Manual Factura Electronica Premium

Manual de Operación
Facturación Electrónica
Índice
1. Presentación................................................................................................................. ................................................... 4
1.1. Introducción.............................................................................................................................................................. 4
2. Configuración del Sistema.............................................................................................................................................. 5
2.1. Configuración Inicial................................................................................................................................................. 5
2.2. Barra de Herramientas............................................................................................................................................. 5
2.3. Cargas Masivas........................................................................................................................................................ 7
2.4. Usuarios.................................................................................................................................................................... 8
2.5. Crea/Modifica Usuario.............................................................................................................................................. 9
2.6. Perfiles................................................................................................................................. ................................... 10
2.7. Ciudades................................................................................................................................................................. 11
2.8. Comunas...................................................................................................................... .......................................... 12
2.9. Características de Seguridad................................................................................................. ................................ 12
3. Configuración de la Empresa....................................................................................................................................... 13
3.1. Creación de la Empresa................................................................................................ ......................................... 13
3.1.1. Creación de la Empresa................................................................................................................................... 13
3.1.2. Datos de Identificación..................................................................................................................................... 14
3.1.3. Datos Tributarios............................................................................................................ ................................. 15
3.1.4. Datos Contribuyente Electrónico.............................................................................................. ....................... 16
3.1.5. Publicación de DTE en Sitio WEB................................................................................................................... 16
3.2. Configuración de la Empresa................................................................................................................................ .... 17
3.2.1. Sucursales................................................................................................................... .................................... 17
3.2.2. Clientes-Proveedores…..................................................................................................................................... 18
3.2.3. Sucursales Cliente-Proveedor.................................................................................................................... ..... 19
3.2.4. Centros de Resultados....................................................................................................................................... 20
3.2.5. Plan de Cuentas................................................................................................................................................. 20
3.2.6. Impuestos.............................................................................................................................. ........................... 23
3.2.7. Tipos de Documentos.......................................................................................................... ............................ 24
3.2.8. Configuración.................................................................................................................................................... 25
3.2.9. UTM…………………................................................................................................................................ ......... 26
3.2.10. IEC Semanal…………............................................................................................................................. ......... 26
3.2.11. Índices de Proporción....................................................................................................................................... 27
3.2.12. Empleados……………............................................................................................................................. ......... 27
3.2.13. Formas de Pago…..…..................................................................................................................................... . 28
3.2.14. Monedas............................................................................................................. .............................................. 28
3.2.15. Tasas de Cambio................................................................................................................................ .............. 29
3.2.16. Departamentos…............................................................................................................................................... 30
3.2.17. Marcas.............................................................................................................................................................. 30
3.2.18. Productos............................................................................................................................... ........................... 31
3.2.19. Generales por producto.............................................................................................................................. ...... 33
3.2.20. Inventario.......................................................................................................................................................... 34
3.2.21. Impuestos por producto.............................................................................................................................. ...... 35
3.2.22. Precios por producto............................................................................................................................... .......... 36
3.2.23. Datos Contables por producto.......................................................................................................................... 37
3.2.24. Opcionales de Ingreso al producto................................................................................................................... 38
3.2.25. Listas de Precios.................................................................................................................................... .......... 39
3.2.26. Descuentos....................................................................................................................................................... 40
3.2.27. Recargo…...................................................................................................................................................... ... 40
3.2.28. Gastos.................................................................................................................................... .......................... 41
3.2.29. Derechos.......................................................................................................................................................... 41
3.2.30. Administración CAF............................................................................................................................... ........... 42
3.2.31. Configuración Folios Documentos Físicos….................................................................................................... 46
2
3.2.32. Estaciones de Trabajo………………………...................................................................................................... 47
3.2.33. Configuración Impresión de Documentos Físicos…........................................................................................ 48
3.2.34. Configuración Impresión de Documentos Electrónicos.................................................................................... 49
3.2.35. Configuración MAPI........................................................................................................... .............................. 50
4. Operación....................................................................................................................................................................... 52
4.1. Ingreso de Información........................................................................................................................................... 52
4.1.1. Documentos Asociados.............................................................................................................................. ...... 52
4.1.2. Descuentos sobre Descuentos......................................................................................................................... 54
4.1.3. Compras........................................................................................................................................................... 55
4.1.4. Ventas................................................................................................................................ .............................. 81
4.1.5. Inventario.............................................................................................................................. ............................ 106
4.2. Procesos………………..................................................................................................................................... 120
4.2.1. Centralización Compra/Ventas...................................................................................................................... 121
4.2.2. Importar y Exportar Archivos…...................................................................................................................... 122
4.3. Procesos Electrónicos...................................................................................................................................... 124
4.3.1. Genera DTE Factura/Nota Crédito/Nota Débito............................................................................................ 124
4.3.2. Genera DTE Guía Despacho……………………............................................................................................ 125
4.3.3. Envío DTE al SII…………………………………............................................................................................. 126
4.3.4. Envío DTE a Tercero……………………………............................................................................................. 127
4.3.5. Consulta Estado Envío al SII……………………............................................................................................ 128
4.3.6. Consulta Estado DTE’S………….………………............................................................................................ 129
4.3.7. Impresión DTE Emitidos…………………………............................................................................................ 130
4.3.8. Impresión DTE Recibidos…..……………………............................................................................................ 131
4.3.9. Impresión DTE No Registrados...………………............................................................................................ 132
4.3.10. Informe Movimientos Electrónicos...……………............................................................................................ 133
4.3.11. Actualización Estados DTE’S...…………………............................................................................................ 134
4.3.12. Publicación de DTE en sitio WEB………………............................................................................................ 136
4.4. Emisión de Informes…..................................................................................................................................... 139
4.4.1. Compras………..…………………………………............................................................................................. 139
4.4.2. Ventas………….…………………………………............................................................................................. 149
4.5. Cierres…………………..................................................................................................................................... 168
4.5.1. Cierre Anual.…..…………………………………............................................................................................. 168
4.5.2. Cierre Mensual...…………………………………............................................................................................. 169
4.5.3. Deshacer Cierre Mensual…….…………………............................................................................................. 169
4.5.4. Bloqueo y Desbloqueo de Mes…………………............................................................................................. 170
5. Opciones Especiales………............................................................................................................................................. 171
5.1. Desbloqueo de Registros................................................................................................................................. 171
6. Anexos…….…………………............................................................................................................................................. 172
6.1. Ingreso Factura Compra Propia....................................................................................................................... 172
6.2. Facturación Electrónica con Impuesto Específico............................................................................................ 184
6.3. Actualización Sistema Facturación (Esafe)...................................................................................................... 191
3
1. Presentación
1.1. Introducción
Ante la inminente necesidad de incorporarse en la agenda tecnológica que dicta el SII y de la modernización del País, es
que se desarrolla el sistema de facturación, que cumple con los actuales procesos electrónicos que el SII ha impuesto a los
contribuyentes, a fin de otorgarle validez legal tributaria a la factura electrónica como medio de respaldo de las operaciones
comerciales entre contribuyentes y reemplazar con ello las facturas de papel que obliga a utilizar la actual normativa.
La factura electrónica (o digital) es uno de los proyectos centrales en el ámbito de simplificación tributaria de la Agenda Pro
Crecimiento que el Gobierno viene impulsando con organizaciones empresariales. Después de su exitosa puesta en
marcha, el Servicio de Impuestos Internos se encuentra muy comprometido en masificar el uso de la factura electrónica.
Actualmente el SII propicia la implementación de un modelo de operación con Factura Electrónica en el que los
contribuyentes podrán generar, transmitir y almacenar en forma electrónica sus documentos tributarios (DTE),
autentificados con firma electrónica (Certificado Digital), y enviando un ejemplar electrónico del documento tributario al SII
(archivo XML), antes de que sea recibido por su receptor o utilizado para el transporte físico de bienes.
Es por consiguiente que el sistema e-SAFE permitirá el ingreso detallado de documentos de ventas para su facturación
tanto en su forma manual como electrónica, y el ingreso de los documentos de compra en forma de documento contable.
Lo anterior permitirá obtener información de Libros de Compras/Ventas, Libro de Boletas y de Guías de despacho,
permitiendo el envió de estos al SII. Además de incorporar informes de ventas que analizan la Compra/Venta por
Productos/Vendedor/por fecha/por tipo de documento/etc.
Los procesos electrónicos que posee el sistema de facturación, permitirán cumplir con las normas y procedimientos que
establece el SII para la emisión de Documentos Tributarios Electrónicos (DTE), y con esto la necesidad de cargar los
Códigos de Autorización de Folios (CAF) al sistema, la integración del timbre electrónico a los documentos electrónicos,
generación de archivos XML exigidos por el SII, impresión de documentos tributarios electrónicos, intercambio de DTE's
con otros contribuyentes autorizados.
Adicionalmente se debe destacar que procesos de facturación alimentarán la base de datos del sistema de contabilidad que
el cliente posea, esto considerando alguna de las siguientes alternativas:

 Si posee Contabilidad Transtecnia, podrá compartir las bases de datos con e-SAFE, lo que permitirá alimentar
directamente el sistema de Contabilidad.
 Generar archivo de compras/ventas (archivo plano, con estructura definida por Transtecnia), el que podrá ser
importado por Contabilidad Transtecnia, o por otro sistema que conozca la estructura del archivo.
 Generar voucher de centralización de Compras/Ventas, este puede ser impreso para su digitación manual en el
sistema de contabilidad, o exportado a un archivo plano con estructura definida por Transtecnia, el que podrá ser
importado por un sistema de contabilidad que conozca la estructura (ContabW).
4
2. Configuración del Sistema
2.1. Configuración Inicial

Antes de comenzar a utilizar el sistema, lo primero que debe configurar son los parámetros básicos que permitirán una
operación más fluida del software. Esta configuración normalmente se realiza al principio del uso del sistema, pero usted
podrá crear o modificar libremente cada vez que usted lo estime conveniente.
Los elementos que se debe configurar inicialmente son:
 Creación de Usuarios 
 Creación de Perfiles 
 Creación de Ciudades 
 Creación de Comunas 

Lo anteriormente indicado, no es una restricción para que usted pueda crear la empresa en el menú archivo, pero cabe
destacar que solo podrá seleccionar las comunas de la Ciudad de Santiago, por consiguiente, si su dirección es de otra
ciudad o región, deberá crearla antes para poder seleccionarla.
En la mayoría de las pantallas de mantención en el sistema, se utiliza una barra de herramientas que permite manipular los
registros de información.
Para obtener información detallada acerca del uso de la barra de herramientas, consulte el tema Barra de Herramientas.
2.2. Barra de Herramientas

La barra de herramientas en los formularios de ingreso y mantención de información, permite realizar las operaciones
necesarias para manipular los registros.
El uso de los diferentes botones es el siguiente:
Carga Masiva: Despliega una lista con los elementos ya creados, permitiendo seleccionar el que se desea
modificar.
Lista: Presenta la lista de posibles valores a signar al campo.
Inicio: Despliega el primer registro existente. (Acceso directo por teclado Alt + Inicio)
5
Anterior: Despliega el registro anterior. (Acceso directo por teclado Alt + RePág)
Siguiente: Despliega el siguiente registro. (Acceso directo por teclado Alt + AvPág)
Ultimo: Despliega el último registro existente. (Acceso directo por teclado Alt + Fin)
Ayuda: Despliega la ayuda correspondiente al formulario en pantalla. (Acceso directo por teclado F1)
Nuevo: Limpia el formulario para ingresar un nuevo registro. (Acceso directo por teclado Alt + N)
Grabar: Graba la información creada o modificada en el formulario. (Acceso directo por teclado Alt + G)
Eliminar: Borra permanentemente el registro en pantalla. Esta acción no se puede deshacer. (Acceso directo por
teclado Alt + E)
Imprimir: Presenta en pantalla el informe con el contenido de todos los registros existentes, dando la opción de
imprimirlo. (Acceso directo por teclado Alt + I)
Salir: Cierra el formulario en pantalla y vuelve al menú. (Acceso directo por teclado Esc)
Para los formularios de ingreso de documentos de compras y ventas se adicionan a la barra de herramientas los
siguientes botones:
Buscar: Realiza una carga masiva de todos los documentos ingresados en el periodo, permitiendo realizar una
búsqueda del documento respectivo. (Acceso directo por teclado Atl+b) Ver Cargas Masivas
Arrastre de Documentos: Permite acceder a la ventana para relacionar documentos. (Acceso directo por teclado
Atl+d). Ver Documentos Relacionados
6
2.3. Cargas Masivas
La carga masiva en los distintos formularios que maneja el sistema, permite obtener información total de todos los
elementos que maneja la base de datos respecto a una búsqueda en particular, por ejemplo, como se observa en la
imagen, donde usted podrá obtener información de todos los productos que maneja el sistema, para seleccionar uno de
ellos presionará el botón de carga masiva, y el cuadro de selección que aparece será el siguiente:
Ahora usted podrá seleccionar el producto deseado directamente de la tabla que se presenta o en caso contrario puede
utilizar la búsqueda sensitiva. Note que dependiendo de la cantidad de columnas que tiene la tabla de selección aparecerán
las mismas en la búsqueda sensitiva pudiendo ser una, dos o tres como máximo.
Si se desea filtrar información por algún criterio en particular, se deberá escribir el criterio en uno de los campos de
búsqueda sensitiva y luego presionar la tecla ENTER, lo que permitirá que se filtre la información, y esta aparecerá en la
tabla de selección, si por algún motivo no pudiese dejar seleccionado el dato en particular con el botón del ratón recurra a
las flechas de desplazamiento hacia arriba o abajo y haga clic en el botón aceptar.
Si luego de realizar un filtro desea volver atrás mostrando todos los datos, sólo es necesario borrar todo lo escrito y
presionar nuevamente ENTER, recuerde que el dato se selecciona dando doble clic o presionando el botón Aceptar.
7
2.4. Usuarios
La creación de usuarios, consiste en definir que personas tendrán acceso al sistema, asignándoles un código de usuario,
un nombre y una contraseña (clave secreta).
A este proceso se accede mediante la opción Usuarios del menú Archivo.
La definición de usuarios forma parte de las Características de Seguridad del sistema, por lo que sólo podrán acceder a
ella los usuarios con atributo de administrador.
Sólo los usuarios con atributo de administrador podrán tener acceso sin restricciones a todas las opciones, tales como la
creación de usuarios y eliminación de grandes grupos de información.
 Siempre debe haber un usuario como administrador, el cual tiene acceso a todo el sistema. 
 Al seleccionar el botón aparece una ventana (Agregar) para asignar login, nombre, contraseña y confirmación de
la contraseña, además se podrá seleccionar si es administrador o no. Además de asignar características del perfil de
usuario electrónico. 
 El botón modifica usuario permite modificar los datos del usuario seleccionado. Ver Crea/Modifica Usuario 

 También se podrá ingresar un perfil de usuario si así existiese. Para poder seleccionar un perfil debe hacer clic en el
botón de carga masiva. Si no existe un perfil previo se deberá ingresar en la opción perfiles. Ver Creación de Perfiles
o en el botón de la barra de herramienta perfiles .


 El usuario no podrá tener más de un perfil, y a los usuarios administradores no se le asigna perfil. 
 El botón eliminar usuario permite eliminar el usuario seleccionado. 
8
2.5. Crea/Modifica Usuario
En este módulo se pueden ingresar los datos de un nuevo usuario o modificar los datos ya existentes. A este proceso se
accede mediante la opción Usuarios del menú Archivo dentro de la pantalla definición de usuarios, selecciona la opción ,
y se despliega la siguiente ventana
Si al usuario se le dará autorización para procesar operaciones electrónicas, ya sea envió de libros, se debe proceder a cargar
su Certificado Digital Acreditado, el que debe corresponder al RUT ingresado del usuario, siempre el primero que se autoriza
es el del representante legal de la empresa, puesto que con este se hará la postulación al SII.
Para el proceso de carga del archivo, debe seleccionar la opción examinar, para hacer la búsqueda donde tiene guardado el
certificado digital, dicho archivo debe ser el original o copia en formato extensión .PFX, sólo este formato es compatible para
ser cargado en el sistema de facturación.
La carga de un certificado digital requiere del ingreso de la clave privada del mismo, y esta debió asignarla el usuario al
adquirirlo en la casa certificadora.
Adicionalmente, debe tener presente que el certificado digital debe estar cargado en Internet Explorer, puesto que de esta
manera validará la salida de los DTE o libros electrónicos al SII.
9
2.6. Perfiles
La creación de perfiles consiste en definir las opciones del menú a las que tendrán acceso los distintos tipos de Usuarios.
Los perfiles permiten mantener una definición centralizada de las opciones a las que accederán los usuarios, agrupándolos
según sus funciones en el sistema, lo que evita tener que definir los accesos para cada usuario.
A este proceso se accede mediante la opción Perfiles del menú Archivo.
La definición de perfiles forma parte de las Características de Seguridad del sistema, por lo que sólo podrán acceder a ella
los usuarios con atributo de administrador.
 Para habilitar o deshabilitar el acceso a alguna opción, se debe dar doble clic sobre ella, con lo que aparecerá o
desaparecerá la marca de habilitación.
10
 Los perfiles se definirán según las características del tipo de usuario, el cual consiste en restringir el acceso a ciertos
procesos en que el usuario no está autorizado a usar.
 Por ejemplo, si el usuario está dedicado al ingreso de documentos de compras y ventas, se podrá crear un perfil
permitiendo el acceso sólo a esa opción del menú.
 Para grabar un perfil se debe ingresar un código y la descripción del perfil. Una vez que se ha grabado se podrá
seleccionar los distintos tipos de opción y los permisos si es acceso (lectura) o modifica (Lectura y Escritura).
 Si se habilita el acceso a alguna opción de proceso electrónico, el usuario deberá tener cargado un certificado digital
para poder realizar las operaciones. Ver Crea/Modifica Usuario
Para ver el significado de los botones, consulte el tema Barra de Herramientas.
2.7. Ciudades
El proceso de creación de ciudades consiste en definir las ciudades que serán utilizadas en el sistema.
A este proceso se accede mediante la opción Ciudades del menú Archivo.
La definición de las ciudades es necesaria para la creación de otros tipos de información, tales como la creación de la empresa,
o la creación de clientes y proveedores.
Para crear una ciudad se necesita ingresar un código de ciudad, la descripción de la ciudad y la región a la cual pertenece la
ciudad.
11
2.8. Comunas
El proceso de creación de comunas consiste en definir las comunas que serán utilizadas en el sistema.
A este proceso se accede mediante la opción Comunas del menú Archivo.
La definición de las comunas es necesaria para la creación de otros tipos de información, tales como la creación de la empresa,
o la creación de clientes y proveedores.
Al crear las comunas, se les debe asignar un código y descripción, e indicar la ciudad a la que pertenece.
2.9. Características de Seguridad

Para asegurar la confidencialidad y seguridad de la información, el sistema implementa las siguientes características de
seguridad:
Control de usuarios
El control de usuarios restringe el acceso al sistema sólo a personas autorizadas.
Todos los usuarios tienen acceso a la mantención de usuarios sólo para poder modificar su propia contraseña. Pero sólo él
usuario con atributo de Administrador, podrá tener acceso a crear, modificar o eliminar a otros usuarios.
Control de acceso al menú
El control de acceso al menú restringe el acceso a las opciones del menú sólo a usuarios autorizados para cada una de ellas.
Para implementar este control, se definen perfiles de usuarios, que corresponden al conjunto de opciones de los menús tendrán
acceso los usuarios con características comunes, tales como digitadores, administrativos, gerentes, etc.
12
Control a procesos electrónicos
El control a procesos electrónicos permite restringir las operaciones que tiene relación con la facturación electrónica:
 Cargar de CAF
 Firmar DTE's
 Enviar DTE's al SII
 Enviar Libros al SII
 Recibir DTE's de terceros (contribuyentes electrónicos)
 Enviar DTE's a receptor electrónico
 Consultar por DTE o envíos al SII
Para estos casos el usuario deberá cargar su Certificado Digital Acreditado, el que debe corresponder al Rut especificado en
el ingreso de los datos del usuario ver Creación de Usuarios.
3. Configuración de la Empresa
3.1. Creación de la Empresa
3.1.1. Creación de la Empresa
El proceso de creación de empresas permite ingresar al sistema los datos de la empresa, necesarios para efectuar el
procesamiento de datos respectivo a la facturación.
A este proceso se accede mediante la opción Empresas del menú Archivo.
Al crear la empresa, se debe asignar un código que será utilizado por el sistema para identificarla. La identificación de la
empresa mediante el código permite crear esta empresa más de una vez con distinto código, lo cual será de utilidad en el caso
de querer llevar más de una contabilidad para la misma empresa.
La información que es necesario definir al crear la empresa, se divide en los siguientes grupos:
 Identificación de la Empresa
 Datos Tributarios
 Datos Contribuyente Electrónico
 Publicación de DTE en Sitio WEB
13
Antes de comenzar a utilizar la empresa recién creada, se deben configurar los siguientes parámetros:
 Creación de Sucursales
 Mantención Clientes y Proveedores
 Creación de Configuración
 Creación de Plan de Cuentas
 Creación de Centros de Resultados
 Creación de Tipos de Documentos
 Creación de Impuestos
 Creación de Empleados o Vendedores
 Creación de Forma de Pago
 Creación de Monedas
 Creación de Tasas de Cambio
 Creación de Definición de descuentos
 Creación de Definición de Recargos
 Configuración de Documentos
 Creación de Bodegas
 Creación de Departamentos
 Creación de Definición de Marcas
 Creación de Grupo de Artículos
 Creación de Artículos
 Creación de Lista de Precios
3.1.2. Datos de Identificación
Los datos de identificación corresponden a la información general de la empresa, la que será utilizada por el sistema en
la emisión de los diversos informes.
14
3.1.3. Datos Tributarios
Los datos tributarios tienen relación al tipo de actividad en la que se desenvuelve la empresa. En esta ficha se deben identificar
datos tales como giro comercial, código de actividad, datos del representante legal y datos del contador.
También se indica en esta ficha, si la empresa es una empresa del tipo constructora, lo que habilitará diversas opciones
relativas a dicho tipo de empresa.
La característica de la empresa, con respecto al impuesto ILA (Ninguno / Minorista / Mayorista), se solicita, ya que es una
característica que se debe indicar en el libro de compras electrónico.
3.1.4. Datos Contribuyente Electrónico
En esta ficha se deben registrar los datos necesarios para identificar si la empresa está autorizada a efectuar movimientos
electrónicos (contribuyente electrónico).
 Datos relativos a la resolución que lo autoriza (Número y fecha de resolución)

