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Existen diversos atributos o características que debe tener un indicador. Algunos de ellos son:
Simples: Busquemos que sea comprensivo desde el nombre del indicador hasta su formula de
calculo y los recursos que se requieren en la medición.
Objetivos y neutros: Midamos lo que de verdad importa medir, y que describa el fenómeno.
Busquemos además que sea independiente de otro, es decir, que no esté correlacionado con otro
indicador.
Sistemáticos (periodicidad de análisis): Que sea posible recolectar la información a tiempo para
que, una vez analicemos la información, tengamos tiempo para tomar decisiones.
Más adelante en el post encontrarás una serie de criterios para que expongas tus indicadores planteados a
fin de elegir los más adecuados.
Todos los beneficios que podemos encontrar o los que alguien te puede decir son el efecto de un solo
beneficio:
Recordemos esa frase que menciona: Lo que no se mide no se controla. Si no se controla no se dirige. Si
no se dirige no se puede mejorar. ¿La has escuchado?
Así pues, entre los beneficios tenemos que los indicadores de gestión, son los que nos permiten medir un
proceso, evento o fenómeno para controlarlo. El resultado de este control son datos e información que
utilizamos como insumo de entrada para plantear y ejecutar acciones que conduzcan a la mejora. Como
ves, todo se deriva de la toma decisiones.
Y con esto quiero apuntar otra frase muy importante para tu trabajo:
Tipos de indicadores
Indicadores cualitativos: Contrario a los cuantitativos, estos no muestran una medida numérica
como tal. Con ellos se consigue demostrar, describir o medir algo que ha sucedido. Por lo general
están basados en encuestas, entrevistas, percepciones orientadas a responder preguntas de
cuándo, quién, dónde, qué, cómo y por qué.
Indicadores de resultado: Mide las salidas de proceso determinando si el objetivo se alcanzó o no.
Por ejemplo la percepción del servicio al cliente.
Indicador de proceso: Muestra como se están haciendo las actividades. Por ejemplo el número de
capacitaciones realizadas.
Indicadores de insumo: Se enfoca en medir los recursos disponibles y su utilización. Por ejemplo el
gasto en recursos administrativos.
Indicadores de gestión: Miden la relación entre los insumos y los procesos, lo que permite analizar
el comportamiento y desempeño con una vista de procesos. Son cuantitativos y constituyen el
primer eslabón en la cadena de intervención (ya te contaré con una imagen a qué me refiero con
cadena de intervención).
Por ejemplo imagina una empresa con múltiples sucursales en el mundo y una entidad pública presente en
todo el país. La interrelación entre indicadores tomaría este aspecto:
De eficacia: Miden la relación entre los objetivos a alcanzar y lo conseguido realmente. Dicho de
otra forma, este indicador mide lo que entregamos contra lo que se espera que logremos. Por
ejemplo las ventas proyectadas versus las ventas conseguidas.
De eficiencia: Miden el rendimiento de recursos e insumos para conseguir los objetivos. Dicho de
otra forma, examinan el aprovechamiento de los recursos para lograr lo propuesto. Por ejemplo el
número de artículos fabricados por hora.
Nos encontramos con algunas creencias en torno al mundo de indicadores. He reunido las más sonadas y
son estas:
No nos gusta sentir que alguien nos está midiendo: Es importante enfatizar en que medimos para
mejorar y no para irnos en contra de alguien.
La medición conlleva a castigos o sanciones: Igual que la anterior. Se mide para mejorar, no para
castigar.
No hay tiempo para medir: Tiene que haber tiempo. Si no medimos, como vamos a saber cómo
vamos.
Medir es complicado, es difícil: Eso puede ser tan fácil o tan difícil como nosotros queramos. Por
supuesto, hagamos que sea fácil. ¿Tendrías un indicador cuya fórmula sea x elevado al cuadrado
por pi medios? No te lo recomiendo.
Muchas cosas en la vida siguen el ciclo de mejora continua o ciclo PHVA Los indicadores no son la
excepción. Si no conoces nada sobre el ciclo PHVA, en este artículo te oriento un poco: ¿Qué es el ciclo
PHVA y cómo se hace?
Ahora si, vamos a la práctica. Los indicadores de gestión deben ser planeados o diseñados, ejecutados o
implementados, verificados y en caso de ser necesario, ajustados.
Planear: Diseño de indicadores: Esos indicadores tienen que estar alineados a algo o hechos con base en
un elemento. Si hay un indicador que no le pega a nada, entonces ¿para qué lo construyes?, ¿para qué lo
calculas?, ¿en qué te aporta? La respuesta seguramente es nada. Siendo el contexto empresarial nuestro
escenario, asegúrate que el indicador que diseñas esté dirigido al logro de un objetivo o política, directriz o
lineamiento.
