Академический Документы
Профессиональный Документы
Культура Документы
capacitacionyprogreso@gmail.com
www.capacitacionyprogreso.cl
Material de fuentes abiertas, conforme a normativa legal vigente
CURSO
BECAS LABORALES
ADMINISTRACIÓN DE OFICINAS
Y RELACIONES HUMANAS
Cada herramienta de trabajo debe estar en su lugar ya que esto facilita el trabajo.
Mantener la oficina desorganizada aumenta errores, esfuerzo físico y se pierde tiempo
en buscar cada cosa.
E l asistente debe hacer un plan de trabajo diario al finalizar cada día. Para hacer
esto se consiguen libretas con títulos con Asuntos, Para hacer hoy y Pendientes.
También están las utilidades de la computadora como “Tasks to do” o el calendario
electrónico. Otras formas son las listas o crear un método personal. Se debe dejar
un tiempo para imprevistos que surjan.
Puntualidad
Comenzar a tiempo, no quedarse hablando con compañeros.
Fijar prioridades
Clasificar las tareas y establecer prioridades:
-Urgente: hay que hacerlo ahora. No puede esperar.
-Para hoy: se puede hacer en el día.
-Lo que puede esperar: puede hacerse en la semana.
ADMINISTRACIÓN DE OFICINAS
Y RELACIONES HUMANAS
Tarjetero – Consiste de tarjetas generalmente tamaño 3”x5, y guías rotuladas con los
meses y días del año. Se usa para anotar las actividades pendientes, fechas límites y
otra información para recordarle al asistente lo que debe hacer.
Programas PIM – Algunas empresas tienen este tipo de programa para los ejecutivos.
Es un sistema integrado de base de datos con una función de calendario, que facilita
la planificación de compromisos y evita que estos conflijan.
ADMINISTRACIÓN DE OFICINAS
Y RELACIONES HUMANAS
Nombre: ____________________________________________________________________________
ACTIVIDADES
(Actividades necesarias Prioridad Tiempo Día
para hacer los objetivos) Necesario
ADMINISTRACIÓN DE OFICINAS
Y RELACIONES HUMANAS
Date:
Time
Item Priority Needed Done Scheduled Events
□ 7:00
□ 7:15
□ 7:30
□ 7:45
□ 8:00
□ 8:15
□ 8:30
□ 8:45
□ 9:00
□ 9:15
□ 9:30
□ 9:45
□ 10:00
□ 10:15
□ 10:30
□ 10:45
□ 11:00
□ 11:15
□ 11:30
□ 11:45
□ 12:00
□ 12:15
□ 12:30
□ 12:45
□ 1:00
□ 1:15
□ 1:30
□ 1;45
□ 2:00
□ 2:15
□ 2:30
□ 2:45
□ 3:00
□ 3:15
□ 3:30
□ 3:45
4:00
4:15
Notes: 4:30
4:45
5:00
5:15
5:30
5:45
6:00
Evening
ADMINISTRACIÓN DE OFICINAS
Y RELACIONES HUMANAS
Atender Visitantes
La mayoría de las personas que visitan una compañía lo hacen en búsqueda de algún
servicio. Los visitantes que se reciben en una oficina los podemos clasificar en dos:
primero, visitantes con cita y segundo, visitantes sin cita.
La Estadía
La despedida
Calendario de Citas
Cancelar citas
Suceden situaciones imprevistas que afectan el calendario de citas del ejecutivo. Debe
notificarse a los clientes citados mediante llamada telefónica si el tiempo lo permite.
El asistente debe tener alternativas disponibles para ofrecer al cliente y asi coordinar
la nueva cita. De igual forma, sucede en ocasiones, que el cliente llama para
cancelar una cita y coordinar para una futura ocasión.
Calendario Electrónica
Contestar llamadas
Transferir la llamada
Conocer bien el procedimiento que debe seguir para dejar una llamada de
espera (‘hold”) y así evitar que se interrumpa.
Obtener consentimiento de la persona que está al teléfono para dejarlo en
espera.
Dar a la persona que llama un estimado del tiempo que tendrá que esperar.
Si la persona optó por esperar en línea, debe oprimirse el botón de espera
(“hold”) para evitar que la persona escuche lo que pasa en la oficina.
Si la persona prefiere que se le llame más tarde, el asistente debe
asegurarse de anotar el número de teléfono correcto y contestarle lo antes
posible.
Otras consideraciones
AM
CALL For: ________________________________ Date:______________ Time:_______ PM
M___________________________________________________________________________
Of Telephoned
AM
CALL
M___________________________________________________________________________
Of Telephoned
9:00 9:00
9:30 9:30
10:00 10:00
10:30 10:30
11:00 11:00
11:30 11:30
12:00 12:00
12:30 12:30
1:00 1:00
1:30 1:30
2:00 2:00
2:30 2:30
3:00 3:00
3:30 3:30
4:00 4:00
4:30 4:30
ADMINISTRACIÓN DE OFICINAS
Y RELACIONES HUMANAS
Person Person
Date Time Name and Afiliation Asked For Seen Purpose of the Call
ADMINISTRACIÓN DE OFICINAS
Y RELACIONES HUMANAS
1. Teléfono
7. Instrucciones pobres
omisiones.
