PARRILLAS Y RESORTES BONNELL

ÍNDICE
1. Introducción
2. Justificación
3. Objetivos
4. Cuerpo del Informé
4.1. Recolección de datos: Contar que es una entrevista. Según autor
año “máximo 40palabras” n.pag día de entrevista y quien fue
entrevistado/ lista de chequeo.
4.2. Procesamiento análisis e interpretación de los datos. Final párrafo
listado de posibles problemas encontrados. El primero el más
importante.
4.3.
5. Conclusión/ numeradas
6. Bibliografía
7. Anexos

Organigrama/ manual procesos/manual de funciones.

PARRILLAS Y RESORTES BONNELL

1. INTRODUCCION andre
Se hace indispensable la aplicación de gestión documental que permitan
normalizar las fases del ciclo vital de los documentos como son producción
recepción distribución trámite organización consulta conservación y
disposición final de los mismos, ya que la ley 594 del 2000 establece reglas y
principios que regulan la funcion archivistica del estado para ello se a
establecido en esta ley una serie de artículos que le permiten a una entidad
pública o privada estar regulados por la ley guiando y llevando una adecuada
gestión de archivo de documentación.
Describiendo la situación del archivo que se tiene actualmente en la empresa
RESORTES Y PARRILLA BONELL para identificar el problema. El análisis
busca revelar las condiciones con las que trabaja dicha empresa en cuanto a
archivo se requiere.

2. JUSTIFICACIÓN laura

3. OBJETIVOS GENERAL
Indagar falencias en la gestión documental del archivo de la empresa en pro de
general propuesta de mejora para RESORTES Y PARRILAS BONELL ya que
encontramos que podría mejorar la preservación documental.

3.1. OBJETIVOS ESPECIFICOS

● Realizar entrevista física para identificar el manejo de los documentos
por la empresa.
● Elaborar lista de chequeo para identificar posibles falencias.
● Presentar un informe diagnosticando sobre lo encontrado en el proceso.

4.1. ANÁLISIS ENTREVISTA:

La empresa RESORTES Y PARRILLAS BONNELL fue tomada con el fin de
realizar la entrevista sobre el archivo y cuál es su posición ante la preservación
documental de la empresa. El personal tienen un grado académico básico ya
que hay un profesional y varios técnico ellos como organización están
interesados en la clasificación documental ya que no tienen claro cómo
organizar la documentación encontramos solo área de recepción que es la
PARRILLAS Y RESORTES BONNELL

encargado de recoger y entregar los documentos de la compañía. Allí recibe

los documentos se re direccionan y luego se archivan por fechas.
El archivo está ubicado en el segundo piso de la compañía colinda con oficinas
de otras áreas el lugar es espacioso tiene buena luz y ventilación, hay
archiveros donde encontramos la documentación son hechos en madera
barnizada y documentos en estantes en carpetas A-Z solo se maneja el archivo
de gestión en toda la compañía, allí están todos los documentos desde el año
2008, facturación, logística, administrativos; se maneja una guía simple de
archivo, allí se registra el día y la hora de llegada el documento para facilitar la
búsqueda pero al no tener conocimiento adecuado de la normatividad se
maneja el archivo como ellos creen conveniente, no se maneja la tabla de
retención documental.
Respecto a la preservación de los documentos encontramos extintores,
persona de seguridad y la encargada de servicios generales, hace la limpieza
cada ocho días del archivo, cuando se daña un documento se saca copia o se
solicita otro.
El documento o registro, se guarda con sello, firma y fecha, el sistema no es
muy útil, porque en ocasiones tienen dificultades a requerir un documento en el
instante; tienen varias computadoras, internet escáner y el 90% de los
documentos se digitalizan en PDF. Todo se guarda en la computadora para
que sea más fácil encontrar y para el uso de usuarios internos y externos y
lograr una mayor preservación del documento, no se presta los documento
solo se ofrece servicio de producción documental en fotocopias.
4.2. ANALISIS DE LA LISTA DE CHEQUEO
La empresa no cuenta con una correcta preservación del acervo documental
estipulada de acuerdo a la ley 594 del ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN,
no cuenta con organigrama, manual de funciones ni procesos y
procedimientos, con área de archivo tampoco con personal encargado de la
gestión documental a pesar de esto los documentos se encuentran en buenas
condiciones con buena ventilación, limpieza y organización así mismo cuenta
con su reglamento interno estipulado debidamente.
Partiendo de lo anterior queremos encontrar una solución para cumplir con
todas las necesidades y falencias de la empresa.
 PARRILLAS Y RESORTES BONNELL

5. CONCLUSIÓN
Nosotros como aprendices SENA, notamos que hace falta un adecuado uso de
normas y concientizar a los empleados acerca de la importancia de los
documentos, necesitan una mejor manera de preservar los acervos
documentales y un mayor conocimiento de la importancia para la empresa,
manejarlos de acuerdo a las normas estipula das por el ARCHIVO GENERAL
DE LA NACIÓN en cumplimiento de sus funciones.
Encontramos que no cuentan con organigrama, manual de procesos y
procedimientos, tampoco de funciones, siendo estas una falencia para la empresa.
No conocen las normas a seguir en el manejo de los acervos documentales ni el
porqué de su importancia.
Partiendo de todo lo mencionado anterior mente, en proposición de mejora a
estas, queremos diseñar un manual de procesos y procedimientos para el área de
archivo de la empresa en pro de dar solución a posibles dudas y falta de
conocimiento en el tema de la gestión documental de la empresa RESORTES Y
PARRILLAS BONNELL.
6. BIBLIOGRAFÍAS
7. ANEXOS:

LISTA DE CHEQUEO

Descripción si no
SOBRE LA EMPRESA
Tiene organigrama
Tiene manual procesos y pro.
Tiene manual de funciones
Área de archivo
Se preservan en archivero
SOBRE PERSONA A CARGO
hay archivista
la persona encargada sabe que es gestión
documental
SOBRE LOS DOCUMENTOS
están organizados los documentos
están en carpetas
se guardan en material digital
utiliza tabla retención documental
SOBRE EL AREA
 PARRILLAS Y RESORTES BONNELL

Hay un área solo para el archivo

Hay buena ventilación
La limpieza del área es continua
Luminosidad favorable.
Otros

si es otro cual:

quien realizo:
PARRILLAS Y RESORTES BONNELL

Objetivo inicial
Indagar falencias para general propuesta de mejora
Otro septiembre 25