PLANIFICACIÓN DE PROYECTOS

2. PLANIFICACIÓN DEL ALCANCE

En lo que se refiere a la planificación y gestión del alcance, de lo que se trata es de

planificar y gestionar aquello que queremos lograr con la puesta en marcha y el
desarrollo de nuestro proyecto. De este modo, en este apartado trataremos tres temas
fundamentales. Por un lado veremos en qué consiste el plan de gestión del alcance y,
por otro, hablaremos sobre los objetivos y su establecimiento y sobre la identificación
del público al que nos queremos y debemos dirigir para alcanzar los objetivos
propuestos, es decir, de nuestro público objetivo.

2.1 GESTIÓN DEL ALNCANCE

Cuando hablamos de la planificación y la gestión del alcance del proyecto, nos

referimos a determinar y establecer qué queremos lograr exactamente con la puesta
en marcha del proyecto. De modo que se deberán establecer los límites, determinando
lo que queremos y lo que no queremos. En otras palabras, se trata de dar respuesta a
la pregunta de ¿hasta dónde queremos llegar?

De lo que se trata es de describir los objetivos así como el trabajo requerido con el fin
de poder cumplirlos, de modo que sirva al director del proyecto como una guía para la
toma de decisiones en relación a los posibles cambios que deban hacerse en la
planificación establecida. Es importante comentar que el alcance del proyecto, junto
con la planificación de los costes y la planificación temporal suponen una triple
restricción en la gestión de proyectos. Por tanto, podemos resumir el alcance como la
combinación de los objetivos del proyecto más el trabajo necesario para poder lograr
dichos objetivos.

En relación al alcance, y antes de proceder a conocer el proceso de su gestión y

planificación, debemos considerar dos dimensiones, la que se refiere al producto o
servicio y la que se refiere al proyecto en su totalidad.

El alcance del producto o servicio se refiere a las características y funciones que

particularizarán el producto o servicio que queramos ofrecer. De este modo, aquí

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deberemos incluir las características de carácter técnico y las características del

producto relacionadas con el plazo de finalización y el coste del producto final. Por lo
que se refiere al alcance del proyecto, este se refiere al trabajo que se debe realizar
con el fin de entregar el producto o servicio con las características y funciones
especificadas. Por ejemplo, si nuestra empresa se dedica a fabricar teléfonos móviles,
el alcance del producto se refiere a las características, funciones y prestaciones que
queremos que tenga nuestro teléfono, mientras que el alcance del proyecto implica
todo lo que se deberá hacer para lograr fabricar un producto con las características
previamente definidas.

Vistas estas consideraciones, pasemos ahora a conocer las diferentes fases que
conforman la gestión del alcance.

2.1.1 Gestión del alcance

Tal y como acabamos de ver, la planificación del alcance se refiere a determinar de

manera concreta y real todo lo que queremos lograr con la puesta en marcha de
nuestro proyecto, implicando ello que se trate de un proceso realmente importante ya
que ligado a él tienen que estar ligados los demás procesos de planificación y gestión
del proyecto.

De este modo, deberemos garantizar un equilibrio entre las diferentes áreas que
conforman el proyecto, ya que de lo contrario difícilmente lograremos aquello
previamente establecido. Así, es muy importante el equilibro entre las siguientes áreas
de gestión:

- Administración de la integración del proyecto, que busca la coordinación de

los elementos que intervienen en el proyecto.
- Administración del alcance del proyecto, cuyo objetivo es asegurar que en el
planning se incluyan todos los procesos que tendrán lugar durante la ejecución
del proyecto.

