Auditoría

Resumen Ejecutivo
En este informe se fundamentarán las bases, planificación y preparación de una
auditoría de Gestión de Calidad de ISO 9001 y cómo se debe desarrollar e
implementar en una organización.

Desde la gerencia general, la organización ha solicitado realizar una auditoría, en

donde se logre determinar y comprobar el funcionamiento del sistema de gestión
de calidad.

Se debe recordar que la auditoría como concepto, es un proceso sistemático,

independiente y documentado para obtener evidencia y evaluar objetivamente con
el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoria.

Las auditorías se dividen en dos: auditoría interna y auditoría externa, la interna

(primera parte) se ejecuta por sí mismo a la organización, se logran establecer la
base para el auto declaración de acuerdo de una organización. Mientras que las
auditorías externas se dividen en de segunda y tercera parte. La de segunda parte
se usan a cabo por ámbitos que consideran un interés en la organización. Por otro
lado, las de tercera parte, las realizan organizaciones externas (independiente)
que establecerán la certificación en el sistema de gestión.

Para conseguir auditar a una empresa, se tienen que especificar los principios a
valorar, con los cuales se obtienen las evidencias de la auditoría, tanto
conformidades y no conformidades, y por supuesto los hallazgos de la auditoría,
que son los resultados de las evidencias.

La meta de este documento es otorgar una proposición sistemática para realizar la

fase de seguimiento del trabajo de auditoría en la organización. En esta fase se
especifica el nivel de contribución del trabajo de auditoría en la mejora de gestión,
considerando si existen o se originan no conformidades.
Preparación de la auditoría

 Propósito de la Auditoria

El principal propósito de la siguiente auditoría a realizar es garantizar que la

empresa puede mantener la confianza en sus clientes, así mismo, como de los
trabajadores de la empresa en sí. Para lograr esto, el auditor diseñara y aplicara
variados procedimientos de auditoría que permitirán la obtención de la completa
información de la empresa, en lo que son aspectos de Calidad, tanto en sus
procesos como áreas administrativas, siendo estas las que entregaran evidencia
para obtener opiniones independientes y conclusiones satisfactorias sobre la
producción de productos lácteos a nivel nacional.

El auditor, para realizar cada uno de estos procedimientos de auditoría en los que
respecta el área de Calidad, utilizara como referencia legal la Norma Internacional
ISO 19.011 (Directrices para la auditoría de sistemas de gestión) e ISO 9001
(Sistema de gestión de calidad) las cuales poseen y detallan las responsabilidades
y requisitos que el auditor debe realizar, además de los métodos de como efectuar
listas de chequeo e identificar no conformidades o conformidades dentro de la
empresa e incluye estructuras de los informes que se deben presentar en la
conclusión de esta auditoría.

Los puntos que evaluara el equipo de auditoría se detallaran en el punto 1.3

correspondiente a “Equipo auditor y tareas designadas”.

1
  Alcances de la auditoria (áreas que abarca, según el requisito a
auditar)

La presente auditoría será realizada a la empresa Colun, con la finalidad de

renovar la certificación de ISO 9001 de Calidad, la cual se encuentra ubicada en

La organización se dedica a la elaboración de productos lácteos; considerando

que actualmente cuenta con 150 trabajadores, la auditoría será dirigida al área de
producción y distribución, en donde la calidad es fundamental para la satisfacción
de los clientes.

Para realizar la auditoría se hace mención a la norma internacional ISO 19011, la

cual establece las directrices para realizar la auditoría, por otra parte,
considerando que el equipo auditor cuenta con los conocimientos necesarios para
llevar a cabo este proceso.

 Equipo auditor y tareas asignadas

 Auditor líder:

- Macarena Correa

Tareas asignadas:

- Determinar el alcance de la auditoría

- Realizar la reunión inicial con la organización
- Dirigir el proceso de la auditoría
- Asignar las tareas al equipo auditor
- Determinar los pasos a seguir de la auditoría, las áreas a auditar, los
documentos, entre otros.

