDRES MOLINA ARIAS Reviso: TC. ANA MONTOYA Aprobó: TC. FELIX GABRIEL CHURIO MARCUCCI
Administrador de Archivo Central Inspector Delegado Oficial Evaluación y Seguimiento
Elaboro: AASD ANDRES MOLINA ARIAS Reviso: TC. ANA MONTOYA Aprobó: TC. FELIX GABRIEL CHURIO MARCUCCI
Administrador de Archivo Central Inspector Delegado Oficial Evaluación y Seguimiento
 LISTA DE VERIFICACIÓN INSPECCIÓN
MACROPROCESO: GESTION DEL TALENTO HUMANO

PROCESO: ADMINISTRACIÓN DE TALENTO HUMANO

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Lista de verificación actualizada a fecha: 2019-02-10

No. y fecha de Directiva y/o documento que origina la inspección

Cargo:

Descripción Observación
y/o Hallazgo
(Condición, criterio, causa
y efecto)
 Inspeccionados: (Grado, nombres y apellidos - Cargo)

Aprobó: TC. FELIX GABRIEL CHURIO MARCUCCI

o Oficial Evaluación y Seguimiento
 Aprobó: TC. FELIX GABRIEL CHURIO MARCUCCI
o Oficial Evaluación y Seguimiento