COPIA NO CONTROLADA

NO CONFORMIDADES, ACCIONES CORRECTIVAS Y P - SGI - 02

ACCIONES PREVENTIVAS
PROCEDIMIENTO GENERAL CO

P - SGI – 02/CO

NO CONFORMIDADES, ACCIONES CORRECTIVAS

Y ACCIONES PREVENTIVAS

Propuesto por: Dirección RRHH Ignacio Cano Torollo

Propuesto por: Dirección Técnica Alejandro Vizcaíno Martínez Fecha: 06/10/14

FIRMADO EL ORIGINAL

Revisado por: Dirección de Organización y Servicios José Manuel Garrido Pérez

Generales Grupo OHL Fecha: 26/02/14

Informado: Dirección de Auditoría Interna Grupo OHL Juan Carlos Peña Fernández
Fecha: XX/XX/XX

Aprobado por: Dirección General Ignacio Botella Rodríguez

Fecha: XX/XX/XX

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Fecha Febrero de 2014 Septiembre 2014
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DOCUMENTOS APLICABLES Y RELACIONADOS

ISO 9001 Sistemas de Gestión de la Calidad

ISO 14001 Sistemas de Gestión Ambiental

OHSAS 18001 Sistemas de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo

ISO 50001 Sistemas de Gestión de la Energía

UNE 166002 Gestión de la I+D+i: Requisitos del Sistema de Gestión de la I+D+i

SA8000 Responsabilidad Social 8000

- Manuales de los Sistema de Gestión del Grupo OHL

- Requisitos del Cliente

P-SGI-03/CO Auditoría Interna de los Sistemas de Gestión

CONTROL DE CAMBIOS

Edición Fecha Punto Cambios respecto a la versión anterior

01 Febrero - Unificación de los procedimientos asociados a No

2014 Conformidades, Acciones Correctivas y Acciones
Preventivas en los Sistemas de Gestión de todas
las divisiones.

02 Septiembre 5 – 6 - 11 Incorporación de exigencias de OHL Construcción

2014
Mejora de los procedimientos tras la realización de
auditorías internas

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ÍNDICE

1. OBJETO ....................................................................................................................................... 4

2. ALCANCE .................................................................................................................................... 4

3. DEFINICIONES Y ACRÓNIMOS .................................................................................................. 4

4. ORIGEN Y DETECCIÓN DE LAS NO CONFORMIDADES .......................................................... 5

5. REGISTRO, CONTROL Y ASIGNACIÓN DE LAS NO CONFORMIDADES ................................. 5

6. TRATAMIENTO DE LAS NO CONFORMIDADES ........................................................................ 6

7. CIERRE DE LAS NO CONFORMIDADES.................................................................................... 7

8. GENERACIÓN DE UNA ACCIÓN CORRECTIVA O UNA ACCIÓN PREVENTIVA ...................... 7

8.1 Origen de una Acción Correctiva o Preventiva ...................................................................... 7

8.2 Solicitud y aprobación de una Acción .................................................................................... 7

8.3 Contenido, registro y control de una Acción........................................................................... 7

8.4 Implantación y seguimiento de una Acción ............................................................................ 8

9. CIERRE DE UNA ACCIÓN ........................................................................................................... 8

10. ROLES, RESPONSABILIDADES Y FRECUENCIAS ................................................................ 9

11. FORMATOS RELACIONADOS .............................................................................................. 10

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1. OBJETO

Se describen los criterios y se establecen responsabilidades para la detección de No Conformidades

y apertura de Acciones, así como la sistemática y tratamiento de éstas en los Sistemas de Gestión.

2. ALCANCE

El presente documento será de aplicación a todas las actividades relacionadas con los Sistemas de
Gestión del Grupo OHL y de sus áreas, divisiones y empresas filiales.

3. DEFINICIONES Y ACRÓNIMOS

Sistema de Gestión: Metodología de trabajo asociada a una temática concreta, dentro de la

organización, para dirigir y controlar los aspectos de las actividades de la empresa asociados a la
temática en cuestión. Pueden citarse como temáticas la gestión de la Calidad, el Medio Ambiente, la
Seguridad, la Energía, la I+D+i, la Responsabilidad Social o cualquier otro que la organización
considere necesario.