 Rut del SII (como receptor de copias de DTE's)
 Si corresponde a casa matriz o sucursal, de tal manera de poder administrar los envíos o recopilación de información
que deben contener los libros de compra/venta/boletas electrónicos.
 Si están o no autorizadas las sucursales a enviar en forma autónoma libros de compra/venta al SII. 
15
 Identificar la Unidad Regional del SII a la pertenece la Empresa, dato muy relevante, puesto que será impreso por el
sistema cuando generé el DTE.
3.1.5. Publicación de DTE en Sitio WEB
En esta ficha deberá indicar los datos necesarios para hacer uso de la función que permite cargar o descargar documentos
electrónicos (enviados al SII) en el sitio Web de su empresa.
Si no tiene sitio Web, o no hará uso de esta funcionalidad, no es necesario que indique estos datos.
16
3.2. Configuración de la Empresa
3.2.1. Sucursales
El proceso de creación de sucursales tiene por objetivo definir las sucursales manejadas por la Empresa. A este proceso el
usuario puede acceder mediante la opción Sucursales del menú Archivo.
 Para grabar una sucursal se necesitan como mínimo ingresar código de sucursal el cual será único y un nombre.
 También podrá ingresar una o más bodegas en la ficha Bodegas Asociadas, las cuales estarán asociadas a la sucursal
en la cual se deberá hacer clic en la carga masiva y seleccionar una o más bodegas, la cual mostrará el código de la
bodega y la descripción de esta. Las bodegas deben estar creadas con anterioridad. Ver Definición de Bodegas. “La
ficha de Bodegas Asociadas estará disponible siempre y cuando el módulo de Control de Inventario se encuentre
habilitado.”
 Se podrá ingresar también otro tipo de información, como un centro de resultados el cual estará asociado a la sucursal.
Para poder seleccionar un centro de resultado este debe estar ya ingresado. Ver Creación Centro de Resultado.
 Además podrá ingresar dirección, ciudad y comuna de despacho, como datos complementarios que serán necesarios
en el ingreso de movimientos de compras/ventas.
 Por último y muy importante, en el caso de ser un contribuyente electrónico, se debe ingresar el código de sucursal
asignado por el SII a la empresa. Dato que puede rescatar desde página web del SII, autentificándose con RUT y
clave de la empresa.
17
3.2.2. Clientes/Proveedores
El proceso de mantención de clientes y proveedores permite ingresar los datos de cliente o proveedor, ya sea nacional o
extranjero, datos que serán necesarios en el ingreso de movimientos de compras ventas y otros.
A este proceso el usuario puede acceder mediante la opción Clientes/Proveedores del menú Archivo.
Para el ingreso de un cliente/proveedor los datos mínimos que deben ser ingresados son:
 Rut, ya sea nacional o extranjero y la razón social.

 También deben ser ingresados los datos de identificación del cliente/proveedor tales como giro de la empresa,
dirección, ciudad, comuna, teléfono, fax y e-mail. Este último es de vital importancia frente a un proceso electrónico,
puesto que será a este mail el envío de los xml de los DTE o Acuse de recibo.
En esta ventana existe además una opción para definir la sucursal a la que estará asociado el cliente/proveedor.
Adicionalmente el usuario podrá dejar fijado el Vendedor y la Lista de Precios. Ver en Creación Empleados y Lista de
Precios.
Por último, y muy importante, es que el usuario debe indicar si el cliente/proveedor es un contribuyente electrónico o no. Esto
permitirá al sistema reconocer si se debe o no enviar un DTE's (en formato XML) directamente al cliente/proveedor.
Adicionalmente encontrará la opción de indicar si cliente es de Difícil Fiscalización, con lo que el sistema le aplicará una
Retención Total del IVA.
18
3.2.3. Sucursales Cliente-Proveedor
En esta opción el usuario podrá definir las sucursales manejadas por los clientes o proveedores. A este proceso se accede
mediante la opción Sucursales Cliente/Proveedor del menú Archivo.
Para grabar una sucursal cliente/proveedor se requiere ingresar el RUT del cliente/proveedor el cual se debe crear en la opción
Clientes/Proveedores. Ver Mantención Clientes y Proveedores.
 El código de la sucursal el cual es único.

 Un nombre que identifique a la sucursal.
 La dirección, la región, ciudad, comuna, número de teléfono y de fax y también un e-mail.
 La definición de sucursales es utilizada por el módulo de compra/venta.
19
3.2.4. Centros de Resultados
En esta opción el usuario podrá crear los centros de resultado que se manejarán en la contabilidad de la empresa.
A este proceso se accede mediante la opción Centro de Resultados del menú Archivo.
Los centros de resultado manejados por el sistema, son equivalentes a los tradicionales centros de costo en el sentido que
reflejarán los gastos asociados a determinadas áreas de la empresa, pero a diferencia de ellos, además son capaces de
reportar información relativa a los ingresos.
Para crearlo usted deberá asignar un código de centro de resultado y una descripción.
3.2.5. Plan de Cuentas
En esta opción el usuario podrá crear y definir el plan de cuentas, a fin de indicar cuentas contables que serán utilizadas en la
contabilidad.
A este proceso se accede mediante la opción Plan de Cuentas del menú Archivo.
Antes de grabar o comenzar a crear el plan de cuentas, se deberá evaluar si se trabaja enlazando los sistemas Esafe con
Contabilidad. Lo que se indicó al iniciar por primera vez el sistema E-Safe. Si comparte bases de datos con ContabW no se
podrá modificar el plan de cuenta del e-SAFE, si no está habilitado se puede modificar el plan de cuenta definido en E-SAFE y
el de Contabw (en caso de que estuvieran conectado a la misma base de datos).
20
Ficha Configuración de Cuentas
El usuario en esta opción deberá asignar el código para los Activo, Pasivo, Pérdida y Ganancia, y posteriormente asignar la
cantidad de niveles con la cual se trabajará el plan de cuentas y luego ingresar el formato que tendrán las cuentas contables
según sean los niveles asignados.
Ficha Mantención Plan de Cuenta.
Para grabar se debe ingresar las cuentas, la descripción, los atributos (imputable, habilitada, conciliación bancaria, centro de
resultado), análisis (sin análisis, análisis sin control por Rut, análisis con control por Rut). Además se debe ingresar la
configuración de cuentas, la cantidad de niveles y el formato de cuentas
21
El formulario de mantención del plan de cuentas se divide en tres áreas:
Identificación de la cuenta: En la primera línea del formulario se debe ingresar el Código de Cuenta que se desea crear. Este
código de la cuenta debe estar acorde con el formato del código de cuenta establecido en la ficha Configuración de Cuentas.
A continuación del código, se ingresa la Descripción de la Cuenta, que corresponde al Nombre de la Cuenta.
Características de la cuenta: Al costado derecho del formulario aparecen las distintas Características de la Cuenta, las que se
deben configurar de acuerdo al tipo de cuenta que se esté creando.
 Imputable: Indica que la cuenta pertenece al último nivel del grupo, por lo que no tendrá sub cuentas y recibirá
movimientos. Las cuentas de título, es decir aquellas que tienen sub cuentas, se deben definir como No Imputables
para que el sistema permita definir las sub cuentas.
Todas las cuentas que recibirán movimientos deben definirse como Imputables.
 Habilitada: Indica que la cuenta puede recibir movimientos. Este atributo sólo es significativo en las cuentas
Imputables. Se puede deshabilitar una cuenta para impedir que se realicen posteriores movimientos a ella.
 Centro de Resultado: Indica que la cuenta manejará centros de resultado, por lo que los movimientos asociados a ella
deberán especificar un Centro de Resultado. Este atributo sólo es válido en las cuentas imputables.
 Código del Centro de Resultado: En las cuentas en que se haya indicado que manejarán centros de resultado, se
podrá indicar el código del centro de resultado asociado a ella.
Si la cuenta recibirá movimientos de múltiples centros de resultado, se debe dejar este campo en blanco para que el sistema
solicite el código del centro de resultado al momento de realizar un movimiento que la afecte.
 Conciliación Bancaria: Indica que la cuenta corresponde a una cuenta de banco. Sólo podrán tener este atributo las
cuentas imputables del activo circulante.
Este atributo es incompatible con el atributo de análisis.
 Análisis: Indica que se deberá llevar el registro del análisis de la cuenta, el cual puede llevar o no control por RUT. Se
debe seleccionar el tipo de análisis a controlar.
Este atributo no se le puede asignar a las cuentas de banco, es decir, aquellas con conciliación bancaria.
Plan de cuentas

En el costado izquierdo del formulario se presenta la estructura del plan de cuentas en forma de árbol, permitiendo conocer la
composición de los grupos de cuentas y su dependencia.
Al seleccionar una cuenta con un clic, se presentarán sus características en el formulario.
Para modificar una cuenta, se selecciona en el árbol y se modifican sus características, luego de lo cual se deben grabar los
cambios.
Para eliminar una cuenta, ésta se selecciona en el árbol y se presiona el botón eliminar
22
3.2.6. Impuestos
En esta opción el usuario podrá crear los impuestos que utilizará en la empresa. A este proceso se accede mediante la opción
Impuestos del menú Archivo.
Al crear los tipos de impuestos, se les debe asignar código, descripción, tasa, tratamiento y cuentas asociadas. Los tipos de
impuestos son utilizados por los módulos de Compra y Ventas.
 Para grabar se necesita ingresar el código del impuesto el cual es alfanumérico, la descripción del impuesto, la tasa del
impuesto y el tipo de tratamiento.
 La tasa del impuesto puede ser mensual o fija para los meses.
Además se podrá ingresar la cuenta débito fiscal, si esta no existiese se deberá ingresar en la opción respectiva. Ver Creación
de Plan de Cuenta.
Al igual que lo anterior si la cuenta crédito fiscal no existe se deberá crear Ver Creación de Plan de Cuenta.
Será necesario identificar las cuentas, ya sean de débitos o cuentas de créditos para efectos de la generación del voucher de
centralización del módulo de compra/venta.
23
3.2.7. Tipos de Documentos
En esta opción del sistema el usuario podrá generar la creación de tipos de documentos, lo que le permitirá definir los
diferentes tipos de documentos que maneja la empresa.
A este proceso se accede mediante la opción Tipos de Documentos del menú Archivo.
 Para grabar se deberá ingresar un código para el tipo de documento, la descripción y el tipo de documento.
 Los tipos (característica del documento) están ingresados previamente.
 Los tipos de documentos son utilizados por los módulos de Compra y Venta.
Debido a que es el usuario quien asigna el código y la descripción al tipo de documento, se deberá especificar bien el tipo de
este, esto para que el sistema detalle de forma conforme su tratamiento a cada documento.
El Tipo de documento que se asigne le indicará al sistema el tratamiento contable que se le debe dar y como será detallado en
el libro correspondiente de Compra/Venta.
24
3.2.8. Configuración
En esta opción el usuario debe realizar la configuración relacionada con la centralización de Compras/Ventas. A este proceso
se accede mediante la opción Configuración del menú Archivo.
Los datos que se deberán ingresar son las cuentas contables de clientes, proveedores y boleta no nominativa, las que deben
ser creadas con anterioridad Ver Creación Plan de Cuentas.
Además se debe especificar el código del impuesto IVA Ver Creación de Impuestos.
Además debe considerar que si su módulo es con Inventario, debe configurar la pestaña del Control de Stock, esta
configuración le informará el tipo de stock para cada producto.
25
3.2.9. UTM
En esta opción el usuario podrá ingresar mes a mes los valores de las UTM, de suma importancia si usted trabajará con
impuestos específicos en sus productos, Ejemplo: gasolina, deberá completar esta información mes a mes, puesto que en base
a este valor el sistema calculará el valor base y variable para dichos impuestos.
3.2.10. IEC Semanal

En esta opción el usuario deberá ingresar el componente variable del impuesto especifico, para ingresarlo el usuario debe
acceder por el menú archivo, submenú impuesto específico semanal, tal como se muestra la ventana de la imagen, esta
variación se ingresa de forma, y puede ser obtenida desde la web de hacienda.cl, ir al link del MEPCO, dicha modificación se
publicara los días jueves de cada semana. El sistema almacenará todas las variaciones semanales ingresadas.
Si desea más información sobre este tema, revisar anexo de Impuesto específico.
26
3.2.11. Índices de Proporción
En esta opción el usuario podrá indicar el factor que se aplica al IVA de uso común, y con esto calcular el valor total del crédito
a recuperar por compras efectuadas.
A este proceso se accede mediante la opción Índices de Proporción del menú Archivo.
 Es aplicable solo a las empresas que manifiestan movimientos de ventas afectas y exentas de IVA.
 Se debe indicar un valor para cada período tributario.
3.2.12. Empleados
En este proceso el usuario podrá definir los empleados que va a utilizar en la empresa. Y si es un sistema con Inventario, le
deberá dar atributo para que pueda acceder a procesar en este módulo. A este proceso se accede mediante la opción
Empleados del menú Archivo.
Para registrar un empleado se requiere un código, el cual es único, y un nombre. Adicionalmente se debe asociar al empleado
a un local o a una sucursal de aquellas asociadas a la empresa.
Y para finalizar, debe identificar un atributo para el empleado. (Vendedor y Toma Inventario)
27
Definiciones
3.2.13. Formas de Pago
En esta opción el usuario podrá definir las formas de pago, a fin de establecer aquellas que pueden ser utilizados en los
movimientos de compras o ventas.
A este proceso se accede mediante la opción Formas de Pago del sub menú Definiciones del menú Archivo.
Los datos mínimos para ingresar una forma de pago son el código, la descripción y forma de pago (contado, crédito o sin
costo).
También se debe definir un tipo de tratamiento o medio de pago asociado a la forma de pago (efectivo, cheque, cheque a
fecha, tarjeta crédito, letra, pago cuenta corriente u otro).
Además del vencimiento, que es indicar los días que el sistema calculará, de este dato el sistema reflejara la fecha de
vencimiento que se utilizará en el ingreso de los documentos de Compra/Venta.
3.2.14. Monedas
En esta opción el usuario podrá definir los distintos tipos de monedas utilizadas en la empresa, en los documentos ya sea de
compra o de venta, este proceso está asociado directamente con las tasa de cambio. Ver Tasas de Cambio.
A este proceso se accede mediante la opción Monedas del sub menú Definiciones del menú Archivo.
Para grabar se debe ingresar un código de moneda y su descripción o nombre.
28
Podrá indicar si la moneda es nacional o no, lo que permitirá asociar inmediatamente una tasa de cambio 1.
Se debe indicar el código de moneda, según los códigos establecidos por el Banco Central, esto porque en la emisión de DTE's
debe indicarse este código.
Si lo desea podrá ingresar la tasa de cambio a través del botón que tiene esta opción, o directamente en la opción del submenú
definiciones opción Tasas de Cambio.
3.2.15. Tasas de Cambio
En esta opción el usuario podrá definir el valor diario para las tasas de cambio que haya creado en el sistema. A este proceso
se accede mediante la opción Tasas de Cambio del sub menú Definiciones del menú Archivo.
 Para grabar se necesita haber ingresado una definición de moneda, la cual se debe seleccionar, luego se debe
ingresar el año y el mes.
 Según los datos seleccionados con anterioridad se debe especificar el valor de cambio por día, de acuerdo al mes que
se haya indicado.
29
3.2.16. Departamentos
En esta opción el usuario podrá definir los departamentos que va a utilizar, esto tiene por objetivo permitir la creación,
modificación y eliminación de departamentos asociados a los productos.
A este proceso se accede mediante la opción Departamentos del sub menú Definiciones del menú Archivo.
Para grabar un departamento se necesita como mínimo ingresar un código que identificará al departamento y una descripción.
También se ingresa como forma opcional, un centro de resultados que estará asociado al departamento, para poder
seleccionar un centro de resultados este debe ser ingresado con anterioridad. Ver Creación de Centros de Resultados.
3.2.17. Marcas
En esta opción el usuario deberá definir de marcas de productos a utilizar, esta opción tiene por objetivo permitir la
creación, modificación y eliminación de las marcas asociadas a este.
A este proceso se accede mediante la opción Marcas del sub menú Definiciones del menú Archivo.
Para grabar se necesita ingresar un código de marca y su descripción.
30
3.2.18. Productos
En esta opción el usuario deberá definir los productos o servicios que utilizará en la facturación e inventario, por ende, el
objetivo es la creación, modificación y eliminación de productos que posee una determinada empresa.
A este proceso se accede mediante la opción Productos del sub menú Definiciones del menú Archivo.
Para grabar un producto se necesita como mínimo ingresar un código de producto y una identificación o descripción, indicar si
será un producto o un servicio, seleccionar un departamento al que pertenecerá el producto, para poder seleccionar un
departamento debe ser ingresado con anterioridad, ver Departamentos.
Además debe indicar la marca que se le asignará al producto, para la selección de una marca es necesario crearla
anteriormente, ver Definición de Marcas, y también indicar si el producto pertenece al tipo de garantía de depósito.
Adicionalmente podrá asociar el producto a una sub-clasificación o tipos de grupos, definidos por el usuario con anterioridad.
Ver Creación de Grupos.
31
Además, para completar el proceso de creación de productos, deberá completar los parámetros de siguientes pestañas
requeridas:
Ficha Generales, será necesario indicar las medidas de compras y de ventas, y también el factor de conversión que se le
aplicará al producto. Opcionalmente se podrá registrar valores de compra y recargo por flete.
Ficha Inventario, se deberá ingresar el stock mínimo, fecha de última compra y el costo de reposición del producto, también se
debe indicar el tipo de valorización aplicado al producto (PMP, FIFO, LIFO, Específico).
Ficha Impuestos, se deberán ingresan los impuestos relacionados a un producto. Ver Creación de Impuestos.
Ficha Precios, se deberá ingresar el precio del producto según las respectivas listas de precios creadas previamente. Ver
Lista de Precio.
Ficha Datos Contables, se deberán seleccionar las cuentas contables a las que se asociará el producto, estas cuentas deben
haber sido creadas previamente en el plan de cuentas que se ha definido para la empresa. Ver Creación de Plan de Cuenta.
Ficha Opcionales de Ingreso, se deberá indicar los datos que serán solicitados al momento de ingresar el producto en los de
documentos de venta.
32
3.2.19. Generales por producto
En esta opción el usuario deberá ingresar las características principales que están relacionadas con un producto:
 Se debe ingresar una medida de compra, de venta y un factor de conversión.

