TALLER: REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA INTERNA

Realice el taller Realización de la auditoria interna – AA3 que se muestra a continuación:

Con base en el plan de auditoría realizado en la actividad de la unidad 2, escoja un (1) proceso
organizacional (compras, recurso humano, misionales o de mejora continua) y realice los
siguientes puntos:

a- Identifique el objetivo y convoque, mediante la realización de un memorando, a la asistencia

de la “reunión de apertura”. Diseñe un formato para la corroboración del personal asistente, en
éste mismo formato se debe plantear, además de otros aspectos (objetivo de la auditoría,
criterios de auditoría, fecha, proceso o actividad a auditar, observaciones, etc.), una columna
para la firma de los asistentes a la reunión de apertura y cierre de la auditoría.

OBJETIVO:
Verificar mediante auditoria interna que se esté cumpliendo con el programa de Sistema de
Gestión de Calidad en los procesos documentales,
Alcance: Verificar la prestación de los servicios del departamento Aseguramiento de la Calidad

Los cargos que intervienen en el proceso:

Coordinador de gestión ambiental
Líder documental
Líder archivo central
Líder archivo inactivo

MEMORANDO

FECHA: noviembre 8 de 2019

DE: Gerencia de calidad
PARA: Coordinación de gestión ambiental

Referencia: Auditoria procesos documentales

La Gerencia de Calidad realizara Auditoria Interna de Observación al proceso de la referencia;

con el objeto de verificar y evaluar que se están aplicando los procesos inherentes a servicio
al cliente, horario, oportunidad de atención y acción de las transferencias documentales dentro
del inmueble y con el operador de archivo inactivo dentro de los estándares establecidos como
modelo.
Determinar la eficacia y eficiencia del sistema de calidad implementado para cumplir objetivos
específicos de calidad. Proporcionar al auditado una oportunidad de mejorar el sistema de
calidad implementado en la empresa.

La visita será realizada por un equipo de tres auditores de calidad y debe ser atendida por el
Coordinador de Gestión Documental, el líder de transferencia documentales, el líder de archivo
central y por el líder de archivo inactivo.

El 31 de noviembre del presente año a las 8.00 am con una duración de 6 horas en las
instalaciones de archivo Central
Adjunto lista de Chequeo y procedimiento establecidos en el SGC para el proceso en cuestión.

En el caso de tener alguna observación o aclaración al memorando recibido, por favor

comunicarla al auditor líder antes del 31 de noviembre del presente año

Atentamente

Gerencia de Calidad

b- Revisión documental durante la realización de la auditoría. No Documento revisado

Observaciones del documento.
No. Documento revisado Observaciones del documento
1 Manual de procedimientos MP-001 versión 1
2 Instructivos documentales ID-01 versión 1
3 Manual de documentos MD-01 versión 1
4 Manual de formatos y registros MFR-01 versión 1
5 Manual de calidad MC-01 versión 1

c- Comunicación durante la auditoría: defina las técnicas o estrategias de comunicación que

usará durante la auditoría.
Comunicación personal
d- Recolección y verificación de información: defina qué técnicas o estrategias de recolección
y verificación de información usará durante la auditoría (ejemplo: lista de Chequeo).
LISTA DE CHEQUEO

Manual de calidad Si copia controlada

Documentación de cada puesto de trabajo Si Se encuentran en el manual de calidad
Se encuentran señaladas las Si se encuentran las responsabilidades
responsabilidades
Existen manuales, instructivos, y/o Si Existe evidencia documentada del
procedimientos que unifiquen los criterios en conocimiento de manuales, normas,
la realización de actividades? instructivos y procedimientos
¿Están identificados los planes de trabajo de No, Tácitamente se entiende que las
cada uno de los miembros del área de control solicitudes de trabajo están ordenadas por
de calidad?: los formatos solicitud de análisis de
producción

e- Generación de hallazgos de auditor.

Fecha: noviembre 8 de 2019 Auditor (es):ivan Arango s
Proceso Auditado: Proceso Auditado (s):personal documentos
documental
Evidencias de Criterios de Hallazgos de
No. C NCM NCm
Auditoría Auditoría Auditoría
1 Instructivos ID-001 Existen varias
documentales copias de
manuales no se X
conoce cual es el
más reciente
2 Manual, MFR-002 Se diligencia a
formatos y mano en diferentes
registros tintas y poco X
entendible en
ocasiones
3 Formatos de MFR-003 No se escriben los
registros de, nombres de los
manual de documentos, se X
formatos y usan siglas internas
registros de no codificadas
documentos
4 Libro de LRD-003 Se omite
recepción de información de la
documentos presencia de X
documentos
C: Conformidad NCM: No Conformidad Mayor NCm: No Conformidad Menor
f- Prepare y realice las conclusiones de auditoría.
 Se debe actualizar la Política de Gestión De documentos y crear un procedimiento para
el manejo de protocolos de recibo y entrega de documentos
 Se debe unificar el formato de documentos recibidos y entregados
 Se debe actualizar la política de gestión de recepción, registro
 Es indispensable actualizar los procedimientos para el diligenciamiento de los
documentos
 Se hace necesario mantener actualizado y en buen estado de mantenimiento los
documentos.
 Se debe aclarar las políticas de satisfacción del cliente y establecer indicadores que
permitan conocer el grado de satisfacción de los mismos
g- Realización de reunión de cierre: entregue el registro escaneado para verificar la ejecución
real de la auditoría (Ver punto a. de esta actividad).
h- Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo de
esta actividad.
La auditoría interna organizacional es fundamental para encontrar falencias o incumplimientos
en el SGC de una compañía y en cada uno de los procesos que la conforman (compras,
recurso humano, misionales o de mejora continua).
La auditoría interna es el pilar de mejoramiento y sostenimiento del SGC y para obtener
resultados exitosos en la implantación del SGC, se debe tener un buen procedimiento para la
realización de las mismas y contar con una frecuencia adecuada durante el año para la revisión
de todos sus procesos, garantizando así la calidad de la labor que desempeña en su campo
económico.

Bibliografía

Organización Internacional de Normalización. (2011). Norma Internacional ISO

19011 Directrices para la auditoría de Sistemas de Gestión. Suiza: ISO.
Qué son las Auditorías de Sistemas de Calidad y Tipos de Auditorías. (s.f.). Obtenido de
Analiza Calidad. Consultado el 2 de marzo de 2017, en: http://www.analizacalidad.com
Sánchez Gómez, A. (2005, 7 de octubre). Definición genérica de auditoría y sus etapas.
Obtenido de Gestiopolis. Consultado el 2 de marzo de 2017 en: http://
www.gestiopolis.com
Summers, Donna C. 2006. “Administración de la calidad”, primera edición, México,
Pearson.