TINJAUAN PELAKSANAAN PENGELOLAAN DOKUMEN REKAM MEDIS (DRM) DI FILING

RAWAT INAP INAKTIF RSUD KOTA SEMARANG TAHUN 2015

Atika Nur W*),

Retno Astuti Setijaningsih, SS, MM**)

*) Alumni Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang

**) Pengajar Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Jl. Nakula I No 5 – 11

Semarang

Email : Atikawu37@gmail.com

ABSTRACT

ATIKA NUR WAHYUNINGTYAS

Based on the previous study by interviewing the medical record management

coordinator at RSUDSemarang,10 samples of inactive documents were taken and for one
DRMit takes around 15 minutes.In addition there is still a pile of DRMretention which is
placed on the floor of the active and inactiviefilings.The purpose of this research is to
identify the implementation of the DRM management at RSUD Semarang.

The research is descriptive with the cross sectional approach and the data were
taken through observation and interviews. The variable of the research are function of
filingofficers , facilities for DRM Inactive management, DRM Inactive management
policies,DRM InactiveSOP management, the implementation of the
InactiveDRMmanagement. The subject is 2 personnel filing and head record medical the
object is function officers filing, facilities DRM Inactive management, DRM Inactive
management policies, DRM InactiveSOP management, the implementation of the
management DRM Inactive.The instrument of the research uses observation guidelines and
interview guides.The data is analyzed descriptively and then it will be compared to the
theory.

Based on the results of the research,RSUD Semarang had alreadya policy of

management DRM, but there in not policyfor filing officers
towardsInactiveDRMmanagement. There are 2 filing personnel and they already have the
retention tools such as a disease index, in-patient register, list of the DRMtransfer from
active to inactive, ropes. But for activeDRMwhich are transferred to Inactiveare not noted at
the transfer register of DRM.To see that theDRMare still active by seeing the last date of the
patient medical treatment, while storage methods are piled up and still use the system of
juxtaposition of the filings terminal digits ( tdf ).

It is suggested to Medical record filing management atRSUD Semarangto record

theDRMwhich were transferred to inactiveshelf, make SOP for InactiveDRMmanagement, to
makethe policy on obligation forfilingofficers onDRM Inactivemanagement, to make tracer,
to sort the file in accordance with types of disease and years of medical treatment .

Keywords :Officersfiling, Management,Inpatient,Inactive

Bibliography : 16 (1990 - 2013)

