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EN GOBIERNO Y GERENCIA EN
SALUD - PREG
GESTIÓN LOGÍSTICA Y
FINANCIERA
2009
2006
Manual: Gestión Logística y Financiera
Ministerio de Salud
Instituto de Desarrollo de Recursos Humanos
Todos los derechos reservados. Ninguna parte de esta publicación puede ser repro-
ducida o transmitida en ninguna forma y por ningún medio electrónico, mecánico,
de fotocopia, grabaciones u otros, sin autorización escrita de la Dirección General
de Gestión del Desarrollo de Recursos Humanos del Ministerio de Salud. Av. Salaverry
801. Jesús María, Lima,Perú. Bajo las sanciones establecidas por ley.
Las opiniones que se expresan en este Manual son las de los autores y no ne-
cesariamente las de la Dirección General de Gestión del Desarrollo de Recursos
Humanos
Derechos Reservados
©Copyrignt : Dirección General de Gestión del Desarrollo de Recursos Humanos
Ministerio de Salud 2006
Unidad
1 GESTIÓN LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO
Ministerio de Salud
Manual: Gestión Logística y Financiera
EQUIPO RESPONSABLE
Eaboración de contenidos
Diseño
Antonio Barbieri Linares
Control de Edición
Blanca Norma Rodriguez Fernandez
Unidad
1 GESTIÓN LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO
ÍNDICE DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN..........................................................................................................................9
DIAGRAMA DE CONTENIDOS........................................................................................... 13
RESUMEN....................................................................................................................94
Manual: Gestión Logística y Financiera
ACTIVIDADES APLICATIVAS............................................................................................104
AUTOEVALUACIÓN.............................................................................................................106
FUENTES DE INFORMACIÓN...........................................................................................109
INTRODUCCIÓN.....................................................................................................................114
RESUMEN..................................................................................................................................138
LECTURAS SELECCIONADAS...........................................................................................142
ACTIVIDADES APLICATIVAS............................................................................................144
AUTOEVALUACIÓN.............................................................................................................150
FUENTES DE INFORMACIÓN...........................................................................................153
Unidad
1 GESTIÓN LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO
INTRODUCCIÓN.....................................................................................................................158
RESUMEN..................................................................................................................................173
LECTURAS SELECCIONADAS...........................................................................................175
ACTIVIDADES APLICATIVAS............................................................................................178
AUTOEVALUACIÓN.............................................................................................................182
FUENTES DE INFORMACIÓN...........................................................................................184
INTRODUCCIÓN.....................................................................................................................188
RESUMEN..................................................................................................................................199
LECTURAS SELECCIONADAS...........................................................................................201
Manual: Gestión Logística y Financiera
ACTIVIDADES APLICATIVAS............................................................................................203
AUTOEVALUACIÓN.............................................................................................................205
FUENTES DE INFORMACIÓN...........................................................................................207
ANEXOS .................................................................................................................................209
SOLUCIONARIO DE AUTOEVALUACIONES.............................................................211
GLOSARIO DE TÉRMINOS..................................................................................................212
Unidad
1 GESTIÓN LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO
El Manual Autoformativo del Módulo es el material didáctico más importante del PREG.
Es un manual elaborado con las características didácticas requeridas por la modalidad
educativa de este programa, especialmente para el estudio autoformativo en las fases
no presenciales. A través del seguimiento del Manual se facilitará el autoaprendizaje
de los contenidos teórico-prácticos mediante la teoría constructivista, según la cual el
aprendizaje se estimula cuando se interactúa con el medio y se enfrentan situaciones
problemáticas; esta estrategia será utilizada a lo largo del módulo como técnica de
estudio sobre todo para la fase no presencial y para desarrollar de manera objetiva
las actividades aplicativas que están orientadas a la obtención de los productos
previstos en el módulo.
El Manual del Módulo Gestión Logística y Financiera agrupa cuatro unidades que
desarrollan contenidos didácticos orientados a la obtención de estas capacidades. La
primera unidad se ocupa de detallar el funcionamiento del sistema logístico a través
de los procesos en los diferentes subsistemas, visualiza la organización interna de cada
área para interrelacionar el sistema administrativo, considerando principalmente las
adquisiciones como proceso fundamental en la gestión logística. La segunda unidad
trata el proceso presupuestario como sistema técnico-administrativo fundamental para
el movimiento financiero en las instituciones del sector público, desarrolla información
con respecto a la organización de tesorería y a los procesos relacionados con el
control financiero. La tercera unidad desarrolla contenidos relacionados a gestión
financiera y contabilidad, tomando como referencia el análisis de estados financieros
y procesos desarrollados en el área de economía. La cuarta unidad está orientada
fundamentalmente al análisis de los riesgos financieros y cómo controlarlos para
mantener el equilibrio financiero en los programas y proyectos analizados.
Para que los resultados sean exitosos en el proceso de aprendizaje del presente módulo
Manual: Gestión Logística y Financiera
será necesario que el participante siga las pautas del manual, recomendándole
enfáticamente estudiar las lecturas seleccionadas en el momento que el texto lo
indique, será imprescindible que tenga buena disposición y un estado de ánimo
positivo para las actividades de aprendizaje, ya que de lo contrario estará en constante
lucha contra el tiempo y no podrá darle la debida importancia a las actividades que
darán como resultado el producto final esperado en este módulo y que a su vez le
ayudará a perfeccionarse profesionalmente.
Realizar el estudio de los contenidos ofrecidos con una lectura analítica y reflexiva,
para lo que podrá subrayar, resumiendo y asimilando la información, consultando
el glosario de términos, si se hace necesario.
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Unidad
1 GESTIÓN LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO
Competencia General
Aplica metodologías, técnicas y herramientas de la gestión
logística y financiera; garantizando el correcto y oportuno
aprovisionamiento de bienes y servicios, así como su adecuado
mantenimiento.
CAPACIDADES
Conduce, organiza y monitorea los recursos materiales, financieros
y tecnológicos de la institución a través de la formulación de políticas,
normas y procedimientos de manejo responsable de estos recursos.
CONTENIDOS
Unidad 1: Gestión Logística y Abastecimiento.
Unidad 2: Gerencia de Sistemas Técnico-
Administrativos.
Unidad 3: Gestión Financiera y Contabilidad.
Unidad 4: Monitoreo de Riesgo Financiero.
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Manual: Gestión Logística y Financiera
PRODUCTO
Plan de optimización de la gestión logística de medicamentos e
insumos críticos, incorporando criterios de priorización por costo y
volumen de consumo, stock crítico, tiempos de reposición y margen
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Unidad
1 GESTIÓN LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO
DIAGRAMA DE CONTENIDOS
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Manual: Gestión Logística y Financiera
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Unidad
1 GESTIÓN LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO
PROGRAMA DE ESPECIALIZACIÓN
EN GOBIERNO Y GERENCIA EN
SALUD - PREG
Unidad 1
GESTIÓN LOGÍSTICA Y
ABASTECIMIENTO
2006
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Manual: Gestión Logística y Financiera
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Unidad
1 GESTIÓN LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO
Unidad 1
GESTIÓN LOGÍSTICA Y
Capacidades ABASTECIMIENTO
3. Almacenes.
4. Control Patrimonial.
Actividades 5. P r o c e s o s e n e l Á r e a d e
aplicativas Logística.
1. F o r m u l a n d o e l P l a n d e
optimización de la gestión
logística de medicamentos e
insumos críticos, incorporando
criterios de priorización por
costo.
Lectura
2. Incorporando criterios de volumen seleccionada
de consumo, stock crítico, tiempos
de reposición y margen de
seguridad. La Problemática de los
Medicamentos en el Sector Salud.
Autoevaluación
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Manual: Gestión Logística y Financiera
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Unidad
1 GESTIÓN LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO
Iniciaremos el módulo tomando las experiencias laborales del Dr. Jesús Olivera, para
desarrollar en torno a su gestión los procesos que se dan en el sistema logístico.
El director general del Hospital San Valentín tenia problemas con el sindicato por
exigencias constantes, ya que reclamaban se les dieran beneficios utilizando los
recursos del hospital pero que no estaban contemplados legalmente (paquetes
escolares, canasta de navidad y otros). Ante esta situación, para frenar las
exigencias y evitar conflictos con el gremio , decidió nombrar al Dr. Jesús
Olivera como director de logística, éste era un profesional que formaba parte
de la directiva del sindicato, y lo nombró para que asumiera directamente la
gestión de los recursos materiales que corresponden al sistema de logístico del
hospital.
19
Manual: Gestión Logística y Financiera
Planificación de Compras y
tema 1 Contrataciones
La gran preocupación de Dr. Olivera al asumir el cargo, era conocer en primer lugar
la estructura organizacional de la dirección, así podría determinar con claridad las
actividades que se desarrollarían en los procesos logísticos.
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Unidad
1 GESTIÓN LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO
21
Manual: Gestión Logística y Financiera
Para que cada etapa de este proceso se desarrolle de manera adecuada se recomienda
aplicar los siguientes criterios de gestión que están instituidos en la administración
del sector público:
Eficacia, se refiere al grado que la Institución logra cumplir con los objetivos y
metas planificados en cuanto a la oportunidad de la compra o contratación.
EL CUADRO DE NECESIDADES
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Unidad
1 GESTIÓN LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO
Organización y
Sistematización del Acopio
de Necesidades
Valorización y
Aspectos a considerar para
Presupuestación de
CUADRO DE NECESIDADES
Necesidades
Financiamiento Presupuestal
de las Necesidades
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Manual: Gestión Logística y Financiera
Para acopiar las necesidades de bienes servicios y obras que la entidad requiere es
conveniente recurrir a tres fuentes de información, tales como, el Plan Operativo
Institucional (que es un documento de gestión donde se expresan los objetivos de la
institución), las encuestas de necesidades y las estadísticas de consumo o consumo
histórico.
Los precios unitarios pueden ser recogidos desde tres fuentes de información:
de la base de datos de precios de compra y contratación de la entidad,
de la base de datos de precios de compra y contratación de otras entidades, y
un mínimo, de tres cotizaciones actualizadas de empresas de magnitudes
diferentes en tamaño (Gran empresa, empresa mediana y pequeña empresa).
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Unidad
1 GESTIÓN LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO
4 PROGRAMACIÓN
Debemos resaltar que los requerimientos determinados en forma técnica por cada
unidad operativa, será información que alimente al SIGA para que consolide y
establezca el Plan de Obtención de la institución.
En el caso de Bienes lo que adquiriremos será la diferencia entre aquello que haya
sido solicitado menos la Existencia Física en nuestros almacenes o depósitos y que
se verifica según el inventario físico reportado en el SIGA.
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Manual: Gestión Logística y Financiera
1.429.983,00
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Unidad
1 GESTIÓN LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO
MÉTODOS PARA
PROGRAMACIÓN
Como puede observarse se trata de un procedimiento sencillo, sólo hay que recolectar
la información del Consumo Histórico en un determinado tiempo. Fundamentalmente
se trata de programar lo mismo que en el período anterior, desconociendo así la
demanda real, y si es que se incrementan las metas por lo general se incrementa la
programación en el mismo porcentaje.
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Manual: Gestión Logística y Financiera
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Unidad
1 GESTIÓN LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO
Ventajas
No requiere de los datos del consumo histórico pues no los utiliza, puede verlos
como patrón referencial, más no es indispensable.