Hacer: Aplicar mediciones: Aquí es donde pones a rodar el indicador. Los datos que estés tomando para
alimentar la fórmula del indicador deben ser confiables y reales.
Verificar: Analizamos los datos: Piensa en para qué calculas un indicador. No tiene sentido que diseñes
indicadores, tomes los datos y al obtener resultados, no hagas nada luego. Aquí es donde realmente toma
valor el uso de un indicador y es cuando tomas decisiones. No sirve por ejemplo ver que los datos arrojados
evidencian un decrecimiento en ventas y ante eso no hacer nada.
Actuar: Tomar acciones: Ejecutamos las decisiones previstas en el paso anterior. Estas decisiones pueden
significar en el inicio de un nuevo ciclo PHVA. Por ejemplo, si viste que estabas bien, exígete un poco más,
mira cómo lo puedes hacer mejor. Pero si ves que las cosas no están bien, haz algo que te permita corregir
el camino.
Antes de medir es necesario seas consciente de las actividades que estás desarrollando. Mucho mejor si las
tienes caracterizadas con el detalle de entradas y salidas. Por ejemplo en una empresa esa tendría un
esquema como este:
Por supuesto en el ámbito de proyectos o en el sector público el esquema puede ser diferente. Por ejemplo
supongamos que el objeto de estudio el sector académico y nos enfocamos en la problemática de la
deserción escolar. Un aspecto a medir sería las causas de deserción escolar.
En este análisis será útil que determines los recursos que conllevan hacer las actividades. Esto te permitirá
medir aquellos aspectos que son importantes.
Razón: Es el cociente entre dos cantidades que no tienen elementos comunes o cuentan con un
atributo de diferencia. Dicho de otra forma, toma las unidades que cuentan con un atributo
(numerador) frente a aquellas que no lo tienen (denominador).
Proporción: Es la relación entre una cantidad con elementos en común (numerador – subconjunto)
y el total de unidades (con o sin elementos en común). Dicho de otra forma, es una relación donde
el numerador está incluido en el denominador.
Variación: Fija dos elementos para establecer qué variación existe entre uno y otro.
Por ejemplo:
El DANE es un organismo estadístico colombiano. El siguiente cuadro proviene de una guía de indicadores
creada por el DANE y considero que es apropiado para nuestra guía.
Evaluamos entonces cada indicador con base en los criterios. En caso de que nos quedemos sin suficientes
indicadores (que es normal si te pasa) nuevamente ejecutamos el paso 1 y 2.
Valor de actualidad o histórico: Miremos atrás en el tiempo para definir meta. Es común escuchar
empresas que definen sus metas con base en los resultados del año anterior. Por ejemplo
«aumento del 20% de las acciones de mejora con respecto al año anterior». Si no contamos con
datos, podemos hacer mediciones a través del tiempo para tener un punto de partida, por ejemplo
6 meses de medición para definir meta a partir del séptimo mes. No obstante, este valor no
menciona el potencial, pero para eso está otro valor.
Valor de potencialidad o estándar: Considerando una gestión eficiente de recursos, ¿cuál podría
ser el mejor escenario? Aquí obtenemos otro valor orientado a una situación posible con los
recursos disponibles utilizados de la mejor manera.
Valor de competencia: No tiene sentido plantearse una meta si sabes que la competencia la supera
por mucho. Pregúntate entonces, ¿cuánto obtiene el mejor?, ¿cuánto obtiene el promedio?
Valor de usuario/cliente: ¿Qué espera el usuario o cliente que tu logres?, ¿te vas a plantear una
meta inferior a la exigida por ellos?
Valor teórico: Más orientado a maquinaria y equipo. Suele estar expresado por el fabricante.
Por ejemplo, si el valor de actualidad es de 30% y el valor de potencialidad es de 50%, por consenso podría
decidirse una meta el 40%.
¿De dónde proviene la información de los indicadores? ¿Cada cuánto se toma? ¿Cómo la vas a recolectar?
Por ejemplo:
La información proviene de informes estatales y la obtienes a través del sitio web de presidencia.
La información proviene de las bases de datos del cliente y se obtiene por envío de correo
electrónico mensual.
Define ademas cada cuánto se va a recolectar la información: ¿Cada hora, día, semana o mes?
Con base en el destinatario, puede ser posible que se modifique la frecuencia de calculo del indicador o una
presentación específica.
