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APRENDIZAJE 6

CONSERVACIÓN Y DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS

INDICE
1- Introducción………………………………………………………………………………...4

2- Diagrama de flujo…………………………………………………………………………..5

3- Listado de recomendaciones para conservación de los documentos……………………….6

4- Ley, decreto, resolución y explicación de cada una………………………………………..8

5- Política para la disposición final de documentos………………………………………….12

6. MICROFILMACIÓN DE DOCUMENTOS. …………………………………………….14

6.1 Procedimiento para la microfilmación……………………………………………………14

6.2 Preparación de los documentos…………………………………………………………..14

6.3. Indización de rollos de película…………………………………………………………..15

6.4- EQUIPOS DE MICROFILMACIÓN………………………………………………….. 16

6.5 Rotativas………………………………………………………………………………….16

6.6 Planetarias……………………………………………………………………………….. 17

6.7 Procesado………………………………………………………………………………. 18

6.8 Microfilmadoras Paso a Paso …………………………………………………………….18

6.9 Cámaras Com……………………………………………………………………………..19

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7. Bibliografía………………………………………………………………………………...21
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1- INTRODUCCION

El proceso de optimización de archivos físicos y electrónicos de una empresa le ayuda a

ahorrar tiempo y costos, es por ello que la importancia de la gestión documental es tan notoria

en diversos espacios. De igual manera, se conserva de manera óptima y relevante los archivos

para que se mantengan intactos con el tiempo.

De esta manera, los objetivos se logran convertir en ventajas para las empresas, ya que

posibilitan el avance en cuestiones de calidad, pues:

 Se evita la pérdida de información de vital importancia.

 Se ahorra tiempo en la búsqueda, organización y revisión de documentos.

 Permite control de accesos.

 Establece un ciclo de vida de la documentación.

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2- DIAGRAMA DE FLUJO

PROCEDIMIENTO: MANEJO,
CONTROL Y CONSERVACIÓN DE
LOS DOCUMENTOS QUE
CONFORMAN LAS HOJAS DE VIDA

RECEPCION DE LA
HOJA DE VIDA

Analizar, REGISTRO EN EL APLICATIVO

evaluar y organizar DE GESTION DOCUMENTAL
el contenido y se
ordena apertura de
carpeta.

DIGITALIZACIÓN DE LA Se realiza apertura

HOJA DE VIDA de carpeta y se
guarda en PDF

Se recibe la carpeta y se
ubica en los estándares
existentes.
Se digitaliza en la
base de datos y se
procede con el archivo
físico de la hoja de vida

Esperar el tiempo
estipulado de un mínimo de 3
si años no

Al cumplir 5 años de
Debe
digitalizados en el sistema se
Se Microfilma permanecer
procede a eliminar de la base de
en el archivo
datos
de gestión

FIN
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3- Recomendaciones que se debe tener en cuenta en la organización del cuarto en el

cual se tienen conservados los documentos.

 El terreno en donde está ubicado el edificio no debe tener riesgos de humedad

subterránea o problemas de inundación y debe ofrecer estabilidad.

 Debe estar situado lejos de industrias contaminantes o posible peligro por

atentados u objetos bélicos.

 Prever el espacio suficiente para albergar la documentación acumulada y su

natural incremento.

 En cuanto a la estructura, si se utiliza estantería de 2.20 mts de alto, la resistencia

de las placas y pisos deberá estar dimensionada para soportar una carga mínima

de 1200 k/m2, cifra que se deberá incrementar si se va a emplear estantería

compacta o de mayor tamaño señalado.

 Los pisos, muros, techos y puertas deben estar construidos con material ignífugos

(que protege contra el fuego) de alta resistencia mecánica y desgaste mínimo a la

abrasión.

 Los depósitos se dimensionarán teniendo en cuenta: La manipulación, transporte

y seguridad de la documentación.

 Las áreas destinadas para la custodia de la documentación deben contar con

elementos de control y aislamiento que garanticen la seguridad de los acervos.

 Las zonas de trabajo archivístico, consulta y prestación de servicios estarán fuera

de las de almacenamiento tanto por razones de seguridad como de regulación y

mantenimiento de las condiciones ambientales en las áreas de depósito.

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 El almacenamiento de la documentación deberá establecerse a partir de las

características técnicas de los soportes documentales, considerando los siguientes

aspectos:

 Los estantes deben estar construidos en láminas metálicas sólidas, resistentes y

estables con tratamiento anticorrosivo y recubrimiento horneado químicamente

estable.

