INDICE

CAPITULO I

1.1. Introducción ................................................................................................... 1

1.1. Antecedentes de la Empresa (nombre de la empresa, dirección, antigüedad,

cantidad de trabajadores, etc.) ................................................................................ 1

1.2. Características (sector al que pertenece, productos o servicios que ofrece .. 1

1.2. Administrador ................................................................................................ 3

1.3. Principios de Fayol ........................................................................................ 4

CAPITULO II

2.1. Misión ............................................................................................................ 8

2.2. Visión ............................................................................................................. 8

2.4. Estrategias de la Empresa ............................................................................ 8

2.5. Explicar cada qué tiempo se realiza la planificación y quienes participan ..... 9

2.6. Conocimiento sobre la misión, visión y los objetivos de la empresa ............ 9

CAPITULO III

3.1. Organigrama de la empresa ........................................................................ 12

3.2. Departamento de Contabilidad .................................................................... 12

3.3. Departamento de Ventas ............................................................................. 14

3.4. Manual de Funciones .................................................................................. 15

3.5. Flujo grama de procesos ............................................................................. 17

CAPITULO IV

4.1. Como la empresa Motiva a sus trabajadores .............................................. 20

4.2. Estrategias de motivación ........................................................................... 20

4.3. Medios de comunicación interna que se utilizan ......................................... 21

4.4. Problemas de comunicación........................................................................ 21

CAPITULO V

5.1. Departamentos de la empresa Mi Rancho S.R.L. ....................................... 24

5.2. Recomendaciones para mejorar la función de control de la empresa ......... 28

 CAPITULO I:
INTRODUCCIÓN
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1.1. Introducción

Soñar con una casa propia con jardín y chimenea es placentero, pero despertar con
la idea de ser engañado y despojado, luego de invertir todos los ahorros, resulta
una pesadilla. Muchas personas viven esta incertidumbre, y como respuesta a todos
esto deseos de la gente de un nivel medio bajo es que nace la empresa MI RANCHO
SRL. el mes de enero del 2010,

1.1. Antecedentes de la Empresa (nombre de la empresa, dirección,

antigüedad, cantidad de trabajadores, etc.)

- Mi Rancho SRL. Se fundó el año 2010 por el empresario Adalid Novillo Lafuente a
raíz de plantear numerosas urbanizaciones en santa cruz de la sierra contando con
novedades de ubicaciones y precios comerciales para el mercado de santa cruz a
raíz de ese comienzo la empresa lanzó al mercado grandes proyectos urbanísticos.

-La oficina se encuentra ubicada en el centro de la ciudad (Av. Isabel la Católica y

1er anillo sobre la Cañoto)

-Tiene una antigüedad de 5 años.

-En la actualidad cuenta con 127 trabajadores incluyendo personal administrativo

tanto como en ventas, contabilidad y carteras.

1.2. Características (sector al que pertenece, productos o servicios que

ofrece

Esta empresa es comercial solo se encarga de la compra y venta de terrenos

accesibles y sobre todo la facilidad para brindar a nuestros clientes.

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1.2. Administrador

Características

Como administrador de empresas, tu trabajo será supervisar todas las funciones

relacionadas con el manejo de un comercio de forma tal que alcance de manera
exitosa los objetivos de la operación. Tus funciones de gestión incluirán
planificación, control, organización, dotación de personal y dirección de operaciones
del comercio. La principal función de un administrador de empresas es asegurar
que el comercio alcance sus objetivos financieros.

Significado

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Un administrador de empresas normalmente es el gerente general supervisor del

comercio. Por lo tanto, trabajarás cerca de las personas en los departamentos del
nivel gerencial dentro de la empresa. A veces un administrador de empresas deberá
conectarse con profesionales externos al comercio para el manejo de operaciones
comerciales. Los administradores de empresa trabajan con personas de las áres de
legales, finanzas, recursos humanos, contabilidad, marketing y operaciones.

Función

El administrador de empresas mantiene registros de las operaciones de la empresa,

prepara informes para compartir con todo el plantel gerencial y asegura que la
empresa está de conformidad con las reglas y regulaciones de la industria.

Beneficios

Es común que el administrador de empresas reconozca nuevas oportunidades para

el comercio y asegure los recursos para ayudar a la empresa a asegurar estas
nuevas oportunidades. Incluso puede representar a la empresa en el entorno
profesional o participar en eventos de red en la comunidad para promover buena
voluntad y construir el comercio.