Como requiere de los datos de morbilidad, éstos deben ser fidedignos, es decir,
que debe solucionarse el problema del sub-registro. Por ello, se conocerá cuántos
pacientes han habido, cuántos hay y se puede proyectar cuántos habrá en el
tiempo próximo o lejano.
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Manual: Gestión Logística y Financiera
El Dr. Olivera aportó con su opinión señalando que sería de vital importancia tener en
consideración la variación estacional u otro evento que se conozca con anterioridad.
Por ejemplo: Vacaciones de escolares y profesores, época alta de turismo, etc. que
conllevan el incremento de algunas enfermedades y la disminución de otras.
Desventajas
La otra desventaja es que requiere que se apliquen los protocolos, que siempre es
difícil, pues siempre hay quienes no estén de acuerdo con ellos y deciden prescribir
otro tratamiento o procedimiento. Por ello, se deben implementar mecanismos de
control destinados al cumplimiento de los protocolos, caso contrario se generará
desabastecimiento de algunos productos y sobrestock de otros. Probablemente
lo más importante es saber qué debe tener protocolo. Para ello se debe tener el
listado de morbilidad y registrar los daños en orden descendente. Efectuamos un
Pareto y sólo aquello que sea realmente un problema, se protocoliza. Por ejemplo,
la primera causa de morbilidad en el país es IRA ± 30%, al final sólo unas 7 - 10
enfermedades cubren cerca del 80% de problemas.
Para ilustrar este método el Lic. Vasquez precisó a manera de ejemplo que
si para un niño deshidratado severo usamos dos scalp vein o «alitas» y si
tenemos un promedio de 725 pacientes al mes entonces, necesitaremos
1,450 scalp vein al mes.
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Unidad
1 GESTIÓN LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO
Era necesario que el Dr. Olivera supiera de esta situación porque habrían
de tomarse decisiones importantes con relación a la gestión logística de
medicamentos, por ello le recomendó leer una información sobre «La
problemática de los medicamentos en los servicios de salud» (Se puede
revisar en la Lectura Nº I – 01 en este texto).
Uniformidad
Equilibrio
Racionalidad CRITERIOS PARA
PROGRAMACIÓN
Periodicidad
Flexibilidad
Austeridad
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Manual: Gestión Logística y Financiera
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Unidad
1 GESTIÓN LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO
El titular del Centro de Costos o dependencia orgánica, debe ser quien dirija el
proceso de formulación de necesidades de sus áreas operativas. De modo que
pueda verificar la congruencia entre las metas establecidas y las necesidades
planteadas. Una vez registradas las necesidades de cada una de sus áreas
operativas, cada dependencia orgánica remitirá la información de sus necesidades
consolidadas al órgano encargado de planificar los procesos de selección.
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Manual: Gestión Logística y Financiera
5 EL PLAN ANUAL
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Unidad
1 GESTIÓN LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO
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Manual: Gestión Logística y Financiera
tema 2 Compras
El Dr. Olivera llegó a la conclusión que para ejecutar el Plan Anual de Adquisiciones y
Contrataciones ya aprobado era muy importante conocer las normas que determinan
los procesos de compras o sea las adquisiciones en el sector público, por ello, leer
la Ley 26850 le había servido de mucho porque le permitió sacar las siguientes
conclusiones:
El Dr. Olivera luego de analizar las normas pudo determinar que los
procedimientos de compras son los diferentes pasos u operaciones que hay
que realizar para efectuar una adquisición. Su finalidad consiste en la
obtención de un bien, servicio o contratación en base a un sistema eficiente
considerando siempre las normas en los trámites para evitar demoras
innecesarias.
2. Organización
1. Necesidad 3. Bases y
de las
de Adquirir Convocatoria
Adquisiciones
4. Evaluación
de Postores.
Otorgamiento
de la Buena Pro
7. Conformidad 6. Ejecución 5. Suscripción
de la Prestación del Contrato del Contrato
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Unidad
1 GESTIÓN LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO
a) S i s t e m a s d e A d q u i s i c i o n e s y d) Comités Especiales.
Contrataciones.
e) P r o c e s o d e S e l e c c i ó n d e
b) Modalidades de Selección. Proveedores.
b Modalidades de Selección
Los procesos de selección previstos en el Art. 14 de la Ley y según el Art. 57 del
Reglamento podrán sujetarse a las siguientes modalidades:
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Manual: Gestión Logística y Financiera
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Unidad
1 GESTIÓN LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO
Fuente TUO de la Ley 26850 y su Reglamento aprobado con DS 083 y 084-PCM-2004 y Ley de Presupuesto
del Sector Público para el Año Fiscal 2006.
Los montos incluidos en este cuadro solamente son válidos para el período 2006,
teniendo en cuenta que los mismos varían según lo establecido en la Ley de
Presupuesto para cada año fiscal.
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Manual: Gestión Logística y Financiera
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Unidad
1 GESTIÓN LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO
d Comités Especiales
Debemos especificar que las Adquisiciones o compras, que realiza el Estado están
a cargo de Comités Especiales, los cuales están conformados por un conjunto de
personas técnicas o especializadas, trabajadores de la entidad o externos a ella,
expresamente designados por el titular o la máxima autoridad administrativa para
la organización, conducción y ejecución de la integridad de un proceso de compra,
hasta antes de la suscripción del contrato. Su labor comprende la preparación de las
bases, términos de referencia o lineamientos; absolución de consultas; evaluación
de observaciones; recepción de ofertas; calificación de postores; evaluación de
propuestas; y en general, todo acto necesario o conveniente, hasta que la buena pro
quede consentida o administrativamente firme.
Cualquiera que sea el número de integrantes del Comité Especial, como mínimo uno
deberá pertenecer a la administración de la entidad y uno debe ser especialista de la
misma entidad o experto independiente, en el objeto de la convocatoria.
Si son tres miembros, dos de ellos deberán contar con los mismos requisitos
señalados anteriormente.
El Dr. Olivera reunió a los integrantes del Comité para señalarles que cada
proceso de selección de proveedores para las distintas compras, debería
tener una programación de actividades y en cada reunión tendrían que
levantar un acta de los acuerdos tomados.
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Manual: Gestión Logística y Financiera
Fuente: TUO de la Ley 26850 y su Reglamento, aprobados por DS 083 y 084-PCM-2004 y Ley 284911 Ley General
del Sistema Nacional de Presupuesto
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Unidad
1 GESTIÓN LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO
El Comité Especial tiene que evaluar las observaciones presentadas por los adquirientes
de bases, dependiendo, si es licitación pública o concurso público en un plazo máximo
de 5 días, y si es, adjudicación directa en un plazo máximo de 3 días. Y pronunciarse
si las acoge o no. Si no acoge las observaciones deberá elevar todo lo actuado al
CONSUCODE dentro de los tres días siguientes de vencido el término para evaluarlas,
tanto para procesos de licitación pública, concurso público y Adjudicación Directa.
La notificación del CONSUCODE deberá ser integrado a las bases, por el Comité
Especial, a más tardar al día siguiente de haber recepcionado el pronunciamiento
y notificar dicha integración en forma simultánea a los adquirientes de bases y al
CONSUCODE al día siguiente de haberlo efectuado.
Una vez integradas las bases, el Comité Especial es el único autorizado para
interpretarlas durante el ejercicio de sus funciones y sólo para los efectos de su
aplicación, sin perjuicio de lo que eventualmente resuelva el tribunal a raíz de una
impugnación.
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Manual: Gestión Logística y Financiera
Propuesta Técnica
* Declaración Jurada señalando el nombre o razón social del postor o de su
representante legal, domicilio, inscripción en los Registros Públicos, cuando
corresponda, e indicación del documento de identidad. Por ningún motivo
debe exigirse la presentación de certificados o documentos, ya sea en
original o en copia.
* Promesa de ser consorcio, de ser el caso.
* Declaración Jurada de acuerdos al artículo 56° del Reglamento de la Ley
de Contrataciones y Adquisiciones.
* Declaración Jurada de ser una pequeña o microempresa, de ser el caso.
* Descripción de la especificación técnica, sustentada según corresponda,
con folletos muestras, planos, catálogos certificados de calidad y salubridad
entre otros.
* Carta de compromiso en las que consigne las condiciones de entrega o
suministro, plazos o calendarios.
* Descripción de la red de distribución de reparación y mantenimiento
cuando se trate de reparación o mantenimiento.
* Para acreditar las prestaciones relacionadas con el objeto de la
convocatoria, se podrá solicitar la presentación de certificados, constancias
o copias simples de los contratos, según corresponda, hasta por un número
máximo de diez.
Propuesta Económica
* Monto total de la oferta y precios unitarios cuando sea el caso. Tratándose
de un proceso de selección, según relación de ítems, se consignará el
monto total de la oferta y el precio unitario de cada ítem.
* Oferta de financiamiento, si fuese el caso, de acuerdo con lo dispuesto
en las bases.
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Unidad
1 GESTIÓN LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO
Propuesta Técnica
Todos los documentos requeridos para el suministro de bienes y
suministros, excepto el de especificaciones técnicas. Información referida
a los factores de evaluación considerados en las Bases, las que deberán
especificar:
* Para el postor: El tiempo de experiencia en la actividad, principales
trabajos realizados y/o trabajos similares, que se sustentarán en copia
simple de los certificados, constancias o los respectivos contratos, con un
máximo de diez trabajos en cada caso.
* Para el personal expresamente indicado en las Bases: el tiempo
de experiencia en la actividad y principales trabajos realizados en la
especialidad con un máximo de 10 documentos sustentatorios.
Propuesta Económica
* Monto total de la propuesta y precios unitarios, tarifas o porcentajes
cuando sea el caso. Tratándose de un proceso de selección por ítems, se
consignará el monto total de la oferta, el monto de cada ítem y los precios
unitarios, tarifas o porcentajes según corresponda.
* Oferta de financiamiento, cuando fuese el caso, de acuerdo con las
Bases.
c. Servicios de Consultoría
Propuesta Técnica
Todos los documentos requeridos para contratación de servicios en general,
excepto a la información referida a los factores de evaluación. Copia simple
del Certificado de Inscripción vigente en el Registro Nacional de Contratistas,
para el caso de consultoría de obras. Información referida a los factores de
evaluación considerados en las Bases, las que deberán especificar:
* Para el postor: tiempo en la actividad, que sustenta con la fecha de inicio
de las actividades o de constitución, según corresponda; experiencia en
la actividad, que se acredita con los principales trabajos realizados, con
un máximo de cinco (5) sustentados en copia simple de certificados,
constancias o contratos. La especialidad consignada en el certificado de
inscripción expedido por CONSUCODE no es, en ningún caso causal de
limitación en el proceso de selección.
* Para el personal expresamente indicado en las Bases: Tiempo en el
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Manual: Gestión Logística y Financiera
Propuesta económica
* Monto total de la oferta y precios unitarios, tarifas o porcentajes si fuese
el caso. Tratándose de un proceso de selección según relación de ítems,
se estará a lo dispuesto en inciso 2) del artículo 61° del Reglamento de la
Ley de Contrataciones y Adquisiciones.
* Oferta de financiamiento, si estuviese previsto en las Bases.
* En los casos que el postor haya ofertado prestaciones adicionales, y/
o la exclusión de parte de las prestaciones solicitadas, el sobre de su
propuesta económica contendrá el monto a adicionar o a descontar, en
la eventualidad de que ellas sean aceptadas por la Entidad.
d. Contratación de seguros
Propuesta técnica
* Declaración Jurada señalando el nombre o razón social del postor o de
su representante legal, domicilio e inscripción en los Registros Públicos,
cuando corresponda, e indicación del documento de identidad. Por
ningún motivo se exigirá la presentación de certificados o documentos,
ya sea en original o copia.