 Opcionalmente podrá registrar valores de precio de compra y un valor de recargo por concepto de flete.
33
3.2.20. Inventario
En esta opción se deberán ingresar los valores de control que serán utilizados por el módulo inventario para su gestión.
Dentro de los ingresos podemos mencionar que puede ingresar el stock mínimo por producto, el método de valorización que
utilizará, y los datos y valores del costo de reposición del producto.
Esta opción sólo estará disponible siempre y cuando se encuentre habilitado el módulo de control de inventario.
34
3.2.21. Impuestos por producto
En esta opción deberá asignar el o los impuestos al producto creado. Ver Creación Impuestos.
35
3.2.22. Precios por producto
En esta opción podrá ingresar los precios netos respectivos para cada una de las listas de precios definidas previamente en el
sistema. Ver Listas de Precios.
36
3.2.23. Datos Contables por producto
En esta opción se ingresarán los datos de las cuentas contables relacionados al producto.
Para ingresar los datos contables se debe haber ingresado previamente un plan de cuenta. Ver Creación de Plan de Cuenta,
y el o los centros de resultado que utilizará. Ver Creación de Centros de Resultados.
Deberá ingresar la cuenta de Venta, la cuenta de Costo de Venta, asociar un centro de resultados o dejarlo variable si fuese
necesario, lo que permitirá seleccionarlo al momento de seleccionar el producto, además de ingresar la cuenta Existencia para
completar la creación del producto. Esto sólo si posee el módulo con Inventario, de lo contrario sólo solicitará la cuenta de
Ventas y podrá seleccionar el Centro de Resultado.
37
3.2.24. Opcionales de Ingreso al producto
En esta opción se indicarán los datos adicionales que serán solicitados al momento de ingresar el producto a un documento
de venta. Esto con el objetivo de satisfacer el total de los datos que se indican en un DTE (XML), no será necesario indicarlos
si no se aplican en los movimientos de la empresa.
38
3.2.25. Listas de Precios
En esta opción se podrá definir la o las Listas de Precios que utilizará el usuario. En esta se permitirá administrar los precios de
los productos, valorizados en Netos o Brutos. A este módulo se accede mediante la opción Listas de Precio del sub menú
Definiciones del menú Archivo.
Para crear una lista de precios se necesita como mínimo ingresar un código, una descripción y asociar la moneda. Ver
Definiciones de Monedas.
Al crearla se desplegará el listado de productos creados, y usted podrá asignarles el Precio Neto o Bruto.
Además esta opción permite modificar los precios de los productos en forma masiva, y bajo distintos parámetros.
39
3.2.26. Descuentos
En esta opción se podrán definir los descuentos que serán utilizados en los documentos de compra y venta, estos pueden ser
expresado en monto o porcentaje.
A este proceso se accede mediante la opción Descuentos del sub menú Definiciones del menú Archivo.
Para crearlo se debe ingresar un código de descuento y el nombre, luego seleccionar si el descuento será en monto o
porcentaje, si es en monto, deberá indicar si este será fijo o variable.
3.2.27. Recargos
En esta opción se podrán definir los recargos que serán utilizados en los diversos documentos de compra y venta este puede
ser expresado en monto o porcentaje.
A este proceso se accede mediante la opción Recargos del sub menú Definiciones del menú Archivo.
Para crearlo se deberá ingresar las cuentas de compra y venta, las que deberían haber sido definidas previamente. Ver
Creación de Plan de Cuenta.
40
3.2.28. Gastos
En esta opción se podrán crear los Gastos asociados a las transacciones de importaciones y exportaciones de artículos. Ver
carpetas de Importación y Exportación.
A este proceso se accede mediante la opción Gastos del sub menú Definiciones del menú Archivo.
Los datos necesarios para la creación de un gasto son el código, una descripción o nombre y el monto del gasto.
3.2.29. Derechos
En esta opción se podrán crear los Derechos asociados a las transacciones de importaciones y exportaciones de artículos. Ver
carpetas de Importación y Exportación.
A este proceso se accede mediante la opción Derechos del sub menú Definiciones del menú Archivo.
Los datos necesarios para la creación de un derecho son el código, una descripción o nombre y el monto del derecho .
41
3.2.30. Administración CAF
A este módulo se accede mediante la opción Administración CAF del sub menú Definiciones del menú Archivo.
Para poder generar documentos tributarios electrónicos (DTE), se deberá solicitar previamente números de folios al SII (CAF),
adicionalmente el usuario deberá cargarlos al sistema a través de esta opción, diferenciando distintos tipos de documentos.
La forma de obtener estos folios es un proceso que debe ser conocido por el usuario del sistema, en este proceso descarga de
la página del SII un archivo XML, que contendrá los folios solicitados, este archivo es el que debe ser cargado al sistema de
facturación.
En la tabla de tipos de CAF Activos, se visualizan todos los tipos de documentos electrónicos que tiene definido el usuario en
el sistema.
Si el usuario define varios tipos de documentos, Ver Tipos de Documentos que hagan mención a un mismo tratamiento (por
ejemplo "Factura electrónica Afecta a IVA") en la tabla sólo aparecerá uno, debido a que los folios se asignan al tipo de
documento definido por el SII.
Si el documento tiene un Código de Autorización de Folio (CAF) asociado, y este está activo, se visualizaran sus datos en la
tabla, mostrando la versión, folio de inicio, folio de termino y la fecha de actualización. Si estos datos no se visualizan en la
tabla es debido a que ese tipo de documento no tiene asociado un CAF, o no existe ninguno con la propiedad de Activo.
Si el usuario desea cargar un CAF o consultarlo debe presionar el botón de carga ubicado en la última columna de la tabla.
Es importante señalar que el usuario que utiliza esta opción debe tener los atributos necesarios para poder administrar un CAF
Ver Creación de Usuarios.
42
Si un usuario autorizado está utilizando esta opción, tendrá el control total de la administración de los mismos, por lo tanto si
otro usuario ingresa a la opción, sólo podrá realizar consultas sobre estos.
Al seleccionar el tipo de documento a cargar, se desplegara la siguiente opción:
Luego el usuario deberá seleccionar la opción cargar nuevo CAF, y se desplegará la siguiente ventana
43
En esta opción el usuario deberá buscar el archivo XML descargado de la página web del SII, y cargarlo al programa.
El usuario en esta opción podrá administrar o cargar nuevos CAF al sistema. Revisaremos el detalle de la ventana de
proceso.
CAF existentes
Muestra una tabla con todos los CAF ingresados al sistema, la información que contiene hace referencia al usuario que cargó el
CAF, la versión, folio inicial, folio final, estado y si está o no activo.
Un CAF puede contener 3 estados distintos:
Activo: El CAF está en uso para asignar folios al DTE, sólo puede haber un CAF activo por tipo de documento, por lo tanto el
sistema no le permitirá activar dos CAF distintos.
Vigente: El CAF fue cargado por algún usuario, y dentro de sus folios hay al menos uno disponible, el usuario eventualmente
podrá activar este CAF en cualquier momento que lo desee.
Terminado: El CAF fue utilizado completamente y ya no tiene folios disponibles, el usuario, no podrá activar este CAF.
Cada vez que el usuario se posicione sobre algún CAF, el detalle de los folios del mismo aparecerá en la tabla de "Detalle del
CAF".
Botón Eliminar.
Nos permite eliminar un CAF cargado que se encuentre en la tabla, el CAF que se eliminará corresponderá al seleccionado que
representa la fila activa de la tabla, el requisito para poder eliminarlo es que no exista ninguno de sus folios utilizado por un
DTE.
Si eventualmente existe un documento generado y no enviado al SII y es el único documento que le impide al usuario eliminar
el CAF, deberá eliminar este documento para que el folio quede disponible nuevamente y poder así eliminar el CAF.
44
Botón Cargar Nuevo CAF.
Permite cargar un CAF al sistema, la forma de utilizar este proceso se describe dentro de la opción Captura archivo XML.
Botón Aplicar.
Nos permite grabar el CAF que el usuario desea activar, si teniendo CAF disponibles el usuario no marca ninguno como
activo y presiona el botón "Aplicar", al retornar a la pantalla anterior "Administración de CAF", no aparecerá el detalle del
CAF activo ya que no existe ninguno con ese atributo.
Detalle del CAF
Cada vez que el usuario se posicione en algún CAF ingresado en la tabla de "CAF Existentes", su detalle aparecerá en esta
tabla, la información que se presenta es el número de folio, estado y si este está nulo o no.
Un Nº de folio puede contener 3 estados distintos.
Asignado/Enviado: Le indica al usuario que el folio ya fue utilizado por un DTE, si el folio presenta este estado el usuario no
podrá anularlo.
Disponible: El folio se encuentra disponible para ser utilizado por un DTE, eventualmente el usuario puede anular alguno de
estos folios para que no sean asignados por los DTE.
Nulo: El folio se encuentra Nulo porque el usuario marco el ticket que le asignó el estado.
Botón Grabar: Permite al usuario grabar los folios nulos que se encuentren marcados.
Cada vez que se graba un documento electrónico, el sistema revisa si existe un CAF activo y además que contenga folios
disponibles, no nulos, si este es el caso se asigna un folio, el sistema advertirá al usuario si le quedan menos de 5 folios
disponibles en el CAF activo, realizando esta pregunta hasta que el contador llega a 2, si al momento de utilizar el último folio
45
disponible el sistema comprueba que existen más CAF de ese tipo de documento vigentes, procederá a marcar el folio activo
como terminado, de los CAF vigentes selecciona el de menor numeración de folio y lo deja activo, si no existe CAF vigentes el
sistema advertirá esta situación, y no se podrá grabar un nuevo DTE para este tipo de documento.
3.2.31. Configuración Folios Documentos Físicos
El objetivo es configurar la(s) impresoras que pueden estar asociadas a una o varias sucursales, con lo cual se podrá
seleccionar una impresora del total que estén habilitadas, la que será asociada a un tipo de documento de compra/venta.
A este proceso se accede mediante la opción Configuración Folios Documentos Físicos del sub menú Definiciones del
menú Archivo.
Para grabar se debe seleccionar una sucursal, si no existe se debe crear en la opción sucursales. Ver Sucursales. Se ingresa
un código para la impresora y se debe seleccionar si estará habilitada o no, luego se debe seleccionar algún tipo de
documento, un correlativo desde y hasta, el correlativo actual, el tipo de correlativo (automático o manual) y un máximo de
líneas definidas para la impresión del respectivo documento.
Se podrán ingresar impresoras pero solamente estarán asociadas a un tipo de documento.
46
3.2.32. Estaciones de Trabajo
El objetivo es validar las impresora que están habilitadas a la estación de trabajo del usuario (no es una estación de trabajo
remota).
A este proceso se accede mediante la opción Estaciones de Trabajo del sub menú Definiciones del menú Archivo.
Se debe indicar la sucursal. Ver Creación de Sucursales a la cual se asociará la configuración de la estación de trabajo.
La configuración no se podrá agregar nuevamente.
Una vez que se agrega la configuración se deben ingresar las impresoras que fueron habilitadas anteriormente.
47
3.2.33. Configuración Impresión de Documentos Físicos
El proceso de configuración de documentos tiene por objetivo definir los formatos predeterminados para la impresión en cada
tipo de documento.
A este proceso se accede mediante la opción Configuración Impresión de Documentos Físicos del sub menú Definiciones
del menú Archivo.
En esta configuración se deben seleccionar los documentos que hayan sido creados en la ventana selección de documentos y
asociarlos según el tipo de documento que se haya creado. Los documentos se deben crear con anterioridad.
El botón Edita Formato de Documento permite generar los formatos de documentos en forma dinámica.
En esta opción se podrán seleccionarlos tipos de documentos, y luego hacer clic en el botón seleccionar, el cual llama a la
ventana Documentador.
La ventana Documentador permite crear los tipos de formatos de documentos los cuales, posteriormente, serán asignados al
tipo de documento respectivo.
48
3.2.34. Configuración de Documentos Electrónicos
El proceso de configuración de documentos electrónicos tiene por objetivo definir los formatos (Pdf Y Properties) para la
generación de los DTE, formatos que serán cargados en la ruta que determine el usuario, estos serán cargados para cada uno
de los tipos de documentos que tenga autorizado el contribuyente ante el SII.
Si no existieran dichos formatos cargados en el sistema, el usuario no podrá generar los documentos tributarios electrónicos
(DTE).
Se deberán configurar tanto los documentos electrónicos emitidos y recibidos.
A este proceso se accede mediante la opción Configuración de Documentos Electrónicos del sub menú Definiciones del
menú Archivo.
49
3.2.35. Configuración MAPI
En esta opción el usuario deberá configurar la cuenta de mail que asociará con el sistema, de esta configuración dependerá el
completo funcionamiento del sistema, ya sea para el proceso de Acuse de recibo y el envío de DTE a terceros.
A este proceso se accede mediante la opción Configuración MAPI del Sub Menú Definiciones del menú Archivo.
En la configuración del servidor se indican los datos de la cuenta de correo y los servidores POP3 y SMTP que se utilizarán.
 Esta información puede ser obtenida del proveedor de acceso a Internet (ISP) o de la empresa en que se tenga
la cuenta de correo electrónico.
 Sólo se pueden utilizar cuentas POP3.
50
 Toda la información requerida en esta ficha es imprescindible para el funcionamiento del sistema, y corresponde a la
cuenta de correo electrónico del usuario, por lo que se entiende conocida por él.
La información que se debe ingresar es la siguiente:
 Nombre: Corresponde al nombre del usuario y es utilizado para que el destinatario de los mensajes conozca el nombre
real del remitente, por ejemplo Juan Pérez.
 Dirección de Correo: Corresponde a la dirección de correo electrónico utilizada por el usuario.
 Dirección de Respuesta: La Dirección de Respuesta permite especificar una dirección de correo electrónico diferente
para la recepción de respuestas a los correos enviados, y habitualmente es la misma que la Dirección de Correo, por lo
que si no requiere una distinta, anote la misma información que en la Dirección de Correo.
 Correo Entrante POP3: El Servidor de Correo Entrante corresponde a la dirección del servidor en que residen los
mensajes recibidos, la cual puede ser especificada como dirección Internet (por ejemplo mail.transtecnia.cl) o por su
dirección IP (por ejemplo 192.168.1.1).
 Correo Saliente SMTP: El Servidor de Correo Saliente corresponde a la dirección del servidor mediante el cual se
enviarán los mensajes, la cual puede ser especificada como dirección Internet (por ejemplo mail.transtecnia.cl) o por su
dirección IP (por ejemplo 192.168.1.1)
 Nombre de Cuenta: El Nombre de Cuenta corresponde al nombre de usuario utilizado para conectarse al servidor
POP3. Los servidores POP3 requieren que el usuario se identifique para darle acceso a rescatar sus mensajes
recibidos.
 Contraseña: La Contraseña corresponde al Nombre de Cuenta y es utilizada al igual que ésta, para conectarse al
servidor POP3.
Importante Para configurar, debe tener presente:
Debe solicitar a su proveedor de hosting le permita realizar conexiones sin cifrar, esto quiere decir que el protocolo de correo
necesario es el siguiente:
Puerto 110 POP3 (sin cifrar)
Puerto 25 SMTP (sin cifrar)
NO debe tener (para que su proveedor revise) lo siguiente:
Puerto 995 POP3 (con cifrar SSL)
Puerto 993 IMAP (con cifrar SSL)
Puerto 587 SMTP (con cifrar TSL)
Puerto 465 SMTP (con cifrar SSL)
51
4. Operación
4.1. Ingreso de Información
4.1.1. Documentos Asociados
4.1.1.1. Documentos Relacionados
En esta opción el usuario podrá ingresar los detalles como los encabezados para las Órdenes de Pedido, Órdenes de Compra,
Guías de Despacho, Facturas de Venta, Notas de Crédito y Notas de Débito.
Una nota de crédito o débito, siempre debe estar asociada a un documento de compra venta, como una factura de venta.
Opcionalmente se puede relacionar una factura de venta con una guía de despacho, como así también una guía de despacho
se puede asociar a documentos tales como cotizaciones y ordenes de pedido.
Para agregar información debe ir al botón "Arrastre de Documentos" en donde se presentaran todos los documentos
relacionados para que Ud. pueda elegir los Ítems a incluir al documento respectivo, de la siguiente forma:
52
Si desea buscar un documento asociado a un RUT existentes en la base de datos, deberá realizar un filtro por RUT, asociando
el RUT en el campo del documento respectivo (factura, nota de crédito u otro) y luego ir al botón "Arrastre de Documentos".
Puede realizar la búsqueda por fecha de ingreso del documento referencia o por N° de este.
Si en el detalle de los documentos aparece "NO DISPONIBLE" es debido a que ese producto y documento en particular, ha
sido rebajado completamente el total de los productos, esto a través de otros documentos asociados anteriormente.
Si se puede seleccionar el detalle es debido a que se encuentra disponible toda o parte de la cantidad del documento original,
si sólo tiene disponible parte del documento original la nota de crédito le entregará un mensaje advirtiendo de esta situación y
no podrá ser agregado al detalle hasta que en el total de productos se ingrese una cantidad igual a la disponible o menor.
Si se encuentra realizando el arrastre de varios detalles que ya han sido rebajados en otras notas de crédito o la misma, le
advertirá de esta situación pero solo dejara disponible para bajar a la tabla el último, si este fuera el caso Ud. tendrá que
arrastrar los siguientes productos en esta condición uno en uno, con el fin de poder ingresar la cantidad restante o menor.
Si se desea arrastrar documentos relacionados a las notas de crédito o débito, estas poseen algunos atributos especiales,
debido a lo mismo dependiendo del tipo de documento se presentarán o no el detalle de los mismos:
Ejemplo:
Las Notas de Crédito poseen las siguientes características.
Anula Documento de Referencia: Si este es el caso, sólo se presentarán los encabezados de los documentos a arrastrar, y
sólo podrá seleccionar uno de ellos ya que la relación existente será uno es a uno, una vez que se selecciona el documento al
salir de la opción de carga el sistema arrastrará en forma completa todos los detalles de este, sin darle la posibilidad al usuario
de modificarlo.
Corrige texto: Al igual que la anterior sólo se presentarán los encabezados, al seleccionarla por parte del usuario, en el
documento sólo se mostrará el encabezado del documento, sin detalle, debido a que es una nota de crédito administrativa.
Corrige Montos: Se presentarán todos los documentos con sus detalles, como lo indica la figura anterior, el usuario solo podrá
seleccionar un encabezado y varios detalles, al arrastrar los conceptos, se mostrará el encabezado y todos los detalles
seleccionados, si existiera detalles de otros encabezados le entregará un mensaje y estos detalles no serán arrastrados al
documento.
 Para el caso de las Notas de Débito el proceso es similar.
 Para el caso de las facturas, mostrará las guías de despacho, las ordenes de pedido y las cotizaciones de la misma
forma que indica la figura, para que el usuario pueda seleccionar sus detalles.
 Es importante señalar que un documento electrónico puede ser relacionado a un documento manual y viceversa.
53
4.1.2. Descuentos sobre Descuentos
4.1.2.1. Funcionalidad
Esta opción tiene como objetivo ingresar más de un descuento a cada uno de los ítems de un documento de compra/venta.
Estos serán aplicados según el orden de ingreso.
Se puede ingresar un único porcentaje de descuento, digitando este en el cuadro de texto destinado para ello, ubicado en la
línea de detalle de ítem de un documento compra/venta.
Si desea ingresar más de un porcentaje de descuento, debe hacerlo en la pantalla creada para ese propósito. Para acceder a
esta pantalla, debe presionar la tecla F4 sobre el cuadro destinado al ingreso del porcentaje descuento.
OBSERVACION: Cuando se haya ingresado más de un porcentaje de descuento para la línea de detalle, el sistema no
permitirá digitar un porcentaje de descuento directamente en el cuadro destinado para ello.
Cuando se ingresa más de un porcentaje de descuento, el sistema calcula un porcentaje acumulado, el cual se visualizará en la
línea de detalle. Si desea modificar, eliminar o visualizar los distintos porcentajes de descuento ingresados para el ítem, basta
con que presione la tecla F4 sobre el cuadro de descuento de la línea de detalle.
54
4.1.3. Compras
4.1.3.1. Factura Compra Propia Física
En esta opción el usuario podrá hacer el ingreso, modificación y eliminación de facturas de compra propia que emite el
comprador, estas facturas son para los contribuyentes de difícil fiscalización.
A este proceso se accede mediante la opción Facturas de Compra Propia Física del menú Compra.
Para grabar un documento de este tipo es necesario ingresar lo siguiente:
 Documento, debe seleccionar o indicar el tipo de documento afecto o exento u otro que va a proceder a ingresar.
 Sucursal, corresponde a la sucursal de la empresa en la cual se están ingresando los datos.
 Rut el cual puede ser nacional o extranjero, si no existe se debe ingresar en la opción cliente/proveedor. Ver
Mantención Clientes y Proveedores.
 Una Tasa de Cambio la cual se ingresa en la opción tasa de cambio. Ver Tasa de Cambio.
 Un código de sucursal del cliente/proveedor el cual se ingresa en la opción sucursales cliente/proveedores. Ver
Creación Sucursales Cliente Proveedor.
 Fecha de ingreso y Fecha de vencimiento.
 Además se debe ingresar un código de producto, si no existe se debe crear en la opción productos. Ver Productos.
 Un precio original, la cantidad en la ficha detalle documento. Adicionalmente se debe ingresar la bodega de destino
para los productos registrados en el documento, este dato estará disponible para su ingreso siempre y cuando el
módulo de control de inventario se encuentre habilitado.
Descuento sobre Descuentos: Permite aplicar más de un descuento a la línea de producto, la forma de activarlo es
presionando la tecla de función F4, sobre el descuento en la línea de ingreso de productos.
Otros datos que se pueden ingresar son Total Descuento el cual se ingresa en la opción definiciones. Ver Definición de
Descuentos, un Total Recargo el cual se ingresa en la opción definiciones. Ver Definición de Recargo, y por último un ítem
de Observaciones.
Además se podrá seleccionar si el documento está o no nulo.
Forma de Pago, se debe seleccionar la forma de pago que se utilizó en el documento.
La forma de obtener el correlativo dependerá de la impresora que se encuentre activa al momento de grabar el documento, si
no existe una impresora seleccionada el usuario podrá activar el Correlativo Manual, en el cual se solicitará el número del
documento al presionar el botón grabar.
Existen datos opcionales los cuales pueden ser ingresados por el usuario en forma alternativa, estos datos se encuentran en el
tabulador "Datos Opcionales" y corresponden a la fecha de cancelación del documento, período desde, hasta y términos del
pago.
Al seleccionar el tabulador "Generales" aparecen los datos del RUT que se ha ingresado.
Junto con estos, se encuentra el tabulador "Despachos", donde se encuentra el tipo de traslado, despachos y datos del
transportista.
55
Existe el botón buscar por el cual se pueden consultar las facturas emitidas anteriormente.
Desglose Tributario y Tabacos: Vea tópico Desglose Tributario y Tabacos 
56
4.1.3.2. Factura Compra Propia Electrónica
En esta opción el usuario podrá ingresar, eliminar o modificar las facturas de compra propia que emite el comprador,
estas facturas son para los contribuyentes de difícil fiscalización.
A este proceso se accede mediante la opción del menú Compra, submenú Documentos Electrónicos, opción Factura
Compra Propia
de Observaciones.
Además se podrá seleccionar si el documento está o no nulo.
La forma de obtener el correlativo dependerá de la impresora que se encuentre activa al momento de grabar el documento, si
no existe una impresora seleccionada el usuario podrá activar el Correlativo Manual, en el cual se solicitará el número del
documento al presionar el botón grabar.
pago.
transportista.
Desglose Tributario y Tabacos: Vea tópico Desglose Tributario y Tabacos .
57
El correlativo para el documento será asignado de forma automática, esto quiere decir, se entregará el folio disponible del CAF
activo. Ver Administración CAF.
Una vez grabado el documento el usuario deberá indicar si genera DTE para el envío del documento al SII.
Una vez generado y enviado el DTE al SII, el registro queda inhabilitado para futuras modificaciones. Además debe considerar
que una vez impreso el documento electrónico, este tiene un límite de tiempo para ser enviado al SII.
58
4.1.3.3. Documentos de Compra
En esta opción el usuario podrá registrar los documentos de compra utilizados en la operación comercial de la empresa, para
posteriormente emitir el o los libros de compras respectivos.
Si se manejan sucursales, estos informes podrán ser emitidos en forma independiente por las diferentes sucursales definidas.
A este proceso se accede mediante la opción Documentos de Compra del menú Compras.
Una vez ingresados los documentos, será posible traspasar generar el voucher de centralización de compras, para
posteriormente ser capturado por Contabilidad. Ver Centralización de Compra/Venta. Cabe destacar, que si ambos sistemas
comparten una Base de datos común, no será necesario realizar este proceso, puesto que el registro de los movimientos de
compra se visualizará de forma automática en Contabilidad.
 En el ingreso de este tipo de documento se debe identificar el documento mediante el Tipo de Documento, Número,
Rut del Proveedor, Correlativo, Fecha de emisión y Fecha de vencimiento del documento y el Monto del documento.
 En este tipo de movimiento se podrán ingresar Facturas afectas, Facturas exentas, Notas de débito y Notas de crédito.
 Luego se deben identificar los impuestos y los respectivos montos que están asociados al documento.
 Se podrán definir impuestos de IVA, impuesto IVA Retenido, impuestos de IVA Anticipado, etc.
59
 Además se deben indicar las cuentas de cargo para el tipo de documento.
 Se debe señalar que la suma de los montos de las contra cuentas deberá ser igual al monto neto del documento.
 Por último se deben indicar los valores asociados para los ítems de desglose de datos tributarios y tabacos. Ver
Desglose tributario y tabacos.
Importante destacar que esta forma de ingresar los documentos de compras sólo está disponible si el módulo de facturación es
sin Inventario.
Para una versión con Inventario, el usuario deberá detallar la compra de los productos que serán registrados en cada uno de
los documentos, alimentando la información para el stock y la valorización de los artículos.
Los parámetros requeridos serán similares a los del proceso antes descrito, pero se hará la diferencia al detallar cada factura u
documento relacionado con la compra de productos, para traspasar correctamente los datos de ingreso al inventario. Vea
Factura de Compra.
60
4.1.3.4. Orden de Compra
En esta opción el usuario podrá ingresar al sistema los datos referentes a los compromisos adquiridos por la empresa ante las
adquisiciones de mercaderías a realizar.
A este proceso se accede mediante la opción Órdenes de Compra del menú Compras.
Al seleccionar la ficha general aparecen los datos del RUT que se ha ingresado.
Cabe destacar que esta opción sólo estará disponible si su módulo de facturación es con Inventario.
61
4.1.3.5. Facturas de Compras
En esta opción el usuario podrá ingresar, eliminar o modificar las facturas de compra recibidas por parte de los
proveedores.
A este proceso se accede mediante la opción del menú Compra, opción Factura Compra.
de Observaciones.
El correlativo será asignado de forma manual por él usuario al ingresar el documento.
pago.
transportista.
62
63
4.1.3.6. Notas de Crédito
En esta opción el usuario podrá ingresar las notas de crédito, a fin de disminuir el precio del valor de la factura ya ingresada.
A este proceso se accede mediante la opción Notas de Crédito del menú Compras.
Para grabar un documento de este tipo necesariamente se debe realizar por medio del botón "Arrastre de Documentos"
Ver Documentos Relacionados.
Para ello se debe indicar la Sucursal y el tipo de nota de crédito, el cual puede ser del tipo "Anula Documento Referencia",
"Corrige Texto" o "Corrige Montos".
Desglose Tributario y Tabacos: Vea tópico Desglose Tributario y Tabacos
64
4.1.3.7. Notas de Débito
En esta opción el usuario podrá ingresar las Notas de Débito, a fin de disminuir el precio del valor de la factura ya ingresada.
A este proceso se accede mediante la opción Notas de Débito del menú Compras.
Para grabar un documento de este tipo necesariamente se debe realizar por medio del botón "Arrastre de Documentos"
Ver Documentos Relacionados.
Para ello se debe indicar la Sucursal y el tipo de Nota de Débito, el cual puede ser del tipo "Anula Documento Referencia",
Desglose Tributario y Tabacos: Vea tópico Desglose Tributario y Tabacos
65
4.1.3.8. Guía de Despacho.
En esta opción el usuario podrá ingresar las guías de despacho de venta, a fin de registrar todos los despachos que están
relacionados con los productos que serán entregados a una determinada empresa.
A este proceso se accede mediante la opción Guías de Despacho del menú Compras.
de Observaciones.
pago.
transportista.
66
Existe el botón buscar por el cual se pueden consultar las Guías de Despacho emitidas anteriormente.
67
4.1.3.9. Carpetas de Importación
En esta opción el usuario podrá agrupar en una carpeta los documentos relacionados a una importación.
A este proceso se accede mediante la opción Carpetas de Importación del menú Compra.
Para grabar se necesita ingresar un numero de carpeta e ingresar una descripción, un RUT nacional o extranjero si no existe se
debe ingresar en la opción Clientes/Proveedores. Ver Mantención Clientes y Proveedores, asociar una sucursal, si no
existiese se debe crear. Ver Sucursales, e ingresar un detalle el cual se ingresa en otra ventana. Para ingresar un detalle se
debe hacer clic en el botón nuevo que se encuentra a la izquierda de la pantalla.
Para grabar el detalle de importación se requiere lo siguiente:
Al hacer clic en el botón nuevo aparece una ventana Detalle de Importación en la cual se debe ingresar el tipo de documento, si
este no existe se debe ingresar en la opción definiciones. Ver Tipos de Documentos, ingresar un número de documento
existente según el tipo de documento asociado, en el cual se podrá ingresar un gasto el cual se crea en la opción definiciones.
Ver Creación de Gastos, un derecho el cual se ingresa en la opción definiciones Ver Creación de Derechos.
También se podrá ingresar una observación si así fuera requerida.
Además se podrá cerrar la carpeta de importación con lo cual se actualizará el inventario.
68
4.1.3.10. Documentos Electrónicos
4.1.3.10.1. Recupera DTE
A este proceso se accede mediante la opción Integra DTE's del sub menú DTE Terceros del menú Compras.
Un Contribuyente Electrónico además de ser un emisor de documentos electrónicos, tiene que ser necesariamente un receptor
de DTE de terceros, por lo tanto, el sistema tiene la capacidad de capturar DTE de terceros y dejarlos dentro de un directorio
específico dentro del disco duro, con esta opción el usuario visualiza todos aquellos DTE que se han recibidos, poniéndolos en
la lista de archivos bajo el titulo "DTE a Capturar".
El nombre del archivo a capturar está compuesto de la siguiente forma:
DOC_RUT_FOLIO.TXT
Los dos primeros caracteres corresponden al tipo de documento, luego el RUT del emisor del DTE y por último el número de
folio del documento.
El proceso de captura consiste en lo siguiente:
Se deben elegir los documentos a capturar, cada vez que se haga clic sobre uno de ellos este se pondrá de color azul lo que
indica que se encuentra seleccionado.
69
El usuario podrá marcar o desmarcar los documentos a voluntad.
Una vez que el usuario determina los documentos a capturar debe presionar el botón "Captura Documentos
Seleccionados." Cuando eso sucede el sistema realiza un chequeo de toda la información que tiene cada uno de los DTE
seleccionados y los va traspasando a tablas temporales.
El proceso de traspasar los documentos a tablas temporales se realiza debido a que la información que traen los documentos
que son capturados, no necesariamente se encuentra en forma completa dentro del sistema, por lo que el usuario deberá
completar esta información antes de realizar la captura completa del documento, esta captura o integración final del documento
se debe realizar en la opción Integra DTE's.
Una vez que concluye el proceso de captura de información, el sistema entregará un informe general (de todos los documentos
capturados existentes en las tablas temporales), indicando todos los problemas encontrados en cada uno de los documentos,
estos problemas pueden ser por ejemplo: Proveedor no existe, si este fuera el caso el usuario antes de integrarlo al sistema
debe ingresar el proveedor, alguno de sus datos, se despliegan en el informe.
70
 Tipo de documento no existe, el documento capturado no existe como tipo de documento en el sistema.
 Impuesto no existe o mal definido, se debe ingresar o modificar el porcentaje del impuesto informado.
 Cada documento procesado pasará a la tabla de "DTE Capturados" en donde se visualiza el nombre del archivo, el
documento capturado, RUT del proveedor y el folio capturado.
Actualmente el sistema no captura los siguientes tipos de archivo:
 Código 52: Guías de Despacho Electrónicas.
 Código 39: Boletas Electrónicas Afectas
 Código 41: Boletas Electrónicas Exentas.
Esto quiere decir que aunque existan estos tipos de documentos para capturar y aún cuando el usuario los seleccione, estos
documentos quedaran en la lista y no serán capturados.
71
4.1.3.10.2. Integra DTE
En esta opción el usuario podrá integrar en forma definitiva los DTE capturados de terceros al sistema.
A este proceso se accede mediante la opción Integra DTE's del sub menú Documentos Electrónicos del menú
Compras.
Para dar inicio al proceso de integración consiste en que el usuario a través del botón "Buscar" , seleccione el documento
a integrar al sistema, la lista de documentos que aparece, corresponde a todos aquellos documentos capturados previamente y
que aún permanecen en tablas locales.
72
Una vez seleccionado el documento haciendo doble clic o presionando el botón aceptar de la carga masiva de datos, el sistema
realiza una inspección de los datos existentes en el DTE capturado, si alguno de sus datos no existe en las tablas del sistema o
no es consistente, la integración se suspende desplegando en pantalla el siguiente mensaje: "El documento presenta
errores, imposible cargar", dando la posibilidad al usuario de imprimir un informe con las diferencias encontradas en el
documento.
Si la respuesta es afirmativa se entrega un informe, con el cual el usuario debe necesariamente actualizar las tablas del
sistema, de lo contrario, no podrá realizar la integración del DTE capturado.
Si el DTE capturado no presenta problemas, la información de este será presentada en pantalla a la espera de que se
confirmen los datos capturados, dentro de este proceso, quizás el punto más relevante, tiene relación con el tabulador "Detalle
de Cuentas", en donde el usuario deberá detallar las cuentas de cargo que afectan al documento de compra.
73
Una vez en pantalla el documento, el usuario, podrá darse cuenta que algunos datos se presentan con fondo amarillo, esto
indica que son informativos y no se podrán cambiar, sin embargo aquellos datos que se presentan en fondo blanco deben ser
confirmados por el usuario, estos datos son:

