CASO 1

Un centro de investigación médica sin fines de lucro

Usted es Alexis, el director de asuntos externos de un centro nacional de investigación médica
sin fines de lucro que realiza investigaciones sobre enfermedades relacionadas con el
envejecimiento. El trabajo del centro se mantiene gracias al financiamiento de diversas fuentes,
entre ellas, el público en general, los estados y subsidios de empresas, fundaciones y el gobierno
federal. Su departamento prepara un reporte anual de los logros y el estatus del cent ro
financiero para el consejo de administración. El reporte se compone principalmente de texto con
algunas gráficas y tablas, todo en blanco y negro, y una portada sencilla. Es voluminoso y su
redacción es muy concisa. Su producción resulta barata, fuera del esfuerzo para integrar el
contenido, lo cual requiere tiempo para solicitar y obtener información de los otros
departamentos del centro. En su última junta, los miembros del consejo propusieron que el
reporte anual se “renovara” para tener un documento que se pudiera utilizar para marketing y
publicidad. Quieren que el próximo reporte anual se envíe por correo a los diversos grupos de
interés del centro, a los donantes anteriores y a los potenciales. El consejo considera que un
documento como éste es necesario para colocar al centro “en la misma liga” que otras
organizaciones grandes sin fines de lucro, con las cuales compite por donaciones y fondos. El
consejo piensa que el reporte anual podría utilizarse para comunicar a estos grupos de interés
los avances que el centro está logrando en sus esfuerzos de investigación y su sólida
administración fiscal, para aprovechar mejor los fondos y las donaciones que recibe. Usted
deberá elaborar un reporte anual más breve, sencillo y fácil de leer que muestre los beneficios
de la investigación del centro y su impacto en la vida de las personas. Debe incluir fotografías de
varios hospitales, clínicas e instalaciones de atención médica a largo plazo que apliquen los
resultados de la investigación del centro. También debe incluir testimonios de pacientes y
familias que se hayan beneficiado de la investigación del centro. El reporte debe ser “atractivo”,
a color, contener muchas imágenes y gráficas fáciles de comprender, y estar redactado en un
estilo comprensible para el posible donador adulto promedio. Es un trabajo considerable para su
departamento, que está conformado por otros tres miembros. Tendrá que contratar por fuera
algunas de las actividades y tal vez tenga que viajar a varias instalaciones médicas de todo el país
para tomar fotografías y recoger los testimonios. También deberá someter a licitación el diseño,
la impresión y la distribución para que varios contratistas presenten propuestas y precios. Según
sus cálculos, se deben imprimir y enviar por correo alrededor de cinco millones de copias. Hoy es
1 de abril. El consejo le pide que asista a la siguiente junta del 15 de mayo para que presente un
plan detallado, el programa y el presupuesto, y explique cómo completará el proyecto. El consejo
quier e el reporte anual “en el correo” para el 15 de noviembre, de modo que los posibles
donantes lo reciban en la temporada navideña cuando es probable que sean “generosos”. El año
fiscal del centro termina el 30 de septiembre y sus estados financieros deben estar disponibles
para el 15 de octubre; sin embargo, la información no financiera para el reporte se puede
empezar a recabar justo después de la junta del consejo del 15 de mayo. Por suerte, usted está
tomando un curso de administración de proyectos por las tardes en una universidad cercana y
esto representa una excelente oportunidad para aplicar lo que ha aprendido. Sabe que es un
proyecto grande y que el consejo abriga grandes expectativas. Usted quiere asegurarse de
cumplir con las expectativas del consejo y que éste apruebe el presupuesto que necesitará para
realizar el proyecto; sin embargo, sólo lo aprobarán si están seguros de que tiene un plan
detallado para hacerlo. Usted y su personal tienen seis semanas para elaborar el plan que
presentarán al consejo el 15 de mayo. Si lo aprueban, tendrá seis meses, del 15 de mayo al 15 de
noviembre, para implementar el plan y completar el proyecto. Su personal está conformado por
Grace, una especialista en marketing; Levi, un escritor/ editor, y Lakysha, una asistente cuya
afición es la fotografía (por las tardes cursa la carrera de fotoperiodismo en la universidad y ha
ganado varios concursos de fotografía en la ciudad).
Resolución del caso
1. Establecer el objetivo del proyecto y hacer una lista de supuestos respecto al proyecto.
“Terminar el reporte anual del centro médico y enviarlos vía correo electrónico el 15
de noviembre de 2015 con base en los testimonios, logros con muestras visuales y
gráficos especificados con fecha del 15 de mayo y dentro de un presupuesto aprobado
el 15 de mayo por el consejo”.

2. Elaborar una estructura de división del trabajo.

Encargado del
proyecto
Alexis

Marketing Escritor/Editor Fotografía

Grace Levi Lakysha

3. Preparar una lista de las actividades específicas que deben realizarse para lograr el
objetivo del proyecto.
 Primero hay que planificar las actividades para desarrollar el informe.
 Luego se deben desarrollar las propuestas para las actividades.
 Se tiene que movilizar a diferentes puntos para visitar distintos hospitales.
 Deben tomarse testimonios de pacientes que han asistido al hospital.
 Tiene que fotografiar todos los hospitales que visiten.
 Luego tiene que hacer un breve análisis de la información obtenida.
 Se tiene que hacer el informe a colores para poder presentarlo ante los directivos y enviarlo a las
personas.
 Elaboración de estados financieros.
 Enviar información por correo.
4. Para cada actividad, asignar a la persona que será responsable.
 Planificación de actividades: Alexis.
 Propuestas para la actividad: Alexis y Grace.
 Visita a hospitales: Levi y Lakysha.
 Testimonios de pacientes: Levi y Lakysha.
 Fotografías: Lakysha.
 Análisis de información: Grace y Alexis.
 Elaboración de estados financieros: Alexis.
 Recopilar información no financiera: Lakysha y Levi.
 Elaboración de Informe: Alexis, Grace y Levi.
 Envió de correos: Grace.

5. Elaborar un diagrama de red que muestre la secuencia y las relaciones de dependencia

de todas las actividades.
Diagrama de Actividades:

Reunión con el
consejo Propuestas para
actividades

1 Alexis 2 Alexis y Grace Recopilación de

Visita a hospitales testimonios en
pacientes

Lakysha y 5 Lakysha y Levi

4 Análisis de
Levi información
Recopilación de
Info no financiera
Fotografías en
7 Grace y Alexis
hospitales
Lakysha y
3
Levi
6 Lakysha

Elaboración de Enviar info por

Estados financieros informe correo

8 Alexis Alexis, Grace y 10 Grace

9
Levi