9. Pérdida de información.
RESPONSIBILIDADES FINANCIERAS
Servicios bancarios
Cuenta corriente – Servicio que cualquier individuo puede utilizar si cumple los
Fecha
Receptor
Propósito
Firma
Talonario
Endoso
Tarjetas de crédito – La entidad financiera asigna una cantidad máxima de dinero que
puede cargarse a la tarjeta. Las compras que se realizan reducen el límite de crédito.
ADMINISTRACIÓN DE OFICINAS
Y RELACIONES HUMANAS
U
na de las tareas del asistente administrativo es servir de apoyo al ejecutivo
MODELO DE UN CHEQUE
1 3
2
TECNO-MILANMAR, INC.
Avenida Central 487 345
Ponce, PR 00732-1487
4 Fecha:
8
7 9
ADMINISTRACIÓN DE OFICINAS
Y RELACIONES HUMANAS
PARTES DE UN CHEQUE
3. Número de cheque.
identificarla.
Preparar la agenda
Una agenda es una lista de los asuntos que van a tratarse en la reunión y
el orden en el cual se van a discutir.
Una sugerencia es enviar la agenda junto con la convocatoria o invitación
para la reunión, así los miembros tienen conocimiento de los asuntos que
van a tratarse.
La fecha
La hora en que utilizara el salón (añada 30 minutos antes y 30 minutos
después de la hora de comienzo para la preparación del salón).
El nombre del comité o grupo que se reunirá.
ADMINISTRACIÓN DE OFICINAS
Y RELACIONES HUMANAS
MODELO DE AGENDA
MODELO DE ACTA
ACTA
Reunión De Personal Directivo Y Ventas
Acta 003
Ausentes: Ninguno
Informes: Presidente
Gerente de Mercadeo
Gerente de compras
Gerente de contabilidad
Gerente de Recursos Humanos
Asuntos Pendientes: Cada gerente debe presentar por escrito un plan de desarrollo
para los próximos tres años, en un plazo máximo de tres
semanas.
________________________________ ________________________________
Presidente Secretario
ADMINISTRACIÓN DE OFICINAS
Y RELACIONES HUMANAS
MODELO DE MINUTA
MINUTAS
(Nombre de la entidad u organismo)
Presidente:
Miembros:
Presentes
Ausentes
Excusados
Acta Anterior
Correcciones:
Informes:
a) Presidente
b) Tesorero
c) Comités regulares
d) Comités especiales
Asuntos pendientes:
Asuntos nuevos:
Próxima reunión:
Clausura
Secretario
ADMINISTRACIÓN DE OFICINAS
Y RELACIONES HUMANAS
L
a preparación del resume u hoja de vida (currículum vitae) es una tarea
sencilla. El resume contiene la preparación académica, la experiencia del
trabajo, destrezas y habilidades y los logros alcanzados. Es la forma que tiene
el aspirante para vender sus conocimientos y de competir con otros aspirantes
disponibles para la posición. Debe ser a maquinilla o computadora. Muchos
programas de computadoras traen formatos de resume listos para actualizarse.
Objetivo: Se resume en una oración que expresa la razón que motiva a solicitar y la
posición que se solicita.
CARTA DE PRESENTACIÓN
L
a carta de presentación debe acompañar el resume. La misma se dirige a la
empresa o al anunciante de la oferta de empleo. Su propósito es resumir
datos que destaquen al aspirante y motiven al patrono a leer el resume. Se
debe redactar en un tono formal y debe llamar la atención sobre los aspectos que
solicita el patrono en el anuncio de la oferta de empleo.
FUENTES DE EMPLEO
Periódicos: Una primera opción es buscar en los clasificados de los periódicos del
país. Estos pueden ser rotulados o ciegos. Los rotulados incluyen el nombre y la
dirección de la empresa que busca candidatos. Los ciegos no incluyen el nombre de
la empresa. Algunos incluyen número de teléfono. Este tipo de anuncio incluye
información que no se puede verificar.
ADMINISTRACIÓN DE OFICINAS
Y RELACIONES HUMANAS
Otras fuentes de información pueden ser los amigos, familiares, vecinos y tablones de
edictos en las distintas agencias. El Internet ayuda también en la búsqueda de
empleo. Otra alternativa con buenos resultados en la búsqueda directa en las mismas
empresas.