 Sucursal: Se presenta un combo con todas las sucursales disponibles en el sistema, el usuario debe indicar a que
sucursal será cargado el documento.
 Tipo de Documento: Si el sistema tiene definido más de un tipo de documento para el tipo cargado, el usuario debe
indicar a que tipo se refiere.
 Correlativo: Debe ser ingresado por el usuario, el sistema sugiere el último correlativo más uno.
 Vendedor: Entrega la lista de vendedores existentes, se debe determinar a cual será cargada la compra.
 Forma de pago: Se entrega la lista con todas las formas de pago existentes, debe seleccionar alguna.
Pestaña "Totales Generales de DTE"
Total General/Impuestos:
Entrega los montos afectos y exentos del documento, además de los impuestos involucrados, si alguno de los impuestos tiene
más de una definición en el sistema, aparecerá en blanco seleccionable para que el usuario se defina por uno.
Referencias:
Si el documento es una Nota de Crédito o Débito, aparecerán aquellos documentos a los cuales hace referencia, para el caso
de las Notas de Crédito, si esta hace referencia a varios documentos el usuario deberá ingresar los montos involucrados, ya
que es imposible para el sistema poder determinarlos, la suma de estos montos debe ser igual a la suma del documento. Si el
documento hace relación a una sola referencia se cargará el total del documento al documento de referencia.
74
Pestaña "Detalle de Cuentas"
En esta opción el usuario deberá ingresar las cuentas de cargo relacionadas con el documento, por cada detalle al usuario
podrá ingresar las características tributarias si lo desea, los montos finales deben cuadrar con el documento.
Pestaña "Artículos"
Solo de información, entrega el detalle de los productos asociados al documento, la información que entrega es el nombre del
producto, unidad de medida, cantidad, precio unitario y total.
Una vez que el usuario identificó el documento debe presionar el botón grabar, el cual integra la información del documento
recibido a la contabilidad, después de esto el documento desaparece y el formulario queda disponible para integrar otro
75
documento, el usuario deberá repetir este proceso hasta que se terminen los documentos relacionados existentes en las tablas
temporales del sistema.
Si durante el proceso de grabación el sistema advierte que el documento a integrar ya existe en el sistema, le advertirá al
usuario y le preguntará si desea reemplazar el documento existente.
Finalizado el proceso de integración de algún documento este queda disponible para ser procesado por el sistema .
Pestaña “Desglose Tributario”: Vea Desglose Tributario y Tabacos.
4.1.3.11. Acuse de recibo
4.1.3.11.1. Recepción Archivos de terceros

En esta opción el usuario podrá obtener o descargar archivos adjuntos desde una cuenta de correo y procesarlos para
incorporarlos dentro del sistema.
A este proceso se accede mediante la opción Recepción Archivos de Terceros del Sub-Menú Acuse de Recibo del Menú
Compras.
El formulario está compuesto por el botón actualizar que se conecta vía MAPI a una cuenta de correo predefinida para la
descarga. Ver Configurar MAPI, el sistema carga en la grilla el conjunto de archivos ya descargados y en condiciones de ser
procesados dentro del sistema.
El proceso de captura puede ser ejecutado por Archivo o por lote de Archivos. Una vez seleccionados los registros a procesar
se debe presionar el botón Capturar. Los archivos a procesar son todos aquellos con extensión XML. Estos DTE son
incorporados al sistema como DTE recibidos.
Para revisar proceso completo de Acuse de recibo, Ver Anexos de Manual.
76
4.1.3.11.2. Envío de Respuesta a Terceros.
En esta opción luego de haber capturado los archivos XML, el usuario ver los documentos capturados, seleccionarlos y poder
visualizarlos en formato PDF.
Una vez revisado el documento, se debe ingresar la cuenta de correo a quien se enviará la respuesta. Luego seleccionar
opción “Envío”, e indicar la respuesta que se le entregará a dicho documento:
 Aceptado
 Aceptado con reparos
 Rechazado
Para revisar proceso completo de Acuse de recibo, Ver Anexo de Manual.
77
4.1.3.11.3. Envío Acuse Recibo.
En esta opción el usuario podrá generar la salida de la respuesta al recibo del XML recibido por parte de los proveedores
A este proceso se accede mediante la opción Envío Acuse Recibo del Sub-Menú Acuse Recibo del Menú Compras.
El formulario está compuesto por distintos filtros de búsqueda: Tipo de Documento, Proveedor, Rango de Fecha y Estado
(Válidos, Inválidos) del proceso de XML.
Para realizar el envío de respuesta se deben realizar los siguientes pasos:
 Seleccionar registro de la grilla

 Presionar botón visualizar
78
4.1.3.11.4. Informe Acuse Enviado.
En esta opción el usuario podrá visualizar los informes de Acuse Recibo enviados.
A este mantenedor se accede mediante la opción Informe de acuso de Recibo Enviado del Sub-Menú Acuse de Recibo del
Menú Compras.
La aplicación permite filtrar por rango la búsqueda de informes.
Para visualizar los informes se deben seguir los siguientes pasos.
 Seleccionar registro de la grilla.

 Presionar botón.
79
4.1.3.11.5. Impresión REM Terceros.
En esta opción el usuario podrá Imprimir REM de Terceros de los acuse de recibos enviados.
A este mantenedor se accede mediante la opción Impresión REM Terceros del Sub-Menú Acuse Recibo del Menú Compras.
Esta aplicación permite imprimir los XML enviados en el acuse de recibo, para ello se deben seguir los siguientes pasos:
 Seleccionar origen de archivo a buscar.
 Presionar para seleccionar archivo XML.
Seleccionar destino de impresión:
 Pantalla: Se despliega informe en monitor
 Impresora: Se enviará a imprimir en la impresora configurada.
Luego Presionar botón para visualizar o imprimir el contenido del archivo.
80
4.1.4. Ventas
4.1.4.1. Documentos Físicos
4.1.4.1.1. Cotizaciones
En esta opción el usuario podrá ingresar datos necesarios de un grupo de precios para generar una cotización.
A este proceso se accede mediante la opción Cotizaciones del menú Ventas.
Para grabar una Cotización se deberá ingresar:
 El Rut del Cliente/Proveedor, si no existiese deberá ser ingresado en la opción Clientes/Proveedores. Ver Mantención
Clientes y Proveedores.
 Lista de Precio y Moneda, necesaria para realizar el cálculo total de la Cotización, si no existiese deberá ser ingresada
en la opción Monedas. Ver Definiciones de Moneda,
 Tasa Cambio, debe ser definida previamente. Ver Tasa de Cambios.
 Bodega de origen de los artículos, si no existiese se deberá ingresar en la opción Definición de Bodegas. Ver
Definición de Bodega. (Sólo será necesario si el sistema posee el menú Inventario).
 Sucursal a la que pertenecen los Clientes/Proveedores, si no existiese se deberá ingresar en la opción Sucursales
Clientes/Proveedores. Ver Creación Sucursales Cliente Proveedor.
 Fecha Ingreso, que corresponde a la fecha de emisión de la Cotización.
 Fecha Vencimiento, fecha en que caduca la Cotización.
 Detalle de la Cotización que corresponde a: Artículo, Precio Original, Cantidad, Descuento (opcional): Código del
artículo por el(los) cual(es) se realiza la Cotización, si no existiese el artículo deberá ser ingresado en la opción
Artículos junto con los demás datos mencionados anteriormente asociados a éste. Ver Artículos.
 Número de la Cotización (automático si se realizo la configuración de la impresora para este tipo de documento o
manual al grabar el documento, para ello debe marcar clic de correlativo manual),
 Como dato alternativo, puede registrar un ítem de Observaciones. Además existe el Botón Buscar por el cual se
pueden consultar las Cotizaciones realizadas anteriormente.
81
4.1.4.1.2. Orden de Pedido
En esta opción el usuario podrá registrar en el sistema los datos necesarios para aquellos compromisos adquiridos con los
clientes para una eventual facturación.
A este proceso se accede mediante la opción Ordenes de Pedido del menú Venta.
Para grabar una Orden de Pedido se deberá ingresar:
 Lista de Precio y Moneda, necesaria para realizar el cálculo total de la Orden de Pedido, si no existiese deberá ser
ingresada en la opción Monedas. Ver Definiciones de Moneda,
 Fecha Ingreso, que corresponde a la fecha de emisión de la Orden de Pedido.
 Fecha Vencimiento, fecha en que caduca la Orden de Pedido.
 Detalle de la Orden de Pedido que corresponde a: Artículo, Precio Original, Cantidad, Descuento (opcional): Código del
artículo por el(los) cual(es) se realiza la Orden de Pedido, si no existiese el artículo deberá ser ingresado en la opción
 Número de la Orden de Pedido (automático si se realizo la configuración de la impresora para este tipo de documento
o manual al grabar el documento, para ello debe marcar clic de correlativo manual),
pueden consultar las Órdenes de Pedido realizadas anteriormente.
 Podrá utilizar el botón "Documentos Asociados" el cual recupera datos de un documento asociado. Hay que acotar que
solo se podrán recuperar documentos del tipo Cotizaciones.
 Descuento sobre Descuentos: Permite aplicar más de un descuento a la línea de articulo presionando F4.
82
4.1.4.1.3. Guía de Despacho Física
En esta opción el usuario podrá ingresar de Guías de Despacho de Venta Física, así registrar todos los despachos que están
relacionados con los productos que serán entregados a una determinada empresa.
A este proceso se accede mediante la opción Guías de Despacho del sub menú Documentos Físicos del menú Ventas.
Para grabar una Guía de Despacho es necesario ingresar lo siguiente:
 Sucursal, corresponde a la sucursal de la empresa en la cual se están ingresando los datos. 

 Lista de Precio y Moneda, necesaria para realizar el cálculo total de la Guía de Despacho, si no existiese deberá ser
 Fecha Ingreso, que corresponde a la fecha de emisión de la Guía de Despacho.
 Fecha Vencimiento, fecha en que caduca la Guía de Despacho.
 Detalle de la Guía de Despacho que corresponde a: Artículo, Precio Original, Cantidad, Descuento (opcional): Código
del artículo por el(los) cual(es) se realiza la Guía de Despacho, si no existiese el artículo deberá ser ingresado en la
opción Artículos junto con los demás datos mencionados anteriormente asociados a éste. Ver Artículos.
pueden consultar las Guías de Despacho realizadas anteriormente.
 Podrá utilizar el botón "Documentos Asociados", el cual recupera datos de un documento asociado.
 Además se podrá seleccionar si el documento está nulo o no.
 Forma de Pago, se debe seleccionar la forma de pago que se utilizo en el documento, si no existen formas de pago
estas se deben crear en la opción definiciones. Ver Formas de Pago.
 Existen datos opcionales los cuales pueden ser ingresados por el usuario en forma alternativa, estos datos se
encuentran en el tabulador "Datos Opcionales" y corresponden a la fecha de cancelación del documento, período
desde, hasta y términos del pago.
 Al seleccionar la pestaña "Generales" aparecen los datos del Rut que se ha ingresado.
 Junto con estos, se encuentra el tabulador "Despachos", donde se encuentra el tipo de traslado, despachos y datos
del transportista.
 Número de la Guía de Despacho (automático si se realizo la configuración de la impresora para este tipo de
documento o manual al grabar el documento, para ello debe marcar clic de correlativo manual.)
 Existe el botón buscar por el cual se pueden consultar las facturas emitidas anteriormente.
83
4.1.4.1.4. Factura Física
En esta opción el usuario podrá ingresar las facturas de venta físicas al sistema.
A este proceso se accede mediante la opción Facturas de Venta del sub menú Documentos Físicos del menú Ventas.
Para grabar una Factura Física es necesario ingresar lo siguiente:
 Documento, debe indicar el tipo de documento afecto o exento u otro que va a proceder a ingresar.
 Lista de Precio y Moneda, necesaria para realizar el cálculo total de la Factura Física, si no existiese deberá ser
ingresada en la opción Monedas. Ver Definiciones de Moneda.
84
 Fecha Ingreso, que corresponde a la fecha de emisión de la Factura Física.
 Fecha Vencimiento, fecha en que caduca la Factura Física.
 Detalle de Factura Física que corresponde a: Artículo, Precio Original, Cantidad, Descuento (opcional): Código del
artículo por el(los) cual(es) se realiza la Factura Física, si no existiese el artículo deberá ser ingresado en la opción
pueden consultar las Factura Física realizadas anteriormente.
 Podrá utilizar el botón "Documentos Asociados", el cual recupera datos de un documento asociado. Ya sean
Cotizaciones, Órdenes de Pedido o Guías de Despacho.
del transportista.
 Número de la Factura Física (automático si se realizo la configuración de la impresora para este tipo de documento o
manual al grabar el documento, para ello debe marcar clic de correlativo manual.)