Consideraciones

Es posible trabajar en una posición de administración de empresa sin obtener un

título universitario trabajando en la empresa para ganar experiencia. Sin embargo,
un título en administración empresarial te expondrá a la información de todos los
aspectos de la operación comercial. Estudiar los temas de contabilidad, economía,
marketing, financias, recursos humanos y operaciones te familiarizará con el
funcionamiento de esos departamentos dentro de la empresa. Por lo tanto, un título
de administrador de empresas te puede ayudar a triunfar aprendiendo cómo
entender las complejidades de la operación de una empresa.

1.3. Principios de Fayol

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1) UNIDAD DE MANDO: Cada empleado debe recibir órdenes de un sólo superior.

De esta forma, se evitan cruces de indicaciones a modo de fuego cruzado.

2) AUTORIDAD: A pesar de que el cargo otorga la autoridad formal, no siempre se

tendrá obediencia si no existe la capacidad de liderazgo. Por ello, es necesario tener
la capacidad de dar órdenes y que ellas se cumplan. La autoridad conlleva
responsabilidad por las decisiones tomadas.

3) UNIDAD DE DIRECCIÓN: Se debe generar un programa para cada actividad.

Todo objetivo de tener una secuencia de procesos y plan determinado para ser
logrado. Además, de contar con un administrador para cada caso.

4) CENTRALIZACIÓN: Toda actividad debe ser manejada por una sola persona.
Aunque gerentes conservan la responsabilidad final, se necesita delegar a
subalternos la capacidad de supervisión de cada actividad.

5) SUBORDINACIÓN DEL INTERÉS PARTICULAR AL GENERAL: Deben

prevalecer los intereses de la empresa por sobre las individualidades. Siempre se
debe buscar el beneficio sobre la mayoría.

6) DISCIPLINA: Cada miembro de la organización debe respetar las reglas de la

empresa, como también los acuerdo de convivencia de ella. Un buen liderazgo es
fundamental para lograr acuerdos justos en disputas y la correcta aplicación de
sanciones.

7) DIVISIÓN DEL TRABAJO: La correcta delimitación y división de funciones es

primordial para el buen funcionamiento de la empresa. Se debe explicar claramente
el trabajo que cada colaborador debe desempañar. Además, se debe aprovechar la
especialización del personal para aumentar la eficiencia.

8) ORDEN: Cada empleado debe ocupar el cargo más adecuado para él. Todo
material debe estar en el lugar adecuado en el momento que corresponde.

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9) JERARQUÍA: El organigrama y jerarquía de cargos debe estar claramente

definidos y expuestos. Desde gerentes a jefes de sección, todos deben conocer a
su superior directo y se debe respetar la autoridad de cada nivel.

10) JUSTA REMUNERACIÓN: Todo empleado debe tener clara noción de su

remuneración y debe ser asignada de acuerdo al trabajo realizado. Los beneficios
de la empresa deben ser compartidos por todos los trabajadores.

11) EQUIDAD: Todo líder debe contar con la capacidad de aplicar decisiones justas
en el momento adecuado. A su vez, deben tener un trato amistoso con sus
subalternos.

12) ESTABILIDAD: Una alta tasa de rotación de personal no es conveniente para

un funcionamiento eficiente de la empresa. Debe existir una razonable permanencia
de una persona en su cargo, así los empleados sentirán seguridad en su puesto.

13) INICIATIVA: Se debe permitir la iniciativa para crear y llevar a cabo planes,
dando libertad a los subalternos para que determinen cómo realizar ciertos
procedimientos. Junto con esto, se debe tener en cuenta que en ocasiones se
cometerán errores.

14) ESPIRITU DE CUERPO: El trabajo en equipo siempre es indispensable. Se

debe promover el trabajo colaborativo, que también ayuda a generar un mejor
ambiente laboral.

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CAPITULO II:
PLANIFICACIÓN

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2.1. Misión

Somos la empresa líder en venta de lotes de terreno, porque brindamos

urbanizaciones con todos los servicios básicos, de acuerdo a las normas vigentes,
a toda la sociedad a nivel nacional, financiando la adquisición de estos en cómodas
cuotas mensuales, a fin de satisfacer las necesidades de nuestros clientes.

2.2. Visión

Cubrir toda la necesidad de vivienda en la sociedad y ser la corporación más grande

y solida del desarrollo habitacional del país.