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- Administración del tiempo del proyecto, con el principal objetivo de que se

cumplan los tiempos establecidos para el desarrollo de cada una de las tareas
que conformarán el proyecto.
- Gestión de los costes, que busca no exceder del presupuesto dispuesto para
cada actividad o proceso.
- Gestión de calidad, con el fin de lograr que se cumplan los estándares
acordados en esta materia.
- Gestión y administración de los recursos humanos, velando por la eficiencia en
la gestión de las personas y participantes del proyecto.
- Administración de la comunicación, implicando que se lleve a cabo una buena
distribución de la información, un grado óptimo de actualización y una
comunicación fluida entre todos los integrantes del proyecto.
- Gestión de riesgos, que trabaja para conocer, prevenir y minimizar los riesgos
que puedan surgir durante la puesta en marcha y ejecución del proyecto.
- Gestión del aprovisionamiento, que se encarga de buscar la eficiencia en
costes y plazos de todo lo que se requiere para ejecutar el proyecto.

Hechas estas consideraciones previas, pasemos ahora a conocer las diferentes fases
que debemos seguir con el fin de asegurarnos una buena gestión y planificación del
alcance.

Se trata de un proceso compuesto por un total de cinco fases o etapas:

- Recopilación de requisitos.
- Definición del alcance.
- Creación de la EDT.
- Verificación del alcance.
- Control del alcance.

Veamos entonces qué debemos realizar en cada una de estas etapas.

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Recopilación de requisitos

El primer paso con el fin de lograr una gestión y planificación del alcance del proyecto
efectiva se refiere a la recopilación de los requisitos. Estos son definidos como aquellas
necesidades y expectativas de los diferentes grupos de interés (hablaremos de ellos en
el último apartado de este capítulo).

De este modo, lo que debemos hacer en esta primera etapa es definir, recopilar y
documentar las características y funciones de nuestro producto o servicio y, por lo
tanto de nuestro proyecto, en relación a las necesidades de todos aquellos interesados
en el proyecto. Cabe comentar que se trata de una etapa realmente importante, ya
que, entre otros, implicará la elaboración del cronograma temporal, de la planificación
de costes y de la gestión de la calidad, que deberán ser configurados atendiendo a
dichas necesidades y expectativas.

Además de ello, comentar que el éxito de nuestro proyecto dependerá directamente

del cuidado que se tenga en la obtención y gestión de los requisitos, tanto del
producto o servicio como del proyecto, ya que, como acabamos de ver, dichos
requisitos son traducidos como las expectativas y necesidades de los implicados e
interesados en la buena ejecución del proyecto.

Definición del alcance

Una vez hayamos determinado los requisitos que queremos que cumpla nuestro
proyecto en función de las necesidades y requisitos de los públicos de interés,
procederemos a definir el alcance. Aquí, lo que haremos será realizar una descripción
lo más detallada y concreta posible de nuestro proyecto, así como del producto o
servicio que queremos ofrecer. Se trata de un proceso centrado fundamentalmente en
establecer qué está y que no está definido en el proyecto y en sus entregables (objeto
tangible producido como resultado del proyecto y que debe ser entregado al cliente).
Este proceso debe dar como resultado lo que se conoce como Enunciado del Alcance,
un documento que debe describir en detalle los entregables del proyecto, así como el

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trabajo requerido para obtener dichos entregables. En definitiva, describe y determina

las fronteras del proyecto.

A nivel de contenido, el Enunciado del Alcance deberá tratar sobre:

- Objetivos del proyecto.

- Descripción del alcance del producto, incluyendo características, requisitos y
especificaciones.
- Fronteras del proyecto.
- Entregables del proyecto.
- Criterios de aceptación de los entregables.
- Limitaciones o restricciones del proyecto.
- Asunciones del proyecto.
- Otros asuntos tales como la organización inicial del proyecto, la estimación
preliminar de los costes, el cronograma o los hitos a lograr, entre otros.

Creación de la EDT

Seguidamente procederemos a la creación de la EDT, que se refiere a la Estructura

Desagregada del Trabajo.

A modo de definición, la EDT se refiere a una descomposición de tipo jerárquico;

orientada al producto entregable; del trabajo que será ejecutado por el equipo del
proyecto con el fin de lograr los objetivos del proyecto y crear los entregables
requeridos en las condiciones pactadas. En otras palabras, se trata de dividir el trabajo
que se deberá llevar a cabo para presentar el proyecto.