Desviación: Incumplimiento leve, cuyo análisis de causas y resolución son inmediatos, sencillos y
evidentes, que no requiere la intervención de un tercero y por ello se gestiona de manera
simplificada.

No Conformidad: Incumplimiento de un requisito.

Producto no conforme: Producto o servicio que incumple los requisitos establecidos.

Solución: Acción tomada para cerrar la No Conformidad incluyendo corrección o aceptación por la
persona o entidad que establece el requisito.

Acción Correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una No Conformidad detectada u otra
situación indeseable.

Acción Preventiva: Acción tomada para eliminar la causa de una No Conformidad potencial o
cualquier otra situación potencial indeseable.

Queja o reclamación: Percepción del Cliente o parte interesada del incumplimiento de los requisitos.
(No se consideran incluidos los problemas detectados en la lista de repasos asociada a un servicio o
actividad de construcción).

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4. ORIGEN Y DETECCIÓN DE LAS NO CONFORMIDADES

Las No Conformidades tienen origen en las diferentes inspecciones, seguimientos, mediciones,

auditorías de los Sistemas de Gestión o reclamaciones del cliente.

Siguen todas ellas el mismo procedimiento, independientemente de su origen. La gestión de las No

Conformidades de Auditoría debe considerar, además, las particularidades definidas en el P-SGI-
03/CO “Auditoría Interna de los Sistemas de Gestión”.

Pueden ser detectadas en cualquier fase de un contrato, proyecto o proceso y por parte de:

• Cualquier persona de la empresa, generalmente relacionada con el área de origen

• El Cliente o su representante
• El propio Sistema de Gestión, a través de sus auditorias

5. REGISTRO, CONTROL Y ASIGNACIÓN DE LAS NO CONFORMIDADES

Las No Conformidades y las Desviaciones detectadas se registran en el documento de origen donde

se ha detectado el incumplimiento (validado con la fecha y firma correspondiente) y se incluyen en el
Listado de Control de No Conformidades.

Contenido mínimo del Listado de Control de No Conformidades:

• Identificación del centro de trabajo / proyecto.

• Código asignado a la No Conformidad.
• Origen (inspección, auditoría, reclamaciones, otros).
• Temática (Calidad, Medio Ambiente, Seguridad y Salud, Energía, I+D+i, Otros).
• Breve descripción y concepto del incumplimiento (incluir ubicación si procede).
• Fechas de apertura y cierre.
• Referencia a acciones asociadas (Correctivas o Preventivas).

(Los campos del listado se detallan a medida que avanza el proceso de gestión de cada No
Conformidad).

Debe mantenerse un Listado de Control de No Conformidades, actualizado, en cada uno de los

proyectos o instalaciones y Direcciones Territoriales.

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6. TRATAMIENTO DE LAS NO CONFORMIDADES

Las Desviaciones se tratan directamente en el documento de origen donde se registraron, haciendo

referencia al cierre de las mismas.

Las No Conformidades se investigan, determinando las causas y las posibles soluciones. Se incluyen
en el Listado de Control de No Conformidades y además es necesario elaborar un Informe de No
Conformidad, excepto para las No Conformidades detectadas en auditoria interna que se recogen
en el Listado de No Conformidades de Auditoria Interna (F-PSGI03-03B/CO)

Contenido mínimo del Informe de No Conformidad:

• Identificación del centro de trabajo / proyecto.

• Código asignado a la No Conformidad.
• Origen (inspección, auditoría, reclamaciones, otros).
• Temática (Calidad, Medio Ambiente, Seguridad y Salud, Energía, I+D+i, Otros).
• Descripción del requisito incumplido y solución propuesta (se indica fecha límite de
implantación y fecha prevista de verificación y cierre).
• Solución adoptada (fecha y tipo: arreglar, liberar, desechar u otros).
• Verificación y cierre de la No Conformidad (fecha y aclaraciones).
• Análisis de las causas y referencia a acciones asociadas (Correctivas o Preventivas).
• Identificación de los responsables y de las fechas de:
- apertura del informe de No Conformidad,
- solución adoptada, y
- verificación y cierre de la No Conformidad.

