Disciplina: Gerenciamento da Comunicação e Stakeholders em Projetos Módulo: 3
Aluno: Jones Carlos Ferreira Turma: 06 Tarefa: Gerenciamento dos Stakeholders no projeto de implantação de um parque de ciências no Estado do Pará. Introdução
O gerenciamento da comunicação possui um papel muito importante, que deve ser utilizada pelas organizações em todos os momentos durante a execução de um projeto. Segundo o PMBOK (PMI, 2013a), possui processos necessários para garantir que as necessidades de informações do projeto e de suas pastes interessadas sejam satisfeitas. A comunicação descreve os meios pelos quais as informações podem ser enviadas ou recebidas, como e quando serão fornecidas, e para quais partes interessadas serão disponibilizadas. Sendo o básico para gerenciamento da comunicação:
Identificar as partes interessadas
Identificação de todas as pessoas ou organizações impactadas pelo projeto e documentação das informações relevantes sobre seus interesses, envolvimento e impacto no sucesso do projeto.
Planejar as comunicações
Determinação das necessidades de informação e definição de uma abordagem de comunicação com as partes interessadas.
Distribuir informações
Permitir que as informações necessárias estejam disponíveis para as partes interessadas conforme planejado.
Gerenciar as expectativas das partes interessadas
Comunicação e trabalho junto às partes interessadas para conhecer suas necessidades e solucionar as questões quando ocorrerem. Portanto, “A comunicação eficaz cria uma ponte entre as diversas partes interessadas, que podem ter diferenças culturais e organizacionais, diferentes níveis de expertise, perspectivas e interesses. ” PMBOK (PMI, 2013, p.361).
1 Desenvolvimento – identificação das ações necessárias para realização do projeto, tendo como foco principal o gerenciamento de stakeholders
O presento trabalho teve por foco principal o gerenciamento dos stakeholders, na implantação de um de um parque de ciências no Estado do Pará, Para melhor resultado no gerenciamento da comunicação, a equipe do projeto possui tarefas planejadas envolvendo estudos para identificar o perfil tecnológico das instituições de ensino superior e dos centros de pesquisa na região. Ainda devem analisar o perfil do negócio, as atividades de interesse estratégico e seu potencial econômico, a fim de identificar os stakeholders-chave do projeto. Foram identificadas 6 stakeholders: UNEST – Universidade do Estado. Idealizadora do projeto junto com a Prefeitura e o DECTE, participara fornecendo recursos técnicos envolvendo a aprendizagem, com isso torna-se responsável pela implantação com sucesso do projeto por meio das entregas nas fases do projeto. Possui expectativas de oportunidades de envolvimento da universidade com os alunos participarem do parque de ciências. É motivada pelo avanço tecnológico que terá na região. Possui alto poder dentro dos campos universitários e centros de pesquisas, seu posicionamento no momento é de apoiador. DECTE – Atua como patrocinador e responsável pelo contrato da empresa responsável do projeto. Seus interesses são de desenvolver o envolvimento das universidades com as empresas no campo da ciência e tecnologia. A DECTE espera, alcançar grande sucesso no projeto, e alavancar um novo negócio na região. EMPRESA W – Contratada para gerenciar o projeto, possui interesses em comprimento do contrato no tempo planejado. Espera em 3 anos concluir todo o projeto, motivada pelo grande desafio em trabalhar com vários grupos deferentes. Possui baixo poder, mas procura formar base aliadas e buscar apoiadores para o projeto. FET e MCT – Essas empresas ou instituições serão responsáveis pelo fornecimento de recursos técnicos. Possui interesse no resultado positivo do projeto, podendo se tornarem grandes fornecedores. EMPRESAS LOCAIS DE TECNOLOGIAS – Empresas de tecnologia intensiva, que vendem tecnologias, podendo ser barreira na implantação do projeto. Objetivo e torna-los em apoiadores. IMPRENSA (mídia, rádio, televisão, jornal) – A imprensa possui o poder de influenciar uma grande massa de pessoas, podendo agir de interesse do grupo, podendo dificultar ou facilitar a conclusão do projeto. Se este stakeholder não for bem analisado pode causar o fracasso do projeto. Também a imprensa possui o papel de transmitir informação a todos e com as informações corretas pode favorecer muito a implantação de qualquer projeto.
2 Identificando as ações necessárias para realização do projeto.
Matriz de análise:
Grau de poder Estratégia de Informação Periodicidade ou
ID-Stakeholder Papéis exercidos Justificativa e interesse engajamento necessária evento
1- Consultado e
envolvido sob demanda;
Formar parcerias; 2 - Beneficiários da Informativo das Formar base de Dar tempo para as implementação bem- tecnologias que serão A - UNEST 7/10 poder; empresas se Semanal sucedida do projeto; implementadas; Gerenciar de perto. planejarem 3 - Envolvidos na entrega Status do projeto;
dos resultados e na sua
implementação;
Manter informado;
Autoridade sobre recurso; Formar base de Acompanhamento
B – DECTE Consultados e envolvidos 9/9 poder; Status do projeto das fases do Diário.
durante todo o projeto; Gerenciar de perto. projeto
Responsabilidade pela
implementação global do Comprimento do
projeto; Comprometer; cronograma; Gerenciar de perto. Feedback; C – EMPRESA W 6/10 Diário Envolvidos na entrega Qualidade; Andamento do dos resultados e na sua projeto; implementação;
Resultados;
D – FEP E MCT Autoridade sobre 7/7 Formar base de Deseja saber o retorno Divulgar ações do Mensalmente
recursos; poder; financeiro da projeto.