Como principales características de EDT destacan:

- La EDT define el alcance del proyecto en términos de los entregables y su

descomposición en paquetes de trabajo.
- Dependiendo del método de descomposición del trabajo que utilicemos, la EDT
puede también definir el ciclo de procesos y los entregables de cada fase. Dicha

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descomposición del alcance del proyecto permite balancear la necesidad de la

gestión del proyecto de controlar el proyecto con un nivel adecuado de detalle.
- Se encarga de dotar al equipo de dirección del proyecto de un marco de
referencia adecuado para la toma de decisiones sobre el avance del proyecto.
- Facilita la comunicación entre el director del proyecto y los interesados en el
mismo, ya que la EDT permite comunicar el alcance del proyecto, las relaciones
de dependencia entre las diferentes fases y trabajos y el nivel de riesgos, al
mismo tiempo que facilita el control presupuestario y el control en el avance
del cronograma.
- Tal y como ya hemos comentado, se trata de un elemento clave en los demás
procesos, gestiones y planificaciones del proyecto.
- Cada actividad de la EDT tiene un entregable de carácter tangible.
- Los diferentes trabajos y procesos que deben realizarse para la buena ejecución
del proyecto son subdivididos en porciones más pequeñas y fáciles de manejar.
- La EDT se estructura, como hemos dicho, de manera jerárquica a partir de
varios niveles. Cada nivel descendente representa una definición cada vez más
detallada del trabajo del proyecto. Dichos componentes de más bajo nivel se
denominan paquetes de trabajo.
- El trabajo planificado, comprendido en los paquetes de trabajo, puede ser
programado, supervisado y controlado, y los costes pueden ser estimados.

Para poder elaborar de manera exitosa una buena EDT, debemos seguir los siguientes
pasos:

- La primera fase se refiere a la identificación del producto o productos finales

del proyecto, que deberán entregarse para lograr el éxito del proyecto. Aquí se
recomienda una revisión completa del alcance del proyecto, con el fin de
asegurar la consistencia entre los EDT y los requerimientos del proyecto.
- El segundo paso a realizar consistirá en definir los entregables principales del
producto, así como los entregables predecesores necesarios del proyecto que,

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por sí mismos, no satisfacen una necesidad comercial, como podrían ser las
especificaciones del diseño.
- Seguidamente, deberemos descomponer los entregables principales a un nivel
de detalle apropiado que nos permita poder gestionar el proyecto de manera
eficiente y eficaz.
- Finalmente, revisaremos y refinaremos la EDT hasta que los involucrados con el
proyecto estén de acuerdo, atendiendo a la premisa de que el proyecto
planificado pueda completarse de manera satisfactoria y que la ejecución y el
control producirán los resultados deseados.

En cuanto a los componentes que conformarán la plantilla de la EDT, nos encontramos

con:

Identificación del proyecto

- Nombre del proyecto.

- Organización general responsable por la ejecución del proyecto.
- Organización gerencial responsable por el patrocinio y/o contratación (cliente)
del proyecto.
- Fecha programada de inicio y finalización del proyecto.
- Código y número del proyecto.

Control de versiones

- Versión.
- Fecha.
- Autor.
- Descripción de cambios.

Descripción de la EDT y vista gráfica

- Proyecto.
- Descripción del trabajo.
- Responsable.

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- Entregable.
- Paquete de trabajo.

Diccionario de la EDT

- Código EDT.
- Paquete de trabajo.
- Descripción.
- Responsable.
- Hitos.
- Recursos asignados de personal.
- Otros recursos asignados.
- Entradas y salidas.
- Actividades asociadas.
- Coste estimado.
- Criterios de calidad y aceptación.

