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INSTITUCIONAL
2015
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TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN
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.................................................................................................................................................................
Realizar Créditos ICETEX ................................................................................................................... 21
2.2 SERVICIOS ACADÉMICOS ............................................................................................................... 21
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INTRODUCCIÓN
Las organizaciones competitivas serán cada vez mejor equipadas en tecnología y logística para ofrecer
servicios a la medida de sus usuarios. En el medio industrial se observa mayor desarrollo de los sistemas
operativos para optimizar la realización de las actividades en un menor tiempo, con menor uso de
recursos y a un mayor nivel de satisfacción en la entrega de sus productos. En términos relativos, los
sectores con menor desarrollo de estos sistemas están representados en el sector oficial y de servicios
públicos; en especial, en aquellos donde el usuario es un actor natural dentro del mismo sistema.
Este último caso, es común encontrarlo en el sistema educativo para el cual no es claro que su usuario
es el mismo estudiante y se confunde con un integrante más del sistema que termina estando en función
de la estructura administrativa, cuando la pirámide es a la inversa.
Con satisfacción se recibe la entrada de normas y disposiciones de Ley que exigen el respeto y mejor
atención al usuario o ciudadano, lo cual debería existir en forma natural para mantener vigente el servicio,
pero en realidad son términos olvidados ante la necesidad del usuario del servicio, que termina
subyugado y oprimido por el sistema.
En busca de cumplir las normas vigentes y de mejorar el nivel de satisfacción de los estudiantes y público
en general, las UTS constituirán la Oficina de Información y Atención Institucional para que sirva como un
mecanismo que agilice los trámites internos y externos del estudiante, brinde información de todo tipo y
especialmente, ofrezca un servicio amable, oportuno y efectivo. Para ello, se formula el presente
PROTOCOLO en el cual se definen claramente las actividades que desarrollará la Oficina de Información
y Atención Institucional para que pueda atender de manera inmediata un trámite y descongestionar
oficinas administrativas que están saturados de actividades.
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ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
VISIÓN
Las Unidades Tecnológicas de Santander serán una Institución universitaria, acreditada y reconocida por
la calidad en la formación de ciudadanos de bien, que contribuirán al desarrollo social, económico,
científico, tecnológico, ambiental y cultural de la sociedad.
MISIÓN
Somos una Institución pública de educación superior del orden departamental, dedicada a la formación
de profesionales, con actitud crítica, ética, creativa e innovadora, soportada en procesos académicos de
calidad, generación de conocimiento, desarrollo tecnológico y movilidad de actores académicos,
apoyados en modelos de gestión administrativa y financiera efectivos para contribuir al desarrollo
humano sostenible de su entorno regional, nacional e internacional.
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POLITICA DE CALIDAD
FUNDAMENTOS INSTITUCIONALES
La formación es integral en la medida en que enfoque a la persona del estudiante como una totalidad y
que no lo considere únicamente en su potencial cognoscitivo o en su capacidad para el quehacer técnico
o profesional.
La integración entre teoría y práctica le proporciona mayor sentido al aprendizaje porque permite vincular
el nuevo material objeto de conocimiento con las experiencias de los estudiantes, producto de su práctica
cotidiana. Esta integración se realiza de manera eficaz mediante la inclusión en los planes de estudio de
espacios para el aprendizaje en donde los estudiantes puedan aplicar sus conocimientos en contextos
reales de desempeño.
La Docencia: La docencia exige un esfuerzo orientado hacia el desarrollo de los procesos de formación
integral del estudiante, los procesos de producción, socialización y apropiación crítica del conocimiento y
los procesos de servicio a la comunidad. Desde la dinámica del conocer, debe permitir al estudiante
captar problemas, plantear correctamente interrogantes, dominar métodos apropiados de conocer y
pensar.
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Desde el currículo la investigación será primordialmente formativa, es decir, pertinente con la dinámica de
la relación con el conocimiento que debe existir en torno a los procesos académicos.
La Proyección Social: propicia la relación de los docentes y estudiantes con los diferentes sectores de la
sociedad mediante proyectos y programas para apoyar a las comunidades en la solución de sus
problemas. Implica la intervención de las UTS en las comunidades y el entorno del Departamento no sólo
con sus áreas de desarrollo académico, sino en los planes, programas y proyectos regionales que
conlleven al mejoramiento de la calidad de vida social, comunitaria y ambiental.
La proyección social involucra todos los convenios que se realicen para asegurar las prácticas de los
estudiantes, las pasantías e intercambio de docentes, las prácticas sociales, y el desarrollo de
consultorías y asesorías para la pequeña y mediana empresa.
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Son aquellos relacionados con la parte administrativa de la Institución, la cual da respuesta o solución al
REQUERIMIENTO del estudiante, Docente o público en general.
Crear usuario y
El estudiante requiere crear su usuario y Oficina de
contraseña para Dar solución
14 contraseña para ingresar al Portal Información y
ingresar al Portal inmediata
Académico. Atención Institucional
Académico
El estudiante bloquea la clave de ingreso Oficina de
Dar solución
14 Cambio de Contraseña al portal académico o desea cambiar la Información y
Inmediata
clave. Atención Institucional
Oficina de
Cambio de Datos Cuando hay información errónea del Dar solución
14 Admisiones y
Personales estudiante en el sistema. Inmediata
Registro Académico
Cambio de Jornada El estudiante después de realizar su
Coordinación de Brindar
15 después de matrícula académica necesita cambiar de
Programa Académico Información
Matricularse jornada.
