TABLA DE SELECCIÓN

1. Introducción
2. Objetivos del Manual de Selección Por Competencias
3. Alcance
4. Aplicabilidad del manual
5. Niveles de autoridad y autonomía en la organización a la hora de tomar
decisiones sobre los procesos de selección, promoción y vinculación
6. Responsables
7. Cómo se estructura
8. Políticas para la búsqueda del talento humano
9. Etapas del proceso
10. Notificación /creación de la vacante
11. Revisión / creación del Perfil del cargo
12. Perfil de las competencias organizacionales
13. Revisión fuentes de reclutamiento: Internas (Promoción o ascenso) o
externas (vinculación)
14. Mecanismos de publicación de vacantes
15. Modelo hoja de vida propia
16. Diseño aviso de publicación.
17. Revisión de hojas de vida / postulaciones internas
18. Mecanismos de análisis: CUMPLE / NO CUMPLE
19. Creación bases de datos de candidatos
20. Elección de instrumentos de medición, según: ¿Qué se quiere medir? ¿A
quiénes se quiere evaluar? ¿Cuántos serán evaluados? ¿Cómo serán
entrevistados? ¿Quiénes participarán del proceso?
21. Referenciación: laboral, académica, personal enfocada en sus
competencias
22. Formato de referenciación
23. Decisión de contratar / promover a un cargo
24. Notificación en caso positivo: lista de documentos de vinculación
25. Notificación en caso negativo: modelo carta de agradecimiento por
participar en el proceso
26. Glosario
27. Documentos de referencia
 1. INTRODUCCIÓN

El Manual de Selección de Personal se crea como un instrumento en el cual se

plasma de forma clara el proceso de selección del área de talento humano ya
que es un proceso de gran responsabilidad e importancia en toda organización.
Especialmente se realiza de acuerdo a las necesidades de todas las áreas, con
los requisitos de los perfiles y el requerimiento del personal que corresponde a
cada área.
Durante este Manual puede evidenciar como es el procedimiento para la
selección de personal, identificando y seleccionando a los candidatos que
cumplan con los requisitos, teniendo en cuenta las decisiones que finalmente se
tomen en el área que requiere al candidato por seleccionar.
Este Manual sirve como herramienta para la selección de candidatos hasta llegar
a una muestra mínima que cumplan con las especificaciones del cargo que
contribuyan de manera positiva al logro de los objetivos y metas de la
Distribuidora LAP y por ende con el cumplimiento de la Misión y los Objetivos de
la misma.
Este Manual será guardado por el Área de Gestión Humana en cabeza de su
Líder, quien debe revisar y actualizar las veces que sea necesario dependiendo
la estructura organizacional o las funciones según el área teniendo en cuenta la
normatividad vigente.
 2. OBJETIVOS DEL MANUAL DE SELECCIÓN POR COMPETENCIAS

Este Manual de Selección por Competencias para la Distribuidora LAP, como

herramienta tiene los siguientes objetivos:

 Constituir los lineamientos generales y específicos para realizar el

proceso de selección del talento humano que cumpla con todas las
funciones y actividades de manera activa y eficiente de la Distribuidora
LAP.
 Establecer los lineamientos normativos que permitan llevar a cabo el
proceso de reclutamiento y selección de personal.
 Construir altos niveles de responsabilidad y compromiso en cada una
de las áreas que actúan en el proceso de selección de personal, lo que
permitiría realizar una excelente selección de personal.
 Realizar una herramienta que involucre el procedimiento de selección
de personal.
 Aprovechar las habilidades y cualidades cada uno de los aspirantes que
se presenten a cualquier proceso de selección a la Distribuidora LAP.
 3 y 4. ALCANCE Y APLICABILIDAD DEL MANUAL

Este Manual se puede aplicar desde la Dirección General de la Distribuidora LAP

y en general a todas las áreas que requieran personal para el desempeño de
actividades y funciones, adicional a las personas que lleguen por primera vez a
solicitar ocupar cualquier vacante dentro de la compañía.
5. NIVELES DE AUTORIDAD Y AUTONOMÍA EN LA ORGANIZACIÓN A LA
HORA DE TOMAR DECISIONES SOBRE LOS PROCESOS DE SELECCIÓN,
PROMOCIÓN Y VINCULACIÓN

El fundamento Legal de este Manual se basa en el Código Sustantivo del

Trabajo.
El contenido de este Manual es para ser aplicado en todo el personal que trabaja
para la Distribuidora LAP.
La Dirección General a través del Líder de Gestión de Talento Humano tiene la
responsabilidad de vigilar que todo el personal que ingrese a la Distribuidora LAP
cumpla con los perfiles requeridos para los cargos de la misma.
El área de Gestión de Talento humano está autorizada por la Dirección general
para que tengan los perfiles de los cargos para atender los requerimientos del
personal que se solicite en cada área.
 6. RESPONSABLE