No confundamos frecuencia de calculo con frecuencia de recolección de información. Por ejemplo para
evidenciar el trabajo de un proveedor puede ser conveniente calcular el indicador semestralmente. No
obstante, ¿vamos a recolectar la información del trabajo de ese proveedor cuando pasen 6 meses de su
labor? No lo creo. Será más conveniente que tengamos una hoja de control de proveedor donde anotemos
su gestión semanal.
Aquí especificamos los elementos que componen cada indicador. Es útil porque resume todas las
consideraciones tenidas en la planificación de los indicadores.
Considera entonces si crees conveniente incluir los siguientes aspectos en tu ficha de indicadores.
Sigla: Es una expresión abreviada que facilita el reconocimiento del indicador y sus atributos en
pocos caracteres.
Conceptos: Todo concepto usado para el calculo del indicador y que requiere ser explicado.
Formula de indicador: Expresión matemática con la que se hace el cálculo del indicador.
Unidad de medida: El resultado de la medición debe tener una unidad. Por ejemplo KG, porcentaje,
días, metros cúbicos, etc.
Frecuencia de la toma de datos: Cada cuánto se toman los datos. Por ejemplo cada 8 días, cada
mes, trimestral, etc.
Sentido: ¿Hay más cumplimiento entre mayor sea el resultado con respecto a la meta o cuando es
menor? En otras palabras, define si tu indicador es creciente o decreciente.
Meta.
Responsable de calculo.
Responsable de análisis.
Con toda la planeación realizada hecha en el punto anterior, no queda más que tomar los datos y calcular el
indicador. Esto dentro del ciclo PHVA hace parte de la etapa de «hacer». No me voy a extender mucho en
esta etapa, siendo que esta es la ejecución todo lo que has planificado. Sin embargo hay algunos apuntes
importantes para mencionarte:
Socializar las responsabilidades (recolectar datos, calcular indicadores, interpretar indicador, etc).
Continuando con el ciclo PHVA, este es la fase «V», donde verificamos los indicadores.
Es decir que no debemos interpretar de la misma forma el resultado de un indicador de proporción que uno
de razón. Por ejemplo:
Proporción: El 55% de las ganancias generadas por la empresa en este año pertenecen al servicio de
telefonía.
Razón: Las ventas generadas por el servicio de telefonía en este año han caído 35% con respecto al
año anterior.
Así pues, notarás que es importante interpretar los indicadores en conjunto y no de manera aislada.
Tendencia a la maximización: Debe crecer a través del tiempo. Por ejemplo uno de los indicadores
que manejo con Ingenio Empresa son los suscriptores, donde evalúo que la cantidad de
suscriptores aumente a través del tiempo. Para este año me he propuesto aumentar en
50 suscriptores mensuales.
Tendencia a la minimización: Disminuir a través del tiempo. Por ejemplo una empresa en busca de
la mejora continua puede plantearse un indicador decreciente como son las quejas y reclamos, que
deberán ser cada vez menos.
Con límites de seguridad: Debe mantenerse dentro de unos límites. Por ejemplo, la temperatura de
la maquinaría no debería pasar de 75° C mientras esté funcionando.
En otras ocasiones será pertinente evaluar la evolución del numerador y denominador de un período a
otro.
Por último: El análisis y la interpretación de cada indicador depende de su tipología y la actividad que se
realiza. Por ejemplo, la interpretación del EBITDA es diferente a la de un indicador de gestión por ser el
primero de tipo de financiero.
En el ciclo PHVA, sigue la etapa de actuar. Calculados los indicadores, es el momento de tomar decisiones
según el resultado. Estas decisiones están encaminadas a corregir la desviación que exista entre lo planeado
y el resultado de lo ejecutado. Pueden contener los siguientes aspectos:
Como ves, no es más que un 5w+2h y aquí lo que estamos haciendo es una nueva planificación.
Si bien cada empresa define y establece los indicadores de sus procesos de acuerdo a las actividades que se
desarrollan al interior, también es cierto que existen ciertos indicadores comunes o de conocimiento
general que podemos agrupar por procesos.
En esta tabla de indicadores he querido agrupar, pues eso, indicadores clasificados por proceso, la
tendencia del indicador y su fórmula.
El objetivo: Llegar a los 100 indicadores clasificados por proceso. Y tu puedes ayudarme con eso. Escribe
en los comentarios qué indicadores crees que son relevantes y que deberían estar en la tabla o que proceso
crees que hace falta y que debe contar con indicadores.