85
4.1.4.1.5. Factura de Venta de Terceros
En esta opción el usuario podrá ingresar facturas de venta de terceros que emite el comprador, estas facturas son para los
contribuyentes de difícil fiscalización.
A este proceso se accede mediante la opción Facturas Venta de Terceros del sub menú Documentos Físicos del menú
Ventas.
Para grabar una Factura venta de Terceros es necesario ingresar lo siguiente:

 Lista de Precio y Moneda, necesaria para realizar el cálculo total de la Factura, si no existiese deberá ser ingresada en
la opción Monedas. Ver Definiciones de Moneda,
 Fecha Ingreso y Vencimiento, que corresponde a la fecha de emisión de la Factura.
 Detalle de la Factura que corresponde a: Artículo, Precio Original, Cantidad, Descuento (opcional): Código del artículo
por el(los) cual(es) se realiza la Factura, si no existiese el artículo deberá ser ingresado en la opción Artículos junto con
los demás datos mencionados anteriormente asociados a éste. Ver Artículos.
 Número de la Factura (automático si se realizo la configuración de la impresora para este tipo de documento o manual
al grabar el documento, para ello debe marcar clic de correlativo manual.)
86
4.1.4.1.6. Nota de Crédito Física
En esta opción el usuario podrá ingresar Notas Crédito Físicas, las cuales disminuyen el precio del valor de la factura.
A este proceso se accede mediante la opción Notas de Crédito del sub menú Documentos Físicos del menú Ventas.
Para grabar un documento de este tipo necesariamente se debe realizar por medio del botón "Documentos Relacionados"
.Ver Documentos Relacionados. Asociándolo a una Factura o Nota de Débito.
Para ello se debe indicar la Sucursal y el tipo de nota de crédito, el cual puede ser del tipo "Anula Documento Referencia",
La forma de obtener el número de documento dependerá de la impresora que se encuentre activa al momento de grabar el
documento, si no existe una impresora seleccionada el usuario podrá activar el check de correlativo manual, en el cual se
solicitará el número del documento al presionar el botón grabar.
87
4.1.4.1.7. Nota de Débito Física
En esta opción el usuario podrá ingresar Notas Débito Físicas, las cuales disminuyen o eliminan una Nota de Crédito, y
aumentan el valor de una Factura.
A este proceso se accede mediante la opción Notas de Débito del sub menú Documentos Físicos del menú Ventas.
.Ver Documentos Relacionados. Asociándolo a una Factura o Nota de Crédito.
Para ello se debe indicar la Sucursal y el tipo de Nota de Débito, el cual puede ser del tipo "Anula Documento Referencia", o
"Corrige Montos".
La forma de obtener el número de documento dependerá de la impresora que se encuentre activa al momento de grabar el
documento, si no existe una impresora seleccionada el usuario podrá activar el check de correlativo manual, en el cual se
solicitará el número del documento al presionar el botón grabar.
88
4.1.4.1.8. Boleta Nominativa Física
En esta opción el usuario podrá ingresar de Boletas de Venta Nominativa Física. En ellas se indica el Rut y nombre de cliente.
A este proceso se accede mediante la opción Boletas Nominativas del sub menú Documentos Físicos del menú Ventas.
Para grabar una Boleta Nominativa es necesario ingresar lo siguiente:
 Documento, debe indicar el tipo de documento afecto o exento que va a proceder a ingresar.
 Tipo de Servicio, corresponde al tipo de servicio por el cual se emite la boleta de venta. Este puede ser del tipo
"Servicio Periódico", "Servicio Periódico Domiciliario" o "Venta y Servicio".
 Lista de Precio y Moneda, necesaria para realizar el cálculo total de la Boleta Nominativa, si no existiese deberá ser
 Fecha Ingreso y Vencimiento, que corresponde a la fecha de emisión de la Boleta Nominativa.
 Detalle de la Boleta Nominativa que corresponde a: Artículo, Precio Original, Cantidad, Descuento (opcional): Código
del artículo por el(los) cual(es) se realiza la Boleta Nominativa, si no existiese el artículo deberá ser ingresado en la
 Número de la Boleta Nominativa (automático si se realizo la configuración de la impresora para este tipo de documento
o manual al grabar el documento, para ello debe marcar clic de correlativo manual.)

89
4.1.4.1.9. Boleta No Nominativa
En esta opción el usuario podrá ingresar de Boletas de Venta No Nominativa Física.
A este proceso se accede mediante la opción Boletas NO Nominativas del sub menú Documentos Físicos del menú Ventas.
Para grabar una Boleta No Nominativa es necesario ingresar lo siguiente:
 Documento, debe indicar el tipo de documento afecto o exento que va a proceder a ingresar.
 Vendedor.
 Lista de Precio y Moneda, necesaria para realizar el cálculo total de la Boleta No Nominativa, si no existiese deberá ser
 Fecha de emisión de la Boleta No Nominativa.
 Detalle de la Boleta No Nominativa que corresponde a: Artículo, Precio Original, Cantidad, Descuento (opcional):
Código del artículo por el(los) cual(es) se realiza la Boleta No Nominativa, si no existiese el artículo deberá ser
ingresado en la opción Artículos junto con los demás datos mencionados anteriormente asociados a éste. Ver
Artículos.
 Número de la Boleta No Nominativa (automático si se realizo la configuración de la impresora para este tipo de
documento o manual al grabar el documento, para ello debe marcar clic de correlativo manual.)
90
4.1.4.1.10. Carpetas de Exportación
En esta opción el usuario podrá crear Carpetas de Exportación, que tiene como objetivo agrupar documentos asociados a una
Exportación.
A este proceso se accede mediante la opción Carpetas de Exportación del menú Venta.
Para grabar se necesita ingresar un numero de carpeta e ingresar una descripción, un RUT nacional o extranjero, si no existe
se debe ingresar en la opción Clientes/Proveedores. Ver Mantención Clientes y Proveedores, asociar una sucursal, si no
existiese se debe crear en la opción sucursal. Ver Sucursales. Además debe ingresar un detalle, el cual se ingresa en otra
ventana. Para ingresar un detalle se debe hacer clic en el botón nueva que se encuentra ala izquierda de la pantalla.
Para grabar el detalle de exportación se requiere lo siguiente:
Al hacer clic en el botón nuevo aparece una ventana Detalle de Exportación, en la cual se debe ingresar el tipo de documento si
este no existe se debe ingresar en la opción definiciones. Ver Tipos de Documentos, ingresar un número de documento
existente según el tipo de documento asociado, en el cual se podrá ingresar un gasto, el cual se crea en la opción definiciones.
Ver Creación de Gastos, un derecho el cual se ingresa en la opción definiciones Ver Creación de Derechos.
También se podrá ingresar una observación si así fuera requerida
Además se podrá cerrar la carpeta de importación con lo cual se actualizará el inventario
91
4.1.4.2. Documentos Electrónicos
4.1.4.2.1. Guía de Despacho Electrónica
En esta opción el usuario podrá ingresar, crear y enviar al SII las Guías de Despacho de Venta Electrónicas, y con esto
registrar todos los despachos que están relacionados con los productos que serán entregados a una determinada empresa.
A este proceso se accede mediante la opción Guías de Despacho del sub menú Documentos Electrónicos del menú
Ventas.
Para grabar una Guía de Despacho Electrónica es necesario ingresar lo siguiente:

 Lista de Precio y Moneda, necesaria para realizar el cálculo total de la Guía de Despacho, si no existiese deberá ser
Definición de Bodega. (Sólo será necesario si el sistema posee el menú Inventario)
 Fecha Ingreso, que corresponde a la fecha de emisión de la Guía de Despacho.
 Fecha Vencimiento, fecha en que caduca la Guía de Despacho.
 Detalle de la Guía de Despacho que corresponde a: Artículo, Precio Original, Cantidad, Descuento (opcional): Código
del artículo por el(los) cual(es) se realiza la Guía de Despacho, si no existiese el artículo deberá ser ingresado en la
pueden consultar las Guías de Despacho realizadas anteriormente.
 Podrá utilizar el botón "Documentos Asociados", el cual recupera datos de un documento asociado.
del transportista.
La forma de obtener el correlativo para el documento será del tipo automática, esto quiere decir, se entregara el folio disponible
del CAF activo. Ver Administración CAF.
92
Una vez grabado el documento, y asignado el folio, el usuario deberá indicar si genera DTE (Documento Tributario Electrónico)
para el envío del documento al SI o sólo visualizará el documento.
Una vez generado y enviado el DTE al SII, el registro queda inhabilitado para futuras modificaciones. También debe tener en
consideración que una vez impreso el documento electrónico, este tiene un límite de tiempo para ser enviado al SII. (12 horas)
93
Al presionar SI al mensaje de impresión del documento, el sistema solicitará la clave del Folio del tipo de documento que está
creando. Ver Administración CAF.
Luego de ingresar esta clave, solicitará la clave del Certificado Digital. Ver Crea/Modifica Usuario.
Luego de ingresar ambas claves, el sistema arrojará el siguiente mensaje
Si el Usuario indica SI al mensaje, el PDF que verá en pantalla es el cedible, por el contrario si le indica que NO, el PDF que
verá en pantalla será el origina.
94
Ejemplo del documento:
95
4.1.4.2.2. Factura Electrónica
En esta opción el usuario podrá ingresar, imprimir y enviar al SII, las facturas de ventas electrónicas al sistema.
A este proceso se accede mediante la opción Facturas de Venta del sub menú Documentos Electrónicos del menú Ventas.
Para grabar una Factura Electrónica es necesario ingresar lo siguiente:
 Documento, debe indicar el tipo de documento afecto o exento u otro que va a proceder a ingresar.
 Lista de Precio y Moneda, necesaria para realizar el cálculo total de la Factura Electrónica, si no existiese deberá ser
Definición de Bodega. (Sólo será necesario si el sistema posee el menú Inventario)
 Fecha Ingreso, que corresponde a la fecha de emisión de la Factura Electrónica.
 Fecha Vencimiento, fecha en que caduca la Factura Electrónica.
 Detalle de Factura Electrónica que corresponde a: Artículo, Precio Original, Cantidad, Descuento (opcional): Código del
artículo por el(los) cual(es) se realiza la Factura Física, si no existiese el artículo deberá ser ingresado en la opción
pueden consultar las Facturas Electrónicas realizadas anteriormente.
 Podrá utilizar el botón "Documentos Asociados", el cual recupera datos de un documento asociado. Ya sean
Cotizaciones, Órdenes de Pedido o Guías de Despacho (Físicas o Electrónicas).
del transportista.
96
97
Luego de ingresar ambas claves, el sistema arrojará el siguiente mensaje
Si el Usuario indica SI al mensaje, el PDF que verá en pantalla es el cedible, por el contrario si le indica que NO, el PDF que
verá en pantalla será el origina.
98
99
4.1.4.2.3. Nota de Crédito Electrónica
En esta opción el usuario podrá ingresar, imprimir y enviar al SII, las Notas Crédito Electrónicas, las cuales disminuyen el precio
del valor de la factura.
A este proceso se accede mediante la opción Notas de Crédito del sub menú Documentos Electrónicos del menú Ventas.
.Ver Documentos Relacionados. Asociándolo a una Factura o Nota de Débito. (Ya sean documentos Físicos o Electrónicos).
Para ello se debe indicar la Sucursal y el tipo de Nota de Crédito Electrónica, el cual puede ser del tipo "Anula Documento
Referencia", "Corrige Texto" o "Corrige Montos".
Importante indicar que el usuario deberá ingresar observaciones al documento, es una exigencia para la generación de dicho
documento.
100
Luego de Ingresar las claves, el usuario podrá visualizar el PDF del documento
101
102
4.1.4.2.4. Nota de Débito Electrónica
En esta opción el usuario podrá ingresar, imprimir y enviar al SII las Notas de Débito Electrónicas, las cuales disminuyen o
eliminan una Nota de Crédito, y aumentan el valor de una Factura.
A este proceso se accede mediante la opción Notas de Débito del sub menú Documentos Electrónicos del menú Ventas.
.Ver Documentos Relacionados. Asociándolo a una Factura o Nota de Crédito. (Ya sean documentos Físicos o Electrónicos)
Para ello se debe indicar la Sucursal y el tipo de Nota de Débito Electrónica, el cual puede ser del tipo "Anula Documento
Referencia", o "Corrige Montos".
Importante indicar que el usuario deberá ingresar observaciones al documento, es una exigencia para la generación de dicho
documento.
103
Luego de Ingresar las claves, el usuario podrá visualizar el PDF del documento
104
Ejemplo del Documento:
105
4.1.5. Inventario
4.1.5.1. Bodegas
En esta opción el usuario podrá crear, modificar y eliminar las bodegas, las cuales deben ser asociadas a las sucursales
previamente creadas.
A este proceso se accede mediante la opción Definición de Bodegas del sub menú Definiciones del menú Inventario.
Para grabar se necesita ingresar un código de bodega, un nombre, la dirección de la bodega, la región, ciudad y la comuna.
También se podrá ingresar un e-mail, el teléfono y fax de la bodega. Además de asociar la o las bodegas creadas a una o más
sucursales haciendo clic en la ficha Sucursales Asociadas.
Para seleccionar una sucursal se debe hacer clic en la carga masiva, si no existe ninguna sucursal se deberá crear en la opción
Sucursales. Ver Sucursales.
106
4.1.5.2. Grupos
En esta opción el usuario podrá definir los grupos, que tiene por objetivo entregar al usuario un tipo de clasificación o
agrupación para sus productos, por medio del cual podrá agrupar por familias o sub-familias todos sus productos, permitiendo
la creación, modificación y eliminación de una lista de ítems para estos grupos.
A este proceso se accede mediante la opción Definición de Grupos del sub menú Definiciones del menú Inventario.
Para grabar se necesita ingresar un código de ítem y una descripción, previo a ello se debe seleccionar el grupo al cual será
asociado el ítem y entregar una identificación al grupo seleccionado.
4.1.5.3. Áreas de Producción
En esta opción el usuario podrá crear las áreas de producción, las cuales estarán asociadas a un producto. Una vez terminado
el producto se deberá hacer un traspaso de producción.
A este proceso se accede mediante la opción Áreas de Producción del sub menú Definiciones del menú Inventario.
Para grabar se debe ingresar un código de área de producción y una descripción.
107
4.1.5.4. Valorización
4.1.5.4.1. PMP
En esta opción el usuario podré emitir un reporte de los precios donde el costo de los artículos es el costo promedio de todos
los artículos vendidos. (PMP)
A este proceso se accede mediante la opción PMP del sub menú Valorización de Inventario del menú Inventario.
Para realizar una búsqueda se debe especificar una sucursal, si no existe se debe crear en la opción Sucursales. Ver
Sucursales. Además se debe seleccionar una bodega para lo cual se debe haber seleccionado una sucursal previamente, si
no existiese se debe ingresar en la opción Definición de bodegas. Ver Definición de Bodega, y por último se debe ingresar un
artículo.
Para ver el número del documento, el RUT, nombre, observaciones y el costo de venta se debe hacer doble clic en una
columna.
Si el usuario desea imprimir el informe bastara con que presione el cuadro de la impresora.
108
4.1.5.4.2. FIFO
En esta opción el usuario podrá generar un reporte de los artículos que se venden, en este caso se venderán los más antiguos
que están en bodega. (FIFO)
A este proceso se accede mediante la opción FIFO del sub menú Valorización de Inventario del menú Inventario.
Sucursales. Además se debe seleccionar una bodega para lo cual se debe haber seleccionado una sucursal anteriormente, si
no existiese se debe ingresar en la opción Definición de bodegas. Ver Definición de Bodega y por último se debe ingresar un
artículo.
Para ver el número del documento, el RUT, nombre, observaciones y el costo de venta se deberá hacer doble clic en una
columna.
109
4.1.5.4.3. LIFO
En esta opción el usuario podrá generar un reporte de los artículos que se venden, en este caso se venden los más nuevos que
están en bodega.
A este proceso se accede mediante la opción LIFO del sub menú Valorización de Inventario del menú Inventario.
Sucursales. Además se debe seleccionar una bodega para lo cual se debe haber seleccionado una sucursal anteriormente, si
no existiese se debe ingresar en la opción Definición de bodegas. Ver Definición de Bodega, y por último se debe ingresar un
artículo.
Para ver el número del documento, el RUT, nombre, observaciones y el costo de venta se deberá hacer doble clic en una de las
columnas.
110
4.1.5.5. Toma de Inventario Físico
En esta opción el usuario podrá realizar la toma de inventario físico, lo que le permitirá ingresar el stock real de artículos que
hay en bodega.
A este proceso se accede mediante la opción Toma de Inventario Físico del menú Inventario.
Para generar una toma de inventario se debe seleccionar, antes que nada, la sucursal de origen en la cual se aplicará este
control.
Para crear el numero de inventario se debe hacer clic en el botón buscar se debe tener primero seleccionado un código de
bodega, si no existe una bodega esta se debe crear en la opción Definición de bodega. Ver Definición de Bodegas, además
de un código de departamento o seleccionar todos, si no existe se debe ingresar en la opción Departamentos. Ver
Departamentos y seleccionar un responsable de la toma de inventario.
Al seleccionar una bodega, uno o todos los departamentos y un responsable aparecerán todos los artículos vinculados o
relacionados a la bodega y departamento seleccionado, pudiendo el usuario poder ingresar la cantidad de artículos
contabilizados en la toma de inventario, con lo cual dará la diferencia de artículos y el valor de estos.
Si ya se ha generado el número de inventario, se deberá ingresar la fecha en la que se realizó la toma del inventario y luego
hacer clic en el botón grabar.
4.1.5.6.
111
4.1.5.7. Ajuste de Inventario
En esta opción el usuario podrá realizar el proceso de ajuste de inventario, lo que permite rebajar los faltantes de inventario
como también ajustar las diferencias por excedentes a partir de un documento de toma de inventario realizado con anterioridad.
A este proceso se accede mediante la opción Ajuste de Inventario del menú Inventario.
Para grabar el ajuste de inventario se debe seleccionar la sucursal en donde fueron registrados los documentos de toma de
inventario, indicar un responsable del ajuste, el cual debe ser ingresado con anterioridad. Ver Creación de Empleados.
Se entregan dos opciones para seleccionar el documento de toma de inventario al cual se aplicará el ajuste respectivo: Por
medio del botón buscar podrá realizar una búsqueda directa del documento de la toma de inventario, para lo cual
previo a ello debe indicar la bodega y el número de inventario respectivo.
En segunda instancia por medio del botón de carga masiva podrá seleccionar el documento de la toma de inventario.
Este tipo de búsqueda entrega para su selección todos los documentos de toma de inventario registrados en el periodo
respectivo.
112
4.1.5.7. Ajuste Stock Inicial
En este proceso el usuario podrá registrar los valores iníciales de las mercaderías en bodega para un periodo determinado. Es
muy importante registrar esta información para cada producto, así se obtendrá la correcta operativa del control del inventario.
A este proceso se accede mediante la opción Ajuste de Stock Inicial del menú Inventario.
Para ingresar un ajuste inicial de inventario, el usuario deberá seleccionar la sucursal de origen de los datos a registrar, una
bodega, la cual debe ser ingresada con anterioridad. Ver Definición de Bodegas, y un responsable, que deberá ser ingresado
con anterioridad. Ver Creación Empleados.
Posteriormente se deben ingresar los artículos que se están contabilizando, estos artículos debieran estar ingresados con
anterioridad. Ver Artículos.
113
4.1.5.8. Actualizar Stock
En esta opción el usuario podrá realizar el re-cálculo del stock teórico, según los datos (documentos de compra/venta, tomas de
inventarios, traspasos entre bodegas, etc.) registrados en el sistema para un determinado periodo.
A este proceso se accede mediante la opción Actualizar Stock del menú Inventario.
Se puede realizar este proceso seleccionando un artículo y una bodega, o todos los artículos y/o todas las bodegas.
Este proceso es de gran utilidad cuando por razones de contingencias los valores de stock teórico, no reflejan en forma exacta
los valores de stock esperado, según los datos registrados.
El usuario al procesar y finalizar dicho proceso, le arrojará el siguiente mensaje:
114
4.1.5.9. Informe de Stock
En esta opción el usuario podrá generar el informe de stock de artículos, que le permite visualizar la cantidad existente en
bodega.
A este informe se accede mediante la opción Informe de Stock del menú Inventario.
Para poder imprimir este informe se debe seleccionar la sucursal y hacer clic en el botón buscar.
Para orientar una mejor entrega de esta información, se podrán indicar algunos criterios de selección de datos. Este tipo de
selección puede ser uno a uno, o de uno a varios, esto quiere decir se podrá indicar un valor o seleccionar uno o más registros
de la lista de datos entregada al pulsar el botón de selección de ítem.
115
4.1.5.10. Informe de Stock Crítico
En esta opción el usuario podrán generar el informe de stock crítico, que permite visualizar los artículos que se encuentran con
un stock bajo para las pretensiones de venta.
A este informe se accede mediante la opción Informe de Stock Crítico del menú Inventario.
Para poder imprimir este informe se debe seleccionar la sucursal y hacer clic en el botón buscar.
Para orientar una mejor entrega de esta información se podrán indicar algunos criterios de selección de datos. Este tipo de
selección puede ser uno a uno, o de uno a varios, esto quiere decir se podrá indicar un valor o seleccionar uno o más registros
de la lista de datos entregada al pulsar el botón de selección de ítem.
116
4.1.5.11. Guías de Traspaso
En esta opción el usuario podrá registrar las Guías de traspaso de productos de una bodega a otra.
A este proceso se accede mediante la opción Guías de Traspaso del menú Inventario.
Para poder crear una guía de traspaso se necesitan como mínimo ingresar un responsable, el cual debe ser creado con
anterioridad. Ver Creación Empleados.
Indicar un tipo de moneda, la cual debe ser ingresada con anterioridad, Ver Definiciones de Monedas.
El tipo de cambio, el cual debe ser creado anteriormente, Ver Tasas de Cambio.
La bodega de origen y la bodega de destino, las cuales se deben ingresar con anterioridad, Ver Definición de Bodega.
Los artículos que serán traspasados y la fecha del documento.
117
4.1.5.12. Informe Guías de Traspaso
En esta opción el usuario podrá emitir un informe que contenga aquellos documentos que han originado un traspaso de
mercaderías entre bodegas.
A este proceso se accede mediante la opción Informe Guías de Traspaso del menú Inventario.
Se debe indicar un criterio de búsqueda, periodo en el cual se buscara la información y un criterio de selección. En este último
punto, si no se aplica una selección de productos el informe considerará todos los artículos o por el contrario solo incluirá
aquellos productos que han sido seleccionados.
118
4.1.5.13. Traspasos por Producción
En esta opción el usuario podrá realizar traspaso de producción, ingresando a una bodega los productos que han sido
terminados, los cuales fueron creados por un área de producción.
A este proceso se accede mediante la opción Traspasos por Producción del menú Inventario.
Para grabar es necesario ingresar un código de bodega, si no existe se debe ingresar en la opción definición de bodegas. Ver
Definición de Bodega.
Un código de área de producción, si no existe se debe ingresar en la opción área de producción. Ver Producción.
Un código de responsable, si no existiese se deberá ingresar en empleados. Ver Creación Empleados.
Además se deberán ingresar los datos de los artículos: Código, artículo y cantidad.
119
4.2. Procesos
4.2.1. Centralización Compras/Ventas
En esta opción el usuario podrá generar la centralización de Compras y Ventas, es decir podrá crear los Vouchers de
centralización de compras y de ventas, a través de los cuales se contabilizará la información de los respectivos libros auxiliares,
considerando los montos de las cuentas que se ingresaron en las facturas, del período especificado.
Una vez realizado el proceso de centralización, el sistema solicita grabar esta información en un Voucher de Traspaso, sólo si
los saldos del Debe y Haber están cuadrados.
A este proceso se accede mediante la opción Centralización Compras/Ventas del menú Procesos.
Los datos necesarios para ejecutar el proceso de centralización de compras/ventas son los siguientes:
Empresa, año y mes de proceso.
Seleccionar un tipo de centralización, ya sea por Ventas o Compras.
Se debe indicar el día del proceso, y en dirección indicar la ruta donde se guardará el archivo.
Verificar que dicho tipo de centralización no se haya realizado. Si se ha realizado la centralización previamente, se deberá
eliminar dicho Voucher antes de volver a centralizar. Deben estar configuradas las cuentas de clientes o proveedores (según
tipo de centralización) y la cuenta de Boletas de Ventas.
Adicionalmente, debe considerar que el sistema permite dos tipos de generación:
Imprimir Voucher: Permitirá al usuario visualizar en pantalla e imprimir el Voucher que este procesando.
Generar archivo: permitirá al usuario crear el Voucher de centralización como archivo, el que puede ser capturado por el
sistema de Contabilidad Transtecnia posteriormente.
120
Ejemplo Voucher:
121
4.2.2. Importar y Exportar Archivos
4.2.2.1. Generar Archivo Compras/Ventas
En esta opción el usuario podrá generar un archivo de Compras y Ventas, que le permitirá alimentar el modulo Compras y
Ventas del sistema contable de Transtecnia, u otro sistema que pueda leer este tipo de formato de archivo.
Este archivo debe ser generado bajo las especificaciones que necesita el sistema para que la captura se realice con éxito.
Este proceso tiene por objetivo el generar un archivo de texto (SDF) incorporando todos los datos correspondientes a las
compras ventas para un determinado período.
La estructura del archivo generado es la siguiente: Tipo de registro, Mes de contabilización, Año de contabilización, Código del
documento, Nombre del documento, Tipo del documento, Número del documento, Fecha del documento, Valor neto, Valor
exento, Tipo de movimiento, RUT Cliente/Proveedor, Nombre Cliente/Proveedor, Fecha de vencimiento, Glosa, Correlativo del
documento, Código de sucursal, Documento nulo, Valor del terreno, Cuenta contable y contra-cuenta, Monto del impuesto y la
contra-cuenta, Código del impuesto, Base imponible, Centro de resultados, Característica tributaria, Movimiento de Activo Fijo,
Traspaso del libro C/V o Bol/V, RUT extranjero, Código vendedor, Nombre del vendedor.
La estructura del archivo a generar se entiende de la siguiente manera:
Existen tres líneas de información:
 Corresponde a datos del encabezado de compras ventas