2.3. Objetivo de la empresa

Objetivo general

La empresa MI RANCHO tiene el propósito de llegar a ser reconocida en toda

Bolivia, como una empresa líder en la venta de Lotes de Terreno y los diferentes
servicios que se prestan como valor agregado por el grupo de profesionales que en
ella participan.

Objetivos Específicos.

• Elevar el nivel de venta de lotes mensualmente.

• Otorgar la mayor cantidad de minutas de transferencia a los clientes.

• Controlar, administrar que los clientes cumplan con su pago y no tengan sus
mensualidades en mora, para no llegar a la reversión de sus lotes.

• Hacer un seguimiento al cliente.

• Brindar urbanizaciones estéticamente agradables, con todos los servicios

básicos y equipamientos primarios.

2.4. Estrategias de la Empresa

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 Mejorar la posición económica financiera de la empresa, a través de la

optimación de sus activos en la venta de lotes de terreno.
2.5. Explicar cada qué tiempo se realiza la planificación y quienes participan

• Se efectúa un proyecto anual antes del inicio del año y se coordina en forma
posterior cada mes.

• Participan de la planificación todas las jefaturas, Gerencia General y el

Directorio de la empresa.

2.6. Conocimiento sobre la misión, visión y los objetivos de la empresa

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Para saber si los empleados conocen sobre la misión se realizó una pregunta para
luego graficarla y determinar la respuesta:

Muestra: 15 trabajadores y funcionarios encuestados en la sucursal Mi rancho,

avenida Cañoto.

¿Usted la misión, visión y los objetivos de la empresa?

SI 14
No (porque) 1
Total 15

14

14

12
SI (porque)
10
No (porque)
8

6
1
4
2
0
SI (porque) No (porque)

Este cuadro nos refleja lo siguiente:

El 93 % de los encuestados siendo la mayoría conoce la misión, visión y objetivos

de la empresa, mientras que el 7% desconoce debido a que recién se incorporo en
el trabajo.

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CAPITULO III:
ORGANIZACIÓN
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3.1. Organigrama de la empresa

DIRECTORIO

GERENCIA
GENERAL

JEFE
ADMINISTRATIVO

DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DE DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO

DE VENTA DE CARTERA CONTABILIDAD DE LEGAL DE COBRANZA DE CATASTRO DE SISTEMAS

Jefe de Ventas Jefe de Cartera Jefe de Contabilidad Abogado Jefe Jefe de Cobranza Jefe de Catastro Jefe de Sistemas

Asistente de Ventas Asistente de Cartera Contador Abogado Asistente Asist. de Cobranza Asist. de Catastro Asist. de Sistemas

Oficial de Ventas Auxiliar de Cartera Asistente Asistente Notificador 1

Oficial de Ventas Auxiliar de Cartera Notificador 2

Supervisor Auxiliar de Cartera

Secretaria Recepcionista
Supervisor Enc. Ent. Lotes
Mensajero
Chofer 1 Enc. Ent. Lotes
Encargada de Aseo
Chofer 2

Chofer 3

Chofer 4

Chofer 5

Chofer Maq. Pesada

Grupo 1 (7)
Promotores
Grupo 2 (7)

3.2. Departamento de Contabilidad

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El Departamento de Contabilidad se encarga de instrumentar y operar las políticas,

normas, sistemas y procedimientos necesarios para garantizar la exactitud y
seguridad en la captación y registro de las operaciones financieras, presupuestales
y de consecución de metas de la entidad, a efecto de suministrar información que
coadyuve a la toma de decisiones, a promover la eficiencia y eficacia del control de
gestión, a la evaluación de las actividades y facilite la fiscalización de sus
operaciones, cuidando que dicha contabilización se realice con documentos
comprobatorios y justificativos originales, y vigilando la debida observancia de las
leyes, normas y reglamentos aplicables.

Funciones

Establecer y operar las medidas necesarias para garantizar que el sistema de

contabilidad del Centro este diseñado para que su operación facilite la fiscalización
de los activos, pasivos, ingresos, costos, gastos, avance en la ejecución de
programas y en general de manera que permitan medir la eficacia y eficiencia del
gasto público federal.

Realizar las acciones necesarias para garantizar que el sistema contable del
organismo, así como las modificaciones que se generen por motivos de su
actualización, cuenten con las autorizaciones legales para su funcionamiento
operaciones y manuales.

Llevar a cabo la contabilidad del Centro en los términos que establece la Ley de
Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público.

