FORO No.

Foro temático: “Exhibición del producto o

servicio”

Elaborado por

Yuli Shirley Ovalle Ballen

yuliovalleballen@gamil.com.co
Celular: 320 3206488

Sena
Gestión de mercados
Centro agropecuario la granja
Regional Tolima
2019
INTRODUCCIÓN
En el desarrollo de la presente actividad se darán a conocer los lineamientos del plan de trabajo del
proyecto de organización de eventos EVENT DREAM LIFE, para lo cual es necesario dar a conocer
la justificación de cómo se llevara a cabo dicho plan y sus diversos componentes. Adicional se
expondrán cada una de las actividades que se llevaran a cabo con su respectiva descripción de las
acciones a desarrollar durante el proceso de exhibición de los productos que brindara organización
de eventos EVENT DREAM LIFE a toda la población de Bogotá.

JUSTIFICACIÓN
Se busca a través de la exhibición del servicio generar estrategias que permitan que el efecto del
mercadeo visual es decir visual Merchandising incida en la acogida de los servicios que ofrece la
organización de eventos EVENT DREAM LIFE.

La exhibición de los servicios de la organización de eventos EVENT DREAM LIFE, es esencial ya

que nuestro público objetivo son clientes del sector, por lo que es primordial ofrecer calidad para
lograr una identificación y así lograr posicionamiento efectivo en la mente del cliente. Lo anterior
permitirá consolidar las relaciones comerciales asegurando una posición estratégica que nos
permitirá alcanzar metas de sostenibilidad y crecimiento en el tiempo.

La finalidad del proceso de exhibición de un producto o servicio es llamar la atención y dirigir al

cliente hacia el producto para facilitar la acción de compra.

ACTIVIDADES Y DESCRIPCIÓN DE LAS ACCIONES A DESARROLLAREN EL PROCESO

DE EXHIBICIÓN DEL PRODUCTO O SERVICIO

En cuanto el proceso de exhibición del SERVICIO se tendrá en cuenta las siguientes acciones:

Se enfatizará como parte de la estrategia una exhibición atractiva con publicidad que logre atraer la
atención de modo que se amplíe la tasa de conversión de visitantes en clientes, es decir: “porcentaje
de visitantes que compran el servicio dividido en el total de visitantes en un período de tiempo”.

En la exhibición de la organización de eventos EVENT DREAM LIFE, deberá tener en cuenta en el

modo general, la ubicación geográfica y espacial, es decir que el punto de venta principal sea
asequible a las personas y pueda ser ubicado fácilmente. En el aspecto físico del local, se debe ser
un poco más cuidadoso respecta a la apariencia; para ello debemos fijarnos en sus detalles de
construcción, iluminación, ventilación entre otros aspectos que hacen parte de la planta física.

Una vez analizada la situación se deberá trabajar los siguientes puntos:

LA FACHADA:

Se considera que lo mas importante es no tener contaminación visual lo que significa que se debe
ser concreto y explícitos con los anuncios que se deben poner debe ser algo básico pero llamativo
para que algún recuerdo logre quedar en las mentes de los clientes los colores que se utilizaran son
vivos que son el rojo y verde que refregaran la alegría, coraje, amor crecimiento, teniendo en cuenta
que todo lo mencionado representa el servicio de una manera física, con los argumentos mencionado
se creara el diseño de la fachada con el objetivo de fortalecer la identidad de la organización de
eventos para finalizar es importante recordar que la ubicación de la organización debe ser en un
lugar principal y fácil de encontrar.
PUNTO DE PAGO:

Se considera este punto importante ya que se debe ser muy inteligente para no hacerle sentir al
cliente que es lo único que nos interesa de ellos ´´el pago´ sino al contrario hacerles sentir que son
importantes para nosotros se debe garantizar la satisfacción del cliente para así garantizar que
vuelva pronto.

LA CIRCULACION:

Se contará con muebles cómodos en el local de atención al cliente para hacerlo sentir como en casa
porque no ofrecerle algo de tomar es algo estratégico para general un ambiente de confianza y
seguridad en el cliente potencial, además debemos señalizar las zonas (planimetría) para que los
clientes no tengan dificultades al momento de ingresar y ubicarse.

LA EXHIBICIÓN:

Se contará con una exhibición sufrientemente iluminada donde el cliente pueda notar la calidad,
variedad, orden en la decoración de la mesa para que él tenga una idea bastante amplia y la variedad
que se le ofrece y así poder atraer la atención del cliente.

