2017

PROGRAMA DE
ESPECIALIZACIÓN EN
SUPPLY CHAIN
MANAGEMENT

PROFESOR: ING. JOSÉ ROSALES ALBURQUEQUE

❖ Díaz Centeno, José Ignacio

❖ Mendoza Laura, Melissa Noelia
❖ Minaya Eufracio Joffré Gustavo

TRABAJO FINAL

UNI | TRABAJO FINAL _ GESTIÓN DE COMPRAS Y APROVISIONAMIENTO

 UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERÍA
Facultad de Ingeniería Industrial y de Sistemas
Oficina de Proyección Social y Extensión Cultural

PROGRAMA DE ESPECIALIZACIÓN EN SUPPLY CHAIN MANAGEMENT

TRABAJO FINAL : CLINICA “SANOS”

El teléfono sonó, el reloj marcaba las 10:45 pm; era el Doctor Sanitos, Director de la Clínica y
médico tratante de Juan; quien anunciaba que había un donante de riñón para Juan, había
esperado por 18 meses esta gran noticia. Juana, su esposa, tomó los datos y apresuró a Juan
para llegar pronto a la clínica “Los Sanitos”, famosa por los varios trasplantes realizados, todos
con resultados exitosos.
Terminado el procedimiento quirúrgico, el médico indicó a la enfermera Rosa los
medicamentos que debían ser suministrados a Juan durante los próximos 60 días para garantizar
el éxito del trasplante y la supervivencia del paciente. La enfermera rápidamente realizó el
pedido a la bodega de medicamentos de la misma clínica.
Dos horas después a la cirugía, Juan debía iniciar el tratamiento; al cuarto donde se encontraba
en recuperación llegó un paquete de medicamentos pero la enfermera se encontró que el
SIMPECT no estaba, éste nunca llegó. La enfermera inmediatamente se fue hasta la bodega y
preguntó por el SIMPECT, informándole el Auxiliar que el medicamento estaba agotado.
Mientras tanto Juan se estaba muriendo. Los funcionarios de la clínica de manera diligente y
angustiosa, buscaron el medicamento con el laboratorio que lo fabrica y con varios
distribuidores de la ciudad donde se encontraba Los Sanitos, pero en todos se sorprendieron al
conocer que éste tenía un tiempo de entrega de 10 días; no existía otro medicamento que lo
reemplazará.
Después de un día, 24 horas, posterior a la cirugía sin suministrarle el medicamento, Juan
finalmente murió y los doctores no sabían ni se ponían de acuerdo, cómo explicarle a Juana lo
sucedido. Ella, una mujer de 45 años, quedaba como única responsable de la familia compuesta
por 3 hijos, todos menores de edad y en la cual su única fuente de ingresos era dada por el
trabajo de su esposo.
• Juana: Doctor no me diga eso... ahora que voy a hacer.. que pasó? Si la cirugía salió bien...
• Doctor Sanitos: doña Juana, lo siento mucho, la verdad fue que el organismo de Juan no
resistió la Cirugía.

El doctor Sanitos quien realizó el estudio del caso de Juan, consternado con la noticia, se dirigió
a hablar con Pepito Perez, el Jefe de Suministros de la clínica.
• Doctor Sanitos: Hombre, cuénteme por qué no contábamos con este medicamento. Usted
sabe que nunca nos puede faltar ese tipo de drogas… por eso se nos fue el paciente. Ahora
no podemos salir con un chorro de babas… mire a ver cómo explica toda esta pelotera. Lo
que se viene no es nada fácil.
• Pepito Perez: Sí claro, no te preocupes, ahora mismo hablo con Inés y Pablo, que son los
directos responsables de las existencias de los medicamentos.

Pepito un poco desconcertado por el comentario, llamó al planeador y al jefe de inventarios.

