Gerencia Comercial

Informe N° –2013-CPA

A : Rossina Manche Mantero

Gerente General

Asunto : Informe de la Comisión de Procesos Administrativos referido a los Tóner

marca Lexmark adquiridos por SEDAPAL

Referencia : Memorando N° 650-2012-GG

Memorando N° 991-2012-GG

Fecha : Lima,

1. Introducción

En atención al documento de la referencia se dispone la conformación de la presente Comisión

de Procesos Administrativos con la finalidad de que se encargue de deslindar responsabilidades
con relación a los tóner marca Lexmark adquiridos por SEDAPAL a fin de atender el pedido del
Poder Judicial respecto a verificar si alguno de los tóner vendidos a dicha entidad fueron
vendidos anteriormente a SEDAPAL, con el fin de determinar si efectivamente están ingresando
productos de dudosa procedencia.

2. Base legal.

2.1 Reglamento Interno de Trabajo de SEDAPAL

2.2 Manual de Organización y Responsabilidad General – MORG
2.3 Código de Ética de SEDAPAL
2.4 GRH-PR019 Procedimiento de Comisión de Procesos Administrativos, aprobado mediante
Resolución N° 741-2012-GG.
3. Antecedentes.

En aplicación de lo establecido en el Artículo 98° del Reglamento Interno de Trabajo, con

Memorando N° 647-2012-GG del 13.08.2012, la Gerencia General designó a la Comisión
encargada de investigar sobre los tóner marca Lexmark adquiridos por SEDAPAL.

4. Acciones realizadas.

4.1 Con fecha 16.08.2012, se instalo la Comisión conformada por los señores:

Presidente : Alfredo Yañez Pajuelo

Miembro : Pablo Urbina Carrasco
Miembro : Carlos Rospligiosi Leyva

4.2 La Comisión de Procesos Administrativos, Acordó cursar los siguientes documentos:

a) Solicitar al Equipo de Gestión de Almacenes remitan la siguiente información:

- Inventario del cierre de año 2010 de los tóner marca Lexmark.
- Inventario del cierre de año 2011 de los tóner marca Lexmark.
- Reservas atendidas de los tóner marca Lexmark, durante los años 2011 y 2012
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- Acta de recepción de los pedidos de bienes de los tóner marca Lexmark de los años
2011 y 2012.
- Acta de control de calidad de bienes de los pedidos de los tóner Lexmark de los
años 2011 y 2012.
- Comprobante de entrada pedidos de los tóner Lexmark de los años 2011 y 2012.

b) Solicitar al Equipo de Informática, remita la remitan la siguiente información:

- Relación de pedidos generados de los tóner marca Lexmark durante los años 2011
y 2012.
- Acta de recepción de los pedidos de bienes de los tóner marca Lexmark de los años
2011 y 2012.
- Acta de control de calidad de bienes de los pedidos de los tóner Lexmark de los
años 2011 y 2012.

4.3 Con Memorando N° 166-2012-CPA de fecha 23.08.2012, se solicito al señor Jorge

Eduardo Ruiz Hereña, Jefe del Equipo de Tecnología de la Información y
Telecomunicaciones (e), remita la información solicitada.

4.4 Con Memorando N° 168-2012-CPA de fecha 23.08.2012, se solicito al señor Jaime

Nazario Sánchez Vera, Jefe del Equipo de Equipo Gestión de Almacenes, remita la
información solicitada.

4.5 Con Memorando N° 246-2012-EGA, el señor Jaime Sánchez Vera, solicito ampliación de
plazo para entrega de información solicitada.

4.6 Mediante Informe N° 006-2012-ETIC de fecha 27.08.2012, el señor Jorge Ruiz Hereña,
Jefe del Equipo de Tecnologías de la Información y Comunicaciones (e), remite la
información solicitada.

4.7 Mediante Memorando N° 0254-2012-EGA de fecha 04.09.2012, el señor Jaime Sánchez

Vera, Jefe del Equipo de Gestión de Almacenes, remite la información solicitada.

4.8 Mediante el Memorando N° 016-2013-CPA, se solicito al señor Jaime Nazario Sánchez

Vera, Jefe del Equipo de Gestión de Almacenes, ampliar su descargo remitido.

4.9 Mediante Memorando N° 017-2013-CPA, se solicito al señor Víctor Gilberto Diaz Canchay,
Jefe del Equipo de Tecnología de la Información y Telecomunicaciones, ampliar el
descargo remitido.

