MATRIZ DE CARACTERIZACION DE PROCESOS

PROCEDIMEINTO

CARLOS ANDRES COGOLLO CONDE

CAMILO ANDRÉS ESPITIA CANTERO
FRANCISCO JAVIER GUILLIN CONTRERAS
MARIA LUCIA IZQUIERDO DIAZ
ALVARO ERWIN LAZARO MACHADO
IVAN JAVIER RHENALS JIMENEZ
JUAN CARLOS VEGA CHARRYS

ING. OMAR AYALA

 Versión: 1

Fecha: 19/10/2019

CARACTERIZACIÓN PROCESO DE GESTIÓN DE COMPRAS Aprobó: Director

Administrativa y
Financiera

PROCESO: GESTIÓN DE COMPRAS

LÍDER DEL
Coordinador de Compras
SUBPROCESO:

Garantizar el suministro de bienes, servicios, para el buen funcionamiento correcto de la construcción de la casa de
OBJETIVO: nuestros sueños con la selección objetiva de proveedores para garantizar una casa de acuerdo a sus necesidades y
requisitos.

ALCANCE: Aplica a todas las áreas de la organización.

PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES RESPONSABLE DOCUMENTOS

Formularios de
inscripción en el
Solicitudes de registro.
compra del cliente Orden de
externo. entrega de los Clientes internos
Determinar los artículos y Evaluación y
PROVEEDORES Coordinador de
Información de productos solicitados. Empresas reevaluación de
EXTERNOS compras.
Empresas y requeridos Evaluaciones y proveedoras de cotizaciones.
Cotizaciones de los reevaluaciones los productos.
proveedores. del desempeño
de los
proveedores.
 Revisar y
Registro de
Entradas de aprobar la Gerencia, área Director
Entradas de productos y
ALMACEN productos al entrada de financiera y área administrativo y
almacén control de
almacén productos al de inventarios. financiero.
inventarios.
almacén.

Firma de Orden de pago,

Acta de liquidación cheque, orden Director comprobante de
SUPERVISION DEL Pago parcial o total Contabilidad y
y revisión de de pago y administrativo y egreso y
PROCESO de las cuentas. archivo.
cuentas. egresos de financiero. comprobante de
tesorería. paz y salvo.

RESPONSABLE DE LOS INDICADORES RECURSOS INDICADORES DE PROCESOS

Humanos: Coordinador de
Compras, parte administrativa
y financiera.
Coordinador de compras
Físicos: muebles y enseres,
equipo de cómputo y
comunicaciones.
Tecnología.
Desempeño de proveedores
Porcentaje de cumplimiento de
compras de productos.
Porcentaje de entrega de
productos.
Eficiencia del proveedor.
 PROCEDIMIENTO DE COMPRA

1. OBJETIVO
Establecer parámetros para la adquisición de materiales, equipos, insumos y servicios necesarios para la correcta construcción de la vivienda
deseada.

2. ALCANCE
El presente procedimiento aplica a todas las compras de materiales, equipos, insumos y servicios en la construcción de la vivienda.

3. DEFINICIONES
• Proveedor: Persona Natural o Jurídica cuyo objetivo principal es suministrar bienes o servicios.

• Insumo: Corresponde a los demás materiales requeridos para las actividades diarias de la Organización. Al ser considerados como artículos
de disponibilidad comercial pueden ser adquiridos rápidamente.

• Cotización: Documento que describe la propuesta económica de un proveedor de un bien o servicio en un determinado momento y lugar.

• Orden de Compra: Documento comercial que soporta las condiciones del negocio pactadas con el proveedor, y que debe estar soportado
por una cotización.

• Selección de Proveedores: Documento utilizado para la selección objetiva y precisa del proveedor de bienes y/o servicios.

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
• Norma ISO 9001:2015
• Manual de Políticas

5. CONTENIDO

1. Identificación del requerimiento Formato de Jefe de Sección,

pedido de Jefe de Compras y
materiales Almacén
2. Enviar orden de compra a proveedor Formato de Coordinador de
Pedido de Nivel y/o Director
Materiales Administrativo.
autorizados.

3. Acordar entrega Software de Jefe de Compras y

Inventario Almacén

4. Recibir productos o servicios Solicitud de Jefe de Compras y

Cotización Almacén

5. Registrar factura Selección de Jefe de Compras y

proveedores, Almacén

6.Pagar al proveedor Facturas Jefe de Compras y

Almacén