Programa:

“Curso Utilização Efetiva do Tempo”

Introdução
Lição 1ª A falta de tempo, problema ou sintoma?
Lição 2ª Formas de considerar ao tempo (I)
Lição 3 ª Formas de considerar ao tempo (II)
Lição 4 ª Formas de considerar ao tempo (III)
Lição 5ª Criando um novo hábito!
Lição 6ª Quando começar? JÁ!
Lição 7ª Permanecer sempre no presente
Lição 8ª Como manter baixo controle aos quatro maiores
consumidores de tempo? (I)
Lição 9ª Como manter baixo controle aos quatro maiores
consumidores de tempo? (II)
Lição 10ª Reservando tempo para ficar sozinho
Lição 11ª O sistema de bandejas
Lição 12 ª Forma de registro do tempo
Lição 13 ª Forma de planificação semanal
Lição 14 ª Formato de calendário mensal de atividades
Lição 15 ª Dominando a arte de dizer “NÃO”
Lição 16 ª Um plano de dez pontos para a administração do tempo
Lição 17ª A arte da delegação (I)
Lição 18 ª A arte da delegação (II)
Lição 19 ª A arte da delegação (III)
Lição 20 ª Economizando tempo na casa
Lição 21ª Economizando tempo de manhã (I)
Lição 22ª Economizando tempo de manhã (II)
Lição 23 ª Economizando tempo tendo os documentos organizados
Lição 24 ª Economizando tempo como turista (I)
Lição 25ª Economizando tempo como turista (II)
Lição 26ª Economizando tempo como turista (III)
Lição 27 ª Utilização do “Google Calendar” (I)
Lição 28 ª Utilização do “Google Calendar” (II)
Lição 29 ª Utilização do “Google Calendar” (III)
Lição 30 ª Utilização do “Google Calendar” (IV)
Lição 31 ª Utilização do “Google Calendar” (V)
Lição 32 ª Utilização do “Google Calendar” (VI)
Lição 33 ª Utilização do “Google Calendar” (VII)
Lição 34 ª Utilização do “Google Calendar” (VIII)
Lição 35 ª Utilização do “Google Calendar” (IX)
Lição 36 ª Utilização do “Google Calendar” (X)
Lição 37 ª Utilização do “Google Calendar” (XI)
Lição 38 ª Bibliografia de Referência
Para começar, o que acham da seguinte história: “imaginemos que cada manhã um banco nos
ingressa a suma de $86.400 dólares. Não requer documentos, assinaturas nem garantias e cada dia
desinteressadamente lhe ingressa esta mesma quantia que supomos que você necessita para viver.
Não acumula saldo do dia anterior nem permite que se transfira, não aceita pagamentos adiados nem
depósitos a 30 dias. E quando termina o dia, dá como perdido o saldo a favor de que não tenhas
invertido em um bom propósito. O que você faria? Retirar até o ultimo centavo, claro que sim!”.

Esta história eu a li em “Patricia Hashuel” e achei muito acertado para começar com este curso, já que
resulta que o tempo é um dos recursos que não se pode guardar ou poupar. Não existe a possibilidade
de “acumular tempo”.

Não podemos escolher entre poupar ou gastar o tempo, não existe outra opção mais que gastá-lo, ou
melhor, “investir”. Então devemos descobrir a forma de utilizar com maior efetividade.

Durante toda nossa vida, temos algo em comum com o resto das pessoas, sem importar nossa posição
social, raça, religião nem nenhuma outra divisão que nos pudesse acontecer. Todos temos em comum
24 horas do dia. Em conseqüência, como manejemos esse lapso de tempo depende única e
exclusivamente de cada pessoa.

Um exercício interessante o propõe o autor K. Gleeson fazendo as seguintes perguntas. Responda

você espontâneo e sinceramente:

. Sente que sempre lhe falta tempo?

. Sente que você tem muito que fazer?
. Sente-se agoniado por tudo o que acontece na oficina?
. Sente que a maior parte do tempo está enterrado em montanhas de papeis?
. Você gostaria de ter mais tempo disponível para fazer o que deseja?
. Trabalha horas extras com frequência, pelas noites, ou durante o final de semana para colocar
em dia os assuntos que não pode fazer durante horas hábeis?
. Fica tenso pelo que não consegue?
. Não pode enfocar-se no melhoramento a largo prazo de sua vida e seu trabalho porque está
sujeito a uma crise continua ou uma carga excessiva de trabalho?
. Você se questiona se realmente esta conseguindo o que quer na sua vida e no seu trabalho?
. Gostaria obter melhores resultados em relação com o tempo e esforço que investe no seu
trabalho?
. Gostaria descansar ou ir de férias com mais freqüência?

Gleeson expressa que “a maioria das pessoas respondem com um sonoro “sim” quando lhes fazem
estas perguntas. Se você também respondesse que “sim” vai levar uma agradável surpresa: estes
problemas podem ser solucionados. Podem lograr o mais importante para seu trabalho e para você, e
ainda ter tempo livre para seus assuntos pessoais, para sua família e para as demais coisas que queira
realizar”

O autor Marc Manzini afirma que ”somos donos de nossa produtividade na mesma medida em que
somos donos de nosso tempo e existem uma variedade de técnicas que podem nos ajudar”.

Este curso lhe facilitará conhecer algumas das técnicas e a forma de explicá-las, para que sua vida,
como diz Manzini, seja mais produtiva. Aqui se misturam ideias de autores e experiências que o autor
obteve no transcurso de muitos anos de trabalho, pelo que se espera que o amigo leitor obtenha um
máximo proveito da leitura e prática do presente curso.
Além do mais se incluem lições adicionais sobre o uso e a utilização do Google Calendar, um recurso
gratuito que pode ser de grande utilidade para nos organizar melhor, e aproveitar ao máximo nosso
“tempo”.
LIÇÃO 1: A FALTA DE TEMPO, PROBLEMA OU SÍNTOMA?

O autor Carl Heyel se questiona a pergunta anterior, e estabelece que ”o tempo, ou mais
exatamente a falta de tempo, aparece como um dos problemas mais urgentes da direção,
segundo os resultados obtidos em diversos estudos realizados entre pessoas que
desempenham postos executivos de responsabilidade”.

Na realidade este é um dos problemas que mais afetam a nossa sociedade, seja que nos
desempenhemos como empregados numa fábrica, numa oficina, como donas de casa,
estudantes, etc. Não importa a profissão que realizemos, sempre nos afeta a chamada “falta
de tempo”. E de este “mal” padecemos todos aqueles que não podemos organizar
adequadamente nosso tempo, um tempo que em lugar de jogá-lo, devemos investi-lo para
obter um máximo benefício e grande rentabilidade.

Heyel apresenta o seguinte exemplo: “na vida atual de negócios é absurdo que no mesmo
tempo que se incrementa o rendimento por trabalhador mediante as técnicas de
mecanização e automatização e que ainda continuam desenvolvendo-se, com a consequente
redução na semana de trabalho do operário e a multiplicação de benefícios adicionais, as
horas que dedicam os chefes e diretivos (contando o trabalho que levam para casa na pasta)
mostram una tendência inexorável a subir em espiral”.

Assim achamos que a modernidade nos provoca o fato que o tempo seja mais “curto” em
lugar de mais “comprido”.

Outro ponto importante em relação à “falta de tempo” é sua inexorável relação com o
“dinheiro”. Os autores Stalk e Hout estabelecem que o tempo e o dinheiro estão
inseparavelmente ligados. Um dos slogans mais conhecidos e mais antigos do comercio
corresponde a Benjamín Franklin, “O tempo é dinheiro”. Então Stalk e Hout se perguntam
“se o tempo é dinheiro, por que não falam e atuam os diretivos de forma consequente?
Quase nenhuma das memórias das 500 empresas de Fortune ressalta a importância do
tempo. Tampouco as companhias de serviço costumam associar o tempo com a
rentabilidade”.

Não devemos esquecer que os benefícios se logram maximizando o produto obtido pela
unidade de fatores produtivos empregados, e o “tempo” é um desses fatores. Um exemplo
típico é o do primeiro concorrente industrial que se baseou no tempo, Ford Motor Company,
e já é bem conhecido por todos o que aconteceu depois!

Nem tudo se pode fazer agora mesmo!

K. Gleeson destaca que “depois de repetir até o cansaço que temos que fazê-lo agora,
deixem-me dizer-lhes que nem sempre é possível e desejável fazê-lo tudo agora: Procure
ligar para Maria, mas não volte até segunda feira. Dirige-se a tomar uma xícara de café, mas
lhe chama um cliente. Está claro que as prioridades jogam um papel importante no trabalho
produtivo e em lograr bons resultados”.
Em nosso trabalho diário sempre temos atividades importantes e atividades urgentes. E
sempre estamos correndo tratando de realizar o “urgente” esquecendo o realmente
“importante”. Em conseqüência, não trate de fazer tudo ao mesmo tempo, senão pelo
contrario desenvolva seu trabalho de forma organizada. Mais adiante se lhe dará alguns
conselhos ao respeito.

Quer abarcar demasiado?

C. Heyel realiza a seguinte pergunta: Estou tratando abarcar pessoalmente demasiado
terreno? Ou pelo contrario, não mantenho um contacto pessoal bastante próximo com os
diversos centros de ação? É obvio que a falta pode estar em qualquer dos dois lados, e
devemos ser capazes de detectar o problema para saber atacá-lo desde sua “raiz”.

Neste sentido Heyel continua dizendo que “se sua estimação objetiva mostra uma notável
divergência (como seguramente acontecerá) entre o tempo invertido realmente e o que
desejaria investir, o que procede fazer consistirá, naturalmente, em ver aonde mais lhe doe,
por que lhe doe e que pode fazer-se para evitá-lo. O programa de ataque consiste em fazer
uma série de perguntas profundas, que seguirão prováveis linhas de ação”.

Mais adiante falaremos neste ponto com mais atenção.

LIÇÃO 2: FORMAS DE CONSIDERAR O TEMPO (I).

Se nos referimos ao conceito do “tempo”, vemos que o mesmo é intrinsecamente relativo,

umas vezes é rígido, e outras vezes é elástico, e assim deambula pela vida.

Como exemplo, podemos considerar as frases que utilizamos na vida diária: o tempo voa, o
tempo para, o tempo passa, etc.

No Modern Business Reports (MBR) se apresentam as seguintes formas de considerar o

tempo:

1. O tempo como amo.

2. O tempo como inimigo.
3. O tempo como mistério.
4. O tempo como escravo.
5. O tempo como juiz.
6. O tempo como força neutral.

Analisemos brevemente cada uma de estas formas de considerar o tempo:

1. O tempo como amo.

Acontece quando uma pessoa lhe confere força externcurso gratis de gestao eficiente do
tempo, portalcursos.coma, e assim, por exemplo, falamos “dos ditames do tempo”, lhe
outorgamos pleno poder para convertê-lo em piloto e nós em simples passageiros. Outras
frases que refletem este tipo de atitude são: “é só questão de tempo”, “somente o tempo o
dirá”, “o tempo não espera por ninguém”.

Segundo o MBR, existem alguns comportamentos específicos típicos das pessoas que se
consideram a si próprias escravas do tempo. Entre estes destaca os seguintes:

· Abandonar a idéia de fazer algo porque é “muito tarde” ou “muito cedo” para isto,
embora a pessoa queira realmente fazê-lo. Por exemplo, se privar de ir a uma festa ou a um
jogo de cartas porque isso faria que a pessoa ficasse acordada além da hora que costuma a
dormir; ou rejeitar um convite a uma partida de futebol vespertina que contribuiria a relaxar
as tensões do dia, porque isso requereria deixar a oficina antes do horário habitual de saída.

· Formarem-se hábitos pessoais muito rígidos fixados ao relógio, sem levar em conta
outras vantagens. Por exemplo, algumas pessoas se levantam exatamente à mesma hora
todos os dias, independentemente do que tenham que fazer ou embora determinado dia
prefiram ficar mais na cama. Outros almoçam habitualmente às doze da manhã embora não
tenham fome nesse momento.

· Prender-se a um horário predeterminado ainda quando não cumprimos o mesmo em

parte, para fazer algo que nos dê prazer não ocasionaria uma conseqüência adversa. Um
executivo que assiste a uma convenção, por exemplo, abandonou uma sessão na qual estava
profundamente interessado devido a que se estendeu além do tempo destinado para a
mesma, embora a sessão seguinte a qual tinha programado assistir era de menos
importância para ele. Outro executivo se empenha em pegar o trem das 5:45 da manhã
todos os dias, embora para isto tenha que se estressar, em vez de ficar mais tranqüilo e
pegar descansadamente o trem das 5:44 ou o das 6:05.

· Confiar no relógio mais que em outros indícios para determinar o que é o mais
apropriado para fazer. Alguns executivos crêem que um período de uma hora é o lapso
adequado para uma reunião de negócios, não importa qual seja o assunto que se deva tratar
ou o grado de importância da discussão. Outros se sentem incômodos quando as chamadas
telefônicas de longa distância passam de, por exemplo, 10 minutos, embora a ligação
signifique uma poupança em dias de viagem ou uma reunião.

Este tipo de comportamento pode redundar em levar uma vida mais fácil, devido ao fato que
se tem menos decisões que tomar. Ou a pessoa se libera de responsabilidades simplesmente
dizendo “não depende de mim, indica o relógio”.

Mas o MBR estabelece que existem muitos inconvenientes nesta atitude com respeito ao
tempo. Ao abdicar a responsabilidade das decisões que se apresentam minuto a minuto, a
pessoa cria rígidas barreiras ao seu redor que servem como uma proteção contra possíveis
confusões, inseguridades, incertezas e riscos; mas que também podem limitar as
oportunidades no trato espontâneo entre pessoas, no aspecto pessoal e assim obstaculizar o
desenvolvimento de descobrimentos maiores na profissão de cada um. Quando o tempo é o
amo, os outros valores e objetivos ficam no segundo lugar.

2. O tempo como inimigo.

O MBR estabelece que quando se vê o tempo como a um inimigo, significa que devemos
preparar-nos para uma batalha. Expressamos com determinação em “lhe ganhar ao
relógio”, como se pudéssemos acumular como capital os poucos minutos ou horas que se
ganham. Porém, o tempo continua correndo inexoravelmente.