* Promesa de consorcio, de ser el caso.
* Declaración Jurada de acuerdo con lo establecido en el artículo 56° del
Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones.
* Slip Técnico, de acuerdo con lo establecido en las Bases.
* Plazo de pago de siniestros.
* Información referida a experiencia en manejo de cartera de seguros; y
mejoras técnicas.
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Unidad
1 GESTIÓN LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO
Propuesta Económica
* Monto total de la propuesta.
* Mejoras técnicas.
En el caso que la propuesta técnica del postor incluya o excluya las prestaciones
a que se refiere el último párrafo del numeral 1, la propuesta económica
indicará en documento separado el monto a adicionar o a descontar de su
oferta, sujeto a que la entidad acepte la propuesta.
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Manual: Gestión Logística y Financiera
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Unidad
1 GESTIÓN LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO
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Manual: Gestión Logística y Financiera
En la evaluación de propuestas técnicas de consultoría y sin perjuicio del puntaje total, las
bases podrán establecer puntajes máximos para los factores genéricos antes referidos.
Para acceder a la segunda etapa, se requiere alcanzar un mínimo de 80 puntos.
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Unidad
1 GESTIÓN LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO
Cualquier postor puede solicitar en el mismo acto o por escrito, copia del acta
de otorgamiento de la buena pro y detalle de las calificaciones otorgadas a
las propuestas, documentación que le será entregada dentro del día siguiente
de la solicitud, bajo responsabilidad del Comité Especial.
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Manual: Gestión Logística y Financiera
Las Garantías
En el proceso de selección las garantías se constituyen en un elemento necesario.
Las garantías son la carta fianza y la póliza de caución, que se deben caracterizar
por ser incondicionales, solidarias, irrevocables y de realización automática al sólo
requerimiento de la Entidad. Son de tres tipos: de fiel cumplimiento, adicional por el
monto diferencial de propuesta y por adelantos.
Garantía de Fiel cumplimiento: Es aquella que el postor ganador de la Buena
Pro entrega a la entidad como requisito indispensable para suscribir el contrato.
Debe ser emitida por un monto equivalente al diez por ciento (10%) del monto
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Unidad
1 GESTIÓN LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO
La Ejecución contractual
Las bases de los procesos de selección indicarán, cuando sea pertinente la modalidad
en la que se realizará la Ejecución del contrato. En el siguiente cuadro se podrá apreciar
una clasificación por modalidades de ejecución presupuestal, por tipo de proceso de
a. Por el financiamiento
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Manual: Gestión Logística y Financiera
El Dr. Olivera cada vez se sentía mas familiarizado con los procesos en la
dirección de logística. Leer la ley le había servido de mucho, ya que hasta
los conceptos estaban claramente determinados. Uno de los aspectos que
también debería considerar muy importantes eran los sistemas informáticos
con los que trabajaban y que constantemente tenían que alimentar de
información, así como el SIGA , también debería utilizar el SEACE por
disposiciones normativas.
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Unidad
1 GESTIÓN LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO
2 REGISTRO DE PROVEEDORES
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Manual: Gestión Logística y Financiera
Sólo el CONSUCODE aprobará el Reglamento del RNP el cual establecerá las normas
y los requisitos para las inscripciones y demás procedimientos.
Fue muy provechoso su encuentro con su amigo César, ya que a partir de esta
conversación indagó en la ley de Adquisiciones y Contrataciones que el Registro
Nacional de Proveedores se crea según el Art. 8 del TUO de la Ley de Adquisiciones
y Contrataciones del Estado y que para ser postor se requiere estar inscrito en el
Registro Nacional de Proveedores y no estar sancionado e impedido para contratar
con el Estado.
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Unidad
1 GESTIÓN LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO
3 CONTRATOS
Con relación a los contratos, debemos especificar que deberán celebrarse por escrito
y se ajustarán a la proforma incluida en las bases con las modificaciones aprobadas
por la Entidad durante el proceso de selección.
Según el Reglamento señala los casos en que el contrato puede formalizarse con
una orden de compra o servicio. Asimismo se tomarán en cuenta las siguientes
normativas:
Las partes del consorcio responderán solidariamente ante la Entidad por todas
las consecuencias derivadas de su participación individual o en conjunto dentro
del consorcio en los procesos de selección y en la ejecución del contrato derivado
de éste, deberán designar un representante o apoderado común con poderes
suficientes para ejercitar los derechos y cumplir las obligaciones que se deriven
de su calidad de postores y del contrato hasta la liquidación del mismo.
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Manual: Gestión Logística y Financiera
Las partes podrán resolver el contrato de mutuo acuerdo por causas no atribuibles
a éstas o por caso fortuito o de fuerza mayor estableciendo los términos de la
resolución.
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Unidad
1 GESTIÓN LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO
59
Manual: Gestión Logística y Financiera
tema 3 Almacenes
El Sr. Silva, era una persona muy solidaria que llevaba años a cargo del
almacén e inmediatamente se puso a disposición del Dr. Olivera. Le explicó
que la función principal del almacén era garantizar el abastecimiento
en la institución, para lo cual se debe llevar un constante control con la
finalidad de tener la información precisa de los stocks y poder programar
las reposiciones.
A nivel local, la organización del almacén está orientada a desarrollar las siguientes
actividades:
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Unidad
1 GESTIÓN LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO
Recepción
Almacenamiento
CICLO DE
ALMACENAMIENTO
Control
Mantenimiento
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Manual: Gestión Logística y Financiera
Inspeccionar y Verificar
* Cotejar documentación, idéntica original y copias.
* Inspeccionar características externas observables.
* Unidad de medida, peso, volumen, cantidad y empaque.
* Marca, modelo, serie, lote, vencimiento, Registro Sanitario.
Suscribir Documentos
* Acreditando conformidad de lo recibido «Recibí Conforme».
* Entregar Guías de Internamiento, si es compra.
* Emitir Notas de Entrada al Almacén, si no es compra.
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Unidad
1 GESTIÓN LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO
b. Custodia Temporal
En este proceso se conservan los materiales y se disponen las existencias para su
atención oportuna. Se desarrolla de la siguiente manera:
Trasladar y Ubicar
* Traslado por los medios que se disponga (trabajadores, medios rodantes,
vehículos)
* Se evitará causar el deterioro o pérdidas de materiales por el traslado.
* La ubicación en almacén puede ser en parihuelas, estanterías con niveles
y zonas.
* Carteles de identificación de estantes y parihuelas.
Registrar la Ubicación
* Mediante la Tarjeta de Control Visible o Beencard.
* Mediante Plano o Diagrama de ubicación de almacén.
* Zonificación de almacén mediante trazos de líneas paralelas,
complementado por sistemas de coordenadas (letras a lo largo A, B, C,
D......y números a lo ancho1, 2, 3,.....etc).
* Si es estantería, se puede zonificar también por coordenadas (letras para
las filas y números para las columnas).
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Manual: Gestión Logística y Financiera
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Unidad
1 GESTIÓN LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO
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Manual: Gestión Logística y Financiera
d. Despacho de Bienes
En este proceso se atienden las necesidades de bienes que tienen las áreas usuarias
y se cierra el ciclo de almacenamiento. Se desarrolla de la siguiente manera:
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Unidad
1 GESTIÓN LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO
Embalar e Inspeccionar
* Verificar que las cantidades, códigos del bien, denominación y
características de los lotes sean los que corresponden a cada pedido.
* Disponer el empaque de los bienes por destino, junto a su pedido, en
medios que soporten el traslado y manipulación.
* En lo posible use las mismas envolturas o cajas que empleó el
proveedor.
* Asegurar que los medios de embalaje sean los adecuados y no causen
daño o contaminación.
* En la manipulación de los bienes, evite contaminarlos o contaminarse.
Aíslelos entre sí, con tabiques o envolturas para evitar su daño al contacto
o fricción con otros.
* Inscribir en el paquete indicaciones claras y sencillas sobre el destino, modo
de manipulación, la posición correcta en el traslado y otras condiciones.
Registrar la Salida
* En el pedido o PECOSA.
* En el Kardex Valorado.
* En el Bincard.
* En el Margesí (para el caso de bienes mayores).
Embarcar y Trasladar
* Utilizar todos los medios de transporte y traslados disponibles.
* El encargado del transporte recibirá los materiales embalados y
PECOSA.
* Si es por intermedio de terceros, éstos deben emitir además, Guía
indicando: Destinatario, Dirección, Cantidad de Bultos, Peso.
67
Manual: Gestión Logística y Financiera
Hay que tener en cuenta las condiciones y factores que van a influir en el desarrollo
de las actividades en el almacén, estos aspectos son los siguientes:
a. Características: El estudio que se haga para elegir dicha zona o para distribuir
una zona ya elegida, tiene que realizarse en función de los siguientes factores:
Espacio del que se dispone, hay que verlo teniendo en cuenta su forma y
dimensiones su situación con respecto a la entidad, la distribución que de
él podemos hacer, si se trata de una sola área en la que se centralizarán los
almacenes o se trata de varias áreas pequeñas en la que debemos distribuir
depósitos muy distantes entre sí, en la que una será la principal y otras las
secundarias.
Existencias por guardar, se refiere a las existencias que dicha zona contendrá
y al analizarlas debemos ver los siguientes puntos:
68
Unidad
1 GESTIÓN LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO
Obtención de los artículos por las dependencias lo más rápido que se pueda,
y al menor costo. Es importante poder controlarlos constantemente.
Flexibilidad para que se adapte a los cambios que se produzcan con una
mínima inversión.
Previsión para el futuro de la entidad, evitando reorganizaciones a corto
plazo.
Facilidad para que se realice el ciclo de almacenamiento.
Al distribuir la zona de almacenaje, hay que tener en cuenta las operaciones que deben
realizarse en el almacén, es decir, el ciclo de almacenaje, y por ello la distribución debe
hacerse en función de la recepción, el almacenaje propiamente dicho, el despacho y el
control que deben tener todos y cada una de los artículos que en él se guardan.
Medios Materiales: Son los que ayudan al personal a cumplir con las
funciones indicadas. Entre los medios locales se consideran por ejemplo los
locales, las estanterías, etc.
69
Manual: Gestión Logística y Financiera
70
Unidad
1 GESTIÓN LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO
71
Manual: Gestión Logística y Financiera
Para conservar las vacunas, se utiliza variedad de unidades frigoríficas. Según las
necesidades y características de funcionamiento, pueden ser de dos tipos, los que
se conocen como:
Refrigerador por Absorción: Los sistemas por absorción son apropiados para
ser utilizados en regiones o zonas donde los establecimientos de salud no
disponen del recurso de energía eléctrica. Los sistemas por absorción, requieren
de una fuente de calor apropiada y constante para su funcionamiento. Este calor
puede ser producido utilizando combustibles líquidos (kerosene, petróleo), o
combustibles gaseosos (propano, butano). Actualmente, la mayoría de equipos
por absorción, están adaptados para funcionar también con energía eléctrica,
(mediante una resistencia eléctrica). En este tipo de refrigerador se considera
al:
72
Unidad
1 GESTIÓN LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO
Para habilitar este nuevo ambiente se tuvo que coordinar con la administración
y luego de contar con la aprobación del Director General, se debía hacer
la inclusión de los nuevos requerimientos en el PAAC, de lo contrario no se
podría ejecutar ninguna compra.
