MODELO DE CONTROL INTERNO COSO III PYMES

INTEGRANTES

Andrea Carolina López Riveros

Gladys Yamile Peñaloza Ortega
Kelly Mayerly Montañez Rojas
Leonardo Ilich García Valle
Yennifer Lorena Cruz Cardona

Tutor: Alexander Sellamén Garzón

Gestión, administración de riesgos y modelos de control interno

Fundación Universitaria del Área Andina

Especialización Revisoría Fiscal y Auditoria Forense

Octubre, 2019
 TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN……………………………………………………………………………...3
AMBIENTE DE CONTROL INTERO……………………………………………………….4
ADMINISTRACION DE
RIESGOS………………………………………………...………..Error! Bookmark not defined.
ACTIVIDADES DE CONTROL……………………................................................................8
INFORMACION Y
COMUNICACIÓN…………………………………………………………………………….9
SUPERVISION……………………………………………………………………………......10
CONCLUSIONES…………………………………………………………………………….10
BIBLIOGRAFÍA………………………………………………………………………………11
 I. INTRODUCCIÓN

En el presente trabajo sobre el sistema de control interno abordaremos los aspectos más

importantes del Comité de Organizaciones Patrocinadoras de la Comisión Treadway (COSO).

Este modelo de control interno ha dado realce a las empresas del sector privado como público,

permitiendo aplicarlo para proporcionar seguridad y precaución en sus objetivos.

Al emplear los cinco (5) componentes del modelo COSO en las empresas en su desarrollo y

operaciones se establecerán procedimientos de detección de incompetencia de sistemas

tecnológicos, fallas humanas, malas decisiones y fraudes. También se hace necesario un proceso

estructurado de objetivos e identificar los riesgos y evaluarlos, junto con las actividades de

control y procedimientos que ayuden a asegurar que las respuestas al riesgo se realizan

adecuadamente, todo esto a su vez permite evaluar la calidad de desempeño, la satisfacción del

cliente, reportes externos, estados financieros, distribución de utilidades y cumplimiento de leyes.

El fraude cada vez aumenta en los países a nivel mundial y en especial en los

desarrollados, en Colombia contamos con altos índices en la detección de fraudes razón por la

cual la aplicación de control interno COSO se hace cada vez más fuerte en las empresas para

mitigar la disuasión y mejorar el desempeño organizacional. Las oportunidades para cometer

fraude son cada vez más propicias y estas logran la desatención del control interno. Se debe

trabajar de manera inteligente en las empresas para logar triunfar en los negocios y estrategias de

supervivencia ante las amenazas de la competencia y el fracaso, a medida que pasa el tiempo las
empresas con falta de direccionamiento eficaz y control interno están sometidas al fraude y

tropezaderos legales, sin embargo con la implementación del sistema COSO todas tienen alta

probabilidad de mantenerse a flote y competir con altos estándares de calidad en el manejo de los

recursos financiero y de gestión, brindando transparencia empresarial.

SISTEMAS DE CONTROL INTERNO: Aplicar el sistema de control interno COSO III.

1. PRIMER COMPONENTE: “AMBIENTE INTERNO DE CONTROL”.

A. Integridad y valores éticos

Primer factor: Sacar del negocio mucho dinero para gastos personales: Las normas

tributarias hablan sobre el principio de causalidad y su implicancia en el sustento de los gastos en

el impuesto a la renta, Como señala GARCÍA MULLÍN, “En forma genérica, se puede afirmar

que todas las deducciones están en principio regidas por el principio de causalidad, o sea que

sólo son admisibles aquellas que guarden una relación causal directa con la generación de la

renta o con el mantenimiento de la fuente en condiciones de productividad.”1, no obstante de lo

tributario, la ética del Socio, y/o Gerente bien sea el caso, debe tener ética frente a la utilización

de los recursos que son de una entidad y no corresponden a nombre propio, ya que el uso de un

mínimo o máximo recurso, poco a poco va a llevar a una entidad no solo a problemas tributarios

por posiblemente tomar como deducibles gastos que no tenían relación con la operación

productora de renta, llevando así a la entidad a pagar sanciones por corrección, sino que también

llevara a una insolvencia, ya que lo que se buscó fue saldar gastos personales, es decir tomar

dinero y recursos de una persona jurídica, que solo deben ser invertidos en ella misma,
evidenciando así una falta de cultura de supervisión sobre los gastos, por parte de un ente

superior como Gerente, auditor y/o Revisor Fiscal.

