MANUAL DE

PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS

ANGY KATERINE BARBOSA ROJAS

MARIA FERNANDA GALINDO POVEDA
CATALINA OLAYA BECERRA
LEIDY SOFIA PINEDA JIMENEZ
NATALY CAROLINA RODRIGUEZ OCHOA

ELABORADO POR:
:
PROCESO DE PRESELECCIÒN
OBJETIVO Proveer el personal competente desde la requisición de personal de
acuerdo a los perfiles y competencias determinados por el proceso
ALCANCE Inicia desde la identificación de la vacante y la elaboración de la
requisición y termina con la calificación de hojas de vida e informe final.
POLITICAS
 Definir el perfil que tenga como necesidad en la organización para ser
ocupado
 Se deberá identificar los potenciales del candidato para la ocupación de la
vacante
 Disminuir el ausentismo dentro de la organización tomando transparencia
en el proceso
 Dar a conocer los términos y condiciones hacia a los candidatos por la
oferta laboral.
 Usar fuentes internas y externas para realizar el reclutamiento del personal
 Verificar el perfil ocupacional teniendo en cuenta el requerimiento del
personal, la normatividad vigente y la política institucional.

GLOSARIO
 Descripción de Cargo: Documento en que se consignan las operaciones
que deberán realizarse en un puesto. Los datos que contiene este
documento son: Misión o propósito, principales acciones y resultados que
se esperan del ejercicio del mismo, las magnitudes económicas y recursos
asignados, organigrama, autoridad referida a las decisiones y
recomendaciones contexto o entorno donde se desenvuelve y por último los
conocimientos, habilidades o competencias requeridas en el cargo
 Entrevista: Situación individual o grupal en donde un entrevistador
confronta semiestructuradamente el ajuste de los candidatos al cargo.
 Cargo: Conjunto de operaciones, responsabilidades y atribuciones,
necesarios para cumplir con los resultados esperados de una determinada
y específica unidad organizacional
 Reclutamiento: Proceso a través del cual se establece una estrategia
encaminada a conseguir la mayor muestra de candidatos posibles que
reúnan las competencias exigidas para el puesto de trabajo a cubrir.
PROCESO DE SELECCIÒN
OBJETIVO Proveer personal competente de acuerdo a las necesidades de los
procesos, contribuyendo a una cultura organizacional que favorezca el crecimiento
personal y profesional del colaborador, en busca de la satisfacción de nuestros
clientes.
ALCANCE Inicia con la aplicación de pruebas según la política organización y
termina con los aspirantes según el número de vacantes.
POLITICAS
 La persona a contratar será aquella que esté entre las mejores calificadas,
según los criterios de calificación definidos para cada selección.
 Asegurar que el proceso de selección, teniendo en cuenta al evaluar a
cada candidato
 Documentar y mantener actualizaciones de cada área de trabajo
 Fortalecer las habilidades y conocimientos del personal en cada área de
trabajo
 Garantizar a todos los colaboradores la igualdad de oportunidades para el
crecimiento en la organización
 Aplicar los instrumentos de medición para seleccionar candidatos, de
acuerdo con los criterios establecidos en el proceso.

GLOSARIO
 Evaluación Psicológica: Proceso mediante el cual se evalúa el perfil
sicológico del postulante con respecto a los requerimientos del cargo. Este
involucra pruebas de personalidad, inteligencia y motivación, entre otras

 Exámenes Físicos: Exámenes médicos que deben ser realizados a los

postulantes como complemento de sus requerimientos necesario para un
cargo antes de ingresar al organismo.

 Fuente Externa Cuando las vacantes no pueden llenarse internamente, el

departamento de recursos humanos debe identificar candidatos en el
mercado externo de trabajo.
PROCESO NOMINA
OBJETIVO Identificar el conjunto de personas que, por sus condiciones,
participaran de los procesos de nómina y Analizar qué factores podrían
contrarrestar la eficacia de la recompensa asegurarse de que la recompensa es la
adecuada.
ALCANCE Cada uno de los procesos de Nomina cubre desde el análisis de
presupuesto hasta el pago total de la nómina para llegar a la satisfacción de
nuestros clientes internos.
POLÍTICAS.
 La nómina de personal deberá ser elaborada en forma quincenal, aplicando
al personal operativo y administrativo.
 El área contable será el responsable de proporcionar la información que
debe ser procesada en el sistema de nómina.
 Se aplicarán en la nómina los movimientos de acuerdo a las fechas del
calendario emitido por Recursos Humano
 Todos los descuentos a realizar deberán estar soportados por
documentación correspondiente, en la que describa nombre, concepto del
descuento.
 Las promociones e incrementos a los sueldos deberán ser autorizados por
Recursos Humanos.