73
Manual: Gestión Logística y Financiera
Disponer del inventario a fin de conocer las condiciones operativas de los equipos
frigoríficos y componentes así como su respectiva distribución en las diferentes
áreas de salud.
Reconocer y diagnosticar fallas operacionales del sistema para asegurar que los
74
Unidad
1 GESTIÓN LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO
objetivos se cumplan.
Ratificar que los termos y cajas frías en uso, estén en buenas condiciones y que
el personal de salud conozca la «vida fría» de los componentes.
Monitoreo del control de temperatura según normas establecidas (2 veces: inicio
y fin de turno), verificando su correcto registro.
75
Manual: Gestión Logística y Financiera
4 INVENTARIOS
El inventario está conformado por las existencias (stock), las cuales comprenden la
masa de artículos o de productos que se guardan en los almacenes, en espera de ser
utilizados o vendidos. Se puede determinar que las existencias varían en razón de
los ingresos y salidas que se efectúan pudiendo clasificarse según:
a) El uso o movimiento que tenga.
b) Su situación en relación con el proceso productivo.
c) Su obtención.
Stock Sobrante: Se refiere a artículos que por diversas razones dejan de usarse
76
Unidad
1 GESTIÓN LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO
Artículos procedentes del proceso productivo: Son los artículos que resultan
del proceso productivo, es decir los productos que emite una fábrica como los
repuestos, los clavos, etc. Hay que tener en cuenta que esta clasificación de
las existencias depende del objeto de la fábrica o negocio ya que puede ser
una existencia del proceso productivo, como una existencia de consumo.
77
Manual: Gestión Logística y Financiera
c. Según su obtención:
Fabricados en la entidad.
El Sr. Silva le informó que para el tratamiento de los problemas de los stocks,
era necesario reconocer qué insumos tenían mayor volumen de consumo para
determinar en cada caso, el stock crítico, su tiempo de reposición y su margen
de seguridad, estas actividades están vinculadas al control de inventarios,
y se realizan a fin de evitar el desabastecimiento de las farmacias.
Para realizar esta clasificación ABC se utiliza la técnica de la Curva de Pareto aplicado
a costos. Se debe conocer en primer lugar la inversión realizada en la adquisición de
cada producto o ítem en un determinado tiempo, ordenando los valores de mayor a
menor, acumulándolos sucesivamente en el orden establecido, porcentualizando en
función al último valor acumulado. Referencialmente los porcentajes mayores hasta
el 70% serán considerados ítems de tipo A, los porcentajes de 70% a 40% serán de
tipo B y el resto será de tipo C.
78
Unidad
1 GESTIÓN LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO
79
Manual: Gestión Logística y Financiera
80
Unidad
1 GESTIÓN LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO
Por ejemplo, uno de los productos tipo A, corresponde a la ampicilina. El pedido total
de este medicamento trimestralmente es de 15,000 unidades y su consumo promedio
es de 5,000 unidades mensual. La oficina de logística consideró determinar como
punto de stock crítico 5,000 unidades en el supuesto que por razones extremas no
hubiera abastecimiento regular, este stock serviría para abastecer los requerimientos
en un mes. El tiempo de proceso de compra y la atención del proveedor es de 15
días.
81
Manual: Gestión Logística y Financiera
82
Unidad
1 GESTIÓN LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO
5 TRANSPORTE Y DISTRIBUCIÓN
83
Manual: Gestión Logística y Financiera
En cualquiera de los niveles la recepción de las vacunas debe contemplar las siguientes
normas:
Determinar las condiciones de espacio disponible en los equipos frigoríficos
de los establecimientos de salud, en base a la programación y requerimiento
realizado.
Cumplir con las funciones descritas para las condiciones de recepción, temperatura
y procesos de rutina a seguir por el personal encargado de la recepción.
Requerimiento.
Accesibilidad.
84
Unidad
1 GESTIÓN LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO
El Dr. Olivera estaba preocupado porque había visto que en los almacenes
habían medicamentos vencidos en volúmenes significativos, al respecto el
Sr. Silva le informó que deberían ser dados de baja, pero que esta labor
no se podía realizar ya que era necesario valorizarlos previamente, y en
los archivos del hospital no se encontraban valores referenciales.
¿Será necesario tener los precios referenciales, para dar de baja a estos
bienes?
85
Manual: Gestión Logística y Financiera
1 CONTROL PATRIMONIAL
Bienes Tangibles: Aquellos que pueden ser percibidos por los sentidos, como
vehículos, muebles, casa, etc.
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Unidad
1 GESTIÓN LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO
87
Manual: Gestión Logística y Financiera
Para determinar el valor de los bienes y considerarse como activo fijo, se tendrá en
cuenta lo siguiente:
Bienes construidos: Los bienes construidos por la entidad, deben seguir el mismo
principio del costo de adquisición de bienes, incluyendo por tanto, el valor de los
insumos utilizados en su construcción y todos los gastos incurridos hasta instalarlo
en el lugar y condiciones que hagan posible su utilización.
Bienes usados: Cuando los bienes adquiridos, a título oneroso o gratuito, tengan
la condición de usados, su valor de compra o valuación respectivamente, se
registrará en libros de modo que muestre la cuenta del activo fijo, y la cuenta
provisión para depreciaciones, la correspondiente depreciación acumulada de
dicho bien, a la fecha de su incorporación en libros, la que deberá calcularse en
función de vida útil futura y a los referidos valores de compra o valuación.
El valor de los bienes que sean menores de 1/8 de la UIT, cuya vida útil se estime en
más de un año, se debitará como gasto y controlará a través de las cuentas de orden,
debiéndose llevar en registro el control físico de las mismas, y realizar por lo menos,
88
Unidad
1 GESTIÓN LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO
La baja de estos bienes, en caso de obsolescencia o desuso, podrá ser autorizado por
el Jefe del Programa y el contador General o funcionario que haga sus veces.
La depreciación de los incrementos por mejoras en el valor de los bienes del activo
fijo, se calcula en función de la vida útil del bien, por este efecto, los porcentajes de
depreciación sufrirán variación.
2 BAJA DE BIENES
a) Estado de excedencia.
b) Obsolescencia técnica.
e) Destrucción o siniestro.
f) Permuta.
g) Reembolso o reposición.
89
Manual: Gestión Logística y Financiera
Procesos en el Área
tema 5 de Logística
En el transcurso de los temas anteriores se han establecido los procesos técnicos que
se desarrollan en el área de logística, estos procesos resultan siendo los elementos
constitutivos y operacionales del sistema logístico, los cuales se integran en tres
Subsistemas:
* Sub-Sistema de Información
* Sub-Sistema de Obtención
* Sub-sistema de Utilización
Sub-Sistema de
Información
SISTEMA
LOGÍSTICO
Sub-Sistema de Sub-Sistema de
Utilización Obtención
90
Unidad
1 GESTIÓN LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO
Como hemos visto el sistema logístico se subdivide en tres Sub-Sistemas y cada uno
de ellos en varios procesos. Para fines prácticos y adaptado a las necesidades propias
de salud veremos los siguientes procesos:
c) Adquisición: Este es el proceso de compra en sí, que está a cargo netamente del
equipo de logística. Sin embargo, para poder ejecutarlo se requiere haber hecho
un pedido bien detallado cuyas especificaciones técnicas deben ser realizadas por
los profesionales de salud. Asimismo, se requiere evaluar las propuestas antes
de tomar la decisión de adjudicación, hecho que también debe ser realizado por
profesionales de la salud.
91
Manual: Gestión Logística y Financiera
Selección Programación
Dispensación Almacenamiento
Distribución
Con la finalidad de identificar los puntos de mejora para desarrollar acciones correctivas
aplicando los conocimientos adquiridos, se debe realizar un diagnóstico de los
subsistemas de Logística a fin de establecer los puntos críticos de funcionamiento.
Este diagnóstico contempla los siguientes aspectos:
92
Unidad
1 GESTIÓN LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO
93
Manual: Gestión Logística y Financiera
94
Unidad
1 GESTIÓN LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO
1º Convocatoria.
2º Registro de participantes (antes era venta de bases).
3º Presentación de consultas y absolución de las mismas.
4º Formulación y absolución de observaciones, e integración de las
bases.
5º Presentación de propuestas.
6º Evaluación de propuestas.
7º Otorgamiento de la buena pro.
95
Manual: Gestión Logística y Financiera
Habrá una gran necesidad de manejar las existencias o stock de almacenes, para
prever desabastecimientos, esto se realiza generalmente a través de la técnica
del ABC de materiales, según la cual se clasifican los materiales o productos del
almacén según su valor, representando con A los productos de mayor inversión, B
de mediana inversión y C poca inversión; en la medida que la inversión es mayor,
mayor es también el control.
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Unidad
1 GESTIÓN LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO
LECTURA SELECCIONADA
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Manual: Gestión Logística y Financiera
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1 GESTIÓN LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO
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Manual: Gestión Logística y Financiera
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Unidad
1 GESTIÓN LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO
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Manual: Gestión Logística y Financiera
102
Unidad
1 GESTIÓN LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO
RESUMEN DE LA LECTURA:
103
Manual: Gestión Logística y Financiera
ACTIVIDAD APLICATIVA 1
Formulando el Plan de Optimiza-
ción de la gestión de logística de
medicamentos e insumos críticos
Asumiendo que usted es el Dr. Olivera, prepare un plan para optimizar la gestión
logística de medicamentos e insumos críticos, utilizando como apoyo informativo la
Lectura Nº 1. Escriba las ideas centrales en la Hoja de Trabajo adjunta:
Hoja de Trabajo
Ideas para optimizar la gestión logística de medicamentos e
insumos críticos
104
Unidad
1 GESTIÓN LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO
ACTIVIDAD APLICATIVA 2
Incorporando Criterios de Prioriza-
ción por Costo y Volumen de Consumo,
Stock Crítico, Tiempos de Reposición y
Margen de Seguridad
Hoja de Trabajo
Criterios de Priorización por Costo y Volumen de Consumo, Stock
Crítico, Tiempos de Reposición y Margen de Seguridad
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Manual: Gestión Logística y Financiera
autoevaluación
autoevalua-
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Unidad
1 GESTIÓN LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO
107
Manual: Gestión Logística y Financiera
de obras.
108
Unidad
1 GESTIÓN LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO
FUENTES DE INFORMACIÓN
Ley de Presupuesto del Sector Público para el año Fiscal 2006 – Ley N° 28652.
109
Manual: Gestión Logística y Financiera
110
Unidad
1 GESTIÓN LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO
PROGRAMA DE ESPECIALIZACIÓN
EN GOBIERNO Y GERENCIA EN
SALUD - PREG
Unidad 2
GERENCIA DE SISTEMAS
TÉCNICO-ADMINISTRATIVOS
2006
111
Manual: Gestión Logística y Financiera
112
Unidad
2 GERENCIA DE SISTEMAS TÉCNICO-ADMINISTRATIVOS
Unidad 2
GERENCIA DE SISTEMAS
TÉCNICO-ADMINISTRATIVOS
Capacidades
1: Proceso Presupuestario en el
Sector Público Peruano.
2: Organización y Control de la
Tesorería.
Actividades
aplicativas 3: Sistemas de Información de Costos
e Ingresos.
1: Estableciendo el requerimiento
presupuestal del Almacén de
medicamentos e insumos críticos,
considerando un plan de
optimización.