O MBR estabelece os seguintes comportamentos típicos das pessoas que tratam de “lhe
ganhar” ao tempo.

· Quando existe uma carreira por vencer horários e prazos, sem importar o que a
atividades requeira. Por exemplo, um executivo que guia seu carro todas as manhãs ao
trabalho, se diverte tratando de encontrar caminhos mais curtos para “estabelecer um
recorde”. Ou um gerente que se esforça enormemente para cumprir com um prazo
extremadamente curto que ele mesmo se impôs para uma atribuição de tarefas, embora a
ninguém lhe importe que esse trabalho se cumpra com tal brevidade.

· “Sentir-se triunfante por chegar cedo ou vencido por chegar tarde. Neste caso a
gratificação ou mortificação se relacionam somente com o propósito para o qual o tempo
está destinado. Por exemplo, alguns executivos têm o hábito de se apresentar cedo nas
reuniões, embora logo devam esperar até que os demais cheguem. Outros se sentem
mortificados quando chegam, embora seja só uns minutos tarde a uma cita, não pelo
inconveniente que causem à outra pessoa, senão porque o consideram uma batalha perdida
frente ao tempo.

· Julgar a outras pessoas pela eficiência no emprego do tempo mais que pela eficácia na
realização do trabalho. Isto é algo que acontece habitualmente em nossa vida cotidiana com
mais freqüência do que imaginamos. O MBR expressa que quando a luta contra o tempo
adquire um valor supremo, um chefe tende, por exemplo, a valorar mais a um subordinado
que obtém resultados rápidos que a outro que analisa mais profundamente até encontrar a
solução mais precisa. O mesmo chefe prefere a um colega que dirige as reuniões no tempo
preciso, mais que a outro cujas reuniões são mais flexíveis, independentemente dos
resultados de umas e de outras.

Considerar ao tempo como um inimigo tem seus prós e contras segundo o MBR. Uma
vantagem de considerar ao tempo como a um inimigo é que se estimula o espírito de
concorrência, que muitos pensam que é a chave do êxito. Outro atrativo é o impulso de
vencer às forças naturais, primarias, das quais o tempo é nosso contacto imediato.

O maior inconveniente em lutar contra o tempo é, por suposto, o inevitável do fracasso

eventual. Mas, existem também conseqüências negativas imediatas. Quando a mente está
quase constantemente em estado de guerra, poucas experiências, poucas relações, e até
poucos logros e momentos felizes se podem apreciar em sua totalidade.

Torna-se difícil viver no presente quando nossa mente está constantemente em estado de
alerta se preparando para a próxima batalha. As satisfações são passageiras e a vida perde
atrativo.

LIÇÃO 3: FORMAS DE CONSIDERAR O TEMPO (II).

1. O tempo como mistério.

Se tomarmos o tempo como “mistério”, este se converte em algo alheio a nosso interesse
consciente. Diz o MBR que “esta atitude com respeito ao tempo é similar à que temos
geralmente para nosso corpo. Por exemplo, não somos conscientes de nosso estômago até
que este se desarranje e nos doa. O fato de ver o tempo como um mistério da ás vezes bom
resultados; mas outras, o poder do tempo parece descer desde algum lugar exterior a nós
causando estragos em nossos planos e propósitos”.

A seguir veremos alguns comportamentos que acompanham geralmente à atitude de

considerar ao tempo como um mistério, e que foram tirados do MBR:

· Concentrar-se intensamente no trabalho que se está realizando.

O cientista de um laboratório é um exemplo típico desta classe de propósito único; e também
é todo executivo quando permite que um só aspecto do trabalho obstrua todas as outras
considerações.

· Considerar com desconfiança e talvez com inveja às pessoas que demonstram ter
outras idéias com respeito ao tempo.
Quando o tempo parece estar fora de nosso controle, é difícil tratar com outra pessoa cuja
relação com o tempo seja mais direta. O artista ou o homem teórico podem ser um exemplo
deste caso. Também o é o homem exitoso de empresa para quem o dia de trabalho de oito
horas resulta duro e limitado.
· Preocupar-se acerca de conseqüências imprevistas.
Quando o tempo nos parece um mistério, resulta difícil predizer o que nos trará. Quando o
tempo parece vir e ir-se sem nenhuma explicação racional, a pessoa não pode projetar com
precisão suas necessidades, recursos, nem tampouco as reações dos demais no futuro. Esta
atitude prevalece ainda nas pessoas mais racionais quando enfrentam situações de
mudanças repentinas, intensas, ou de muito alcance, onde os pontos de referência
previamente estabelecidos variam rapidamente.

· Negar-se a tomar compromissos de tempo bem definidos.

Se você se enfrenta com algo que não tem feito nunca anteriormente, o tempo
repentinamente pode tornar-se um mistério. A pessoa não sabe quanto tempo se prolongará
cada fase. Para muitas pessoas esta atitude é habitual; elas consideram muitos de seus
trabalhos e atividades como “algo novo”, e imprevisíveis, e ao dedicar-se ao que vem,
pensam que não podem predizer quanto tempo lhes absorverá.

Muitos de nós tomamos esta atitude, procurando evitar que o uso do tempo se “converta
num problema”, pois desta maneira podemos concentrar-nos nas atividades imediatas. Mas
resulta que levemos ou não levemos em conta o fator “tempo”, este sempre nos termina
afetando em tudo o que fazemos.

2. O tempo como escravo.

Neste caso, o indivíduo trata de manter o controle do tempo. Um dos pontos centrais é fazer
o uso exato do tempo. O MBR identifica os seguintes comportamentos quando se toma esta
atitude:

· Viver no futuro.
Quando cada dia da semana deve ser dominado pela vontade, se requer necessariamente ter
uma planificação previa do tempo; e ao estar cada dia planificado, o tempo presente requer
só a execução do plano, enquanto que nossas energias efetivas se concentram em
aperfeiçoar o plano do dia ou da semana seguinte.

As reuniões subministram exemplos excelentes deste fenômeno em ação. Em lugar de

mergulhar no diálogo corrente, as pessoas pensam no que vão dizer a continuação, o que
vão fazer quando se termine a reunião, que planos devem marcar-se para programar o que
se está dizendo no presente.

· Sentir-se culpado ou envergonhado por ser espontâneo.

Quando uma pessoa sente a necessidade de exercer o controle total sobre o tempo, ceder à
tentação de desviar-se dos planos marcados, representa uma derrota ou, pelo menos, uma
indisciplina. Muitos executivos, quando devem permanecer mais tempo que o previsto num
almoço de negócios (embora seja eminentemente produtivo) se sentem, não obstante,
frustrados e insatisfeitos.

· Sentir-se esmagado pelas responsabilidades.

Propriedade, possessão, controle e domínio, podem resultar cargas esmagadoras. Quando se
sente a necessidade de explorar ao máximo as possibilidades de cada segundo, o resultado
leva freqüentemente ao esgotamento.

Exemplos disto podem se ver quando indivíduos levam “trabalho a casa” durante um período
de férias, ou também, quando os mandos superiores não podem delegar trabalho aos
subalternos, pois sentem medo a perder o controle.
Além do mais, o MBR destaca que “as atrações desta atitude para o tempo estão entre as
mais amplamente reconhecidas pela sociedade ocidental.

Se supõe que esta atitude é o fundamento do trabalho e do logro. Subministra uma norma
do valor individual e estabelece uma simples escala de valores pessoais.

É louvável usar o tempo eficientemente; é deplorável tirá-lo em formas não produtivas”.

LIÇÃO 4: FORMAS DE CONSIDERAR O TEMPO (III).

5. O tempo como árbitro.

Quando uma pessoa considera ao tempo como “árbitro” em sua vida, simplesmente significa
que o está considerando como a um juiz.
Neste caso, o MBR indica os seguintes casos quando se considera ao tempo como árbitro:
· Adquirir os meios de precisão cronológica absoluta.
Algumas pessoas investem muito dinheiro em relógios de precisão, outros enfeitam suas
casas e oficinas com uma grande variedade de relógios aos que dão corda
cerimoniosamente, e outros estão freqüentemente pendentes das rádios para se informar da
hora. Estes comportamentos significam que a pessoa está em sincronização com o árbitro,
de quem obtém os sinais precisas.

· Mentir e encobrir.
Ainda quando se tinha concedido ao tempo a autoridade de árbitro, isto não significa que
você aceite sempre de boa vontade suas “decisões”. É por isso que as pessoas utilizam frases
como “se escapar para um descanso”, “roubar um momento” para indicar que: a) eles sabem
que estão transgredindo as “ordens” e que não deveriam estar fazendo o que fazem; b) eles
querem fazer e farão de todas as maneiras; e c) eles aceitam a culpa pela infração cometida,
mas esperam de alguma maneira escapar ao castigo que merecem.

· Desejar fazer a vontade da autoridade externa.

Psicologicamente, o relógio representa ao pai, mestre ou chefe. Observe que as pessoas em
tal estado psicológico não olham o relógio para ter uma informação neutral; senão, ao ver a
hora, sorriem, se preocupam ou se agitam pela mensagem implícita que lhes envia o
instrumento.

· Ceder à tentação de câmbios periódicos nas atividades normais.

As pessoas que vêem ao tempo como a um árbitro sentem às vezes a necessidade de escapar
a seus ditames por um momento. Isto explica o comportamento incongruente da pessoa que
se comporta a consciência e altamente disciplinada em seu trabalho, que nos dias livres se
dedica a escalar montanhas ou se deixa crescer a barba.

Ou o empregado muito responsável que, sem ter sintomas de enfermidade nenhuma, chama
à oficina para dar aviso de doença depois de ter completado uma labor muito exigente no
dia anterior.

Além disso, o MBR também adverte que “o grande inconveniente, portanto, é que o
mecanismo humano é demasiado complexo para ser julgado simplesmente pela sua
cronometria. Os ritmos internos são variados e cambiantes. As pessoas que se empenham
em amoldar seu comportamento ao relógio descobrem finalmente que não desenvolvem
seus potenciais, em detrimento próprio e de seu trabalho”.

6. O tempo como força neutral.

Um simbolismo muito interessante é brindado pelo MBR ao expressar que: “o tempo é como
um recurso natural que se nos outorga ao nascer. Em certo sentido é, como o ar, um meio de
sustentação; e, como os dedos e as mãos, um médio de aplicações tão variadas e complexas
como nos permita nossa imaginação.

Os minutos e as horas, ainda as semanas e os anos, são imagens convenientes de tempo que
dão as pessoas uma base comum para compartilhar e compreender o que acontece, e para
dispor o que se espera que aconteça”.

A idéia final é chegar a vencer a preocupação pelo devir das horas, de maneira de ter una
visão do tempo que se dispõe em sua totalidade. Somente assim poderemos tomar completa
responsabilidade de nosso tempo, e fazer o que realmente desejemos fazer com este recurso
tão valioso.

Deixar de ver ao tempo como a um amo, como a um inimigo, como um mistério, como
escravo ou como árbitro é o objetivo final do presente curso. A melhor maneira de considerar
o tempo é como um fator neutral em nossas vidas, que flua por nossas vidas e exista até que
nós determinemos o que desejamos fazer com ele.

LIÇÃO 5: CRIANDO UM NOVO HÁBITO!

K. Gleeson coloca o exemplo seguinte: “É possível adotar novas maneiras de fazer as coisas
desenvolvendo novos hábitos. Pode ser que você tenha entrado a um restaurante novo por
curiosidade ou por acidente, e se dê conta que gostou, o que lhe induze a regressar uma e
outra vez. Algo similar acontece com os hábitos novos, se deve começar por adotá-los,
começando por um em particular, o hábito de atuar agora. Faça-o agora, no momento em
que uma idéia positiva cruze sua mente para provar um método novo de fazer seu trabalho.
Tente dirigir a sua oficina por um caminho diferente, quando sinta o impulso de fazê-lo”.

Para saber administrar melhor nosso tempo, devemos então criar novos hábitos, e eliminar
os maus hábitos. A continuação mostramos algumas idéias para realizar isto retomadas de
K. Gleeson:
Construa uma lista diária de "coisas para fazer" e refira-se a ela freqüentemente.
Você pode começar a fazer uma lista de "coisas para fazer" só depois de experimentar o
êxito usando um calendário de planificação, como se detalha neste curso. Durante a primeira
revisão de sua agenda de manhã, faça uma lista de tudo o que tem que ser feito durante
esse dia. Mantenha uma lista relativamente curta, por exemplo, de 5 a 10 coisas que atender
de tal forma que você possa ter êxito ao completar toda sua lista.

Seja realista acerca do que se pode realizar num dia e lembre programar algum "tempo
pessoal" incluindo uma atividade ou tempo individual como um dos itens.

Faça uma lista de ações específicas em vez de conceitos vagos. Por exemplo, "comprar flores
para minha esposa" seria um item mais específico que "ser amável com minha esposa".
Examine continuamente a lista e associe a cada coisa uma data e hora específica em sua
agenda diária. Trate de completá-las segundo o programado, tratando sempre de revisar
sua lista e cumprir com as coisas ali escritas. Sublinhe ou apague as coisas que já tinha
realizado, e avalie as que têm pendentes de realizar.

Quando finalize o dia, volte à lista para revisá-la.

É muito importante que você se auto-felicite sempre que tenha completado todas as coisas
que tinha pendentes de realizar.

Quando fiquem atividades pendentes de realizar, simplesmente passe-as à lista do dia

seguinte. Pero se isto acontece com freqüência, pode ser que você esteja tratando de abarcar
mais das atividades que você pode desenvolver. Neste caso, outra sugestão é que delegue
algumas atividades, para concentrar-se nas prioritárias.

Escreva em ordem de prioridade sua lista e atue de acordo a elas.

Você pode desenvolver sua lista de “coisas pendentes” colocando-lhes suas respectivas
prioridades. Por exemplo, pode ordená-las de “maior a menor”, outro sistema é de classificá-
las como “Primárias”, “Secundárias” e “pendentes de realizar”.

K. Gleeson é categórico ao afirmar que você deve escolher o método que melhor se acomode
a seu estilo, e comece a pôr em ordem de prioridade sua lista de “coisas pendentes”.

