INTRODUCCIÓN

Hoy en día se sabe cómo el mundo de los negocios se ha vuelto cada vez más
competitivo, y por ello, tanto las empresas comerciales como las organizaciones no
lucrativas reconocen como recurso principal a sus profesionales, denominados
profesionales del conocimiento, cuyo valor se demuestra con su capacidad y experiencia
al momento de tomar decisiones. Pero las decisiones de hoy, difícilmente se toman en
forma individual o aislada, se ha hecho imprescindible la concurrencia de grupos
interdisciplinarios que aporten su experiencia para abordar la complejidad de los nuevos
problemas de decisión.

En todas las organizaciones existen problemas de diversa naturaleza, sin

embargo tienen un denominador común: la necesidad de elegir entre diferentes
alternativas que han de evaluarse en base a varios criterios. En este contexto, los
tomadores de decisión tienen como función principal elegir las alternativas adecuadas
que mantengan el rumbo de la organización hacia el cumplimiento de la misión
organizacional.

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 SELECCIÓN DEL PROVEEDOR
¿Cuán complicado puede ser seleccionar proveedores en estos días?, el caso es
que tenemos mucho de dónde elegir, pero el problema es escoger el indicado que
cumpla con nuestras necesidades, sin embargo debemos considerar que el 100% de
éstas no serán cumplidas, ya que este porcentaje no existe en la vida real. Para
solucionar lo anterior se debe obtener un número adecuado de proveedores, que
satisfagan ciertos puntos críticos, así que lo primero, es identificar éstos:

 Costo, si bien es un punto no menor, es importante tener cuidado ya que es

engañoso, no podemos esperar un bajo costo si esto nos implica no cumplir con
otros puntos críticos.
 Tiempo, como ya sabemos es dinero, puede jugarnos en contra o a favor.
 Garantía, éste es un punto que, por lo general se deja bastante de lado, si bien lo
vemos en productos, también se puede negociar para servicios. Una garantía nos
asegura que lo que estamos obteniendo es de calidad, ya que no nos venderán
algo que después ellos tendrán que cambiar o arreglar y para nuestro favor
además, en caso de falla disminuimos el tiempo (dinero), ya que no tendremos
que estar buscando nuevas soluciones a nuestro antiguo problema.
 Contrato de soporte, si bien tenemos la garantía, no nos asegura una respuesta
inmediata sobre el problema que tengamos, el contrato de soporte nos da
solución a esto. En éste debemos especificar bien cuáles son los tiempos de
respuesta y los tipos de falla. Bueno, lo anterior dependerá de lo que adquirimos,
por lo cual queda a la imaginación de ustedes.
 Necesidades del proyecto, estas dependen directamente de lo que estamos
comprando, pero debemos ser realistas, no podemos esperar que se cumplan
todas, ya que como mencionamos, el 100% no existe, solo debemos velar por las
más críticas.

Es indiscutible el papel preponderante que juegan los proveedores ya que son el

punto de partida de toda la logística empresarial por lo que es necesario hacer una muy
buena selección de los mismos. Pero la selección de Proveedores adecuados no es una
tarea sencilla, por involucrar una gran cantidad de criterios. Este hecho involucra
múltiples criterios, lo que ha generado un conflicto sobre cuáles serían los que
realmente definen la calidad del proveedor y qué métodos son los ideales para evaluar
su desempeño.
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 La selección entonces se debe realizar sobre aspectos muy claros, entre una gran
cantidad de ellos, se pueden considerar:

 Los productos y servicios en si

 La calidad
 Los precios
 Su organización
 El apoyo técnico que ofrecen
 La responsabilidad
 Los recursos que disponen
 Sus referencias empresariales
 Sus servicios de atención al cliente
 Sus procesos de aceptación de reclamos
 El manejo de sus entregas
 Las frecuencias de las entregas
 El estado de los pedidos
 La fiabilidad y facilidad de las entregas
 Los costos

Formas de selección de proveedores

1. Por Licitación Pública.

2. Por invitación.
3. Por promoción del proveedor

Los diez principios de selección de proveedores

Principio 1: Tanto el Cliente como el Proveedor son totalmente responsables

por la aplicación del control de calidad, con recíproca comprensión y cooperación entre
sus sistemas de control de calidad.

Principio 2: El Cliente y el Proveedor deben ser independientes el uno del otro

y respetar esa independencia recíprocamente.

Principio 3: El Cliente tiene la responsabilidad de suministrarle al proveedor

información clara y adecuada sobre lo que se requiere, de modo que el proveedor sepa
con toda precisión qué es lo que debe fabricar.

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 Principio 4: Antes de entrar en transacciones de negocios, el Cliente y el
Proveedor deben celebrar un contrato racional en cuanto a cantidad, calidad, precio,
condiciones de entrega y forma de pago.

