PRESTAMO Y RECUPERACION DE DOCUMENTOS

MARIA DEL CARMEN SANABRIA BORDA

FUNDACION EDUCATIVA Y TECNICA HACIA EL PROGRESO INDUSTRIAL

TUNJA
2019
 TABLA DE CONTENIDO
Introduccion…………………………………………………………………………..1
Objetivos………………………………………………………………………………..2
 Introducción
El rol que cumple el tratamiento documental dentro del ámbito administrativo y
funciones que allí se desempeñan es así como el archivo es un área de soportes
administrativos muy importante para la gestión institucional.
La ley 594 de 2000 en su articulo 21 “programas de gestión documentos” establece
que las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos
pudiendo contemplar y el uso de nuevas tecnologías y soportes en cuya aplicación
deberán observarse los principios y procesos archivísticos.
La finalidad de este trabajo es dar a conocer en general un sistema de Gestión
Documental que involucre a todos en el desarrollo y cumplimiento de sus funciones
con respecto al manejo documental, con miras a proporcionar una herramienta
estratégica para el mejoramiento del área archivística.
 CONSTITUCION POLITICA DE COLOMBIA
Articulo 20.
Comprende este articulo además la responsabilidad de los medios de
comunicación masiva derecho a la rectificación y prohibición de censura. La
libertad de expresión es una condición necesaria para que el ser humano se
desarrolle plenamente en sociedad, pero no solo se busca la realización del
individuo con la libertad de expresión, también la realización del estado social de
derecho democrático, participativo y pluralista.
Articulo 27
Habla de la liberta de catedra enseñanza, aprendizaje y investigación derecho
garantizado constitucionalmente a todas las personas que realizan una actividad
docente
Articulo 74
Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo a
los casos que establezca la ley
Articulo 112
Los partidos y los movimientos políticos con personeria jurídica que se declaren en
oposición al gobierno podrán ejercer libremente la función critica frente a este, y
plantear y desarrollar alternativas políticas para estos efectos, se les garantiza los
siguientes derechos:
El accesos a la información y a la documentación oficicial, con las restricciones
constitucionales y legales.
Ley 4 de 1913 Sobre Regimen Politico y Municipal
Articulo 320
Todo individuo tiene derecho a que se le den copias de los documentos que
existan en las secretarias y en los archivos de las oficinas del orden administrativo,
siempre que no tengan carácter de reserva. Ningún empleado puede dar copias
sin autorización del jefe de la oficina.
Ley 57 de 1985
Por la cual se ordena la publicidad de los actos y documentos oficiales.
La nación, los departamentos y los municipios incluirán en sus respectivos diarios,
gacetas o boletines oficiales, todos los actos gubernamentales y administrativos
que la opinión deba conocer pura informarse sobre el manejo de los asuntos
públicos y para ejercer eficaz control sobre la conducta de las autoridades, y los
demás que según la ley deban publicarse pura que produzcan efectos jurídicos.
Decreto 1080 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Cultural,
publicado en el diario oficial 49.523, ene el cual unifica toda la normatividad
expedida en respectivo sector.
Aplica la parte Vll patrimonio bibliográfico, hemerográfico, documental y
archivístico; titulo ll
Patrimonio archivístico, los capítulo V: Gestión de documentos principios de la
Gestión Documental
Control y seguimiento. Las entidades deben asegurar el control y seguimiento de
la totalidad de los documentos que produce o recibe en desarrollo de sus
actividades, a lo largo de todo el ciclo de vida.
Oportunidad, las entidades deben implementar mecanismo que garanticen que los
documentos están disponibles cuando se requiera
Protección del medio ambiente, las entidades deben evitar la producción de
documentos impresos en papel cuando este medio no sea requerido por razones
legales
Directiva 004 de 2012 del Ministerio de Telecomunicaciones
Se de be cumplir con todos los lineamientos, establecidos por la estrategia del
gobierno en línea, que lidera el municipio de las tecnologías de la información y las
comunicaciones, así como aquello que en materia de gestión documental
establezca el Archivo General de la Nación.
Préstamo de documentos para tramites internos
En el evento que se requiera trasladar un expediente a otra dependencia en
calidad de préstamo, la dependencia productora deberá llevar un registro en el
que se consigne la fecha del préstamo, identificación completa del expediente,
numero total de folios, nombre y cargo de quien retira el expediente y termino
perentorio paran su devolución.
 Conclusiones
El programa de gestión documental (PGD) ha contribuido eficientemente en el
control y administración de documentos técnicos que recepción y emitió la
institución esto fue posible con el apoyo y participación de todas las autoridades y
personal de la institución quienes influyeron directamente en la eficiente y efectiva
implementación de este Programa de Gestión Documental.
La organización documental que empleo este PGD permitió una selección eficiente
de los documentos generado por cada empresa consultora sin embargo registro
deficiencias en el control de la documentación que se produce como resultado de
carácter técnico permitiendo que mucha información valiosa no fuera eficientemente
registrada y recuperada.
El software aporto beneficios al inventario y registro de los documentos ingresados
al archivo técnico.
El programa de gestión documental ah permitido mejorar y agilizar el proceso de
intercambio de información entre las empresas.