Outro ponto importante a destacar, é o fato de praticar afirmações que lhe sejam de
utilidade para manter o ritmo de trabalho e não desviar-se de sua lista de prioridades
durante todo o dia. Por exemplo, algumas afirmações que você pode repetir-se ao longo do
dia são: “Siga adiante, já quase termina”; “vamos, se concentre”; “finalizo minhas
prioridades com sucesso”, etc. É de destacar que este tipo de afirmações se recomenda que
sejam em forma positiva, e evitar afirmações do tipo “não me distraio”, temos que evitar o
“não”.
Um sistema particular.

Continuando com o tema de fazer uma lista, o autor J. T. McCay nos propõe os seguintes
passos para desenvolver uma lista de prioridades:

1. Peguemos duas folhas de papel.

2. Encabecemos uma delas com o rótulo “TENHO QUE FAZER...”, e a outra com um
“CONVÉM QUE O FAÇA...”.
3. Na folha rotulada “TENHO QUE...” coloquemos uma lista somente daquelas coisas que
devamos fazer hoje.
4. Na outra folha, abaixo do rótulo “CONVÉM QUE O FAÇA...” escrevamos todas aquelas
coisas que acreditamos que deve fazer-se, que sintamos como dignas de levar-se a cabo.
5. Arquivemos a lista correspondente ao “CONVÉM QUE O FAÇA...” para futuras
referências.
6. Executemos ponto por ponto o escrito em nossa folha titulada “TENHO QUE...”.

O mesmo J. T. McCay diz que a chave do método estriba na seleção daqueles itens que
devem colocar-se na lista abaixo do rótulo “TENHO QUE...”. Não devemos incluir nada que
não suponha como resposta um SIM à seguinte pergunta: Prejudica-se em algo meu
trabalho, meus colaboradores ou minha família, embora seja de modo insignificante, se
deixo de fazer isto hoje?
Ao fazer isto lhe surpreenderá as poucas coisas que em realidade temos que fazer. Da
mesma forma, ao estudar a lista das coisas que “CONVÉM FAZER”, que muitos destes pontos
carecem de importância. Conclui McCay dizendo que “se praticarmos este procedimento,
encontraremos uma economia de tempo desde o primeiro dia. Este tempo economizado
devemos utilizá-lo para traçar de imediato objetivos a desenvolver nos próximos três meses,
e assim sucessivamente”.

LIÇÃO 6: QUANDO COMEÇAR? JÁ!!

O autor J. T. McCay expressa que “a chave para alcançar o êxito no manejo do tempo, como
em outras coisas, se baseia no desejo. Precisamos despertar o desejo apaixonado para
desenvolver nossas potencialidades. O quanto façamos deve estar condicionado a este
desejo”.

Walter Russell, filósofo, pintor e escultor norte-americano, afirma: “a mediocridade é uma

auto-imposição; a genialidade é uma auto- outorga”. Se quisermos ter êxito em nossas
labores diárias, devemos começar “JÁ”.

J. T. McCay também afirma que “não importa qual seja o nível de desenvolvimento de nossas
habilidades, nossa capacidade potencial é de tal modo, que não nos alcançará a vida para
atualizá-la. Seja o que for nossa preparação acadêmica, nossa experiência, posição ou idade,
nunca é tarde para empreender a aventura de dominar o tempo”.

Bem como se diz que “nunca é tarde para começar”, é assim mesmo, caro leitor, não importa
a idade que tenha, não importa sua condição social, nem seus grados acadêmicos, somente
importa uma coisa, “o desejo de manejar melhor nosso tempo”. De tal forma que lhe
convidamos a tirar mais proveito deste curso, para que você se converta num triunfador ante
o tempo.

Um caso bem interessante nos apresenta o autor Kerry Gleeson, quem estabelece em sua
obra que quando uma pessoa solicita sua ajuda para se organizar melhor, o primeiro que faz
é pedir-lhe que “ordene seu escritório”. Nossa área de trabalho é muito importante dentro
de nossa vida profissional, por isso, ordenar o escritório e executar as atividades pendentes é
una tarefa que devido a “maus costumes” não realizamos, mas deveria ser parte de nossa
filosofia diária de trabalho.

E a partir do anterior, K. Gleeson relata a seguinte anedota: “uma primeira visita com um
cliente incluiu uma limpeza total de seu escritório. Trabalhamos com cada um dos papeis que
ali tinha, um por um, até que tudo o que se pudesse ter feito se tinha feito. Falamos acerca
de resolver todos os assuntos desde a primeira vez, explicando o Faça-o agora, e o cliente
ficou tão impressionado que se comprometeu a adotar o Faça-o agora como sua nova
filosofia de trabalho”.
LIÇÃO 7: PERMANECER SEMPRE NO PRESENTE.

O MBR estabelece que “o tempo verdadeiro ou real”, tanto para pessoas como para
computadores, significa “agora”. De maneira tal que o único que deve interessa-lhe a você é
o “agora”, o “presente”. Em conseqüência, enfoque-se no que tem que fazer hoje, não em
ontem, nem em amanhã, pois isto somente é uma interferência para que você realize
efetivamente as atividades de hoje.

Aproveite ao máximo cada momento do dia. Para lograr isto, o MBR propõe as seguintes
guias que se transcrevem textualmente:

· Aceite a responsabilidade de suas decisões. Em cada momento, tanto faz o que esteja
fazendo, você tem escolhido fazê-la. Ninguém o tem obrigado a isto. Se sua escolha foi
errada, você tem a possibilidade de mudar. Se escolher bem, tem que fazê-lo o melhor que
possa.

· Considere cada decisão positivamente. Você tem decidido utilizar um tempo em algo;
então lhe dedique esse tempo mesmo. Não dilua sua energia com dúvidas ou preocupações
sobre outras coisas que você não esteja fazendo no momento ou com o que pensa fazer no
futuro.

· Se algo o perturba continuamente, confronte-lo. Às vezes, algum problema se torna

obsessivo e absorve o tempo e a energia destinados para outras tarefas. Embora seja
relativamente de pouca importância com respeito a suas metas reais, problemas tais como
planificar uma reunião, uma carta difícil de escrever, ou um compromisso longamente
postergado, e ainda não cumprido, devem ser confrontados para liberar sua mente. O ato
mais construtivo, por suposto, é resolvê-lo e esquecê-lo se fosse possível. Mas, se você não
pode se dedicar ao problema nesse momento, determine uma data certa no futuro. O fato de
saber que você já tem decidido tratá-lo em outro momento, evitará que esse problema
bloqueie sua atenção.

· Todos os dias, periodicamente, identifique conscientemente o momento que está

vivendo. Só por uma fração de segundo, talvez cinco ou seis vezes por dia, detenha-se e olhe
a seu redor. Seja consciente de que “aqui é onde estou e isto é o que estou fazendo”. Este
simples exercício o ajudará a conservar-se centrado, em equilíbrio e enfocado com seu
próprio e único “agora”. As pessoas que se detêm periodicamente para reconsiderar o
momento que vivem, encontram que se melhora sua concentração sobre os trabalhos
presentes e também aumenta sua eficácia para tratar com ela.
O que temos descrito anteriormente, K. Gleeson o representa em forma gráfica da seguinte
maneira:
Figura 1.1. Tirado de Kerry Gleeson. Com o trabalho pendente a atenção se concentra no
passado, não no futuro.

A figura anterior representa o que acontece quando temos assuntos pendentes, labores que
nos falta desenvolver, tiram nossa atenção e não nos deixam que nos enfoquemos no
presente para vislumbrar em direção ao futuro.

Kerry Gleeson propõe o seguinte exemplo: “suponha que está participando numa corrida que
se inicia no Presente e cuja meta é o Futuro. Se em vez de começar no Presente o faz no
Passado, tem muito caminho inútil que recorrer, antes de sequer chegar ao ponto de
partida!”.
Do mesmo jeito, quando temos assuntos sem resolver, sempre os temos em mente, e não
permitem que avancemos na corrida para nossa meta: o futuro.

LIÇÃO 8: COMO MANTER BAIXO CONTROLE AOS QUATRO MAIORES CONSUMIDORES DE

TEMPO? (I).

Um das questões mais importantes em todos os aspectos da vida é o fato de poder trabalhar
em equipe. Por causa disto, o êxito é possível. Mas, em muitas ocasiões resulta que as
pessoas tiram por terra os planos que tinham marcado para distribuir o tempo.

O MBR estabelece que “as interrupções pessoais, as reuniões, o telefone e a obtenção de

informação são, nesta ordem, os maiores problemas que os executivos têm encontrado na
administração de seu tempo”.
Vamos ver brevemente cada uma destas áreas e a forma de combatê-la.
O controle das interrupções pessoais.

Cada dia acontecem interrupções sem aviso, a cada instante do dia, que vêm a reduzir o
rendimento de cada trabalhador. Para minimizar os efeitos negativos das interrupções
pessoais, o MBR nos propõe duas alternativas: “o isolamento” e o “estar disponível”.
Analisemos brevemente cada uma delas:

· Isolamento. Por acaso não lhe aconteceu alguma vez que você precisava ficar sozinho?
Resulta-lhe quase impossível avançar em algum trabalho enquanto se encontra em sua
oficina? Em muitas ocasiões sentimos que não avançamos trabalho nenhum que nos urge
terminar, e é nesse momento quando a situação precisa de um isolamento. Mas, com
certeza, não devemos entender que significa isolar-se do mundo inteiro por completo, senão
simplesmente o fato de não estar disponível a certas horas do dia, a fim de evitar as
interrupções supérfluas.

Numa ocasião me aconteceu que devia apresentar um informe ao Presidente da Companhia,

e para me concentrar e evitar distrações pedi emprestado o escritório de um colega. Desta
forma pude me concentrar e entregar a tempo o informe solicitado. Durante este lapso de
tempo, minha secretária ficou encarregada de atender algum cliente que chegara a
procurar-me, lhe atendendo e resolvendo suas queixas e/ou perguntas.

Outros lugares recomendáveis onde você pode obter um pouco de tranqüilidade é a

biblioteca da empresa, uma oficina deserta, a sala de seminários e conferências, etc., e
somente sua secretária deve saber onde se encontrará, para lhe chamar nos casos realmente
necessários. Outra recomendação é não atender a ninguém que não tenha uma cita prévia,
desta maneira você poderá organizar o dia por completo.

· Disponibilidade proveitosa. Imagino que você, em alguma ocasião, tem-se encontrado

com executivos que têm permanentemente aberta a porta de sua oficina, este é um bom
exemplo de “disponibilidade proveitosa”.

O fato de permanecer informalmente disponível para as pessoas, ajuda aos executivos a

estar em contacto com o que acontece na empresa. Mas, para ter uma disponibilidade
proveitosa, o MBR estabelece as seguintes normas:delegue eficazmente, reúna-se na oficina
ou lugar de trabalho dos demais, realize visitas periódicas em toda a empresa, proteja-se dos
visitantes molestos e seja franco sobre suas preferências. Tudo isto lhe ajudará a minimizar
as interrupções em seu lugar de trabalho.

Obtenha o máximo benefício das reuniões.

Quando nos referimos a reuniões, muitos empregados começam a fazer-nos caras feias,
gestos negativos, e outros sinais que indicam negatividade. Mas, devido ao fato que o
homem é um ser social, e precisa de se relacionar com outras pessoas, e as reuniões são de
utilidade para este propósito.

O êxito das atividades diárias numa empresa depende em grande medida de uma reunião
que faça sucesso, onde todos os empregados participem ativamente, aportando idéias,
discutindo problemas e encontrando-lhes solução, etc.
Com respeito ao desenvolvimento de uma reunião, o Sr. Schubert de Alba-Waldensian (MBR)
recomenda muitas reuniões sem cerimônia. “Eu prefiro fazer três reuniões de 15 minutos.
Desta maneira existe mais concentração”. E continua dizendo que prefere um salão de
conferências em vez de sua oficina como lugar de reuniões. “Isto evita as interrupções e
induze a uma atitude de maior concentração”.
As complexas interações humanas que se produzem nas reuniões são muito
variadas. Aconselha-se ao caro leitor que leia detidamente o Curso sobre Reuniões
Efetivas em AulaFacil.com onde se fala mais detalhadamente este assunto.

Respeito ao telefone.

Em muitas ocasiões ao telefone não se lhe dá o uso adequado, senão mais bem se “abusa do
telefone”. É certo que o receptor de chamadas encurta distâncias, mas também se converte
num dos maiores consumidores de nosso “tempo”.
A continuação se apresenta algumas sugestões tiradas do MBR sobre o que se pode e não se
pode fazer com respeito ao uso do telefone.

Coisas que devem fazer-se:

· Pode utilizar o telefone para poupar caminho.

· Quando precise uma informação imediatamente.
· Quando deseje difundir informação em forma rápida.
· Se precisa convocar a reuniões de último momento.
· Para receber informação sobre o avance de atividades ou projetos importantes.
· Para manter um estreito contacto com algumas pessoas.
· Use o telefone se isto lhe brinda uma sensação de tranquilidade.

Coisas que não devem fazer-se:

· Tratar de substituir um documento formal com una chamada telefônica.

· Quando deva comunicar uma mesma informação a várias pessoas, melhor escreva um
memorando e envie-lo “com cópia”.
· Quando deva tratar assuntos delicados, émelhor fazê-lo “cara a cara”, pois por
telefone, não nos damos conta de muitas situações, por exemplo, da linguagem corporal de
nosso interlocutor.
· Quando as mensagens não sejamcurso gratis de gestao eficiente do tempo,
portalcursos.com urgentes e tampouco se requeira contestação.
· Se tiver que discutir assuntos complexos e longos, tampouco érecomendável utilizar o
telefone neste caso, exceto que programar uma reunião seja impossível.

Outro aspeto importante referente ao telefone, recalca o autor K. Gleeson, é o relacionado

com a atenção das ligações telefônicas. Gleeson insiste que cada pessoa “tome a decisão de
não aceitar ligações telefônicas sem tom nem som, durante o dia todo de trabalho. Em lugar
disto, estabeleça um sistema para retornar as chamadas (dependendo de seu tipo de
trabalho) talvez durante um ou dois períodos do dia”.