Emitir por escrito las principales políticas contables necesarias para asegurar que
las cuentas se operen bajo bases eficientes y consistentes, así como para la clara
definición y asignación de responsabilidades de funcionarios y empleados.

Mantener actualizado el catálogo de cuentas y guía contabilizadora, de manera que

éstos satisfagan las necesidades institucionales y fiscalizadoras de información
relativa a los activos, pasivos, ingresos costos, gastos y avance en la ejecución de

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programas, recabando para el efecto, las autorizaciones suficientes de las

autoridades competentes.

Controlar las disponibilidades de las cuentas bancarias de cheques y de inversión,

realizando conciliaciones mensuales contra los saldos reportados en los estados de
cuenta bancarios y por el Departamento de Contabilidad y responsable de Caja,
para garantizar la exactitud en el registro de fondos, y apoyando a una correcta toma
de decisiones.

Preparar y presentar los datos que conforman la Cuenta Pública, el Sistema Integral
de Información, el Informe Presidencial, las reuniones para Junta Directiva, el
Comité de Control y Auditoría, y demás información complementaria que requieran
las autoridades competentes respecto de las actividades desarrolladas en el ámbito
de su competencia.

Coordinar, orientar y apoyar las actividades del personal adscrito al área de su

competencia.

3.3. Departamento de Ventas

El departamento de ventas es el que se encarga de la distribución y venta de los

productos y dar seguimiento día a día de las diferentes rutas de vendedores para
garantizar la cobertura total y abastecimiento a los locales comerciales. En este
departamento se prepara día a día el pedido de ventas a manufactura según su
requerimiento y trabaja en conjunto con mercadeo para lanzamiento de productos,
promociones y ofertas.

Está encargado de contratar a promotoras, vendedores, supervisores y llevar control

de inventarios de productos de cada una de las sucursales.

Este es el departamento prioritario de la empresa, ya que a través de su buena

gestión la empresa puede vender. Es el departamento encargado de vender,
distribuir y dar seguimiento de las diferentes rutas (colmados, supermercados,
cafeterías).

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FUNCIONES:

El departamento de ventas se encarga de realizar las siguientes actividades: •

Elaborar pronósticos de ventas.

 Establecer precios.
 Identificar aquellas zonas que resultan problemáticas.
 Realizar promociones de ventas.
 Llevar un control y análisis de las ventas.
3.4. Manual de Funciones

GERENTE GENERAL

Funciones y Autoridad

El Gerente General de Mi Rancho S.R.L. actúa como representante legal de la

empresa, fija las políticas operativas, administrativas y de calidad en base a los
parámetros fijados por la casa matriz.

Es responsable ante los accionistas, por los resultados de las operaciones y el

desempeño organizacional, junto con los demás gerentes funcionales planea, dirige
y controla las actividades de la empresa. Ejerce autoridad funcional sobre el resto
de cargos ejecutivos, administrativos y operacionales de la organización.

Actúa como soporte de la organización a nivel general, es decir a nivel conceptual

y de manejo de cada área funcional, así como con conocimientos del área técnica
y de aplicación de nuestros productos y servicios.

Es la imagen de la empresa en el ámbito externo e internacional, provee de

contactos y relaciones empresariales a la organización con el objetivo de establecer
negocios a largo plazo, tanto de forma local como a nivel internacional.

Su objetivo principal es el de crear un valor agregado en base a los productos y

servicios que ofrecemos, maximizando el valor de la empresa para los accionistas.

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Sus principales funciones:

 Liderar el proceso de planeación estratégica de la organización,

determinando los críticos de éxito, estableciendo los objetivos y metas
específicas de la empresa.
 Desarrollar estrategias generales para alcanzar los objetivos y metas
propuestas.
 A través de sus subordinados vuelve operativos a los objetivos, metas y
estrategias desarrollando planes de acción a corto, mediano y largo plazo.
 Crear un ambiente en el que las personas puedan lograr las metas de grupo
con la menor cantidad de tiempo, dinero, materiales, es decir optimizando los
recursos disponibles.
 Implementar una estructura administrativa que contenga los elementos
necesarios para el desarrollo de los planes de acción

GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA

Funciones y Autoridad

El gerente administrativo financiero tiene varias áreas de trabajo a su cargo, en

primer lugar se ocupa de la optimización del proceso administrativo, el manejo de
las bodegas y el inventario, y todo el proceso de administración financiera de la
organización.