 Corresponde a los impuestos de compras ventas
 Corresponde al detalle o Contra-cuentas de compras ventas.
Existen valores que deberán ir en las tres líneas de detalle, tal es el caso del período de las compras/ventas.
Dirección: Indicará la ruta donde el sistema guardará el archivo que está creando y que será con las siguientes características
Ejemplo: CV+ Código Empresa + Año de proceso + Mes de proceso.TRA = CV001201601.TRA.
122
4.2.2.2. Captura de Plan de Cuenta
En esta opción el usuario podrá capturar el plan de cuenta que haya creado previamente según las especificaciones
requeridas, en un archivo plano con un formato definido.
La captura será a través de la ubicación en donde se encuentra el archivo.
A este proceso se accede mediante la opción Captura de Plan de Cuenta del sub menú Importar/Exportar Archivos del
menú Procesos.
Antes de exportar el plan de cuenta se debe especificar la configuración de niveles. Ver Creación Plan de
Cuenta.
Se debe indicar la ubicación en donde se encuentra el plan de cuenta, el cual es un archivo de extensión .TRA.
Una vez que se ha indicado la ruta se deberá presionar el botón procesar.
123
4.3. Procesos Electrónicos
4.3.1. Genera DTE Factura
En esta opción el usuario podrá realizar la generación electrónica de todos los documentos del tipo: Factura Afecta Electrónica,
Factura Exenta Electrónica, Factura de Compra Electrónica, Nota de Crédito Electrónica y Nota de Debito Electrónica.
A este proceso se accede mediante la opción Generar DTE Factura/Nota Crédito/Nota Débito del sub menú Procesos
Electrónicos del menú Procesos.
 Esta tabla muestra todos los documentos tributarios en condiciones de ser transformados a DTE (Documento Tributario
Electrónico) que están pendientes de ser enviados al SII.
 El proceso de generación puede ser ejecutado por documento o por lote de documentos. Una vez seleccionados los
registros a procesar debe presionar el botón Generar

 Finalizado el proceso de generación, los DTE están en condiciones de ser enviados al SII. Ver Envío DTE al SII.
124
4.3.2. Genera DTE Guía Despacho
En esta opción el usuario podrá procesar la generación electrónica del documento Guía de Despacho Electrónica.
A este proceso se accede mediante la opción Generar DTE Guías de Despacho del sub menú Procesos Electrónicos del
menú Procesos.
 Esta tabla muestra todos los documentos tributarios en condiciones de ser transformados a DTE (Documento Tributario
Electrónico) que están pendientes de ser enviados al SII.
 El proceso de generación puede ser ejecutado por documento o por lote de documentos. Una vez seleccionados los
registros a procesar se debe presionar el botón Generar

 Finalizado el proceso de generación, los DTE están en condiciones de ser enviados al SII. Ver Envío DTE al SII.
125
4.3.3. Envío DTE al SII
En esta opción el usuario podrá enviar al SII todos los DTE generados, y pendientes de envío.
A este proceso se accede mediante la opción Envíos de DTE al SII del menú Procesos Electrónicos del menú
Procesos.
 El formulario está compuesto por un filtro de búsqueda para facilitar la selección de documentos, y una tabla que
presenta un set de DTE en condiciones de ser Enviados al SII.
 El proceso de envío puede ser ejecutado por DTE, o por lote de DTE (Máximo de 25 documentos). Una vez
seleccionados los registros a procesar se debe presionar el botón Enviar

 Antes del envío al SII se genera un archivo de envío que agrupa los DTE seleccionados. Este archivo es enviado al SII
el cual devuelve un código de recepción o TrackId informando acuse de recibo.
 Este TrackId puede ser utilizado para consultar el estado del envío dentro del SII. Ver Consulta de Envíos al SII.
 Una vez realizado el envío, el SII además entrega un archivo XML vía correo electrónico en donde se específica el
estado de cada unos de los DTE contenidos dentro del Envío. Para procesar este archivo. Ver Recepción Archivos
de Terceros.
 Finalizado el proceso de Envío, los DTE están en condiciones de ser enviados a Otro contribuyente Ver Envío DTE a
Tercero.
126
4.3.4. Envío DTE a Tercero
En esta opción el usuario podrá enviar a un Tercero o cliente (Contribuyente Electrónico) los DTE generados en formato XML, y
ya enviados al SII.
A este proceso se accede mediante la opción Envíos de DTE a Terceros del sub menú Procesos Electrónicos del menú
Procesos.
 El formulario está compuesto de dos tablas:
Contribuyente Electrónico: Se visualiza el listado de todos los contribuyentes con DTE pendientes de envío.
DTE Pendientes para Envío a Terceros: Se visualizan los DTE pendientes de envíos, filtrados por contribuyente.
Además, existe un campo en donde se ingresa el cuerpo o texto del mensaje a enviar.
 El proceso de envío debe ser ejecutado por DTE, a fin de que el cliente reciba un archivo XML diferente por cada
documento, esto debido a que la respuesta o acuse de recibo, debe ser por documento. Una vez seleccionados los
registros a procesar, se debe presionar el botón Enviar . Y la información es enviada al mail que fue
configurado al crear el Cliente, y haberlo identificado como Contribuyente Electrónico. Ver Mantención Clientes y
Proveedores.
127
4.3.5. Consulta Estado Envío al SII
En este proceso el usuario podrá consultar el estado de los envíos realizados al SII.
A este proceso se accede mediante la opción Estado DTE Enviados del Submenú Consultas al SII del menú Procesos
Electrónicos.
 El formulario está compuesto de un filtro de búsqueda para facilitar la selección de los distintos envíos y una tabla que
muestra los envíos generados al SII.
 Al marcar el envío a consultar, y presionar , la respuesta del SII podrá ser visualizada vía un editor de
texto en forma automática
128
4.3.6. Consulta Estado DTE
En esta opción el usuario podrá consultar acerca de la validez de un DTE enviado al SII. Se podrá consultar tanto por DTE
emitido como por DTE recibido.
A este proceso se accede mediante la opción Consultas Estados de DTE del sub menú Procesos Electrónicos del menú
Procesos.
 El formulario está compuesto por un filtro de búsqueda para facilitar la selección de documentos y una tabla que
presenta los DTE a ser consultados al SII.
 La respuesta del SII podrá ser visualizada vía un editor de texto en forma automática.
129
4.3.7. Impresión DTE Emitidos
En esta opción el usuario podrá emitir en forma impresa aquellos documentos electrónicos que hubiese generado. Sólo
aparecerán disponibles para la impresión, aquellos documentos que posean su correspondiente archivo XML.
El usuario podrá escoger que documentos serán impresos, sólo deberá seleccionar mediante un clic, sobre la columna
"Genera" y la fila correspondiente al documento o documentos deseados.
Existe la posibilidad de que también pueda visualizar un documento previo a la impresión. Cabe destacar que esta opción sólo
se puede escoger si se ha seleccionado sólo un documento en el set de documentos disponibles (columna "Genera").
A este proceso se accede mediante la opción Impresión DTE Emitidas del sub menú Procesos Electrónicos del menú
Procesos.
El usuario podrá seleccionar si quiere ver una vista preliminar de la impresión del DTE, o si lo enviará directamente a la
impresora predeterminada para el sistema al presionar
130
4.3.8. Impresión DTE Recibidos
En esta opción el usuario podrá emitir en forma impresa aquellos documentos electrónicos que haya recibido electrónicamente.
También podrá escoger los documentos que serán impresos, con sólo seleccionar mediante un clic sobre la columna "Genera"
y la fila correspondiente al documento o documentos deseados.
Existe la posibilidad de que el usuario también pueda visualizar un documento previo a su impresión. Cabe destacar que esta
opción solo se puede escoger si se ha seleccionado sólo un documento en el set de documentos disponibles (columna
"Genera").
A este proceso se accede mediante la opción Impresión DTE Recibidas del sub menú Procesos Electrónicos del menú
Procesos.
El usuario podrá seleccionar si quiere ver una vista preliminar de la impresión del DTE, o si lo enviará directamente a la
impresora predeterminada para el sistema al presionar
131
4.3.9. Impresión DTE No Registrados
En esta opción el usuario podrá imprimir cualquier documento electrónico que haya sido generado.
Para utilizar esta funcionalidad, es necesario seguir los siguientes pasos:
 Presionado el botón "Abrir", el usuario deberá buscar el archivo que desea visualizar e imprimir.
 El usuario deberá determinar si desea una vista preliminar de la impresión, seleccionando la opción "Pantalla" o
imprimir el documento sin una visualización previa mediante la opción "Impresora"
 Indicar, si el documento que desea imprimir ha sido emitido o recibido.
 Presionar el botón de impresión.
A este proceso se accede mediante la opción Impresión Documentos No Registrados del sub menú Procesos Electrónicos
del menú Procesos.
132
4.3.10. Informe Movimientos Electrónicos
En esta opción el usuario podrá emitir un informe de las facturas electrónicas emitidas o recibidas, de acuerdo a los filtros de
datos establecidos y los criterios de búsqueda aplicados.
Filtro de Datos: Permitirá al usuario realizar un filtro de todos los documentos o solo los documentos de un determinado
cliente.
Criterios y Rango de Montos: Permitirá al usuario realizar un filtro de los datos según los rangos de fecha indicados y/o según
el tipo de rangos de montos informados.
Además podrá ordenar la impresión por: Fecha de Venta, Rut Cliente y Tipo de Documento.
133
4.3.11. Actualización Estados DTE
En esta opción el usuario podrá actualizar el estado en que se encuentran los DTE, y que fueron enviados al SII.
A este proceso se accede mediante la opción Actualización Estados DTE del menú Procesos Electrónicos del menú
Procesos.
Para los DTE existen tres opciones:
 Actualizar el estado para los documentos enviados al SII.

 Actualizar el estado para los documentos enviados a Tercero.
 Actualizar el estado para los documentos recibidos de otros contribuyentes electrónicos.
Se debe seleccionar una de las tres opciones establecidas, y llenar todos los campos de búsqueda requeridos. Una vez
ingresada esta información debe presionar el botón "Buscar DTE" para obtener el estado actual del
documento.
El campo "Cambiar Estado a" muestra un conjunto de estados posibles para asignar al documento (Aceptado, Reparado y
Rechazado), seleccionado este debe presionar el botón Grabar para hacer efectivos los cambios.
134
Para el caso de los Envíos emitidos al SII, debe seleccionar el identificador de envío o TrackId asignado por el SII, y presionar
el botón Buscar Envío para obtener el actual estado del Envío. El campo "Cambiar Estado a" muestra un
conjunto de estados posibles para asignar al envío, seleccionado este debe presionar el botón Grabar para hacer
efectivos los cambios.
135
4.3.12. Publicación de DTE en Sitio WEB
En esta opción el usuario podrá realizar la carga o descarga de Documentos Electrónicos en Formato DPF en el Sitio WEB que
este destinado para ello.
A este proceso se accede mediante la opción Publicación de DTE en WEB del menú Procesos Electrónicos del menú
Procesos.
Para hacer uso de esta función, usted deberá haber definido previamente:
 Host Servidor de Web (Mantención Empresas)

 Host Servidor FTP (Mantención Empresas)
 Usuario FTP (Mantención Empresas)
 Password FTP (Mantención Empresas)
 Directorio Carga FTP (Mantención Empresas)
 Url CGI Carga de PDF (Mantención Empresas)
 Url CGI Descarga de PDF. (Mantención Empresas)
 Servidor SMTP (Configuración MAPI)
 Dirección de Correo (Configuración MAPI)
136
Operación: Permite indicar si desea cargar el o los documentos en el sitio Web que haya definido, o eliminar (descargar) del
mismo sitio.
Filtro
 Tipo de Documento: Permite indicar qué tipos de documentos desea incluir en la carga o descarga.
 Todos (Doc. Electrónicos).
 Facturas Afectas Electrónicas.
 Facturas Exentas Electrónicas.
 Notas de Crédito Electrónicas.
 Notas de Débito Electrónicas Boletas Electrónicas
 Guías de Despacho Electrónicas
Fecha: Filtra los documentos que hayan sido emitidos dentro del rango de fechas que especifique. Adicionalmente podrá
agregar el criterio de rango de Número de Documento, siempre y cuando no haya seleccionado Todos los tipos de documentos.
Número de Documento: Filtra los documentos con Folio dentro del rango que especifique.
Esta opción no está disponible si seleccionó Todos los tipos de documento
Ejecutar: Realiza las siguientes operaciones:
1) Invoca vía Post el CGI indicado para la carga de documentos o el CGI de descarga, según Operación seleccionada.
2) Solamente el proceso de Carga, envía un email a la dirección de Correo Electrónico del Cliente asociado al documento (s)
involucrado en el proceso, informándole que puede obtener desde la URL especificada en el correo.
Este correo electrónico tiene las siguientes características:
Asunto:
Publicación de Documento Tributario Electrónico en WEB [Host Servidor WEB indicado]
Ejemplo: Publicación de Documento Tributario Electrónico en WEB www.transtecnia.cl
Cuerpo del Mensaje:
Estimado Cliente.
Adjunto encontrará la dirección desde donde podrá obtener su [Tipo de Documento] Nro. [Nro. Documento] emitido por [Razón
Social de la Empresa] RUT.[Rut de Empresa] URL.
137
Ejemplo:
Estimado Cliente.
Adjunto encontrará la dirección desde donde podrá obtener su Nota de Crédito Electrónica Nro. 1234 emitido por Transtecnia
S.A. RUT. 79.907.790-6 http://www.transtecnia.cl/Documentos/FrVDhaWM0K0ZsQ3DBpREl4TPQ.pdf
Si en la Mantención de Clientes/Proveedores no indicó correo electrónico, el documento será cargado o descargado como
corresponde, pero no será enviado el correo de aviso al cliente.
3- Informa el resultado de la operación.
Indicando:
 Cantidad de Documentos informados.