 Equipo auditor:
 Gloria Contreras( inventados

2
  Beatriz Osorio
 Héctor Muñoz(Inventados

Tareas Asignadas:

- Auditar las áreas determinadas por el auditor líder

- Revisión de documentos para establecer el cumplimiento o no
conformidades del sistema de gestión de calidad de la organización
- Determinar y plasmar en los formularios las evidencias y observaciones
halladas en la auditoría.
- Entregar la información de las evidencias y observaciones halladas al
auditor líder, para su posterior comunicación a la organización
- Realización de informes de auditoría por las áreas que ya han sido parte del
proceso.

 Documentos de trabajo
- Listas de comprobación y formularios de observaciones de auditoria
- Lista de chequeo ISO 9001
N.A= No aplica
N.C= No cumple
P.C= Parcialmente cumple
SI= Sí cumple

Anexo 1

 Formulario de observaciones de auditoria

Anexo 2

 Formularios para recoger las observaciones

Para plasmar las observaciones encontradas en el curso de la auditoría, se

utilizará el siguiente formulario, donde se deberán completar los datos atingentes
3
al auditor líder, el equipo auditor, la organización auditada y sus responsables,
áreas, entre otros; y asimismo, dentro del mismo formulario se deberán detallar los
requisitos normativos de la norma contrastada en la auditoría, junto con las
observaciones halladas, para así entregar una información clara y precisa al
encargado de la organización, para establecer internamente los planes de acción
correspondientes.

Anexo 3

Parte II: Plan de auditoría

 Objetivos de la auditoría

En primer lugar, la gerencia debe considerar que se encuentren implementados

los objetivos del plan de auditoria, con la finalidad de que estos sean los
pertinentes y adecuados para gestionar de manera adecuada la planeación de las
auditorias y para conducirlas, estos objetivos deben ser coherentes con la política
y objetivos del presente sistema.

Objetivos

Evaluar la eficacia e implementación del sistema de gestión de calidad en su

totalidad, considerando los diversos cambios en comparación con la auditoria
anterior y aplicación adecuada.

4
Evaluar el compromiso demostrado en la política de calidad, con la finalidad de
mantener la eficacia y la mejora del sistema de gestión, el cual va enfocado al
cliente.

Evaluar el grado de funcionamiento del sistema de gestión relacionado al logro

de cumplimiento de la política y los objetivos, los cuales deben ser coherentes
con la política.

Evaluar la conformidad del sistema de gestión de calidad respecto a los

requisitos de la norma de referencia ISO 9001

Evaluar la conformidad del sistema de gestión de calidad relacionado a otras

normativas que la organización suscriba de manera voluntaria.

Evaluar y verificar si se mantiene la confianza con las partes interesadas en

relación al sistema de gestión de calidad, dando una respuesta adecuada a sus
necesidades y expectativas.

Evaluar la actuación de la organización, la cual debería presentar madurez y

facilitar el proceso, entregando la información y documentación solicitada para
llevar a cabo el proceso.

5
  Definición de áreas a auditar

Considerando la temática abordada para aplicar la auditoria, la cual va enfocada

al sistema de gestión de calidad, en donde entregar y producir un producto dentro
de los más altos entandares es lo esencial, por ende se debe conocer el proceso
productivo de la organización sometida al proceso de renovación de certificación,
en donde la auditoria va enfocada a las áreas consideradas como puntos críticos
las cuales tienen mayor incidencia dentro de la misma;

Proceso productivo

Proceso productivo: Para la producción de leche se considera un proceso que está

constituido por 7 áreas de trabajos;

6
 RECEPCION DE CONTROL DE
PASTEURIZACION
LECHE CALIDAD

TRANSPORTE Y PRODUCION
DISTRIBUCION
TRAZABILIDAD INDUSTRIAL

CONSUMO FINAL

Cada etapa es fundamental para el funcionamiento de la empresa, en donde se

dispone de la última tecnología y altos estándares de calidad.