Sus responsabilidades son:

 Análisis de los aspectos financieros de todas las decisiones.

 Análisis de la cantidad de inversión necesaria para alcanzar las ventas
esperadas, decisiones que afectan al lado izquierdo del balance general
(activos).
 Ayudar a elaborar las decisiones específicas que se deban tomar y a elegir las
fuentes y formas alternativas de fondos para financiar dichas inversiones. Las
variables de decisión incluyen fondos internos vs. Externos, fondos provenientes

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de deuda vs. Fondos aportados por los accionistas y financiamiento a largo plazo
vs. Corto plazo.
 La forma de obtener los fondos y de proporcionar el financiamiento de los activos
que requiere la empresa para elaborar los productos cuyas ventas generarán
ingresos. Esta área representa las decisiones de financiamiento o las decisiones
de estructura del capital de la empresa.
 Análisis de las cuentas específicas e individuales del balance general con el
objeto de obtener información valiosa de la posición financiera de la compañía.
 Análisis de las cuentas individuales del estado de resultados: ingresos y costos.
 Control de costos con relación al valor producido, principalmente con el objeto
de que la empresa pueda asignar a sus productos un precio competitivo y
rentable.
 Análisis de los flujos de efectivo producidos en la operación del negocio.
 Proyectar, obtener y utilizar fondos para financiar las operaciones de la
organización y maximizar el valor de la misma.
 El gerente financiero interactúa con las otras gerencias funcionales para que la
organización opere de manera eficiente, todas las decisiones de negocios que
tengan implicaciones financieras deberán ser consideradas. Por ejemplo, las
decisiones de negocios de la gerencia general afectan al crecimiento de ventas
y, MANUAL DE FUNCIONES consecuentemente modifican los requerimientos
de inversión, por lo tanto se deben considerar sus efectos sobre la disponibilidad
de fondos, las políticas de inventarios, recursos, personal, etc.

3.5. Flujo grama de procesos

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A continuacion se muestra un flujograma que se utiliza en el departamento de Recursos Humanos:

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CAPITULO IV:
DIRECCIÓN

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4.1. Como la empresa Motiva a sus trabajadores

Mi rancho S.R.L. utiliza los reconocimientos a un buen desempeño laboral como

incentivos.

Dar reconocimiento consiste en reconocer el buen desempeño de los trabajadores,

así como los buenos resultados o logros que obtengan.

La empresa realiza una ceremonia de reconocimiento en donde premiemos al mejor

equipo de la empresa, recompensar económicamente al trabajador que haya tenido
el mejor desempeño en el año, o hacerle saber a un trabajador que ha hecho un
buen trabajo y felicitarlo por ello.

Dar reconocimiento es una técnica que funciona ya que satisface la necesidad que
tiene el ser humano de sentirse valorado; pero como requisito es necesario que los
reconocimientos sean genuinos y sinceros, es decir, que les sean dados a un
trabajador que realmente los merezca y no simplemente con la intención de
motivarlo.

4.2. Estrategias de motivación

Se plantean las siguientes estrategias de motivación:

 El dinero. Obtenerlo es el principal motivo por el que cualquier persona trabaja.

Con él no sólo cubrimos nuestras necesidades de consumo, sino también la
“necesidad de estatus”. Por ello, para que el dinero sea motivador, el trabajador
ha de percibir que la empresa es consciente de su esfuerzo en el trabajo, que
este se le reconoce y, por tanto, se le paga más. Posiblemente sea la principal
herramienta para motivar a un empleado: a más salario, más ganas de trabajar
y de superarse a uno mismo en el puesto de trabajo.
 El buen trato laboral. Parece una tontería pero no lo es en absoluto. Cuando los
trabajadores desarrollan su trabajo en un clima laboral favorable, comunicativo
y que potencia las relaciones humanas, estos se sienten más integrados con la
empresa, son más felices y, por tanto, tienen mejor productividad.

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 Las expectativas de futuro. Son esenciales para motivar a los empleados.

