Importancia de las funciones organización, control y staff

FUNCIÓN DE ORGANIZACIÓN
Esta función provee la estructura del personal, instalaciones y flujo de información
para alcanzar las metas y objetivos a ser cumplidos

El departamento de servicios de información debe ser colocado en un nivel

suficientemente alto dentro de la estructura organizacional para así poder lograr una
independencia con los departamentos de los usuarios y evaluar el grado de
independencia que se ha logrado en esa posición.

Las responsabilidades del departamento de servicios de información deberán ser

delineadas y documentadas. Se deberán revisar los procedimientos para determinar
que las responsabilidades asignadas fueron descritas adecuadamente, así como
verificar que los estándares son los adecuados. El director general debe hacer una
distribución de tareas, incluyendo al departamento de servicios de información entre
las cuales se encuentran: el desarrollo de sistemas, operación, control de datos,
administración de base de datos. Estas actividades deberán ser auditadas para
evaluar que sean las adecuadas y que se encuentre la descripción del trabajo
documentada.

El departamento de servicios de información tendrá que describir y delinear

claramente la autoridad y responsabilidad incluyendo la definición de las habilidades
técnicas requeridas para su evaluación. Estas funciones deberán ser evaluadas
analizando que tan bien descritas se encuentran.

 Función centralizada

*Todas las funciones

*Coordinación general

*Operaciones de hardware y software e implementación

*Desarrollo e implementación de sistemas

 Función descentralizada

*Todas las otras funciones como: desarrollo,

*implementación y operación.

*Desarrollo e implementación de sistemas

*Desarrollo de sistemas

*Operaciones de hardware y software

Existen razones que llevan a la alta dirección y al director de sistemas a tomar la

decisión de centralizar o no las instalaciones computacionales, es importante la
decisión que tome ya que puede tener un impacto importante en la integridad de los
datos y la efectividad y eficiencia del sistema

 Selección de hardware–software

Dicha selección involucra la preparación de un manual de especificaciones para la

distribución a vendedores de hardware y software el cual debe de estar preparado
para comunicar a los vendedores las necesidades de instalación, debe actuar como
un documento de cambio estándar para asegurar uniformidad en los presupuestos
y facilitar la evaluación de los mismos, también para evaluar los presupuestos de
ventas y seleccionar la configuración de hardware y software.

 Estándares

Para guiar y controlar las actividades en el área de sistemas se deben tener los
siguientes estándares:

1. Estándares de métodos

Establecen prácticas uniformes, procedimientos y reglas a ser seguidos en el área

de informática. Es una técnica organizacional, que tienen cuatro propósitos:

• Facilitar la comunicación entre partes interdependientes como analistas y

programadores.

• Reducir los efectos de la rotación de personal.

• Reducir los efectos del cambio tecnológico.

• Formar la base de estándares

de desempeño proporcionando una base de medida común

 Estándares de desempeño
Los estándares de desempeño describen el uso de recursos que debería ser
esperado al realizar diferentes actividades en la instalación.
Por regla general los estándares deben estar formalmente documentados en el
manual de estándares del área de sistemas.

FUNCIÓN DE CONTROL

 Propósito y función de control

El control consiste en comparar el desempeño actual contra el planeado, lo cual

sirve como una base para ajustar acciones.

Cuando se evalúa la alta dirección y la dirección de informática, los auditores se

enfocan en las actividades de control que deben ser desarrolladas en la instalación
para asegurar el cumplimiento de los objetivos.

 Medición de control

La administración ejerce control sobre las actividades de la instalación

computacional a través de los medios normales: planes y presupuestos, medir el
desempeño actual y Determinar variaciones.

 Estándares
 Estándares de desempeño

Forman la base de construcción de presupuestos para proyectos de sistemas de

información. Los estándares de desempeño describen el uso de recursos que
debería ser esperado al realizar diferentes actividades en la instalación. Esto abarca
cuatro áreas principalmente:

• Uso de equipo

• Análisis de sistemas

• Programación

• Operaciones

 Estándares de documentación

Forman una parte importante para el éxito o fracaso de los proyectos de sistemasde
información. Estos tienen cuatro propósitos:
•Comunicación inter áreas o tareas
•Control de calidad y control de proyectos
• Referencia histórica
• Referencia de instrucciones

 Tener en cuenta

Revisión de los puntos de chequeo:

Muchos proyectos pueden ser divididos en una serie de pasos. Al final de cada
paso, un punto de chequeo puede ser definido.

Ayuda para el control del proyecto:

Deben existir medios para proveer una alarma temprana a desviaciones de
proyecto.

Post-Auditorias:

la administración de informática debe realizar regularmente sus propias auditorias

como un control fundamental.

La auditoría de la administración de informática puede estar más involucrada en

aspectos más detallados del análisis, diseño e implementación de sistemas.

Controlando el uso de los servicios computacionales:

Existen dos formas de controlar a los usuarios

- Algún tipo de comité de revisión puede analizar las peticiones deservicio de los
usuarios. Se puede utilizar algún mecanismo para evaluar prioridades como el
presupuesto base cero.