Identificación de áreas criticas

Para la selección de las áreas críticas, se consideran aquellas que son las
principales en el proceso productivo, considerando generar un producto bajos las

7
condiciones necesarias para satisfacer a los clientes, teniendo en cuenta por otra
parte el historial de la organización de observaciones obtenidas en auditorias
anteriores para verificar que fueron abordadas. Por ende se toma en cuenta las
siguientes áreas;

RECEPCION DE CONTROL DE
PASTEURIZACION
LECHE CALIDAD

TRANSPORTE Y PRODUCCION
DISTRIBUCION
TRAZABILIDAD INDUSTRIAL

CONSUMO FINAL

Control de calidad: El objetivo del área de control de calidad es verificar que las
materias primas e insumos se encuentran en las condiciones requeridas y
necesarias para la elaboración de la leche. Además de verificar las condiciones de
los diversos equipos y maquinarias utilizadas.

8
En esta área del proceso de control de calidad, las tareas que se realizan son:

 Calibración y preparación de los equipos.

 Verificación y evaluación de las materias primas.

 Inspecciones a las maquinarias.

Producción industrial: El objetivo del área de producción es elaborar productos

dentro de los estándares de calidad necesarios para satisfacer las necesidades de
los clientes, coordinando los recursos necesarios para el desarrollo de la misma.

En esta área del proceso productivo, las tareas que se realizan son:

 Trabajos de formulación del producto.

 Operaciones de manipulación y vaciado de materias primas en calderas.

 Preparación producto final.

 Envasado y sellado

Distribución: El objetivo del área de “Distribución” es optimizar un flujo constante

de productos hacia los clientes a través de enlaces de transporte, coordinando los
recursos para la realización, de manera que llevar a cabo de manera eficiente esta
área tenga un mínimo coste global para la empresa, sin sacrificar la calidad de
transporte ni la seguridad a los trabajadores.

9
En esta área del proceso productivo, las tareas que se realizan son:

 Trabajos administrativos (logística y planeamiento de distribución).

 Operaciones de carga y descarga manual de productos a camiones de

distribución.

 Distribución de productos a clientes.

Funciones y responsabilidades del equipo auditor

El equipo auditor, al realizar el proceso de la auditoría, deberá cumplir con

ciertas funciones y responsabilidades para la realización de ésta, las cuales
son:
Auditor líder
- Conducir la auditoría
- Planear y organizar todos los pasos de la auditoría
- Conducir y controlar todas las reuniones con el equipo
- Comunicar los resultados de las auditorias
- Comunicar inmediatamente las no conformidades criticas
- Informar los resultados, conclusiones y recomendaciones finales de
auditorias
- Preparar el plan y presentar el informe de auditoría final

Equipo auditor
- Estar preparado para el desarrollo de la auditoria
- Participar en las reuniones de apertura y cierre
- Cumplir las tareas designadas por el auditor líder
- Mantener la programación y el objetivo de la auditoria
- Documentar y apoyar todas las constataciones
- Mantener al auditado informado del desarrollo
- Proteger todos los documentos y mantener la confidencialidad

10
 - Apoyar a los demás miembros del equipo auditor en el proceso de esta.
- Elaborar un informe sobre los resultados de la auditoria y consignar las
observaciones
- Recoger y analizar datos para obtener conclusiones relativas al sistema de
gestión auditado

Parte III: Elaboración del informe de auditoría

 Información de la auditoría

Tras cumplir con el cronograma de actividades planificado de la parte II, “Plan de

Auditoría” del presente informe, se deberá informar a la gerencia general de los
hallazgos y no conformidades que se han encontrado en la auditoría en un
documento, los cuales serán utilizados para finalmente determinar el grado de
cumplimiento de las actividades realizadas en la organización, contrastados con la
norma internacional de la cual es objeto la certificación (ISO 9.001). Además de
informar los hallazgos encontrados, se deberán incluir en el reporte de auditoría, al
menos los siguientes puntos, según lo indicado en ISO 19.011:

a) Objetivos
b) Alcance
c) Identificación del auditado
d) Identificación del equipo auditor
e) Fechas y lugares en donde se realizaron las actividades de la auditoría
f) Los criterios utilizados para auditar
g) Los hallazgos de la auditoría y la evidencia relacionada
h) Las conclusiones de la auditoría,
i) Declaración sobre el grado de cumplimiento de los criterios de auditoría.