Por exemplo, você pode decidir receber chamadas no lapso das 11:00 até as 12:00 horas e
das 15:00 às 16:00 horas, neste caso, deve brindar-lhe instruções precisas a sua secretária
para que filtre as chamadas e não se as transfira a qualquer outra hora do dia, a menos que
existam chamadas de clientes importantes, de seus chefes superiores ou chamadas urgentes,
que precisem ser atendidas no instante em que acontecem.
LIÇÃO 9: COMO MANTER BAIXO CONTROLE AOS QUATRO MAIORES CONSUMIDORES DE
TEMPO? (II).

Sugestões sobre o uso do correio eletrônico.

Você é daquelas pessoas que a diário recebem dezenas e dezenas de correios eletrônicos? Se
sua resposta é “sim”, K. Gleeson lhe faz as seguintes sugestões para estabelecer bons hábitos
ao momento de revisar e enviar e-mails:

· Trate um assunto só em cada mensagem.

· Defina claramente o assunto no encabeçado da mensagem.
· Faça sua mensagem breve, mas inclua toda a informação necessária para que o
destinatário possa atuar ou contestar.
· Envie a mensagem somente aquelas pessoas diretamente envolvidas. Não envie cópias
demais.
Com respeito à revisão do correio eletrônico, temos as seguintes recomendações para você:
· Revise a “caixa de correio” de três a quatro vezes por dia, preferentemente pela manhã
e no final da jornada.
· Quando leia seus e-mails, responda-os de uma só vez, não deixe assuntos pendentes.
· Use um anti-spam para evitar o “bombardeio” de correios eletrônicos não solicitados.
· Quando responda correios eletrônicos, guarde-os numa carpeta adequada, para não
congestionar a caixa de entrada.

Apesar de que estas sugestões parecem muito simples, ao levá-las à prática são de grande
utilidade para manejar de uma melhor forma e dar-lhe um uso mais adequado a nosso
correio eletrônico. Trate de aplicá-las desde o primeiro dia, e verá que em menos de uma
semana já estará obtendo os frutos de seu esforço, ao perceber que durante o dia tem mais
tempo para outras atividades.
Obtenção de informações.

Dia a dia precisamos estar informados dos acontecimentos que têm lugar na empresa ou em
qualquer aspecto da vida, e a informação é importante para maximizar nossa efetividade. A
continuação mostramos algumas formas recomendadas pelo MBR, com as quais você pode
ampliar sua rede de informação:

· Conheça os segredos de sua secretária. Isto pode ajudá-lo a conhecer como e onde se
conservam seus arquivos, onde e mediante que códigos se registram os clientes e as direções
de outras pessoas importantes, que se faz com os formulários imprimidos do computador
depois de que você as tenha visto. Você nunca sabe quando pode precisar encontrar algo
rapidamente quando sua secretária não está presente.

· Permita que sua secretária saiba que assuntos têm você na cabeça. Isto é geralmente
uma boa prática para formar um grupo eficiente. Pode ser especialmente valioso se você é
receptivo a sugestões com respeito ao que você faz; ela pode saber coisas acerca do trabalho
e das pessoas da companhia que lhe podem ser úteis. Contudo, é possível que ela não se dê
conta de lhe comunicar a menos que você se mostre disposto a escutá-la.

· Mantenha os seus subordinados informados de seus projetos. Eles também podem ter
informação de utilidade numa área determinada e estariam dispostos a compartilhar-la com
você se conhecera seus planos.
· Aprenda tudo o que seja possível acerca das possibilidades do computador.Poderia
acontecer que o centro de processamento de dados de sua companhia se oriente mais para
suas necessidades se eles soubessem quais são. Fale com o gerente de processamento de
dados e averigúe quanto mais útil esse departamento poderia ser em subministrar-lhe o tipo
e freqüência de dados e cifras que você poderia utilizar.

· Saiba quais são os líderes informais debaixo de seu nível.

Independentemente do organograma, algumas pessoas são centros de informação ou líderes
sem título. Seja porque são curiosos, ou porque se ganham a confiança de outros, ou
simplesmente porque seu trabalho os coloca em contacto com uma ampla parte da
organização, a verdade é que algumas pessoas sabem muito mais que os demais e o
trabalho da companhia. O executivo esperto permanece em contacto com tais subordinados
de uma maneira casual e informal, o que lhe permite manter-se bem informado.

LIÇÃO 10: RESERVANDO TEMPO PARA FICAR SOZINHO.

Em qualquer aspecto de nossa vida, a relação estreita com as pessoas é de suma

importância, trabalhar em equipe, atenção aos clientes, visitas de investidores, etc. Expertos
estimam que ao redor de 80% do tempo é utilizado tratando diretamente com outras
pessoas. Inclusive fora de nosso lugar de trabalho, sempre permanecemos rodeados de
amigos, companheiros, parentes, vizinhos, etc.
Tudo isso é importante para nossa vida profissional e pessoal, mas sempre precisamos
momentos de solidão, aonde nos possamos concentrar tranquilamente em nossas atividades
diárias, seja em nossa casa ou na oficina.
O MBR propõe formas estruturadas e não estruturadas para reservar tal tempo para você
mesmo:

 Você pode programar “horas de tranqüilidade” no trabalho. Muitas pessoas

reservam ou a primeira ou a última hora do dia segundo seus ciclos energéticos, para
ficar sozinhas, com instruções de que não se lhes moleste. Se a única forma em que
você pode descansar é organizando o tempo para isto, este método pode ser o
melhor para você.

 Você deve tirar vantagem das interrupções naturais no trabalho. Se você é flexível
por natureza, pode ser factível para você encontrar pequenos períodos de tempo
livre por aqui e por lá para se isolar e descansar. Por experiência própria, posso
afirmar que em ocasiões, períodos de 15 ou 30 minutos são suficientes para aclarar
idéias, organizar as atividades, planificar mentalmente, e inclusive, até para
descansar e mudar de ares!

 Algumas pessoas aproveitam o isolamento durante as viagens de sua casa ao

trabalho e vice-versa. Principalmente quando se viaja por trem ou ônibus, se tem
sempre o recurso de isolar-se do resto dos passageiros. Se você se dedica a trabalhar
durante as viagens, este não será o momento adequado para relaxar seu sistema
nervoso, mas convém levá-lo em conta se o trabalho pudesse fazer-se melhor em
outra oportunidade.

 Pode estabelecer um momento determinado para ficar sozinho em sua casa. Se você
é das pessoas que se acordam cedo, poderia destinar a hora anterior ao café da
manhã para si próprio; ou, se as costumes familiares o permitem, poderia isolar-se
durante meia hora ao voltar do trabalho.
  Pode isolar-se em sua casa realizando atividades solitárias. Em lugar de estabelecer
um horário fixo para ficar sozinho, algumas pessoas se dedicam a atividades
relaxantes propícias para descansar a mente, como jardinaria, música, trabalhos em
madeira ou outros artesanatos.

 O momento deve ser de relaxamento. Alguns indivíduos encontram na disciplina da

meditação um meio eficaz para tranqüilizar o furacão mental de uma vida muito
ativa. Outros relaxam sua mente ocupando suas mãos de uma maneira ou de outra,
e outros descansam mentalmente com exercícios físicos. E alguns permanecem
sentados e deixam seus pensamentos vagar livremente.

O importante é lembrar que seja no trabalho, viajando ou na casa, o propósito deste tempo
é para seu próprio recreio ou rejuvenescimento, ou como diz um colega meu: “para carregar
as pilhas”. Você poderia descobrir que o tempo que destina para você mesmo produz idéias
construtivas ou soluções para alguns de seus problemas. Mas, não marque nesse momento
objetivos específicos porque não encontrará o relaxamento que você precisa para aumentar
sua eficiência.

LIÇÃO 11: O SISTEMA DE BANDEJAS.

As bandejas de entrada, pendentes e saídas devem estar ao alcance da mão para trabalhar
eficientemente (tirado de K. Gleeson).

Usa-se para documentos, correio e notas que chegam e

que nunca tem sido vistas ou processadas com
anterioridade. Ao pegar um documento desta bandeja
atue imediatamente. Se tiver secretária, o correio deve ser
classificado e separado em arquivos marcados de acordo
com sua prioridade. Por exemplo, se urge sua assinação, se
são documentos urgentes, memorando, leitura, etc.

Pendentes em curto prazo, 24-48 horas. Para os assuntos

que têm tratado de atender, mas que não conseguiu
terminar (por exemplo, que devemos esperar informação,
ou chamadas, ou que foram suspendidos por outro assunto
mais que urgente). Não deve usar-se para pospor
trabalhos, projetos incompletos, assuntos difíceis, etc.

Aqui se juntam todos os assuntos concluídos para ser

retirados de sua oficina. Retire-os várias vezes ao dia, ou
peça a sua secretária que o faça.
 Opcional, se tiver muito material de leitura, evite que se
acumule lendo os artigos curtos de imediato, revisando
rapidamente as tábuas de conteúdo e recortando os
artigos, compartilhando a carga de leitura com outros
colegas do departamento para que façam resumos. Separe
um tempo especial para leituras indispensáveis.

O Sistema de Bandejas foi tirado de K. Gleeson, e posso afirmar que é uma maneira bem fácil
de ordenar um dia de trabalho. Faz pouco tempo que temos começado a utilizar este
método, e o mesmo nos deu resultados mais que interessantes. Se você precisa ordenar sua
oficina e principalmente seu “escritório”, as bandejas podem ajudar-lhe neste sentido.

LIÇÃO 12: FORMA DE REGISTRO DO TEMPO.

A continuação se mostra um formato no qual você pode levar seu registro do tempo
num dia em particular, incluindo as horas para entrar em maior detalhe das atividades
efetuadas.

Hora ACTIVIDADE PESSOA ASSUNTO

8:00
8:15
8:30
8:45
9:00
9:15
9:30
9:45
10:00
10:15
10:30
10:45
11:00
11:15
11:30
11:45
12:00
12:15
 12:30
12:45
13:00
13:15
13:30
13:45
14:00
14:15
14:30
14:45
15:00
15:15
15:30
15:45
16:00
16:15
16:30
16:45
17:00

Figura 1.3. Obtido de K. Gleeson. Mostra de uma forma de registro do

tempo.

Você pode adaptar este formato a sua conveniência, aumentando ou diminuindo as

horas, de tal maneira que se ajuste a suas próprias necessidades. O mais importante
é que ordene seu dia, e ao final do mesmo verifique a quantidade de trabalho
realizado, analise o agrupamento das atividades, e de ser possível faça uma
distribuição equitativa das tarefas mais árduas, tanto de manhã como à tarde

LIÇÃO 13: FORMA DE PLANIFICAÇÃO SEMANAL.

Nome:_______________________________________

Semana que começa:___________________________

Segunda Plano Semanal

(consulte seus arquivos de trabalho, sua
·
bandeja de pendentes, sua agenda, etc.).
·
1.-
Terça 2.-
· 3.-
· 4.-
Quarta 5.-
· 6.-
·
Quinta 7.-

· 8.-

· Atividades não planificadas agregadasdurante

a semana:
Sexta
1.-
·
2.-
·
3.-
Sábado/Domingo
4.-
·
5.-
·

Figura 1.4. Adaptado de K. Gleeson. Exemplo de um formato semanal de planificação.

A planificação semanal servirá como uma guia das principais atividades que você deve
realizar no transcurso da semana, desde quando inicia até quando finalize.
Detalhe as atividades diárias que deve realizar, assim como as atividades que devem ser
executadas no transcurso da semana, isto deve agregá-lo nas atividades dentro do “Plano
Semanal”.

E também deve agregar as atividades que não estavam previstas para ser desenvolvidas,
mas que foram agregadas a sua carga normal de atividades, e, portanto, deve fazê-las
também.
No caso que você se dê conta no momento de estar completando a Planificação Semanal,
você perceberá que em muitas ocasiões nem sequer somos conscientes da quantidade de
coisas que produzimos em nossa oficina, e depois disso, percebemos que o trabalho que
realizamos é muitíssimo e em ocasiões até “quase impossível de realizá-lo no tempo
previsto”
LIÇÃO 14: FORMATO DE CALENDÁRIO MENSAL DE ATIVIDADES.

Você pode também organizar mensalmente as atividades principais que desenvolverá

durante esse mês. A idéia desta programação é ter um panorama geral de seu trabalho
durante o mês em curso ou no próximo mês. E pode construir esta programação mensal a
partir da planificação semanal de atividades, resgatar as de maior importância durante a
semana, e serão estas labores as que aparecerão em sua programação mensal.

A idéia desta programação é visualizar as macro-atividades que devemos desenvolver

durante todo o mês, para preparar-nos todo o necessário e estar prontos para afrontar estas
atividades durante o transcurso do mês

LIÇÃO 15: DOMINANDO A ARTE DE DIZER “NÃO”.

Imagino que em muitas ocasiões lhe aconteceu que deve realizar atividades com as quais
você não está de acordo, ou se faz cargo de tarefas que não são de seu agrado? Quando isso
acontece, o MBR propõe as seguintes guias para saber distinguir e controlar as distintas
demandas sobre seu tempo:
  Diga “sim” imediatamente somente às petições que prometem avançar seus próprios
objetivos.Por exemplo, quando você é convidado a dar uma palestra sobre uma
temática em particular, e que seja de seu agrado, poderia aceitar imediatamente o
convite. Quando dizemos “sim” a tarefas que gostamos de fazer ou com as que nos
sentimos identificados, isto nos induz a encontrar tempo para levar a cabo dita
tarefa ou atividade. Senão, relembremos aquela frase de “querer é poder”.