PENDAHULUAN rumah sakit tersebut. DRM yang

dinyatakan inaktif tetap disimpan karena
Peraturan Menteri Kesehatan
informasi yang terdapat didalamnya
Republik Indonesia No.
masih diperlukan untuk pendidikan,
269/Menkes/Per/III/2008 tentang Rekam
penelitian dan berobat kembali pasien.
Medis pada pasal 1, rekam medis adalah
Berdasarkan studi pendahuluan
berkas yang berisikan catatan dan
yang dilakukan dengan wawancara
dokumen tentang identitas pasien,
terhadap Koordinator Pengelolaan Rekam
pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan
Medis di RSUD Kota Semarang,
pelayanan lain yang telah diberikan
kesulitannya pencarian dokumen rekam
kepada pasien. Rekam medis juga
medis inaktif dan dari 10 sampel yang
berguna sebagai bukti tertulis atas
peneliti, mengambil satu DRM dilakukan
tindakan-tindakan pelayanan terhadap
rata-rata selama 15 menit. Selain itu
seseorang pasien yang bersangkutan,
masih ada tumpukan DRM hasil retensi
rumah sakit maupun dokter dan tenaga
yang ditempatkan di lantai Filing aktif dan
kesehatan lainnya, apabila dikemudian
inaktif.
hari terjadi suatu hal yang tidak diinginkan
Cara pengambilan DRM yang akan
menyangkut rekam medis itu sendiri. [1]
diretensi berdasarkan tanggal terakhir
DRM ada dua jenis yaitu rekam pasien berobat. Contohnya:
medis aktif dan inaktif. DRM aktif adalah No.RM Tanggal
rekam medis yang masih dipergunakan xx.xx.00 12-05-2008
karena frekuensi kunjungannya masih xx.xx.11 15-06-2008
memungkinkan dipertahankannya xx.xx.02 20-07-2008
dokumen rekam medis tersebut,
sedangkan DRM inaktif adalah dokumen DRM yang sudah diretensi hanya
rekam medis yang telah mencapai waktu diletakkan dilantai oleh petugas dan
tertentu tidak pernah digunakan lagi ditumpuk secara acak. Tidak
karena pasien tidak pernah berkunjung ke berurutannya DRM inaktif. Dari studi
pendahuluan tersebut maka penulis deskripsi tentang suatu keadaan secara
mengambil judul Tinjauan Pelaksanaan objektif. Metode ini digunakan untuk
Pengelolaan DRM diFiling Rawat Inap memecahkan atau menjawab
Inaktif RSUD Kota Semarang tahun 2015. permasalahan yang sedang dihadapi
pada situasi sekarang. Waktu penelitian
pad bulan september 2015 di RSUD Kota
TUJUAN PENELITIAN
Semarang. Populasi pelaksanaan
1. Tujuan Umum pengelolaan DRM Inkatif tahun 2015 di
Mendeskripsikan pelaksanaan RSUD Kota Semarang dengan subjek 2
pengelolaan DRM Inaktif di Filing RSUD orang petugas filing daan Kepala Instalasi
Kota Semarang. Rekam Medis, dan objek fungsi petugas
2. Tujuan Khusus filing, sarana pengelolaan DRM Inaktif,
a. Menganalisis fungsi petugas filing. kebijakan SOP pengelolaan DRM Inkatif,
b. Menganalisis sarana pengelolaan pelaksanaan pengelolaan DRM Inaktif.
DRM Inaktif. Pengumpulan data dengan wawancara
c. Mengetahui kebijakan pengelolaan dan observasi kemudian dianalisis dan
DRM Inaktif. dibandingkan dengan teori.
d. Mengetahui SOP pengelolaan DRM
HASIL DAN PEMBAHASAN
Inaktif.
1. Fungsi Petugas Filing
e. Menganalisis pelaksanaan
Berdasarkan hasil observasi dan
pengelolaan DRM Inaktif.
wawancara di RSUD Kota Semarang
terdapat 3 petugas di bagian filing,
METODE PENELITIAN tugas pokok dibagian filing adalah
sebagai berikut : Menerima DRM yang
Penelitian ini termasuk penelitian
sudah lengkap dan sudah diberi kode
deskriptif dengan menggunakan
pada bagian koding dan indeksing,
pendekatan kualitatif. Dalam penelitian
memasukkan DRM yang telah lengkap
kualitatif metode yang biasanya
ke dalam rak, memberikan kode warna
dimanfaatkan adalah wawancara dan
folder DRM, memasukkan atau
observasi. Metode deskriptif adalah
menyimpan DRM ke ruang
metode penelitian yang dilakukan dengan
penyimpanan DRM, melakukan
tujuan utama membuat gambaran atau
penyisiran dokumen yang salah letak,
 melakukan retensi, menyimpan DRM pengelolaan karena tidak adanya tanda
Inaktif berdasarkan tanggal terakhir apabila dokumen tersebut diambil
berobat dan dikelompokkan untuk diretensi atau untuk pelayanan.
berdasarkan jenis penyakit, Hal tersebut belum sesuai dengan teori
melaksanakan kegiatan pemusnahan, karena tifdak menggunakan alat-alat
menjaga kerahasiaan DRM, menjaga yang sudah ada dan belum adanya
dokumen terhadap bahaya kerusakan tracer dan mecatat DRM yg
fisik. Dari uraian tugas tersebut masih dipindahkan dari rak aktif ke inaktif.
ada yang belum dilaksanakan oleh
petugas seperti melacak DRM yang
salah letak (missfile) dan menjadi 3. Kebijakan Pengelolaan DRM

