1.

Identifique en su empresa ¿Cómo es la relación Tecnología, Personas, Procesos y Cultura

Organizacional, en cuanto a la gestión de información? (Explique con sus propias
palabras).

La siguiente identificación fue realizada en el Hospital Universitario Clínica San Rafael,

institución universitaria prestadora de servicios de salud de IV nivel de complejidad.

La infraestructura en el hospital universitario clínica san Rafael cuenta con varios procesos
sistematizados a través de software que permiten el fácil acceso a los datos que a su vez
se convierten en indicadores y permiten la toma oportuna de decisiones para la
organización.

Los siguientes procesos se encuentran sistematizados:

- Admisión de paciente
- Registros clínicos del paciente
- Orden y ejecución de paraclínicos
- Seguimiento a interconsultas por especialidad
- Censo Diario
- Ayudas diagnósticas no interpretadas correctamente y sin interpretación
- Informe de excepciones
- Órdenes médicas pendientes por servicio
- Pacientes con egreso parcial
- Cirugías sin liquidar
- Control de la gestión de glosas
- Generación de CTC
- Control de Autorizaciones
- Control de notas débito y crédito
- Ciclo de recuperación de ingresos para medir los ingresos desde la venta, el egreso, la
facturación, la glosa y finalmente el recaudo.

Software actual:
- HeOn: Utilizado para la admisión del paciente, los registros clínicos, ordenar y ejecutar
ordenes de todo el apoyo asistencial y posteriormente facturar.
- Seven: Control de inventarios en insumos y dispositivos médicos y contabilidad.
- Kactus: Prestaciones legales, nomina.
- SIREA: Control de eventos adversos en los pacientes.

Herramientas:
- Antivirus: NOD32 con renovación de licencia menor a los 3 meses.
- Servidores: capacidad de almacenamiento de la plataforma tecnológica de servidores de
5TB a 14.9 TB, con una Inversión de $750.000.000 millones de pesos.
- Redes: Configuración de la red interna. Seguridad perimetral asegurada.
- TSM: Herramienta es con la cual se hacen los backups institucionales tanto de bases de
datos robotizadas como los de los equipos de cómputo de algunos usuarios.
- Intranet/Extranet/Aulas Virtuales: Portales Web, Intranet, aula virtual, programa de
capacitación para médicos, enfermeras y personal administrativo de forma virtual.
 - Microsoft: Contrato con Microsoft sobre el licenciamiento a nivel de servidores Windows
server, SQL server, y ofimática.

Algunos procesos de la organización aún se administran de manera manual. Se cuenta con

MS Office y SQL server para la gestión de bases de datos relacionales, que permiten el
modelado, perfilamiento, preparación, propagación y formulación; dentro de un marco de
integración de datos.

Los procesos se diseñaron pensando en la satisfacción del cliente, la pertinencia, la

oportunidad y las normas de obligatorio cumplimiento. Sin embargo, la gestión de la
información no fue una de las perspectivas de análisis para el diseño de los mismos.
Actualmente no se cuenta con un proceso de identificación de requerimientos sobre los
datos, pero hay analistas que se encargan del proceso de recolección de los datos mínimos
requeridos.

El Capital humano afecta la calidad de los datos almacenados, en ocasiones por falta de
habilidades, en otras por negligencia. Sin embargo reconocen la necesidad de los datos
para la toma de decisiones y están motivadas por aprender nuevas tecnologías. Se
presume habrá reactividad en el momento en que más y mejores mediciones se obtengan
de la data, y se generen nuevos indicadores de productividad.

La cultura organizacional se refleja en la toma de decisiones. Se conocen los mecanismos

y criterios; pero también se reconoce que en las decisiones influye el director de turno, y
que normalmente no se analizan los resultados. La información y las decisiones son
centralizadas en las direcciones. La comunicación se presume abierta, pero alguna
información como la estratégica, se reserva a nivel de las direcciones. A nivel tecnológico
la información se encuentra centralizada, y es necesario acudir al área en busca de datos;
lo cual supone un inconveniente pues dosifican los accesos y no permiten que los usuarios
se independicen.

2. Posteriormente, al desarrollo de esta argumentación, indique ¿Cuál es el nivel de madurez

de gestión de información de su empresa?

Nivel Integrar: La información comienza a satisfacer las necesidades y los objetivos de la

empresa. Características:
 Los procesos son documentados y permiten que las mejores prácticas sean replicadas en
toda la organización.
 La información está centralizada y existen políticas que garantizan la calidad de los datos.
Las áreas de la organización obtienen una única versión de la información y está al
alcance de todos.
 Los colaboradores trabajan en función de cumplir las metas de las áreas a las cuales
pertenece, sin perder de vista los objetivos de la empresa.
 Todos los integrantes de la organización comienzan a tomar decisiones a partir de los
hechos, la información es el mejor respaldo con el que cuentan para tal fin.

¿Qué barreras o limitaciones encontró en la evaluación que impide que la información sea
el combustible de la empresa? Si ese fuese el caso.
Dentro de las barreras tecnológicas resalta: la facilidad de uso, los problemas de
integración y compatibilidad, que no se integren con soluciones de BPM, los problemas de
escalabilidad y los problemas de calidad de datos.

Desde el punto de vista económico: El retorno de la inversión no es claro, el alto costo del
software, los costos de formación y el costo de mantener un equipo de Business
Intelligence.

Finalmente desde el punto de vista cultural se reconoce: no existe una cultura de la

información, y no se comprende en que consiste Business Intelligence.

¿Qué propones para solventar lo hallado?

Se debe contar con el patrocinio de la alta dirección y los usuarios clave, comunicando su
potencial y beneficios. A través de ellos se debe motivar al uso del BI en toda la
organización.

Se puede explorar el uso de aplicativo front end de bajo o sin costo, con la intención de
mostrar las posibilidades que ofrece su implementación. Es importante que no se generen
falsas expectativas ni que se desprecie el alcance.

Se deben establecer que indicadores apuntan a los objetivos organizacionales, que se

puedan ejecutar rápidamente y con poco esfuerzo (victorias tempranas). La complejidad
de los indicadores se puede ir aumentando gradualmente, administrando adecuadamente
un sistema lógico de priorización.

Se debe establecer cuál es el alcance del proyecto y cuales son los requerimientos
mínimos del proyecto. También es importante que con el apoyo de la Dirección se
establezca cómo se va a medir el retorno sobre la inversión.

¿Qué o quién pudiese impedir que se haga realidad su propuesta?

La falta de apoyo de la alta dirección, que pueden no estar convencidos de la
implementación, pues ni siquiera reconocen los beneficios del BI. Antes de empezar el
proyecto, se debe conseguir que BI sea una decisión estratégica de toda la compañía.

Los altos costos que conlleva la construcción de la infraestructura y mantener un equipo

de trabajo. La organización debe reconocer que si hay buena base, buen equipo y buenas
herramientas, hay que confiar en el proyecto

Los usuarios también pueden ser obstáculos al sentir que: se desestiman sus necesidades y
deseos, se hace demasiado énfasis en procesos no relativos a sus funciones, la información
no es auto-explicable, o se sienten acosados pues nunca se estableció una estrategia de
medición.