Pablo e Inés, se presentaron en la oficina de Pepito, quien trataba de buscar en el Sistema de
información la orden de compra que se encontraba pendiente en el sistema, pero éste no sabía
cómo funcionaba el programa.
Le ayudo Jefe? Preguntó Inés irrumpiendo en la oficina.
• No, no, solo siéntense… contestó Pepito.
• Pepito: Quiero saber qué pasó, por qué no contábamos con SIMPECT en inventario.
Todos se miraron....
• Solo Inés respondió: La respuesta es simple, dijo. No tenemos SIMPECT en inventario
porque no hubo orden de compra. De hecho hace cuatro meses estamos esperando ese
medicamento y otros suministros en la bodega central. Me extraña jefe, porque ya le había
contado…
• Pepito: bueno, bueno… Pablo, qué pasó, no se supone que planeación le envía a compras
las necesidades? No entiendo…
• Pablo: Pero Jefe cada mes se envían las necesidades de compra, según el tipo de
medicamento y eso… yo envié las requisiciones y allí esta pedido ese medicamento, tengo
los e-mails guardados. Eso no es culpa mía.
• Pepito: No se cómo van a hacer, pero quiero una solución, revisen lo sucedido y me cuentan
pero Urgente! Ustedes son los únicos responsables de esta situación!!!.

Terminada la reunión, Pepito le solicitó a Inés se quedase para hablar con ella:
• Pepito: Qué está pasando? Hasta hace tres meses usted era una excelente trabajadora y ahora
no se puede confiar en usted. No se olvide que tenemos una responsabilidad muy grande,
porque trabajamos con seres humanos y no nos podemos equivocar.
• Inés replicó: Jefe, yo hago mi trabajo lo mejor que puedo, pero no es mi culpa si no hay un
medicamento. Eso es culpa de Compras, pues las órdenes están congeladas por errores y
hay muchas cosas que faltan… pero creo que ni usted ni el Comprador lo quieren ver.
• Pepito: A Carlos no lo meta en esto Inés, él es una persona muy bien preparada. Así que
dejemos de perder el tiempo y mejor vaya a trabajar!... para que no vuelvan a ocurrir cosas
como esta!

Durante el acostumbrado almuerzo, Pepito habló con Carlos y el tema central fue la muerte de
Juan.
• Carlos, cómo explicamos la falta de SIMPECT? eso me tiene preocupado. Yo creo que Inés
está descuidando mucho su cargo… o será Pablo?
• Carlos respondió –no... ni idea, la verdad yo he estado muy ocupado con otros asuntos.
Además yo me limito a hacer las órdenes de compra y de ahí en adelante no sé nada más.
• Pepito suspiró – de todas maneras ya les pedí me aclararan el asunto. Esperemos a ver qué
pasa. Y que hiciste después de la rumba donde Luis, porque estabas súper bien acompañado,
yo si me quede a charlarme a Juanita otro rato más...

Mientras tanto... Inés, preocupada, habló con Pablo.

• amigo...amigo...amigo..., hace rato te he pasado informes de lo que me hace falta en la
bodega, mire sus e-mails, has realizado los pedidos a tiempo?
• Sí amiga, claro, yo no me he pasado por alto nada, estoy seguro, pero por lo que veo en el
sistema, la orden de compra nunca ha sido puesta… y tenemos varias atrasadas. No sé,
parece que Carlos no está haciendo bien su trabajo, se ha dedicado todo el tiempo a revisar
lo que hacen los demás y no hace lo que le corresponde. Puede ser muy preparado, con
muchos postgrados encima, pero el tipo no tiene idea de cómo hacer lo que le toca.
• Sí, sí, eso ya lo sabía, pero el jefe no lo quiere ver… ya ves que son tan amigos. Pero
nosotros somos los perjudicados, tenemos que buscar todas las pruebas para demostrar que
hemos hecho todo bien, para demostrar que la falla está en él. Imprima todos los e-mails y
requisiciones y los llevamos al consultorio del doctor Sanitos, a ver si éste nos cree.
• Listo, veámonos en 15 minutos en el consultorio.
Llegan Inés y Pablo al Consultorio del Dr. Sanitos.
• Lupita, necesitamos hablar urgente con el Dr Sanitos.
• sí claro, asunto personal o laboral?
• Laboral.
• bueno, mmm, el próximo martes a las 10.30am está bien?
• No, no, es urgente! tiene que ser hoy. Es sobre el paciente que murió luego del trasplante.
• ah, ok, déjame le pregunto.

