Informe Sistema Para Organización De Documentos

Aprendiz. Oscar Emilio Zambrano Rodríguez

Sena / Curso Virtual

Organización documental en el entorno laboral

Mayo – 2019
 Introducción

Todas las empresas sin importar que sean grandes o pequeñas, privadas o
públicas, tienen que administrar diariamente una gran cantidad de información de
todo tipo, incluyendo datos legales, así como información sobre el funcionamiento
interno. Las normas de calidad ISO 9001 y 14001 comprenden la gestión
documental como parte del proceso de calidad, pero no especifican que software
debe usarse para implantarse.

Este informe está basado en el proceso de gestión documental el cual fue

establecido por el archivo general de la nación, con el fin de conocer el manejo de
Archivos, Correspondencias y Documentos.
 Objetivos

Teniendo en cuenta que la gestión documental es un proceso transversal a

toda la entidad, por los diferentes aspectos y componentes que deben ser
coordinados por la respectiva Secretaria General y la Subdirección
Administrativa, se estableció como objetivo hacer seguimiento a la
administración documental desarrollada por la entidad en cuanto a las
acciones tomadas, el estado de los archivos de gestión y fortalecimiento de
las labores planteadas de acuerdo con la normativa archivística vigente.
 INFORME DIAGNOSTICO DE LA EMPRESA FALABELLA DE COLOMBIA

Dentro de la estructura organizacional actual se encuentra una dependencia

encarga exclusivamente de la gestión documental en la entidad.

La entidad no cuenta dentro de su programa de capacitación el componente

sobre gestión documental para sus funcionarios. Los esfuerzos realizados sobre
la materia, parten de las mismas necesidades al corto plazo presentadas en la
cotidianidad y urgencias documentales, desarrolladas por los funcionarios
responsables.

A continuación se evalúan los procesos de la gestión documental establecidos

en el artículo 9 del decreto 2609 de 2012, los cuales a su vez, fundamentan su
definición en las fases de archivo y ciclo vital de los documentos establecidas
en la Ley 594 del 2000.

1. PLANEACIÓN:
 La entidad tiene formulado un programa de gestión documental general,
pero no está proyectado a fijarse metas a corto, mediano y largo plazo.
 Las fuentes de financiación para el desarrollo de labores para la presente
vigencia corresponden a inversión y funcionamiento.
 Cuentan con unos procedimientos orientados a la aplicación de la
normativa archivística, los cuales no se están aplicando-
 La entidad no cuenta con Programa de Gestión Documental -PGD-,
según lo establece el artículo 10 del Decreto Nacional 2609 de 2012, en
donde se incluyan todas la necesidades que se deben definir para la
adecuada gestión documental.
 Actualmente cuentan el respaldo permanente de la Secretaria General y
la Subdirección Administrativa para concretar su formalización y
viabilidad funcional a través de los actos administrativos que se
requieran, así como del compromiso de las directivas para su aplicación,
sostenibilidad y continuidad, independiente de los cambios que se dan
continuamente dentro de la función pública. El fortalecimiento en lo
correspondiente a planeación de la gestión documental, permitirá a la
entidad el establecimiento de un plan de acción acorde con los
requerimientos y necesidades de la entidad, estandarización de procesos
y procedimientos en las diferentes instancias administrativas y
racionalización de los recursos dispuestos para la administración
documental.
 2. PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

La producción de comunicaciones, corresponde a documentación

generada a través de sistemas ofimáticos, impresa en papel.
La gestión de comunicaciones se controla de forma centralizada,
utilizando para la radicación un aplicativo
No se ha implementado estrategias para la reducción del consumo de
papel, se identifica la ausencia de políticas relacionadas con el uso
racional del papel en las oficinas.

3. ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

 Los Archivos de Gestión están organizados y no identificados por los

responsables de cada una de las oficinas.
 No cuentan con la tabla de retención documental –TRD- actualizada,
pero continúan marcando las unidades documentales según las series y
subseries existentes en la versión de tabla elaborada en el año 2007. Es
de anotar que este instrumento se está actualizando y aún no ha sido
convalidado por el Archivo General de la Nación
 Se almacena documentación en AZ, y carpetas; los archivos de gestión
cuentan con archivadores rodantes, pero no son suficientes en algunas
dependencias ante el volumen documental.
 Hay documentación que está registrada en el formato único de inventario
documental – FUID-, establecido en el Acuerdo 042 de 2002 del AGN.

4. DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS:

 Por carecer de las tablas de retención y valoraciones documentales

técnicamente elaboradas y legalmente aprobadas, no se han aplicado
ninguno de los procedimientos correspondientes a disposición final de
documentos con base en el estudio de valoración documental, que se
debe elaborar y que se registra en ese instrumento archivístico.

5. PRESERVACIÓN:

 La entidad no cuenta con el Sistema Integrado de Conservación – SIC-,

reglamentado y oficializado como parte integral de la Gestión
Documental.
 La entidad no tienen identificados los riesgos en las áreas o depósitos
destinados para la conservación documental.
 La entidad no cuentan con un plan de prevención y atención de desastres,
donde se incluyan los depósitos de archivo.

 Se observa que existen documentos en otro tipo de soportes diferentes al

papel en los Archivos de Gestión y el Archivo Central que se debe
mejorar las condiciones básicas para la preservación de documentos, en
cuanto a mobiliario y unidades de almacenamiento.

6. ACCESO A LOS DOCUMENTOS

 Para el acceso a los documentos que se encuentran en los archivos de

gestión se han establecido en algunas oficinas instrumentos para el
control del préstamo.
 Se carece de control de los préstamos y devoluciones documentales de
los archivos que se requieren para dar cumplimiento a las directrices que
desde las normativas archivísticas, civiles penales y disciplinarias se han
impartido para prevenir la pérdida de documentos públicos.
Para iniciar un plan de mejoramiento de la gestión documental, la entidad
debería ejecutar las siguientes actividades en el corto plazo.

Estructuración de la Gestión Documental de acuerdo con lo normativo,

a fin de contar con la coordinación, control y seguimiento de los
procesos y procedimientos propios de la función archivística de la
entidad.

Centralización de los Archivos de Gestión de la entidad

Elaboración, aprobación, convalidación y aplicación de la tabla de

retención documental y demás instrumentos archivísticos requeridos
por la normativa.

Ajuste, aprobación, convalidación y aplicación de la tabla de valoración

documental y demás instrumentos archivísticos requeridos por la
normativa.

Reubicación de los documentos que se encuentran acumulados en el

piso de las dependencias y puestos de trabajo.

Aplicar la disposición final a los documentos de acuerdo con los

instrumentos archivísticos ya aprobados.

Revisar, ajustar y formular los procesos, los procedimientos, las guías,

los manuales, etc. de la Gestión Documental, acorde a los
lineamientos del Archivo General de la Nación y la normativa vigente.

Traslado del archivo central a unas instalaciones con infraestructura

adecuada para depósitos de archivo, en conformidad con lo dispuesto
en el acuerdo 049 de 2000 del AGN.
 ORGANIZACION DOCUMENTAL DOMESA DE COLOMBIA

Dentro de la empresa DOMESA DE COLOMBIA Dando alcance a la

consolidación y madurez del Sistema de Gestión Integral en la empresa domesa
de Colombia , implementado a través del Sistema de Gestión de Calidad y
certificado bajo las normas NTCGP1000, ISO9001, ISO14001, ISO27001 y
OHSAS18001, la Institución realizó una valoración estratégica de sus procesos
misionales, evidenciando oportunidades de mejora con el fin de lograr una mayor
competitividad, automatización de los procesos y eficiencia en cada uno de los
procedimientos asociados que los desarrollan.

Esta empresa ya que maneja un alto volumen de archivo financiero de distintas

entidades no cuentan con el personal adecuado para la realización del mismo, ya
que contratan personal nuevo cada año dejando asi varios volúmenes de archivo
sin hacerles su respectivo empalme en las carpetas para asi llegar a un proceso
final.

Esta empresa tiene unos criterios de archivo los cuales son:

1. El archivo como recibos de caja, CDT créditos y demás archivos llegan a la

empresa dentro de unas bolsas, las cuales destapan y las pasan para el
primer proceso que es colocarle una codificación a cada documento este
proceso se le llame destape
2. Después de colocada la codificación a cada documento se procede a
pasarlos al siguiente proceso que es la clasificación documental
3. Después de esa clasificación documental se procede a dar inicio a la
foliación de los documentos
4. Luego de foliados cada documento se procede a organizarlos en orden
alfabético para asi darles el ultimo proceso que es el empalme este proceso
es un poco difícil por lo que el personal con que cuenta la empresa no es el
adecuado la forma de organización de la estantería no es la adecuada ya
que hay muchas carpetas que ya por su alto volumen de documentos son
demasiado grandes y por ende no caben en las cajas asignadas

Como nos podemos dar cuenta en esta empresa no saben cómo manejar el
archivo puesto que alla no se rigen por las políticas establecidas en el archivo
general de la nación esta empresa no cumple con los parámetros