Las estrategias de exhibición son el conjunto de acciones sistemáticas que se encaminan y lograr
un determinado fin. En el caso de la organización de eventos EVENT DREAM LIFE permitirá buscar
ser todo un programa de comunicación visual, funcional y emocional de un servicio en diferentes
ubicaciones permitiendo aumente las ventas y rentabilidad para la organización.

La exhibición de distribución que se tendrá en cuenta será la siguiente:

PANEL:

De dimensión reducida, señala la existencia de una marca, recordando su slogan o el principal

argumento de la marca. ¨MOMENTOS QUE RECORDARA TODA LA VIDA¨

INDICADOR DE HORARIOS

Se trata del pequeño elemento que indica la hora de apertura del evento y la hora de finalidad esto
sirve como recordatorio de una marca. Además, lleva un breve mensaje.

Por otro lado, se evidencia que: Con la vista se detecta el nivel de luminosidad que atrae o distrae al
individuo la luz realiza los atractivos de los servicios a ofrecer, además sobra decir que la limpieza
del espacio es un requisito fundamental.

Sigamos con otro sentido que tiene una influencia marcada y es el oído. Se ha comprobado que la
música y los decibeles generan un ambiente acogedor, estimulante y atractivo al cliente, para que
permanezca en el lugar el mayor tiempo posible, esto permite dar un ambiente de confort y lograr un
tiempo adecuado para realizar el cierre de venta del servicio y convertir a simples observadores en
clientes de la organización de eventos EVENT DREAM LIFE. Cabe aclarar que debe existir relación
directa entre el servicio ofrecido y la música.

Otro sentido es el olfato es algo muy sencillo pero indispensable es básico que cuando los clientes
ingresen a la oficina tenga un olor agradable y acogedor.

Estos son los puntos que se deben tener en cuenta ya que esto sentidos ayudan a que el cliente
cree estímulos con el servicio lo cual lo motivara a seguir visitando nuestro negocio.
DEFINICIÓN DEL EQUIPO DE TRABAJO

Es esencial en este punto dar a conocer el concepto de este término EQUIPO DETRABAJO el cual
se puede definir como un conjunto de personas trabajando de la misma manera, con un mismo
objetivo fin o propósito en común. Es necesario resaltar que para llegar a ese mismo objetivo se
debe tener el compromiso necesario para asumir las tareas con toda la seriedad y así poder cumplir
con el objetivo para las fechas predispuestas. En un equipo de trabajo seria principal lo siguiente:
tener objetivos claros y en común, conocimiento en el desarrollo del tema a trabajar, designación de
tareas y/o roles, comunicación constante y recursos a disposición.

Actualmente el proyecto no lo esta trabajando un grupo ya que a medida del tiempo que ha pasado
se han tenido percances y se han ido retirando, y con la última compañera decidimos trabajar cada
una por su lado ya que ella por temas de su trabajo no podía cumplir con las tareas en los tiempos
propuesto.

ASIGNACIÓN DE FUNCIONES A CADA UNO DE LOS MIEMBROS

Actualmente solo hay un integrante en el proyecto esta persona está encargada de realizar Cada
punto, sin embargo, teniendo en cuenta la importancia del equipo de trabajo se planearán las
funciones para que una vez el proyecto de inicio se tengan claras cuales son las funciones de los
futuros socios.

Se tendrán clara las habilidades de cada integrante por lo que se asignarán las funciones
correspondientes a cada uno para poder llevar el control de exhibición del producto

GERENTE – YULI SHIRLEY OVALLE BALLEN

 Disponer de las condiciones necesarias para la consecución de los objetivos establecidos

por la Junta Directiva y los decididos a nivel propio para cumplir con los planes de calidad,
productividad, cuenta de resultados y penetración de mercado.

 Supervisar el funcionamiento de la organización de eventos, que se ofrezcan todos los

servicios, velar por el desarrollo de los programas y cuidar que se lleve acabo todas las
operaciones.

 Dirigir las relaciones publicas en especial con las entidades competentes del sector

 Organizar, coordinar y supervisar las actividades operativas y de administración y aplicar

las sanciones de amonestación, suspensión y multa, según lo estipulado

 Evaluar permanentemente el cumplimiento de las funciones de los empleados, así como su

puntual asistencia al trabajo

 Elaborar el presupuesto de ingresos y gastos de la organización

 Verificar diariamente el estado de caja.

