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RESUMEN ...................................................................................................................... 6
INTRODUCCIÓN ........................................................................................................... 7
CAPITULO I ............................................................................................................... 8
8. DESARROLLO DE LA PROPUESTA............................................................. 23
8.1. MECANISMOS DE RECOLECCIÓN DE DATOS .................................. 23
8.2. APLICACIÓN ......................................................................................... 24
CAPITULO III ............................................................................................................ 25
La investigación se realizó en la EMPRESA CIA. TIC JMA S.A., con el objetivo de evaluar
el Sistema de Control interno basado en la metodología COSO, que contribuya con el
cumplimiento de los objetivos y políticas trazadas de la compañía; la metodología de
investigación utilizada fue cualitativa y cuantitativa, y se llevó a cabo en cuatro fases en
donde se recolectaron datos, se realizó reconocimiento del entorno, se identificaron las
debilidades existentes, se propusieron recomendaciones y se entregaron conclusiones
a la empresa; logrando cumplir con el objetivo general y específicos de la investigación,
con la evaluación propuesta se espera contribuir a la eficiencia y eficacia de las
operaciones y así aportar a la mitigación de posibles riesgos, que puedan afectar el
continuo crecimiento y desarrollo de la organización donde se llevó la investigación.
CIA. TIC JMA S.A. es una empresa estatal Colombiana dedicada a la integración, el
outsourcing y la gerencia de proyectos en tecnologías de la información y las
comunicaciones, actualmente posee grandes movimientos y actividades, sin embargo,
la administración siente la necesidad de mejorar el control interno para alcanzar sus
objetivos, garantizando un servicio con un alto grado de calidad bajo el principio de
eficiencia y eficacia.
Esta monografía tiene el objeto de evaluar el sistema de control interno manejado por la
compañía, con el fin de optimizar la gestión de la empresa, brindando recursos para
hacer seguimiento a las operaciones y asegurando que se fortalezcan las normas,
procesos, procedimientos y políticas establecidas por la alta dirección, además se busca
disminuir los riesgos administrativos, financieros y operacionales dentro de un ambiente
de autorregulación y autocontrol.
Para el desarrollo de esta monografía se realizó una revisión y análisis de los procesos
y procedimientos de las actividades de CIA TIC JMA S.A., basando esta investigación en
el modelo COSO mediante un examen y cuestionario de diagnóstico, a través de la
realización de encuesta s a los directivos de la empresa, permitiendo un diagnóstico para
identificar la situación actual de la empresa.
CAPITULO I
1. TITULO DE LA INVESTIGACIÓN
Evaluación del Sistema de Control Interno de la empresa CIA. TIC JMA S.A.
A raíz del creciente desarrollo económico reportado en el año 2016 por la compañía
CIA. TIC JMA S.A., empresa Colombiana del sector servicios, dedicada a la integración,
el outsourcing y la gerencia de proyectos en tecnologías de la información y las
comunicaciones; dado por las actuales condiciones del mercado, en donde las
organizaciones están en búsqueda de valores agregados, que les permita generar una
mayor rentabilidad y por ende un mejor aprovechamiento de los recursos, a través de
mecanismos como las tecnologías de la información y la comunicación.
Es de notar, que la estructura de CIA. TIC JMA S.A. no se ajusta al crecimiento que
está presentando la organización, ya que ésta no cuenta con una razonable estructura
administrativa, por lo cual sus posibilidades de crecimiento están siendo limitadas, al no
establecer un adecuado sistema de control interno que defina las funciones,
procedimientos y tareas, que promuevan la eficiencia, efectividad, economía y ética al
interior de la organización; luego éste sistema, sería una herramientas indispensables
para una óptima utilización de los recursos.