B. Autoridad y responsabilidad

Segundo factor: Excesiva centralización en la toma de decisiones: Cuando un

propietario socio de una compañía no tiene la capacidad de delegar funciones o procedimientos

dentro de la misma organización, lo único que va a pasar es que la actividad económica que

desarrolla se retrase, haciendo que todo se vuelva más engorroso y que cause un retroceso en el

desarrollo de las actividades.

C. Estructura organizacional

Tercer factor: Graves falencias a la hora de resolver problemas y tomar decisiones:

Debido a las estructuras tradicionales de los empresarios y la confianza en sí mismos, se ha

evidenciado la falta de un control interno al momento de presentarse un problema, se aconseja

hacer un seguimiento una vez se detecte y evaluar periódicamente hasta que este sea subsanado y

se tomen las decisiones requeridas en el momento necesario y oportuno para permitir el buen

desarrollo de la actividad económica de la empresa.

D. Políticas de personal

Cuarto factor: Falencias en política de personal: Si bien es cierto que las entidades

deben medir a través de evaluaciones de desempeño el rendimiento de los trabajadores, estos

resultados no siempre son tenidas en cuenta para evaluar las políticas y falencias desde la

administración, como es el bajo porcentaje de capacitación al personal, dirección de trabajos

improvisados y espacios de trabajo con tiempos reducidos en las entregas sin recibir

retroalimentación, lo que conlleva en un alto porcentaje a que el personal tenga un bajo

rendimiento, y concluya en renuncias de personal, lo cual es una mala práctica toda vez que las

empresas siempre tendrán personal para contratar, pero bajo un costo que no miden, de selección,

capacitación y hasta perdidas de clientes por molestias en la rotación, dependiendo su razón

social.

E. Clima de confianza en el trabajo y responsabilidad

Quinto factor: Falta de capacitación del empresario y directivo: Sin una formación

adecuada del empresario y directivos de la compañía, las empresas pueden perder clientes y hasta

empleados. Esto puede ocurrir por diversas razones, incluyendo la incapacidad para completar

tareas y asignaciones de forma adecuada y fallando en el cumplimiento de las normas y

directrices de la empresa.

Si los directivos no están capacitados o si no reciben una formación adecuada, suelen

ocurrir malas relaciones con los clientes.

Sin capacitación de los empresarios, la satisfacción del cliente a menudo disminuye, también

conduciendo a una reducción en la ganancia del negocio. Para evitar esto, se recomienda que la

empresa haga un contrato de capacitación tanto para el empresario y toda la compañía en general.

2. SEGUNDO COMPONENTE: “ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS”

Primer factor: Sacar del negocio mucho dinero para gastos personales:

El nivel de afectación a la empresa es incurrir en gastos que no son de la operación por lo tanto

afecta la utilidad de la entidad, ya que genera salidas de dinero por temas ajenos a la operación, lo

que conlleva a un mal manejo y falta de control en los egresos y pagos sin su debida justificación,
que deben ser identificados desde el momento de la causación del gasto, como en el desembolso

dinero y sus respectivos soportes, el cual debe ser evaluado por la Gerencia administrativa y

financiera, dependiendo la segregación de funciones.

Segundo factor: Excesiva centralización en la toma de decisiones:

Para minimizar los riesgos es importante que la dirección o jefes de las compañías

deleguen funciones a personal capacitado idóneo para desarrollar las funciones de cada cargo.

Esto es muy bueno para el óptimo desarrollo de las actividades de la compañía por ejemplo se

puede supervisar el trabajo, para que todo se desarrolle conforme a lo planificado, organizar los

procesos productivos de la compañía y dirigir, motivar y crear un buen clima laboral.

Delegar funciones trae ventajas como por ejemplo: Desarrolla la capacidad de los

trabajadores para tomar decisiones y asumir responsabilidades, aumenta la participación en la

empresa y Permite al directivo centrarse en las decisiones más importantes.

Tercer factor: Mala ubicación.

En ocasiones en el anhelo de emprender un negocio se omiten factores importantes como

la ubicación del mismo, conllevando a una afectación considerablemente peligrosa, debido a la

falta de evaluación del sector para medir espacios que puedan brindar comodidad y seguridad a

los clientes, además contar con puntos de referencia claves para la ubicación e identificación del

lugar.