Brindar
Apoyo a Transferencia Se realiza el cambio del estudiante del Recursos
16 Información
de Sistemas programa EXYRE a ACADEMUSOFT. Informáticos
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Los servicios académicos son todos aquellos trámites relacionados con la vida académica del estudiante
referido a los procesos de matrícula, pagos, evaluación de docentes, consulta de notas y horarios.
Activación de
matrícula después de El estudiante decide incorporarse de Brindar
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cancelado el nuevo a la Institución. Información
semestre
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Realización de
Matrícula a partir del El estudiante debe realizar su matrícula Brindar
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Segundo Semestre académica en el sistema. Información
Académico
Proceso en el cual se le incluye una
Inclusión de asignatura al estudiante en su matrícula Brindar
25 Coordinaciones
Asignaturas académica, porque el estudiante lo Información
requiere.
El proceso aplica para los estudiantes de
otras Instituciones de Educación Superior
Transferencias reconocidas por el Ministerio de Brindar
26 Coordinaciones
Externas Educación Nacional, que aspiren estudiar Información
un programa académico ofrecido por las
UTS.
El proceso de Transferencia Interna aplica
Transferencias para los estudiantes de las UTS que se Brindar
26 Coordinaciones
Internas encuentren activos y deseen cambiar de Información
carrera.
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Los servicios educativos son todos aquellos trámites que debe realizar el estudiante en cuanto a
matrículas, pagos, certificados, relacionados con Bienestar Institucional.
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Los servicios de apoyo socioeconómico son un aporte en dinero que ofrece la Institución para los
estudiantes que colaboran como auxiliares en las diferentes dependencias de las UTS, con este dinero
pueden pagar parte de su matrícula académica.
Los servicios de Docencia se refieren a la información brindada por la Institución sobre los horarios de
atención y tutorías de los Docentes.
Proceso de acompañamiento al
Tutorías para Brindar
38 estudiante en el fortalecimiento de sus Oficina de Tutorías
Estudiantes Información
competencias académicas.
Oficina de Desarrollo
Capacitación para el El Docente desea recibir capacitación Brindar
38 Académico,
Docente en la Institución. Información
Coordinaciones.
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Los servicios médicos son brindados para garantizar la integridad física y la salud de los miembros de la
Institución.
La Institución facilita a los estudiantes los equipos, herramientas y salas de informática requeridos, para
afianzar los conocimientos adquiridos en las UTS.
Servicios
La Oficina de Información y Atención Institucional presta un servicio integral para estudiantes, docentes y
público en general, que requiera la solución a un requerimiento que surja de su relación con la actividad
académica o misional de la Institución.
Para brindar un buen servicio se debe tener vocación para el servicio, actitud positiva y un adecuado
trabajo en equipo.
Son aquellos relacionados con la parte administrativa de la Institución para dar respuesta o solución a los
requerimientos del estudiante, Docente o público en general.
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Responsables del proceso: Estudiante y Oficina de Información y Atención Institucional. Nota: La Oficina
de Información y Atención Institucional, ofrece el servicio de creación de contraseña a la población
estudiantil y docentes.
Cambio de Contraseña
Responsables del proceso: Estudiante, Oficina de Información y Atención Institucional. Nota: La Oficina
de Información y Atención Institucional, ofrece el servicio de cambio de contraseña a la población
estudiantil y docentes.
Responsables del proceso: Estudiante, Oficina de Admisiones y Registro Académico. Nota: La Oficina
de Información y Atención Institucional, ofrece el servicio de orientación a la población estudiantil y
público en general.
Responsables del proceso: Estudiante, Coordinación del Programa Académico. Nota: La Oficina de
Información y Atención Institucional, ofrece el servicio de orientación a la población estudiantil y público
en general.
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Generación de Liquidaciones
Responsables del Proceso: Estudiantes Nota: La Oficina de Información y Atención Institucional, ofrece
el servicio de apoyo como Back Up de impresión.
Responsables del Proceso: Estudiante, Oficina de Información y Atención institucional. Nota: La Oficina
de Información y Atención Institucional, ofrece el servicio de orientación a la población estudiantil,
docente y público en general.
Nota: Se entrega esta liquidación cuando haya algún problema en el sistema y el estudiante no pueda
descargar el pago de la página Web de las UTS.
Responsable del proceso: Estudiante, Coordinador del Programa, Oficina de Recursos Informáticos.
Nota: La Oficina de Información y Atención Institucional, ofrece el servicio de orientación a la población
estudiantil, docente y público en general.
Responsables del proceso: Estudiante, Coordinación del Programa, Oficina de Recursos Informáticos.
Nota: La Oficina de Información y Atención Institucional, ofrece el servicio de orientación a la población
estudiantil, docente y público en general.
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Aplica para estudiantes que egresaron a la Institución después del año 2006.
Responsables del proceso: Graduado o Estudiante, Secretaria General. Nota: La Oficina de Información
y Atención Institucional, ofrece el servicio de orientación a la población estudiantil, docente y público en
general.
a. El estudiante debe comprar la Estampilla de Ley para certificados (Casa del Libro - Centro).
b. En la página Web institucional en la siguiente ruta: Admisiones / Descargar otros pagos, luego de
diligenciar los campos obligatorios: Clase de producto se debe marcar “Otros Derechos
pecuniarios; Subclase de Producto el Programa en el que se encuentra matriculado; Producto
“Certificados y Constancias”.
c. Se hace clic en guardar liquidación.
d. Se hace clic en PDF y se imprime.
e. Cancelar en la entidad financiera.
f. Llevar estos documentos a Secretaria General.
g. Se le entregará al estudiante el Certificado de Registro Calificado en dos (2) días hábiles.