GLOSARIO
Clientes internos: Es una persona que trabaja dentro de la empresa, como
empleados o gerentes.
Promociones: Es el traspaso de un empleado de un puesto de trabajo a otro al
que le corresponde mayor salario, mayor autoridad y responsabilidad, un nivel
más elevado en la organización, o varios de esos aspectos.
PROCESO DE CAPACITACIÓN

OBJETIVO Promover la eficiencia, calidad y el crecimiento de los colaboradores

otorgando conocimientos óptimos para destacarse satisfactoriamente en su puesto
de trabajo mejorando así la productividad y clima laboral en la organización.

ALCANCE Inicia desde la aplicación de un diagnóstico de necesidades,

identificando los resultados obtenidos en cuanto al proceso de capacitación y
finaliza con la realización de capacitaciones de acuerdo a las necesidades
encontradas.

POLÍTICAS
 El personal de la organización deberá asistir a por lo menos el 80% de la
capacitación y así mismo respetar el horario establecido para la realización
de estas.
 Todos los colaboradores de la empresa comercializadora COPAUNI S.A.S
tendrán derecho a asistir a las capacitaciones, en caso de no asistir deberá
llevar soporte de su ausencia.
 El área encargada de organizar y dirigir las distintas capacitaciones
realizadas por la empresa será el área de talento humano.
 La persona encargada de realizar las capaciones dentro de la organización
será aquella que cuente con las habilidades pertinentes de un capacitador
como son la comunicación, carisma y además de esto tener el conocimiento
del tema a tratar.
 El área de talento humano enviara la invitación para asistir a las
capacitaciones con anterioridad, para que no ocurran inconvenientes con el
puesto de trabajo, por ausencia debido a que está capacitándose y eso es
parte de la labor.

GLOSARIO
 Promover: A los empleados les gusta sentirse libres de organizar su
trabajo. Ellos son los expertos en su posición, por lo que pueden demostrar
que son capaces de priorizar sus tareas y cumplir los objetivos asignados
sin necesidad de estar físicamente en la oficina o de cumplir con estrictos
horarios.
 Otorgar: Conceder o dar una cosa, generalmente como mérito o
recompensa.
 Optimo: aquello que resulta ser muy bueno, que no puede ser mejor de lo
que es, es decir, óptimo es el superlativo del término bueno.
PROCESO DE SERVICIO AL CLIENTE

OBJETIVO: Favorecer y concientizar el servicio al cliente prestado por la empresa

para satisfacer las necesidades de los clientes a la hora de solicitar un producto

ALCANCE: Favorecer y concientizar el servicio al cliente prestado por la empresa

para satisfacer las necesidades de los clientes a la hora de solicitar un producto

POLÍTICAS
 Responder oportunamente a las necesidades del cliente.
 Ofrecer un servicio óptimo con un detallado portafolio de productos.
 Política de inventario. Aprovechar los productos que no cumplieron en su
totalidad las expectativas del cliente y no lograron obtener un reconocimiento
positivo por ellos, evitando el exceso de mercancía acumulada se liquidan o se
ponen en promoción con precios más competitivos que den interés al consumidor.
 Política de Personal. Brindar motivación a los colaboradores mediante
capacitaciones, retroalimentaciones para mejorar el desempeño laboral correcto
de sus tareas donde se fomente un buen ambiente laboral priorizando el bienestar
al empleado.
 Política de Mercado. Poner en práctica dentro de la organización nuevas
maneras de promoción y ventas de los productos ofrecidos hacia los clientes los
cuales con lleven una mayor ganancia para esta misma donde sus productos sean
más influyentes.

GLOSARIO

 Concientizar: Concientizar a una persona implica hacerle tomar conciencia

de un asunto determinado, mostrarle una verdad a través del diálogo y
hacerle reflexionar sobre un asunto concreto.

 Portafolio: El portafolio de servicios es un documento preparado por una

empresa o por un individuo en el que se especifican los servicios que
ofrece.

 Influyente: aquel o aquello que tiene el poder de ejercer sobre la manera

de ser u obrar de otros.
PROCESO DE VINCULACION

OBJETIVO Establecer directrices para la contratación del aspirante

ALCANCE Inicia con la contratación documentada del trabajador y termina con la

vinculación de este en la empresa

GLOSARIO
 AFILIACION: Inscripción de los colaboradores a la seguridad social
 CONTRATO: Acuerdo, generalmente escrito, por el que dos o más partes
se comprometen recíprocamente a respetar y cumplir una serie de
condiciones
 DILIGENCIADOS: Poner los medios necesarios para el logro de una
solicitud. Tramitar un asunto administrativo: cuando creí que
había diligenciado todas las instancias
 INDUCCION: Es una etapa del proceso de selección que se inicia con la
contratación del trabajador cuyo propósito es adaptar al empleado lo mejor
posible
 EVALUACION DE DESEMPEÑO: La evaluación del desempeño es un
instrumento que se utiliza para comprobar el grado de cumplimiento de los
objetivos propuestos a nivel individua
 REGIMEN CONTRIBUTIVO: Es un conjunto de normas que rigen la
vinculación de los individuos y las familias al Sistema General de Seguridad
Social en Salud
PROCESO DE DESVINCULACIÓN