Cuarto factor: Falencias en política de personal

El nivel de afectación a la empresa seria monetario y reputacional, y tendría una afectación

primero en su estado de resultados directamente. Al asumir gastos, y reputacional toda vez que

genera molestia ante los clientes y sensación de falta de controles internos, ante la alta rotación de
personal, y un alto costo en procesos de búsqueda, selección y capacitación del personal, por

ende el tratamiento será generar indicadores de acuerdo a las evaluaciones de desempeño, que

midan el nivel de satisfacción y se determinen los factores más comunes por los cuales los

trabajadores renuncian a su cargo.

Quinto factor: Falta de capacitación del empresario y directivo:

Actualmente los mercados son más competitivos, es por esta razón, que hoy en día llega

haber más personas capacitadas gracias a los diferentes cursos que existen de capacitación

profesional. Aparte, deben tener en cuenta, que la capacitación de una persona es una buena

inversión para la empresa.

Es importante para el buen desarrollo de la compañía también capacitar a sus

colaboradores y además, hacer seguimientos continuos a los empleados para así poder observar

que estén haciendo lo aprendido de forma óptima. En caso de que alguno de ellos, presente

alguna falla o error, se recomienda corregirlos de forma constructiva.

La capacitación es un gran problema en las empresas con altas tasas de rotación, la que no

solo es muy costosa para los empleadores sino que también consume mucho tiempo.

Dependiendo de la posición, semanas o incluso meses son necesarios para formar

adecuadamente a los nuevos empleados para trabajar por su cuenta. Los niveles de satisfacción

del servicio al cliente también se desploman cuando los nuevos empleados son tomados en

consideración. Principalmente, esto se debe al hecho de que el nuevo personal está aprendiendo

el oficio, no está bien informado o no es lo suficientemente eficiente para manejar de inmediato

los problemas complejos de los clientes.

 3. TERCER COMPONENTE: “ACTIVIDADES DE CONTROL”

POLITICAS

Primer factor: Sacar del negocio mucho dinero para gastos personales:

1. Todos los dineros sacados de la compañía deben ser previamente autorizados y

justificados ante el Jefe de tesorería y dirección administrativa con mínimo un día de

anterioridad para su desembolso, una vez se efectúe el gasto o costo este debe ser

soportado con la factura legal y o documento equivalente con su respectivo Rut en caso de

ser proveedor nuevo donde se evidencia todos los datos básicos. Esta documentación debe

ser entregada máximo un día después de generado dicho costo o gasto de lo contrario será

asumido por el solicitante

2. Los costos o gastos podrán tener un monto máximo del 10% de la caja menor sin exceder

de 300.000 pesos, para monto superior se deberá elevar solicitud a la administración

quien es la única autorizada a realizar transferencias por monto superiores a los

autorizados con previa autorización de la gerencia. Estos gastos deben estar soportados

debidamente con su cotización y documentos como Rut o cédula de ciudadanía.

Segundo factor: Excesiva centralización en la toma de decisiones:

1. La toma de decisiones se encontrará en cabeza de la junta directiva y sólo será aprobada

por el 50% de las acciones más uno para que se haga efectiva dicha decisión en caso de

no llegar a un acuerdo la junta deberá exponer sus diferencias y llegar a un acuerdo que

beneficie a todas las partes, de no ser así se dará como denegada dicha alternativa.
2. La toma de decisiones se llevará a cabo en un máximo de dos reuniones que no podrán

tener un máximo. De tiempo entre ellas superior a 8 días contados a partir de la fecha de

la primera reunión, en caso tal de no poder asistir a dicha actividad es necesario la previa

comunicación y de ser el caso enviar a un apoderado con poder autenticado de lo

contrario no se completará el quorum y se dará como denegada dicha solicitud

Tercer factor: Mala ubicación.

1. En caso de realizarse un cambio de locación por parte de la compañía es necesario que se

realice con previa autorización de la junta directiva que evaluará dicha localización

teniendo en cuento los factores que afecten positiva o negativamente a la compañía, para

realizar dicha reubicación es necesario evaluar los factores como flujo de personas, buena

visibilidad de la. Compañía, bahías para parqueo de los clientes y colaboradores,

ubicación fácil de encontrar por medio de Google maps u otras herramientas digitales así

como poder localizarla sin ayuda de estas, gastos de servicios públicos y arriendo acordes

al presupuesto.

2. la compañía realizará pedidos a nivel nacional por medio de su página web a todos

aquellos clientes que ya tengan historial de. Compras, evitando así el atasco de pedidos y

retención de los. Mismos, así como el. Traslado innecesario de los mismos hasta la

locación de la compañía, en caso de no. Realizarse por página web o presencial también

se habilitará una línea comercial para realizar dichas ventas habilitada en horario de.