Asimismo, también se pueden incluir, entre otros, los siguientes puntos:

a) Plan de auditoría, incluyendo los cronogramas

b) Resumen del proceso de auditoría

11
 c) Grado de cumplimiento de los objetivos de la auditoría
d) Áreas no cubiertas
e) Resumen de las conclusiones y evidencias
f) Oportunidades de mejora
g) Planes de acción
h) Lista de distribución del informe de auditoría.

 Resumen de evidencias que pueden determinar los hallazgos

Luego de realizar la auditoría en el área señalada, se deberá proceder a registrar

los hallazgos y correspondientes evidencias para ser informadas a la alta gerencia
de la organización, las cuales serán registradas en un formulario resumen para
facilitar su difusión, en donde se hará alusión al requisito normativo que se
encuentra con hallazgos, el documento en cuestión que sirve como evidencia, y la
observación correspondiente del hallazgo.

El hecho de hacer referencia al documento de evidencia facilitará la búsqueda de

este y la posterior explicación de los auditores a la gerencia del por qué el
documento en cuestión es un hallazgo de posible no conformidad con los
requisitos normativos, siendo, evidentemente, más eficiente adjuntar tal
documento junto con el formulario, para facilitar la información a la gerencia.

Anexo 4

Parte IV: Seguimiento y medidas de control.

Mediante el siguiente formulario de referencia como sistema, se utilizará para

verificar la implementación de las acciones correctivas formulada en el informe de
auditoría, por ende, se elaborará un cuadro donde se deben mencionar las

12
actividades para tratar las no conformidades detectadas, donde se debe tener en
cuenta; responsables, área, plazos para la ejecución de las mismas y frecuencias
de controles, para posteriores auditorías internas, para verificar sí se subsanaron
los hallazgos antes del próximo proceso de auditoría de certificación.

 Cronograma de actividades para subsanar hallazgos.

Anexo 5

 Recolección de evidencias de mejoramiento.

Se dispondrá de un formulario para registrar toda evidencia relacionada al

mejoramiento, la cual se debe documentar y archivar, por parte de la organización
evaluada, considerando que aquella información se solicitará para la próxima
auditoria de certificación.

Se tendrán en cuenta las actividades para subsanar hallazgos, en donde según lo

estipulado y recomendado por el equipo auditor en relación a las medidas de
control, dará origen a procedimientos y normativas aplicadas; estas deben
registrarse en el documento

Anexo 6

Anexos

Anexo 1

13
ISO 9001 REQUISITO NORMATIVO N.A N.C P.C SI OBSERVACIONES

4 SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

Comprension de la organización y su contexto
4.1
¿Se encuentran determinadas las cuestiones externas e internas que son
pertinentes para el proposito de la organización?
¿Se realiza el seguimiento y revision de la informacion sobre cuestiones externas
e internas?

¿Qué acciones se siguen para alcanzar los resultados planificados?

Necesidades y expectativas de las partes interesadas
4.2
¿Se determinan las partes interesadas que son pertinentes para la organización?

¿Cuáles son los requisitos para las partes interesadas del SGC?

Determinacion del alcance SGC

4.3
¿Se determina los limites y aplicabilidad del SGC?

¿Se encuentra disponible y se mantiene como informacion documentada el

alcance del SGC

SGC y sus procesos

4.4
¿Se implementa, mantiene y mejora continuamente el SGC?

¿Están determinados los procesos necesarios del SGC y son aplicados en la

organización?
¿Se determina la secuencia e interacción de los procesos y es conocida por el
personal?

14
 Liderazgo y compromiso
5
¿La organización asume la responsabilidad y obligacion de rendir cuentas con
relacion a la eficacia del SGC?

¿Se encuentra establecida la politica de calidad y los objetivos de calidad ?

¿De que manera se mide, si el SGC logra los resultados previstos?

¿Existe apoyo al personal de la organización, para contribuir a la eficacia del SGC?

