Les notes

Relations professionnelles
Les notes 2

Table des matières

Les notes 3

Les notes, outils indispensables 5

Les principaux enjeux d'une note......................................................6
La communication orale n'est pas suffisante pour communiquer dans l'entreprise
.............................................................................................................................6

Les deux types de notes de service 7

L'objectif de la note d'information....................................................8
Transmettre une information sur la vie de l'entreprise..........................................8

Les caractéristiques de la note d'information.................................9

Ton neutre et impersonnel...................................................................................9

L'objectif de la note d'instruction....................................................10

Elle est, en principe, suivie d'une mesure d'exécution.......................................10

Les caractéristiques de la note d'instruction.................................11

Ton impératif......................................................................................................11

Possibilité d'employer le "Je".............................................................................11

La note informelle (mémo) 12

Objectif et caractéristiques de la note informelle (ou mémo).......13
Informer ou effectuer un rappel à son supérieur hiérarchique............................13

Les mentions obligatoires et la mise en page 14

Les mentions obligatoires des notes..............................................15
La note est un document interne........................................................................15

La mise en page.................................................................................16
La note est un document interne = il n'y a pas de norme en matière de
présentation.......................................................................................................16

Le mode de diffusion et le classement 17

Le mode de diffusion des notes.......................................................18
La remise en main propre ou dépôt sur le bureau..............................................18
Les notes 4

L'affichage..........................................................................................................18

La diffusion avec le bulletin de salaire................................................................18

La diffusion par mail...........................................................................................19

Le classement papier........................................................................20
En règle générale...............................................................................................20

Le classement électronique.............................................................21
Il dépend du système d'information de l'entreprise et du type de note...............21

Les nouvelles tendances 22

Vers le Zéro papier............................................................................23
Les nouvelles technologies et les habitudes de lecture évoluent.......................23

Pour conclure.....................................................................................................23
Les notes 5

Les notes, outils indispensables

 Les notes 6

Les principaux enjeux d'une note

La communication orale n'est pas suffisante

pour communiquer dans l'entreprise

Nous devons communiquer par écrit

• pour informer
• pour formaliser
• pour conserver une trace
• pour assoir son autorité

Attention

Note de service = note d'instruction +note d'information

La règle absolue : une note = un thème
Les notes 7

Les deux types de notes de service

 Les notes 8

L'objectif de la note d'information

Transmettre une information sur la vie de

l'entreprise

Les situations les plus fréquentes

Nouveaux horaires, modifications locaux, nouveau salarié, visite, formations etc.

Circule dans le sens descendant ou latéral

Les notes 9

Les caractéristiques de la note

d'information

Ton neutre et impersonnel

Emploi possible de la forme passive

Les formulations les plus fréquentes
• "il semble que..."
• "il convient de..."
• "il a été décidé que..."
Les notes 10

L'objectif de la note d'instruction

Elle est, en principe, suivie d'une mesure

d'exécution

Les situations les plus classiques

• utilisation des notes de frais
• date des congés
• nouvelle procédure qualité
• etc.
Les notes 11

Les caractéristiques de la note

d'instruction

Ton impératif

2 solutions classiques
• "vous voudrez bien..."
• "vous êtes priés..."

Possibilité d'employer le "Je"

Si l'on veut être ferme

• "je vous demande ..."
Les notes 12

La note informelle (mémo)

Les notes 13

Objectif et caractéristiques de la note

informelle (ou mémo)

Informer ou effectuer un rappel à son supérieur

hiérarchique

Les situations les plus fréquentes

• informer sur l'évolution d'un dossier
• informer sur une difficulté rencontrée
• proposer une amélioration
• constater un dysfonctionnement
Les notes 14

Les mentions obligatoires et la mise en

page
 Les notes 15

Les mentions obligatoires des notes

La note est un document interne

Elle doit comporter

• le logo de l'entreprise (la note peut aussi être réalisée sur un papier en-tête
simplifié)
• l'émetteur (nom, fonction, service)
• les destinataires (pour action, pour information, pour affichage)
• la date
• le titre du document : note d'instruction, note d'information, note de service, mémo,
suivis éventuellement d'un numéro
• l'objet
• les pièces jointes
• la signature et fonction