En el tratamiento de la No Conformidad se toman todas las medidas oportunas para eliminar o

minimizar cualquier consecuencia adversa que se haya producido o pudiera producirse.

Cualquier producto o servicio que tenga asociada una No Conformidad, se identifica para asegurar
su control y prevenir su uso, prestación o entrega no intencionados. En estos casos, la solución
puede ser:

• ARREGLAR, eliminar la No Conformidad cuando sea posible (reparar, someter a reproceso

o proporcionar unas condiciones mínimas de seguridad).

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• LIBERAR, aceptar el producto o servicio con el incumplimiento de los requisitos (dentro de

unos criterios previamente establecidos).
• DESECHAR, devolver al proveedor, rechazar, valorizar, reciclar, reclasificar para otro uso o
destruir (cuando no sea posible ninguna de las opciones anteriores).

En función de la información recopilada, se aplica la mejor solución.

7. CIERRE DE LAS NO CONFORMIDADES

Antes de proceder al cierre de una No Conformidad:

• Se evalúa la necesidad de generar Acciones Correctivas.

• Se verifica la eficacia de la solución adoptada.

Se documenta el cierre y se comunica a todas las áreas funcionales involucradas, incluyendo al

Cliente cuando sea oportuno.

8. GENERACIÓN DE UNA ACCIÓN CORRECTIVA O UNA ACCIÓN PREVENTIVA

8.1 Origen de una Acción Correctiva o Preventiva

Una Acción se genera por el análisis de:

• No Conformidades producidas en un período de tiempo determinado

• Inspecciones o auditorías
• Revisiones de los Sistemas de Gestión por la Dirección
• Otros

8.2 Solicitud y aprobación de una Acción

Las Acciones se solicitan al Responsable de la Aprobación de Acciones, que decide sobre su

conveniencia, pudiendo, a su vez, aprobar Acciones no propuestas. Las Acciones deben ser
adecuadas a la magnitud del problema y acordes con los riesgos, los impactos o las consecuencias
encontradas en el desempeño.

8.3 Contenido, registro y control de una Acción

Se dispone de un Listado de Control de Acciones con todos los datos necesarios para su
identificación concreta y trazabilidad.

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Contenido mínimo del Listado de Control de Acciones:

• Identificación del centro de trabajo / proyecto

• Tipo de Acción (Correctiva o Preventiva), código asignado y área de competencia que la
aprueba
• Origen referenciado (No Conformidad, inspección, auditoría, revisiones del Sistema, otros)
• Temática (Calidad, Medio Ambiente, Seguridad y Salud, Energía, I+D+i, Otros)
• Breve descripción de la Acción a realizar
• Fechas de aprobación, implantación y cierre

(Los campos del listado se detallan a medida que avanza el proceso de gestión de cada Acción).

8.4 Implantación y seguimiento de una Acción

Para toda Acción es necesario elaborar un Informe de Acción, que realice un análisis exhaustivo de
la misma, incluyendo de forma adicional al contenido del Listado de Acciones:

• Descripción del origen de la Acción.

• Investigación y análisis de las causas.
• Evaluación de la necesidad de implantar la Acción.
• Descripción detallada de la Acción.
• Fecha límite de implantación.
• Fecha prevista para verificar la eficacia.
• Resultados del seguimiento y verificación de la eficacia.
• Responsables.

Cuando las Acciones identifiquen peligros nuevos o modificados o la necesidad de controles nuevos
o modificados, se realiza una evaluación de riesgos laborales previa a la implantación.

9. CIERRE DE UNA ACCIÓN

Se realiza:

• Una vez verificada la eficacia.

• Al observar la ineficacia de una Acción durante el seguimiento (proponiendo una nueva).

Se documenta el cierre y se comunican los resultados a todas las áreas funcionales involucradas.