Así mismo para CIA. TIC JMA S.A., es importante evaluar el cumplimiento de los
objetivos institucionales y sus resultados. Consecuentemente no se ejerce el control
necesario en los diferentes procesos operativos como son, la evaluación o control previo,
el monitoreo y seguimiento de los procesos de gerenciamiento de los proyectos y de
evaluación de resultados e impacto; esto se produce principalmente porque no se ha
establecido un proceso estándar, y así asegurar el control de la gestión de los proyectos,
razón por la cual se hace pertinente y oportuno esta investigación, a fin de que la entidad
cumpla con sus objetivos misionales en el desarrollo de las actividades para la prestación
de los servicios.
Se evidencia en la compañía CIA. TIC JMA S.A., la ausencia de una Evaluación que
explique y detalle aquellos procedimientos administrativos y de cumplimiento que cada
autoridad y empleado requieren para un mejor control y desempeño de sus funciones;
para así tener el logro de las metas y objetivos establecidos por la compañía, así como
la eficiencia y eficacia en las operaciones y la mitigación de posibles riesgos, que puedan
afectar el continuo crecimiento y desarrollo de la organización; por lo anterior y teniendo
en cuenta la situación actual de la compañía, se plantea: ¿Cuáles son las necesidades
que a nivel de control interno manifiesta la empresa CIA. TIC JMA S.A.?
3. OBJETIVOS
Evaluar el Sistema de Control Interno de la empresa CIA. TIC JMA S.A., el cual le
permita reducir las probabilidades de ocurrencia o impacto de los poténciales riesgos a
los que la compañía está expuesta, con el fin de formular herramientas útiles para la
toma de decisiones y contribuir al mejoramiento continuo de la actual gestión, en todas
las áreas de la organización.
Describir los modelos actuales mediante los cuales las entidades realizan control
sobre sus procesos.
Diagnosticar el estado actual de las necesidades que tiene CIA. TIC JMA S.A. con
relación al manejo de sus procesos.
Evaluar el sistema de control interno, mediante el cual CIA. TIC JMA S.A pueda
mejorar y satisfacer las necesidades que tiene con relación a sus procesos.
4. JUSTIFICACIÓN
Esta monografía proporcionará a la compañía CIA. TIC JMA S.A., una herramienta útil
para la toma de decisiones, mediante la creación de una cultura de constante control y
supervisión de los procesos al interior de la organización, permitiendo encaminarlos a la
consecución de los objetivos trazados a corto, mediano y largo plazo por medio del
modelo COSO.
Así mismo, este instrumento reflejará los resultados de los métodos de investigación
aplicados a la realidad de la entidad y por ello evidenciará también resultados internos y
externos permitiendo un modelo de control Interno para mantener la continuidad de los
procesos, como base para prestar con efectividad los servicios de CIA TIC JMA S.A.
Para tal efecto la investigación contribuirá con la evaluación del modelo de Control
Interno COSO, permitiendo un adecuado funcionamiento para garantizar la validez de
los resultados.
5. ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN
Con el fin de validar el trabajo que se está realizando, se procede a estudiar las
siguientes investigaciones realizadas por otros investigadores. Lo anterior, con el fin de
poder determinar los aportes que ellos pueden realizar al desarrollo del presente trabajo.
A partir de ello, (QUIJANO MAYA, 2005), se interesó por un trabajo relacionado con
el tema “Sistemas de Gestión de Calidad”, a partir de esta temática, el autor identifico un
problema relacionado con la necesidad de las empresas de desarrollar un sistema que
ayude a garantizar la calidad, el orden y los estándares de su trabajo, así como el
cumplimiento y control de los procedimientos internos; la identificación del mismo
conllevo al investigador a desarrollar una propuesta de desarrollo del sistema de gestión
de calidad según la norma NTC ISO 9001 V:2000, con el fin de solucionar dicho
problema. Esta propuesta fue implementada a través del “modelo del proceso de
administración de calidad”, tomado como guía para el levantamiento de la información;
así mismo, a través de un análisis de la organización basado en las 5 fuerzas de Porter;
y desarrollando un diagnóstico de calidad basado en los requerimientos de la ISO 9001
V:2000. A partir de la anterior implementación, se obtuvo el siguiente resultado: El
beneficio logrado para la organización por este proyecto, no solo es económico sino
también de generación de confianza ante el cliente al certificar la calidad de los procesos
realizados por la entidad.