Minutos después...
• Inés, Pablo, que sigan.
• gracias amiga!
• Inés y Pablo, sigan…
• Doctor, buenas tardes. Respondieron en coro.
• Cuéntenme, en qué los puedo ayudar. Pero sean breves porque tengo reunión con los
cirujanos en media hora.
• Bueno Doctor, venimos a aclararle lo sucedido con el medicamento que nunca llegó, el
SIMPECT que necesitaba el señor Juan después del trasplante de hígado. Aquí están las
pruebas impresas de los pedidos realizados por bodega y planeación a Carlos, el de compras,
así como muchos e-mails avisándole que los medicamentos no habían llegado.
• Muchachos, yo tenía entendido que ustedes eran los responsables de las existencias de
medicamentos.
• Sí, claro, contestó Pablo, nosotros hacemos el requerimiento y controlamos las existencias
una vez éstos llegan a la bodega, pero existe una responsabilidad intermedia que es la de
compras, que es la encargada de hacer las negociaciones con los proveedores y
garantizarnos que los medicamentos van a llegar y claro, no puede fallar.
• ya veo, muéstrenme ese montón de papeles… ustedes conocen muy bien a Carlos?
• No Doctor, realmente él está aquí por Pepito. Solo sabemos que tiene más títulos que un
periódico.

Sorprendido con lo que vio en los papeles, El Doctor Sanitos tomó el teléfono y le dijo a Lupita:
por favor cancele la junta de cirujanos, y llame urgente a Rebeca, la Jefe de Recursos Humanos.
Buenas –dijo Rebeca- cuando entró a la oficina. Me llamó Doctor?
• Sì, por favor siéntese. Me puede contar cómo fue el proceso de Selección y Capacitación
del Señor Carlos, que trabaja en compras?
• ah, ok, Doctor se acuerda de Topacio? que trabajaba en compras? bueno, ella renunció hace
seis meses porque su esposo fue trasladado a Venezuela. Esto fue algo imprevisto y tuvimos
que realizar un proceso de selección rápido, debido a la importancia del cargo y a que el
personal del área no alcanzaría a cubrir todo ese trabajo.

Teníamos varios aspirantes, pero por recomendación de Pepito, se decidió contratar a Carlos,
pues al parecer los une una gran amistad y se conocen muy bien. Además está muy bien
preparado, es administrador de negocios, tiene un postgrado en finanzas y otro en mercadeo,
habla tres idiomas y ha realizado múltiples seminarios de actualización.
Su perfil no coincidía con lo que necesitábamos, pero debido a la urgencia y a su
recomendación, decidimos contratarlo. Yo estaba indecisa, pues su experiencia era en otro tipo
de áreas. En su último cargo se desempeñó como director regional de ventas en una
multinacional y se retiró de allí porque tuvo conflictos de intereses con sus subordinados.
• Bueno, pero se le hicieron las pruebas necesarias de admisión?
• No, nada de eso, Carlos entró directamente a trabajar, pues no aceptó que se le practicaran
las pruebas, es más ni siquiera quiso recibir la capacitación del cargo. Él dice conocer muy
bien todo el proceso y nos tranquilizó cuando dijo que se apoyaría en Pepito para todo. A
qué se debe toda esta preguntadera?
• Es que hemos tenido algunos problemas con lo que se supone debería hacer este señor.
Respondió el Doctor Sanitos. Eso es todo. Muchas gracias por la información. Por favor
Inés y Pablo necesito terminar de hablar con ustedes.