Aplica para estudiantes que egresaron de la Institución antes del año 2006 o graduados con Pensum
antiguo.
Responsables del proceso: Graduado o Estudiante, Secretaria General. Nota: La Oficina de Información
y Atención Institucional, ofrece el servicio de orientación a la población estudiantil y público en general.
a. El estudiante debe comprar la Estampilla de Ley para certificados (Casa del Libro - Centro).
b. En la página Web institucional en la siguiente ruta: Admisiones, Descargar otros pagos, luego de
diligenciar los campos obligatorios en Clase de producto se debe marcar “Otros Derechos
pecuniarios; Subclase de Producto el Programa en el que se encuentra matriculado; Producto
“Certificados y Constancias”.
c. Se hace clic en guardar liquidación.
d. Se hace clic en PDF y se imprime.
e. Cancelar en la entidad financiera.
f. Llevar los documentos a Secretaria General.
g. Se le entregara al estudiante el Certificado de Registro ICFES en dos (2) días hábiles.
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Certificado de Título
Responsables del proceso: Estudiante, Secretaria General. Nota: La Oficina de Información y Atención
Institucional, ofrece el servicio de orientación a la población estudiantil y público en general.
a. El estudiante debe comprar la Estampilla de Ley para certificados (Casa del Libro - Centro).
b. En la página Web institucional en la siguiente ruta: Admisiones, Descargar otros pagos, luego de
diligenciar los campos obligatorios en Clase de producto se debe marcar “Otros Derechos
pecuniarios; Subclase de Producto el Programa en el que se encuentra matriculado; Producto
“Certificados y Constancias”.
c. Se hace clic en guardar liquidación.
d. Se hace clic en PDF y se imprime.
e. Cancelar en la entidad financiera que señale la Dirección Administrativa y Financiera.
f. Llevar los documentos a Secretaria General.
g. Se le entregara al estudiante el Certificado de Título en dos (2) días hábiles.
Responsables del proceso: Graduado, Secretaria General. Nota: La Oficina de Información y Atención
Institucional, ofrece el servicio de orientación a la población estudiantil, docente y público en general.
a. El estudiante debe elaborar una carta dirigida al Consejo Académico de las UTS, en donde se
solicita el duplicado del Acta de Grado.
b. Hacer una denuncia por perdida de documento.
c. Fotocopia de la cedula.
d. Fotocopia del Diploma de Grado.
e. En la página Web institucional en la siguiente ruta: Admisiones, Descargar otros pagos, luego de
diligenciar los campos obligatorios en Clase de producto se debe marcar “Otros Derechos
pecuniarios; Subclase de Producto el Programa en el que se encuentra matriculado; Producto
“Expedición Autenticada Acta de Grado”.
f. Se hace clic en guardar liquidación.
g. Se hace clic en PDF y se imprime.
h. Cancelar en la entidad financiera que señale la Dirección Administrativa y Financiera.
i. Entregar estos documentos en Secretaria General.
j. Cuando el Consejo Académico de las UTS autorice la solicitud presentada por el estudiante, será
entregado el duplicado de Acta de Grado entre cinco (5) a diez (10) días hábiles.
Responsables del proceso: Graduado, Secretaria General. Nota: La Oficina de Información y Atención
Institucional, ofrece el servicio de orientación a la población estudiantil y público en general.
a. El estudiante debe elaborar una carta dirigida al Consejo Académico de las UTS, en donde se
solicita el duplicado del Diploma de Grado.
b. Hacer una denuncia por perdida de documento.
c. Fotocopia de la cédula.
d. Fotocopia del Acta de Grado.
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e. En la página Web institucional en la siguiente ruta: Admisiones, Descargar otros pagos, luego de
diligenciar los campos obligatorios en Clase de producto se debe marcar “Otros Derechos
pecuniarios; Subclase de Producto el Programa en el que se encuentra matriculado; Producto
“Expedición Autenticada Diploma de Grado”.
f. Se hace clic en guardar liquidación.
g. Se hace clic en PDF y se imprime.
h. Cancelar en la entidad financiera que señale la Dirección Administrativa y Financiera.
i. Entregar estos documentos en Secretaria General.
j. Cuando el Consejo Académico de las UTS autorice la solicitud presentada por el estudiante,
será entregado el duplicado de Diploma de Grado entre cinco (5) a diez (10) días hábiles.
Responsables del proceso: Secretaria General. Nota: La Oficina de Información y Atención Institucional,
ofrece el servicio de orientación a la población estudiantil.
Responsables del proceso: Secretaria General, Oficinas de la Institución, público en general. Nota: La
Oficina de Información y Atención Institucional, ofrece el servicio de orientación a la población estudiantil,
docente y público en general.
Registro de Diplomas
Responsables del proceso: Graduado, Secretaria General. Nota: La Oficina de Información y Atención
Institucional, ofrece el servicio de orientación al graduado y público en general.
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Responsables del proceso: Estudiante, Coordinación del programa, Dirección Administrativa y Financiera.