 Diga “não” às petições que se oponham a seus objetivos.Isto pode acontecer quando
a você lhe solicitem que viaje a um país estrangeiro em representação de sua
empresa, mas resulta que você se encontra mais interessado em dedicar-lhe tempo a
sua família, filhos, esposa, etc., neste caso sua resposta imediata será de um “não”.
Neste sentido o MBR recalca que “ainda em coisas de pequena importância, tal como
o fato de assistir a reuniões de rotina, jantares de negócios quase sociais, e até uma
saída noturna na cidade para algo que a você realmente não lhe importa, um rápido
‘não, obrigado’, lhe evitará gastar uma grande quantidade de energia e tempo mal-
gastados”

Postergue a resposta a todas as outras petições. Resulta que em muitas ocasiões, devemos
sopesar o fato de dizer um “sim” ou um “não” a uma solicitude que se nos tenha feito. O
MBR propõe que você faça a si próprio as seguintes perguntas:

o Desfrutei fazendo isso?

o Se o fizer, que benefícios receberei, pessoal ou profissionalmente?

o Que importância tem isto para as pessoas que são importantes para mim?

o Se o faço, que outra coisa terei que deixar de fazer? Que importante são para
mim essas coisas que deixaria de fazer?

o Se não o faço, quais serão as conseqüências? São elas sérias ameaças para o
logro de minhas próprias metas?

Estas interrogantes lhe ajudarão no processo de decidir se dar um “sim” ou um “não” à

proposta que se lhe tinha apresentado.

 Quando conteste “não”, faça-o sem ofender. Se alguém lhe pede que realize algo, é
porque tem pensado em você para que lhe dê apoio, talvez este seja o motivo pelo
qual é tão difícil dizer “não”. Uma sugestão do MBR é que você sugira outra
alternativa, por exemplo, recomende a outra pessoa para que possa fazê-lo em seu
lugar.

Quando deva dizer “não”, diga “sinto muito, mas não posso fazê-lo”, ou “muito brigado por
ter se lembrado de mim, mas nesta ocasião não posso de nenhuma maneira”. Também
resulta que a pessoa que nos faz o pedido se torne muito insistente, assim que repita nesse
caso o “não” de forma calma, sem chatear-se, pois o que você quer é declinar a petição, não
entrar em polêmica e ofender à outra pessoa.

Segundo Manzini, os psicólogos têm identificado um procedimento em quatro passos para

que dizer "não" seja seguro, diplomático e efetivo: dê uma razão, seja diplomático,
proponha uma recompensa e não posponha a decisão.

Também aprenda a dizer “não” a companheiros e amigos que não tenham nada que fazer e
que pelo mesmo, procuram ocupar seu tempo tirando do seu. Dan Kennedy (um especialista
em marketing muito famoso nos Estados Unidos) se refere a este tipo de pessoas como
“Vampiros de Tempo”. Tenham muito cuidado com eles
LIÇÃO 16: UM PLANO DE DEZ PONTOS PARA A ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO

A continuação se mostra dez pontos significativos sobre a maneira em que devemos

administrar melhor o nosso tempo, em qualquer aspecto de nossa vida diária, profissional,
laboral, social, etc., onde seja que nos desempenhemos, sempre nos serão de utilidade. A
maioria de pontos resume o tratado neste curso.
Estes pontos foram adaptados do Modern Bussines Report (MBR), e espero que vocês
aproveitem o máximo cada uma das sugestões mostradas.

1. Organize um pequeno caderno para levar consigo. Consiga e utilize um pequeno

caderno tipo calendário de bolso, será de muita utilidade, mais do que você imagina. Nele
pode escrever suas metas, atividades e idéias soltas (ou acaso, já não lhe aconteceu que
quando vai num meio de transporte, ou em seu carro, etc., se lhe ocorrem idéias novas, mas
quando chega a sua oficina, as esqueceu!). O fato de formalizar suas metas e seus planos
reforçará seu compromisso para lográ-los. Escrevê-los, é o primeiro passo. A maneira em que
você estruture seu caderno será bem particular, pois o que interessa é que você se sinta
cômodo utilizando-a. Quanto mais definida e sucintamente possa constituir seu caderno,
mais liberdade terá para atuar de acordo com ditos propósitos.

2. Planifique suas metas com uma base mensal. Quando queremos realizar uma
planificação mensal, sempre o pensamos duas vezes, pois pensamos que um mês é um
período de tempo ambíguo para marcar metas, mas, se não o fazemos desta maneira, num
período bem menor será difícil observar os avances que se têm na consecução dos objetivos.

3. Escreva somente as metas que você tem verdadeiro interesse em alcançar.Quando você
persegue metas das quais não se sente parte, se arrisca à desilusão. Por isso, o MBR
estabelece que “quando você não logra alcançar essas metas, a sensação ao fracasso (ou
culpa por falta de cumprimento) obstaculizará o logro das metas que você verdadeiramente
deseja. Estabeleça metas que você queira alcançar embora você mesmo duvide de sua
capacidade para materializá-las. Se você quer algo com verdadeira determinação, o fato de
permitir que dito desejo saia à superfície ajudará a descobrir os meios para triunfar, ou lhe
marcará as direções apropriadas que você pôde não ter previsto. Mensalmente, a medida
que planifica suas metas, as mudanças que você tenha efetuado em sua vida o mês anterior
lhe ajudarão a planificar seu curso para os meses seguintes”.

4. Avalie os resultados mensalmente. É bom que você avalie os resultados que pouco a
pouco vai obtendo na consecução de seus objetivos. Se no começo os resultados não são os
esperados, não se desanime, na medida em que avance observará que ao final os progressos
serão cada vez maiores, pelo que você se sentirá motivado para continuar avançando em
suas metas. Quando os resultados sejam excelentes, cumprimente-se; quando os resultados
sejam deficientes, reveja seus propósitos e atividades, e se for necessário, reescreva-las.

5. Planifique diariamente umas poucas atividades específicas orientadas à consecução de

suas metas. Sabemos que seu dia se encontra saturado de obrigações, mas para avançar no
cumprimento de seus objetivos trate de incluir dentro de suas atividades diárias, uma ou
duas atividades que contribuam ao logro de suas metas em longo prazo. Por exemplo, pode
incluir contestar esse email que tem pendente, realizar um contacto novo, visitar uma
empresa ou oficina, etc. Podem ser atividades pequenas ou ambiciosas, o importante é que
dia a dia trate de levá-las a cabo. Com o tempo observará que pouco a pouco você pode
“fazer mais coisas em menos tempo”. Comprove-o.
6. Integre o conceito de avaliação no uso do tempo em cada uma das novas
atividades. Realize constantemente e sempre que possa “abstrações” em seu dia a dia. Faça
uma pausa, analise a situação cada vez que iniciará um trabalho novo, pergunte-se se você é
o indicado para levá-lo a cabo e que benefícios futuros obterão ao investir seu tempo nessa
atividade. Quando você examine o que faz, se dará conta que algumas das atividades que
realiza não têm conexão com o que deseja lograr ao investir seu tempo. Quando realize este
exercício, se dará conta que em muitas ocasiões realizamos tarefas que nos consumem
grande quantidade de tempo, e que sua contribuição ao cumprimento de seus objetivos é de
pouca relevância. Com isto, você perceberá que existem algumas atividades que merecem
mais tempo do que realmente se lhes estão destinando, e ao realizar uma redistribuição das
tarefas se contará com mais tempo disponível.

7. Utilize o relógio o menos possível. Ás vezes acontecem situações onde estar atado a um
tempo fixo não é conveniente. Resulta que quando tratamos um assunto importante, o
melhor é deixar que a situação se desenvolva até onde deva chegar. Por exemplo, numa
reunião onde se tratem temas transcendentais para a empresa, seria impossível estabelecer
uma hora de finalização da reunião, e muito mais forçar chegar a conclusões só porque o
tempo destinado para a mesma já expirou. O MBR o considera da seguinte forma: “Você
precisa liberdade para continuar o pensamento, o trabalho, ou o contacto pessoal do
momento, dedicando-lhe todo o tempo que seja necessário para desenvolver o máximo
potencial do mesmo. Comece por fazer mais elástico seu programa de tempo. . Minimize os
compromissos firmes de tempo que você estabelece para cada dia.Em cada assunto que se
lhe apresente, responda às exigências do mesmo atribuindo-lhe um tempo determinado”. Do
mesmo jeito, quando sinta que se encontra imerso numa atividade da que já não é
produtivo, mude de atividade e volte sobre a primeira mais tarde.

8. Comece agora mesmo a identificar o valor de cada instante. Este é um conselho que ao
aplicá-lo, você irá encontrando a riqueza de cada momento, suas oportunidades e os limites,
a fim de aproveitar as possibilidades que nos brinda “viver o momento”. Evite desconversar
sobre o passado e trate de adivinhar o futuro. Se trabalha conscientemente o presente,
notará que seu tempo começa a resultar-lhe mais folgado.

9. Comece a utilizar seus recursos ao máximo. Se você se encontra enfocado em alcançar

seus objetivos, fará o máximo esforço em alcançá-los. De maneira tal que combinando seus
recursos com seu tempo presente, poderá obter resultados que nem você mesmo sabia que
podia lograr. Assim que a partir de agora, comece a utilizar ao máximo cada minuto que
você disponha, conecte-se com sua mente, sua criatividade e a consecução de suas metas
estarão “à volta da esquina”.

10. Aceite o presente como o único tempo de que você dispõe. Como diz a canção “o que
passou, passou”. As coisas passadas deixe-as no passado, e concentre-se no presente, no
momento atual. Não fique agoniado por coisas que não fez e que pôde fazer, esqueça do que
não foi, pois isso não se pode mudar. Mas, o que se pode mudar a partir de agora é enfocar-
se única e exclusivamente no presente, e a partir de aqui começar a moldar seus novos
hábitos para sua nova vida. O MBR resume isto na frase seguinte: “em definitiva, o presente
é com tudo o que você conta para trabalhar, para materializar seus sonhos, e para se
converter na pessoa que você quer ser”
LIÇÃO 17: A ARTE DA DELEGAÇÃO (I)

Quando fazemos referência a “economizar tempo”, o fato de delegar tem uma faceta
transcendental ao respeito, pois nem tudo podemos realizar nós mesmos, senão que
devemos procurar pessoas de confiança em quem delegar certas atividades, para que as
executem por nós.

A consultora Kathy Paauw estabelece que “delegar é mais que somente transferir trabalho.
Significa incluir a outros na responsabilidade dos resultados, dar a alguém mais liberdade
para tomar decisões de como lograr alcançar esses resultados. Significa soltar”.

Para um experto nestes assuntos, nos referimos ao autor Harold Koontz, explica o anterior
da seguinte maneira: “os administradores devem se dar conta de que existe uma ‘lei de
vantagem administrativa comparativa’, similar à lei de vantagem econômica comparativa
que se aplica às nações. A vantagem econômica comparativa postula que um país se
enriquecerá mais se exporta o que produz mais eficientemente e importa o que produz
menos eficientemente, ainda se pode produzir os bens importados a menor custo que
qualquer outra nação".

"Os administradores podem realizar maiores contribuições a uma empresa se eles se

concentram nas atividades mais benéficas para os objetivos da companhia e transferem a
seus subordinados suas demais atividades, apesar de que poderiam realizá-las melhor que
estes”.

Muitos de nós temos o “mau costume” ou “mania” de levar trabalho a nossa casa, nos
queixamos que o horário normal de trabalho não nos alcança para realizar todos os nossos
lavores, mas uma das melhores maneiras que se têm para fazer que nossa pesada carga
diminua, é delegar parte dela a outros.

Quanto mais deleguemos, nossas habilidades como administradores ou executivos se

incrementarão e seremos capazes de realizar muitas mais coisas das que imaginávamos.

Kathy Paauw nos propõe os seguintes conselhos para quando nos chegue o momento de
delegar trabalho a nossos subordinados:

1. Seleciona à pessoa adequada para o trabalho. Sempre nos encontramos temerosos de

realizar delegação de atividades, mas se não o fazemos, sempre estaremos agoniados e
tampouco lhe daremos a oportunidade a nossos subordinados de ganhar experiência e
aprender de novos retos. Na medida em que vamos conhecendo como reage nosso pessoal,
se ganhará confiança para logo delegar-lhes atividades que impliquem maior
responsabilidade.

2. Brinde informação suficiente. Quando delegue, não guarde informação para você,
proporcione toda a informação necessária e suficiente para que a pessoa que desempenhará
dita atividade possa realizá-la da melhor maneira. Além do mais, é importante que a pessoa
à qual se lhe delega a atividade conheça qual será o rol que dita atividade terá em toda a
empresa, que conheça qual é a importância do que realizará para toda a organização. E
também é necessário que se defina claramente o que se espera do trabalho, para medir o
êxito ou fracasso da operação, aonde o empregado terá uma idéia clara do que se deseja
lograr e o que se espera dele.
Eu conheço executivos que com tal de obter o máximo de seus empregados, lhes atribuem
responsabilidades, mas não lhes dão maior informação, nem documentação de projetos
anteriores, neste caso, os trabalhadores se encontram realizando atividades desde “zero”
uma e outra vez, quando na realidade já se tem caminho recorrido, e poderiam lograr-se
melhores resultados se eles partissem já de uma base estabelecida.

3. Delega o trabalho completo a uma pessoa e lhe dá toda a responsabilidade. Se queremos

que uma delegação seja exitosa devemos lhe outorgar o trabalho completo a um só
individuo, e devemos delegar-lhe a total responsabilidade e autoridade para que realize seu
cometido. Além disto, é preciso de lhe fazer saber a todo o pessoal da empresa que dita
pessoa possui toda a responsabilidade e autoridade na execução do projeto “A”, de tal ou
qual atividade, etc.
No entanto, a responsabilidade última sempre recai em você, lembre sempre isto. Uma das
melhores maneiras para fazer que a organização se dê conta da designação de alguém, é
através das Assembléias, Conselhos ou qualquer outro tipo de reunião de trabalho que se
leve a cabo durante a semana numa empresa.

4. Enfoque-se nos resultados, não no processo. Em muitas ocasiões nos acontece que
delegamos responsabilidade, e a pesar disto, sempre estamos supervisando constantemente
o desenvolvimento das atividades, e queremos que se executem como nós o tínhamos
planificado. Mas, resulta que o melhor é delegar e deixar ao empregado a iniciativa de
resolvê-lo como ele cria conveniente. Portanto, este conselho lhe diz a você que se oriente
nos resultados, não na metodologia para chegar a estes. Salvo casos excepcionais, esta
sugestão se aplica à maioria de situações lavorais e até pessoais.