 Deberá tener una altura de 2.20 mts y cada bandeja soportar un peso de 100 kg/

mt lineal.

 Si se disponen módulos compuestos por dos cuerpos de estanterías, se debe

utilizar los parales y tapas laterales para proporcionar mayor estabilidad. Los

estantes se deberán anclar con sistemas de fijación al piso.

 La estantería deberá tener un sistema de identificación visual de la documentación

acorde con la signatura topográfica.

 De acuerdo al material del documento se debe tener en cuenta los grados de la

temperatura y el porcentaje de humedad relativa.

 El caudal de ventilación debe garantizar la renovación continua y permanente del

aire de una a dos veces por hora.

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4. Consultar y recopilar la legislación aplicable en la conservación y disposición final de

documentos y presentarlo en una tabla de dos columnas en la cual se muestre por un lado la

ley, decreto, resolución y/o de acuerdo y en la otra la explicación correspondiente.

Ley / Decreto En que Consiste

Ley 47 de 1920 Consiste en la Protección del

patrimonio documental y artístico

Ley 39 de 1981. Artículos 1,2, 3 y 4. Las entidades bajo cuya custodia reposen

archivos de los cuales deban dar fe, están

obligadas a conservar por su cuenta copias

de ellos mediante el empleo de

procedimiento de microfilmación o de

cualquiera otro técnicamente adecuado y

aceptado por el Gobierno Nacional.

Ley 80 de 1993.Artículo 39 Las entidades estatales establecerán las

medidas que demanden la preservación,

inmutabilidad y seguridad de los originales

de los contratos estatales

Ley 47 de 1920 Protección del patrimonio documental y

artístico

Decreto 2527 de 1950 Este decreto autoriza el procedimiento

de microfilm en los archivos y se concede

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valor probatorio a las copias fotostáticas de

los documentos microfilmados

Decreto 3354 de 1954 Podrán microfilmarse los documentos y

expedientes que han sido sometidos al

trámite normal, por su importancia

merezcan un especial cuidado en la

conservación y autenticidad; pero no

podrán ser destruidos sus originales hasta

cuando haya transcurrido el tiempo que la

prudencia y la costumbre aconsejen en

cada caso, de acuerdo con su naturaleza.

Decreto 2620 de 1993 nos habla del uso de medios

tecnológicos para conservación de archivos

Artículo 134 Conservación y destrucción de libros

Decreto 998 de 1997 Transferencias documentales

secundarias

Decreto 1145 de 2004 Guarda y custodia hojas de vida

Acuerdo AGN 007 de 1994 Reglamento General de Archivos.

Artículo 18. Crea el Comité Evaluador de

Documentos, determina su integración y le

fija la función principal de estudiar los

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asuntos relativos al valor secundario de los

documentos

Artículo 23 Valoración documental. Ordena a las

entidades oficiales elaborar la tabla de

retención documental a partir de su

valoración

Artículo 25 Eliminación de documentos: que se

entiende como la destrucción de los

documentos que hayan perdido su valor

administrativo, legal o fiscal y que no

tengan valor histórico

Acuerdo AGN 08 de 1995 Transferencias documentales

secundarias

Circular AGN 03 de 2001 Transferencias documentales

secundarias

Circular AGN 01 de 2004 Inventario de documentos a eliminar

NTC 3723 Micrografía. Microfilmación de

documentos sobre películas de tipo gelatina

sales de plata de 16 mm y 35 mm. Técnica

de operación.
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NTC 4080 Micrografía. Símbolos gráficos para su

uso en microfilme con su significado,

aplicación y localización. Clasificación de

Microfilmes.

NTC 5174 Norma sobre procesado y

almacenamiento de microfilmes tipo

gelatina y plata

NTC 5238 Micrografía: microfilmación de series:

Procedimientos de operación

NTC 5421 Microfilmación. Microformas de

gelatina y plata de primera generación.

Especificaciones de densidad y método de

medida.

NTC 5768 Micrografía. Películas de duplicación en

plata y diazo. Densidad visual.

Especificaciones y medición.

NTC 5912 Micrografía. Tabla de prueba de

resolución. Descripción y uso.

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5- Establecer una política para la disposición final de documentos (con base en la

solicitud hecha por la superintendencia).