Rebeca se retira.
Nuevamente el Doctor Sanitos tomó el teléfono y pidió a la señorita Lupita llamar a Pepito
urgente!
Pepito se presentó en la oficina y se sorprendió al ver a Inés y Pablo sentados en la sala de
juntas.
• Dr. Sanitos: Pepito, estamos tratando una situación muy delicada. Es sobre el medicamento
que nunca llegó. Sus muchachos vinieron a buscarme, parece que usted no ha querido ver
toda esta evidencia… y estamos tratando de aclarar lo ocurrido.
• Cuál evidencia? para mí todo es muy claro, ellos son los responsables de esto. Es el colmo
que vengan a buscarlo a usted sin mi autorización, para mí hay que retirarlos de la clínica
ya mismo!
• Sé que usted tiene una buena relación con todos sus subordinados, pero está seguro de
conocerlos bien? y conocer su trabajo? sus responsabilidades? lo digo por Carlos, el
encargado de comprar los medicamentos.
• Carlos? es un excelente trabajador, siempre está ocupado y es una persona muy bien
preparada. No tengo quejas de él.
• Estás enterado de lo que ocurrió en la auditoria interna que le hicieron al proceso de compras
hace dos meses?
• A qué se refiere?
• Parece que no sabes nada de eso, por favor Inés, nos cuentas la historia?
• Inés: Sí claro, Doctor. Hace dos meses, iniciamos el ciclo de auditorías internas, para el
proceso de revisión de ISO 9001:2008, el proceso de compras le correspondió auditarlo a
Alameda, ella encontró varias inconsistencias en el proceso, inclusive encontró la caja
menor con un faltante de $200.000; pero lo más raro de todo fue que cuando estaban en el
arqueo, Carlos desapareció con la excusa de sacar la plata de la caja fuerte y el guardia de
seguridad afirmó verlo correr hacia el cajero, atropellando varias enfermeras a su paso.
• Pero en el informe que me llevó Carlos y que firmé, no encontré ninguna no conformidad,
es más ni siquiera una observación. Pero para salir de dudas, llamemos a Alameda, ella nos
saca de todas las dudas.

Alameda era una joven de 28 años, tímida, pero segura a la hora de hacer una auditoria y no le
temblaba la mano para poner no conformidades. Ella respondió al llamado hecho por Pepito y
llevó todos los últimos informes de auditorías realizadas.
• Aquí estoy, irrumpió Alameda. Traje todos los documentos levantados el día de la auditoria
al proceso de compras. Empezaré por decirles que el Señor Pepito aún no ha firmado el
acta.
• cómo así? Yo ya le firmé eso a Carlos. Pero él salió bien librado…
• No don Pepito, la cosa no es así. Aquí está la copia que debió entregarme firmada.
Todos se detuvieron a ver la hoja que Alameda colocó sobre la mesa. En ella estaban
consignadas varias no conformidades, un par de observaciones y oportunidades de mejora.
• Bueno, después de mirar todo esto, creo que todos hemos cambiado de opinión sobre Carlos,
cierto Pepito?
• Pepito desconcertado, no supo que contestar.

¿Y ahora... que vamos a hacer con la esposa del paciente Juan? les preguntaba el Dr. Sanitos a
los asistentes a esa reunión.
Todos se miraban entre sí, el silencio en el consultorio del Dr. Sanitos demostraba el
desconcierto; pero, el dicho popular dice...quien calla otorga.
Finalmente el doctor Sanitos pidió contratar una consultoría externa para que analice las
órdenes de compra incumplidas y dio un plazo de 30 días para reorganizar el área y cubrir todas
las referencias faltantes en inventario
TRABAJO POR HACER

La empresa contrata los servicios de su grupo (Consultoría) para que realice el siguiente
trabajo:

1. Problemática(s) encontrada en la clínica.

2. Qué alternativa(s) de solución propondría.
3. Cómo reorganizaría el área. (Si es que fuera necesario)

CURSO : GESTIÓN DE COMPRAS Y APROVISIONAMIENTO

EXAMEN FINAL : 26 NOVIEMBRE 2017
DOCENTE : ING. JOSÉ ROSALES ALBURQUEQUE
1. IDENTIFICACION DE PROBLEMAS EN LA CLINICA “SANOS”

Identificación de Problemas:

