República Bolivariana de Venezuela.

Ministerio del Poder Popular para la Educación Universitaria, Ciencia y Tecnología.

Universidad Politécnica Territorial del Estado Aragua “Federico Brito Figueroa”.

La Victoria, Estado Aragua.

Procedimientos de Control de las

Cuentas Por Cobrar.

Bachilleres:

 Cela María. 21.370.516

 Flores Roxana.29.771.000
 López Jolmarys. 26.681.069
 Segura Rosángel. 27.521.149

La Victoria, 12 de abril de 2018.

 Introducción.
En la actualidad las organizaciones se están direccionando hacia la búsqueda de mejores
prácticas sobre la base de la eficiencia y eficacia lo cual se traduzca en la consecución
exitosa de sus objetivos propuestos, esto en vista de un entorno cada vez más
competitivo y exigente que demanda diariamente mayores retos, a fin de no permanecer
aislados a los cambios, económicos, financieros y tecnológicos que se vienen
suscitando.

Es ante tal situación que cobra mayor importancia el diseño y establecimiento de

lineamientos, mecanismos y procedimientos que a nivel organizacional regulen y
garanticen una evaluación constante de sus procesos y operaciones con el objeto de
verificar el adecuado desempeño y apego a las políticas y normativas establecidas; a fin
de verificar que todo se está desarrollando de acuerdo a lo planeado.

De igual modo, el área relativa a los ingresos, representa un aspecto que debe ser
monitoreado constantemente al ser un elemento vital dentro de cualquier entidad y eje
motor que inyecta el potencial necesario para cumplir con las obligaciones y
compromisos contraídos con el personal, proveedores y en líneas generales para el
desarrollo de las operaciones diarias.

No obstante, en el presente trabajo se explicará sobre el procedimiento de control de las

cuentas por cobrar.
 Definición de Procedimiento.
Procedimiento es un término que hace referencia a la acción que consiste en proceder,
que significa actuar de una forma determinada. El concepto, por otra parte, está
vinculado a un método o una manera de ejecutar algo. Según Melinkoff, R(1990), "Los
procedimientos consiste en describir detalladamente cada una de las actividades a seguir
en un proceso laboral, por medio del cual se garantiza la disminución de errores".(p. 28)

Definición de Control.
Se puede definir como el proceso de vigilar actividades que aseguren que se están
cumpliendo como fueron planificadas y corrigiendo cualquier desviación significativa.
Según Stephen Robbins define el control como “un proceso de vigilar las actividades
para cerciorarse de que se desarrollan conforme se planearon y para corregir cualquier
desviación evidente”.

Definición de Cuentas Por Cobrar.

Se entiende por cuentas por cobrar todos aquellos derechos adquiridos por la institución,
a través de sus Unidades Administrativas, por la prestación de un servicio,
arrendamiento, suministro o venta de material. También, las cuentas por cobrar se
encuentran dentro de la clasificación de las cuentas del activo como un activo circulante
que su saldo es deudor, nunca acreedor. En tal sentido, Brito (1999) señala que: “Las
Cuentas por cobrar son derechos legítimamente adquiridos por la empresa que, llegado
el momento de ejecutar o ejercer ese derecho, recibirá a cambio efectivo o cualquier
otra clase de servicios”. (p. 337).
 Objetivo general de las Cuentas Por
Cobrar.
Suministrar información de los procedimientos involucrados en el registro y control de
dicha cuenta, generadas por las distintas Unidades que conforman la Institución y
centralizando su cobro en la Sección de Cuentas por Cobrar.

Normas que debe tener un

Administrador con respecto a las
Cuentas Por Cobrar.
1. Es responsabilidad del Administrador de Cuentas por Cobrar realizar el
“Cronograma de Cobros”, de acuerdo a las fechas establecidas en cada uno de
los documentos que generan la misma.
2. El Administrador de Cuentas por Cobrar mantendrá actualizado el Libro
Auxiliar de Cuentas por Cobrar.
3. El Administrador de Cuentas por Cobrar indicará al deudor que los pagos deben
enterarse en la Caja Principal.
4. Todo pago realizado a través de depósito bancario deberá ser cancelado en
efectivo.
5. El Administrador de Cuentas por Cobrar será responsable de emitir
mensualmente: Estados de Cuentas detallados de las Cuentas por Cobrar y
enviarlos a las Unidades Responsables del Ingreso y el resumen conciliado de
las Cuentas por Cobrar al Departamento de Tesorería.
6. El Administrador de Cuentas por Cobrar deberá suministrarle mensualmente al
Departamento de Contabilidad la situación de los deudores para su respectiva
conciliación.
 Tiempo de duración de las Cuentas
Por Cobrar.
Las Cuentas por Cobrar vencidas se mantendrán en la Sección de Cuentas por Cobrar
por noventa (90) días, después de este lapso y previa verificación de su imposibilidad de
cobro por parte de la Sección, será enviada a Asesoría Jurídica, quien procederá de
acuerdo al caso.