Principio 5: El Proveedor tiene la responsabilidad de suministrar una calidad

que sea satisfactoria para el Cliente, y también tiene la responsabilidad de entregar datos
necesarios y actualizados a solicitud del Cliente.

Principio 6: El Cliente y el Proveedor deben acordar previamente un método de

evaluación de los artículos, que sea aceptable y satisfactorio para ambas partes.

Principio 7: El Cliente y el Proveedor deben incluir en su contrato, sistemas y

procedimientos, que les permitan solucionar amistosamente las posibles discrepancias
cuando surja cualquier problema.

Principio 8: El Cliente y el Proveedor, teniendo en cuenta el punto de vista de la

otra parte, deben intercambiar la información necesaria para ejecutar un mejor control
de calidad.

Principio 9: El Cliente y el Proveedor deben siempre controlar las actividades

comerciales, tales como pedidos, planeación de la producción y de los inventarios,
trabajos de oficina, y sistemas, de manera que sus relaciones se mantengan sobre una
base amistosa y satisfactoria.

Principio 10: El Cliente y el Proveedor en el desarrollo de sus transacciones

comerciales, deben prestar siempre la debida atención a los “intereses del consumidor”.

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 EVALUACION DE PROVEEDORES
Una vez seleccionado un proveedor, pero antes de que se le autoricen embarques
voluminosos en forma regular, debe satisfacer una serie de criterios de calificación del
producto. Estos pueden variar muchísimo, y la complejidad del proceso de calificación
depende de la complejidad del producto, de la novedad de la tecnología empleada, de la
importancia que el empleo del producto tiene para el cliente y de varios factores
similares más.

La confirmación de una correcta selección está en los resultados del proceso de

evaluación que debe estructurarse y realizarse a cada proveedor seleccionado.

Una vez definidos los criterios de evaluación se aplicará un método que permita
evaluar el acercamiento a estos. La utilización de métodos cuantitativos, con puntaje
asignado a cada criterio son los más recomendados, así como los sistemas de
ponderación empleados para establecer un orden de prioridad con relación a los criterios
establecidos. Se determina el puntaje para cada proveedor de acuerdo a las respuestas
obtenidas y a la ponderación realizada.

Una herramienta útil para la evaluación de los proveedores es llevar a cabo

auditorías a fin de verificar que la interpretación de los criterios es común a ambas
partes. Este se convierte en un requisito ineludible en el caso que se subcontraten por
parte del proveedor a terceras instancias procesos que afecten la calidad del producto o
servicio.

De acuerdo a los resultados obtenidos los proveedores se agrupan en categorías

que se emplean como base para la adjudicación de contratos o para la realización de
compras. Esta categorización se mantiene actualizada a través de la evaluación
periódica, o sea el proceso de evaluación es constante, se mantiene con la reevaluación
del grado de cumplimiento del proveedor con los criterios que tienen la mayor
ponderación. A partir de este proceso continuo, se determina si algún proveedor debe
cambiar de categoría o si deben llevarse a cabo cambios de proveedor.

Se debe garantizar un flujo de información oportuna con el proveedor, por lo que

tras cada evaluación este recibirá informes donde de manera clara y coherente conozca
de su desempeño. Esta información detallada puede ser muy útil para resolver

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problemas recurrentes, vigilar el desempeño de un proveedor a largo plazo e investigar
problemas de rendimiento de los problemas en el campo.

Un sistema de calificación para los proveedores más simple podría ser

calificando las entregas a tiempo o a destiempo. Entre los problemas más frecuentes que
se encuentran al desarrollar un sistema de calificación, radica en que los datos que se
requieren, por lo general, se encuentran regados en varios departamentos y hasta en
varias organizaciones, situación que debe corregirse hasta que se tenga el sistema de
calificación para los proveedores más eficaces y proporcione el valor justo de la
actuación del proveedor.

Para establecer relaciones de colaboración duraderas, es necesario, en primer

lugar, evaluar de manera permanente a los mejores proveedores, en función del nivel de
desempeño integral que estos ofrezcan en torno a los criterios que la estrategia de
operaciones de la organización y su cliente considere importantes.

La compra de insumos o elementos para llevar adelante los negocios es una

necesidad universal, así como indiscutible es la influencia que los mismos tienen en la
satisfacción de los clientes de la empresa, y obviamente en la operatoria interna
(controles e inspecciones, reclamos, devoluciones, liquidación de pagos, etc.) Por tanto
no existe cuestionamiento en que lo importante es poder confiar en la calidad ofrecida
por quienes son nuestros proveedores.

La evaluación de los proveedores es un proceso que permitirá establecer cuáles

son los proveedores que están mejor posicionados para satisfacer los requisitos
relacionados con las características de calidad del producto, el plazo de entrega y el
precio. Los criterios a emplear para la evaluación dependen de lo que la empresa
establece o considera que son prioritarios, así como la ponderación relativa de los
mismos.