anggota tim nilai guna. Tugas tersebut

Berdasarkan hasil wawncara dan
tidak dilaksanakan karena tidak adanya
observasi di RSUD Kota Semarang
waktu yang tersedia, petugas lebih
sudah memiliki kebijakan pengelolaan
mengutamakan pengambilan dan
DRM inaktif yang berisi, Semua tenaga
pengembalian DRM agar tidak
kesehatan yang dalam penanganan
menggangu pelayanan terhadap
pasien baik secara langsung maupun
pasien.
tidak langsung wajib

2. Sarana Pengelolaan DRM Inaktif membuat/mengisi rekam medis pada

format rekam medis yang tersedia,
Berdasarkan hasil observasi dan
Rumah sakit diwajibkan untuk
wawancara di RSUD Kota Semarang
menyimpan berkas rekam medis
alat-alat dalam pelaksanaan
dengan lengkap, rapi dan terjamin
pengelolaan yang ada adalah indeks
keamanan serta kerahasiaannya, Untuk
penyakit, register rawat inap, daftar
berkas rekam medis pasien umum
pemindah DRM aktif ke inaktif, dan tali
disimpan selama 5 tahun dihitung
rafia. Akan tetapi belum ada tracer dan
sejak pasien datang berobat/kontrol
DRM yang sudag dipindahkan dari rak
terakhir. Hal tersebut sudah sesuai
aktif ke inaktif tidak dicatat dalam
dengan teori akan tetapi belum
daftar pemindahan DRM aktif ke
menyatakan kewajiban petugas filing
inaktif. Dengan tidak adanya tracer
tentang pengelolaan DRM inaktif.
akan mempersulit dalam pelaksanaan
 guna. Akan tetapi dengan
menggunakan sistem penjajaran
Terminal Digit Filing (TDF) di rak filing
inaktif pada saat pelaksanaan nilai
guna petugas harus memilah kembali
4. SOP Pengelolaan DRM
berdasarkan jenis penyakit, hal itu akan
Berdasarkan observasi dan memperlambat kerja petugas.
wawancara di RSUD Kota Semarang
belum mempunyai SOP yang mengatur
tentang Pengelolaan DRM inaktif.
Akibat belum adanya SOP adalah
SIMPULAN
dalam pelaksanaan pengelolaan DRM
Berdasarkan penelitan yang telah
petugas filing tidak mengetahui apa
dilaksanakan di RSUD Kota Semarang
saja tugas dan prosedur pelaksanaan
menegenai pelaksanaan pengelolaan
pengelolaan DRM.
DRM inaktif dapat disimpulkan bahwa :
1. RSUD Kota Semarang memiliki 2
petugas filing.
5. Pelaksanaan Pengelolaan DRM
2. RSUD Kota Semarang sudah
Berdasarkan hasil penelitian di
memiliki kebijakan pengelolaan
RSUD Kota Semarang untuk
DRM, akan tetapi belum
pelaksanaan pengelolaan DRM dapat
menyatakan kewajiban petugas
dilakukan cara berikut : Dokumen
filing tentang pengelolaan DRM
dipilih dan disortir dari rak
Inaktif.
penyimpanan aktif dengan melihat
3. RSUD Kota Semarang belum
kunjungan terakhir pasien berobat.,
mempunyai SOP tentang
Dokumen dicatat dalam daftar
pelaksanaan pengelolaan DRM
pemindahan DRM aktif ke inaktif,
Inaktif.
Dokumen ditata kembali di rak inaktif
4. Petugas filing belum melaksanakan
dengan ditumpuk menggunakan
kegiatan melacak DRM yang salah
sistem Terminal Digit Filing (TDF),
letak (missfile).
Dokumen yang sudah dipindahkan di
5. Alat – alat yang digunakan dalam
rak inaktif selanjutnya dapat dinilai
pelaksanaan pengelolaan belum
 lengkap, belum adanya tracer.
6. Pelaksanaan pengelolaan di RSUD
Kota Semarang mulai dari
memilih/menyortir dokumen, belum
dicatat didaftar pemindahan DRM
aktif ke inaktif, dokumen diikat,
kemudian ditata kembali ke rak
inaktif dengan menggunakan sistem
penjajaran Terminal Digit Filing
aktif ke in aktif, dan juga untuk
mengetahui seberapa banyak
dokumen yang sudah di pindahkan
untuk dilakukan nilai guna.
4. Menambahkan kebijakan tentang
kewajiban petugas filing tentang
pengelolaan DRM Inaktif.
5. Dalam pelaksanaan pengelolaan
DRM Inaktif disarankan rumah