LIÇÃO 18: A ARTE DA DELEGAÇÃO (II)

5. Estabeleça tempos limites baseados na responsabilidade. É necessário que sempre

estabeleçamos a data para quando necessitamos o trabalho realizado. Conhecemos alguns
executivos que atribuem os trabalhos aos seus subalternos e dizem “termine o mais rápido
possível”. Porém, na realidade, que significa isso para uma pessoa? Uma hora? Uma manhã?
Um dia? Uma semana?
Não podemos deixar nada à toa, tudo deve ficar previamente estabelecido, dependendo do
grau da dificuldade de cada trabalho, assim deve ser atribuído o tempo que necessite para
sua execução. Seguindo isto evitaremos maus entendidos, e a responsabilidade dos
empregados aumentará.

6. Realize revisões periódicas. Se você não revisa constantemente o progresso do projeto,

então não poderá corrigir possíveis erros que possam ocorrer no desenvolvimento do
projeto. Um método que funciona bem é colocar as datas nas quais devam lhe informar
sobre os avances obtidos em cada projeto. Está data pode ser, por exemplo, segunda-feira ás
9:00 a.m deve incluir os informes dos avances; ou a cada quinze dias, ou a cada mês, etc.,
dependendo da natureza e complexidade do projeto ou atividade que deva realizar.

7. Proporcione feedback positiva e construtiva. Quando algumas coisas vão mal, não
desanime nem desanime aos demais com maus tratos, maus gestos, repreendendo, etc.
Trate de se enfocar nos aspectos positivos e através de uma efetiva comunicação, se focalize
em resolver as situações problemáticas que tenham surgido. Quando um subordinado sente
que tem nosso total apoio, ele colocará seu maior esforço para que o trabalho saia bem.
8. Provém dos recursos necessários. Para realizar um trabalho ou projeto, dependendo da
complexidade, pode incluir a mais Departamentos dentro da empresa, de tal maneira que
sempre é necessário proporcionar informação adicional sobre pessoas da organização que
possam colaborar no desenvolvimento do projeto. “Em Contabilidade pode conseguir este
tipo de formulário”, “nos recursos humanos podem proporcionar-lhe este dato”, etc.

9. Oferece guia e conselho sem interferir. Em muitas empresas aparecem muitos obstáculos
ou limitações, e que são conhecidas por todos. Então é necessário fazer que o responsável
saiba sobre esses obstáculos ou limitações, para que possa tomar as medidas pertinentes e
possa antecipar-se aos fatos.

10. Estabeleça os parâmetros, condições e términos antes de delegar. Deve estabelecer as

“regras claras do jogo” antes do inicio, para que posteriormente não aconteçam
inconvenientes nem mal entendidos. Uma vez que esteja definido, “mãos a obra”.

11. Não lhes permita que deleguem a você os seus trabalhos. É bastante freqüente que
nossos empregados tendam a trazer-nos seus problemas para que o resolvamos, embora
sendo eles os que se encontram na área de trabalho e os que melhor conhecem as atividades
do mesmo, devem ser eles os que procurem a melhor solução ao problema surgido.

Quando lhe perguntem sobre uma dificuldade, você pode responder-lhes: e você o que
pensa? Como você o resolveria? Quando tem um projeto em desenvolvimento, e os prazos
começam a diminuir-se, e a você lhe pedem que aumente o prazo, Kathy Paauw, propõe que
lhes responda com esses interrogantes: É possível? No servirá de ajuda para alcançar nossos
objetivos? Que recomendações têm para manejar a situação? Quais são as alternativas?
Quais ações devemos tomar? Com isto faremos que a pessoa tome a responsabilidade e
encontre a melhor solução a dificuldade.

12. Provém proteção e apoio quando seja necessário. Em algumas ocasiões é necessário
“dar-lhe uma mão” em um projeto que necessite, para que alguma atividade se desenvolva
como deve ser. Kathy Paauw expressa que “existe uma diferença entre apoiar e salvar”.
Paauw coloca o seguinte exemplo: “se algo não vai bem, devemos ajudá-lo discretamente
como fazer uma ligação telefônica a alguém incluído que não esta cooperando. Deixando
saber que não têm que lutar sozinhos nas suas batalhas”.

13. Conceda todo o crédito e reconhecimento à pessoa que complete o trabalho.Quando um

trabalho foi terminado, é importante que lhe proporcione toda confiança a esta pessoa que
cumpriu com o trabalho. Se não conseguiu chegar a um “final feliz”, assuma você toda
responsabilidade do “fracasso”. Quando nos damos conta que a pessoa a qual delegamos a
atividade não conta com habilidades suficientes para terminar realmente o trabalho, então
devemos assumir a responsabilidade e completá-lo .

Cada vez que isso aconteça, avaliamos o que ocorreu, como se desenvolveu tudo, e por que
motivos a pessoa a qual delegamos não foi capaz de culminar o projeto. Trate sempre de
aprender destas experiências para que da próxima vez você possa delegar numa forma mais
eficaz. Aprenda sempre dos seus erros.
LIÇÃO 19: A ARTE DA DELEGAÇÃO (III).

O autor Harold Koontz em seu livro “Administração: Uma perspectiva global” nos brinda os
seguintes passos para delegar autoridade em forma eficaz:

· A determinação dos resultados esperados de um posto.

Deve estabelecer claramente que espera de seu subordinado ao delegar-lhe uma atividade
ou um posto específico. Quando uma pessoa sabe o que se espera dela, sempre dará seu
máximo esforço em conseguir dito resultado.

· A delegação de atividades a esse posto.

Para que o subordinado tenha êxito, é necessário que você lhe marque os trabalhos
necessários para que possa realizar todas as atividades que o projeto lhe exija. Isto é muito
importante, pois a delegação de atividades deve ser acorde ao posto de trabalho e ao
projeto encomendado.

· A delegação de autoridade para o cumprimento de tais atividades.

É impossível que uma pessoa realize algum projeto ou atividade senão conta com a
suficiente autoridade para desempenhá-la. Além disto, quando delegue autoridade,
comunique-o por diversos meios, para que na empresa se dêem conta quem tem a
autoridade sobre determinado projeto.

· A responsabilidade da pessoa que ocupa o posto respeito do cumprimento das

atividades.
A autoridade que você delegue deve ir acompanhada com a devida responsabilidade (A=R),
de tal forma que a pessoa sinta sobre suas costas que carga com a responsabilidade do
cumprimento das atividades encomendadas, e que qualquer afastamento na consecução das
mesmas, deverá brindar explicações a seus superiores.

ATITUDES PESSOAIS FRENTE À DELEGAÇÃO DE AUTORIDADE

Harold Koontz propõe as seguintes atitudes pessoais que devemos levar em conta no
momento de realizar delegação de autoridade:

· Receptividade
Consiste em permitir que outras pessoas ponham em prática suas idéias, ser capaz tanto de
aceitar de bom grado as idéias dos demais, e também de colaborar com eles, de felicitar-lhes
por sua iniciativa e inventiva.

· Disposição a ceder
Refere-se a ceder a seus subordinados a liberdade em tomar decisões. Muitas vezes temos o
mau costume de continuar tomando decisões depois de ter delegado, o qual resta tempo e
atenção à toma de decisões muito mais transcendentais.

· Disposição a permitir que os demais cometam erros

Koontz o explica da seguinte forma: “nenhum administrador responsável permitiria que um
subordinado cometesse um erro capaz de fazer dano à companhia ou a posição nesta do
subordinado, a persistente supervisão dos subordinados para garantir que nunca cometam
erros torna impossível a verdadeira delegação de autoridade, se deve permitir aos
subordinados que os cometam e seu custo deve considerar-se uma inversão em seu
desenvolvimento pessoal”.
Para minimizar o risco de cometer erros, existem algumas sugestões importantes: brindar
assessoramento no começo, explicação detalhada de políticas e objetivos, planeamento de
perguntas orientadoras, entre outros.

· Disposição a confiar nos subordinados

Quando você delega autoridade, deve ter a plena convicção que a pessoa à qual se lhe está
delegando realizará bem seu trabalho, que fará um grande esforço em realizar bem a lavor,
e você deve depositar sua confiança em todos e cada um deles.

· Disposição a estabelecer e aplicar controles amplos

É necessário que se conte com sistemas de controle que nos realimentem sobre o
desenvolvimento das diversas atividades que se tem delegado, isto para poder tomar ações
corretivas quando seja necessário.

SUGESTÕES PRÁTICAS FACILITAM UMA DELEGAÇÃO EXITOSA:

O autor Koontz realiza as seguintes sugestões para que toda delegação que você realize
tenha êxito:

· “Defina atribuições e delegue autoridade em vista dos resultados esperados, outorgue

suficiente autoridade para permitir o cumprimento das metas marcadas

· Escolha a cada pessoa de acordo com o trabalho por realizar.

· Mantenha abertas as linhas de comunicação. A descentralização não deve conduzir ao

isolamento, a delegação depende da situação.

· Estabeleça os controles adequados.

· Recompensar a delegação eficaz e a exitosa assunção de autoridade”.

LIÇÃO 20: ECONOMIZANDO TEMPO NA CASA.

Parece o pesadelo de toda dona de casa: restos da comida de ontem na cozinha, roupa
jogada no chão, a pia amarelada e gordurenta, o pátio da casa quase coberto por folhas
caídas das árvores, manchas de bebida por todo o chão, os espelhos sujos, um monte de
roupa suja pendente de lavar, brinquedos esparzidos por toda a casa, etc. Isto sem contar se
você tem bichinhos de estimação em sua casa.

Ao observar isto, qualquer pessoa poderia desanimar-se ao instante, mas não se preocupe, a
continuação lhe brindaremos alguns conselhos para que possa ordenar tudo com o melhor
esforço e a maior rapidez.

A ordem é o principal elemento que nos ajudará nesta árdua atividade. Quantas vezes temos
dito que ordenaremos tudo de uma vez? E quando chega o momento nos da preguiça..., e o
deixamos para depois! O fato de postergar esta atividade faz com que cada vez seja maior o
trabalho que nos espera quando de verdade nos ponhamos a ordenar tudo na casa.

Nos supermercados podemos encontrar infinidade de depósitos para guardar nossos

pertences. Por exemplo, com nossos filhos podemos ter um sistema de depósitos ou cestos de
cores para cada um deles, de maneira que cada um tenha suas coisas em forma separada,
isto pode se aplicar a roupa, brinquedos, e artigos de uso exclusivo de cada um deles. Desta
maneira você iniciará a questão de colocar ordem na casa.

Um lugar para cada coisa é um principio fundamental. Se seus filhos deixam em qualquer
lugar da casa jogadas suas mochilas ou carteiras do colégio nos devemos perguntar: temos-
lhe outorgado um lugar específico para que guardem as coisas?

Quando NÃO está claro o lugar é difícil a ordem.

Um sistema que pode funcionar-lhe também é o de colocar a roupa suja num cesto ou
depósito por separado, de tal forma que se ao final do dia se saberá qual é a indumentária
que deve ser lavada. Assim crianças e maiores saberão que qualquer roupa suja devem
colocá-la em dito depósito. Posteriormente, e antes de ser levada à lavadora, podem
classificar-seas roupas brancas e de cores, e também podem classificar-se dependendo do
tipo de tecido, para evitar que se danem o manchem no processo de limpeza.

Pessoalmente, também recomendo separar em distintos depósitos a roupa interior como

meias, lenços, e a roupa íntima, para que quando procure esse par de meias, o quando
procure um lenço determinado, o encontre logo.

Que fazer com as caixas vazias? Estas constituem um elemento muito importante quando
falamos de ordem, pois nos podem ser de utilidade para guardar documentos importantes,
livros, revistas, ou recibos acumulados que você deseje guardar por algum motivo. Cada
caixa pode ser rotulada dependendo de seu conteúdo, por exemplo, “faturas e recibos”,
“revistas”, “livros”, etc. Desta forma você logrará guardar os documentos e ter-los à mão
quando os precise no futuro.

Em nossos dias, algo que se tem convertido numa dor de cabeça é o fato de ter tanto CD ou
DVD em nossa casa. Se não temos cuidado, no final das contas nos encontraremos com um
monte destes artigos e não saberemos o que fazer com eles.

Existem organizadores para guardar nossos CD ou DVD, e podemos classificá-los em “filmes”,

“música”, e “dados”. Além disso, é importante lembrar que deve rotular com caneta
permanente cada CD ou DVD, de tal maneira que embora não se encontre no estojo original,
você seja capaz de reconhecer o conteúdo do mesmo. Pessoalmente prefiro os estojos tipo
“agenda”, aonde você pode ver os CD ou DVD sem ter que retirá-los, com o que evita que se
estraguem pelo manejo dos mesmos.

LIÇÃO 21: ECONOMIZANDO TEMPO DE MANHÃ (I).

Muitas vezes nos perguntamos por que durante de manhã sentimos sempre que o tempo
voa, sentimos que não nos alcança para realizar tudo o que deveríamos fazer, para poder ir-
nos ao trabalho, à escola, o para onde devamos ir.

Numa ocasião solicitei a um colega meu que me emprestara um livro que me interessava ler.
Ele me disse que não tinha problema nenhum e que o levaria no dia seguinte. Quando lhe
consultei novamente sobre se o tinha levado, ele me disse que tinha esquecido, mas que para
o próximo dia não voltaria a acontecer. Ao segundo dia lhe perguntei de novo se tinha
levado o livro, e aí me respondeu novamente que tinha esquecido colocá-lo em sua pasta. E
para não fazer a história muito longa, teve que passar um mês para que meu colega me
emprestasse o livro.

A muitas pessoas lhe acontece isto, pelo que a continuação se apresentam alguns conselhos
que espero que sejam de utilidade no momento de iniciar seu dia para superar as
dificuldades de fazer tudo rápido pela manhã (adaptados do autor Rob S. Alhen).

Se tiver tudo ordenado para encontrá-lo rápido e a ordem segue uma lógica, muitos
trabalhos os realizará mais rapidamente.

Outra idéia é estudar o recorrido que seguimos para realizar uma atividade. Em ocasiões é
possível ter as coisas perto e evitar muitos "passeios" de um quarto a outro.

Passos.