Esta guía, aporta al trabajo que se está realizando en la medida en que establece
modelos de valoración de riesgos que permiten generar un diagnóstico en la CIA. TIC
JMA S.A., con el fin de establecer una evaluación que permita identificar y evaluar los
potenciales riesgos de la entidad, estableciendo de esta forma una herramienta efectiva
de control.
En este capítulo se deja constancia de los fundamentos teóricos que se basa y justifica
la presente monografía; la misma que fue tomada de libros, artículos de revista, guía de
procedimientos, manuales, páginas web; considerando aspectos administrativos,
contables, financieros y de control, que sustentan la evaluación del sistema de control
interno de CIA. TIC JMA S.A.
Para esta investigación se tomará como referencia los aspectos del informe COSO I
y COSO II. Igualmente implica iniciar con los conceptos del control interno y demás
componentes relacionados con el tema de la monografía.
Según el modelo COSO define como Control Interno: “Como un proceso que ejecuta
la administración con el fin de evaluar las operaciones especificas con seguridad
razonable en tres principales categorías: Efectividad y eficiencia operacional,
confiabilidad de la información financiera y cumplimiento de políticas, leyes y normas”1
Los que se busca con este informe es tener una seguridad razonable y siempre va a
existir el limitante del costo, es decir, todo lo que se invierte para el control en una
empresa, pero este siempre debe estar en concordancia con el beneficio que es para la
1
Ladino, Enrique CONTROL INTERNO: INFORME COSO, el Cid editor, Enero 2009
compañía y los riesgos que se pueden minimizar para evitar los fraudes y errores que
pueden perjudicar financieramente a la empresa.
6.3 AUDITORÍA
A finales del siglo XX, y principios del XXI, los sistemas administrativos y contables
se han constituido en las herramientas más poderosas para materializar uno de los
conceptos más vitales y necesarios para cualquier organización empresarial, como
son los sistemas de información de la empresa, que representan el elemento
fundamental para iniciar un proceso de Auditoría. Por otra parte, el término de
Auditoría se ha empleado incorrectamente con frecuencia ya que se ha considerado
como una evaluación cuyo único fin es detectar errores y señalar fallas. A causa de
esto, se ha tomado la frase "Tiene Auditoría" como sinónimo de que, en dicha entidad,
antes de realizarse la Auditoría, ya se habían detectado fallas.
7. MARCO METODOLÓGICO
Con el objetivo de evaluar el Sistema de Control Interno para la compañía CIA. TIC
JMA S.A., que contribuya a la mitigación de riesgos y el mejoramiento de los procesos
operativos y de gestión de la organización; se desarrollará un análisis de la compañía
tomando como base los 5 componentes del informe COSO:
- Ambiente de Control.
- Evaluación de Riesgos.
- Actividades de Control
- Información y comunicación.
- Monitoreo.
Una vez establecido dichos controles, la Evaluación del sistema de control interno
para CIA. TIC JMA S.A., se desarrollará en base a las herramientas de estudio del
entorno como lo son:
8. DESARROLLO DE LA PROPUESTA
Esta investigación se basó en unas encuestas tipo test o examen en la cual fueron
preguntas cerradas (Ver anexo 1 y 2), relacionadas con los diferentes agentes de control,
tomando como base el informe COSO, dirigida a las vicepresidencias de la compañía
como lo fueron a cinco individuos: comercial, administrativa y financiera, secretaria
general, operaciones y al gerente general; en donde los entrevistados solo pueden elegir
una respuesta de una serie de preguntas. La finalidad de evaluar el control interno desde
estas instancias, es validar los resultados que se obtengan con el diagnostico, pues se
debe tener en cuenta que la percepción e intenciones acerca del control interno que tiene
el Gerente de la empresa puede variar con la de los directivos.