Nota: La Oficina de Información y Atención Institucional, ofrece el servicio de orientación al estudiante y
público en general.
a. Verificar el listado de becados por la página oficial de las Unidades Tecnológicas de Santander.
b. Elaborar una carta dirigida al Director Administrativo y Financiero de las UTS solicitando que la
beca le sea aplicada para el subsiguiente semestre, teniendo en cuenta que es un beneficio
académico y no económico.
c. Si la beca es por convenio, anexar copia del mismo.
d. Anexar copia de la cedula de ciudadanía.
e. Dirigirse con los requisitos anteriores para radicar la solicitud a la Dirección Administrativa y
Financiera, de esta manera dar trámite a la aplicación del beneficio académico
Responsables del proceso: Estudiante, Coordinación del Programa, Oficina de Admisiones y Registro
Académico, Dirección Administrativa y Financiera. Nota: La Oficina de Información y Atención
Institucional, ofrece el servicio de orientación al estudiante y público en general.
Responsables del proceso: Estudiante, Coordinación del programa, Dirección Administrativa y Financiera,
Oficina de Admisiones y Registro Académico. Nota: La Oficina de Información y Atención Institucional,
ofrece el servicio de orientación al estudiante y público en general.
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Responsables del Proceso: Estudiante, Coordinación del Programa Académico, Dirección Administrativa
y Financiera. Nota: La Oficina de Información y Atención Institucional, ofrece el servicio de orientación al
estudiante y público en general.
Responsables del proceso: Estudiante, Coordinación del programa, Dirección Administrativa y Financiera,
Nota: La Oficina de Información y Atención Institucional, ofrece el servicio de orientación al estudiante y
público en general.
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Responsables del proceso: Estudiante, Oficina de Créditos Educativos, ICETEX. Nota: La Oficina de
Información y Atención Institucional, ofrece el servicio de orientación a la población estudiantil, docente y
público en general.
Formulario de inscripción con firma y huella del estudiante (este lo imprime las UTS).
Dos (2) fotocopias de la cédula del estudiante.
Copia del último recibo de pago del servicio de Luz Eléctrica del lugar de residencia.
Para el primer (1) y segundo (2) semestre copia del ICFES.
Para el tercer (3) semestre en adelante certificado de notas.
Copia de la liquidación de la matrícula.
Certificado de autenticidad firmado por el estudiante y Codeudor (este lo imprime las UTS).
Formulario del fiador firmado por el estudiante y fiador (este lo imprime las UTS).
Dos (2) copias de la cédula de ciudadanía del Codeudor.
Los servicios académicos son todos aquellos trámites relacionados con la vida académica del estudiante
referido a los procesos de matrícula, pagos, evaluación de docentes, consulta de notas y horarios.
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Responsables del proceso: Estudiante, Coordinación del Programa Académico. Nota: La Oficina de
Información y Atención Institucional, ofrece el servicio de orientación a la población estudiantil, docente y
público en general.
Cancelación de Semestre
Responsables del proceso: Estudiante, Coordinación del Programa Académico, Oficina de Admisiones y
Registro Académico. Nota: La Oficina de Información y Atención Institucional, ofrece el servicio de
orientación a la población estudiantil, docente y público en general.
Cancelación de Materias
Responsables del proceso: Estudiante y Coordinación del programa. Nota: La Oficina de Información y
Atención Institucional, ofrece el servicio de orientación a la población estudiantil, docente y público en
general.
Para cancelar una (1) o más materias, el estudiante debe tener en cuenta lo siguiente:
Realizar las cancelaciones dentro de los plazos establecidos por la Institución. De acuerdo al
calendario académico de las UTS que es publicado en la página Web institucional en el link de
Admisiones.
Que la cancelación de la asignatura no se esté realizando por segunda vez, ya que se considera
de obligatorio cumplimiento.
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Responsables del proceso: Estudiante, Coordinación del programa, Departamento de Idiomas, Bienestar
Institucional, Oficina de Graduados, Oficina de Admisiones y Registro Académico, Secretaria General.
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Readmisión Académica
Responsables del proceso: Estudiante, Coordinación del Programa Académico. Nota: La Oficina de
Información y Atención Institucional, ofrece el servicio de orientación a la población estudiantil, docente y
público en general.
Responsables del proceso: Estudiante, Oficina de Información y Atención Institucional, Coordinación del
Programa Académico. Nota: La Oficina de Información y Atención Institucional, ofrece el servicio de
orientación a la población estudiantil, docente y público en general.
Lo primero que debe hacer el estudiante es consultar el usuario y contraseña, ingresando a la página de
las web UTS y seguir los siguientes pasos:
Después de consultar el usuario y contraseña, puede ingresar a la página de las UTS para realizar la
matrícula académica siguiendo los siguientes pasos:
Inclusión de Asignaturas
Responsables del proceso: Estudiante, Coordinación del Programa Académico. Nota: La Oficina de
Información y Atención Institucional, ofrece el servicio de orientación a la población estudiantil, docente y
público en general.