Nombre de
Proceso de Tendencia Numerador o
# indicador por Denominador
indicador deseada dato
proceso
Número total de
Eficacia tiempo
1 Almacén Creciente despachos a Número total de despachos realiza
de despacho
tiempo
Valor total de
Exactitud del diferencias
2 Almacén Creciente Valor total del inventario
Inventario encontradas en el
inventario
Metros cuadrados
Utilización del
3 Almacén Informativo utilizados de Metros cuadrados disponibles
espacio
almacenamiento
Frecuencia Número de
4 Ambiental incidentes Decreciente incidentes Número de horas trabajadas
ambientales ambientales
Consumo del
período anterior
Consumo
5 Ambiental Decreciente KW - Consumo Consumo del período anterior KW
Energía Eléctrica
período actual
KW
Consumo
Consumo período
6 Ambiental Energía Eléctrica Informativo Número total de trabajadores
actual KW
per Cápita
Consumo m3
agua período
Ahorro
anterior -
7 Ambiental consumo de Decreciente Consumo m3 agua período anterio
Consumo m3
agua
agua período
actual
Consumo m3
Consumo agua
8 Ambiental Informativo agua período Número total de trabajadores
per Cápita
actual
Producción total
residuos período
Producción de
anterior -
9 Ambiental residuos Decreciente Producción total residuos período a
producción total
ordinarios
residuos período
actual
Número de
11 Comercial Contratos No aplica contratos No aplica
firmados
Efectividad en Número de
Número de propuestas comerciales
12 Comercial las propuestas Creciente contratos
realizadas
comerciales firmados
Ventas del
Crecimiento en periodo actual -
14 Comercial Creciente Ventas del periodo anterior
ventas ventas período
anterior
Promedio de Promedio de
15 Comercial No aplica
ventas ventas generadas
Número de
clientes de
Crecimiento de período actual -
16 Comercial Creciente Número de clientes de período ant
clientes número de
clientes de
período anterior
Clientes Número de
17 Comercial Creciente Número de clientes previstos
previstos clientes obtenidos
Efectividad en
Número de ventas
18 Comercial visitas Creciente Número de visitas realizadas
realizadas
comerciales
Número de
Llamadas a llamadas
19 Comercial No aplica No aplica
prospectos realizadas a
prospectos
Promedio de
Llamadas a llamadas
20 Comercial No aplica No aplica
prospectos realizadas a
prospectos
Cumplimiento
21 Comercial de Presupuesto Creciente Ventas realizadas Ventas presupuestadas
de ventas
Costo de
Gastos en ventas
22 Comercial adquisición por Informativo Clientes conseguidos
y marketing
cliente
Número de
Eficacia entrega pedidos no
24 Compras Decreciente Número total de pedidos recibidos
de pedidos atendidos en el
plazo establecido
Número de
proveedores que
Desempeño de
25 Compras Creciente cumplen las Número total de proveedores evalu
los proveedores
metas de
evaluación
Promedio de
Desempeño de calificaciones
26 Compras Creciente No aplica
los proveedores obtenidas por los
proveedores
Activo corriente -
30 Financiero Prueba acida Creciente Pasivo corriente
inventarios
Rentabilidad
Utilidad
31 Financiero operacional del Creciente Patrimonio
operacional
patrimonio
Rotación de Costo de
32 Financiero Informativo Valor de inventario promedio
inventario mercancías
vendidas en el
período
Margen Utilidad
34 Financiero Creciente Ventas
Operacional Operacional
Rotación de
36 Financiero Informativo Ventas Cuentas por cobrar
cartera
Apalancamiento
37 Financiero Decreciente Activo total Patrimonio
financiero
Número de
Cumplimiento
objetivos de Plan
39 Gerencial de objetivos Creciente Número de objetivos de plan estrat
estratégico
estratégicos
cumplidos
Número de
Índice de ordenes de
Número de ordenes de mantenimie
40 Mantenimiento Mantenimientos Informativo mantenimiento
atendidas
Correctivos correctivo
atendidas
Número de horas
Costos medio
de
41 Mantenimiento Mantenimiento Decreciente Costo total mantenimiento
mantenimiento
por hora
realizadas
Número de
ordenes de
Cumplimiento
mantenimiento Número de ordenes de mantenimie
42 Mantenimiento Plan de Creciente
planificadas planificadas
mantenimiento
ejecutadas a
tiempo
Mantenimiento
Mantenimientos
preventivo
43 Mantenimiento Decreciente correctivos Mantenimientos preventivos realiz
frente a
realizados
correctivo
Número de
Cumplimiento
45 Mejoramiento Creciente actividades SGC Número de actividades SGC progra
Plan SGC
ejecutadas
Ahorros del
Ahorros período actual -
46 Mejoramiento Creciente Ahorros del período actual
obtenidos ahorros del
período anterior