4.10 Mediante Memorando N° 027-2013-EGA, el Equipo de Gestión de Almacenes, remite la

información solicitada.

4.11 Mediante Memorando N° 0124-2013-ETIC, el Equipo de Tecnología de la Información y

Telecomunicaciones, remite la información solicitada.

4.12 Mediante Memorando N° 213-2013-GG, la Gerencia General reconforma la Comisión de

Procesos Administrativos, designando al CPC. Armando Julio Acuña Arcos, Jefe del Equipo
Licitación y Contrataciones en reemplazo del Ing. Pablo Urbina Carrasco.
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5. Análisis de la problemática.

La labor de esta Comisión se orienta a deslindar responsabilidades con relación a los tóner
marca Lexmark adquiridos por SEDAPAL a fin de atender el pedido del Poder Judicial respecto
a verificar si alguno de los tóner vendidos a dicha entidad anteriormente fueron vendidos a
SEDAPAL, con el fin de determinar si efectivamente están ingresando productos de dudosa
procedencia, es decir, si los tóner marca Lexmark adquiridos por SEDAPAL habían cumplido con
el debido control de calidad de acuerdo al contrato vigente.

6. Evaluación.

Revisada y evaluada la información y documentación que obra en poder de la Comisión, se

observa lo siguiente:

6.1 Lexmark, mediante Carta S/N de fecha 04.06.2012, remitida al Poder Judicial afirma
que los siguientes códigos corresponden a productos comercializados a terceros a
través de sus mayoristas distribuidores autorizados, se han vendido a SEDAPAL.

CODIGO SERIE VENDIDO A

X654X11L CAA11048829B SEDAPAL
X654X11L CAA110488349 SEDAPAL
X654X11L CAA1109172A1 SEDAPAL
X654X11L CAA112551DCB SEDAPAL

6.2 De la información proporcionada por los Equipos Tecnologías de la Información y

Comunicaciones y Equipo de Gestión de Almacenes, se ha verificado que efectivamente
los tóner indicados por el Poder Judicial, ingresaron a SEDAPAL, adquiridos mediante el
proceso de selección de la Licitación Pública N° 0017-2010-SEDAPAL, de acuerdo al
siguiente detalle:

Código SAP: 56910

Pedido de Bienes E:TÓNER P/IMP
Proveedor Entrada Mercancía
Nacionales LEXMARK X654
BLACK
Guía Comprobante N° PARTE
N° Fecha Nombre Fecha
Remisión Entrada X65AX11L
CAA11048829B
INVERSIONES
4500024923 04/08/2011 001-039854 5000008413 11/08/2011 CAA110488349
ANCONA S.A.C
CAA1109172A1
INVERSIONES
4500025400 29/11/2011 001-041692 50000012382 13/12/2011 CAA112551DCB
ANCONA S.A.C

6.3 Con relación a la Licitación Pública 0017-2010-SEDAPAL, “Suministros para impresora y

plotter”, conforme a lo precisado en las bases integradas, se requiere obligatoriamente
lo siguiente:
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a) “Certificado de Verificación”, emitido por la Subsidiaria del Fabricante para la

Región de los suministros, mediante el cual se compromete a brindar el servicio de
verificación de los suministros a través de un perito certificado y autorizado por la
subsidiaria en cada una de las entregas. El certificado debe indicar el nombre de la
empresa, nombre y DNI del perito que desempeñará dicho cargo, durante el
tiempo de vigencia del contrato.

b) Informe del perito autorizado por la subsidiaria del fabricante para la región de los
suministros, por cada entrega realizada, durante la vigencia del contrato.

6.4 El Equipo de Tecnología de la Información y Telecomunicaciones, mediante el

Memorando informa que en las Bases de la LP 0017-2010-SEDAPAL, la empresa solicita
como documento obligatorio para la presentación de la propuesta técnica una “Carta
dirigida al Presidente del Comité Especial a cargo del proceso de selección, emitida por
la subsidiaria del fabricante para la región, por la cual, se compromete a brindar el
servicio de verificación de los suministros en cada entrega que se haga.

En la etapa del Pliego Absolutorio de Observaciones, el participante NEGOCIACIONES

SERVICIOS GENERALES ORDEN EIRL, en la observación N° 05, observa la carta
solicitada indicada en el párrafo anterior, es decir, la carta del fabricante
comprometiéndose a brindar el servicio de verificación en cada entrega que se haga,
enviando un perito a verificar la originalidad del producto.