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Transferencia Externa
Responsables del proceso: Aspirante, Coordinación del Programa. Nota: La Oficina de Información y
Atención Institucional, ofrece el servicio de orientación a la población estudiantil, docente y público en
general.
a. Ingresar a la página Web de las UTS, opción Estudiantes / Portal Académico y elegir
Transferencia Externa, el aspirante debe diligenciar todos los datos solicitados y seleccionar el
Programa Académico.
b. Diligenciar el formato de solitud de Transferencia Externa (R-DC-40 se encuentra en la
fotocopiadora).
c. En la página Web institucional en la siguiente ruta: Admisiones, Descargar otros pagos, luego de
diligenciar los campos obligatorios en Clase de producto se debe marcar “Otros Derechos
pecuniarios; Subclase de Producto el Programa Académico al que aspira; Producto “Estudios
de Homologación por Transferencia y otras Instituciones de Educación Superior”.
d. Se hace clic en guardar liquidación.
e. Se hace clic en PDF y se imprime.
f. Adjuntar los contenidos programáticos de la Universidad de donde viene y el certificado de notas
original, el tiempo de expedición no superior a treinta (30) días.
g. Recibo original de consignación por valor de inscripción.
h. Resultados del ICFES.
i. Fotocopia del Acta de Grado o Diploma de Bachiller.
j. Una fotografía 3x4 marcada con su nombre al respaldo.
k. Fotocopia ampliada del documento de identidad.
l. La Coordinación evalúa la homologación de asignaturas solicitadas por el aspirante y envía para
la aprobación de Decanatura.
m. Revisar el estudio de homologación, en caso de aprobarlo, asignación de código de identificación
e ingresar al sistema las notas de las asignaturas homologadas al aspirante y esta
documentación es enviada a la oficina de Admisiones y Registro Académico.
n. La oficina de Admisiones y Registro Académico archiva la documentación en la hoja de vida del
estudiante.
o. El estudiante recibe la liquidación para realizar el pago correspondiente y se realiza la matricula
académica.
Nota: El proceso de Transferencia Externa aplica para los estudiantes de otras Instituciones de
Educación Superior reconocidas por el Ministerio de Educación Nacional, que aspiren estudiar un
programa académico ofrecido por las UTS.
Transferencia Interna
Responsables del proceso: Estudiante, Coordinación del Programa Académico. Nota: La Oficina de
Información y Atención Institucional, ofrece el servicio de orientación a la población estudiantil, docente y
público en general.
a. Ingresar a la página Web de las UTS, opción Estudiantes / Portal Académico y elegir
Transferencia Interna, el estudiante debe diligenciar todos los datos solicitados y podrá
seleccionar el nuevo Programa Académico.
b. Diligenciar el formato de transferencia interna (R-DC-39 se encuentra en la fotocopiadora)
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c. En la página Web institucional en la siguiente ruta: Admisiones, Descargar otros pagos, luego de
diligenciar los campos obligatorios en Clase de producto se debe marcar “Otros Derechos
pecuniarios; Subclase de Producto el Programa al que se encuentra matriculado; Producto
“Estudios de Homologación por Transferencia de Programas Académicos UTS”.
d. Se hace clic en guardar liquidación.
e. Se hace clic en PDF y se imprime.
f. Adjuntar la copia de la consignación y entregar en la respectiva Coordinación.
g. La Coordinación efectuara el proceso de validación del pago de la transferencia en el sistema y
realizara la aceptación o no de la transferencia de acuerdo a sus antecedentes disciplinarios.
h. Cuando se acepte la transferencia, se realizará la homologación de las materias cursadas y
aprobadas en el sistema.
i. El estudiante recibe la liquidación para realizar el pago correspondiente y se realiza la matricula
académica.
Nota: El proceso de Transferencia Interna aplica para los estudiantes de las UTS que se encuentren
activos y deseen cambiar de carrera.
Matriculas
Responsables del proceso: Estudiante, Coordinación del programa, Oficina de Admisiones y Registro
Académico. Nota: La Oficina de Información y Atención Institucional, ofrece el servicio de orientación a la
población estudiantil, docente y público en general.
Estudiantes Nuevos
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Estudiantes Antiguos
a. El estudiante debe ingresar a la página Web de las UTS en la opción Estudiantes / Portal
Académico / liquidaciones, colocar su número de identificación y descargar la liquidación.
b. Cancelar en la entidad financiera autorizada por la Dirección Administrativa y Financiera.
c. Llevar el pago de la matricula a la Coordinación Académica correspondiente para que se realice
la activación en el sistema.
d. Se habilita la página de las UTS para que el estudiante realice su matrícula.
Revisión de Notas
Responsables del proceso: Estudiante, Coordinación del Programa, Decanatura de la Facultad. Nota: La
Oficina de Información y Atención Institucional, ofrece el servicio de orientación a la población estudiantil,
docente y público en general.
Cambio de Grupo
Responsables del proceso: Estudiante, Coordinación del Programa. Nota: La Oficina de Información y
Atención Institucional, ofrece el servicio de orientación a la población estudiantil, docente y público en
general.
Responsables del proceso: Estudiante, Coordinación del Programa Académico. Nota: La Oficina de
Información y Atención Institucional, ofrece el servicio de orientación a la población estudiantil, docente y
público en general.
a. El estudiante debe solicitar a la Coordinación del Programa, la información pertinente sobre las
modalidades de grado y/o la asignación del docente evaluador en los casos que sea requerido.
b. Diligenciar el formato de Solicitud de Trabajo de Grado (R-DC-16).
c. En la página Web institucional en la siguiente ruta: Admisiones/ Descargar otros pagos, luego de
diligenciar los campos obligatorios en Clase de producto se debe marcar “Modalidades de
Trabajo de Grado; Subclase de Producto el Programa en el que se encuentra matriculado;
Producto seleccionar la modalidad de grado.
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f. Entregar el formato solicitud de modalidad de grado con los respectivos documentos de soporte a
la Coordinación correspondiente (pago de la modalidad de grado, anteproyecto)
g. La Coordinación presentará la solicitud y documentos adjuntos al Comité de trabajos de Grado.
h. Revisión y aprobación de la solicitud de modalidad de Grado.
