GUÍA DE APRENDIZAJE Nº 1

El programa de formación “Administración Documental en el Entorno Laboral”, está proyectado

para afianzar los conocimientos en gestión documental y archivística, de tal manera que se logre
administrar adecuadamente los documentos en las instituciones, conocer su evolución y
reconocer su importancia para el normal funcionamiento de las empresas.

3.1 Actividades de Reflexión inicial.

Dentro de los intereses empresariales está el de tener sus archivos organizados, para ello se hace
necesario conocer la evolución de los archivos, su terminología y procesos de mejora para su
organización y conservación, este tipo de actividades permite a las empresas tener memoria de
sus trámites, gestión de recursos, dirección estratégica dado a que son los documentos en donde
se registran y materializan las actividades que realiza el talento humano de una empresa o
institución. La información contenida en los documentos es imprescindible para la toma de
decisiones.

Por lo anterior, es necesario que intente dar respuesta a los siguientes interrogantes, dentro del
proceso de reflexión que se está abordando:

 ¿Sabe que es administración?

La administración es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar el uso de los recursos y

las actividades de trabajo con el propósito de lograr los objetivos o metas de la organización de
manera eficiente y eficaz.

 ¿Considera que los documentos también se pueden administrar, por qué?

La importancia en la administración de documentos. La gestión de documentos es vital para las

empresas de cualquier clase y tamaño. Administrar documentos a partir de un gestor de archivos
no es una medida exagerada, ya que la rentabilidad de una empresa depende de la forma como se
capturen, organicen y se carguen.
 ¿Sabía usted que los archivos son objeto de clasificación y categorización?

La organización de un archivo responde a una doble necesidad: por un lado, proporcionar una
estructura lógica al fondo documental de modo que refleje las actividades que desarrolla la
asesoría y, por otro lado, facilitar la localización de los documentos.

 La elaboración de un cuadro de clasificación que dé cabida a todos los tipos documentales

y refleje la estructura dada al archivo. Clasificar los fondos consiste en definir y concretar
los grandes grupos que forman el archivo:
a) Las secciones, división que se establece a partir de las principales actividades
desarrolladas por la asesoría (contable, fiscal, laboral, mercantil, auditoría, etc.) y, dentro
de éstas,
b) Las series documentales, conjuntos de documentos producidos como resultado de un
mismo procedimiento administrativo o jurídico.
Así, en una asesoría, la documentación de los clientes se agrupará en primer lugar por
áreas de negocio y después por tipos de servicio.

 La ordenación de los documentos dentro cada serie documental empleando el criterio

más adecuado para cada tipo de documento. Esta operación, en tanto complemento de la
clasificación, consiste en poner en orden (cronológico, alfabético, numérico…) las unidades
documentales (documentos o expedientes) dentro de las series constituidas.

 La instalación física de los documentos en el depósito de archivo, mediante cajas

archivadoras u otro sistema, que va a posibilitar la localización de los documentos a través
del correspondiente código de archivo o signatura topográfica.

 ¿Por qué considera que la persona encargada del archivo deba tener un perfil específico y
cumplir con unos requisitos para desempeñarse en el cargo de archivista?

La gestión documental engloba todo lo relacionado al correcto manejo de la información y de los

documentos producidos y recibidos por la empresa a través de tecnologías y técnicas aplicadas
para gestionar sus documentos, así como su control, revisión, almacenamiento, digitalización.
Todo lo anterior con la finalidad de poder construir un nivel de estructura orgánica, organizada y
eficiente y un sistema que permita el manejo integral de toda la información, la cual, como sabes,
es la columna vertebral de todas las operaciones más importantes de la empresa. Pero la gestión
documental no es un proceso mecánico, requiere de expertos y profesionales para que pueda
llevarse a cabo de la mejor manera, es por ello que a continuación vamos a explicarte el papel de
un archivista y su importancia en la custodia de la información.

VIDENCIA 3. “Ensayo: Importancia de los Archivos” Entregar un ensayo utilizando terminología

archivística sobre la Importancia de los archivos teniendo como base su origen, evolución, sus
cualidades, clasificación, categorización y aplicación en medio actual.
 IMPORTANCIA DEL ARCHIVO

El archivo en los últimos años, su nivel de importancia ha aumentado considerablemente; si se

habla de que iniciando el año 2003 al 2006 quizás; se puede deducir que la mayoría de Empresas,
organizaciones e instituciones colombianas; el personal que utilizaban para administrar y organizar
la documentación y el archivo, era cualquier empleado muchas veces lo imponían como un
“castigo” por decir así, por su mala conducta o simplemente porque su jefe lo ha dicho,
lógicamente el método que usaban estos empleados no era para nada el mejor puesto que no se
regían por alguna norma o procedimiento y lo hacían como ellos creían aparentemente ser el
mejor método haciendo que todo esto trajera grandes consecuencias como un mal servicio al
cliente en cuanto la búsqueda de archivos, o por buscar algún documento y esto podría causar
conflictos internos.