El área de Gestión de Talento Humano es responsable de reclutar a todos los

candidatos que se presenten a través de bolsas de empleo, publicaciones de
periódico y la agencia pública de empleo del SENA.
El área de Gestión de Talento Humano es responsable de aclarar cualquier tipo
de duda que se presente en el momento de interpretar las actividades que se
encuentran descritas dentro del Manual.
Durante el proceso de Reclutamiento y Selección la documentación que se
genere será protegida por el área de gestión de Talento humano con el fin de
garantizar su confidencialidad.
 7. CÓMO SE ESTRUCTURA

El proceso de selección se estructura de acuerdo a la cantidad de candidatos

que se postulen a un cargo y que sean preseleccionados; el tiempo del proceso
hasta que sea seleccionado.
 8. POLÍTICAS PARA LA BÚSQUEDA DEL TALENTO HUMANO

El área de Gestión de Talento Humano tiene como propósito velar por el

mejoramiento continuo del proceso de capacitación, reclutamiento, selección,
inducción y promoción del personal de la Distribuidora LAP; procurando que se
mantenga una organización preparada para responder al cambio, con el fin de
optimizar la calidad de trabajo.
 9. ETAPAS DEL PROCESO

10. NOTIFICACIÓN /CREACIÓN DE LA VACANTE

La vacante se genera cuando el cargo se encuentra disponible, lo que permite
que comience el proceso de selección.
Se estipulan cargos de vacantes definitivos cuando hay ausencia de finitima de
los trabajadores debido a ascensos, terminación de contratos de trabajo, retiros
voluntarios, muerte del empleado o los creados según las necesidades de cada
área de la Distribuidora.
Se estipulan cargos vacantes temporales cuando de manera temporal están
ausentes los empleados titulares en el caso de permisos y licencias.
Es obligación de cada área establecer los requerimientos necesarios para
ocupar un cargo en donde se presente una vacante.

11. REVISIÓN / CREACIÓN DEL PERFIL DEL CARGO

De acuerdo a las necesidades de cada área se crea las especificaciones del
perfil de cargo, donde se describe cuáles son las habilidades y destrezas que
debe tener el candidato que desempeñará el cargo.
Los requerimientos que deben cumplir los candidatos deben coincidir con el perfil
de cargo autorizado tanto por el área como la gerencia de la Distribuidora.

12. PERFIL DE LAS COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES

El perfil de competencias organizacionales describe un conjunto de obligaciones
y competencias que debe tener una persona para desempeñarse de una manera
eficiente y adecuada dentro de un cargo específico.
Dentro de las competencias requeridas se puede estipular un conjunto de
habilidades, rasgos y actitudes que debe tener la persona que ocupará el cargo
para realizar su trabajo.
Los perfiles deben ser actualizados de manera constante, esta información es
dinámica ya que los requerimientos de la distribuidora pueden cambiar en el
transcurso del tiempo, dependiendo la demanda del mercado y del entorno, es
necesario como mínimo 1 año de validez para estos perfiles.
13. REVISIÓN FUENTES DE RECLUTAMIENTO: INTERNAS (PROMOCIÓN
O ASCENSO) O EXTERNAS (VINCULACIÓN)

La fuente de reclutamiento de candidatos para la contratación se tomará de la

Agencia Pública de Empleo del SENA como principal, Bolsas de empleo virtual
como Elempleo.com y Computrabajo.
El área de Gestión de Talento Humano es responsable de constituir las técnicas
y las fuentes de reclutamiento que utilizará para integrar la propuesta del
personal a seleccionar.
El proceso de reclutamiento es únicamente responsabilidad del área de gestión
de talento humano.
El área de gestión de talento humano estará capacitada para reclutar personal
de acuerdo a los perfiles de cargo y las necesidades de todas las áreas de la
distribuidora LAP.
Para reclutar a candidatos externos se reciben las hojas de vida en físico o al
correo electrónico del área de talento humano quedando en una base de datos
quedando como potenciales aspirantes durante seis meses para ocupar una
vacante.
En cualquier área se pueden proponer candidatos siempre y cuando haya una
vacante por ocupar con previa autorización del área de gestión de talento
humano, además el candidato debe cumplir el perfil del cargo vacante.
Los candidatos reclutados deben aprobar los exámenes médicos que se les
aplique.
 14. MECANISMOS DE PUBLICACIÓN DE VACANTES