(TDF). sakit membuat SOP pengelolaan

DRM Inaktif.

SARAN 6. DRM yang masih dijajarkan

menggunakan sistem Terminal
Berdasarkan hasil pengamatan serta
Digit Filing (TDF) disarankan
kesimpulan yang ada maka penulis
diurutkan sesuai dengan jenis
memberikan sarab sebagai acuan
penyakit dan tahun terakhir
dalam meningkatkan kinerja sebagai
berobat, agar memudahkan proses
berikut :
nilai guna.
1. Dalam pelaksanaan pengelolaan
DRM disarankan menggunakan
DAFTAR PUSTAKA
tracer, agar dalam pengembalian
DRM tidak salah letak (missfile) 1. Permenkes Republik Indonesia.

dan sebagai tanda DRM sudah Nomor 269/Menkes/Per/III/2008.

diretensi atau sedang dipinjam. Jakarta: Mentri Kesehatan

2. Melacak DRM yang salah letak Republik indonesia.

(missfile) dilakukan saat

2. E.K, Huffman. Health Informasi
pengembalian DRM.
Menejemen. Phicisianrecord
3. Mencatat DRM yang sudah
Company. Illinois. 1994.
dipindahkan ke rak inaktif agar
petugas mengetahui keberadaan 3. Terry, GR, Sarana Dana Prasarana

DRM dan sebagai bukti bahwa Untuk Bidang Pekerja, Jakarta

sudah di lakukan pemindahan dari 1998.

4. Departemen Kesehatan Republik 12. Standar Operasional Prosedur
Indonesia, Pedoman Pengelolahan Rekam Medis Rumah Sakit Kota
Rekam Medis Rumah Sakit di Semarang, 2009
Indonesia. Refisi I, Jakarta.1997.
13. Undang-undang Nomor 7 tahun
5. Dinas Kesehatan Dati I Jawa 1971 tentang Pokok-pokok
Tengah, Prosedur Pelayanan Kearsipan.
Rekam Medis Rumah Sakit,
14. Martono, Boedi. Sistem Kearsipan
Semarang 2013.
Praktis, Pustaka Sinar Harapan,
6. Basir, Borthos, Manajemen Jakarta 1990
Kearsipan Untuk Lembaga Negara,
15. Stuktur Organisasi Rekam Medis
Swasta, dan perguruan Tinggi,
RSUD Kota Semarang tahun 2009
Bumi Aksara, Jakarta 2007.
16. Kebijakan RSUD Kota Semarang
7. Departemen Kesehatan Republk
tahun 2009
Indonesia, Jakarta: Departemen
Kesehatan Republik Indonesia.

8. Notoatmodjo, S. Metode penelitian

Kesehatan. Jakarta:Rineka Cipta,
2007.

9. Hatta, G, Pedoman Manajemen

Informasi Kesehatan Di Sarapa
Pelayanan Kesehatan, Universitas
Indonesia, Press, Jakarta 2008.

10. Amsyah, Zulkifli. Manajemen

Kearsipan, PT Gramedia Pustaka
Utama, Jakarta, 2001.

11. Peraturan Menteri Kesehatan

Republik Indonesia. Nomor
377/Menteri kesehatan/Surat
Keputusan/III/2007.Jakarta.