Cuando el trabajador es consciente de que tiene posibilidades de mejorar y de
ascender en su puesto de trabajo, sus esfuerzos y su motivación son mayores,
ya que sabe que estos pueden tener algún tipo de repercusión profesional que
mejore su posición en la empresa.
 El reconocimiento del trabajo. No somos máquinas, sino personas, y como tales
tenemos sentimientos. Por ello, las empresas han de tener en cuenta el esfuerzo
que hace cada persona en su puesto de trabajo, independientemente de la
posición que ocupe, y es necesario recompensarlo de alguna manera.
 Colaboración en el trabajo. Es importante hacer que los subordinados sean
partícipes de los problemas de la empresa, se deben otorgar tareas de
responsabilidad y delegar funciones. De esta forma, los trabajadores se sienten
parte de la organización y son conscientes de que sus actuaciones son
importantes y necesarias para el funcionamiento de esta.
4.3. Medios de comunicación interna que se utilizan

Se utilizan los siguientes medios de comunicación en su mayoría los escritos:

Las cartas, las llamadas telefónicas, memorándums, los informes, la hoja de

sugerencias, las encuestas que realiza el departamento de Administración.

4.4. Problemas de comunicación

Los problemas identificados en la empresa son los siguientes:

1. Desorientación y dificultades de alineamiento del personal con la estrategia

corporativa. Cuando la empresa no comunica bien, el discurso se pierde y las
líneas estratégicas dejan de estar claras. Si no hay una buena comunicación
entre los colaboradores, cada cual entenderá las cosas de forma diferente y la
inexistencia de un discurso común los desorientará.
2. Falta de colaboración y compromiso. El personal no se siente parte de la
organización, su grado de compromiso será muy pobre. Muchas veces la
dirección invierte mucho tiempo en definir los objetivos estratégicos, la misión y
la visión pero luego, al no comunicarlos o no hacerlo de la manera adecuada,

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no logra el alineamiento del personal con la estrategia corporativa tan necesario

para el buen clima laboral y los resultados.
3. Dificultades en la circulación de la información. La información operativa carece
de circuitos para circular en tiempo y forma, generando dificultades en las
operaciones y pérdida de productividad.

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CAPITULO V:
CONTROL
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5.1. Departamentos de la empresa Mi Rancho S.R.L.

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

Organización Del Departamento De Contabilidad.-

La Contadora General organiza su departamento en distintas secciones, a cada una

de las cuales asigna una parte del trabajo que tiene encomendado.

De acuerdo a los requerimientos de la Rectificadora Botar S. A. se ha dividido en

las siguientes secciones al departamento de contabilidad:

Contabilidad General

Contabilidad de Costos

Clasificación y análisis de ventas

Sección de Nomina

Sección de Acreedores

Sección de Deudores

Sección de Facturación.

Sección de Inventarios

FUNCIONES DE LAS SECCIONES DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD:

a) SECCION CONTABILIDAD GENERAL.- La sección de Contabilidad General

lleva, para los efectos de control, un registro sumario de la información obtenida y
empleada por todas las demás secciones. Constituye, por tanto, la sección central
de control a la que afluye ordenadamente el resumen de las cifras registradas al
detalle en las demás secciones. Esta sección tiene a su cargo los siguientes
particulares:

El Mayor General, que contiene las cuentas de control para cada sección de la
empresa.

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El Diario General como medio de pase para hacer los asientos en las cuentas de
Mayor General.

La preparación de comprobantes relativos a todos los cargos. Estos cargos pueden

originarse en las transacciones de las distintas secciones así como en la misma
sección de contabilidad general.

La preparación de los informes financieros que se establecen periódicamente.

La preparación de informes específicos que requieran la presidencia, gerencia

general o gerencia financiera.

La preparación de informes específicos que requieren las entidades

gubernamentales. (SRI, SUPERINTENDENCIA DE COMPAÑIAS, MUNICIPIO.
ETC.).

b) SECCION DE CONTABILIDAD DE COSTOS.- Esta contabilidad es

complementaria a la Contabilidad General y cuyo ámbito es el TALLER. Esta
sección tiene a su cargo el siguiente trabajo:

Todas las cuentas relativas a las operaciones del Taller.

Las hojas detalladas de trabajo que determina cada obra o pedido en particular.

Registro de todas las actividades en el taller, es decir, la mano de obra directa, las
materias primas (repuestos), los materiales y los gastos de fabricación.

La preparación del análisis periódico de los gastos que refleje cada uno de los
departamentos de producción.

La supervisión de los vales o requisiciones de salidas de repuestos y materiales,

con objeto de hacer la clasificación necesaria para su asiento en los registros de
costo.

c) CLASIFICACION Y ANALISIS DE VENTAS.- La clasificación de las ventas es

muy extensa por lo que es conveniente que haya una sección separada del
departamento de Contabilidad para clasificar cada partida de las facturas de ventas.