¿De que forma se promueve la mejora continua?

¿de que forma se demuestra el liderazgo y compromiso con respecto al enfoque

al cliente?

Politica
5.2
¿La politica proporciona un marco de referencia para el establecimiento de los
objetivos de calidad?

¿La politica es apropiada al proposito y contexto de la organización?

¿La politica cumple, con un compromiso de dar cumplimiento a los requisitos

aplicables?

¿la politica tiene un compromiso de mejora continua?

Comunicación de la politica
5.2.2
¿La politica esta disponible y se encuentra como informacion documentada?

¿La politica se encuentra disponible para las partes interesadas?

Roles, responsabilidades y autoridades en la organización

5.3
¿Se establecen responsabilidades y funciones para los roles pertinentes en la
organización?
¿De que forma se comunican y se da entendimiento a las responsabilidades y
funciones dentro de la organización respecto al SGI?

15
 Planificacion
6

¿Se planifican acciones para abordar riesgos y oportunidades?

¿De que manera se evalua la eficacia de las acciones implementadas?

Objetivos de calidad y planificaion

6.2
¿Se establecen objetivos de calidad para las funciones, nieves y procesos
necesarios para el SGC?

¿Los objetivos son coherentes con la politica de calidad?

¿Los objetivos son medibles y tienen en cuenta los requisitos aplicables?

¿Los objetivos se actualizan y se comunican cuando corresponde?

Respecto a la planificaion
6.3

¿Se establecen los recursos y responsables para lograr los objetivos?

¿De que forma se van a evaluar los resultados?

16
17
Anexo 2

FORMULARIO DE OBSERVACIONES DE AUDITORÍA (FOA-SGC-001)

Auditor líder:
Equipo auditor:
Auditado:
Dirección:
Teléfono:
Norma:
Encargado SG:
Fecha:
Área auditada:
Encargado área:

Requisito normativo Identificación del proceso Observación

Auditor líder Encargado SG

Nombre, firma y fecha Nombre, firma y fecha

18
Anexo 3

FORMULARIO PARA RECOGER LAS OBSERVACIONES DE AUDITORÍA (FROSGC-001)

Auditor líder:
Equipo auditor:
Auditado:
Dirección:
Teléfono:
Norma:
Encargado SG:
Fecha:
Área auditada:
Encargado área:

Requisito normativo Observación

Auditor líder Encargado SG

Nombre, firma y fecha Nombre, firma y fecha

19
Anexo 4

20
Anexo 5

21
Anexo 6

22
Tiempo y Plazos

Etapa Horario

Reunión
09:00 - 09:30
de apertura

Revisión de
compromisos de la 09:30 - 11:15
dirección

Revisión de la
planificación del 11:15 - 13:00
sistema de calidad

Almuerzo 13:00 - 14:00

Revisión de
14:00 - 15:30
la política

Revisión de
15:30 - 17:30
hallazgos de auditoría

Elaboración de
17:30 - 18:30
informe final

Reunión final 18:30 - 19:00

23
Conclusión
La fórmula aclarada en este informe, ha señalado ser práctico para obtener la
implantación y la certificación de SGC ISO 9001 en nuestra objetividad, tomando
en consideración el personal necesario para lograr los resultados.

Para conseguir los resultados favorables al revisar la norma ISO 9001, es

necesario que la dirección y el personal de la empresa se responsabiliza en la
determinación de las dificultades, independientemente del desarrollo de la
empresa asesora de la implementación, puesto que este es el que puede
determinar el éxito o poca ventaja de las mejoras sugeridas en la implementación.

El sistema de gestión de calidad ISO 9001, interpreta una oportunidad de mejora

en la dirección de las empresas de encargos a diferencia de la antecedente
versión de la norma ISO 9001, fundamentando que se existe actualmente una
mejora continua para los Sistemas de Gestión, convirtiendo así el mejor
instrumento para alcanzar los objetivos y metas.

24
Anexos
ISO 9001 (Sistemas de Gestión de Calidad)

ISO 19001 (Directrices para la auditoría de Sistemas de Gestión)

25