Informar si la solicitud fue aprobada, aplazada o no aprobada, en los tres (3) días hábiles
siguientes, contados a partir de la fecha de realización de la sesión del respectivo Comité.
Informar el motivo de su aplazamiento o no aprobación en los casos pertinentes.
Nota: Para realizar la Modalidad de Grado el estudiante debe haber cumplimiento con los porcentajes de
créditos cursados y aprobados en el Plan de Estudios. (De acuerdo a los porcentajes establecidos en el
Reglamento Trabajo de Grado de las UTS, información que se encuentra publicada en la página principal
de la Web de la Institución en el link de Normatividad / reglamentos).
Responsables del proceso: Estudiante, Coordinación del Programa Académico. Nota: La Oficina de
Información y Atención Institucional, ofrece el servicio de orientación a la población estudiantil, docente y
público en general.
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Responsables del proceso: Estudiante, Coordinación del Programa, Decanatura de Facultad. Nota: La
Oficina de Información y Atención Institucional, ofrece el servicio de orientación a la población estudiantil,
docente y público en general.
Nota: El estudiante puede dirigirse al Reglamento de Trabajo de Grado que se encuentra publicado
en la página Web de las UTS, en el link de Normatividad / Reglamentos).
Responsables del proceso: Coordinación del Programa Académico. Nota: La Oficina de Información y
Atención Institucional, ofrece el servicio de orientación a la población estudiantil, docente y público en
general.
a. A la Coordinación del Programa Académico de Tecnología Deportiva llega un listado con los
nombres de los estudiantes becados.
b. El estudiante va a la Coordinación para confirmar que se encuentra becado.
c. En la Coordinación le entregan al estudiante una carta informando sobre la beca académica.
d. El estudiante lleva la carta a la Dirección Administrativa y Financiera para hacer valida su beca
académica y realizar la matrícula.
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Información de Horarios
Responsables del proceso: Estudiante, Coordinación del Programa, Departamento de Ciencias Básicas,
Departamento de Humanidades, Bienestar Institucional. Nota: La Oficina de Información y Atención
Institucional, ofrece el servicio de orientación a la población estudiantil, docente y público en general.
a. En la Coordinación del Programa deben ser publicados los horarios que serán empleados
durante el semestre, de igual manera en el Departamento de Ciencias Básicas y el
Departamento de Humanidades.
b. El estudiante puede revisar esta información, para elaborar de una forma más sencilla su
matrícula académica
Certificado de Estudio
Responsables del proceso: Estudiante y Oficina de Admisiones y Registro académico Nota: La Oficina de
Información y Atención Institucional, ofrece el servicio de orientación a la población estudiantil, docente y
público en general.
a. En la página Web institucional en la siguiente ruta: Admisiones / Descargar otros pagos, luego de
diligenciar los campos obligatorios en Clase de producto se debe marcar “Otros Derechos
pecuniarios; Subclase de Producto el Programa en el que se encuentra matriculado; Producto
“Certificados y Constancias”.
b. Se hace clic en guardar liquidación.
c. Se hace clic en PDF y se imprime.
d. Cancelar en la entidad financiera.
e. El estudiante debe dirigirse a la Casa del Libro que se encuentra ubicada en la Calle 36 con
Carrera 10 contiguo a la Alcaldía y comprar la Estampilla para certificado de estudio.
f. Los anteriores documentos deben ser entregados en la Decanatura correspondiente al programa
académico.
g. Tiempo de entrega del certificado: Un (1) día hábil.
Responsables del proceso: Estudiante, Oficina de Admisiones y Registro Académico. Nota: La Oficina de
Información y Atención Institucional, ofrece el servicio de orientación a la población estudiantil, docente y
público en general.
a. En la página Web institucional en la siguiente ruta: Admisiones, Descargar otros pagos, luego de
diligenciar los campos obligatorios en Clase de producto se debe marcar “Otros Derechos
pecuniarios; Subclase de Producto el Programa en el que se encuentra matriculado; Producto
“Certificación de Terminación y Aprobación de Estudios”.
b. Se hace clic en guardar liquidación.
c. Se hace clic en PDF y se imprime.
d. Cancelar en la entidad financiera.
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Nota: Certificado para estudiantes que han culminado todos los semestres académicos.
Responsables del proceso: Estudiante, Oficina de Admisiones y Registro Académico. Nota: La Oficina de
Información y Atención Institucional, ofrece el servicio de orientación a la población estudiantil, docente y
público en general.
a. En la página Web institucional en la siguiente ruta: Admisiones, Descargar otros pagos, luego de
diligenciar los campos obligatorios en Clase de producto se debe marcar “Otros Derechos
pecuniarios; Subclase de Producto el Programa en el que se encuentra matriculado; Producto
“Certificados y Constancias”.
b. Se hace clic en guardar liquidación.
c. Se hace clic en PDF y se imprime.
d. Cancelar en la entidad financiera.
e. Comprar la Estampilla de ley para certificados (Casa del Libro - Centro).
f. Dirigirse a la Oficina de Admisiones y Registró Académico de la Institución, para solicitar el
certificado de curso y aprobó.
g. Se le entregará al estudiante el certificado en dos (2) días hábiles.
Nota: Certificado para estudiantes que han cursado hasta el semestre anterior a la culminación de su
Plan de estudios.