Un ejemplo de EDT es el siguiente:

*Graciela Bárcenas Pérez, 2012.

https://formulaproyectosurbanospmipe.wordpress.com/2012/05/09/tema-n-5-la-estructura-de-
desglose-del-trabajo-edt-segun-la-guia-del-pmbok-30-04-2012-sesion-10-segunda-parte/

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Es interesante conocer también de manera gráfica la estructura de los diferentes

niveles que conforman una EDT (representación gráfica extraída de la misma fuente
que la anterior):

Verificación del alcance

La verificación del alcance se refiere al proceso de formalizar la aceptación de los

entregables del proyecto que se han completado. En esta etapa se incluye la revisión
de los entregables con el cliente o patrocinador, con el fin de asegurar que se han
completado de manera satisfactoria y para obtener su aceptación de manera formal.

Básicamente, se trata de comprobar que se ha dispuesto el trabajo en función de las

necesidades y expectativas, de modo que se pueden establecer toda una serie de
cambios siempre que sea necesario.

Control del alcance

Finalmente, procederemos a la fase de control, que se refiere al proceso por el cual se

procede a la monitorización del estado del alcance del proyecto y del producto. En
otras palabras, se trata de comprobar que la ejecución se realiza según lo previsto.

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Comentar que esta fase, al igual que la anterior, permite el establecimiento de toda
una serie de cambios, siempre y cuando sea necesario. De este modo, si durante la
monitorización detectamos alguna incidencia, podremos solucionarla de manera
rápida y eficaz, con el fin de cumplir con el alcance establecido.

Visto el proceso de gestión y planificación del alcance, vamos a dedicar el siguiente

apartado a hablar sobre dos elementos fundamentales en este proceso; los objetivos y
los públicos objetivos.

2.2 OBJETIVOS Y PÚBLICO OBJETIVO

2.2.1 Objetivos

En todo proyecto y en toda planificación del mismo, resulta de especial importancia

determinar la misión, la estrategia, la política y los objetivos, ya que se trata de toda
una serie de elementos que nos ayudarán a lograr una buena planificación y, por
consecuencia, una buena ejecución de nuestro proyecto.

En lo que se refiere a la misión, su definición responde al propósito o fin general de la

organización, mientras que la estrategia se refiere a lo que hará la empresa con el fin
de lograr su misión. Para ello, y tal y como ya hemos comentado al inicio del manual,
resulta de vital importancia llevar a cabo un análisis interno y externo mediante el
DAFO, con el fin de conocer las debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades de
la organización, tanto a nivel interno como a nivel externo.

En lo que se refiere a los fines, podemos hablar de dos tipos: los fines de carácter
general, que son definidos por las políticas de la empresa, y los fines de carácter más
concreto y preciso, que son los objetivos.

 Políticas de la empresa

Tal y como acabamos de decir, la política de la empresa define los fines generales y
cualitativos de la organización, de modo que dicha política puede ser percibida como
un enunciado general que guía la toma de decisiones y la planificación de estrategias.

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La política en una empresa puede situarse a diferentes niveles organizativos, de modo

que puede tener un carácter de mayor o menor generalidad. De este modo, podemos
distinguir dos tipos de política: la política general de la empresa y las políticas de
departamento.

Política general

La política general acostumbra a tratar aquellos elementos de mayor importancia en la

empresa, y sobre aquellos que requieren alternativas a largo plazo. De modo que para
aquellos asuntos cuya importancia sea menor o no requieran una alternativa a largo
plazo, no definiremos una estrategia general.

De este modo, en lo que se refiere a aquellos elementos que si requieren de una

política general, debemos considerar los siguientes:

- Política de producto o de servicio.

- Política comercial.
- Política de equipos.
- Política financiera.
- Política de personal.

Políticas de departamento

Dentro de la política general de la organización, resulta de especial importancia que

cada departamento defina su propia política, de modo que se aseguren las decisiones
útiles en el tiempo oportuno por parte de las diferentes unidades organizativas, que se
garantice la compatibilidad con las otras actuaciones de la empresa y que se consiga
que estas políticas estén integradas y que sean elaboradas de acuerdo con la política
general.

Así, podemos decir que se trata de políticas más concretas en un ámbito determinado
dentro de la misma política general.