Consultados e envolvidos Gerenciar de perto. implementação do
sob demanda; Parque.
Beneficiários da
3 Grau de poder Estratégia de Informação Periodicidade ou ID-Stakeholder Papéis exercidos Justificativa e interesse engajamento necessária evento
implementação bem-
sucedida do projeto
Consultados e envolvidos Satisfazer; Informações de E - EMPRESAS durante todo o projeto; Dar tempo para as 5/6 Manter informado; novas tecnologias; LOCAIS DE Beneficiários da empresas se Trimestral Gerenciar de perto. Grau de TECNOLOGIA implementação bem- planejarem participação; sucedida do projeto;
Vantagens que
haverá para
sociedade; Revisão e auditoria da Sobre as Informações para qualidade dos processos e Satisfazer; F - IMPRENSA 8/2 oportunidades de divulgação a Mensalmente. resultados. projetos que comunidade.
surgiram;
Crescimento
econômico.
Tabela 1 - Matriz de análise.
Fonte: o autor.
Avaliação dos Stakeholders.
4 ID-Stakeholder ATUAIS DESEJADOS
A - UNEST FAVORAVÉL APOIADOR
B – DECTE APOIADOR APOIADOR
C – EMPRESA W APOIADOR APOIADOR
D – FEP E MCT NEUTRO FAVORAVÉL
E - EMPRESAS LOCAIS DE TECNOLOGIA RESISTENTE FAVORAVÉL
F - IMPRENSA NEUSTRO FAVORAVÉL
Tabela 2 – Avaliação dos Stakeholders.
Fonte: o autor.
Estratégias para gestão dos Stakeholders
Parte Interessada Possíveis Reações Estratégia
A - UNEST -Universidade Exigir uma participação no parque de Tornar a universidade
do estado ciências; parte do projeto; Poderia não compartilhar informações; Mostrar todas a Proteger segredos de pesquisas; vantagens que a
Teme que as universidades locais fiquem de universidade pode obter;
fora do projeto. Deixar parecer a possibilidade de o reitor
5 possuir lugar no conselho do grupo. Esse departamento poderá solicitar o plano Apresentar relatórios de de viabilidade bem detalhado; viabilidade;
B - DECTE Exigir vantagens para o departamento; Deixar bem claro as
Exigir uma cadeira na diretoria do parque vantagens de negócios; de ciências. Realizar reuniões; Apresentar evolução do projeto; Apresentar relatórios Exigir resultados e qualidades nos serviços; diários via email; C – EMPRESA W Exigir relatórios de andamento; Mostrar necessidade da Diminuir o QL durante o projeto. equipe até o final do projeto.
Pode possuir opiniões diferentes dentro do Mostrar com muita
grupo; transparência as oportunidades que Quer uma cadeira no conselho do grupo; viram; Espera criar parcerias, e obter lucros com o E – FEP E MCT Planejar reunião com projeto; toda a partes Pode exigir exclusividade no fornecimento interessadas, de material técnico. aproximando uns aos outros Trazer as empresas para perto do projeto; F- EMPRESAS LOCAIS DE Podem atuar como bloqueadores; Realizar parceria; TECNOLOGIA Sentimento de perca de mercado; Reunião trimestral divulgando as vantagens das parcerias. F - IMPRENSA Pode atuar como desacelerador do projeto; Apresentar vantagens Pode distribuir informações negativas da que o projeto pode
6 ID Grau de poder Grau de interesse A 7 10 B 9 10 C 6 10 D 7 4 E 8 9 F 8 2
Tabela 3 – Estratégia para gestão.
Fonte: o autor.
Matriz de poder x interesse.
Tabela 4 - Matriz poder x interesse.
Fonte: o autor.
7 MAPA DE STAKEHOLDERS
Figura 1 – Mapa dos stakeholders.
Fonte: o autor.
Considerações finais
A identificação dos stakeholders, dentro do projeto da implantação do parque de ciências é uma fase fundamental no planejamento. Como serão o grupo de pessoas afetadas pelo projeto devem ser levados em consideração. Ela permite uma visão mais ampla das vantagens, riscos e aliados que determinados projetos possuem Todos os possíveis conflitos que poderiam surgir durante a implantação podem ser minimizados, até extinguido ser for bem administrado as relações com os stakeholder, a uma grande chance de não ocorrem mudanças durante o projeto, possíveis atrasos de entregas devido a interesses próprios. Com todo analise realizado ficou claro que para que um projeto tenha sucesso, deve ter um bom plano de comunicação e um controle nas comunicações com os stakeholders e promovendo o engajamento dos stakeholders, podem ser a chave para o sucesso de uma empresa.
8 Referências bibliográficas
Guia do CONHECIMENTO EM GERENCIAMENTO DE PROJETO PMBOK 6ª
edição,2017.
LÚCIO EDI Chaves...[et al.] Gerenciamento da comunicação em projetos. 3. ed. Rio de
janeiro: Editora FGV, 2014.
VALLE, Jose Ângelo Santos do...[et al.] Gerenciamento de stakeholders em projetos.