POLÍTICA:

CREACIONES AMELIE

En cumplimiento de su plataforma estratégica y consiente de la vital importancia de los

documentos técnicos que se generan físicos y electrónicos que son evidencia de su gestión y

respaldo de transparencia, se compromete a dar cumplimiento a la normatividad vigente y

adoptar las mejores prácticas, metodologías y estándares para la gestión de la documentación. La

institución implementará los Instrumentos archivísticos para la gestión documental y las

metodologías para la generación, recepción, distribución, trámite, organización, consulta,

conservación y disposición final de los documentos dentro de la entidad; siendo estas las

actividades que comprenden los procesos de Planeación, Producción, Gestión y Trámite,

Organización, Transferencia, Disposición de documentos, Preservación a largo plazo y

Valoración, para garantizar la integridad, disponibilidad y confidencialidad de la información. Y

las diferentes políticas relacionadas con la seguridad y confidencialidad de la información, para

su protección, acceso y difusión, fundamentando los principios orientadores de eficiencia,

eficacia, economía, transparencia, medio ambiente, cultura archivística, interoperabilidad,

neutralidad tecnológica con orientación a la atención al ciudadano.

Esta política institucional, se articula con la Política de Gestión Documental del Modelo

Integrado de Planeación y Gestión, en cumplimiento al decreto 1499 de 2017.

http://www.sic.gov.co/sites/default/files/documentos/Politica_Gestion_Documental_SIC_201

6.pdf
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DECLARACIÓN DE POLÍTICA:

La Superintendencia de Industria y Comercio declara como Política Institucional de Gestión

Documental su compromiso de implementar las mejores prácticas para la correcta gestión de sus

documentos e información como elemento fundamental para avanzar hacia el cumplimiento de

su visión institucional de controlar y apoyar la actividad empresarial así como de defender los

derechos del consumidor colombiano y de la protección de datos personales; para ello reconoce

la importancia de los documentos que produce en el cumplimiento de su misión y los identifica

como evidencia fundamental de los procesos institucionales e insumo para la toma de decisiones

basadas en antecedentes, por lo tanto garantizará en todo momento la integridad, autenticidad,

veracidad y fidelidad de la información bajo parámetros técnicos de organización, seguridad,

trámite, gestión, conservación y disposición, incorporando nuevas tecnologías de información y

la comunicación que permitan satisfacer de manera más eficiente las necesidades informativas de

los funcionarios, entes judiciales y de control y de la comunidad en general. La entidad reconoce

que sus documentos constituyen una fuente histórica de información y hacen parte del

patrimonio cultural del País, por lo tanto, transferirá al Archivo General de la Nación los

documentos que de conformidad con el proceso de valoración adquieran trascendencia histórica.

La Política de Gestión Documental se ejecutará bajo el liderazgo del despacho del

Superintendente, la Secretaría General y la Dirección Administrativa en el marco de sus niveles

de competencias. La Superintendencia de Industria y Comercio declara que todos sus

funcionarios son responsables, en armonía con la asignación de responsabilidades que hacen las

Leyes 594 de 2000 y 734 de 2002, de ejecutar esta política en el desarrollo de sus actividades y

se compromete a incorporar y mantener actualizado dentro de su plan general de capacitación un

programa específico de gestión documental a través de la Dirección de Talento Humano, a

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realizar la planeación de su gestión documental y la incorporación de nuevas tecnologías de la

información y la comunicación.

6. Microfilmación de Documentos.

La microfilmación como técnica de reproducción de documentos se viene usando en

Colombia desde 1950, fecha en la cual se autorizó su uso mediante el Decreto Ley 2527/1950.

La microfilmación es una técnica de archivamiento de documentos basado fundamentalmente

en el cambio de soporte de los documentos de papel, en otro de un material sintético muy

resistente y durable. Técnica que permite registrar fotográficamente documentos como pequeñas

imágenes en película de alta resolución.

6.1 Procedimiento para la microfilmación

6.2- Preparación de los documentos

Las hojas, páginas, folder, folios y otras unidades de archivo mal colocadas, deben ser

colocadas en el orden correcto y los documentos que no pertenezcan a los mismos deben ser

removidos.

Todas las imperfecciones tales como las mutilaciones, rasgaduras, manchas y omisiones que

afecten la legalidad del documento deben ser reparadas en lo posible sin afectar la originalidad

de este si se microfilman en cámaras rotativas los documentos deben ser separados con citas

transparentes de color mate. Las imperfecciones que no afecten ningún texto o ilustraciones

pueden ser ignoradas.

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Si las páginas, documentos y otras unidades faltantes no pueden ser localizados, se debe

microfilmar una tarjeta con el título ´´página faltante´´ o ´´documento faltante´´.

Deben ser removidos todos los ganchos, clips y otros elementos extraños, ya que tales

elementos se atoran, rayan y pueden dañar la microfilmadora.