Este tipo de publicación debe ser de carácter público, puede ser en la Agencia
Pública de Empleo del SENA, en la página web de la distribuidora, en
elempleo.com, computrabajo.
Determinar el contenido de las publicaciones en donde se informe el nombre del
cargo, requisitos de experiencia, de estudios, personales, correo electrónico del
área de talento humano que recibirá las hojas de vida para seleccionarlas para
la posterior entrevista.
 15. MODELO HOJA DE VIDA PROPIA
HOJA DE VIDA

INFORMACION PERSONAL
NOMBRE COMPLETO

DOCUMENTO DE IDENTIDAD FECHA DE NACIMIENTO

DIA MES AÑO
ESTADO CIVIL

DIRECCION CIUDAD

TELEFNO
E-MAIL

INFORMACION ACADEMICA
ESTUDIOS PRIMARIA
ESTUDIOS SECUNDARIA
ESTUDIOS UNIVERSITAROS
CAPACIDADES Y CARACTERISTICAS PERSONALES

ANEXAR DIPLOMAS O CONSTANCIAS DE ESTUDIO

REFERENCIAS PERSONALES
NOMBRE DIRECCION TELEFONO

_________________________
FIRMA
 16. DISEÑO AVISO DE PUBLICACIÓN

En Recursos Humanos una vacante es aquella que se genera cuando una plaza
que se encuentra dentro de la estructura organizacional es desocupada por la
persona que la ocupaba por diferentes motivos como renuncia, despido,
promoción, etc., o bien, cuando se crea por necesidades de la empresa para dar
respuesta a la operación.
Cada una de las plazas existentes dentro de la organización cuenta con
requerimientos específicos en cuanto a escolaridad, experiencia, conocimientos,
habilidades, idiomas, perfil de la persona, funciones, entre otras y son todos
estos requerimientos los que se difunden para atraer candidatos potenciales.

NOMBRE DE LA EMPRESA

FECHA
PUESTO SOLICITANTE
CANTIDAD DE VACANTES
ESCOLARIDAD
ESPERIENCIA
CONOCIMIENTOS NECESARIOS

EDAD SEXO
MANEJA ALGUN IDIOMA
FECHA CIERRE DE CONTRATACION
SUELDO
INTERESADOS COMUNICARSE
TELEFONO
E-MAIL
 17. REVISIÓN DE HOJAS DE VIDA / POSTULACIONES INTERNAS

Selección Interna
Es un proceso de selección que busca entre los aspirantes aquellos que tienen
capacidades y conocimientos que pueden llegar a ser contratados, se facilita
este proceso por el trabajo dentro de la empresa, para ello es indispensable
revisar su hoja de vida.
Otra modalidad es Ascenso automático consiste en que un trabajador cumpla
con los requisitos de educación, experiencia y el perfil del cargo a ocupar, este
trámite será comprobado por el área de Gestión de Talento Humano,
adicionalmente es necesario que no haya tenido faltas del reglamento interno de
trabajo seis meses antes de ser cambiado de cargo.

Promociones
Para participar en este tipo de selección, el candidato debe hacer trabajado
dentro de la Distribuidora como mínimo seis meses, estos candidatos internos
debe avisar a su jefe inmediato de su interés en participar en la promoción, con
el fin de tener permiso en el momento de la disponibilidad de tiempo para realizar
todo el proceso.

Recepción y análisis de las hojas de vida

Dentro del área de gestión de talento humano se recibe y se revisa todas las
hojas de vida de los candidatos interesados en la vacante del cargo.
La solicitud debe presentarse en el área de gestión de talento humano, dentro
del plazo de la convocatoria, luego de ello el área encargada dispone de una
semana para revisar la hoja de vida y luego solicitará el examen o en su defecto
se dispondrá de un ascenso automático.

Selección Externa
Este proceso se debe convocar por escrito por fuera de la empresa, utilizando
los medios antes descritos tomando como prioridad a la Agencia Pública de
Empleo del SENA como el medio más efectivo quedando la responsabilidad en
el área de gestión de talento humano el reclutamiento y la selección del personal.
Dentro de las fuentes de reclutamiento externas se puede dar en universidades,
consultorías, contactos y/o recomendaciones, bolsas de empleo.
Entrevista Preliminar
Se hace una entrevista preliminar con el fin de confrmar los datos obtenidos en
dicha solicitud, la idea es tener contacto visual con el candidato y observarle las
conductas.
Durante su desarrollo se proporcionará al candidato, información con respecto a
la vacante, condiciones de trabajo, sueldos, etc.
Si en la requisición se piden algunos documentos como título profesional, carta
de recomendación, cédula, licencia de conducir, antecedentes disciplinarios y de
policía, etc. Ésta es la fase indicada para reconocer si el candidato cuenta con
ellos