• Falta de abastecimiento de medicamentos y otros suministros en la bodega central de la

clínica “SANOS”.
• Incumplimiento del proceso de selección y capacitación al personal encargado de
Compras por urgencia del puesto.
• El Jefe de suministros (Pepito Pérez) desconoce las funciones, límites y
responsabilidades de sus subordinados en pro del cumplimiento eficaz del proceso.
• Falta de seguimiento a las órdenes de compra incumplidas por parte de Pablo (Área de
Planificación) e Inés(Jefe de inventarios).
• Mal clima laboral.
• Falta de integración en el equipo de trabajo.
• Falta de compromiso y ética profesional por parte del Jefe de Compras (Carlos).
• Falta de stock de reserva.
• Falta de capacitación a Carlos.
• Falta de seguimiento al proceso de reclutamiento.
• Jefe de suministros (Pepito) confía más en Carlos que en su equipo de trabajo.
• No hay un Feedback en el la clínica SANOS.
• “No existe una cultura de uso de indicadores”, “Administración por vacío”
Genera a la larga mayor ineficiencia.
DIAGRAMA DE ISHIKAWA- ANALISI CAUSA EFECTO DEL PROBLEMA
PROPUESTAS DE SOLUCION

a) Realizar alianzas estratégicas:

• Realizar alianzas con otras clínicas en cuanto a medicamentos críticos de alta
importancia, para evitar la mortalidad del paciente.
• Si en caso no encontraran el medicamento requerido o equipo el paciente será llevado
a la clínica o hospital que están asociadas a la clínica de emergencia, para así poder
salvar la vida del paciente.

b) Preparación Pre y Post Operación:

• Ante de cualquier operación riesgosa , fijarnos si se cuenta con los materiales suficientes
post y ante operatorio , esto debe estar al alcance de los médicos de turno y actualizada
por el personal a cargo diariamente , especialmente materiales quirúrgicos en los cuales
se ponga en riesgo una vida por falta de este , aplicando TI , el medico de turno podrá
saber inmediatamente si cuenta con los medicamentos ante y post operatorio.

c) Claridad en funciones y responsabilidades en el proceso de Abastecimiento:

• Fijar metas de desempeño por propietario y control de desempeño por subproceso.

d) Recalcar el Liderazgo.:
• Es necesario motivar a los líderes para que conozcan el trabajo de sus colaboradores.

e) Proceso de Selección y capacitación al personal:

• También se debe establecer un sistema de contratación según perfiles y descripción de
puestos. Y se debe cumplir de manera estricta con este sistema.

f) Uso de indicadores de Desempeño:

• “No existe una cultura de uso de indicadores”, Para ello debemos tomar decisiones en
base a indicadores concretos, y hacer un seguimiento auditable de las decisiones.
Indicadores Planteados
• Número de transacciones realizadas por requerimiento de compra.
• Número de operaciones de compras atendidas satisfactoriamente.
• Indicador de tiempo de espera en llegada del medicamento.
g) Comunicación eficaz:
• Corregir la comunicación entre las áreas porque se trata de la vida de un ser humano.

h) Separación Laboral:
• Sacar del puesto al señor Carlos, por su falta de ética profesional y desentendimiento de
sus funciones que le corresponde.

i) Almacenamiento adecuado de los medicamentos ;

Permite tener claro que materiales requerimos en el momento oportuno acorde al stock
de seguridad.

j) Puntos críticos de acuerdo a su difícil nivel de detección-Proceso de Inventario.

La jefa de Inventario deberá asegurar su proceso en la identificación de los
medicamentos.