Remarque

Elle ne comprend ni interpellation, ni formule de politesse

Les notes 16

La mise en page

La note est un document interne = il n'y a pas

de norme en matière de présentation

Cependant, elle doit

• appliquer la charte graphique de l'entreprise
• mettre en évidence les éléments obligatoires : émetteur, destinataire(s), objet, date,
pièces jointes. Il est possible d'utiliser le cadre suivant :

• appliquer les règles de lecture rapide : plan et mots importants mis en évidence
• le document doit être clair et aéré : il doit donner envie d'être lu !
Les notes 17

Le mode de diffusion et le classement

Les notes 18

Le mode de diffusion des notes

La remise en main propre ou dépôt sur le

bureau

Avantages
• l'émetteur est sûr que la note est bien arrivée à destination
• simple

Inconvénients
• perte de temps
• l'émetteur n'est pas sûr que sa note sera lue

L'affichage

Avantages
• simple
• peu coûteux
• accessible par tous

Inconvénients
• absence de confidentialité
• peu sûr
• le salarié doit être présent dans l'entreprise

La diffusion avec le bulletin de salaire

Avantages
• sûr
• fort impact chez le destinataire
• simple

Inconvénient
• long à mettre en place
Les notes 19

La diffusion par mail

Avantages
• rapide
• simple

Inconvénients
• tous les collaborateurs ne disposent pas d'un ordinateur
• risque de ne passer inaperçu
Les notes 20

Le classement papier

En règle générale

3 exemplaires sont conservés

• le service émetteur conserve toutes les notes de service émises par son propre
service
• le destinataire ne conserve que les notes ayant une incidence sur le
fonctionnement du service
• le secrétariat de direction (ou le service communication) conserve toutes les notes
émises dans l'entreprise
Les notes 21

Le classement électronique

Il dépend du système d'information de

l'entreprise et du type de note

Pour les notes de service, soit l'entreprise dispose d'un réseau ...
• et tous les salariés y ont accès : une seule note est sauvegardée (responsabilité de
l'émetteur). Chaque salarié peut la consulter selon ses besoins.
• soit tous les salariés n'y ont pas accès : la note est affichée pendant la durée
nécessaire et est sauvegardée par l'émetteur sur le réseau informatique de
l'entreprise
Les notes 22

Les nouvelles tendances

 Les notes 23

Vers le Zéro papier

Les nouvelles technologies et les habitudes de

lecture évoluent....

Les notes sont de moins en moins formalisées....

• informations et instructions sont bien souvent envoyées par mail, sans titre (seul
l'objet figure)
• lorsque les salariés sont à l'extérieur de l'entreprise, informations et consignes sont
parfois diffusées par SMS
• pour mieux capter l'attention des salariés, les notes de services sont bien souvent
remplacées par des "Flash infos"

Pour conclure

Information

Les notes sont des outils écrits pour transmettre une information. Il convient de les utiliser
avec prudence et modération, sous peine de ne pas être lues...
Les notes 24

Contact
 Plio Ingéniery
M. Cachoulet
 15 avenue Charles de Gaulle
13000 MARSEILLE

Vos réf : PL/45

Compte client : N° 345 876 
Nos Réf : DP/fa
Objet : rappel règlement  Montpellier, le 15 février 2009 
PJ : Copie facture n° 081114

Monsieur, 

Nous nous permettons de vous rappeler que votre compte client référencé ci-dessus
présente à ce jour un solde débiteur de 6 000 €.

En effet, la facture n°081114 que nous vous avons adressée le 15 novembre 2008 et
payable au 30 janvier 2009 n’a pas été honorée à ce jour.

Persuadés qu’il ne s’agit que d’un oubli de votre part, nous vous demandons de bien
vouloir nous faire parvenir son règlement sous huitaine.

Nous vous remercions par avance de votre compréhension.

Veuillez agréer, Monsieur, nos salutations distinguées. 

P. Dupont
Responsable Service comptabilité


Tél : 01 45 78 95 76 – www.carteduo.com
Sarl au capital de 60 000 €
RCS Paris 777 777 777 SIRET 777 777 77777 77 – NAF 789C – N°TVA Intraxom : FR 73 678 555 555-
.