 Cantidad de Cargas (descargas) Exitosas con envío de email
 Cantidad de Cargas (descargas) Exitosas sin envío de email
 Cantidad de Cargas (descargas) fallidas.
4- Si lo desea, puede desplegar un Informe de Resultado que indica para cada documento informado:
 OK Carga (descarga) Exitosa con envío de email

 Sin Aviso Carga (descarga) sin envío de email
 Error Carga (descarga) fallidas.
 En el caso Sin Aviso, y Error se indica la razón de esta situación.
138
4.4. Emisión de Informes
4.4.1. Compras
4.4.1.1. Libro de Compras
En esta opción el usuario podrá generar y enviar al SII (Servicio de Impuestos Internos), el Libro de Compras Electrónico, que
contendrá toda la información de los documentos de compra ingresados por el usuario.
Este proceso permitirá generar y enviar el Libro de Compra Electrónico en formato de Libros Parciales y Finales, o en un único
envío mediante un Libro Total.
En el caso de las empresas que tengan sucursales, y en donde éstas procesen y generen su información, se podrán incorporar
los libros generados y/o enviados por las sucursales para que sean procesados por la casa matriz, ya que es la encargada de
generar los libros finales al SII.
El proceso de generación de los libros estará dado por el tipo de empresa que procesará la información, definida en los Datos
del Contribuyente.
Si la empresa que va a procesar la información se ha identificado como una Sucursal en los Datos del Contribuyente, sólo
podrá generar Libros Parciales, y si está autorizada para enviar los libros, definida en Datos del Contribuyente. Libros
Autónomos, podrá realizar el envío al SII.
Si la empresa que va a procesar la información se ha identificado como Casa Matriz en los Datos del Contribuyente, podrá
realizar la generación de sus libros ya sean Parciales o Finales, o si va a ser en un único envío mediante un Libro Total,
además podrá incorporar y generar los libros de las sucursales en el caso de que esta no esté autorizada para enviar sus libros
al SII.
Los libros podrán ser enviados de las siguientes formas:
Libros Parciales
Este tipo de libro permitirá realizar varios envíos en el mes con la información de todos los documentos de Compras ingresados
al momento de generar la información.
Libro Final
Una vez generados y enviados todos los libros parciales, este tipo de libro permitirá generar el libro final que corresponderá al
resumen de todos los libros parciales enviados.
Libro Total
Este tipo de libro permitirá realizar la generación para su posterior envío, de toda la información procesada en el mes, en un
único envío.
139
La empresa que se identifique como casa matriz, deberá solicitar a las sucursales el envío de los libros de compra, para que
puedan ser incorporados en el proceso de generación de archivos parciales (libros generados en sucursal y que no son
enviados) o en la generación del libro final (libros generados en sucursal que ya fueron enviados).
Empresa identificada como Casa Matriz
Nombre de los archivos a generar: Los nombres de los archivos a generar van a depender del tipo de identificación que se le ha
dado a la empresa, es decir, Casa Matriz o Sucursal.
Libros Parciales.
 Información procesada en Casa Matriz: LC + Año + Mes + "CM" + "SUC" + Código Sucursal + "P" + Número de
Segmento
 Información procesada en Sucursal y no está enviada y que va a ser generada en Casa Matriz: LC + Año + Mes +
"CM" + "P" + Número de Segmento.
 Libro Final: LC + Año + Mes + "CM" + "FINAL"
 Libro Total (único envío): LC + Año + Mes + "CM" + "TOTAL".
140
Nombre de archivos enviados al SII
Una vez enviados los libros al SII, los nombres de archivos serán los siguientes:
 Libros Parciales,
Información procesada y enviada por Casa Matriz: LC + Año + Mes + "CM" + "SUC" + Código Sucursal + "P" + Número de
Segmento +" _ENV"
Información procesada en Sucursal la cual fue generada y enviada por Casa Matriz: LC + Año + Mes + "CM" + "P" + Número
de Segmento + "_ENV"
 Libro Final: LC + Año + Mes + "CM" + "FINAL" + "_ENV"

 Libro Total (único envío): LC + Año + Mes + "CM" + "TOTAL" + "_ENV"
Ubicación de los Libros
 Libros Parciales por enviar al SII: C:\Transtec\EsafeW(o EsafeSTA)\Libro CV\Compras\ParcialesNoEnviados
 Libros Parciales enviados al SII: C:\Transtec\EsafeW(o EsafeSTA)\Libro CV\ Compras\ParcialesEnviados
 Libros Finales o Totales generados y enviados al SII: C:\Transtec\EsafeW(o EsafeSTA)\Libro

CV\Compras\EnviadoFinal
 Incorporación de libros de compras generados y enviados por las sucursales: C:\Transtec\EsafeW(o

EsafeSTA)\eSafe\Libro CV\Compras\Sucursal
Importante indicar que estas rutas de ubicación de los libros varia si el usuario posee Contabilidad Transtecnia.
Botón
Este botón permitirá indicar donde se encuentran los libros de compras generados y/o enviados por las sucursales, para ser
procesados por la casa matriz.
Botón
Este botón permitirá, una vez seleccionado el archivo dentro de la lista, ser traspasado a la tabla para que luego puedan ser
procesados e incorporados al proceso de generación de libros por parte de la casa matriz.
141
Botón
Este botón permitirá eliminar archivos que fueron incorporados a la tabla.
Botón
Este botón permitirá ver en pantalla el archivo PARCIAL o FINAL que será enviado, siguiendo la estructura de esquema
definida por el SII.
Genera Libros Parciales Casa Matriz
Esta opción permitirá generar los libros parciales para luego ser enviados al SII.
La generación de libros parciales estará dada por:
 Por Sucursal: Los libros parciales serán por Sucursal, la cual deberá indicar la que corresponda.
 Por Segmento: Los libros parciales deberán informarse con un número de segmento, el cual debe ser único por cada
libro.
Imprimir
Permitirá la impresión del libro de compras por Sucursal.
Genera Libros Parciales Sucursales
Esta opción permitirá generar los libros parciales que fueron generados por las sucursales y que no han sido enviados al SII.
Para poder generarlos deberá traspasar los archivos que se encuentran dentro de la lista a la tabla.
 Segmento: Los libros parciales se deberán informar con un número de segmento, el cual debe ser único por cada libro.
 Genera Libro Total: Esta opción generará un único Libro para luego ser enviado al SII.
Además podrá incorporar los libros parciales de compras que fueron generados en las sucursales y que no han sido enviados
al SII.
142
Envío Libros Parciales al SII
Esta opción permitirá enviar todos los libros parciales generados al SII.
Cada vez que un libro es enviado al SII, éste devuelve un TrakID el cual podrá ser consultado en la página del SII.
Genera Final
Esta opción permitirá generar el libro final al SII.
El libro final se generará a través de todos los libros parciales que fueron enviados al SII.
Envío Final
Esta opción permitirá enviar el libro final al SII.
Empresa identificada como Sucursal
143
Nombres de los archivos a generar
 Libros Parciales
LC + Año + Mes + "SUC" + Código Sucursal + "P" + Número de Segmento
LC + Año + Mes + "SUC" + Código Sucursal + "P" + Número de Segmento + "_ENV"
 Libros Parciales por enviar al SII: C:\Transtec\EsafeW(o EsafeSTA)\Libro CV\Compras\ParcialesNoEnviados

 Libros Parciales enviados al SII: C:\Transtec\EsafeW(o EsafeSTA)\Libro CV\Compras\ParcialesEnviados
Botón Genera
Esta opción permitirá generar los libros parciales de las sucursales para luego ser enviados al SII y a la Casa Matriz. La
generación de libros parciales estará dada por:
Por Sucursal: Los libros parciales serán por Sucursal, la cual deberá indicar la que corresponda.
Segmento: Los libros parciales deberán informarse con un número de segmento, el cual debe ser único por cada libro.
Botón Imprimir
Permitirá la impresión del libro de compras por Sucursal.
Botón Envío Libros Parciales al SII
Cada vez que un libro es enviado al SII, este devuelve un TrakID el cual podrá ser consultado en la página del SII.
144
4.4.1.2. Documentos de Compra por Periodo
En esta opción el usuario podrá generar un informe que contenga todos aquellos documentos registrados por conceptos de
compra, órdenes de compra, guías de despacho, facturas de compra, notas de crédito y débito.
A este informe se accede mediante la opción Documentos de Compra por Periodo del menú Compras.
Criterio de búsqueda
Indica si el filtro de la información se realizará de acuerdo al Número de Documento o a la Fecha del mismo.
 Rango de Facturas: Se considerarán los documentos cuyo número esté comprendido en el rango establecido desde y
hasta.
 Rango de Fechas: Se considerarán los documentos con fecha comprendida en el periodo establecido desde y hasta.
145
Criterio de Selección
Indica el tipo o los de documentos que el informe debe considerar.
Facturas, Facturas de Compra Propia, Notas de Crédito, Notas de Débito, Todas las Anteriores, Órdenes de Compra, Guías de
Despacho (Facturadas y/o Pendientes por facturar).
Criterio de Filtro
Se debe indicar un tipo de filtro cuyo objetivo es agrupar los datos según el criterio seleccionado (Ninguno, Proveedor o
Comprador).
 Opción Ninguno: No se aplicará agrupación a los datos

 Opción Proveedor: Se debe seleccionar uno o más clientes para los cuales desea emitir el reporte. De seleccionar más
de uno, el informe aplicará una agrupación por Proveedor, anulando la agrupación por tipo de documento.
 Opción Comprador: Se debe seleccionar uno o más Compradores para los cuales desea emitir el reporte. De
seleccionar más de uno, el informe aplicará una agrupación por Comprador, anulando la agrupación por tipo de
documento.
Criterio de Grupo
Tiene por objetivo agrupar la información por tipo de documento.
 Opción Tipo de Documento: Agrupa los datos.

 Opción Ninguno: Agrupa los datos
Criterio de Ordenamiento
Establece el orden de impresión para el reporte. Este criterio rige para cada uno de los grupos.
 Por Número de Documento

 Por Fecha
 Por Total de Compras
 Por Tipo de Documento (si no se ha aplicado criterio de grupo)
146
4.4.1.3. Compra de Productos por Periodo
En esta opción el usuario podrá emitir un informe que contenga todos aquellos documentos registrados por conceptos
de Compra con detalle de los productos o servicios.
A este informe se accede mediante la opción Compra de Productos por Periodo del menú Compras.
Facturas, Facturas Compra Propia, Notas de Crédito, Notas de Débito, Todas las Anteriores, Órdenes de Compra, Guías de
Despacho (Facturadas y/o Pendientes por facturar).
147
Además permitirá asignar otros criterios de Selección de filtro:
 Departamento: Permitirá seleccionar el o los departamentos creados previamente por el usuario al crear los
productos.
 Marca: Permitirá seleccionar el o las marcas creadas previamente por el usuario al crear los productos.
 Productos o Servicios: Permitirá seleccionar el o los productos o servicios creados previamente por el usuario.
Criterio de Grupo
 Por Sucursal: Agrupa los datos por sucursal.

 Por Centro de Resultado: Agrupa los datos por Centro de Resultado.
 Por detalle o Resumen.
Criterio de Filtro
Se debe indicar un tipo de filtro cuyo objetivo es agrupar los datos según el criterio seleccionado (Ninguno, Proveedor o
Comprador).

 Opción Proveedor: Se debe seleccionar uno o más clientes para los cuales desea emitir el reporte. De seleccionar más
de uno, el informe aplicará una agrupación por Proveedor, anulando la agrupación por tipo de documento.
 Opción Comprador: Se debe seleccionar uno o más Compradores para los cuales desea emitir el reporte. De
seleccionar más de uno, el informe aplicará una agrupación por Comprador, anulando la agrupación por tipo de
documento.

 Por Fecha
 Por Total de Ventas
“Esta opción sólo estará disponible si posee el módulo con Inventario”
148
4.4.2. Ventas
4.4.2.1. Libro de Ventas
En esta opción el usuario podrá generar y enviar al SII (Servicio de Impuestos Internos), el Libro de Ventas Electrónico, que
contendrá toda la información de los documentos de venta ingresados por el usuario.
Este proceso permitirá generar y enviar el Libro de Venta Electrónico mediante Libros Parciales y Finales o en un único envío
mediante un Libro Total.
En el caso de las empresas que tengan sucursales, y en donde éstas procesen y generen su información, se podrán incorporar
del Contribuyente.
podrá generar Libros Parciales, y si está autorizada para enviar los libros, definida en Datos del Contribuyente. Libros
realizar la generación de sus libros ya sean Parciales o Finales, o si va a ser en un único envío mediante un Libro Total,
además podrá incorporar y generar los libros de las sucursales en el caso de que esta no esté autorizada para enviar sus libros
al SII.
Libros Parciales
Este tipo de libro permitirá realizar varios envíos en el mes con la información de todos los documentos de Compras ingresados
al momento de generar la información.
Libro Final
Libro Total
único envío.
149
La empresa que se identifique como casa matriz, deberá solicitar a las sucursales el envío de los libros de compra, para que
puedan ser incorporados en el proceso de generación de archivos parciales (libros generados en sucursal y que no son
enviados) o en la generación del libro final (libros generados en sucursal que ya fueron enviados).
Libros Parciales.
 Información procesada en Casa Matriz: LV + Año + Mes + "CM" + "SUC" + Código Sucursal + "P" + Número de
Segmento
 Información procesada en Sucursal y no está enviada y que va a ser generada en Casa Matriz: LV + Año + Mes + "CM"
+ "P" + Número de Segmento.
 Libro Final: LV + Año + Mes + "CM" + "FINAL"
 Libro Total (único envío): LV + Año + Mes + "CM" + "TOTAL".
150
Información procesada y enviada por Casa Matriz: LV + Año + Mes + "CM" + "SUC" + Código Sucursal + "P" + Número de
Segmento +" _ENV"
Información procesada en Sucursal la cual fue generada y enviada por Casa Matriz: LV + Año + Mes + "CM" + "P" + Número
 Libro Final: LV + Año + Mes + "CM" + "FINAL" + "_ENV"

 Libro Total (único envío): LV + Año + Mes + "CM" + "TOTAL" + "_ENV"
 Libros Parciales por enviar al SII: C:\Transtec\EsafeW(o EsafeSTA)\Libro CV\Ventas\ParcialesNoEnviados
 Libros Parciales enviados al SII: C:\Transtec\EsafeW(o EsafeSTA)\Libro CV\Ventas\ParcialesEnviados

CV\Ventas\EnviadoFinal
 Incorporación de libros de compras generados y enviados por las sucursales: C:\Transtec C:\Transtec\EsafeW(o
EsafeSTA)\Libro CV\Ventas\Sucursal
Botón
Este botón permitirá indicar donde se encuentran los libros de Ventas generados y/o enviados por las sucursales, para ser
procesados por la casa matriz.
Botón
151
Botón
Botón
Este botón permitirá ver en pantalla el archivo PARCIAL o FINAL que será enviado, siguiendo la estructura de esquema
definida por el SII.
libro.
Imprimir
Permitirá la impresión del libro de Ventas por Sucursal.
Además podrá incorporar los libros parciales de compras que fueron generados en las sucursales y que no han sido enviados
al SII.
152
Genera Final
Envío Final
153
LV + Año + Mes + "SUC" + Código Sucursal + "P" + Número de Segmento
LV + Año + Mes + "SUC" + Código Sucursal + "P" + Número de Segmento + "_ENV"
 Libros Parciales por enviar al SII: C:\Transtec\EsafeW(o EsafeSTA)\Libro CV\Ventas\ParcialesNoEnviados

 Libros Parciales enviados al SII: C:\Transtec\EsafeW(o EsafeSTA)\Libro CV\Ventas\ParcialesEnviados
Botón Genera
Botón Imprimir
Permitirá la impresión del libro de Ventas por Sucursal.
154
4.4.2.2. Impresión Libro Boletas de Ventas
En esta opción el usuario podrá generar un reporte de las boletas de venta ingresadas al sistema de facturación.
A este proceso se accede mediante la opción Impresión Libro Boletas de Venta del sub menú Libro Boletas de Venta del
menú Ventas.
Para acceder a la opción, se debe tener en consideración lo siguiente:
 Sucursal, el que será seleccionado desde un ítem de selección.

 Ordenado por: Fecha o Tipo de Boletas.
 El usuario tiene la opción de que el reporte sea Sobre Foliado (oficial), pudiendo así habilitar o deshabilitar los
siguientes datos:
Imprimir Título, corresponde a la visualización del título "Libro de Boletas de Ventas" o simplemente esa línea irá vacía.
Folio Inicial, es un número inicial el que se irá incrementando a medida que vaya aumentando el número de páginas.
Al final del informe, se visualizará un resumen con los totales por concepto de boletas afectas y exentas, y un resumen de
impuestos asociados a los movimientos de boletas.
155
4.4.2.3. Resumen Libro Boletas
En esta opción el usuario podrá generar un Resumen de Libro de Boletas de Venta es poder generar la información de todas
las Boletas de Ventas Electrónicas y no Electrónicas del mes.
A este proceso se accede mediante la opción Genera Archivo Resumen Boletas del sub menú Libro Boletas del menú
Ventas.
En el caso de las empresas que tengan sucursales y en donde estas procesen y generan su información, se podrán incorporar
los libros generados por las sucursales para que estos sean procesados por la casa matriz, ya que será esta la encargada de
generar un solo libro con toda la información.
La empresa que se ha identificado como Sucursal, deberá generar este resumen para:
 Mantener actualizado el Libro de Boletas Electrónico (opción Libro Electrónico Boletas)
 Permitir generar y enviar en el libro de venta final o libro de venta total, todas las boletas emitidas por la empresa
Es de vital importancia que al momento de generar el Libro Final o Libro Total, se incorporen estos archivos de resumen de
boletas ya que estos libros corresponden a los envíos finales al SII.
156
4.4.2.5. Libro Guías de Despacho
En esta opción el usuario podrá generar y enviar al SII (Servicio de Impuestos Internos), el Libro de Guías de Despacho
Electrónico, que contendrá toda la información de los documentos ingresados por el usuario. Sólo en el caso de que sea
solicitada por medio de una notificación.
Este proceso permitirá generar y enviar el Libro de Guías de Despacho Electrónico mediante Libros Parciales y Finales o en un
único envío mediante un Libro Total.
En el caso de las empresas que tengan sucursales y en donde éstas procesen y generen su información, se podrán incorporar
del Contribuyente.
podrá generar Libros Parciales y si está autorizada para enviar los libros, definida en Datos del Contribuyente, Libros
realizar la generación de sus libros ya sean Parciales/Finales, o si va a ser en un único envío mediante un Libro Total y además
podrá incorporar y generar los libros de las sucursales en el caso de que esta no esté autorizada para enviar sus libros al SII.
Este tipo de libro permitirá realizar varios envíos en el mes con la información de los todos documentos de Ventas ingresados al
momento de generar la información.
 Libro Final
 Libro Total
único envío.
La empresa que se identifique como casa matriz, deberá solicitar a las sucursales el envío de los libros de Guías de Despacho
para que puedan ser incorporados en el proceso de generación de archivos parciales (libros generados en sucursal y que no
son enviados) o en la generación del libro final (libros generados en sucursal que ya fueron enviados).
157
Libros Parciales.
 Información procesada en Casa Matriz: LG + Año + Mes + "CM" + "SUC" + Código Sucursal + "P" + Número de
Segmento
 Información procesada en Sucursal y no está enviada y que va a ser generada en Casa Matriz: LG + Año + Mes +
"CM" + "P" + Número de Segmento.
 Libro Final: LG + Año + Mes + "CM" + "FINAL"
 Libro Total (único envío): LG + Año + Mes + "CM" + "TOTAL".
158
Información procesada y enviada por Casa Matriz: LG + Año + Mes + "CM" + "SUC" + Código Sucursal + "P" + Número de
Segmento +" _ENV"
Información procesada en Sucursal la cual fue generada y enviada por Casa Matriz: LG + Año + Mes + "CM" + "P" + Número
 Libro Final: LG + Año + Mes + "CM" + "FINAL" + "_ENV"

 Libro Total (único envío): LG + Año + Mes + "CM" + "TOTAL" + "_ENV"
 Libros Parciales por enviar al SII: C:\Transtec\EsafeW(o EsafeSTA)\Libro GD\Ventas\ParcialesNoEnviados
 Libros Parciales enviados al SII: C:\Transtec\EsafeW(o EsafeSTA)\Libro GD\Ventas\ParcialesEnviados

GD\Ventas\EnviadoFinal
 Incorporación de libros de compras generados y enviados por las sucursales: C:\Transtec C:\Transtec\EsafeW(o
EsafeSTA)\Libro GD\Ventas\Sucursal
Botón
Este botón permitirá indicar donde se encuentran los libros de Guías de Despacho generados y/o enviados por las sucursales,
para ser procesados por la casa matriz.
Botón
159
Botón
libro.
Además podrá incorporar los libros parciales de Guías de Despacho que fueron generados en las sucursales y que no han sido
enviados al SII.
160
Genera Final
Envío Final
161
LG + Año + Mes + "SUC" + Código Sucursal + "P" + Número de Segmento
LG + Año + Mes + "SUC" + Código Sucursal + "P" + Número de Segmento + "_ENV"
 Libros Parciales por enviar al SII: C:\Transtec\EsafeW(o EsafeSTA)\Libro GD\Ventas\ParcialesNoEnviados

 Libros Parciales enviados al SII: C:\Transtec\EsafeW(o EsafeSTA)\Libro GD\Ventas\ParcialesEnviados
Botón Genera
Botón Imprimir
Permitirá la impresión del libro de Guías de Despacho por Sucursal.
162
4.4.2.6. Documentos de Venta por Periodo
En esta opción el usuario podrá generar un informe que contenga todos aquellos documentos registrados por conceptos de
venta, ordenes de pedido, guías de despacho, facturas y boletas de venta, notas de crédito y débito.
A este informe se accede mediante la opción Documentos de Venta por Periodo del menú Ventas.
 Rango de Facturas: Se considerarán los documentos cuyo número esté comprendido en el rango establecido desde y
hasta.
163
Facturas, Facturas de Venta de Terceros, Notas de Crédito, Notas de Débito, Todas las Anteriores, Órdenes de Pedido, Guías
de Despacho (Facturadas y/o Pendientes por facturar).
Criterio de Filtro
Se debe indicar un tipo de filtro cuyo objetivo es agrupar los datos según el criterio seleccionado (Ninguno, Cliente o Vendedor).

 Opción Cliente: Se debe seleccionar uno o más clientes para los cuales desea emitir el reporte. De seleccionar más de
uno, el informe aplicará una agrupación por cliente, anulando la agrupación por tipo de documento.
 Opción Vendedor: Se debe seleccionar uno o más vendedores para los cuales desea emitir el reporte. De seleccionar
más de uno, el informe aplicará una agrupación por vendedor, anulando la agrupación por tipo de documento.
Criterio de Grupo
 Opción Tipo de Documento: Agrupa los datos.

 Opción Ninguno: Agrupa los datos

 Por Fecha
 Por Tipo de Documento (si no se ha aplicado criterio de grupo)
164
4.4.2.7. Venta de Productos por Periodo
En esta opción el usuario podrá emitir un informe que contenga todos aquellos documentos registrados por conceptos
de venta con detalle de los productos o servicios.
A este informe se accede mediante la opción Venta de Productos por Periodo del menú Ventas.
Facturas, Facturas de Venta de Terceros, Notas de Crédito, Notas de Débito, Todas las Anteriores, Órdenes de Pedido, Guías
de Despacho (Facturadas y/o Pendientes por facturar).
Además permitirá asignar otros criterios de Selección de filtro:
165
 Departamento: Permitirá seleccionar el o los departamentos creados previamente por el usuario al crear los
productos.
 Marca: Permitirá seleccionar el o las marcas creadas previamente por el usuario al crear los productos.
 Productos o Servicios: Permitirá seleccionar el o los productos o servicios creados previamente por el usuario.
Criterio de Grupo
 Por Sucursal: Agrupa los datos por sucursal.