En los casos de pagos de teléfonos, es responsabilidad del Administrador de Cuentas

por Cobrar generar un listado de los deudores con antigüedad mayor a treinta (30) días
luego de la fecha de pago y remitirlos al jefe del Departamento de Tesorería para su
aprobación y copia al Departamento de Teléfonos.

Fondos de Trabajo.
1. El Administrador de Cuentas por Cobrar deberá mantener al día en el Libro
Auxiliar de las Cuentas por Cobrar los Fondos de Trabajo otorgados a las
Unidades, en tal sentido deberá recibir la copia del formato “Transferencia a
Unidad” del Operador de Pagos.
2. El Administrador de Cuentas por Cobrar emitirá mensualmente los Estados de
Cuentas de los Fondos de Trabajo y los entregará a la Sección de Cuentas por
Pagar.
3. El Administrador de Cuentas por Cobrar será el responsable de recibir y
controlar los expedientes de Rendición de Cuentas.

Rescisión de Contratos.
1. Al rescindirse un contrato el Administrador de Cuentas por Cobrar deberá
actualizar el Libro Auxiliar de Cuentas por Cobrar hasta la fecha de la rescisión.
2. Asesoría Jurídica deberá informar a la Sección de Cuentas por Cobrar en el
momento que se realice efectivamente la rescisión de un contrato.
 Cheques Devueltos.
1. El Administrador de Cuentas por Cobrar se encargará del control de los cheques
devueltos y los enviará al Registrador para que lo incluya como una Cuenta por
Cobrar en el Sistema Financiero.
2. El Administrador de Cuentas por Cobrar ingresará en el Libro Auxiliar de
Cuentas por Cobrar los cheques devueltos por el banco para su gestión y control.
3. El Administrador de Cuentas por Cobrar enviará a la Unidad correspondiente un
listado de los cheques devueltos, junto con el físico de los mismos, para que se
realicen las Gestiones de Cobros pertinentes.
4. El Administrador de Cuentas por Cobrar solicitará quincenalmente un Informe
de las Gestiones de Cobro de los cheques devueltos realizados por las Unidades
Responsables.

Procedimiento: Cuenta Por Cobrar.

Responsable. Acción.

Unidades 1. Realiza contrato o convenio por

prestación de servicio,
Responsables del arrendamiento o venta y establece
canon y fecha de cobro, de
Ingreso. 2.
acuerdo al tipo de contrato.
Envía copia del contrato,
convenio o documento que
respalde el compromiso, al
Administrador de Cuentas por
Cobrar. En caso de cobro de
teléfono recibe Estados de Cuenta
mensualmente del Departamento
de Teléfonos.
Sección de 1. Recibe copia del documento y
registra la cuenta en el Libro
Cuentas por 2.
Auxiliar de Cuentas por Cobrar.
Determina la fecha o fechas en
Cobrar. que se debe realizar el cobro y lo
registra en el “Cronograma de
Cobros”.
3. Archiva contrato o documento en
la carpeta correspondiente, por
tipo de cuenta hasta gestionar su
 cobro.
4. Elabora Relación de Cobros a
realizar en el mes y lo remite al
Registrador en el Departamento
de Tesorería para su ingreso en el
Sistema Financiero.
5. Elabora las Facturas en original y
dos copias de acuerdo al
“Cronograma de Cobros” en el
mes correspondiente.
6. Cinco (5) días hábiles antes de la
fecha de pago, envía segunda
copia de la Factura al deudor. En
caso de no ubicar al deudor, lo
envía a la Unidad Responsable
del Ingreso (para que lo remita al
deudor).
Registrador. 1. Recibe Relación de Cobros y
registra en el Sistema Financiero
generando la Cuenta por Cobrar.
2. Emite Comprobante de Diario y
le anexa la Relación de Cobros.
Lo envía al Archivo Central de la
Dirección de Finanzas para su
archivo como Registros Diarios.
Deudor. 1. Recibe de la Sección de Cuentas
por Cobrar o de la Unidad
Responsable del Ingreso copia de
la Factura y se dirige a la Sección
de Caja para cancelar la deuda.
Sección de Caja. 1. Recibe al deudor y le ubica
original y primera copia de la
Factura con el Administrador de
Cuentas por Cobrar.
2. Realiza Procedimiento de
“Recepción de Ingresos”.
3. Recibe al deudor original de la
Factura sellada como cancelada y
del Ticket de Caja.
Deudor. 1. Recibe original de la Factura con
sello de cancelada y original del
Ticket de Caja, para su control.
Sección de Caja. 1. Entrega copia del Reporte “Diario
de Cobros”, con primera copia del
Ticket de Caja anexo. Al
Administrador de Cuentas por
Cobrar.
 Responsable. Acción.