6.3.- Indización de rollos de película

Las películas de microfilm deben ser dispuestas, identificadas e indizadas de modo de que los

documentos ya sean de forma individual o en serie sea localizado facilmente.Este proceso

requiere de trabajos previos en los que encontramos la filiación de manera consecutiva en cada

momento. Las fechas extremas serán determinadas por el propio rollo, también se pueden

emplear otros sistemas que resultan muy útiles al momento de microfilmar tales como:

 NUMEROS SECUENCIALES:

Se enumeran de manera consecutiva las imágenes, estos números son microfilmados en cada

toma, se pueden preparar antes, durante o después de la microfilmación.

 TARJETA FLASH:

Se utilizan tarjetas de tamaño y apariencia contraria a los documentos microfilmadas de 5 a 8

veces de manera consecutiva a fin de crear una apariencia ópticamente diferente.

 ODOMETROS:

Indican la distancia aproximada desde el comienzo de la película hasta un documento

específico.
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 POR MACA DEL DOCUMENTO:

Es una señal óptica o blip que se microfilma en un lugar adyacente a cada toma del

documento, esta marca es contada por un aparato fotoeléctrico en el lector.

 POR CODIGO DE BARRAS O BINARIO:

Amplia a infinitas las posibilidades de generar índices y su lectura u operación es manejada a

través de señales ópticas.

 POR TITULO DE GUIA:

Utiliza una tarjeta de apariencia diferente a los demás documentos, donde se describe un tema

especial o cambios dentro del lote de documentos a microfilmar.

 ARCHIVOS UNITARIOS:

También conocidos como tarjetas de abertura, jackets, y microfichas pueden ser organizados

después de microfilmar en forma de fichero.

6.4- EQUIPOS DE MICROFILMACIÓN.

6.5 Rotativas

Equipos diseñados para microfilmar documentación de formatos carta y oficio a gran

velocidad, (hasta 120 hojas por minuto), mediante un sistema automático de alimentación de

papeles. Se requiere que la documentación se encuentre en buen estado de conservación y

adicionalmente suelta, sin material metálico, adhesivos, ni pliegues. Este tipo de equipos se han

dejado de producir por las empresas estadounidenses, europeas y asiáticas; las rotativas más
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recientes que se vendieron en Colombia fueron de 2005, de esa fecha hasta hoy no es posible

encontrar este tipo de equipo nuevo.

6.6 PLANETARIAS

Cámaras usadas para la microfilmación de documentos que se encontraban en mal estado de

conservación, manuscritos, grandes formatos y en general documentación empastada (siempre y

cuando el libro abriera lo suficiente para permitir la total reproducción de la información).

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6.7 PROCESADO

Son los equipos que permiten revelar la imagen de los rollos. Una vez estos son microfilmados

con la cámara de microfilmación utilizan químicos reveladores y fijadores para su

funcionamiento, además de agua a 100°F, para el correcto lavado de las películas. En razón a que

la microfilmación digital requiere el concurso de este tipo de equipos, aún es posible adquirir

procesadoras nuevas en Colombia y en el mundo; no obstante, no hay mucha demanda porque

las empresas contratistas ya cuentan con equipos y las entidades estatales suelen tercerizar este

servicio.

6.8 MICROFILMADORAS PASO A PASO

La microfilmadora paso a paso es un tipo de microfilmadora planetaria que utiliza película de

microfilm de 105 mm. En forma de rollo u hoja. Se utiliza para producir microfichas. (La
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microficha es una hoja de microfilm que contiene varias imágenes posicionadas en una

cuadrícula). La microfilmadora expone un fotograma (pequeña parte) del microfilm de 105mm.

por cada imagen.

6.9 CAMARAS COM.

Microfilmadora de salida de Computadora: Estas microfilmadoras pasan directamente a

microfilm datos contenidos en una cinta magnética de computadora, de esta forma no es

necesario imprimir estos datos; el papel no se utiliza para nada. (el microfilm es generalmente un

rollo de 16 mm. o 105 mm. Puede ser cortado para convertirlo en microficha). Las

microfilmadoras de salida de computadoras COM solucionan muchos problemas causados por la

gran cantidad de datos producidos por una computadora al eliminar la etapa intermedia de

impresión filmación.
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BIBLIOGRAFIA

 (Núñez, 2016)

http://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/Estructura_Web/5_Consulte/Recur

sos/Publicacionees/MicrofilmacionUsoActualYFuturo.pdf

 (SALAZAR)

https://sites.google.com/site/cadlfrm/isposicion-final-de-los-documentos