 Por Centro de Resultado: Agrupa los datos por Centro de Resultado.
 Por detalle o Resumen.
Criterio de Filtro
Se debe indicar un tipo de filtro cuyo objetivo es agrupar los datos según el criterio seleccionado (Ninguno, Cliente o Vendedor).

 Opción Cliente: Se debe seleccionar uno o más clientes para los cuales desea emitir el reporte. De seleccionar más de
uno, el informe aplicará una agrupación por cliente, anulando la agrupación por tipo de documento.
 Opción Vendedor: Se debe seleccionar uno o más vendedores para los cuales desea emitir el reporte. De seleccionar
más de uno, el informe aplicará una agrupación por vendedor, anulando la agrupación por tipo de documento.

 Por Fecha
166
4.4.2.8. Informe Utilidades de Venta
En esta opción el usuario podrá emitir un informe de las utilidades de venta relacionado con un método de valorización por
artículo.
A este informe se accede mediante la opción Informe Utilidades de Venta del menú Ventas
Para generar este informe se debe hacer clic en el botón buscar con lo cual se mostraran los datos de las utilidades de ventas.
Para orientar una mejor entrega de esta información se podrán indicar algunos criterios de selección de datos. Este tipo de
selección puede ser artículo, o por varios, esto quiere decir se podrá indicar un valor o seleccionar uno o más registros de la
lista de datos entregada al pulsar el botón de selección del ítem.
También se podrá filtrar según el tipo de valorización PMP, LIFO, FIFO y Específico. También se podrá seleccionar valorización
propia de artículos (es la valorización que tiene defina un articulo)
167
4.5. Cierres
4.5.1. Cierre Anual
En esta opción el usuario podrá realizar el cierre de un determinado período.
Además se puede traspasar la configuración y el plan de cuentas al nuevo período, como también el stock inicial siempre y
cuando el módulo de control de inventario se encuentre habilitado.
A este proceso se accede mediante la opción Cierre Anual del menú Procesos.
Antes de hacer el cierre anual se debe estar en el mes de Diciembre y si posee Contabilidad con Transtecnia, deberá primero
en este último, realizar la apertura automática del ejercicio.
Con este proceso se genera un nuevo año de proceso a partir de la información contenida con anterioridad, se podrá además
seleccionar si se desea traspasar la configuración al nuevo período o traspasar el plan de cuentas para el nuevo año o
seleccionar ambas. La recomendación es que traspase toda la información.
168
4.5.2. Cierre Mensual
En esta opción el usuario podrá realizar el cierre mensual de un determinado periodo y para una determinada empresa.
A este proceso se accede mediante la opción Cierre Mensual del menú Procesos.
Permite el cierre del mes de proceso con lo cual se crea un stock inicial para el siguiente mes, si se quieren hacer
modificaciones se deberá deshacer el cierre mensual. Ver Deshacer Cierre Mensual, al hacer una modificación y cerrar el mes
de proceso se actualizara el stock inicial.
No será posible modificar ningún documento de compra/ventas una vez cerrado el mes.
4.5.3. Deshacer Cierre Mensual
En esta opción el usuario podrá deshacer el cierre de mes.
A este proceso se accede mediante la opción Deshacer Cierre Mensual del menú Procesos.
Al deshacer el cierre de un mes se podrán hacer modificaciones en los documentos de compra/ventas, en el ajuste de
inventario, ajuste de stock inicial, etc.
Al estar cerrado el mes solo se podrán hacer consultas a las siguientes ventanas: Guía de Traspaso, Toma de Inventario
Físico, Ajuste de Inventario, Ajuste de Stock Inicial los cuales se encuentran en el menú Inventario, Orden de Compra, Factura
de Compra, Factura de Compra Propia, Carpeta de Importación, Notas de Créditos, Notas de Débito, Guía de Despacho las
cuales se encuentran en el menú Compras, Cotizaciones, Ordenes de Pedidos, Factura de Venta Físicas, Factura de Venta
Electrónicas, Factura de Venta a Terceros, Carpetas de Exportación, Notas de Crédito, Notas de Débito, Guías de Despacho,
Boleta de Venta Nominativa y No Nominativa.
169
4.5.4. Bloqueo y Desbloqueo de Mes
En esta opción el usuario podrá realizar el bloqueo y desbloqueo respectivo de un mes determinado.
A este proceso se accede mediante la opción Bloqueo y Desbloqueo de Mes del menú Procesos.
Al efectuar el bloqueo de un mes no se podrán realizar modificaciones en los documentos de compras/ventas respectivos al
período o mes que se ha seleccionado.
170
5. Opciones Especiales
5.1. Desbloqueo de Registros

El sistema e-SAFE utiliza un sistema de bloqueo de registros para asegurar la integridad de los datos que son manejados por el
usuario, es así por ejemplo, que un Cliente o Proveedor no puede ser modificado por más de un usuario a la vez.
En esta opción el usuario podrá realizar el Desbloqueo de Registros, que permite liberar los registros que han quedado
bloqueados producto de un cierre anormal del sistema; como puede ser un corte de luz, reinicio del equipo sin cerrar el sistema,
etc.
ADVERTENCIA: El desbloquear registros que estén siendo modificados por los usuarios causará inconsistencias en la
base de datos y/o caídas del sistema.
Sólo se debe utilizar esta opción en caso de requerir desbloquear un registro que ya no esté siendo utilizado debido a
que el proceso que lo bloqueó se haya cerrado en forma anormal.
A este proceso se accede mediante la opción Desbloqueo de Registros del menú Procesos.
 En primer lugar debe seleccionar la empresa a la cual aplicará el control.

 Se entregará una lista con todos aquellos registros bloqueados y algunas características de ellos para facilitar su
identificación.
 Posteriormente debe seleccionar el o los registros que se requieren desbloquear, se debe hacer clic en la columna
Desbloqueo, con lo que se marcará con un signo de aprobación, lo que indica que ha sido seleccionado, o en su
defecto se pude marcar la opción Todos para marcar automáticamente todos los registros.
 Por último de debe presionar el botón grabar para desbloquear los registros seleccionados.
171
6. Anexos
6.1. Ingreso de una Factura de Compra Propia, con IVA Retenido Total
o Parcial
1) Para realizar el proceso de ingreso y creación de una factura de compra propia, el usuario deberá realizar una
configuración previa,
 Se deben crear los tipos de documentos, o sea, la Factura Electrónica de Compra Propia
 y la Nota de Crédito electrónica de Compras.
172
2) Luego del proceso anterior, se deben crear los impuestos retenidos, en este caso con retención parcial o total,
dependiendo el caso se ingresará el porcentaje que equivaldrá a la retención, y adicionalmente debe seleccionar la
especie afecta a retención, Ejemplo: IVA retenido constructora.
3) Posteriormente se debe crear el producto o servicio para generar la factura de compra propia, la principal característica
es que en la pestaña impuestos se deben asignar tanto el impuesto IVA + el impuesto IVA RETENIDO COMPRA.
173
4) A continuación debe cargar los CAF o folios correspondientes al tipo de documento, o sea código 46 del SII, lo
descarga directamente desde la página web del SII, como archivo .XML, y lo habilita en el sistema.
174
5) Una vez realizada toda la configuración anterior, se puede ingresar y crear la Factura de Compra Propia electrónica,
desde el menú compras.
El proceso de ingreso de datos es similar que una factura de venta en el sistema, debe completar la información
requerida.
175
6) Ingreso de Datos:
El recuadro en rojo muestra la retención generada por el impuesto creado, que en este caso es
total, si damos clic en el recuadro (3 puntos), se desplegará una ventana para modificar la
retención manualmente, si es que esta no es total, sino parcial.
176
7) Posteriormente se procede a grabar el documento creado, lo que asignará el folio o número a la Factura de Compra
Propia Electrónica, y consultará si la deseo enviar al SII.
8) Para finalizar se procederá a imprimir el documento creado, el usuario deberá indicar si a este mensaje.
177
9) Aparece un segundo mensaje en la impresión, este guarda relación con la copia cedible, si indico al mensaje SI, en
pantalla se visualizará la copia CEDIBLE, por el contrario, si indico al mensaje NO, se visualizará la ORIGINAL de la
Factura de Compra Propia Electrónica.
178
Ejemplo de la Factura:
179
Adicionalmente se debe destacar que dicho documento quedará reflejado en el libro de compra para su posterior
contabilización y presentación al SII.
Ejemplo visualización del libro:
180
Información Adicional: Creación de la Nota de Crédito a la Factura de Compra Propia Electrónica
1) Se debe haber creado el documento Nota de Crédito electrónica de Compras, como se muestra en los pasos
anteriores 1 de este manual, luego se ingresa a menú ventas
2) Para poder realizar el proceso de la Nota de Crédito, se debe seleccionar el tipo de nota de crédito que corresponde a
la factura de compra propia, o sea, el tipo documento creado para estos, luego el tipo de Nota de Crédito que realizaré
(anula, modifica o corrige Factura).
181
3) Luego de realizar estos pasos, se presiona la carpeta amarilla que desplegará la ventana para arrastre de documento,
donde usted deberá seleccionar el tipo de documento (factura compra propia), y buscar por fecha de creación para
arrastrar los datos a la venta principal.
IMPORTANTE: Indicar observación o motivo de la creación de dicho documento.
El usuario deberá presionar grabar, se asignará folio o número, al igual que en todos los procesos de los documentos
electrónicos, y para finalizar, usted podrá imprimir y visualizar el documento creado.
182
Ejemplo: Nota Crédito Factura Compra Propia
183
6.2. Facturación electrónica con impuesto específico
Para que el sistema realice el proceso de cálculo del impuesto específico, ya sea del petróleo, combustible u otro
derivado, es necesario que el usuario realice una previa configuración.
1) Se deben crear los impuestos en el menú archivo, submenú impuestos, acá se debe crear dependiendo del giro del
negocio el combustible o el petróleo, o ambos.
2) Primero se debe crear el impuesto con característica de variable, como se muestra en la imagen, si fuera petróleo, el
proceso es el mismo, si son ambos, se deben crear ambos impuestos.
184
3) Luego de haber creado el impuesto variable, se debe crear el impuesto base, el valor del monto impuesto base se
obtiene de la página web de hacienda (www.hacienda.cl), más adelante se mostrará parte de esta web, se debe
seguir el orden de crearlos de esta manera puesto que el impuesto variable se ligara al crear el impuesto base.
Luego de crear ambos impuestos, estos se reflejarán como se muestra en la imagen.
Como se observa este proceso se realizo con el Petróleo, y como ya se menciono, el proceso con la gasolina es el
mismo, si se diera el caso que la empresa tiene ambos impuestos se deben crear en orden, o sea, la gasolina variable
y luego la gasolina base, y luego el petróleo variable y el petróleo base.
185
4) Tras realizar el proceso de creación de los impuestos variable y base para ambos casos, se debe ingresar el
componente variable al sistema, previamente se debe haber ingresado el valor del componente base, (punto 3), esto
es prioridad para que al facturar se realice el cálculo como es debido.
Este dato se obtiene de forma semanal de la web del ministerio de hacienda (www.hacienda.cl), link MEPCO.
Ingresar a web de hacienda.cl
Revisar el componente variable para la semana que corresponde en el Mepco.
186
5) El componente variable se ingresa en el sistema en el menú archivo, submenú impuesto específico semanal, tal como
se muestra en la imagen, este se ingresa de forma semanal que es la variación que publica la web de hacienda.cl, esta
modificación se publicara los días jueves de cada semana. El sistema almacenará todas las variaciones semanales
ingresadas, pero sólo permitirá guardar estos datos con posteriores a la primera ingresada, no se podrá ingresar
fechas anteriores.
6) El usuario deberá ingresar Mes a Mes el valor de la UTM mensual, dato importante para que el sistema realice el
cálculo del Impuesto Específico, que se relaciona UTM/m3. A esta opción el usuario ingresa en el menú Archivo,
submenú UTM.
187
7) Además el usuario deberá crear el producto asignando ambos los impuestos necesarios a este, ya sea Gasolina o
Petróleo.
Ejemplo: IVA+PETRÓLEO BASE.
Tras la configuración realizada, se procede a facturar de forma habitual, sin configuración adicional, y el sistema al
seleccionar el producto calculará los impuestos específicos que correspondan.
188
8) Ingreso de la factura
Se observa el cálculo de los otros impuestos, se pinchan el recuadro de la carga masiva para revisar el cálculo
base y variable en este orden, como se muestra en la imagen, donde se ve los impuestos que creamos anteriormente,
el 3 (PETROLEO BASE) Y 4 (PETROLEO VARIABLE), y su valor.
189
9) Información Adicional.
FÓRMULAS DE CÁLCULO DEL IMPUESTO:
 GASOLINA BASE: ((UTM del mes * 6,0 (impto. base variable)/1000 litros) * cantidad de litros.
 GASOLINA VARIABLE: ((UTM * complemento variable)/1000 litros)*cantidad de litros.
IMPORTANTE: FÓRMULA SE UTILIZA DE LA MISMA MANERA PARA EL PETRÓLEO.
Para el ingreso de las facturas de compra, se debe crear el impuesto especifico recuperable (PETROLEO), y además se crea
el especifico no recuperable (COMBUSTIBLES U OTROS), esta configuración depende de la empresa y sus movimientos.
Luego se deben crear los productos asociando el IVA+IMPTO ESPECÍFICO RECUPERABLE+ESPECÍFICO NO
RECUPERABLE, este producto sólo se utilizara para la compra, y es adicional al de la venta, considerar este punto.
190
6.3. Proceso de Actualización Sistema Esafe Windows a través de Internet
Para realizar el proceso de actualización es importante que previamente realice lo siguiente en cada equipo que tenga instalado
el sistema de Esafe:
 Debe ingresar a MI PC ò Equipo / Disco local C:\Transtec\ Esafe W ó EsafeSTA y renombrar las carpetas Plantill y
Report.
Ejemplo: Plantill1-Report1
 Debe realizar este proceso en todos sus equipos tanto servidor como terminales.
A continuación se detalla proceso de descarga de los sistemas en plataforma Windows:
1) Ingrese a Mi PC / Disco Local C y debe crear una nueva carpeta llamada DESCARGA, o como usted desee.
191
2) Luego debe ingresar a Internet Explorer (o el navegador que usted desee) y digitar la siguiente página:
www.transtecnia.cl
3) Aparecerá página principal de Transtecnia e ingresar a la opción Acceso Clientes/Descarga de Versiones de

Sistemas.
El usuario deberá digitar el RUT, con el cual está registrado el contrato con Transtecnia y la Clave de Acceso, que puede ser
solicitada al Servicio al Cliente de Transtecnia.
Luego de ingresar el RUT y la clave,
4) En esta opción aparece un recuadro que entrega la siguiente información
 Sistema: Es el sistema comprado a Transtecnia.
 Su versión: Es la versión actual que está trabajando
 Ultima Versión: Es la última versión liberada por Transtecnia.
192
 Consultar Cambios: Es para saber que modificaciones se han realizado en las distintas versiones de los Sistemas.
 Actualizar Versión: Es para descargar la última versión de los sistemas
Para poder descargar versión del sistema Esafe o Facturación debe hacer clic en la opción ACTUALIZAR:
Presione Aceptar al mensaje
5) Presione Descargar, y comenzará la descarga del archivos. Si está realizando el proceso por el navegador Internet
Explorer, deberá indicar donde guardar el Archivo a descargar, de lo contrario se irá por defecto a la carpeta
Descargas.
193
En la carpeta anteriormente creada (DESCARGA), guarde el archivo RUT_ UPEWGE7N.EXE o RUT_ UPESAW31.EXE
6) Luego ejecute el archivo descargado, que al descomprimirse creará otros archivos adicionales. Presione Instalar y
aceptar a los mensajes.
194
En la Carpeta creada, se visualizarán 5 archivos más.
7) Copie el archivo el RUT_ UPEWGE7N. LCC, y lo debe pegar en la ruta C:\WINDOWS\system32 (si equipo de 32 Bit)
o C:\WINDOWS\SystemWow64 (si equipo de 64 Bit). Reemplazando el archivo que contenga en esta opción.
195
8) Debe volver a la carpeta anteriormente creada (DESCARGA) Copiar APiProd.jar y PDF.jar
Copiar estos archivos y pegarlos directamente en C:\Transtec\eSafeSTA\J2RE1.4.2\lib\ext, y Reemplazar archivo que ya

existía con ese mismo nombre.
9) Por último el usuario ejecutará la opción INSTALA.EXE.
196
Luego presionará Aceptar, Instalar
197
10) Para finalizar el usuario deberá dirigirse a la dirección C:\Transtec\eSafeW ó C:\Transtec\eSafeSTA. Se le creara una
carpeta nueva PLANTILL Y REPORT.
Si usted no tiene servidor, pero tiene enlazado sistema de Esafe con Contabilidad, debe ir a la Carpeta C:\Trantec\ContabW ó
ContabSTA y pegar la PLANTILL, y ejecutar el actualiza BD.
Si Usted, tiene una unidad de Red de servidor debe dirigirse a
Mi PC ó Equipo Seleccionar Unidad de Red, si tiene enlazado sistema de Esafe con Contabilidad debe ir a la Carpeta del
Servidor Ejemplo: T:\Trantec\ContabW ó ContabSTA, si no está enlazado con contabilidad debe dirigirse T:\Trantec\EsafeW ó
EsafeSTA y pegar carpeta PLANTILL
198
11) Finalizado el proceso de descarga, deberá ingresar a MI PC, disco local C:\Transtec\EsafeW o EsafeSTA
Este proceso se realiza una sola vez.
Ejecute Actualiza BD si Trabaja con Bases de datos Access:
 Seleccione Sistema
 Ingrese usuario administrador del sistema.
Ejecute Actualiza BDSTA si trabaja con base de datos SQL:
 Seleccione Sistema
 Ingrese usuario de SQL Server.
 Ejemplo
Usuario: sa
Contraseña: Super123
199

Manual Factura Electronica Premium

Загружено:

Сведения о документе

Исходное описание:

Авторское право

Доступные форматы

Поделиться этим документом

Поделиться или встроить документ

Параметры публикации

Этот документ был вам полезен?

Это неприемлемый материал?

Авторское право:

Доступные форматы

Manual Factura Electronica Premium

Загружено:

Авторское право:

Доступные форматы

Manual de Operación

2.1. Configuración Inicial

Los elementos que se debe configurar inicialmente son:

2.2. Barra de Herramientas

El uso de los diferentes botones es el siguiente:

Lista: Presenta la lista de posibles valores a signar al campo.

A este proceso se accede mediante la opción Usuarios del menú Archivo.

o en el botón de la barra de herramienta perfiles .

 El botón eliminar usuario permite eliminar el usuario seleccionado. 

A este proceso se accede mediante la opción Perfiles del menú Archivo.

Para ver el significado de los botones, consulte el tema Barra de Herramientas.

A este proceso se accede mediante la opción Ciudades del menú Archivo.

Para ver el significado de los botones, consulte el tema Barra de Herramientas.

A este proceso se accede mediante la opción Comunas del menú Archivo.

Para ver el significado de los botones, consulte el tema Barra de Herramientas.

2.9. Características de Seguridad

El control de usuarios restringe el acceso al sistema sólo a personas autorizadas.

Control de acceso al menú

3.1. Creación de la Empresa

3.1.1. Creación de la Empresa

A este proceso se accede mediante la opción Empresas del menú Archivo.

3.1.2. Datos de Identificación

3.1.4. Datos Contribuyente Electrónico

 Datos relativos a la resolución que lo autoriza (Número y fecha de resolución)

Para ver el significado de los botones, consulte el tema Barra de Herramientas.

3.1.5. Publicación de DTE en Sitio WEB

 Rut, ya sea nacional o extranjero y la razón social.

 El código de la sucursal el cual es único.

3.2.5. Plan de Cuentas

Ficha Mantención Plan de Cuenta.

Este atributo es incompatible con el atributo de análisis.

Al seleccionar una cuenta con un clic, se presentarán sus características en el formulario.

 Los tipos (característica del documento) están ingresados previamente.

3.2.10. IEC Semanal

Para grabar se debe ingresar un código de moneda y su descripción o nombre.

3.2.15. Tasas de Cambio

Para grabar se necesita ingresar un código de marca y su descripción.

 Se debe ingresar una medida de compra, de venta y un factor de conversión.

Al seleccionar el tipo de documento a cargar, se desplegara la siguiente opción:

Un CAF puede contener 3 estados distintos:

Detalle del CAF

Un Nº de folio puede contener 3 estados distintos.

3.2.31. Configuración Folios Documentos Físicos

Se podrán ingresar impresoras pero solamente estarán asociadas a un tipo de documento.

La configuración no se podrá agregar nuevamente.

Se deberán configurar tanto los documentos electrónicos emitidos y recibidos.

La información que se debe ingresar es la siguiente:

Importante Para configurar, debe tener presente:

Puerto 110 POP3 (sin cifrar)

Puerto 25 SMTP (sin cifrar)

NO debe tener (para que su proveedor revise) lo siguiente:

Puerto 995 POP3 (con cifrar SSL)

Puerto 993 IMAP (con cifrar SSL)

Puerto 587 SMTP (con cifrar TSL)

Puerto 465 SMTP (con cifrar SSL)

4.1. Ingreso de Información

4.1.1. Documentos Asociados

4.1.1.1. Documentos Relacionados

Las Notas de Crédito poseen las siguientes características.

 Para el caso de las Notas de Débito el proceso es similar.

4.1.3.1. Factura Compra Propia Física

Para grabar un documento de este tipo es necesario ingresar lo siguiente:

Además se podrá seleccionar si el documento está o no nulo.