MANUAL DE CARGOS

Director Administrativo - IPS Código:

MISION DEL CARGO

Dirigir y controlar los procesos administrativos y financieros que se ejecutan en la IPS para garantizar la
prestación de los servicios asistenciales. Gestionar las relaciones con los diferentes outsourcing existentes,
controlar y medir la ejecución de los procesos de: mantenimiento, archivo de historia clínica, caja hospitalaria,
caja menor, cartera hospitalaria, logística, recepción/conmutador, telecomunicaciones, salud ocupacional, aseo,
arquitectura, alimentación, lavandería, seguridad, farmacia, recurso humano, mantenimiento de equipos
biomédicos.
PROCEDIMIENTOS EN LOS QUE INTERVIENE
PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES PRINCIPALES
Mantenimiento de instalaciones Seguimiento – Mejoramiento continuo
Archivo de Historia Clínica Garantizar seguridad y confidencialidad
Caja hospitalaria Garantizar la seguridad de los recaudos efectuados
Caja menor Control
Cartera hospitalaria Seguimiento
Solicitud de compras y realizar cotizaciones
Coordinación de transportes
Garantizar existencias de insumos
Evaluación de proveedores
Gestión Logística
Garantizar el pago a proveedores
Garantizar pago oportuno de Servicios Públicos
Velar por la oportuna y correcta dotación del personal
hospitalario y administrativo
Control de visitas familiares Garantizar el ingreso adecuado de visitantes
Gestión Salud Ocupacional Velar por el cumplimiento de las acciones de ley
Gestión Manejo Ambiental Garantizar cumplimiento legal
INSUMOS Y RECURSOS REQUERIDOS Y SUS PROVEEDORES
INSUMO / RECURSO PROVEEDOR
Recursos Tecnológicos (SW – Hardware) HeOn
Puesto de Trabajo (Escritorio – Silla) Gerente Corporación
Papelería Preimpresa Dirección Nacional Administrativa
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Gerente
Corporación

Director
Administrativo

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RESPONSABILIDADES BÁSICAS
EN EL PROCEDIMIENTO: Mantenimiento de instalaciones.
Solicitar revisión diaria de las instalaciones de las sedes de prestación de servicios de acuerdo con lista de
1
chequeo.
2 Generar soluciones inmediatas altamente costo- efectivas a imprevistos en las instalaciones.
Verificar el cumplimiento del cronograma de mantenimiento de las instalaciones en cada una de las sedes de la
3
Corporación. Con base al proceso establecido por el área de arquitectura.
4 Velar por que se mantenga constantemente la imagen corporativa de acuerdo a las políticas institucionales.
5 Generar mecanismos de mejoramiento continuo al proceso de mantenimiento de instalaciones.

EN EL PROCEDIMIENTO: Archivo de Historia Clínica

Hacer cumplir la normatividad relacionada en la habilitación bajo el tema de archivo y custodia de historias
1
clínicas.
2 Garantizar la pulcritud, seguridad y manejo del archivo único de historias clínicas.
Garantizar que los procesos relacionados con copia de historias clínicas para uso de las entidades del estado en
3 casos de investigaciones o tutelas sean entregadas en las condiciones que sean requeridas por cada uno de los
casos particulares a que haya lugar.
4 Garantizar la confidencialidad y unipersonalidad de la Historia Clínica.
5 Generar mecanismos de mejoramiento continuo al proceso de archivo de historia clínica.

EN EL PROCEDIMIENTO: Caja Hospitalaria

Dirigir el recaudo diario de los pagos a que haya lugar por prestación de servicios, cancelación de cuotas
1
moderadoras y copagos.
2 Garantizar la seguridad de los recaudos efectuados en las cajas hospitalarias y ambulatorias.
3 Garantizar que lo facturado equivale exactamente a lo recaudado.
4 Hacer cumplir las políticas del nivel central, referente al cobro de multas por inasistencia.
5 Coordinar el cierre diario de caja, teniendo en cuenta las políticas de nivel central para su ejecución.
6 Efectuar arqueos de caja con el objeto de verificar su correcta ejecución.
Verificar el cumplimiento de las políticas vigentes en la generación y aplicación de pagarés a las cuentas
7
causadas por prestación de servicios para los usuarios que presenten dificultades de pago.
8 Generar mecanismos de mejoramiento continuo al proceso de caja hospitalaria.

EN EL PROCEDIMIENTO: Caja Menor

Controlar de manera directa los gastos que se efectúen de acuerdo con las normas y políticas de la
1
vicepresidencia financiera.
2 Efectuar arqueo de caja y generar acciones pertinentes de acuerdo con el resultado de excedente o faltante.

EN EL PROCEDIMIENTO: Cartera Hospitalaria

1 Enviar pagarés con consecutivos a caja hospitalaria.
2 Verificar el diligenciamiento de la solicitud de crédito.

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3 Realizar aleatoriamente verificación de los datos registrados por los usuarios

4 Generar V°B° para la realización del pagaré.
5 Verificar que los pagarés tengan el soporte de formatos de información completa.
6 Entregar relacionados los pagares para su control.
7 Remitir los pagarés con mora superior a 60 días a cobro para proceso ejecutivo.
Realizar seguimiento constante al proceso de cobro por proceso ejecutivo en relación con el abogado que esté
8
encargado por parte de la gerencia general.
9 Generar mecanismos de mejoramiento continuo del proceso de cartera hospitalaria.

