AnswerNet Call Center RFP Template 
 
Although responding to a Request for Proposals (RFP) can be a complex and lengthy process, 
many people find writing RFPs equally challenging. The following template is provided to make 
that process much easier. It is a general template and will be applicable to most industries. 
However, it can be customized if needed. 
 
1. Program/Situation Overview 
 
  
 
 
 
 
 
 
Describe what you’re looking for and why you’re seeking the new solution, technology, service, etc. 
 
2. Company Background  
 
   
 
 
 
 
 
 
Briefly describe your company. What industry is it in? Who are your target market(s)? 
 
3. Key Dates 
Event  Deadline/Date 
RFP Issued   
Deadline to submit Intent to Bid Form   
Deadline for submitting questions to the client   
Proposal deadline   
Proposals evaluated   
Vendors notified by   
Presentations held   
Contract awarded by   
Projected program launch   
List deadlines and projected dates for submitting clarification questions, the proposal and any forms 
that bidders must complete; the evaluation process; notification of vendors; presentations, contract 
award; and, program launch. 
 

©AnswerNet 2015 
 

4. Scope of Work 
 
  
 
 
 
 
 
 
Describe in detail the services you’re asking vendors to perform. Make sure to clarify your 
needs/expectations in the following areas: 
 Hours of operation (24x7 services? Strictly 9 to 5?) 
 Languages 
 Location (Are you looking for US‐based call centers or considering near‐shore options)? 
 Call type (inbound or outbound? Check out our outbound calculator to learn more at 
www.telemarketing.com/tools) 
 Is there an opt‐in list the vendor would be expected to call? 
 Call volume and duration  
 Quantifiable outcomes/performance standards (Do you expect a certain number of calls to be 
handled each month? A certain number of sales made or leads generated?)   
 Length of term/program 
 Solutions for call volume spikes 
 Solutions for power outages or business continuity needs 
 
5. Deliverables/Submission Format 
 
  
 
 
 
 
 
 
How must bidders submit their proposals? If in hard copy, how many copies do you need? If 
electronically, by email or on CD? 
 
   

©AnswerNet 2015 
 

 
6. Cost Proposal 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Clearly state your pricing requirements. Are they per minute or per hour?  
Does the bidder charge for full minutes or prorate? Ask bidders to spell out their billing protocol and 
itemize their quote by service.  
 
7. Training 
 
  
 
 
 
 
 
 
Ask bidders to describe their training process. 
 
8. Quality Assurance/Monitoring 
 
  
 
 
 
 
 
 
Ask bidders to describe how they ensure agent accuracy. 
 
   

©AnswerNet 2015 
 

9. Reporting 
 
  
 
 
 
 
 
 
How often would you like to receive reports: daily, monthly? What data would you like reported? Ask 
vendors to state their reporting capabilities. Request a sample of the kinds of reports they can 
provide. 
 
10. Technical Requirements 
Must vendors’ systems be capable of integrating with specific software? Must they simultaneously 
handle a set number of calls? List your technical requirements. 
 
 
11. Required Forms 
Are there any forms bidders must complete? If so, include them in the RFP. For example, a disclosure 
agreement, affidavit of non‐collusion or Affirmative Action certification.  
 
12. Sample Contracts or Agreements 
You may also want to provide a sample of your standard vendor agreement including terms and 
conditions. 
 
Have questions? Call or text our RFP Specialists now at 800‐411‐5777. 
 
 

©AnswerNet 2015