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 Objetivos de la empresa

En lo que se refiere a los objetivos, estos se refieren a un fin más concreto, más
preciso, cuantificado y para un período de tiempo determinado.

De este modo, podemos decir que el objetivo responde a aquello que queremos lograr
con el proyecto, debiéndose de tratar de un fin que siga las directrices de lo que se
conoce como técnica SMART, que determina que los objetivos deben ser:

- Específicos.
- Medibles.
- Alcanzables.
- Razonables.
- En un tiempo determinado.

Pasemos entonces a conocer las principales características que deben presentar los
objetivos en relación a estas directrices.

Específicos

La primera característica que deben cumplir los objetivos es que estos deben ser lo
más específicos y detallados posible, de manera que sean de fácil comprensión y no se
puedan malinterpretar. Para lograr que los objetivos sean específicos debemos
responder a las siguientes preguntas:

- ¿Qué queremos lograr exactamente? y ¿Por qué?

- ¿Quiénes están involucrados?
- ¿En qué espacio vamos a trabajar para lograr lo que deseamos?
- ¿En qué plazo de tiempo lo queremos y debemos alcanzar?
- ¿Con qué fortalezas y debilidades contamos?
- ¿Con qué amenazas y oportunidades podemos toparnos a nivel externo?
- ¿Qué beneficios nos reportará lograrlo?

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Medibles

Es muy importante que el objetivo que nos propongamos se pueda medir. Así, si nos
dedicamos a las ventas, no podemos fijarnos como objetivo aumentar las ventas, sino
que deberemos fijarnos el porcentaje concreto que queremos aumentar, de modo
que, al analizar los resultados, podamos medir lo que hemos logrado y lo que nos
queda por lograr. Así, si nuestro objetivo es aumentar las ventas un 10% durante los
próximos 6 meses, nos será más fácil medir el logro de este objetivo que si nos fijamos
sencillamente aumentar las ventas, ya que no podremos comparar lo obtenido con el
objetivo propuesto.

Alcanzables

Tal y como ya hemos visto, es importante que los objetivos que nos propongamos sean
alcanzables. Por supuesto, debemos ser ambiciosos, pero siempre deberemos fijarnos
algo que sea posible conseguir.

En relación a este aspecto, debemos remarcar el hecho de la motivación de los

trabajadores. En este caso, si una empresa se fija unos objetivos realmente altos e
inalcanzables, corre el riesgo de que sus trabajadores se desmotiven al ver que es
imposible lograr lo propuesto, mientras que si se fijan unas metas que es posible
alcanzar, los trabajadores se sentirán motivados al ver que, poco a poco, se va
alcanzando el objetivo propuesto.

Realistas

Ligado con el carácter alcanzable, los objetivos deberán ser también realistas, de modo
que estos deberán estar en sintonía con los valores de la empresa y con su visión.
Además de ello, se deberá poder lograr con la utilización de las herramientas de las
que ya dispone de la empresa.

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En un tiempo determinado

Finalmente, es muy importante establecer estos objetivos en función de un tiempo

determinado, es decir, debemos fijar un espacio de tiempo en el que se deba lograr el
objetivo marcado.

En relación al tiempo, podemos distinguir entre tres tipos de objetivo, a largo plazo, a
medio plazo y a corto plazo.

En cuanto a su clasificación, podemos hablar de cuatro tipos de objetivos:

- Objetivos de resultado.
- Objetivos de liquidez.
- Objetivos de producto y/o servicio.
- Objetivos de cliente.

2.2.2 Público objetivo

El público objetivo, también denominado target se refiere a ese grupo de personas que
quieren y/o necesitan aquello que nuestra empresa les puede ofrecer, de modo que
serán más propensas a adquirir nuestros productos o servicios. En otras palabras, se
trata de ese grupo al que deberemos dirigirnos en nuestra estrategia de comunicación,
con el fin de lograr que se conviertan en nuestros clientes.