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Como las facturas se toman como base para los análisis del costo de ventas, esta
sección será responsable de la exposición de su resultado y de la clasificación que
se haga con este fin:

Tabulación de las facturas de ventas en la forma que convenga a los efectos de

control.

La preparación de informes con los resultados de las tabulaciones efectuadas.

d) SECCION DE NOMINAS.- La sección de Nóminas tiene a su cargo el trabajo

detallado a continuación:

La elaboración y cálculo de las nóminas semanales ( POR EL MOMENTO).

La preparación de sobres de pago a los empleados y trabajadores de la empresa,

de manera semanal.

La preparación y elaboración de planillas del IESS en forma mensual.

El registro del record de cada empleado y trabajador a través de un kardex.

e) SECCION DE ACREEDORES: La información que recibe esta sección se genera

directamente del DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES el cual tiene dos flujos
de ingresos de datos: compras locales e Importaciones. Es de la competencia de
esta sección:

Registro de las facturas de compras a pagar con la distribución contable de las

mismas.

Elaboración de los comprobantes de retenciones que obliga el Estado Ecuatoriano.

Preparación de los comprobantes de pago para todas las facturas

Preparación de cheques para el pago de comprobantes, que han de someterse a la

firma de la gerencia financiera.

Archivo de comprobantes pagados y de los pendientes de pago.

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Contabilización de los desembolsos de Caja Menor.

Preparación de los comprobantes de diario destinados a la sección de contabilidad

general, en los que se resuma la distribución de todos los asientos registrados en
esta.

f) SECCION DE DEUDORES.- A esta sección esta encomendado:

El Mayor de las partidas a cobrar, que contienen las cuentas de los clientes.

La preparación de los extractos mensuales de cuenta que hayan de enviarse a los

clientes y utilizarse como información en el departamento de Créditos.

Realiza la gestión de cobranza vía telefónica o personal.

g) SECCION DE FACTURACION.- La sección facturación compete lo siguiente:

Elaboración y cálculo de las facturas que se cursen a los clientes previa inspección
del pedido en el departamento de ventas, o la proforma elaborada en el Taller.

SECCION DE INVENTARIOS.- La sección de inventarios realiza las siguientes

funciones:

Efectúa constataciones de inventarios físicos en los almacenes de repuestos y

materiales en forma semestral, anual o cuando se requiera.

Registro del ingreso de mercaderías tanto por compras locales como por
importaciones.

Registro del egreso de mercaderías según requisiciones de las diferentes áreas de

la empresa, tanto para ventas de almacén como para trabajos del taller.

Emite informes de las novedades de los kardex de mercaderías.

Fija precios de venta según política antes establecida por costumbre.

Verifica en el sistema informático los costos a través del recalculo

Cruza información con contabilidad.

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5.2. Recomendaciones para mejorar la función de control de la empresa

1. Expresar claramente los objetivos de la empresa. En este caso sería mejorar la

misión, la visión y los objetivos a alcanzar. Posteriormente se debe poder
comunicarlos correctamente a todos los integrantes de la empresa. Una vez
plasmados estos se podrá definir qué funciones o tareas son claves para lograr los
objetivos propuestos.

2. Dimensionar los recursos disponibles de la empresa. Examinar los recursos que

existen a disposición tales como por ejemplo los Recursos Humanos: sus
trabajadores, cuántos y quiénes son, que capacidades tienen, aptitudes, etc.
También se deberá tener cuantificados los recursos materiales y financieros con los
cuales se cuentan y los demás que hagan falta para lograr resultados, minimizar
costos, etc.

3. Definir actividades, tareas y responsabilidades. Aclarar los objetivos a alcanzar y

los recursos, es preciso establecer a cargo de quienes estarán las distintas
actividades o tareas de la empresa. Definir cuáles son prioritarias y cuáles dependen
de otras, así como cuántas personas son necesarias para ejecutar tal o cual
actividad es clave en este punto. Lo importante es que no quede ninguna tarea sin
asignar así como las responsabilidades que involucra cada función.

4. División de funciones o actividades en departamentos o unidades. Para ello se

debe especificar en qué consiste cada una, cuánto tiempo se necesita para
ejecutarlas y cuáles son los objetivos de cada una de las unidades o departamentos
en consonancia con los objetivos finales de la empresa.

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