COORDINADOR ADMINISTRATIVO Y TESORERIA

 Solucionar las inquietudes que se presentan en los diferentes departamentos, tomando y

analizando las diferentes áreas
  Coordinar y verificar la correspondencia y/o contratos, dándole prioridad y oportuna
respuesta a cada ítem
 Conciliar pagos de proveedores
 Velar por el buen manejo del dinero
 Realizar todos los pagos del restaurante, nómina y demás

PROGRAMA DE REUNIÓN DE SEGUIMIENTO, DEFINIENDO CADA UNODE LOS PUNTOS QUE SE

DESARROLLARAN

Programa de reunión de seguimiento y plan de exhibición del EVENT DREAM LIFE.

Título: Convocatoria de la reunión de seguimiento Descripción La Gerente de la organización de

eventos, convocará a una reunión de seguimiento; para ello, se enviará vía mail a los miembros del
Comité de Seguimiento para informar el día que sea realizara dicha reunión. Esta reunión se enfoca
en exhibir nuestro servicio de organización de eventos de una manera elegante y llamativa de tal
manera que la persona se antoje y se decida a elegirnos así podrá escoger diversas opciones.

Tareas: reunir la información relacionada con el estado del proyecto, y elaborarla Agenda de reunión.

Responsable YULI OVALLE

Día 15 de junio de 2019 Hora de 2:00 pm a 5:00 pm Asunto plan de exhibición se elaborará
el Informe de seguimiento, dicho informe es una fuente de información básica para el conocimiento
del progreso de la organización, por parte del Comité de Seguimiento la cual Se elaborará según
la propuesta de exhibición con el fin de innovar nuestros servicios y llevar un control de los gastos al
realizar dicha actividad.

Tareas: Actualizar el Informe de Seguimiento, Solucionar conflictos, tomar las medidas necesarias
para solucionar los riesgos encontrados, proponer un plan de acciones a realizar para el próximo
periodo de seguimiento y por último comunicar los cambios que deban ser aprobados al equipo en
general.

El 30 de junio de 2019 hora 2:00 pm a 5:00 pm se llevará a cabo

el Informe Final de Plan de Exhibición Descripción Director comercial y servicio al cliente elaborara
el informe final donde se dará conocer el evento que realizara la organización de eventos, de la
ciudad de Bogotá. Para la elaboración de lo anterior se realizará lo siguiente: se ara hará entrega
volantes presentando el servicio que ofrecerá EVENT DREAM LIFE con el fin de informar a los a los
consumidores dando a conocer la variedad de servios, ofertando la comodidad del pago se mostrará
los arreglos de mesas, los platos más exquisitos lo cual se repartirá degustación de algunos platos
que se pueden ofrecer para los eventos, se plantea contratar alguna persona con experiencia en
publicidad para se encargue de elaborar los brochu y podrá elaborar para llamar la atención de los
clientes también se contratara alguna persona profesional en el tema para que nos perifonee el
servicio y se encargue de difundir la información día a día por máximo de una semana.

PROGRAMA DE REUNIONES PARA RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS, DEFINIENDO CADA UNO

DE LOS PUNTOS QUE SE DESARROLLARAN

Programa de reuniones para resolución de problemas, EVENT DREAM LIFE

Actividad

Reuniones para resolución de problemas

Descripción

Detectar los posibles problemas que se nos puede presentar en la toma de decisiones no es tarea
fácil; todo esto depende de la capacidad que se tenga para anticiparse a cualquier dificultad. Para
ello la gerente del EVENT DREAM LIFE realizará reuniones con el fin de identificar los posibles
inconvenientes que se presenten y así poderlos mitigar. Por eso es importante preparar la reunión
con el tiempo suficiente y seleccionar el personal adecuado; para todo esto se debe crear un plan
adecuado, tener claro los motivos de la reunión y especificar el motivo de dicha reunión.

diseño y estructuración de atención al cliente

Día y fecha: 29 - 06 - 2019

Lugar: oficina de atención al cliente
Hora: 10: 00 am

diseño y estructuración de logística

Día y fecha: 29 – 04 – 2019
Lugar: oficina de atención al cliente
Hora: 12:00 pm

CONCLUSIONES

Al realizar la exhibición del producto se busca generar nuevos clientes para la organización de
eventos; para lograr este objetivo se implementaron diferentes actividades acciones tales como,
diseño y estructuración de la atención al cliente, desarrollo de logística estructuración de fachada,
entre otras cosas, para poder atraer todo tipo de público que le interese que se le organice los
eventos.

Se puede concluir que la organización de eventos se busca ofrecer servicios que se adapten a las
necesidades de los clientes, por ello con la exhibición del servicio a través de volantes, de saber
llegar al cliente se busca transmitir la imagen de lo que es y lo que se ofrece.