2: Desarrollando el caso «Control
Financiero cuando hay un Ajuste Lectura
Presupuestario». seleccionada
Autoevaluación
113
Manual: Gestión Logística y Financiera
114
Unidad
2 GERENCIA DE SISTEMAS TÉCNICO-ADMINISTRATIVOS
Proceso Presupuestario en
tema 1 el Sector Público
PROCESO PRESUPUESTARIO
Programación
Formulación
Ejecución
Control
Evaluación
115
Manual: Gestión Logística y Financiera
1 PROGRAMACIÓN
La Dirección Nacional del Presupuesto Público (DNPP) es el órgano rector del Sistema
Nacional de Presupuesto y la máxima autoridad técnico-normativa en materia
presupuestaria que realiza la programación del gasto de las entidades bajo el alcance
de la Ley de Presupuesto.
116
Unidad
2 GERENCIA DE SISTEMAS TÉCNICO-ADMINISTRATIVOS
2 FORMULACIÓN
3 EJECUCIÓN
117
Manual: Gestión Logística y Financiera
Los distintos programas, que forman parte del Ministerio de Salud y a los que se destina
el presupuesto, son analizados a continuación en el siguiente cuadro. Este análisis
permite ver la calidad de la ejecución en un nivel más detallado. Así tenemos que el
programa Planeamiento gubernamental corresponde a la función de administración y
planeamiento, mientras que el programa Previsión corresponde, igual que la función
Asistencia y previsión social, al pago de pensiones. Los otros cuatro programas
corresponden a la función Salud.
118
Unidad
2 GERENCIA DE SISTEMAS TÉCNICO-ADMINISTRATIVOS
Cuadro de Ejecución del Gasto - MINSA 2002 por Programa (nuevos soles)
Ejercicio: De manera similar haga un análisis del siguiente cuadro de ejecución por Fuente
de Financiamiento
119
Manual: Gestión Logística y Financiera
4 CONTROL
120
Unidad
2 GERENCIA DE SISTEMAS TÉCNICO-ADMINISTRATIVOS
el año fiscal.
121
Manual: Gestión Logística y Financiera
Organización y Control de la
tema 2 Tesorería
122
Unidad
2 GERENCIA DE SISTEMAS TÉCNICO-ADMINISTRATIVOS
1 RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN
Una estructura sólida del control interno es fundamental para promover el logro de
sus objetivos, la eficiencia y economía en las operaciones de cada entidad. Por ello
la dirección es responsable de la aplicación y supervisión del control interno.
La legislación establece la definición del control interno y sus objetivos, así como
prescribe las políticas que se deben aplicar para supervisar la estructura de control
interno e informar sobre su idoneidad.
La dirección debe adoptar una actitud positiva frente a los controles internos que le
permitan tener una seguridad razonable, en cuanto a que los objetivos del control
interno han sido logrados. Para contribuir al fortalecimiento del control interno en
el área de tesorería, la dirección debe asumir el compromiso de implementar los
siguientes criterios:
Apoyo institucional a los controles internos.
Responsabilidad sobre la gestión.
123
Manual: Gestión Logística y Financiera
2 CONTROL DE TESORERÍA
124
Unidad
2 GERENCIA DE SISTEMAS TÉCNICO-ADMINISTRATIVOS
Uso del Fondo Fijo para Caja Chica: Se efectuarán arqueos periódicos y
sorpresivos del Fondo. El custodio del Fondo será una persona independiente
del cajero y de aquel personal que maneje dinero o efectúe funciones contables.
Se mantendrán debidamente archivadas las Resoluciones Directorales o similares,
de aprobación o modificación del Fondo.
Reposición oportuna del Fondo para pagos en efectivo y del Fondo Fijo para
Caja Chica: Se verificará la existencia de solicitudes de reposición del Fondo. Se
verificará el cumplimiento del plazo establecido para la reposición del Fondo.
Uso del Sello Fechador «Pagado»: Se verificará que todo documento original
que sustente el desembolso de dinero en cheque o en efectivo, lleve estampada
la palabra «pagado» y la fecha de cancelación del mismo.
125
Manual: Gestión Logística y Financiera
3 FRAUDE
126
Unidad
2 GERENCIA DE SISTEMAS TÉCNICO-ADMINISTRATIVOS
Presentación en cuentas anuales de deudas a corto plazo, que han sido cancelados,
sin que éstas hayan sido cobrados en efectivo (disminuyendo o desapareciendo del
sistema de cómputo para desaparecer o disminuir los ingresos determinados).
Sustracción de fondos, apoderándose de cantidades correspondientes a cobros
realizados en efectivo adulterando documentos y registros, o no depositándolos
íntegramente en su oportunidad.
4 INFORMES DE TESORERÍA
La Oficina de Tesorería emite una serie de informes a la DGTP (Dirección General del
Tesoro Público) sobre el movimiento de fondos en sus diferentes etapas, estos informes
son presentados en formularios ya pre establecidos para cada fin. Se consideran los
siguientes informes:
127
Manual: Gestión Logística y Financiera
Tipos de T-2:
* Tipo Normal: Es la información mensual de la ejecución de los compromisos y
pagos respecto a FPPE, giros de remesas por encargo, subsidios, IPPS, compromisos
devengados y giros, retenciones a favor del T-P y a favor de terceros.
* Tipo Reversiones: Constituyen rebajas del ejercicio presupuestario, las cuales
pueden ser devoluciones de saldos no utilizados.
* Tipo Anulaciones: Son elaborados por la oficina giradora con la finalidad de
rebajar los giros, compromisos o devengados por efecto de anulación de
cheques girados.
* Tipo regularizaciones: Son elaborados por la oficina giradora, para corregir
la diferencia o errores materiales detectados en los informes mensuales del
gasto.
Cuando se solicita a la DGTP la reprogramación del calendario de cheques anulados
de meses anteriores, tesorería adjunta el T-2 de anulaciones. Cuando se solicita a
la DGTP los devengados pendientes de pago se adjunta el T-2 normal.
Papeleta de Depósito a Favor del Tesoro Público: Para esta información se utiliza
el Formulario denominado T-6, aquí se detallan las devoluciones efectuada a favor
del Tesoro Público por saldos no utilizados, devoluciones del FPPE, encargos que
nos permiten las diferentes regiones.
5 ARQUEOS
Los arqueos con las comprobaciones habituales que se realizan a las operaciones
que manejan fondos y/o valores en tesorería. Deben realizarse por lo menos con
una frecuencia mensual, a fin de determinar su existencia física, al igual que su
concordancia con los saldos contables.
128
Unidad
2 GERENCIA DE SISTEMAS TÉCNICO-ADMINISTRATIVOS
Todo el efectivo y valores debe contarse a la vez y en presencia del servidor responsable
de su custodia, debiendo obtenerse su firma como prueba que el arqueo se realizó
en su presencia que le fueron devueltos en su totalidad.
Las acciones a desarrollar para la realización de los arqueos son las siguientes:
129
Manual: Gestión Logística y Financiera
6 AUDITORÍA
130
Unidad
2 GERENCIA DE SISTEMAS TÉCNICO-ADMINISTRATIVOS
La presunción de licitud, según la cual, salvo prueba contrario, se reputa que las
autoridades, funcionarios y servidores de las entidades, han actuado con arreglo
a las normas legales y administrativas pertinentes.
131
Manual: Gestión Logística y Financiera
Sistemas de Información de
tema 3 Costos e Ingresos
Los ingresos del estado son denominados recursos públicos, sirven para financiar los
gastos del los presupuestos anuales y se clasifican en:
Ingresos corrientes: Son los que se obtienen de modo regular o periódico y que
no alteran de manera inmediata la situación patrimonial del Estado. Provienen
de Impuestos, tasas, contribuciones, venta de bienes y prestación de servicios,
rentas de la propiedad, multas, sanciones y otros ingresos.
Ingresos de Capital: Son eventuales y alteran la situación patrimonial del
Estado. Provienen de la venta de activos (inmuebles, terrenos, maquinarias), las
132
Unidad
2 GERENCIA DE SISTEMAS TÉCNICO-ADMINISTRATIVOS
133
Manual: Gestión Logística y Financiera
siguientes:
Sistemas Computarizados: Es el software que integrado al resto de los sistemas
de la organización, capta y procesa en forma instantánea los datos necesarios para
emitir la información prevista. Entre los sistemas computarizados utilizados en los
diferentes procesos de la administración pública, se consideran los siguientes:
SIAF: Es el sistema en red que procesa los datos y del cual se obtiene en forma
oportuna, precisa y clara para la adecuada toma de decisiones sobre la base
de informes contables referidos al resultado de las operaciones financieras y
presupuestarias. Este sistema se convierte en uno de los principales sistemas de
información para los costos e ingresos ya que va a registrar las operaciones que
impliquen la utilización de una fuente de financiamiento (fuente de recursos) y
egresos (uso de recursos que implique una aplicación financiera).La Información
que se puede obtener de este sistema se puede determinar a través de las salidas
emitidas, las cuales se pueden sintetizar en lo siguiente:
134
Unidad
2 GERENCIA DE SISTEMAS TÉCNICO-ADMINISTRATIVOS
2 PRECIOS Y TARIFAS
135
Manual: Gestión Logística y Financiera
3 ELASTICIDAD DE LA DEMANDA
136
Unidad
2 GERENCIA DE SISTEMAS TÉCNICO-ADMINISTRATIVOS
la participación del Estado se centraría en ofrecer los bienes y servicios a los precios
mas adecuados, dado que no todos los consumidores están en condiciones de pagar
los altos costos de los servicios de salud privados.
Los efectos de la fijación de las tarifas (precio) en estos servicios de salud, es uno de
los factores que van a determinar los efectos que van a incidir en la demanda futura,
de esta manera al subir las tarifas los usuarios recurrirán a otras alternativas de tarifas
mas bajas, produciendo lo que se conoce como elasticidad de la demanda en función
del precio o tarifa.
137
Manual: Gestión Logística y Financiera
138
Unidad
2 GERENCIA DE SISTEMAS TÉCNICO-ADMINISTRATIVOS
La ejecución de los gastos en cada entidad ser realiza a través del sistema
de Tesorería, cuya organización y control está regulado por un determinado
conjunto de disposiciones legales relacionadas con la administración
de los fondos públicos durante el proceso de la ejecución presupuestal,
específicamente en lo que respecta a la obtención de los fondos, cualquiera
sea su fuente de financiamiento y su correspondiente utilización en el gasto
fiscal. La responsabilidad de la dirección de Tesorería radica principalmente
en implementar un buen sistema de control interno para promover medidas
de seguridad y cruces de información permanentes.
La Oficina de tesorería, por la misma naturaleza del manejo de fondos que se dan
en los procesos, crea muchas veces propicias oportunidades para la realización
de fraudes, por ello es importante mantener adecuados sistemas de control. Con
regularidad esta oficina emite una serie de informes a la DGTP (Dirección General
del Tesoro Público) sobre el movimiento de fondos en sus diferentes etapas, estos
informes son presentados en formularios ya pre establecidos para cada fin.