En un principio se consideró que el único criterio valedero para definir una

compra es el precio, existen aún defensores del mismo, para los que el refrán “lo barato
sale caro” no vale cuando se trata de adquirir materias primas, insumos o servicios.

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 INFORMACIÓN SOBRE PROVEEDORES
Es fundamental tener información sobre los proveedores, ya que todo ejercicio
de planificación, de clasificación incluyendo el de compra parte de un análisis. Y para el
mismo son necesarios datos. Lo que hará más fácil la negociación, dando un gran
énfasis en la frase de que la información es poder. Y dicha información afecta, de
manera destacada a las nuevas empresas con las que contactemos, pero también a las
que ya son veteranas con nosotros. Y es que el tiempo sí que nos cambia.

Quizás para algunos no resulte tan obvio que también se haga necesario el
informarse acerca de los proveedores. Cualquier especialista en compras, especialmente
en determinados sectores y empresas, nos podrá decir que parte del éxito de su
negociación se debe a ir a las reuniones muy preparado, conociendo los puntos débiles
de los proveedores y abusando de ellos. Hay auténticos especialistas en mantener en
contacto con sus proveedores. Para poder abusar de márgenes y lo asegurarse del
suministro.

SOLICITUD DE OFERTAS
La solicitud de oferta es, por otra parte, una petición para conocer el precio de
un producto o servicio. Este dato es algo que no suele hacerse entre cliente y proveedor.

Beneficios

 La información se recoge de una manera formal, estructurada y comparable.

 Los proveedores entienden que existe competencia.
 Es evidente que se pretende “jugar limpio” sin prejuicios ni ventajas hacia cierto
proveedor
 Se recibe una respuesta formal por parte de los proveedores

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 EVALUACIÓN DE PROVEEDORES
La Evaluación de los Proveedores Críticos la debe hacer el responsable
asignado, mediante el Formato de Evaluación de Proveedores cada vez que se realice
una compra o contratación de servicios. . Los criterios utilizados para esta evaluación
son los siguientes:

Cumplimiento en tiempo. Este criterio evalúa el cumplimiento del proveedor en

cuanto a la puntualidad en la entrega, teniendo en cuenta las fechas y/o el tiempo
pactado. Además califica la capacidad de respuesta que tiene el proveedor ante los
inconvenientes o improvistos que se puedan presentar en la empresa.

Cumplimiento en Ítem Pedidos. Este criterio evalúa el cumplimiento del

proveedor en cuando a la entrega de la totalidad de los productos solicitados o del
servicio requerido, en la fecha estipulada para el mismo.

Producto y/o Servicio Conforme (Calidad). Este criterio evalúa la conformidad

de los productos y/o servicios requeridos, es decir, si los productos fueron entregados
con la calidad especificada o si por el contrario el producto fue devuelto. Aquí se evalúa
si el bien o servicio cumplió o no cumplió con las especificaciones.

Precio. Este criterio evalúa la oferta económica del proveedor, su

comportamiento durante las últimas adjudicaciones y los descuentos que ofrece.

Servicio. Este criterio evalúa los beneficios ofrecidos por el proveedor antes,
durante y después de la compra. Es decir su capacidad de atención, de respuesta, su
disposición, el soporte técnico, la respuesta a los mantenimientos preventivos y/o
correctivos, la solución oportuna de las quejas o inconvenientes relacionados con
rechazos y/o devoluciones.

SELECCIÓN DE LOS PROVEEDORES

El enfoque tradicional ha sido comprar utilizando el precio como criterio único
de decisión. En la actualidad, este enfoque está siendo modificado por otros tipos de
sistema de selección en los que se deben evaluar más variables. La dependencia de un
solo proveedor, elegido en función del precio, es una estrategia que a largo plazo
presenta demasiados riesgos para la empresa. En el polo opuesto se encuentran los
métodos denominados “Multicriterio”, o de selección global.

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 Por ello, a parte del criterio del precio, nos centraremos en modelos que
contemplan algunos elementos más del proceso de compra. En cualquier caso, en todos
los modelos se lleva a cabo el siguiente proceso para realizar la selección de
proveedores. Proceso de selección de proveedores 1.° 2.° 3.° 4.° 5.° . Evaluación de las
necesidades. Realización de una lista de proveedores. Análisis de ofertas de los
proveedores. Establecimiento de criterios de selección. Certificación de los proveedores

NEGOCIACIÓN CON PROVEEDORES

En estos días comprar es fácil, pero negociar la comprar, es cosa de organizarse
y anticiparse al proveedor, saber que pedirle, como pedirlo y a quien pedirlo. En la
negociación con proveedores, ambos conocen el terreno, lo inteligente es saberlo
preparar.