Cantidad de
Conformidad de producción no
47 Producción Decreciente Cantidad total de producción
la producción conforme
identificada
Productividad Suma de
48 Producción de la mano de Informativo producción por Suma de horas trabajadas por traba
obra trabajador
Costo de Suma de
49 Producción energía por Informativo producción Suma de unidades de energía empl
unidad generada
Eficiencia de
Producción
50 Producción producción Creciente Producción presupuestada
lograda
(tiempo)
Devoluciones
51 Producción Devoluciones Decreciente Cantidad total de producción
obtenidas
Producción
52 Producción Garantías Decreciente devuelta por Cantidad total de producción
garantía
Tiempo promedio
Tiempo de de cambio de
55 Producción Informativo No aplica
cambio de línea línea de
producción
Accidentalidad
Salud y Número de
laboral por
56 seguridad Decreciente accidentes Número de horas trabajadas
horas
laboral laborales
trabajadas
Número de días
Salud y perdidos o no
Accidentabilidad
57 seguridad Decreciente trabajados por Número total de trabajadores
laboral
laboral accidentes
laborales
Número de días
Salud y Gravedad perdidos o no
58 seguridad accidentes de Decreciente trabajados por Número de horas trabajadas
laboral trabajo accidentes
laborales
Salud y
Número de horas
59 seguridad Ausentismo Decreciente Número de horas trabajadas
hombre perdidas
laboral
Número total de
Eficiencia
Servicio al quejas
63 tratamiento de Creciente Número total de quejas recibidas
cliente respondidas a
quejas
tiempo
Promedio de
Índice de
Servicio al calificaciones
64 satisfacción del Creciente No aplica
cliente otorgadas por el
cliente (CSAT)
cliente
Promedio de
calificaciones
Índice de otorgadas por el
Servicio al recomendación cliente sobre si
65 Creciente No aplica
cliente Net promoter recomendaría el
score (N producto o
servicio de la
empresa
Promedio de
calificaciones
otorgadas por el
Índice de
Servicio al cliente según su
66 esfuerzo del Decreciente No aplica
cliente percepción del
cliente (CES)
esfuerzo invertido
para resolver su
problema
Número de
clientes al final
Tasa de
Servicio al del período -
67 retención de Creciente Número de clientes al iniciar el per
cliente número de
clientes
clientes obtenidos
en el período
Número de
clientes que
Servicio al Satisfacción del
68 Creciente cumplen las Número de clientes evaluados
cliente cliente
metas de
satisfacción
Sumatoria de los
porcentajes de las
Servicio al Top two box dos calificaciones
69 Creciente No aplica
cliente (TTB) más altas dentro
de la escala de
calificación
Sumatoria de los
porcentajes de las
Servicio al Bottom two box dos calificaciones
70 Decreciente No aplica
cliente (BTB) más bajas dentro
de la escala de
calificación
Número de
Eficacia del indicadores que
Sistema de Número total de indicadores del sis
72 sistema de Creciente cumplen las
gestión de gestión
gestión metas
establecidas
Cumplimiento Número de
Sistema de
73 del programa de Creciente auditorías Auditorías programadas
gestión
auditorías ejecutadas
Número de NC de
Disminución de auditoría del
Sistema de no período actual - Número de NC de auditoría del per
74 Decreciente
gestión conformidades número de NC de anterior
de auditoría auditoría del
período anterior
Número de
Cumplimiento
Gestión actividades de Número de actividades de capacita
75 Programa de Creciente
humana capacitación planificadas
capacitación
ejecutadas
Número de
trabajadores que
Gestión Desempeño del
76 Creciente cumplen las Número total de trabajadores evalu
humana personal
metas de
evaluación
Promedio
Gestión Clima calificación
77 Creciente No aplica
humana organizacional encuesta clima
organizacional
Costo total de
Costos medio
Gestión actividades de Promedio de trabajadores durante
78 formación por Informativo
humana formación en el período
trabajador
período
Número total de
Nivel de
Trabajadores que
Gestión participación Trabajadores programados para
79 Creciente asistieron a las
humana actividades de actividades de formación
actividades de
formación
formación
((Número de
personas
contratadas en el (Número de personas al comienzo
Gestión Rotación de período - período considerado - número de
80 Decreciente
humana personal personas personas al final del período consid
retiradas en el /2
período) / 2) *
100
Promedio de
calificaciones
Resultado
Gestión obtenidas en
81 encuesta de Informativo No aplica
humana diligenciamiento
renuncia
de encuesta de
retiro