1. Ambiente de control
2. Evaluación de riesgos,
3. Información y comunicación
4. Actividades de control
5. Monitoreo.
8.2 APLICACIÓN
Para evaluar los componentes del sistema de control interno, según el modelo COSO,
se aplica unas encuestas las cuales se titulan “diagnostico principal” (ver anexo1) y
“examen COSO” (ver anexo 2), de las cuales se obtiene los siguientes resultados:
Información y comunicación. Para este nivel se realizan 3 preguntas (ver anexo 2),
las cuales son promediadas por cada factor evaluado (información y comunicación)
a fin de obtener el promedio total para este ítem.
Actividades de control. Para evaluar este elemento, se realizan 3 preguntas, las
cuales se promedian entre los tres encuestados y la sumatoria de las mismas (ver
anexo 2), a fin de obtener la calificación promedio para este aspecto.
GRADO DE AVANCE
EXAMEN COSO
% % CALIFICACIÓN
81 100 ADECUADO
60 80 MODERADO
MENOR 60 BAJO
Dentro del Examen realizado a CIA. TIC JMA S.A., se evidencia una baja efectividad
del control interno a raíz del reciente nombramiento del departamento de control interno
(ver aspectos a mejorar en el informe, anexo 4), sin embargo pese a que no se cuenta
con un comité de auditoría o una auditoria interna propiamente, se están realizando
actividades de control que contribuyen a la efectividad de los procesos; es de resaltar
que todas las cosas que se realicen dentro de la compañía deben ser socializadas a los
clientes internos, de esta forma, todos los funcionarios deben tener el conocimiento
básico de lo que acontece al interior de la misma.
En la tabla 2 se relaciona el resultado del cuestionario sobre el diagnóstico de los
Principios del Sistema Coso, esta se evalúa con la ponderación del cuadro de la
figura 1.
CIA. TIC JMA S.A., presenta un adecuado y efectivo manejo del control interno en un
88%, en aspectos tales como las actividades y ambiente de control, información y
comunicación, y monitoreo; sin embargo, debe fortalecer los controles de valoración de
riesgo.
Diseño de un código de Ética: Tomando como base, que una de las carencias de
la empresa con referencia al control interno, es la falta de un código de ética, y la
divulgación de su contenido, se propone el diseño del mismo bajo los siguientes
parámetros: Para lograr realizar con éxito un Código de Ética Empresarial, la
comunicación en la empresa debe ser mutua, es decir, los accionistas, gerente y
vicepresidentes se esfuerzan para asegurar que los empleados y agentes
entiendan sus estándares, procedimientos y expectativas, para lo cual se deben
tener en cuenta los siguientes aspectos:
Una vez seguidos estos pasos, es posible diseñar un código de ética que se adapte
a las necesidades de la empresa.
Actualización del manual de funciones y responsabilidades: Una de las
debilidades detectadas fue la desactualización de manuales de funciones de los
empleados. Estos se diseñan a partir dl interactuar con el empleado para
establecer las funciones que ejerce, y observar sus actividades.
Probabilidad: la posibilidad de ocurrencia del riesgo; esta puede ser medida con
criterios de frecuencia o teniendo en cuenta la presencia de factores internos y
externos que pueden propiciar el riesgo, aunque éste no se haya presentado nunca.
Impacto: consecuencias que puede ocasionar a la organización la materialización del
riesgo. A continuación se presentan algunos ejemplos de las escalas que pueden
implementarse para analizar los riesgos.
De esta manera se tendrá un soporte ético que debe ser cumplido tanto por los
empleados como por los socios de la misma. Es necesario establecer comunicación clara
tanto verbal como escrita con los empleados de la empresa, pues la gerencia asume la
existencia de mecanismos de control, que los empleados expresan no conocer, por lo
que es necesario informar y dejar evidencia de los mismos.
Iniciar con las auditorias de Control Interno basadas en la Gerencia Estratégica, para
detectar las fortalezas y debilidades oportunidades y amenazas, de modo que permitan
reformar los objetivos y metas, así como las estrategias necesarias para potenciar y
aprovechar las fortalezas y oportunidades, eliminar y enfrentar las debilidades y
amenazas, respectivamente.
Bibliografía