EN EL PROCEDIMIENTO: Gestión Logística

Efectuar la solicitud de compras requeridas al nivel central de la organización de acuerdo con las políticas
1
institucionales.
Cotizar con proveedores cercanos las soluciones de los imprevistos que se presenten en mantenimiento de
2 las instalaciones, mantenimiento de equipos biomédicos y otros que puedan causar fallos en la atención a los
usuarios.
Coordinar el manejo de los trasportes desde, hacia y entre las clínicas de la corporación, siempre y cuando
3
aquellos requerimientos surjan del manejo inmediato que se requiere ante una eventualidad.
Coordinar la entrega de los insumos de papelería, cafetería, aseo de las instalaciones, a cada uno de los
4
servicios que lo requiera.
5 Recibir los elementos solicitados y verificar que su uso corresponda a lo requerido.
Coordinar la inclusión y retiro de proveedores de acuerdo con la evaluación del servicio, calidad y costo de
6
las soluciones que cada uno de ellos presente.
Tramitar junto con Dirección Administrativa Nacional la facturación recibida de los proveedores de primera
7
línea de mantenimiento, para su causación y pago.
Coordinar el pago de los servicios públicos, verificando plazos para evitar cortes que puedan generar
8
irregularidades en la prestación de los servicios de salud.
9 Coordinar el manejo de la dotación hospitalaria.
10 Coordinar el manejo de la dotación del personal administrativo y asistencial.

EN EL PROCEDIMIENTO: Control de visitas familiares

1 Garantizar el ingreso adecuado de visitantes a las sedes de prestación de servicios.

EN EL PROCEDIMIENTO: Gestión Salud Ocupacional

1 Organizar las acciones de ley generadas por el manejo del comité paritario de salud ocupacional.
2 Hacer cumplir las acciones y compromisos del empleador desprendidas de dicho comité.
3 Certificar la ejecución del programa de salud ocupacional.

EN EL PROCEDIMIENTO: Gestión Manejo ambiental

1 Garantizar el cumplimiento de la responsabilidad de la gestión ambiental de la corporación.

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RESPONSABILIDADES GENERALES
1 Velar por el gasto racional de los recursos destinados a soportar la prestación de los servicios de salud.
2 Coordinar la respuesta administrativa a los entes de control internos y/o externos.
3 Garantizar la excelente presentación de los espacios adecuados para la prestación de los servicios de salud.
Coordinar los procesos de comunicación con los outsourcing para generar esquemas de desarrollo y
4
mejoramiento continuo de los procesos que son atendidos por cada uno.
Retroalimentar constantemente a la Gerencia General de la Corporación acerca del manejo de los indicadores
5
de la gestión de los gastos y los procesos relacionados.
6 Garantizar el cumplimiento de los requisitos de habilitación relacionados directamente con sus funciones.
7 Diseño de estrategias para el mejoramiento del control del gasto administrativo.
8 Garantizar la recepción de correspondencia de la corporación, incluida la facturación de servicios públicos.
Garantizar el funcionamiento del conmutador (llamadas entrantes y salientes) de las sedes de prestación de
9
servicios de la corporación.
10 Realizar seguimiento a los procesos de facturación.
COMPETENCIAS TECNICAS Y/O PROFESIONALES

Administrador de Empresas, Ingeniero Industrial o carreras afines con

NIVEL EDUCATIVO especialización en administración hospitalaria / gerencia de la calidad /
auditoria de procesos / gerencia de proyectos.

Relaciones Interpersonales excelentes

Capacidad de trabajo en equipo
Facilidad de expresión y comunicación
Excelente presentación personal
Alta autoestima y confianza
HABILIDADES
Capacidad para trabajar bajo presión
Recursividad
Organización
Análisis y solución de problemas

Administración Hospitalaria
Planeación
Conocimientos en Ley 100
CONOCIMIENTOS Manejo del Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad.
ESPECIFICOS Análisis Financiero
Reforma a la Seguridad Social en Salud
Básicos en procesador de palabras y hoja de calculo

Mínimo dos años en cargos administrativos

EXPERIENCIA

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COMPETENCIAS BÁSICAS
NIVEL DE LA
NIVEL DE LA COMPETENCIA
COMPETENCIA COMPETENCIA COMPETENCIA
ALTA MEDIA BAJA ALTA MEDIA BAJA
CAPACIDAD DE
AUTOCONTROL X X
ANÁLISIS
TRABAJO EN
PRODUCTIVIDAD X X
EQUIPO
FLEXIBILIDAD X SEGUIMIENTO X
USO EFECTIVO
INNOVACION X X
DEL TIEMPO
DIRECCION Y
PLANEACIÓN X X
CONTROL
CAPACIDAD DE
X ORGANIZACIÓN X
APRENDIZAJE
FACILIDAD DE CAPACIDAD DE
X X
COMUNICACIÓN RESOLUCION

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