Certificado de Notas
Responsables del proceso: Estudiante, Oficina de Admisiones y Registro Académico. Nota: La Oficina de
Información y Atención Institucional, ofrece el servicio de orientación a la población estudiantil, docente y
público en general.
a. En la página Web institucional en la siguiente ruta: Admisiones, Descargar otros pagos, luego de
diligenciar los campos obligatorios en Clase de producto se debe marcar “Otros Derechos
pecuniarios; Subclase de Producto el Programa en el que se encuentra matriculado; Producto
“Certificado de Calificación por Semestre”.
b. Se hace clic en guardar liquidación.
c. Se hace clic en PDF y se imprime.
d. Cancelar en la entidad financiera.
e. Comprar la Estampilla de ley para certificados (Casa del Libro - Centro).
f. Dirigirse a la Oficina de Admisiones y Registro Académico de la Institución, para solicitar el
certificado de notas.
g. Se le entregará al estudiante el certificado en dos (2) días hábiles.
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Responsables del proceso: Estudiante activo y/o Graduado, Oficina de Admisiones y Registro
Académico. Nota: La Oficina de Información y Atención Institucional, ofrece el servicio de orientación a la
población estudiantil, docente y público en general.
a. En la página Web institucional en la siguiente ruta: Admisiones, Descargar otros pagos, luego de
diligenciar los campos obligatorios en Clase de producto se debe marcar “Otros Derechos
pecuniarios; Subclase de Producto el Programa en el que se encuentra matriculado; Producto
“Certificados y Constancias”.
b. Se hace clic en guardar liquidación.
c. Se hace clic en PDF y se imprime.
d. Cancelar en la entidad financiera.
e. Comprar la Estampilla de ley para certificados (Casa del Libro - Centro).
f. Dirigirse a la Oficina de Admisiones y Registro Académico de la Institución, para solicitar el
certificado de buena conducta.
g. Se le entregará al estudiante el certificado en dos (2) días hábiles.
Manifiesto de No Matricula
Responsables del proceso: Estudiante, Coordinación del programa, Oficina de Admisiones y Registro
Académico, Dirección Administrativa y Financiera. Nota: La Oficina de Información y Atención
Institucional, ofrece el servicio de orientación a la población estudiantil, docente y público en general.
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Los servicios educativos son todos aquellos trámites que debe realizar el estudiante en cuanto a
matrículas, pagos, certificados, relacionados con el Departamento de Idiomas y Bienestar Institucional.
IMPORTANTE: Verificar el correo electrónico ya que a esa dirección les llegarán los datos
usuario y contraseña de ingreso al software.
Segundo paso: Realizar los pagos de la matrícula y del libro según instrucciones.
Cuarto paso: Estudiantes que deseen adquirir el libro, deben reclamarlo personalmente en el
stand de la editorial
Presentar original de pago
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a. El estudiante debe elaborar una carta dirigida al Coordinador de Idiomas, explicando el motivo
del aplazamiento del curso de inglés.
b. Adjuntar original de la liquidación del curso. (vienen dos originales una es para el estudiante y
otra para las Unidades Tecnológicas de Santander)
c. La carta es entregada al Coordinador de idiomas para que le coloque un visto bueno aceptando
el aplazamiento del curso, el estudiante debe guardar copia de este documento.
d. Es aplazado el curso de inglés.
Nota: El aplazamiento del curso para una segunda lengua es válido durante un (1) año, de lo
contrario pagarlo nuevamente.
Clubes Conversacionales
Certificado de Inglés
Responsables del proceso: Estudiante, Coordinación de Idiomas. Nota: La Oficina de Información y
Atención Institucional, ofrece el servicio de orientación a la población estudiantil, docente y público en
general.
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Nota: El examen puede ser presentado por estudiantes que tenga algún nivel de inglés. La
primera vez es gratuito. La segunda en adelante tiene un costo de $23.000
a. El estudiante debe matricular en Bienestar Institucional una de las siguientes actividades: cursos
libres, grupos culturales, recreación y deportes, gimnasio multifuerzas.
b. Para el Nivel Técnico Laboral el estudiante debe cumplir con veinticinco (25) horas, para el Nivel
Técnico Profesional treinta (30) horas al igual que el Nivel Universitario y para el Nivel
Tecnológico el estudiante debe cumplir con cincuenta (50) horas.
c. Solicitar el certificado en Bienestar Institucional.
d. El certificado es entregado en dos (2) días hábiles.
a. El estudiante debe diligenciar el formato “Solicitud revisión de Horas de Bienestar Institucional (R-
BI-29) se encuentra en la fotocopiadora) y llevarlo a la Oficina de Bienestar Institucional.
b. El Docente realiza la revisión respectiva y emite su concepto en el formato “Solicitud revisión de
Horas de Bienestar Institucional (R-BI-29).
c. Bienestar Institucional elabora una constancia que se entrega al estudiante.
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Los servicios de apoyo socioeconómico son un aporte en dinero que ofrece la Institución para los
estudiantes que colaboran como auxiliares en las dependencias de las UTS, con este dinero pueden
pagar parte de su matrícula académica.
Auxiliaturas Estudiantiles
Nota:
Los estudiantes pueden iniciar las auxiliaturas a partir del segundo (2) semestre, debido a
que se tienen en cuenta las notas obtenidas.
La auxiliatura estudiantil puede ser realizada por estudiantes que cursen en la Institución un
nivel educativo, ya sea Técnico Laboral, Técnico Profesional, Tecnológico o Universitario.