OBJETIVO Ayudar a las diferentes áreas involucradas dentro del proceso a

realizar sus actividades en el momento adecuado, para que la salida del empleado
no genere sobrecostos ni algún problema legal

ALCANCE Inicia desde la decisión de desvinculación del colaborador

diligenciamiento del formato correspondiente a la entrega del cargo por su parte,
hasta la liquidación y autorización de pago de prestaciones sociales
correspondientes a las que tenga derecho

POLÍTICAS
 Dar por terminado el contrato laboral de algún colaborador, teniendo en
cuenta términos legales para realizarlo
 Revisar el buen direccionamiento del ciclo PHVA del procedimiento en la
desvinculación laboral del colaborador teniendo en cuenta el aporte de
área responsable de llevar a cabo este

GLOSARIO
 Ciclo PHVA: Es una estrategia de mejora continua de la calidad en cuatro
pasos, planear, hacer, verificar y actuar
 DESVINCULACION: Es el proceso mediante el cual se procede a despedir
o finalizar el contrato, ya sea de una o más personas que cumplen alguna
labor dentro de una organización
 EXPEDIENTE: Procedimiento administrativo para juzgar el comportamiento
de un funcionario, un empleado o un estudiante
 HISTORIA LABORAL: Es el reporte de cada una de las cotizaciones o
aportes que ha realizado o realizas cada mes para tu pensión
 PERTINENTE: Que es adecuado u oportuno en un momento o una ocasión
determinados.
 PROTOCOLIZAR: Determinar el desarrollo de un proceso
 PRESTACIONES SOCIALES: Son los dineros o pagos adicionales al
salario que el empleador debe reconocer al trabajador vinculado mediante
Contrato de trabajo por sus servicios prestados
 RESOLUCION DE PRESTACIONES SOCIALES: Por la cual se reconoce y
ordena pagar prestaciones sociales a un ex colaborador. Últimas
vacaciones fueron concedidas mediante
 SOBRECOSTOS: También conocido como un incremento de
costo o sobrepasar el presupuesto, es un inesperado que se incurre por
sobre una cantidad presupuestada debido a una subestimación del costo
real durante el proceso de cálculo del presupuesto.
PROCESO DE AUDITORIA
OBJETIVO Emitir un diagnostico sobre el sistema de información empresarial, que
permita tomar decisiones de diferentes tipos respecto a la área examinada.
Determinando si hay un sistema que proporcione los datos pertinentes y fiables
para la planeación y control.
ALCANCE Inicia con la programación de las auditorias, las verificaciones de
acción inmediata y el fomento del control en todo el micro procesos finalizando en
el seguimiento de sus informes.
POLÍTICAS
 Toda actividad que desarrolle el Auditor Interno debe estar encaminada
con una visión directa, clara, concisa eliminando todo rasgo de
subjetividad en la revisión, análisis y conclusiones que se emita dentro
del proceso de gestión de auditoría interna.
 La tarea de auditoría interna debe ser planificada de manera que se
realice con cierta secuencia lógica y periodicidad como base del control
interno de gestión, sea ésta académica, administrativa o financiera.
 Tanto el Auditor Interno como sus colaboradores deberán mantener su
autonomía en la gestión de verificación y control, esto es, exento de
intereses políticos, económicos o cualquier orden que no sea el
Institucional.
 La rectitud, el trato justo y equitativo deben ser normas a cumplir de
forma permanente con el fin de mantener la independencia de la gestión
de control interno.
 Manejo cuidadoso de la información tanto en la realización del examen
de auditoría como en la preparación del informe, manteniendo el debido
rigor profesional
GLOSARIO
 Control interno: proceso llevado a cabo con el fin de proporcionar un
grado de seguridad “razonable” para la consecución de los objetivos
institucionales.
 Evidencia de auditoría: información obtenida por el auditor para llegar a
las conclusiones sobre las que basa su opinión de auditoría.
 Gestión de auditoría interna: actividad independiente que tiene lugar
dentro de la institución y está encaminada a la revisión de operaciones, con
la finalidad de ofrecer criterios de confiabilidad en los resultados de su
operación.
 Hallazgos de auditoría: resultado de la evaluación de las evidencias frente
a los criterios de auditoría.