· Você tentou se banhar pela noite justo antes de dormir? Parece incrível, mas esta é uma
idéia quase “radical” do que muitos estamos acostumados com respeito ao chuveiro. O autor
Alhen recalca que o único que se faz enquanto dorme é relaxar, e na manhã seguinte o
cabelo se torna muito melhor. Verifique-lo e perceberá os resultados.

· Que combinação de roupa levarei ao trabalho? Que blusa? Que saia? Que gravata
colocarei? Qual par de sapatos? Por isso, se durante a manhã nos empenhamos em tratar de
decidir sobre todos estes aspectos, perdemos valiosos minutos que depois nos fazem falta
para chegar a nossa oficina ou lugar de destino, pelo que se recomenda que a roupa que
vamos colocar prepare-a desde à noite anterior, ordene tudo e deixe-lo num lugar accessível
para você, para que de manhã já tenha tudo pronto e não ande às carreiras durante a
manhã.

· Se você é das pessoas que costumam tomar café da manhã, a sugestão que se lhe
brinda é que decida o que vai tomar e o deixe preparado desde a noite anterior, café, chá,
leite, ovos, etc. Para evitar que se estrague alguma coisa, pode deixá-la na geladeira e
esquentá-la na manhã no microondas.

· Alguns têm o costume de preparar sanduíches para comer na oficina, à hora do almoço
ou para levar enquanto viajamos, então o que se lhe recomenda é que os prepare à noite
anterior, assim na manhã já os terá prontos para levá-los.

· Se já notaram, para economizar tempo durante a manhã, e evitar que tudo nos saia
mal, o melhor conselho é prepará-lo na noite anterior. Não importa o que você deva levar,
alimentos, produtos, utensílios, etc., o que seja. Se o deixa para fazer de manhã pode que se
esqueça de fazê-lo, ou o faça mal, e você se estresse ainda mais.

LIÇÃO 22: ECONOMIZANDO TEMPO DE MANHÃ (II).

Conselhos.

O autor Rob S. Alhen diz que “a planificação é a chave”. Na realidade, se você planifica tudo
o que deseja fazer, preveja as circunstâncias e avalie as condições baixo as quais se
desenvolverão todas suas atividades, é muito difícil que as coisas não aconteçam como você
deseja.

Alguém me disse uma vez que “o homem é um animal de costume”, assim que a partir de
hoje se acostume a planificar diariamente, ao começo talvez sinta algumas dificuldades, mas
posteriormente tudo o realizará em forma mecânica, e aqui será quando você já tenha
incorporado o fato de planificar em forma automática.

“Faça o que tenha que fazer e possa fazer antes de ir-se à cama, assim economizará tempo
de manhã”. Antes de ir dormir, procure realizar o maior número de coisas que precisará para
o dia seguinte, com isto economizará um tempo valioso que poderá utilizar para outras
coisas. Comece a praticar desde agora e pronto notará os resultados. Começará a chegar
mais cedo a sua oficina, à escola ou aonde você se dirija.

Mantenha o guarda-chuva, cassaco ou capa, luvas, chapéu, etc., perto da porta de sua
casa. Se o faz assim, terá fácil acesso a eles no instante em que os necessite, principalmente
se é um dia chuvoso, frio, caloroso, etc.
Além do anterior, também é importante que nunca esqueça sua carteira, chaves, etc. Por
esse motivo sempre deve ter-las a mão no abajur de seu quarto, ou perto da porta de sua
habitação.

Outro conselho importante, é que você escreva a rotina que tem criado, mas que nunca
esqueça o que precise fazer e não perder tempo durante a manhã. Sugiro-lhe que a rotina a
tenha em seu quarto e a repasse preferentemente pela noite, e quando já não se dê conta a
terá toda em sua mente, e cada vez fará tudo com maior rapidez.

Mas, atenção, Alhen alerta que não devemos confiar-nos na manhã, e escreve ao
respeito: “ao seguir estes passos magicamente você vai ter tempo de manhã, não o
desperdice e aproveite-o para fazer as coisas com tranqüilidade”.

Uma advertência.

Lembremos que os alimentos devem ser preparados com muito cuidado e tomando sempre
as medidas pertinentes de higiene. Alhen afirma que uma noite basta para que os alimentos
se estraguem, e se não o fazemos bem, o mais provável é que percamos tempo durante a
manhã substituindo a comida estragada. Assim que muita atenção ao respeito.

LIÇÃO 23: ECONOMIZANDO TEMPO TENDO OS DOCUMENTOS ORGANIZADOS.

Quantas vezes você remexeu por todo lugar de sua oficina e não encontrou esse documento
importante? Não sabe onde o colocou? Se acaso, tem-se extraviado?

Muitas pessoas não têm cuidado em organizar efetivamente os documentos, e quando os

procuram, se dão conta que desapareceu!

Para encontrá-los, devemos remexer toda a oficina ou a casa, e se temos sorte os

encontraremos. Depois vem o outro trabalho, o de ordenar a desordem que temos feito com
a procura ansiosa do documento mencionado. Imagine a quantidade de tempo perdido
somente nesta atividade, além da enorme pressão que se vive quando isto acontece.

Conheço a uma pessoa sumamente ordenada neste aspecto. Mantém seus arquivos ao dia,
guarda os documentos importantes, etiqueta as pastas para saber a documentação que ali
se encontra.

Quando ele precisa de um documento, se dirige diretamente à pasta aonde o tem guardado.
Não perde tempo nesta atividade.

Uma vez utilizado o documento, o coloca de novo em seu lugar original. Se você não quer
expor os documentos originais, pode arquivar cópias junto com os originais, e desta maneira
quando se devam utilizar, somente se usa a cópia.

Quando abra alguma pasta, aproveite para dar-lhe uma olhada rápida, verifique se tem
alguma documentação fora do prazo da validade, ou papeis que já não utilizará e que se faz
necessário desfazer deles.

Realizando esta atividade continuamente, nunca sentirá que se lhe acumula o trabalho, e
sempre terá ordenados e ao dia todos seus expedientes.

Uma sugestão que um amigo me brindou numa ocasião, foi que tivesse cópias de meus
documentos pessoais, tais como: carteira de habilitação, cartão eleitoral, passaporte,
identidade, CPF, etc. Você estará preparado para realizar qualquer trâmite. Nem se
imaginam quanta utilidade obtive deste conselho, e tomara que num futuro próximo, a
mesma coisa aconteça em você

Imagino que você compra eletrodomésticos, utensílios de casa, artigos de oficina, móveis,
software informáticos, televisores, etc., lhe recomendo que guarde as garantias, manuais e
instruções de tudo o que você compra, e os guarde numa pasta, assim que quando precise de
um documento deste tipo, saiba onde procurá-lo.

Realize uma limpeza periódica desta pasta, atualize a documentação e elimine a que já não
precisa. Isto mesmo pode fazê-lo para levar um controle estrito de suas dívidas, guardando
estados de conta, comprovantes de compras, etc.

Com respeito ao equipamento de informática, merece uma atenção especial. Você sabe que
no momento de adquirir um computador, se compra mais que um equipamento de
informática, se incluem também aspectos tais como: garantias, licenças dos programas,
facturas, comprovantes, etc. Por tal motivo convém ter numa pasta por separado tudo
referente ao computador, de tal modo que quando requeira algo o possa conseguir no
momento. Qual é o tipo de cartucho que utiliza sua impressora? Que tipo de memória RAM
possui seu computador? Estas e outras perguntas você as pode responder facilmente se
tivesse a mão os comprovantes de compra do computador.

Não siga desperdiçando seu valioso tempo, aproveite-o ao máximo! E desfrute duma vida
com menos estresse que muitas outras pessoas.

LIÇÃO 24: ECONOMIZANDO TEMPO COMO TURISTA (I).

Muitas pessoas gostam de aproveitar fazendo turismo em qualquer parte do mundo, pois é
uma atividade que se realiza principalmente em família, aonde todos podemos desfrutar
unidos de uns dias ou semanas juntos. Como pais de família, sempre desejamos que tudo se
desenvolva em forma quase perfeita, aproveitando ao máximo o tempo, e obter uma nova
experiência sem ter que lutar com contratempos por aspetos não previstos.
A continuação vamos dar alguns conselhos que lhes possam servir de utilidade quando você
e sua família realizem turismo:
Prévio a sua visita.

É melhor planificar com tempo o roteiro completo que seguirá nas férias, incluindo hotéis,
atrações, estabelecimentos, centros de arte e cultura, zonas recreativas ou esportivas, etc.

Se fosse possível adquira ou imprima um mapa da zona, para que você se situe no lugar.

Além do mais consulte por atividades adicionais que se tenham programado nessa cidade ou
região, por exemplo, festivais, espetáculos, e outros entretenimentos que se celebrem
durante sua estância.

Quando realize a reserva no hotel ou pousada, consulte sobre descontos adicionais aos que
você e sua família poderão ter acesso. Se você vai com um bebê, é necessário que solicite
antecipadamente um berço, e se precisasse uma cama adicional, um móvel especial, ou
outro serviço, deve avisá-lo com tempo ao hotel para que a sua chegada esteja seguro de
receber dito serviço.
Se as reservas de alojamento as pode realizar antes de sua chegada, por exemplo, com uma
chamada telefônica, ou através de internet, seria o mais conveniente, assim você não perde
tempo procurando onde se alojar, e muito mais se é temporada alta, aonde a maioria dos
hotéis se encontram a sua máxima capacidade.

Depois, ligue para confirmar sua reserva antes de sua chegada ao lugar turístico. Além disto,
solicite que lhe brindem a direção exata de seu hotel, para que não aconteça problema
nenhum de endereço ou confusão de hotéis por seu nome. Assim você se assegurará de
poder chegar ao hotel sem nenhum inconveniente.

Outra dificuldade que surge é com relação à bagagem no aeroporto. Sempre que tive a
possibilidade de viajar, você nem imagina a quantidade de malas pretas ou azuis que
tínhamos.

E no momento em que a bagagem deambula pela tira, as confusões surgem logo, pessoas
que por equivocação pegam outra mala são situações comuns que se vivem no aeroporto.

Para evitar isto, uma sugestão bem prática é colocar em suas malas um “sinal” visível e que
as distingam do resto das bagagens. Por exemplo, com um laço chamativo, você pode
marcar suas próprias malas num lugar visível, assim evitará que outro turista pegue sua
mala, e também evitará ser você o confundido que pegue a bagagem de outra pessoa. Este
método é muito simples e prático ao mesmo tempo. E acredite que isto lhe evitará passar
penúrias no aeroporto, já seja com sua bagagem ou com a bagagem de outro turista.

LIÇÃO 25: ECONOMIZANDO TEMPO COMO TURISTA (II).

Durante sua visita.

Comprove que todos os integrantes do seu grupo levem documentos de identidade,

habilitação, passaportes num lugar evidente e fácil. O mais provável é que tenham que
identificar-se mais de uma vez antes de entrar no avião.

Atualmente devido as facilidades que oferece fazer tudo “na linha”, facilita-se em grande
medida a obtenção das passagens, embora sempre é bom ter em mãos o numero do seu
vôo.

Algo que nunca deve se esquecer é levar consigo a informação sobre o vôo, reservas do hotel
ou pensão, passagens, etc., tudo num envelope ou em uma pasta e que seja fácil de levar,
para transportar na sua bagagem de mão. Não esqueça de fazer cópias desta informação e
guardá-la com sua bagagem.

Quando for ao aeroporto, pelo menos deixe um tempo de duas a três horas antes da hora
programada do vôo, para que possa realizar todos os trâmites necessários no
aeroporto. Não se imagina a quantidades de inconvenientes que surgem no momento em
que se espera no aeroporto, então o melhor é deixar um tempo adequado para isso. Se
informe de tudo o que vai ser solicitado no aeroporto, documentação, cópias, etc. E se você
puder leve consigo alguns formulários já preenchidos, assim poupa seu tempo durante a sua
estadia no aeroporto.

Algo que ninguém gosta é passar pelo detector de metais dos postos de controle
policial. Como sugestão tire os objetos que leve consigo e que sejam de metal, como o
cinturão, moedas, canetas, etc. Com respeito ao calçado, utilize sapatos cômodos e fáceis de
tirar, por se chegassem a pedir isto no aeroporto.

Em um lugar turístico ou de diversão

Chegue cedo ao lugar, seja dos primeiros em chegar, assim evitará aglomerações e sua
família poderá realizar uma chegada sem problemas sendo os primeiros em percorrer o
lugar. Pela tarde tome um descanso.

Se tiver espetáculos noturnos, sugerimos que jante cedo e logo volte para aproveitar o
evento, assim você e seus familiares poderão usufruir de um dia completo de
entretenimento, sem agonia.

Marque um lugar para reunir-se por se acaso querem separar-se

Como é natural pode ser que os jovens se interessem por algo em particular e queiram
separar-se dos adultos, por exemplo. Neste caso é necessário que a família ou o grupo
marquem um ponto de reunião para quando tenham realizado a visita do lugar. Este ponto
de reunião ou encontro pode ser na entrada do local, na cafeteria, etc. E devem fixar uma
hora na qual deveram reunir-se novamente no lugar estabelecido.
Para que seja cômodo durante a visita, leve calçado cômodo, e se é possível um capa
impermeável, já que a chuva não avisa, assim como um protetor solar e um
chapéu. Também leve uma mochila ou uma mala pequena onde possa guardar os presentes
ou objetos que comprem.
Algo que sempre lhes recordo a meus amigos, e que mais de uma pessoa sempre se esquece,
é a câmara fotográfica. No lugar de ter que emprestar a sua existe também as câmaras de
um só uso, que se pode comprar a um preço barato e garantir que sua visita será lembrada
nos álbuns de fotografias.
Muito importante também é levar dinheiro extra, já seja para alimentos e bebidas para toda
a família, para as compras, e se levamos crianças também é importante, pois sempre querem
alguma coisa, etc.
LIÇÃO 26: ECONOMIZANDO TEMPO COMO TURISTA (III).

De compras

Uma atividade que as pessoas gostam muito é ir de “shopping”. Então, se você planejou ir
de compras, lhe recomendo que leia com tempo a lista de lojas de cada shopping e preveja
quais gostaria de visitar.