Los servicios de Docencia se refieren a la información brindada por la Institución sobre los horarios de
atención, tutorías de los Docentes.
Responsables del proceso: Estudiante, Coordinación del Programa, Departamento de Ciencias Básicas,
Departamento de Humanidades, Bienestar Institucional. Nota: La Oficina de Información y Atención
Institucional, ofrece el servicio de orientación a la población estudiantil, docente y público en general.
Actividades del proceso:
El estudiante puede solicitar información sobre los Docentes de su Carrera en la Coordinación del
Programa correspondiente, el Departamento de Ciencias Básicas, el Departamento de
Humanidades y Bienestar Institucional.
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Responsables del proceso: Docente, Oficina de Desarrollo Académico, Coordinaciones. Nota: La Oficina
de Información y Atención Institucional, ofrece el servicio de orientación a la población estudiantil,
docente y público en general.
Los servicios médicos son brindados para garantizar la integridad física y la salud de los miembros de la
Institución.
Consulta Médica
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La Institución facilita a los estudiantes los equipos, herramientas y salas de informática requeridos, para
afianzar los conocimientos adquiridos en las UTS.
Responsable del proceso: Estudiantes, Docentes, público en general, Biblioteca Virtual. Nota: La Oficina
de Información y Atención Institucional, ofrece el servicio de orientación a la población estudiantil,
docente y público en general.
Nota: Los equipos de la Biblioteca Virtual son prestados al público sin ningún costo.
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Atención al Estudiante
Es una herramienta que las instituciones deben tener en cuenta ya que con esta se tiene un contacto
más directo con los estudiantes y pueden saber cuáles son las preguntas e inquietudes de estos, al
mismo tiempo ayuda a la institución a saber cuáles son sus fallas al momento de atender o prestar un
servicio al usuario.
La atención al estudiante debe ser oportuna, adecuada, pertinente y pronta, junto con información útil,
eficaz y actualizada buscando que la articulación entre estos y la Institución se vea fortalecida para bien
de la formación académica del estudiante y del desarrollo institucional.
Esta atención en información debe estar orientada a solucionar cualquier inconveniente que pueda surgir
en torno a las actividades de los estudiantes ya sean de carácter administrativo o académico.
Teniendo en cuenta que esta atención debe ir de la mano de un buen servicio, que es solucionar los
problemas que tenga el usuario.
El Sistema de Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias se entienden como una herramienta para el
control y mejoramiento continuo, ya que permite visualizar e informar lo que sucede.
La Oficina de Control Disciplinario Interno es la encargada de recibir las peticiones, quejas, reclamos y
sugerencias.
a. Recibir las peticiones, quejas, reclamos y sugerencias en forma, personal, escrita, electrónica,
verbal o en los buzones de la Institución, de los usuarios, estudiantes y/o comunidad educativa.
b. Tramitar en el formato R-TH-07 de control y seguimiento de Sugerencias, Quejas y/o Reclamos.
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Formato de PQRS
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La finalidad es evitar la demora en la respuesta a la solicitud del cliente, contestando "in situ"1 consultas
comunes, además, tener a la mano información que el usuario va a necesitar. De esta manera se
pretende consolidar la decisión del cliente por adquirir el servicio.
Ante una duda que se plantea y que no encuentra respuesta el usuario se dirige a la sección de
preguntas frecuentes para resolverla.
1
In situ. En el lugar, en el sitio
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La matrícula académica es donde se registran todas las asignaturas que está cursando el estudiante
durante el semestre.
Lo primero que debe hacer el estudiante es consultar el usuario y contraseña y para esto debe ingresar a
la página de las UTS y seguir los siguientes pasos:
Después de saber el usuario y contraseña, puede ingresar a la página Web de las UTS para realizar la
matrícula académica siguiendo los siguientes pasos:
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Se puede realizar durante los dos (2) primeros meses después de haber iniciado clases.
El estudiante puede informarse revisando el calendario académico, que es publicado en la página web de
la Institución www.uts.edu.co, opción Admisiones.
El SISBEN no tiene un efecto directo sobre los costos de la matrícula, más aun, cuando el valor de la
matrícula no supera UN SALARIO MINIMO LEGAL VIGENTE.
Lo cubre en cualquier accidente que tenga el estudiante fuera y dentro de la institución (solo se puede
utilizar en caso de accidente).
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¿Qué proceso se debe seguir al momento de realizar prácticas con una empresa?
Para el desarrollo de la práctica, el aspirante debe concertar un plan de trabajo, cronograma de reuniones
y visitas con el docente evaluador, en las cuales hará entrega de informes parciales de lo realizado hasta
el momento. La duración de la Práctica Profesional será mínimo de cuatro (4) meses a partir de su
aceptación por parte del Comité de Trabajo de Grado y será prorrogable hasta por un periodo de tiempo
igual; si finalizado este periodo, el trabajo de Práctica Profesional no ha sido realizado satisfactoriamente,
el estudiante deberá optar por una Modalidad de Grado diferente.
Al finalizar la modalidad de grado el aspirante debe entregar el informe final al docente evaluador con la
firma del asesor de práctica, acompañada de una certificación suscrita por el representante legal de la
Institución en donde se realizó la práctica, aceptando la culminación del trabajo a satisfacción. Nota: El
estudiante puede consultar en el Reglamento de Trabajo de Grado, que se encuentra publicado en la
página Web de la Institución.
¿Con cuales Universidades extranjeras tienen convenio las UTS para intercambio de estudiantes?
CONTROL DE MODIFICACIONES
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