SOLICITUD DE EMPLEO
Modelo de Resume
RESUME
INFORMACIÓN PERSONAL:
Nombre: Laura Vanessa Lemus
Dirección: Urb. Arenas Blancas, Calle 10 D 6, San Juan, PR 00926
Teléfono: (787) 754-7685
OBJETIVO:
Ocupar una posición de asistente administrativa en la cual pueda aplicar los conocimientos adquiridos
en este campo, aprender nuevas técnicas y equipos y relacionarme con el público.
PREPARACIÓN ACADÉMICA:
Tecnológicos: Instituto Técnico Superior, Técnico de Records Médicos
Caguas, Puerto Rico, mayo de 1999.
Secundarios: Escuela Superior Juan García Méndez, Diploma, mayo de 1998.
Otros estudios: Adiestramiento en Windows 98, 40 horas, Instituto Técnico
Superior, Caguas, verano de 1999.
EXPERIENCIA:
Compañía de Exportadores Globales, Zona Industrial, Planta 5,
teléfono: (787) 765-2658, San Juan, PR 00901.
Recepcionista y trabajo general de oficina, desde mayo de 1999 hasta la fecha.
Tareas: Recibir al público, recibir y contestar llamadas telefónicas, enviar y recibir
facsímiles, realizar trabajo general de oficina.
RECONOCIMIENTOS:
La mejor recepcionista durante el mes de julio. Compañía de Exportadores
Globales, San Juan, julio de 1999.
REFERENCIAS:
De trabajo: Compañía de Exportadores Globales, Sr. Esteban Pérez Reina, Gerente General,
Zona Industrial, Planta 5, San Juan, PR 00901; teléfono (787) 765-2658.
Personal: Sr. Jorge Alberto Ruiz, Profesor, Instituto Técnico Superior, Calle Celts
Aguilera 125, Caguas, PR 00725; teléfono (787) 746-6868.
ADMINISTRACIÓN DE OFICINAS
Y RELACIONES HUMANAS
Me entere por los clasificados de El Nuevo Día del 2 de enero de 200_, que en su
empresa se encuentra vacante el puesto de Secretaria Médica.
Estaré muy agradecida si me concede una entrevista para dialogar sobre las
cualificaciones que poseo para la posición. Tendré mucho gusto en asistir a la
entrevista en el día y a la hora más conveniente para usted. Mi número de teléfono
es el (787) 754-7685.
Muy atentamente
Anexo: Resume
ADMINISTRACIÓN DE OFICINAS
Y RELACIONES HUMANAS
ENTREVISTA
DURANTE LA ENTREVISTA
EL DIA DE LA ENTREVISTA
Viste apropiadamente
Haz ejercicio de relajamiento y
respiración mientras esperas tu turno.
Llega a tiempo a la entrevista.
Lleva los documentos necesarios y una
libreta para hacer cualquier tipo de anotación.
Causa buena impresión, muestra
confianza y seguridad en ti mismo.
Evita sonar arrogante o exigente.
Saluda Cortésmente
Ten presente que tienes una preparación académica y
experiencia que ofrecer (enfatiza tus cualidades)
Mira directamente al entrevistador
Siéntate derecho pero cómodamente
Mantente alerta
Haz preguntas sobre la empresa
Pregunta cuando no hayas entendido
Evita mencionar asuntos personales
Aprovecha la oportunidad que pueda surgir para
dialogar sobre un tema en el cual estés bien versado.
No hables mal de tus maestros, de tus patronos
anteriores ni de nadie que conozcas.
Al terminar la entrevista agradece al entrevistador por
el tiempo brindado.
Cuando empieces en un nuevo empleo, debes evitar
dar la impresión de ser un “sábelo todo”
ADMINISTRACIÓN DE OFICINAS
Y RELACIONES HUMANAS
1. Llegar tarde
2. Llegar demasiado temprano
3. Vestir inadecuadamente
4. Saludo inapropiado
5. Ausencia de vitalidad y optimismo
6. Desconocer sus puntos fuertes
7. Fumar
8. Mirar la hora
9. Perder el Control
10. No dar las gracias
ADMINISTRACIÓN DE OFICINAS
Y RELACIONES HUMANAS
lo que es urgente
lo que es para hoy
lo que puede esperar
Continuación…
PUNTOS A CONSIDERAR
.
Lo que es urgente – es que no puede esperar, hay
que hacerlo ahora. Contestar una llamada
telefónica, enviar un fax, atender un visitante, etc.
Lo que es para hoy – puede hacerse durante la
mañana o la tarde del día. (concertar una cita)
Lo que puede esperar – puede hacerse cualquier
otro día de la semana (archivar)
Continuación…
Clasificar las Tareas
También se pueden clasificar como:
•Tarea de rutina – toman menos tiempo, pues se
realizan con más frecuencia.
•Tarea asignada – son las que da el ejecutivo y
surgen de situaciones específicas. Vienen con
instrucciones especiales y hay que realizarlas en el
momento.
•Tarea original o creativa - son creadas por el
asistente administrativo para lograr su eficiencia y
realizarlas en menos tiempo.
Continuación…
Establecer Prioridades