Oficina de lunes a viernes de 8 am a 5 pm. Para realizar el. Envío de la. Mercancía se.

Debe realizar el. Pago de. Por lo menos el 80% de la mercancía más el flete.

Cuarto factor: Falencias en política de personal

1. Se debe mantener un buen clima laboral donde todos los colaboradores se sientan

cómodos por ello es indispensable el trabajo en equipo que permita que todas las tareas se

realicen a tiempo de forma eficaz y eficiente, en caso de presentar inconveniente con los

demás trabajadores es necesario comunicar de forma inmediata al área de recursos

humanos quien realizará la respectiva evaluación y de ser el caso interpondrá la sanción

correspondiente.

2. No se permite recibir ningún tipo de regalo que ponga en riesgo la objetividad e

independencia del trabajo, así como tampoco se permite dar o recibir regalos con el

objetivo de conseguir clientes o proveedores. Está prohibido utilizar el nombre de la firma

para recibir regalos o servicios gratuitos de los clientes, proveedores o terceros.

Está permitido recibir regalos de compañeros de trabajo que no tengan un valor ostentoso,

siempre y cuando estén dentro de lo razonable (Agendas, lapiceros, regalos de

cumpleaños o año nuevo).

Quinto factor: Falta de capacitación del empresario y directivo:

1. Se deben programar capacitaciones mínimas cuatro veces al año donde se debe convocar

a los socios de la compañía y a los empleados. Capacitaciones que serán un proceso

educacional de carácter estratégico aplicado de manera organizada y sistémica, orientada

a proveer y mantener el conocimiento, habilidades y destrezas de las personas, necesarias

para alcanzar los desafíos declarados en la planificación estratégica, el cumplimiento de

los objetivos anuales y la satisfacción de las necesidades propias del negocio. Estas

capacitaciones las debe programar el departamento de recursos humanos y enviar la

programación a los empleados y socios con una semana de anterioridad.

 2. Las capacitaciones podrán ser internas o externas, impartidas por los mismos

colaboradores de la empresa o un personal externo, de manera que se puedan abarcar

todos los aspectos necesarios, manteniendo un recurso altamente capacitado y que les

permita alcanzar sus objetivos y los de la empresa.

Se podrán establecer los lineamientos necesarios para el manejo de las capacitaciones de

todos los empleados y los socios, buscando proporcionar oportunidades para el continuo

desarrollo de los mismos, logrando así: Actualizar y perfeccionar los conocimientos y las

habilidades que requieren los empleados para realizar su actividad, Prevenir riesgos de

trabajo, Enseñar al empleado cómo aplicar las nuevas tecnologías, si así lo requiere su

puesto de trabajo.

4. CUARTO COMPONENTE: “INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN”

Primer factor: Sacar del negocio mucho dinero para gastos personales:

Se realizaran arqueos de caja semanales donde se verifique el dinero que se encuentra

disponible contra el saldo contable, de igual forma se verificara que todos los gastos se

encuentren debidamente soportados en caso de gastos de viáticos y viaje estos deberán ser

autorizados previamente y no superar el monto de 300.000 para realizar la legalización de los

mismos se deberá anexar carta de autorización , relación de todos los gastos en los que se incurrió

( transportes , alimentación, estadía , etc.) cada uno con su respectiva fecha y valor así como

anexar facturas legales de los mismos o cuentas de cobro de ser el caso así como el nombre del

empleado responsable del dinero.

El reembolso de caja no debe ser superior a 1.000.000 y debe tener fecha, nombre del

responsable de caja menor, valor a reembolsar, anexo de las facturas legales con Nit, fecha del
documento y valor, valor individual y valor total, debe encontrarse firmado y autorizado por el

jefe Administrativo para ser causado por el contador y posteriormente enviado a tesorería para su

pago, en caso de no presentarse dicho documento tal como se expresa este valor será asumido por

el responsable de caja y descontado de nómina.

Segundo factor: Excesiva centralización en la toma de decisiones:

La toma de decisiones estará en cabeza de la junta directiva y las reuniones para la toma

de las mismas máximo serán dos sin superar entre ellas el tiempo de 8 días, para la toma de la

misma se realizará votación teniendo en cuenta las acciones poseídas por cada socio si los votos

no superan el 50% más uno de las acciones se realizarán los respectivos ajustes y se someterá

nuevamente a votación en caso de no llegar a un acuerdo de dará como invalida la decisión.