É melhor ir ao shopping durante a semana, pois nos fins de semana é quando a concorrência
de pessoas é bem maior e também é incômodo. Se não tem mais remédio que ir no fim de
semana, procure chegar de manhã cedo, que é quando costuma ter menos pessoas
comprando, e as filas nas caixas são menores.

Jantando fora.

Um bom conselho é ligar com anterioridade e reservar uma mesa no restaurante, e é aqui
quando deve especificar seus requerimentos tanto culinários como de logística (se precisa
uma cadeira especial para o bebê, mesa para cinco ou dez pessoas, etc.).

Quando se encontre no restaurante, e se por acaso o pedido demora em ser servido, leve
consigo algo para comer ou qualquer petisco para que possam estar comendo enquanto
esperam pela comida. Isto evitará que as pessoas fiquem de mau humor se o serviço não for
suficientemente rápido.
Quando veja o cardápio, peça de uma vez só as bebidas e a comida, assim o serviço será
mais rápido e você e sua família lograrão comer antes do que se imaginavam.

Depois de sua visita.

Quando sua visita tenha finalizado, verifique que tudo o que levavam com vocês volte de
novo a casa, roupa, lembranças, jóias, etc.
Em mais de uma ocasião, pelas carreiras de fazer tudo a última hora, esquecemos coisas e
quando já estamos de volta em nossas casas, percebemos que não trouxemos aquele livro,
ou aquela lembrança que era para meu chefe, ou aquela garrafa de vinho especial para
minha mulher, etc.

Assim que dois dias antes de regressar, faça uma revisão completa e comece a fazer as
malas, para que o próprio dia de retorno não o pegue desprevenido.
Em conclusão, posso dizer-lhes que antes de organizar uma viagem, devemos contemplar
todas as opções e tentar programar tudo o que seja possível para que não tenha que perder
tempo procurando informação uma vez que chegue ao destino. Realize também um passeio
pelas oficinas de turismo ou pelas oficinas do lugar que visitas, por se tiver algum evento
importante que não tenhas levado em conta e que depois lamentes não ter assistido,
estando nesse lugar tão maravilhoso.

As entradas e os tours devem reservá-los com tempo, a mesma coisa acontece com o hotel
ou pousada: reserve sempre por telefone ou pela internet um mês ou 15 dias como mínimo
antes de realizar a viagem e também deve confirmar sua chegada uma semana antes. Se
segue todos estes conselhos, não lhe acontecerá nenhuma ingrata surpresa e em sua viagem
tudo sairá como você o tinha planificado.
LIÇÃO 27: UTILIZAÇÃO DO “GOOGLE CALENDAR” (I).

Hoje contamos com muitas ferramentas para otimizar o nosso tempo. Neste sentido, a
tecnologia é uma grande ajuda.

Se você tem uma conta de correio eletrônica em GMAIL, então tem a sua disposição o Google
Calendar, que é uma potente ferramenta que lhe ajuda a poder se organizar melhor. É como
ter una agenda eletrônica em qualquer parte do mundo! Se você quiser, pode obter uma
conta de correio de gmail em: www.gmail.com.

A continuação se mostra passo a passo a forma em que você pode aceder a este valioso
recurso, para que lhe seja de utilidade, organizar-se melhor e possa economizar tempo em
suas atividades diárias.

No mesmo site do gmail podemos ingressar no “Google Calendar”. Ao ingressar, como se

observa na figura 1, você deverá colocar seu email de Google e sua senha. Após disso, deve
clicar em “Login” para ingressar ao recurso.

Criação de um novo evento: Visita à planta de produção.

Vamos a criar um novo evento, denominado “visita à planta de produção”. Para poder fazer
isto devemos clicar no vinculo de “criar evento”, como se observa na Figura 2.
LIÇÃO 28: UTILIZAÇÃO DO “GOOGLE CALENDAR” (II).

Ao clicar na opção de “criar evento”, aparece um quadro como se observa na figura 3

Como primeiro passo, na opção Que devemos escrever o que desejamos fazer, como por
exemplo, alguma reunião, apresentar um projeto, ir a um lugar turístico com a família, etc.

Para nosso caso, o que faremos é realizar uma “visita à planta de produção”.

Na figura 4 se detalha a data na qual terá lugar o evento. A opção Quando tem dois quadros,
num deles devemos colocar a data e no outro a hora em que se realizará a atividade.
Para nosso caso deixaremos a data estabelecida para quinta 26 de Julio de 2007.

Na figura 5 se mostra a forma de como escolher a hora de início do evento que estamos
organizando.

Como temos prevista uma visita à planta de produção, deixaremos estabelecida esta visita
para as 2:00 p.m. ou 14:00 horas.
LIÇÃO 29: UTILIZAÇÃO DO “GOOGLE CALENDAR” (III).

Na figura 6 se observa como se deve definir a hora de finalização do evento, simplesmente

devemos clicar na hora que tínhamos programado para finalizar o evento. Em nosso caso,
para nossa visita à planta de produção, deixaremos estabelecida a hora de finalização para
as 3:30 p.m. ou 15:30 horas.

Na figura 7 se detalha a maneira em que se deve estabelecer a data de finalização de nosso

evento. Em nosso caso, como a visita à planta a realizaremos durante o mesmo dia,
deixaremos a data sempre para o dia 26 de Julio de 2007.
LIÇÃO 30: UTILIZAÇÃO DO “GOOGLE CALENDAR” (IV).

Na figura 8 marcamos a opção Se repete que se refere á freqüência de repetição que tem o
evento. Em algumas empresas se costuma reunir-se uma vez por semana, ou duas vezes por
semana, etc. Assim que, aqui você escolhe a opção que mais se aproxime a suas
necessidades e de acordo ao evento a desenvolver.

No caso de nossa visita à planta de produção, que a realizaremos na quinta dia 26 de Julio de
2007, de 2:00 p.m. a 3:30 p.m., não se repetirá novamente, pelo que simplesmente clicamos
em “Não se repete” e já temos selecionada dita opção.

Para definir o Lugar aonde levaremos a cabo o evento o único que se deve fazer é escrever o
lugar, como se mostra na figura 9. Nesta opção não aparece nenhuma lista para selecionar,
senão que se deve fazer manualmente através da digitação.
Continuando com nosso exemplo, o evento o levaremos a cabo no Departamento de
Produção.
LIÇÃO 31: UTILIZAÇÃO DO “GOOGLE CALENDAR” (V).

Um dos últimos passos para criar nosso evento, é realizar a Descrição do mesmo. Na figura
10 se pode observar que a descrição do evento deve ser digitada, e definir-se alguns detalhes
do mesmo.
Em nosso caso, a visita à planta de produção tem como principal objetivo a inspeção e
funcionamento dos novos equipamentos que se tem adquirido.

Finalmente, na figura 11 se observa que uma vez ingressado todos os dados, basta clicar na
opção Guardar para que nosso evento fique armazenado na base de dados do Google
Calendar.
LIÇÃO 32: UTILIZAÇÃO DO “GOOGLE CALENDAR” (VI).

Na figura 12 se mostra a forma de como Agregar um comentário ao evento,alguma situação

ou aspecto adicional que você queira detalhar, pode ser agregado através desta opção.

Seguindo com nosso exemplo mostramos que agregamos o comentário seguinte: “No caso
de mal tempo a visita se suspenderá até novo aviso”.

Uma vez criado o evento, você pode Agregar convidados através do correio eletrônico. A
única coisa que deve fazer é ingressar endereços eletrônicos das pessoas que deseje
convidar, e automaticamente receberão uma notificação para que visitem o evento que você
criou.

Esta função é muito importante, pois podemos incluir a todas aquelas pessoas implicadas em
nosso evento, para que conheçam as atividades programadas para um futuro (ver figura 13).
LIÇÃO 33: UTILIZAÇÃO DO “GOOGLE CALENDAR” (VII).

Você é daquelas pessoas que tudo esquece?Precisa que alguém lhe lembre tudo o que tem
pendente? Não se preocupe, Google Calendar lhe oferece uma opção deRecordação, tal e
como se observa na figura 14.

Você pode escolher o tipo de recordação (email ou janela emergente em seu computador) e
o tempo no qual deseja que Google Calendar lhe lembre do evento em questão.

A figura 15 lhe mostra duas opções adicionais que têm à Recordação, que são: Mostrar-me
como, a qual ao conectar-se ao “Google Calendar” lhe mostra a possibilidade de mostrar-se
“Disponível” ou “Ocupado”; a outra opção é sobre a acessibilidade ao evento, que se
restringe através da Privacidade, na qual existem as alternativas de “Predeterminado”,
“Privado” ou “Público”.

Com esta opção podemos limitar o aceso de outras pessoas a nosso evento, pois se o
cataloga como público, qualquer um poderá vê-lo, e se o coloca como privado, então
somente seus convidados poderão aceder ao mesmo.
LIÇÃO 34: UTILIZAÇÃO DO “GOOGLE CALENDAR” (VIII).

Quando você termine de realizar todas as mudanças em seu evento, somente deve clicar no
botão Guardar e todo seu evento ficará armazenado na memória do Google Calendar, tal
como se observa na figura 16.
Quando você salvou todas as mudanças, se visualiza um quadro tal e como o mostra a figura
17, que especifica o Dia e as atividades que se têm programadas para dito dia.

LIÇÃO 35: UTILIZAÇÃO DO “GOOGLE CALENDAR” (IX).

Se você quer realizar alguma mudança no evento que criou, isso é bem fácil. Se observa a
figura 17 perceberá que aparece a atividade programada às 2:00 p.m., então basta com
clicar duas vezes sobre dita atividade, e aparecerá o quadro com o detalhe da “Visita à
planta de produção”, aqui somente deve clicar na opção de Editar detalhes do evento e
aparecerá a imagem que se observa na Figura 17 b.
Na Figura 17 b se pode perceber que aparecem todas as opções que temos editado com
nosso evento, e é aqui onde podemos modificar algo em particular, por exemplo: mudar a
data do evento, ou o lugar, etc.

Uma vez realizadas as mudanças, simplesmente clicamos no botão Guardar e todos os

câmbios que tínhamos realizados ficarão armazenados em nosso evento.
LIÇÃO 36: UTILIZAÇÃO DO “GOOGLE CALENDAR” (X).

Se você gosta muito de ter um calendário semanal com a programação de todas suas
atividades, o Google lhe oferecerá esta possibilidade. Na figura 18 se percebe que só com
clicar na posição Semana aparecerá a semana com suas atividades semanais.

Também temos a opção de ver a programação de eventos durante todo o mês, isto aparece
ao clicar em Mês, como se mostra na figura 19.

Uma programação deste tipo resulta muito importante, porque assim podemos saber em
que momento do mês estaremos mais estressados atendendo mais eventos, e podemos nos
organizar melhor para poder sair bem em todas as atividades.
LIÇÃO 37: UTILIZAÇÃO DO “GOOGLE CALENDAR” (XI).

Se você é daquelas pessoas que gostam ver os eventos que se encontram pendentes nos dias
próximos a eles, então, o Google Calendar lhe oferece a possibilidade de visualizar sua
programação de eventos dos Próximos 4 dias, tal como se observa na figura 20.

A “Agenda” é uma função bem útil que nos facilita o Google Calendar, pois nos mostra em
detalhe os eventos que temos programado, datas, horas e inclusive o lugar onde se tem
previsto que se realize o evento.

A figura 21 mostra como ficaria a agenda no caso do nosso exemplo da “visita à planta de
produção”. Tem-se incluído dois eventos mais para lhe dar maior realismo ao nosso
exemplo. Assim para a sexta dia 20 de Julio, às 7:30 a.m. se tem uma Reunião de Conselho
Técnico, e para a segunda dia 23 de Julio, sempre às 7:30 a.m. se tem prevista uma reunião
com o Gerente Geral, que se levará a cabo na Sala de Reuniões da Gerência.

Se você quiser ter impressos de seus eventos como cópias de seguridade, então Google
Calendar lhe oferece a função para imprimir suas atividades, com clicar somente uma vez no
botão de Imprimir (Figura 22) você pode ter sua agenda impressa, ou imprimir o mês
completo de trabalho, ou simplesmente uma semana de trabalho, ou se prefere, nada mais
que os eventos de um dia específico.

Tendo a sua cópia impressa, lhe facilitará enormemente a ordem de suas coisas, para que
todas as atividades que tenha pendentes as possa desenvolver da melhor maneira, ter
pronta “a ordem do dia” para a reunião de amanhã, ou me preparar para a visita de hoje, ou
reservar com tempo a sala de reuniões para a sessão de trabalho com o Gerente, etc.

Tomara que tenha gostado e aprendido destas simples lições. Espero que possa usar sem
problemas esta ferramenta “gratuita” e ao mesmo tempo “muito poderosa” como é
o Google Calendar.

Na medida em que mais a use, mais fácil lhe resultará sua utilização, tente e verá que seus
resultados num curto prazo melhorarão enormemente, sua produtividade aumentará e tudo
será realizado em “menos tempo”.
BIBLIOGRAFIA DE REFERÊNCIA.

A continuação se detalha a bibliografia de referência utilizada na construção do presente

curso, e que possa ser consultada pelo leitor para aprofundar alguma das temáticas que
sejam de seu interesse.

Bly, Robert W., “101 Ways to Make Every Second Count: Time Management Tips and
Techniques for More Success With Less”, Editorial Career Press, 1999.

Gleeson, Kerry, “El programa de eficiencia personal. Como organizarse para hacer más
trabajo en menos tiempo”, McGrawHill, México, 1996.

Heyel, Carl, “Como debe organizar el Director su propio trabajo”, Colección Gestión, Editorial
Deusto, España.

Koontz, Harold, “Administración: una perspectiva global”, Editorial Mc Graw Hill, México,
2005.

Manzini, Marc, “Time Management”, McGraw-Hill, USA, 2003.

McCay, James T., “El manejo del tiempo”, Editorial Herrero Hermanos, México, D.F.

Modern Business Reports (MBR),“Cómo controlar su tiempo. Cómo hacer que su tiempo
trabaje para usted y no en contra de usted”, Alexander Hamilton Institute, Inc., USA, s/f.

Stalk, George Jr. y Hout, Thomas M., “Compitiendo contra el tiempo. La nueva fuente de
ventaja competitiva”, Editorial Limusa, México, 1994.