Antes de todo, debemos sentir a un proveedor, como un “aliado de nuestra

empresa”. Las responsabilidades que este tienes en nuestros negocios, es casi tan
importante, como la tiene un departamento de nuestra empresa, esto debido a que ellos
son los que mantienes las distintas herramientas que utilizamos día a día, como papel,
lápices, hasta los equipos computacionales, o servicios de Internet etc.

Teniendo lo anterior en cuenta, podemos ver los aspectos importantes de una

negociación con proveedores.

Como primera cosa, es importante partir por nosotros, en todo negocios, como
bien se sabe, es importante tener claro lo que uno desea, con el proveedor es igual, ya
que el tratara de venderte tecnologías, que si bien son interesantes y de ayuda, pueden
no ser lo que necesitamos ahora; es por eso que la claridad de nuestras necesidades es
importante. Es nuestro deber guiarlo hacia donde nosotros queremos que vaya, esto
claro en los primeros negocios que se hagan, después él conocerá que es lo que
queremos y de qué forma lo queremos.

De lo anterior rescatamos que de la lluvia de idas que el proveedor pueda

entregarnos ante nuestras necesidades, siempre hay muchas cosas rescatables y que vale
la pena analizar, por lo cual es bueno tomar nota.

Una forma de ser un buen guía para nuestro proveedor y organizarnos nosotros,
es realizar una modelo tipo para la entrega de cotización (la cotización también es una
parte de la negociación, es en la cual el proveedor tiene la primera oportunidad de
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presentar a su empresa), lo cual en primera instancia, le dará una guía al proveedor de lo
que queremos y, sobre todo, de lo serio que es que trabaje con nosotros y no para
nosotros.

Las reuniones con los proveedores, son de gran importancia y es lo que afianza
la relación entre nuestra empresa y ellos, siempre hay que recordar que “Un proveedor
no es una solución a un único problema, puede ser una solución a problemas que aun no
detectamos, o que aún no pensamos en solucionar”. Antes de la reunión, siempre es
bueno solicitar que preparen una presentación de la empresa, en la cual debe estar
siempre la “Misión de la empresa”, esta es una buena herramienta para trabajar con
ellos.

Nunca se deben mostrar las cotizaciones, ni menos los precios de los otros
proveedores, la incertidumbre siempre es una buena herramienta para conseguir más de
lo que uno espera; pero es bueno darles una luz de esperanza, indicándoles, más o
menos, que tan alto están o que les falta. Siempre se debe anticipar al proveedor,
conociendo los valores promedios del mercado.

El negociar con proveedores, es cosa de:

 Tener claridad en nuestras necesidades.

 Saber guiar al proveedor hacia donde nosotros queremos que vaya.
 Entender y hacérselo saber, que él trabaja con nosotros y no para nosotros, y que
si nosotros perdemos el también pierde.
 No tener un solo proveedor, ni un solo mayorista y saber cuándo contactarse con
cual.
 Tabular todos los datos, para así tomar una buena decisión.
 Tener reunión con los proveedores, para acercarlos a nuestra empresa y
conozcan el área de trabajo, y así nosotros conocer su forma de trabajo y a su
empresa.
 Mantenerlos en la incertidumbre, para obtener más y respetar a los otros
proveedores.
 Solicitarles que nos mantengan al día de precios ofertas y novedades, de esta
forma, él se puede adelantar a nuestras necesidades y nosotros sabremos que está
interesado en negociar.

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 SOLICITUD DE PEDIDO
Es un documento que se realiza para solicitando al Departamento de Compras la
adquisición de productos o contratación de servicios.

También pueden ser creados cuando se ejecuta el proceso de Planificación de

necesidades.

Este documento puede ser registrado por usuarios autorizados por la Compañía,
y que tras ser aprobado, será tomado el requerimiento por el Área de compras quien se
hará cargo del procedimiento de selección de un proveedor y la generación del Pedido
correspondiente.

La Solicitud de Pedido será propuesta automáticamente por el sistema y será el

usuario responsable el encargado de efectivizar o no la creación del mencionado
documento.

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 CONCLUSIÓN
La selección de un proveedor es un proceso de decisión marcado por la
complejidad que trae la necesidad de evaluar a los diferentes proveedores en función de
criterios tanto de carácter cuantitativo como cualitativo y que, a menudo, pueden entrar
en conflicto unos con otros. Aunque tradicionalmente, muchos decisores piensen que
estos problemas deben ser resueltos mediante la utilización de técnicas sofisticadas, se
propone emplear un método, tan fácil de usar y de tan reconocido éxito empírico,
además de solventar los inconvenientes anteriores, aporta numerosas ventajas tal y
como tendremos ocasión de comprobar mediante el desarrollo de la aplicación práctica.

Como herramienta para sugerir a los decisores la mejor alternativa al

seleccionar un proveedor, considerando los principales criterios para su evaluación.

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Anexo

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