Entre estos informes se consideran los siguientes: Información Mensual del Gasto,
Conciliación del Movimiento de Fondos de las Sub Cuentas, Información de Ingresos
por Fuentes de Financiamiento Diferentes a la Fuente de Recursos Ordinarios,
Papeleta de Depósito a Favor del Tesoro Público
139
Manual: Gestión Logística y Financiera
Los sistemas de control incluyen acciones habituales como los arqueos que
vienen a ser las comprobaciones de las operaciones que manejan fondos
y/o valores en la tesorería. Asimismo, la auditoría es otro sistema de
control que puede ser interna o externa, comprende el proceso sistemático
para obtener y evaluar de manera objetiva, las evidencias relacionadas
con informes sobre las actividades económicas y otras situaciones que se
desarrollan la entidad. Estos procedimientos, varían de acuerdo a las
características de cada entidad pública o privada, pero siempre deberán
dar cumplimiento a las normas establecidas, para el caso del sector salud,
las Normas de Auditoría Gubernamental. NAGU, para el sector público
(gubernamental).
SIAF, es el sistema en red que procesa los datos y del cual se obtiene en
forma oportuna, precisa y clara para la adecuada toma de decisiones sobre
la base de informes contables referidos al resultado de las operaciones
financieras y presupuestarias. En este sistema se registran las operaciones
que impliquen la utilización de una fuente de financiamiento (fuente de
recursos) y egresos (uso de recursos que implique una aplicación financiera),
para lo cual es necesario tener conocimiento de los clasificadores de ingresos
y gastos, vienen a ser los recursos públicos que van a financiar los gastos
del presupuesto anual.
140
Unidad
2 GERENCIA DE SISTEMAS TÉCNICO-ADMINISTRATIVOS
141
Manual: Gestión Logística y Financiera
LECTURA SELECCIONADA
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Unidad
2 GERENCIA DE SISTEMAS TÉCNICO-ADMINISTRATIVOS
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Manual: Gestión Logística y Financiera
ACTIVIDAD APLICATIVA 1
Estableciendo el requerimiento presupuestal
del Almacén de medicamentos e insumos crí-
ticos, considerando un plan de optimización
Hoja de Trabajo
144
Unidad
2 GERENCIA DE SISTEMAS TÉCNICO-ADMINISTRATIVOS
ACTIVIDAD APLICATIVA 2
Desarrollando el Caso: Control Financiero
cuando hay un Ajuste Presupuestario
TRABAJO GRUPAL:
El Dr. Loyo, Jefe Provincial de los servicios médicos del sistema, conminó al Dr. Treviño
a que en una semana presentara un proyecto de presupuesto en el que e considerara
un aumento de sólo 20% para ambos renglones de inversión y de gasto corriente.
145
Manual: Gestión Logística y Financiera
Hasta el momento el Dr. Treviño había sido lo que se puede llamar un triunfador. Había
sido enviado a capacitarse a una de las Escuelas de Salud Pública de mayor prestigio
en América Latina, donde obtuvo una mención honorífica por su tesis sobre «Aspectos
económicos de la institución hospitalaria». De regreso en su país fue asignado asesor
de la organización del Hospital que hoy dirige y de entonces a la fecha un prestigio
creciente irradió al nosocomio y al grupo médico que colaboró en la operación del
Hospital.
Pero la severa crisis económica por la que atravesaba el país y el aumento de los
costos de los bienes que procedían del exterior, motivaron la negativa de los dirigentes
del sistema de atención médica de acceder a la petición de aumento del subsidio
gubernamental. El presupuesto del Hospital se conformaba de este subsidio, que era
la principal fuente de financiamiento, al que se sumaban las aportaciones del gobierno
provincial y un subsidio municipal, así como las modestas cuotas de recuperación de
sus usuarios y otros aprovechamientos.
Asimismo observó que las bandejas en que se servían los alimentos contenían porciones
con cantidades exageradas de nutrientes, que en su mayor parte eran desperdiciadas
por comensales que pretendían conservar su peso disminuyendo la ingestión calórica
de sus comidas.
De salida, el ruido de una fuga de vapor del sistema de «baño maría» destinado
a mantener la comida caliente, le recordó el abultado presupuesto que le habían
146
Unidad
2 GERENCIA DE SISTEMAS TÉCNICO-ADMINISTRATIVOS
Todos estos renglones de desperdicio nunca habían pasado por su mente cuando la
abundancia parecía acompañar el auge económico del país. En ese entonces algunas
personas pensaban que el desperdicio era una conducta normal y hasta elegante,
apartándose de la avara actitud de estar escatimando el suministro en el proceso
normal del funcionamiento del Hospital. Pensaba que en última instancia, este derroche
tendría la favorable finalidad de aumentar el consumo y por lo tanto la producción
de bienes y servicios de la industria nacional.
En su oficina esperaban al Dr. Treviño los jefes de los laboratorios de análisis clínicos y
de Rayos X, quienes se quejaron de que, como le habían reportado con anterioridad,
las determinaciones del laboratorio y los estudios radiológicos eran tantos, que habían
rebasado la capacidad operativa de ambos departamento. Por ello se requería más
equipo y personal, lo cual substanciaba parte de la petición de aumento de subsidio;
por lo tanto iban a urgirlo a que procediera a la compra del equipo necesario, así
como la contratación de recurso humano calificado necesario para la operación de
estos auxiliares de diagnóstico.
147
Manual: Gestión Logística y Financiera
Esa noche no pudo dormir el Dr. Treviño pensando en las aspiraciones de los miembros
del cuerpo médico de Hospital, que habían formulado sus peticiones de equipo
complejo y «sofisticado» que les permitiría conservar la delantera que habían logrado
después de años de tesonero esfuerzo y preparación en los campos más modernos
de la medicina. Sólo el equipo de radioterapia requería una cuantiosa inversión que
consumía el 50% de la petición de adquisición de activo fijo (inversión en aparatos de
terapia por radiación).
En fin, ahora que parecía que se abría una etapa de austeridad para el Hospital del
Dr. Treviño, fueron desfilando por su mente una serie de detalles que en el pasado le
habían parecido insignificantes y por lo tanto indignos de representar una preocupación
para un Director de Hospital; cuando más debería se motivo de supervisión del jefe
del servicio correspondiente.
Quizá el problema que más lo inquietó fue el de enfrentarse a sus colegas. En algunos
casos para solicitarles la justificación minuciosa de la erogación en la compra de un
nuevo aparato; en otros para pedirles su auxilio y comprensión a fin de racionalizar
la petición de pruebas de laboratorio y estudio de Rayos X, con el objeto de disminuir
el gasto de materiales de consumo y para evitar la contratación de más personal en
esta dependencias.
Cortar un nudo gordiano le pareció al Dr. Treviño proponer a los galenos la adopción
de una lista o cuadro básico de medicamentos con la que se pudiera lograr un ahorro
importante en el renglón más cuantioso de un Hospital, después del correspondiente
a sueldos; pensaba que, al abatir el costo de los fármacos en la institución, se le
concedería a ésta un considerable respiro.
También tendría que informarles que no sería posible para algunos servicios contar con
su propio equipo especializado, con un laboratorio u otro gabinete de diagnóstico, sino
que dichas instalaciones especializadas se tendría que compartir por varios servicios
clínicos.
148
Unidad
2 GERENCIA DE SISTEMAS TÉCNICO-ADMINISTRATIVOS
Hoja de Trabajo
149
Manual: Gestión Logística y Financiera
autoevaluación
autoevalua-
150
Unidad
2 GERENCIA DE SISTEMAS TÉCNICO-ADMINISTRATIVOS
9. Señale qué aspecto no corresponde a los principios que rigen el ejercicio del control
gubernamental:
a) La legalidad, que supone la plena sujeción del proceso de control a la normativa
constitucional, legal y reglamentaria aplicable a su actuación.
b) El debido proceso de control, por el que se garantiza el respeto y la observancia
de los derechos de las entidades y personas, así como de las reglas y requisitos
establecidos.
151
Manual: Gestión Logística y Financiera
11. Los gastos destinados al mantenimiento o funcionamiento de los servicios que presta
el Estado, que incluyen los gastos de investigación, estudios u otros que no conllevan
a la ejecución de obras o equipamiento corresponden a:
a) Gastos de Capital
b) Gastos de Servicios de la deuda
c) Gastos Corrientes
152
Unidad
2 GERENCIA DE SISTEMAS TÉCNICO-ADMINISTRATIVOS
FUENTES DE INFORMACIÓN
Directiva para la Ejecución del Proceso Presupuestario del Gobierno Nacional – Directiva
Nº 001-2006-EF/76.01.
Ley de Presupuesto del Sector Público para el año Fiscal 2006 – Ley 28652.
153
Manual: Gestión Logística y Financiera
154
Unidad
2 GERENCIA DE SISTEMAS TÉCNICO-ADMINISTRATIVOS
PROGRAMA DE ESPECIALIZACIÓN
EN GOBIERNO Y GERENCIA EN
SALUD - PREG
Unidad 3
GESTIÓN FINANCIERA Y
CONTABILIDAD
2006
155
Manual : Gestión Logística y Financiera
156
Unidad
3 GESTIÓN FINANCIERA Y CONTABILIDAD
Unidad 3
GESTIÓN FINANCIERA Y
CONTABILIDAD
Capacidades
Lectura
seleccionada
Análisis Financiero
Autoevaluación
157
Manual : Gestión Logística y Financiera
La gestión financiera de las instituciones de salud tiene como finalidad cumplir con
las metas y objetivos propuestos en su plan operativo, maximizando el uso de sus
recursos, entre ellos el más importante, «el recurso financiero» cuya expectativa tienen
como función la de garantizar la captación, generación y obtención de ingresos
oportunamente así como su aplicación, utilización y distribución racional y eficiente
en sus metas previstas.
Las decisiones tomadas con relación a los recursos financieros serán ejecutadas por la
Oficina de Economía a través del sistema de tesorería, que principalmente desarrolla
sus procesos en función a normas pre-establecidas.
158
Unidad
3 GESTIÓN FINANCIERA Y CONTABILIDAD
Análisis Básico de
tema 1 Estados Financieros
Los Estados Financieros son aquellos que en determinado momento, tiempo y lugar
nos proporcionan la información suficiente para que podamos formar una opinión con
cierto grado de seguridad, sobre la situación patrimonial, económica y financiera de
la entidad o institución, por lo tanto al margen de obtener información necesaria y
oportuna del sistema de contabilidad gubernamental, es necesario e imprescindible
darle lectura, analizar la información e interpretar sus resultados, para medir la gestión
de la entidad y planificar acciones futuras.
159
Manual : Gestión Logística y Financiera
y Resultados Acumulados.
1 BALANCE
Las cuentas expresan los recursos deudores y acreedores existentes en unidades monetarias
de la organización, bien porque es dinero o porque podemos valorarlo objetivamente
mediante un precio.
Las cuentas del balance se clasifican en el activo de mayor a menor liquidez y en el pasivo
de mayor a menor prioridad en el pago de las deudas. Se puede dar lectura de otra manera,
el activo se clasifican en activo corriente o circulante (efectivo en caja o bancos puesto que
tienen el 100% de liquidez). Sigue el activo realizable que corresponde a las deudas por
cobrar a los clientes, que se pueden convertir en efectivo, así como los depósitos financieros,
acciones, etc.
160
Unidad
3 GESTIÓN FINANCIERA Y CONTABILIDAD
Con frecuencia se utiliza el término capital de trabajo para designar la diferencia entre el
activo corriente (o circulante) y el pasivo a corto plazo.
161
Manual : Gestión Logística y Financiera
El Balance general también muestra los pasivos a corto y largo plazo, que son las
obligaciones de la entidad frente a terceros. Finalmente nos muestra la evolución del
patrimonio de la entidad que se encuentra constituido en mayor proporción por la
Hacienda Nacional que revela o consolida las transferencias de recursos que realiza
el Estado a través del MEF año a año.