- Precios de transferencia 0 un esquema de cargos puede ser usado para evaluar

las peticiones de los usuarios.

RESPONSABILIDADES

Estas pueden ser asignadas a miembros del staff del Departamento de Serviciosde
Información. Tener un grupo de Aseguramiento de la Calidad (Quality Asurence)
que sea responsable de las funciones de QA; con el fin de revisar losproblemas
existentes y determinar las responsabilidades del departamento de servicios de
información en estos requerimientos para solucionar el problema.

 Planes de revisión

Será necesario evaluar el estado de los siguientes puntos:

• Logros de los objetivos del departamento de servicios de información

• Adherencia de los servicios de información a los estándares y procedimientos de

la empresa.

• Utilización de sistemas de control para el logro de los objetivos.

• Reportes de aseguramiento de la calidad deben ser presentados a los usuarios y

al administrador de departamento de servicios de información.

 Funciones de auditoría interna

La función de una auditoría interna es establecer con suficiente competenciatécnica,

independencia y autoridad para revisar los objetivos de control desistemas de
información y para preparar reportes en donde se encuentren y den
recomendaciones aplicables a todas las áreas de sistemas de información.

 Requerimientos externos

El conocimiento del auditor sobre la tecnología para el procesamiento de datos debe

de incrementarse a medida que aumentan los requisitos del gobierno y del medio
ambiente. Los controles deben ser suficientemente buenos para asegurar el buen
funcionamiento de los sistemas aún y cuando el gobierno haga nuevos
requerimientos.

FUNCIÓN STAFF

Consiste en seleccionar y entrenar al personal adecuado para desarrollar las tareas.

La calidad de la funcionalidad de staff afecta directamente la calidad de los sistemas
producidos en la organización. Existen dos razones para enfatizar en la necesidad
de una planeación de staff:

• Históricamente el personal bueno en computación se ha encontrado en baja oferta.

• Se requiere personal con habilidades especializadas en la instalación
computacional.

 Contratación del personal

Para contratar a la persona correcta, la administración y el aspirante al trabajo

deben entender claramente los requerimientos del puesto. Para cada posición en la
instalación, un documento formal de especificación debe de existir para definir la
naturaleza del trabajo, sus obligaciones y sus oportunidades de avance. La
selección del personal y su promoción deben tener criterios a considerar como son
el nivel de educación, experiencia y responsabilidad, los cuales deberán estar
debidamente establecidos y deberán ser los apropiados.

El administrador puede obtener información de los aspirantes, evaluándolos por

medio de entrevistas, pruebas de aptitud, referencias, hojas de vida. Algunos
procedimientos de controles básicos que pueden ser aplicados son:

• Revisar las referencias, hojas de vida, etc.

• Exámenes mentales y físicos.

• Relación de empleados claves.

• Explicación del protocolo organizacional a ser observado.

 Capacitación del personal

Involucra el establecimiento de oportunidades de crecimiento promociónales y

educación. Con estas actividades se mantiene la moral del empleado y las
habilidades necesarias para llevar a cabo las tareas de la instalación

Entrenamiento del personal para mantener sus conocimientos y habilidades.

Estos procedimientos deberán ser evaluados por miembros del Staff de
departamento de servicios de información. La capacitación debe ser continua ya
que al auditor se encuentra constantemente revisando diferentes tareas, deberá
de encontrarse con la capacidad técnica suficiente para poder realizar su trabajo,
por lo que debe de ser capacitado continuamente por medio de conferencias,
seminarios u otras.

 Revisiones regulares del staff

Revisiones regulares del staff se hacen para:

• Determinar si un empleado asegura la promoción.

• Identificar oportunidades de crecimiento personal del empleado.

• Identificar las fuerzas y debilidades del empleado.

RETIRO DEL PERSONAL

Cuando un empleado es despedido de su empleo se deberán seguir procedimientos

de seguridad que protejan los recursos computacionales y los archivos de datos.
Estos procedimientos deberán estar de acuerdo con los estándares de la
organización, así como también se deberá determinar que sean consistentes con
las leyes.

El retiro puede ser a voluntad del empleado o de la organización. En cualquier caso

ciertos procedimientos de control deben ser realizados:

• Si el empleado es una persona clave, la administración debe ser informada.

• Contactar al supervisor del empleado para determinar las razones de la salida.

• Hacer una lista de modo que se permita:

- Recolocar Llaves

- Cancelar Passwords

- Cambiar listas de distribución

- Regresar reportes, libros y documentación

- Regresar equipo

•Realizar entrevista de salida para: Determinar áreas de descontento

• Recordatorio de dirección sobre información Identificar problemas potenciales.

• Entrenar al nuevo empleado

Bibliografías:

https://es.scribd.com/document/355376314/Informe-Sobre-La-Importancia-de-Las-Funciones-
Organizacion-Control-y-Staff

https://es.slideshare.net/johanachala/actividad-2-organizacin-y-staff

https://www.clubensayos.com/Tecnolog%C3%ADa/IMPORTANCIA-DE-LAS-FUNCIONES-
ORGANIZACI%C3%93N-CONTROL-Y-STAFF/3552295.html