Actualmente, podría decirse, que desde inicios del año 2010 o antes el gobierno colombiano ha
demostrado darle una gran importancia al archivo y manejo de este mismo.

En toda organización ya sea pública o privada para la Organización de su archivo deben legalmente
tener personal especializado en el manejo del mismo y este personal debe regirse por algunas
leyes y decretos que existen en Colombia y que hablan sobre la Organización del archivo.

Como se sabe, el proceso de archivo cada vez es más importante en una empresa o Institución, el
individuo debe archivar por el método apropiado para conseguir el archivo. Toda empresa tiende a
transformarse en una colección de papeles, anotaciones, fichas, cuestionarios etc.

Ahora, según el material de apoyo que me brinda el SENA nos dice “que la importancia del archivo
se puede comprender a partir del valor que tiene para: la administración, la investigación, la
comunidad, el desarrollo económico, social, científico y tecnológico”, pero, realmente son estos
aspectos los que puedan clasificar la importancia del archivo, es decir, falta alguno o sobra alguno
mirando el análisis de cada uno de ellos, primero como un punto importante deduzco que el
archivo es importante porque nos brinda el servicio para proceder contra algún acto para hacerlo
más simple daré un pequeño ejemplo:

- Juanito quiere solicitar a su colegio todos los registros de su observador desde que entró a la
Institución, desde un punto de vista archivístico Juanito debería enviar una carta donde solicita
aquello que quiere.

Continuando los archivos son estratégicos como no para generar ingresos, eliminar ineficacias,
crear una mejor experiencia para sus clientes, son herramientas para poder asegurar una
organización que en dado caso de complicaciones legales en un futuro pueda tener problemas.

Otro aspecto importante diría yo, son las nuevas tecnologías en el archivo: Archivo moderno
Actualmente el archivero moderno utiliza las tecnologías de la información como medios para
agilizar los procesos archivísticos. De tal manera, que los documentos primarios de valor temporal
y permanente los organizan, describe, conserva y los pone al uso del que hace el documento y al
usuario externo.

Todos estos procedimientos, están estrechamente ligados a los principios de la archivística los
cuales rigen desde el siglo XIX. Estos son: el de procedencia y el de respeto al orden original,

Son fundamentales para la práctica archivística, pues ellos –me refiero a los principios permiten el
mantenimiento de la unidad del fondo de archivo, que no es otra cosa que el conjunto de la
documentación producida o recibida por personas físicas o jurídicas, organismos e instituciones
públicas o privadas en el libre ejercicio de sus funciones y competencias.

El archivero moderno y tradicional organiza los documentos en el soporte que se encuentren.

Con ello contribuye a la historia de los pueblos, perpetuando como testimonio el devenir de las
organizaciones y de los individuos, de tal forma que la información contenida en los documentos
esté al servicio del Estado, los investigadores y los ciudadanos

LAS REDES

En el uso de estas nuevas tecnologías también es necesario indispensable mencionar la

comunicación rápida que las redes permiten a los archiveros comunicarse con sus proveedores y
con sus usuarios.

· El Correo Electrónico: El correo electrónico ofrece la posibilidad de intercambiar información de

manera rápida y eficaz, pues permite el envío de todo tipo de documentos. Es utilizado en los
archivos como medio de comunicación: Entre el archivero y los usuarios internos para solicitud de
documentación, coordinación entre el archivo central y los archivos de gestión, comunicación de
transferencias, Entre el archivero y los usuarios externos para petición de información. Entre el
archivero y los proveedores.

Internet: La última revolución para el mundo de los archivos llega con la Word Waif Web, que
multiplica hasta el infinito las posibilidades de difusión y comunicación de los archivos. Las
utilidades de Internet en un archivo son amplias y variadas. Es necesario conocerlas para
aprovechar todo el potencial que nos ofrece y maximizar la eficacia y rentabilidad de los servicios
del archivo. Internet es, principalmente, la fuente de información más actualizada e inmediata de
que disponemos actualmente. Es enormemente útil para el trabajo del archivero, pero también
como medio de difusión del archivo. Es el instrumento más rápido y ágil para encontrar
información concreta sobre un archivo. Así mismo sirven de apoyo para un servicio más a nuestros
usuarios.
Ahora veamos el archivo desde un punto de vista legal, En la actualidad hay oportunidades reales
para recurrir a servicios y procesamiento de documentos y archivos por terceros que sean
estratégicos para generar ingresos, eliminar ineficacias, crear una mejor experiencia para sus
clientes y garantizar la seguridad de que sus archivos estén en buenas condiciones y en un lugar
seguro ya que viéndolos desde el punto de vista legal estos documentos son nuestras
herramientas para poder asegurar nuestra empresa en dado caso de complicaciones legales en un
futuro. Esta transformación de un mayor valor empresarial comienza con un socio de eficacia
probada que comprenda los desafíos de su compañía.