Los activos generalmente son estructurados en corto y largo plazo según la liquidez,
disponibilidad o convertibilidad durante un período o más de un período activo no
corriente. En cambio los pasivos se estructuran en razón a su vencimiento u obligación
dentro del período (corto plazo), o pago futuro (beneficios sociales, deudas a largo
plazo por endeudamiento), debemos señalar que mientras el sector privado espera
convertir en liquidez todo su activo corriente, el sector público sólo espera convertir
en efectivo las cuentas por cobrar menos la provisión de cobranza dudosa, dejando
de lado las existencias y los valores.
Los activos y los pasivos a corto plazo generalmente están dispuestos en un orden
aproximado de su vencimiento desde el más corto hasta el más largo plazo, esta
disposición refleja el hecho de que en general, los valores en libros de los activos y
pasivos a corto plazo tienden a estar más cerca de su valor real.
162
Unidad
3 GESTIÓN FINANCIERA Y CONTABILIDAD
entidad, sobretodo nos muestra la generación de recursos propios frente a los recursos
recibidos como transferencias corrientes.
Para la formulación del estado de ingresos y gastos se deben seguir las siguientes
recomendaciones:
Deben incluirse todos los ingresos, los mismos que se encuentran clasificados en
ingresos operacionales y no operacionales.
Deben incluirse todas las pérdidas o gastos que se originen durante el período.
Sólo deberán ser incluidas las partidas que afecten la determinación de los
resultados netos.
REIE (Resultado de los ajustes por inflación realizados a los activos y pasivos no
monetarios como a las cuentas e ingresos y gastos).
A partir de esta estructura podemos definir a los ingresos como las consignaciones
en tesorería de dinero o de otros títulos en canje por los servicios en venta. En otras
palabras los ingresos se miden por el dinero recibido más el precio de mercado de
cualquier otro activo que se reciba.
Los gastos o costos son los bienes o servicios consumidos como consecuencia de las
actividades regulares de una organización que lo llevan de obtener una retribución
o partida de ingresos, durante un periodo con el objeto de cumplir con su misión y
sus objetivos.
163
Manual : Gestión Logística y Financiera
Utilidades y Pérdidas
Las utilidades se definen como los aumentos netos del patrimonio provenientes
de la prestación de servicios o venta de bienes, con excepción de las inversiones o
rentas de los propietarios. De otra parte, las pérdidas disminuyen el patrimonio como
consecuencia de la operación normal para cumplir sus objetivos, excepto aquellos
que sean consecuencia de gastos o distribución de fondos a los propietarios. En una
organización pueden ser considerados como secundarios, si el principal objetivo es
servir a la comunidad. Sin embargo, dentro de un sistema moderno de salud pública,
y/o hospital debe ser autofinanciable, es decir, aquellos costos que prestan los servicios
son importantes y que éstos no pueden estar por encima de los beneficios que se
suministran. Por ello, es importante que el ápice estratégico busque ser competitivo
y conocer el estado de utilidades o pérdidas contribuye significativamente al análisis
y calificación de la organización y gestión de los directivos.
A manera de ejemplo, presentamos los resultados del Hospital San Camilo, cuya
información le servirá para analizar el estado de ganancias y pérdidas:
164
Unidad
3 GESTIÓN FINANCIERA Y CONTABILIDAD
165
Manual : Gestión Logística y Financiera
Es necesario profundizar sobre el estado de ganancias o pérdidas, toda vez que muestra
los resultados de la organización durante un período de tiempo. La disposición de
los ingresos y los gastos pueden mostrar los diferentes aspectos de la operación de
la entidad con la ventaja que los resultados finales muestran las utilidades netas o las
pérdidas netas del período que se analiza.
Los componentes básicos de un estado de ganancias y pérdidas son los ingresos, los
costos, los gastos, las utilidades y las pérdidas. Para evaluar los resultados operativos
se pueden combinar por departamentos estableciendo los costos fijos. Otras
operaciones pueden incluirse como utilidades marginales brutas, etc. Si se desea
establecer aquéllas que correspondan a actividades diferentes a las establecidas en
los objetivos.
3 FLUJO DE CAJA
Es una herramienta de planeación financiera que sirva para conocer por anticipado,
el plan de generación de recursos y de inversión propuestos, son aplicables para
los próximos meses, es variable y factible de ejecutar, o sea se define como la
disponibilidad de recursos para pagar los egresos corrientes y de capital durante
cada mes del año y permite determinar el flujo de efectivo necesario.
166
Unidad
3 GESTIÓN FINANCIERA Y CONTABILIDAD
financieras.
La estructura del flujo de caja se realiza sumando las entradas de efectivo estimado
clasificándolas en corriente y de capital y restarle las salidas proyectándolas en
el tiempo, implica considerar operaciones matemáticas que se encuentran muy
relacionadas con las actividades que realiza la entidad cuyos resultados nos
proporcionará una visión y perspectiva de los saldos positivos y negativos y de las
necesidades de financiamiento en el tiempo.
167
Manual : Gestión Logística y Financiera
El Dr. Olivera con toda esta explicación sobre el manejo financiero contable, aún no
terminaba de interrelacionar los procesos de contabilidad, logística y economía, por
lo que el Sr. Vásquez le ofreció alcanzarle una lectura con la que podría realizar un
mejor análisis financiero. Puede revisarlo en la Lectura N° 1 de esta unidad.
168
Unidad
3 GESTIÓN FINANCIERA Y CONTABILIDAD
Procesos en el Área
tema 2 de Economía
169
Manual : Gestión Logística y Financiera
170
Unidad
3 GESTIÓN FINANCIERA Y CONTABILIDAD
171
Manual : Gestión Logística y Financiera
172
Unidad
3 GESTIÓN FINANCIERA Y CONTABILIDAD
Las entidades del sector público como toda organización tiene como finalidad
cumplir su misión trazada a través del logro de sus metas y objetivos
propuestos en su plan operativo, maximizando el uso de sus recursos entre
ellos el más importante el recurso financiero. Para una adecuada gestión
financiera será necesario conocer, analizar y estudiar con detenimiento el
componente financiero a través del uso y manejo de herramientas financieras
y contables.
Por otro lado, el balance general constituye el documento final que muestra en
cifras el resultado de las operaciones de la entidad a una fecha determinada
en el que se establece el estado de situación financiera. El Balance general
también muestra los pasivos a corto y largo plazo, que son las obligaciones
de la entidad frente a terceros. Finalmente nos muestra la evolución del
patrimonio de la entidad que se encuentra constituido en mayor proporción
por la Hacienda Nacional que revela o consolida las transferencias de
recursos que realiza el Estado a través del MEF año a año.
173
Manual : Gestión Logística y Financiera
174
Unidad
3 GESTIÓN FINANCIERA Y CONTABILIDAD
LECTURA SELECCIONADA
ANÁLISIS FINANCIERO
Álvarez Illanes Juan Francisco: Análisis e Interpretación de los Estado Financieros, Presupuesto
de Caja y Gerencia Financiera en el Sector Público. Instituto de Investigación El Pacífico EIRL
– Edición 2003.
175
Manual : Gestión Logística y Financiera
con los flujos de caja proyectados, sin poniendo en relación el nivel de deuda con
desechar por supuesto las demás razones que los recursos de la institución (patrimonio). La
se verán adelante, para ver la capacidad solvencia adecuada depende tanto de la misión
real, objetiva que se tiene para cumplir con y los objetivos de la organización como de su
las obligaciones existentes y contraer otras status; como entidad particular, semioficial o
necesarias para que continúe normalmente la gubernamental.
operación de la entidad.
También debe tenerse en cuenta la capacidad
RAZONES DE ENDEUDAMIENTO O DE operativa de la organización tanto para
APALANCAMIENTO generar fondos como para cancelar tanto
la deuda como sus intereses. Una idea muy
Miden hasta qué monto la organización próxima a este último planteamiento la
se financia con deudas (acreencias). Los proporciona la siguiente razón:
acreedores hacen énfasis en el pasivo y el
patrimonio con el fin de establecer un margen Cobertura de Cargas Financieras =
de seguridad. Al conseguir otros fondos a Utilidades antes de intereses e impuestos
través de tomar préstamos u otro tipo de intereses
deudas (compras a crédito), los propietarios
o el ápice estratégico obtienen los beneficios RAZONES DE EFICIENCIA OPERATIVA
de mantener el control de la entidad con
una inversión mínima. Si la Institución presta Miden la efectividad con que la organización
más servicios u obtiene más utilidades con los maneja sus recursos invertidos en cada tipo
fondos prestados que los valores cancelados de actividad.
por los intereses de préstamos, los beneficios
serán claramente superiores a los costos del Rotación de la cartera =
endeudamiento.
Valor de la cartera (cuentas por cobrar)
Coeficiente de Solvencia = Patrimonio Valor de los servicios prestados a crédito /
Pasivo Total 365 días
Entre más pequeña esta razón, más pequeño es Para efectuar este cálculo debemos conocer
el margen de seguridad de los acreedores. el porcentaje que corresponde a los servicios
prestados a crédito con relación al total de
Una variación de la razón anterior es la los ingresos obtenidos.
siguiente:
Rotación de cartera = Cuentas por cobrar
Recursos permanentes Procedentes de Ingresos Totales x
Terceros = Pasivo Largo Plazo 0.30
Patrimonio+ Pasivo Largo Plazo
Es preciso ser cuidadoso al analizar este
En ella se observa que entre más alto el coeficiente pues su validez puede cambiar
porcentaje, menos es el margen de seguridad con el incremento de la prestación de
para los acreedores. servicios, la época que se escoge para
hacer la estimación, los contratos inexistentes,
Estas dos razones indican el riesgo que corren el cálculo de la cartera incobrable y su
los acreedores (prestamistas) a largo plazo composición a 30, 60 y 90 o más días.
176
Unidad
3 GESTIÓN FINANCIERA Y CONTABILIDAD
177
Manual : Gestión Logística y Financiera
ACTIVIDAD APLICATIVA 1
Elaborando el Flujo de Caja
para el funcionamiento de un
Centro Hospitalario
178
Unidad
3 GESTIÓN FINANCIERA Y CONTABILIDAD
179
Manual : Gestión Logística y Financiera
ACTIVIDAD APLICATIVA 2
Desarrollando el caso: «Análisis
financiero de una Institución
de Salud»
180
Unidad
3 GESTIÓN FINANCIERA Y CONTABILIDAD
Hoja de Trabajo
181
Manual : Gestión Logística y Financiera
autoevaluación
autoevalua-
182
Unidad
3 GESTIÓN FINANCIERA Y CONTABILIDAD
183
Manual : Gestión Logística y Financiera
FUENTES DE INFORMACIÓN
Ciaran Walsh: Ratios Clave para la Dirección de Empresas. Cómo Evaluar al Instante
la Situación de la Empresa. Financial Times – London, Paris, Frankfurt, New york, Tokio.
Biblioteca de Empresa. Ediciones Folio S. A. 1994.
184
Unidad
3 GESTIÓN FINANCIERA Y CONTABILIDAD
PROGRAMA DE ESPECIALIZACIÓN
EN GOBIERNO Y GERENCIA EN
SALUD - PREG
Unidad 4
MONITOREO DE RIESGO
FINANCIERO
2006
185
Manual : Gestión Logística y Financiera
186
Unidad
4 MONITOREO DE RIESGO FINANCIERO
Unidad 4
MONITOREO DE RIESGO
FINANCIERO
Capacidades
Contenidos
1: Riesgo Financiero.