Es muy importante que todo proyecto vaya destinado a un tipo de público

determinado, ya que, dependiendo de las características de dicho tipo, la manera en
que nos comunicaremos y lo que les ofreceremos variará. No es lo mismo ofrecer
paquetes vacacionales a universitarios, familias o jubilados, de modo que para que
nuestro proyecto tenga éxito, deberemos identificar primero nuestro público objetivo.

 Identificación de nuestro público objetivo

Tal y como acabamos de ver, determinar el público objetivo es clave para el éxito del
proyecto. Además de ello, resultará muy importante no solamente identificarlo, sino

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también conocerlo, de modo que nos podamos dirigir a ellos de la mejor manera
posible y podamos satisfacer de manera exitosa sus requisitos y necesidades.

En la fase de análisis del público objetivo, el fin principal es lograr extraer, analizar y
cruzar todos los datos posibles y disponibles con el objetivo de obtener diferentes
perfiles, de modo que podamos segmentar y catalogar la cartera de clientes. Aquí
deberemos analizar aspectos tales como:

- Perfil demográfico.
- Perfil cultural.
- Perfil de usuario.
- Procedencia.
- Nivel adquisitivo.
- Hábitos de consumo.

Para que este análisis resulte exitoso, deberemos realizarlo en función de dos fuentes
de información principales; por un lado a partir de datos externos y, por otro lado, a
partir de datos internos. Ello nos permitirá cruzar y comparar ambos datos, de modo
que podamos definir tipos de clientes potenciales a partir de la comparación de los
datos de nuestra cartera con los datos sectoriales, descubriendo así nuevos nichos de
mercado.

En lo que se refiere al análisis interno, comentar que en el caso que aquí nos ocupa,
que es la planificación de un nuevo proyecto, no sería posible ya que todavía no
disponemos de información sobre nuestros clientes. No obstante, es interesante
presentar aquellos elementos a los que deberemos prestar atención en caso que
debamos analizar dicha información en un futuro.

Para este tipo de análisis, deberemos estudiar todos los datos que a lo largo de nuestra
actividad hayamos recopilado sobre nuestros clientes, de modo que nos puedan dar
información de dichos clientes relacionada con:

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- Criterios de segmentación de la base de datos por tipo de cliente: volumen de

ingresos, número de pedidos, frecuencia y volumen de compra, rentabilidad,
etc.
- Segmentación socio-demográfica del cliente, atendiendo a aspectos tales como
los hábitos de consumo, las preferencias de compra, las motivaciones de
compras y el nivel de satisfacción, entre otros.
- Definición del tipo de cliente: nuevo, recurrente, fidelizado, prescriptor o fan.
- Segmentación por otro tipo de variables, como el esfuerzo comercial versus la
rentabilidad media de la cartera o ingreso medio anual versus el volumen de
compra.

El análisis de toda esta información nos mostrará de manera concreta y detallada cuál
es nuestro público objetivo.

Por otro lado, y en lo que se refiere al aspecto que más nos interesa ya que nuestro
principal cometido es desarrollar un nuevo proyecto, deberemos proceder al análisis
externo, de modo que nos permita obtener información sobre los diferentes públicos y
así poder definir nuestro público objetivo en función de toda una serie de variables
tales como:

- Producto o servicio que ofrecemos.

- Precio del mismo.
- Objetivos que queremos lograr.

Se trata de tres aspectos muy importantes y que deberemos considerar en la

identificación de nuestro público objetivo, ya que de lo contrario, es más que probable
que nos dirijamos a un público erróneo.

En relación a estos elementos, deberemos especificar nuestro público objetivo en

relación a aspectos tales como:

- Edad.
- Género.

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- Nivel de ingresos.
- Estudios.
- Hábitos de compra.
- Ocupación o profesión.
- Estado civil.
- Situación familiar.
- Ubicación geográfica.
- Grupo étnico.
- Afiliaciones o inclinaciones políticas.

Básicamente, y en función del tipo de producto, el precio y los objetivos que

perseguimos, deberemos segmentar y concretar el tipo de público principal hacia
quien dirigiremos nuestras campañas para lograr que se conviertan en nuestros
clientes.

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