Tercer factor: Mala ubicación.

Para realizar el traslado de la compañía se deberán tener en cuenta los factores

determinados en la política de no realizarse de esta forma la propuesta se declinará y será

necesario buscar otra locación, de igual forma se verificaran los puntos de acceso a dicha

ubicación, la competencia que se encuentre en ese punto y el valor del inmueble versus los

estándares requeridos por la compañía.

Cuarto factor: Falencias en política de personal

Todos los colaboradores de la compañía deberán leer el código de ética de la compañía así

como firmar el acta de confidencialidad, recibido y entendimiento del código de ética que nos

permita conocer su entendimiento acerca de las políticas establecidas en el mismo , de igual

forma debe leer y comprender el manual de control de calidad de la compañía , en caso tal de
incurrir en alguna falta mencionada en dicho documento se procederá a sancionar monetaria o

disciplinariamente según sea el caso.

Se realizaran semestralmente pruebas de conocimiento de procedimientos dependiendo su

cargo así como de desempeño a los trabajadores y sus superiores que nos permitan observar las

falencias que posee cada colaborador y tomar las acciones respectivas, dicha calificación se

realizará en un rango numérico entre 1 y 10 donde uno es deficiente y 10 excelente , en caso tal

de obtener puntajes menores a 4 se requiere el retiro inmediato del trabajador ya que su

desempeño no es el óptimo requerido por la compañía, puntajes entre 4 y 6 se encontrarán en

periodo de prueba de 2 meses para realizar los respectivos mejoramientos en caso de no suceder

el trabajador será retirado inmediatamente de la compañía.

Quinto factor: Falta de capacitación del empresario y directivo:

Teniendo en cuenta el nivel de conocimiento requerido para estos cargos será necesario realizar

capacitaciones mínimo 4 veces al año, en caso de que el personal no asista tendrá que asistir a la

siguiente capacitación y se realizará anotación en su hoja de vida, si no asiste al segundo llamado

este será suspendido de su cargo por un término de 15 días, si vuelve a incurrir en falta este será

retirado definitivamente de la compañía.

Luego de realizadas las capacitaciones los empleados deberán realizar pruebas de

conocimiento que midan su alcance dentro del curso con una calificación entre 1 y 5 donde 1 es

deficiente y 5 excelente , en caso de obtener 4,5 o más el colaborador podrá optar por un ascenso

y pasar la respectiva solicitud a gerencia quien realizará el respectivo estudio con las pruebas para

dicho cargo y dará respuesta al interesado en un máximo de 8 días calendario contados a partir de

la fecha de solicitud.
 5. QUINTO COMPONENTE: “SUPERVISIÓN”

Primer factor: Sacar del negocio mucho dinero para gastos personales: Periódicamente

realizar seguimiento a la salida del efectivo para evitar su mala destinación.

Segundo factor: Excesiva centralización en la toma de decisiones: Tener encuestas que

permitan evaluar el buen trato y evitar el injusto dominio en la organización.

Tercer factor: Mala ubicación: Verificación del afluente de posibles clientes por medio de

encuestas realizadas periódicamente así como lineas de pqrs que permitan conocer de antemano

las falencias en este aspecto

Cuarto factor: Falencias en política de personal: Realizar evaluaciones de salud y

habilidades a los colaboradores para verificar el desempeño adecuado y efectivo.

Quinto factor: Falta de capacitación del empresario y directivo: Al momento de

cualquier cambio en el desempeño de un colaborador se debe evaluar cuidadosamente la razón y

de inmediato corregir y mejorar la situación.

CONCLUSIONES

Dentro de la cultura organizacional de una compañía es difícil encontrar que la

administración de ésta destine recursos para la implementación de sistemas de control que le

permitan obtener ventajas competitivas frente a las demás organizaciones que se encuentran en su

mercado.
 El buen funcionamiento del Sistema de Control Interno, depende del compromiso y el

tiempo de dedicación de la alta gerencia, por esto es importante que la gerencia de la compañía

tome conciencia sobre las ventajas que ofrece a la compañía, esta sensibilización se puede

realizar mediante capacitaciones las cuales pueden orientar mejor a la administración sobre los

beneficios del modelo de control interno. Para el mejoramiento de las operaciones que se llevan

en los departamentos de contabilidad, compras, almacén, mercadeo ventas etc.

BIBLIOGRAFÍA

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un adecuado Sistema de Control Interno .Galaz, Yamazaki, Ruiz Urquiza, S.C. 22. Recuperado

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