Operaciones (pasos) Acciones Recomendadas

Modos de Falla
Efectos de Fallas
Potenciales
Potenciales
(defectos del
(KPOVs)
proceso)
Pérdida de
Registrar en Implementar tecnologías
medicamentos,
sistema de Realizar registro automatizadas de registro. RFID o
errores en sistema
información equivocado código de barras
de información,
errores contables
Perdidas Implementar cámaras de
económicas, seguridad. Políticas estrictas de
necesidad de contratación. Lectores de códigos
Contar Robos
pedidos nuevos, de barras y cláusulas en los
Pacientes contratos. Tener material con
insatisfechos pólizas de seguro
 Perdidas Implementar cámaras de
económicas, seguridad. Políticas estrictas de
necesidad de contratación. Lectores de códigos
Almacenar Robos
pedidos nuevos, de barras y cláusulas en los
Pacientes contratos. Tener material con
insatisfechos pólizas de seguro
Perdidas Implementar cámaras de
económicas, seguridad. Políticas estrictas de
necesidad de contratación. Lectores de códigos
Alistar insumos Robos
pedidos nuevos, de barras y cláusulas en los
Pacientes contratos. Tener material con
insatisfechos pólizas de seguro
Perdidas Implementar cámaras de
económicas, seguridad. Políticas estrictas de
necesidad de contratación. Lectores de códigos
Distribuir Robos
pedidos nuevos, de barras y cláusulas en los
Pacientes contratos. Tener material con
insatisfechos pólizas de seguro
Implementar un ERP que permita
seguir las órdenes de compra y
Validar documentos Documentos Problemas legales,
contrastarlas con los pedidos.
Falsificados facturas falsas
Tener procedimientos de
certificación de proveedores
Dejar pasar averías Rechazos en etapas
debido a tamaños posteriores del Implementar tablas de inspección
Inspeccionar como las Militard Standard y
de lote altos proceso.
Sobrecostos capacitar al personal

Registrar en Realizar registro Errores en sistema Implementar tecnologías

sistema de incompleto de información, automatizadas de registro. RFID o
información errores contables código de barras

Modos de Falla
Efectos de Fallas
Potenciales
Operaciones (pasos) Potenciales (KPOVs) Acciones Recomendadas
(defectos del
proceso)

Daño a los pacientes, Identificar debidamente las

Mezcla de insatisfacción, eventos bandejas de entrega de
Alistar insumos
pacientes adversos medicamentos con la
información de los pacientes

Daño a los pacientes, Identificar debidamente las

Mezcla de insatisfacción, eventos bandejas de entrega de
Distribuir
pacientes adversos medicamentos con la
información de los pacientes
CICLO DE DEMING
PLANIFICAR:
- Establecer el uso de
indicadores de Desempeño:
para poder tomar decisiones
en base a indicadores
concretos, y hacer un
seguimiento auditable de las
decisiones
-Asegurar la existencia de un
stock de reserva más que todo
si son medicamentos que
tienen alta rotación.
ACTUAR
- Realizarse Reuniones con el
euipo de la clinica "Sanos",
para establecer acciones
correctivas y preventivas
frente a los problemas
sucitados, y levantar No
Conformidades segun
Auditoria.
HACER:
- Realizar Seguimiento a la
generacion de OC.
- Recalcar el Liderazgo y la
Claridad en funciones y
responsabilidades en el
proceso de Abastecimiento.
- Comunicacion eficaz en el
proceso.
VERIFICAR:
-Preparacion Pre y Post
operacion:
Las enfermeras deben verificar
antes de que se realice una
operación si contamos con los
medicamentos y equipos
necesarios para realizar la
operación con éxito,
imformarlo inmediatamente.
REORGANIZACION DEL ÁREA LOGISTICO

1. Nos enfocaremos en 2 puntos clave: la gestión de inventarios y la programación de

recursos.
2. Con la gestión de inventarios buscamos controlar el nivel y costo del mismo teniendo
en cuenta la capacidad de almacenaje que tenga la clínica; a su vez, las necesidades de
los pacientes, capacidad de inventario y los diferentes puntos donde se encuentren los
insumos.
3. Programación de recursos: Buscamos conocer la disposición de los productos que se
encuentran almacenados en la clínica, abarcando tanto la programación de
medicamentos como la planificación de médicos, habitaciones y las salas de cirugía.
4. Enfocaremos en recursos que cuenta actualmente la clínica y su centro de almacenaje
para dar prontamente la compra de materiales de prioridad alta; una ves finiquitado
ello se implementará y evaluará puntos de mejora para que no ocurra otra negligencia.

Presentamos el Organigrama de la clínica propuesta.

El Jefe de inventario (Analista) y el Auditor Interna serán Procesos de Soporte para las
demás Áreas desempeñadas en la Empresa.