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10. ROLES, RESPONSABILIDADES Y FRECUENCIAS

ÁMBITO DE TRABAJO
RESPONSABLE ¿SE PUEDE
FUNCIONES P+ P- FRECUENCIA
DE: DT DA SCMA DELEGAR?
RHSEQ RHSEQ

En el momento en
Registro de una No RCT +
Control de NC RCT RCT RCT RHSEQ SI el que se detecta
Conformidad RHSEQ
la No Conformidad

Asignación de un
JSCMA En el momento en
Responsable de
Control de NC RCT RCT RCT RCT + NO el que se detecta
Tratamiento a cada
JSPRL la No Conformidad
No Conformidad

Tratamiento de la RCT +
Tratamiento NC RCT RCT RHSEQ RHSEQ NO -
No Conformidad RHSEQ

Elaboración de RCT +
Tratamiento NC RCT RCT RHSEQ RHSEQ SI -
informe asociado RHSEQ

Control periódico Control y

RDOC RDOC
de No Control de NC RHSEQ RCT RHSEQ SI seguimiento
ARCH ARCH
Conformidades mensual

Documentar el En el momento en
RDOC
cierre de una No Control de NC RHSEQ RCT RCT RCT SI el que se cierra la
ARCH
Conformidad No Conformidad

Durante los 5 días

Comunicar el cierre
RDOC laborales
de una No Control de NC RHSEQ RCT RCT RCT SI
ARCH posteriores al
Conformidad
cierre

Durante los 5 días

Recepción de JSCMA
Aprobación laborales
solicitudes de RCT RCT DT DA + NO
acciones posteriores a la
acciones JSPRL
solicitud

Durante los 5 días

JSCMA
Aprobación de Aprobación laborales
RCT RCT DT DA + NO
Acciones acciones posteriores a la
JSPRL
solicitud

En el momento en
Registro de una Control de
RHSEQ RCT RHSEQ RHSEQ RHSEQ SI el que se aprueba
Acción acciones
la Acción

Asignación de un
JSCMA En el momento en
Responsable de Control de
RCT RCT DT DA + NO el que se aprueba
Implantación de la acciones
JSPRL la Acción
Acción

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ÁMBITO DE TRABAJO
RESPONSABLE ¿SE PUEDE
FUNCIONES P+ P- FRECUENCIA
DE: DT DA SCMA DELEGAR?
RHSEQ RHSEQ

Dentro del plazo

Implantación y fijado en el
Implantación de RCT + RDOC
Seguimiento de la RCT RHSEQ RCT SI momento de su
acción RHSEQ ARCH
Acción apertura salvo
causa justificada

Dentro del plazo

Elaboración del fijado en el
Implantación de RCT + RDOC
informe de la RCT RHSEQ RCT SI momento de su
acción RHSEQ ARCH
acción asociado apertura salvo
causa justificada

Control y
Control periódico Control de RDOC RDOC
RHSEQ RCT RHSEQ SI seguimiento
de Acciones acciones ARCH ARCH
mensual

Documentar el En el momento en
Control de RDOC
cierre de una RHSEQ RCT RHSEQ RHSEQ SI el que se cierra la
acciones ARCH
Acción Acción

Durante los 5 días

Comunicar el cierre Control de RDOC RDOC laborales
RHSEQ RCT RHSEQ SI
de una Acción acciones ARCH ARCH posteriores al
cierre

*(Las frecuencias mínimas indicadas pueden estar sujetas a requisitos más restrictivos).

P+RHSEQ Proyecto con responsable de HSEQ P-RHSEQ Proyecto sin responsable de HSEQ
DT Dirección Territorial DA Dirección de Área
SCMA Servicio Calidad y Medio Ambiente

11. FORMATOS RELACIONADOS

Los siguientes formatos deberán cumplimentarse, pudiendo ser sustituidos a petición del cliente o por
necesidades del negocio, pero siempre conteniendo la información mínima estipulada.

• F-PSGI02/CO-01 “Listado de Control de No Conformidades”

• F-PSGI02/CO-02 “Informe de NC”
• F-PSGI02/CO-03 “Listado de Control de Acciones”
• F-PSGI02/CO-04 “Informe de Acción”

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