1: Determinando la inversión en un
centro hospitalario.
Lectura
seleccionada
Autoevaluación
187
Manual : Gestión Logística y Financiera
Es parte de una adecuada gestión financiera saber monitorear los riesgos o plantear
alternativas que los minimicen, para ello se desarrollarán en esta unidad los conceptos
y formas de manejar los riegos financieros de manera que se puedan tomar decisiones
de inversión adecuadas.
188
Unidad
4 MONITOREO DE RIESGO FINANCIERO
Según la naturaleza de los proyectos, las variables son las que están sujetas a
fluctuaciones dependiendo de los pronósticos propuestos. Las variables de mayor
importancia en el comportamiento futuro de un proyecto de inversión y que
determinan el riesgo de cada alternativa son: Análisis del Mercado, Costos de la
Inversión y Costos de Operación. En resumen los riesgos de un proyecto están
determinados por los riesgos implícitos en cada una estas variables, cuyas estimaciones
van a permitir calcular el VAN y el TIR de cada proyecto.
El VAN (Valor Actual Neto) representa una medida de rendimiento bajo certeza subjetiva
y en estas bases se procede a la evaluación final del proyecto, ya que la medida de riesgo
queda ignorada en la selección de proyectos de inversión bajo certeza subjetiva.
189
Manual : Gestión Logística y Financiera
El riesgo financiero está dado por una mala planificación financiera de la empresa,
por la probabilidad de que los acreedores no paguen cuando se espera o que los
ingresos disminuyan.
a) Los factores conocidos que afectan al proyecto pueden actuar de manera diferente
a la esperada: como el proyecto implica hacer supuestos sobre el futuro, por
más que los mismos sean razonables y fundados, el futuro puede variar. Cuanto
menos se conozca sobre el futuro, más probabilidad hay de modificaciones a lo
planeado.
b) No todos los factores importantes para el éxito del proyecto se detectan en la etapa
de análisis del mismo. En efecto, siempre aparecen los factores desconocidos que,
ocurren en el momento menos adecuado. El impacto de estos factores puede
desviar los valores de las variables de los estimados previamente.
190
Unidad
4 MONITOREO DE RIESGO FINANCIERO
Donde:
Ax : Es el Flujo de Caja de la posibilidad x
Px : Es su probabilidad de ocurrencia
Es el valor esperado de la distribución de probabilidades de los Flujos de caja, que
se obtiene de :
Si A correspondiera al valor esperado del valor actual neto, ante igualdad de riesgo
se elegirá al Proyecto que exhiba al mayor valor esperado. Mientras mayor sea la
dispersión esperada de los resultados de un Proyecto, mayores serán su desviación
estándar y su riesgo.
191
Manual : Gestión Logística y Financiera
Si hubiese otra alternativa de Inversión cuya desviación estándar fuese mayor que
$387.30, su riesgo sería mayor, puesto que indicaría una mayor dispersión de sus
resultados. La desviación estándar, como se vera luego, se utiliza para determinar la
probabilidad de ocurrencia de un hecho. No es adecuado utilizar como única medida
de riesgo, porque no discrimina la función del valor esperado. De esta forma, dos
alternativas con valores esperados diferentes de sus retornos netos de caja pueden
tener desviaciones estándares iguales, requiriendo una medición complementaria
para identificar diferenciaciones en el riesgo.
192
Unidad
4 MONITOREO DE RIESGO FINANCIERO
193
Manual : Gestión Logística y Financiera
1 DIVERSIFICACIÓN
a) Los Riesgos Diversificables: Son aquellos que pueden reducirse repartiendo las
inversiones entre distintas alternativas. La clave de la disminución del riesgo por
diversificación es que los factores que afectan a las distintas actividades tengan
diferente variabilidad.
Los riesgos diversificables se ajustan fuera del proyecto, esto es, se diversifica el
riesgo armando una cartera de proyectos. Los riesgos asegurables se introducen
en el proyecto, como un costo por «compra de certidumbre».
FMP = FO x PO + FM x PM + FP x PP
194
Unidad
4 MONITOREO DE RIESGO FINANCIERO
Ejemplo
Introducción de riesgos asegurables en el flujo de beneficios netos: Si la pérdida
estimada por utilizar fármacos nacionales es de S/20 por paciente, y puedo
contrarrestarla con un pago de S/.5 por paciente para usar fármacos importados,
entonces el flujo riesgoso (puedo ganar S/20 o S/.0) se transforma en un flujo cierto
de S/:20 –S/.5 = S/.15
Ajuste por riesgo: El flujo de $15 está ajustado por un riesgo en particular, pero puede
cambiar debido a variaciones de precios y otras variables. Supongamos que hay tres
estados posibles:
FO= S/.15 con una probabilidad de 45%
FM= S/.20 con una probabilidad de 35%
FP = S/.10 con una probabilidad de 20%.
El flujo más probable es:
FMP = S/.15 x 45% + S/.20 x 35% + S/.10 x 20% = S/.15.75
POOL DE RIESGOS
Los riesgos asegurables son aquellos que pueden cubrirse contratando un seguro.
Esto incluye los seguros propiamente dichos y los que podemos llamar «cuasi seguros»:
las acciones pueden disminuir la variabilidad de una variable, y eventualmente
otorgarnos certeza.
Los riesgos no asegurables son aquellos que no pueden ser cubiertos (o transformados
en certidumbre) mediante un seguro o un cuasi seguro.
195
Manual : Gestión Logística y Financiera
Ejemplo
Seguros y cuasi seguros: La posibilidad de que un local que se incendie se puede
asegurar de dos formas: contratando un seguro contra incendios y estableciendo
un sistema de detección y control de fuego eficiente, que minimice la probabilidad
de ocurrencia.
Riesgos no asegurables:
196
Unidad
4 MONITOREO DE RIESGO FINANCIERO
Sostenibilidad de Programas y
tema 3 Proyectos
En este primer paso, entonces se deben identificar y estimar las principales fuentes de
ingresos que tendrá el proyecto, sin considerar aquella proveniente del presupuesto
de la Institución ejecutora (que será analizada posteriormente). Entre ellas, las
principales son:
Los ingresos recibidos por el pago directo de los servicios ofrecidos por el proyecto,
sea que provengan de personas naturales o instituciones públicas o privadas. Estos
deberían haber sido estimados anteriormente en el flujo de ingresos generados por
el proyecto a precios de mercado.
En los dos casos anteriores, es importante tener en cuenta, además, si los recursos
deberán ser devueltos, situación en la cual hay que considerar la condicionalidad y
periodicidad de los pagos, o si serán entregados como donación.
197
Manual : Gestión Logística y Financiera
Estimar la proporción de los costos del proyecto que no son cubiertos por sus ingresos
esperados.
Se deberá estimar la proporción de los costos que no podrán ser cubiertos por los
ingresos esperados del proyecto. Para ello, se deberá restar del flujo de costos a
precios de mercado, el flujo de ingresos a precios de mercado, incluyendo sus tres
escenarios.
Analizar las posibilidades de cobertura de los costos del proyecto a través del
presupuesto público de la institución ejecutora.
Se deberán analizar las posibilidades reales de financiar los costos que no serán
cubiertos por los ingresos antes estimados, especialmente en el caso de la fase de post-
inversión, a través del presupuesto público de la institución ejecutora. Para ello será
necesario considerar la magnitud de este presupuesto que puede dirigirse al proyecto,
así como el crecimiento real del mismo, sin incluir ampliaciones extraordinarias (a
menos que éstas hayan sido ya definidas por ley). Deberán, además, tenerse en cuenta
los escenarios antes planteados en la estimación de los ingresos.
Podrá analizar de qué manera los riesgos afectan la variabilidad de los rendimientos
de los proyectos, en la Lectura N° 1 de esta unidad.
198
Unidad
4 MONITOREO DE RIESGO FINANCIERO
199
Manual : Gestión Logística y Financiera
200
Unidad
4 MONITOREO DE RIESGO FINANCIERO
LECTURA SELECCIONADA
201
Manual : Gestión Logística y Financiera
202
Unidad
4 MONITOREO DE RIESGO FINANCIERO
ACTIVIDAD APLICATIVA 1
Determinando la Inversión en un
Centro Hospitalario
Hoja de Trabajo
203
Manual : Gestión Logística y Financiera
ACTIVIDAD APLICATIVA 2
Desarrollando el caso: Riesgos de
Inversión en el Centro Hospitalario
Hoja de Trabajo
204
Unidad
4 MONITOREO DE RIESGO FINANCIERO
autoevaluación
autoevalua-
3. Los riesgos de un proyecto están determinados por los riesgos implícitos en las
variables, cuyas estimaciones van a permitir calcular:
a) Valor Actual Neto (VAN) del proyecto.
b) Fuentes de Financiamiento.
c) Costos de Operación.
d) Ninguna de las anteriores.
205
Manual : Gestión Logística y Financiera
206
Unidad
4 MONITOREO DE RIESGO FINANCIERO
FUENTES DE INFORMACIÓN
207
Manual : Gestión Logística y Financiera
208
Unidad
4 MONITOREO DE RIESGO FINANCIERO
PROGRAMA DE ESPECIALIZACIÓN
EN GOBIERNO Y GERENCIA EN
SALUD - PREG
ANEXOS
2006
209
Manual : Gestión Logística y Financiera
210
Unidad
4 MONITOREO DE RIESGO FINANCIERO
SOLUCIONARIO DE
autoevaluaciOnES
211
Manual : Gestión Logística y Financiera
GLOSARIO DE TÉRMINOS
Compromiso Ordinario: Son los que se realizan para atender posibles gastos, cuyo
importe es factible determinar, cuentan con el financiamiento correspondiente en
las respectivas específicas del Gasto y su Pago es inmediato.
212
Unidad
4 MONITOREO DE RIESGO FINANCIERO
Compromiso por Estimado: Son los que se realizan para atender posibles gastos,
cuyo importe no es determinable, contándose con el financiamiento correspondiente.
Afectan preventivamente la atención de gastos de tipo periódico no homogéneo.
Ejecución del Gasto: Comprende las etapas del Compromiso, Devengado y Pago.
Ingresos Corrientes: Son los que se obtienen de modo regular o periódico y que no
alteran de manera inmediata la situación patrimonial del Estado. Dichos ingresos
provienen de la percepción de Impuestos, Tasas, Contribuciones, Ventas de Bienes y
Prestación de Servicios, Rentas de la Propiedad, Multas y Sanciones y otros ingresos
corrientes.
Planeamiento: Proceso que permite a las Entidades del Sector Público, definir sus
propósitos y elegir las Estrategias para la consecución de sus Objetivos Institucionales
así como conocer el grado de satisfacción de las necesidades de aquellos a los que
ofrece sus bienes y servicios.
213
Manual : Gestión Logística y Financiera
Programa: Es una categoría presupuestaria que reúne las acciones que desarrollan
las Entidades del Estado para el cumplimiento de sus Propósitos y políticas que
desenvuelven para el año Fiscal. En al sentido, comprende a los Objetivos
Institucionales de carácter general.
Tasa: Es el tributo cuya obligación tiene como hecho generador la prestación efectiva
por el Estado de un servicio público individualizado en el contribuyente.
214
Unidad
4 MONITOREO DE RIESGO FINANCIERO
215