Análisis de Hoja de vida

Se analizarán las hojas de vida clasificadas dentro de un primer filtro luego de
realizarse las entrevistas iniciales con base en las exigencias del perfil buscado.
En esta etapa se ira separando toda aquella hoja de vida que cumpla con los
requerimientos del perfil solicitado y se comparan los perfiles entre sí.
Será clasificada la hoja de vida que cumpla con un mínimo de ochenta por ciento
(80%) de los requisitos solicitados por el Área de trabajo solicitante en cuanto
a: Experiencia en el área, experiencia en el puesto, formación académica, sexo,
edad, conocimientos específicos.

Selección de Posibles Candidatos

Dentro del proceso de selección externa, la tarea inicial será hacer
una evaluación y selección de hojas de vida de los aspirantes a convertirse en
posibles candidatos a ocupar un puesto vacante en la Distribuidora LAP.

Citación a Candidatos a Entrevista

Se citará a los candidatos elegibles, notificándoles el día, hora, fecha y quién le
entrevistará, si no se pudiera concretar la entrevista, se deberá analizar si es
conveniente, una posible fecha, siempre y cuando no atrase el proceso.
Realización de la entrevista
Se realizara una entrevista a los candidatos con base en las especificaciones del
cargo. La entrevista será planificada, y tendrá una estructura que permita llevar
una secuencia general para todos los candidatos con el fin de establecer un
mismo tipo de entrevista.
Los pasos de este proceso son:
 Estudio de la hoja de vida
 Estudio de requerimientos del área solicitante

Las preguntas que se les hará a cada candidato son:

 Datos personales
 Experiencia laboral
 Educación
 Capacitaciones
 Uso del tiempo libre
 Como se conforma la familia
18. MECANISMOS DE ANÁLISIS: CUMPLE / NO CUMPLE
 19. CREACIÓN BASES DE DATOS DE CANDIDATOS

Crear una base de datos de candidatos ahorra tiempo de selección y permite

encontrar candidatos más cualificados.
Para esta estrategia se puede tener en cuenta las siguientes condiciones:
 Establecer prioridades con vacantes difíciles de cubrir
 Lo que ayudara a reducir el coste de contratación
 Duración del proceso.
 Filtra buscando los mejores. Ahorra tiempo, hay que averiguar a través
de contactos si encaja el tipo de perfil que se está buscando.
 Conseguir el apoyo de los responsables de contratación.
 Organización: Control de candidatos contactados, sus respuestas y nivel
de interés.
 Trata a los candidatos con respeto.
 Personalización del mensaje.
 Mantén tu visibilidad y accesibilidad.
 Empápate de la cultura del networking.
 Establece objetivos claros para tu equipo.
 Medir los avances.
 Reconocer los éxitos.
 20. ELECCIÓN DE INSTRUMENTOS DE MEDICIÓN, SEGÚN: ¿QUÉ SE
QUIERE MEDIR? ¿A QUIÉNES SE QUIERE EVALUAR? ¿CUÁNTOS SERÁN
EVALUADOS? ¿CÓMO SERÁN ENTREVISTADOS? ¿QUIÉNES
PARTICIPARÁN DEL PROCESO?

La elección de estos instrumentos debe ser alineada con los objetivos

estratégicos de la organización dependiendo las características psicométricas y
las no psicométricas como por ejemplo, su apariencia o su formato grupal o
individual, el tiempo requerido para aplicarlas o costo de utilización.
21. REFERENCIACIÓN: LABORAL, ACADÉMICA, PERSONAL ENFOCADA
EN SUS COMPETENCIAS

Se verifica los datos dejados en la hoja de vida con todos los soportes.
22. FORMATO DE REFERENCIACIÓN
 23. DECISIÓN DE CONTRATAR / PROMOVER A UN CARGO

Luego de haberse terminado el proceso de reclutamiento y selección

complementándolo con los resultados obtenidos en los exámenes de habilidades
y conocimientos se puede evaluar a los distintos candidatos para elegir cual es
el más adecuado.
Todos los candidatos tienen ventajas y desventajas en su persona, pero la idea
principal es tratar de escoger la persona que pueda desempeñarse mejor en el
puesto de trabajo y en la distribuidora.
 24. NOTIFICACIÓN EN CASO POSITIVO: LISTA DE DOCUMENTOS DE
VINCULACIÓN