La respuesta del Comité Especial fue la de acoger la observación, es decir, excluir dicho
documento, y en su lugar, solicitar una declaración jurada del postor donde manifieste
que de ser adjudicado con la Buena Pro, dará todas las facilidades del caso para que su
mercadería sea revisada por un perito especializado de la marca, y de encontrarse
mercadería adulterada o de procedencia ilegal, se sujetaría al procedimiento
contemplado en la Ley y su Reglamento.

En la oferta técnica del postor INVERSIONES ANCONA SAC, presento el Certificado de

Verificación emitido por el fabricante Lexmark Internacional de Perú SRL, indicando
como perito de la marca Lexmark al señor Jorge Mendoza Ríos, identificado con DNI N°
42044813.

6.5 De la misma información proporcionada por los Equipos Tecnologías de la Información

y Comunicaciones y Equipo de Gestión de Almacenes, también se ha apreciado lo
siguiente:
 Los formatos de acta de recepción son manuales, no cuentan con correlativo.
 En el acta de recepción del pedido de bienes N° 4500025400 no se aprecia firma
del perito ni el proveedor.
 En los comprobantes de entrada N° 5000012382 de fecha 13.12.2011 y
50000008413 de fecha 11.08.2011, se aprecia que no tiene la firma del trabajador
que elabora el documento, del trabajador que aprueba o revisa ni de la jefatura.
 Adjuntan a las guías de remisión una hoja simple con el detalle de las series de los
tóner remitidos.
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7. Conclusiones.

Por lo expuesto y de la revisión de la documentación en poder de esta comisión, se concluye:

7.1 Lexmark, mediante Carta S/N de fecha 04.06.2012, remitida al Poder Judicial afirma
que los siguientes códigos corresponden a productos comercializados a terceros a
través de sus mayoristas distribuidores autorizados, efectivamente se han vendido a
SEDAPAL.

CODIGO SERIE VENDIDO A

X654X11L CAA11048829B SEDAPAL
X654X11L CAA110488349 SEDAPAL
X654X11L CAA1109172A1 SEDAPAL
X654X11L CAA112551DCB SEDAPAL

7.2 Se ha evidenciado, con la información proporcionada por los Equipos Tecnologías de la

Información y Comunicaciones y Equipo de Gestión de Almacenes, que efectivamente
los tóner indicados por el Poder Judicial, ingresaron a SEDAPAL, adquiridos mediante el
proceso de selección de la Licitación Pública N° 0017-2010-SEDAPAL.

7.3 No se llevaba un control de la suscripción, de los formatos establecidos para el

almacenamiento de bienes, materiales y suministros, dado que el pedido N° 450024923
el perito firma en el acta de recepción y en el pedido N° 4500025400 el perito firma en
la Guía de Remisión.

7.4 No se contaba con un registro electrónico en el SAP de las series de los tóner que
ingresan al almacén.

7.5 Se ha evidenciado que la marca Lexmark a través del Certificado de verificación de

fecha 25.01.2011 informa que el servicio de verificación se realizará a través del señor
Jorge Manuel Mendoza Ríos, identificado con DNI N° 42044813, perito calificado y
certificado por Lexmark Internacional de Perú SRL.

7.6 La Gerencia de Logística y Servicios a través del Memorando Circular N° 028-2012-GLS

del 07.08.2012 y Memorando Circular N° 041-2012GLS del 06.12.2012 han
implementado medidas de control como la entrega obligatoria de los suministros usados
para impresoras como condición previa al despacho de suministros nuevos (bajo la
modalidad de cambio), asimismo se han implementado modificaciones en el modulo de
Gestión de Stock del sistema SAP para controlar a través del número de serie del
suministro la etapa de adquisición, almacenaje, uso y disposición final.
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8. Recomendaciones.

8.1 El Equipo de Gestión de Almacenes, debe de modificar el procedimiento de recepción,

almacenamiento y despacho de bienes y materiales, donde necesariamente se registren
las observaciones del perito de la marca y su firma así como la firma del analista
responsable del Equipo de Tecnología de la Información y Telecomunicaciones y el
responsable del Almacén Economato.

Atentamente,

Alfredo Yañez Pajuelo Armando Julio Acuña Arcos Carlos Rospligiosi Leyva
Presidente de la Comisión de Miembro de la Comisión de Miembro de la Comisión de
Procesos Administrativos Procesos Administrativos Procesos Administrativos

Se adjunta antecedentes, de acuerdo al anexo adjunto.