Sección de 1. Recibe copia del Reporte “Diario

de Cobros” y primera copia del
Cuentas por Ticket de Caja anexo.
2. Verifica información contenida en
Cobrar. el Reporte “Diario de Cobros” y
en las copias de los Tickets de
Caja.
3. Actualiza en el Libro Auxiliar de
Cuentas por Cobrar con los
cobros realizados. En caso de
pagos de teléfonos, mensualmente
emite Relación de Pagos de
Teléfonos y lo envía al
Departamento de Teléfonos con
su respectiva copia.
4. Archiva Reporte “Diario de
Cobros” y anexa primera copia de
los Tickets de Caja en la carpeta
del cliente correspondiente para
su control por el período fiscal.
5. Al transcurrir el período fiscal
envía Auxiliar de Cuentas por
Cobrar y soportes anexos, al
Archivo Central de la Dirección
de Finanzas.
Archivo Central 1. Recibe documentos y los archiva
por Auxiliar de Cuentas por
de la Dirección de Cobrar. En caso de Comprobante
de Diario lo archiva como
Finanzas. Registros Diarios.
Flujogramas.
 Conclusión.
Para la implementación de Sistemas de cuentas por Cobrar, se consideró tres etapas:
 Planificación
 Ejecución
 Comunicación de Resultados

1. PLANIFICACIÓN.

Para cubrir con esta etapa de planificación se planifico los objetivos, riesgos y
resultados a alcanzar.

Por otra parte, se procedió a la evaluación del sistema de control interno a través de un
cuestionario de control interno donde se aplicó preguntas y respuestas esto con la
finalidad de determinar un diseño e implementación adecuada del sistema de control
interno.

Las evaluaciones se realizaron en cada una de las áreas administrativas involucradas en

el proceso, mediante los cuestionarios para elaborar un flujo de procesos y
procedimientos el cual se llevaba a cabo de manera empírica puesto que no se contaba
con un manual.

El proceso iniciaba desde el ingreso de la solicitud del cliente hasta la entrega del bien o
servicio, pero al revisar las cuentas por cobrar se pudo evidenciar que no existían
convenios o contratos, en algunos casos no se encontraban los datos actualizados de los
clientes que adeudaban a la institución, no se contaba con un archivo organizado de las
cuentas por cobrar siendo esto una falencia al tratar de identificar la documentación para
rearmar el proceso.

Se pudo evidenciar que algunas de las áreas no se encontraban cumpliendo con sus
tareas,
lo cual ocasiono inadecuado respaldo de la documentación.
La falta de coordinación entre las áreas de la institución ha causado también errores en
los procedimientos que ya por si mismos erar deficientes.

2. EJECUCIÓN.
En esta etapa se aplica los procedimientos de Control Interno, también se prepara la
documentación, donde refleja el trabajo de control interno, se elaboran pruebas del
sistema para poder verificar la secuencia y corregir los errores en el proceso mismo,
para optimizar los resultados.

3. ELABORACIÓN DEL FLUJO.

En el procedimiento se utilizó toda la información recabada durante la planificación,

misma que fue evaluada corregida y entregada al directorio y la parte administrativa
para que sea aprobada en una primera fase.