• Solicitud de empleo
• Hoja de vida
• 2 fotos
• 2 fotocopias de la cedula de ciudadanía
• Fotocopia de la libreta militar
• Certificados de aportes y permanencia de EPS y AFP
• Fotocopia de certificado de estudios
• Certificado antecedentes disciplinarios
• Certificado judicial
• 2 referencias laborales
• 2 referencias personales (no familiares)
• Exámenes de ingreso
DOCUMENTACIÓN PARA AFILIACIÓN BENEFICIARIOS A EPS Y CAJA DE
COMPENSACIÓN FAMILIAR
CASADOS:
 Registro civil de matrimonio
 Documento de identidad del y/o la cónyuge
 Registro civil de nacimiento de los hijos
 Copia de la tarjeta de identidad de los hijos (mayores de 7 años)
 Certificado de escolaridad de los hijos (mayores de 12 años)
 Declaración extra juicio de dependencia económica, cuidado de los hijos
con respecto al trabajador
UNION LIBRE:
 Declaración extra juicio de dependencia económica, convivencia de los
hijos y convivencia mayor a dos años
 Documento de identidad del y/o la cónyuge
 Registro civil de nacimiento de los hijos
 Copia de la tarjeta de identidad de los hijos (mayores de 7 años)
 Certificado de escolaridad de los hijos (mayores de 12 años)
 Nota: El ingreso base de cotización para obtener el beneficio de la cuota
monetaria y/o subsidio familiar debe ser menor a 4 salarios mínimos
legales vigentes, incluyendo el IBC del cónyuge y/o compañero
SI EL CONYUGUE TRABAJA ANEXAR:
Certificación laboral del cónyuge del trabajador donde indique salario, fecha de
ingreso y si recibe o no subsidio por los hijos, debe ser expedida, en papel
membretado, con el sello de la empresa y con una vigencia no mayor a 30 días

PADRES MAYORES DE 60 AÑOS:

 Copia del registro civil del asociado legible
 Fotocopia de la cedula de ciudadanía de los padres
 Declaración extra juicio rendida por parte de los padres donde certifique
convivencia, dependencia económica con respecto al asociado, que no
recibe pensión, renta ni subsidio alguno
 Certificado de supervivencia no mayor a 30 días

HIJOS DISCAPACITADOS:
Certificación médica de incapacidad permanente expedida por la IPS
autorizada

HIJOS ENTRE 18 Y 25 AÑOS:

 Fotocopia de la cedula de ciudadanía
 Certificado de estudio donde certifique intensidad horaria (diurna,
instituto de educación formal aprobado por el ICFES)
 Registro civil de nacimiento
 Declaración extra juicio de dependencia económica rendida por el
trabajador asociado
 25. NOTIFICACIÓN EN CASO NEGATIVO: MODELO CARTA DE
AGRADECIMIENTO POR PARTICIPAR EN EL PROCESO

18 JULIO 2019

Señor(a)
_________________________

En nombre de Distribuidora LAP queremos agradecerle su interés y participación

en el proceso de selección adelantado en la compañía. Si bien por las
necesidades actuales de la Organización y para este proceso específico no fue
seleccionado, estamos seguros que por sus cualidades personales y laborales
podemos contar con usted en futuros procesos que representen una nueva
oportunidad en la Compañía.

De nuevo muchas gracias.

Cordialmente,

________________________________
Área de Gestión de Talento Humano
 26. GLOSARIO

Aspirante: Persona que se postula para ser incluido(a) en el proceso de

reclutamiento o promoción
Aptitud: Es la potencialidad o predisposición de la persona para desarrollar una
habilidad o un comportamiento. La aptitud es innata. La aptitud deb
idamente ejercida a través de la práctica se transforma en capacidad.
Candidato(a): Aspirante que cubre el perfil del puesto y está propuesto(a) para
la ocupación del puesto.
Capacidad: Son las habilidades y destrezas teóricas y/o prácticas que posee el
trabajador para poder desempeñar satisfactoriamente su puesto.
Competencia: Habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes.
Contrato Individual de Trabajo: Formato único que se elabora para contratar a
los trabajadores por periodos prologados o en plazas definitivas
Educación: Grado de preparación académica que requiere tener una persona
para desarrollar eficientemente las tareas de un puesto.
Experiencia: Es la adquisición de conocimientos mediante la práctica
correspondiente necesaria para ejecutar eficientemente el trabajo. La
experiencia se obtiene dentro y fuera de la institución mediante práctica
certificada en el puesto o puestos similares.