No comunicar (de forma efectiva) el evento

Uno de los grandes terrores de todos los organizadores de eventos, es que llegue
la cita del evento y que no se presente nadie. Esto puede suceder con una mala
comunicación. Tanto una comunicación escasa, como una comunicación poco
efectiva, no llegaríamos al target del evento, y por lo tanto, estaríamos
cosechando un sórdido y desértico evento. No debemos olvidar que la
comunicación es uno de los grandes pilares que sustenta el éxito de la
organización de eventos. Algunos consejos para no dejar lugar a la suerte: crear
expectativas, tener al corriente la prensa, avisa con tiempo, aprovechar os
contactos, que personas influyentes participen en el evento y, no dejes atrás las
redes sociales.

Olvidar al público objetivo

Otro gran error que se frecuenta en la organización de eventos es no tener el
claro, o no tener en cuenta, el público objetivo, en ninguno de los pasos que
conforman la creación, planificación y acción del evento. Llegar a todos es como
no llegar a nadie. Olvidar este punto es tirar recursos y esfuerzos. ¿De qué
serviría que un adicto a la música pop le llegara información de un evento de
Ópera? ¿Qué utilidad tendría que una mujer de negocios viera un banner de un
evento new age? Los perfiles del público como sus intereses son cruciales a la
hora de atraerlos.

Difícil acceso a la información del evento

Los interesados del evento difícilmente llegarán al lugar de la cita si es un laberinto
saber la información relevante. Cuando se lleva a cabo la gestión de eventos y no
se ofrecen herramientas accesibles que muestran la información del evento, estás
desperdiciando muchos asistentes o clientes.

También, por muy fácil que sea llegar a la información crucial, si no está escrito de
forma clara, de nuevo, es como desperdiciar tiempo y dinero.

Las redes sociales y la tecnología son un gran aliado para la organización de

eventos, no olvides que hay muchísimos recursos para garantizar tu evento.

Olvidar los objetivos y la estrategia (y sin análisis previo)

¿Cuáles son los objetivos? ¿Cuáles son las líneas de actuación a seguir? Tanto
los objetivos, como la estrategia para llegar a ellos, son las coordenadas de toda
organización de eventos. ¡Ojo! Para gestionar un evento con efectividad debe
haber unos puntos clave de acción que responden a un análisis y a un
conocimiento previo del público, el terreno, el mercado, etc. Tener un plan sin
tener una visión panorámica puede ser un error por partida doble.

No innovar, repetición sin diferencia

No innovar, o bien repetir la fórmula de una antigua edición sin aportar nada
nuevo, es un grave error. No genera interés, no tiene valor añadido para tu marca
o para el sector que se refiere. Hacer un copia pega de un evento también puede
conllevar duras críticas. Si no se es capaz de llegar más allá de lo que se siempre
ha hecho, quizá no merezca la pena hacerlo.

No adelantarse a los problemas

Uno de los grandes errores de la organización de eventos es que cuando se está
planificando, existe únicamente el PLAN A. Se suele saber que sucederán
imprevistos y múltiples circunstancias que se deberán hacer frente, y muchas
veces se piensa en la improvisación como solución. Estar preparado a todo lo que
venga es vital en la organización de eventos. Ya hay suficiente estrés en la gestión
de eventos como para añadir ingredientes que puedan intensificarlo.

No medir el éxito del evento

Una vez ha finalizado el evento, aún no nos podemos olvidar. Se necesita un
tiempo (que debe formar parte de la planificación) para medir los resultados en
relación a los objetivos marcados.

LOS ERRORES MÁS COMUNES A LA HORA DE ORGANIZAR EVENTOS

CORPORATIVOS

No tener claro para qué se hace el evento

En primer lugar, es fundamental establecer cuáles son los objetivos de la gerencia
para llevar a cabo el evento. ¿El objetivo es motivar, fidelizar, capacitar, integrar al
personal, etc.?
Sólo una vez que se tiene en claro estos puntos, podrá evaluarse qué tipo de
propuesta satisface mejor la necesidad. Y, en base a eso, podrá determinarse
dónde llevarlo a cabo, cómo deberá estructurarse el encuentro, cuál será el
catering, etc.

Por ejemplo, hay eventos motivacionales que se concretan mejor en una quinta, al
aire libre, y con un catering informal. Otros, pueden aprovecharse mejor en el
salón de un hotel y frente a mesas vestidas de manera formal.

Perder la atención en los detalles

A veces, se pone el foco en aspectos secundarios, como la contratación de

determinados artistas o de un salón específico, y se descuida el motivo real de la
actividad.

Desde luego, no se trata de invitar al personal a ver un show, sino de seleccionar

un espectáculo que forme parte de un todo, y que apunte a lograr un objetivo
específico y claramente formulado Hay que centrarse en lo que se busca lograr,
para que todos los detalles giren alrededor de ese eje. La esencia del evento debe
pasar por lo que se quiere transmitir.

Descuidar la relación costo-beneficio

Hay eventos de alto impacto que, más allá de los comentarios elogiosos del
momento, no generan en el staff los resultados esperados por la gerencia.

En ocasiones, incluso, una inversión demasiado ostentosa puede resultar

contraproducente (algo particularmente cierto en tiempos de crisis). En la mayoría
de los casos, con una buena dosis de creatividad, es posible planificar eventos
diferentes (quizá más sencillos pero mucho más eficaces).
Descuidar la comunicación interna

Los resultados de un evento pueden potenciarse a través de una buena

comunicación con el personal. Todo lo que se haga en forma previa, durante y con
posterioridad a la actividad puede optimizar el uso de los recursos, mejorando la
relación costo-beneficio.

Para eso, hay que considerar qué quiere comunicar la gerencia y cómo se puede
aprovechar ese momento para establecer un canal efectivo de comunicación con
el personal.

Descuidar el aspecto logístico

Algunos factores pudieran parecer obvios. Pero es sorprendente la cantidad de

empresas que los descuidan.

¿El lugar del evento queda lejos y nadie pensó en aquellos que no tienen
transporte propio? ¿Se calculó mal el número de asistentes y la comida no
alcanzó? ¿Hubo una desinteligencia con los horarios y los asistentes llegaron dos
horas después de lo previsto?
El traslado tanto de los participantes como de los elementos con los que se
trabajará, del personal que armará y desarmará las estructuras, la preparación y
distribución de los alimentos son algunas de las cuestiones logísticas que hay que
atender muy cuidadosamente.
Es frecuente que la organización completa del evento recaiga sobre la secretaria
del gerente general, una agencia de publicidad o la consultora de relaciones
públicas de la compañía.

Pero éstos no siempre están capacitados para hacerlo. Armar un evento es una
actividad de alta complejidad, que requiere la acción sincronizada de muchas
personas de rubros muy diferentes.