A-PR-GTH-009

PROCEDIMIENTO
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1. OBJETIVO

Describir las acciones para llevar a cabo las Actividades de Formación aprobadas en
el Plan Institucional de Capacitación -PIC.

2. ALCANCE

Inicia identificando la capacitación a realizar por parte de Coordinador del Grupo de

Desarrollo Integral de las Personas y finaliza con la radicación de las proformas A-PI-
GTH-026 y copia del informe consolidado de la transferencia de conocimiento al
puesto de trabajo.

3. DEFINICIONES

3.1 Capacitación: Conjunto de procesos organizados, relativos a la educación,

dirigidos a prolongar y a complementar la preparación inicial con que cuenta el
funcionario al momento de su vinculación, mediante la transferencia de
conocimientos, el desarrollo de habilidades y el cambio de actitudes. Se trata de
incrementar la capacidad individual y colectiva para contribuir al cumplimiento de la
misión institucional, a la mejor prestación de los servicios a la comunidad, al eficaz
desempeño del cargo y al desarrollo integral de la persona.

3.2 Participantes: Funcionarios que son convocados o invitados a participar de la

capacitación, quienes deben cumplir con los requisitos de permanencia mínima en la
Entidad y el tipo de nombramiento.

3.3 Institución Educativa: Ente que realiza la capacitación, puede ser

Universidades, institutos especializados, empresas, personas naturales especializadas
en algún tema, etc.

3.4 Capacitación Abierta: Programa ofertado a la comunidad en general por parte

de la Institución Educativa

3.5 Capacitación Cerrada: Programa ofertado exclusivamente para un grupo de

funcionarios de la Superintendencia Financiera de Colombia por parte de la
Institución Educativa

3.6 Orión: Software de gestión adoptado por el Grupo de Contratos a través del cual
se realiza el registro y consulta de información de los procesos de contratación en

Copia Controlada: Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, puesto que la versión vigente
reposa en el aplicativo del SGI.
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todas sus etapas

3.7 PIC: Plan Institucional de Capacitación.

3.8 Actividad de Formación: Programa o capacitación aprobada por el Comité

Institucional de Desarrollo del Talento Humano incluida en el PIC.

3.9 Aprobación de la Capacitación: Acreditación de la asistencia mínima exigida

según el programa a desarrollar por la Institución Educativa que lo efectúe y en caso
que la capacitación sea calificable obtener evaluación mínima de 3.5/5 o su
equivalente de acuerdo a la Institución Educativa que efectúe el programa.

3.10. E-Learning Superpersonas: Aplicativo de uso interno para acceso de los

funcionarios a capacitaciones virtuales, que se encuentra disponible en los

computadores en el siguiente ícono .

3.11. Áreas Interesadas: Dependencias a las que va dirigida la capacitación de

acuerdo a lo programado en el PIC.

3.12. Transferencia de Conocimiento al Puesto de Trabajo: Dependencias a las

que va dirigida la capacitación de acuerdo a lo programado en el PIC.

4. CONDICIONES GENERALES

4.1. Para las capacitaciones impartidas a través de E-learning Superpersonas, se

solicitará a la Dirección de Tecnología habilitar el documento a presentar dentro del
sistema por un determinado tiempo. Una vez habilitado, se enviará correo a los
funcionarios invitándolos a consultar la capacitación dentro del aplicativo y periodo
en el cual estará publicada.

El Grupo de Desarrollo Integral de las Personas realizará un seguimiento periódico, a

fin de determinar cuántos funcionarios han desarrollado la capacitación. Para este
tipo de capacitaciones no se desarrollarán las actividades descritas en este
procedimiento, no obstante deberá existir un expediente de la respectiva
Capacitación donde se incluyan la invitación, los seguimientos y el listado final de
participantes.

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reposa en el aplicativo del SGI.
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4.2. Cuando las capacitaciones sean superiores a un mes, se solicitará a la

Institución Educativa un reporte periódico de asistencia con el fin de llevar un control
de la misma.

4.3. Para la viabilidad de la capacitación, el coordinador del Grupo de Desarrollo

integral de las Personas debe verificar que:

4.3.1 Se cuente con PIC previamente aprobado por el Comité Institucional del
Talento Humano siguiendo las actividades descritas en el procedimiento A-PR-GTH-
021 Formulación Plan Institucional de Capacitación -PIC y que la capacitación a
realizar se encuentre dentro éste.

4.3.2. Se cuente con los recursos económicos destinados para capacitación en la

vigencia,

4.3.3. Que el funcionario participante cumpla con la permanencia mínima en la

Entidad.

4.3.4. Para las capacitaciones solicitadas por la Dirección de Tecnología, que tengan
por objeto estimular el fortalecimiento de las competencias técnicas y la capacidad
de gestión de los solicitantes para el mejor desempeño de sus funciones y cuyo costo
supere los siete (7) salarios mínimos mensuales legales vigentes SMMLV, incluido
IVA, se deberán cumplir los siguientes requisitos:

• Haber laborado continuamente en la Superintendencia Financiera de Colombia por

un periodo no inferior a seis (6) meses.
• Haber obtenido mínimo noventa (90) puntos en las 2 últimas evaluaciones de
desempeño, de acuerdo con el sistema de evaluación vigente. Las evaluaciones que
no cumplan con los requisitos legales o sean entregadas en forma extemporánea, no
serán consideradas para la asignación de la capacitación.
• No haber sido sancionado disciplinaria, fiscal o penalmente en los cinco (5) últimos
años anteriores a la fecha de inicio de la capacitación.
• El funcionario beneficiario de la capacitación, deberá comprometerse a laborar en la
Superintendencia Financiera de Colombia, como mínimo veinticuatro (24) meses
siguientes contados a partir de la fecha de terminación del curso o último examen de
presentarse el caso, sin que esto le otorgue fuero de estabilidad ni obligación alguna
para la misma de mantenerlo en el servicio, cuando ocurra una causal de retiro
establecida en la ley.
• Tener funciones relacionadas con la temática objeto de la capacitación.
• Ser designado por el Director de Tecnología para tomar el curso.
• Los funcionarios designados serán responsables de: Desarrollar satisfactoriamente
el programa de estudios e informar oportunamente al Director de Tecnología y al
Grupo de Desarrollo Integral de las Personas de la Subdirección de Talento Humano,
el avance y cumplimiento por parte del contratista sobre el desarrollo de la

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capacitación.

4.4. Para los congresos nacionales e internacionales en los cuales participe la

Superintendencia Financiera de Colombia, solo se deberá diligenciar la proforma A-
PI-GTH-47 Solicitud de Programas de Capacitación.

4.5. Toda Capacitación deberá contar con un expediente radicado bajo el trámite 717
Capacitación Externa o 718 Capacitación Interna, el cual contendrá la documentación
que soporte de la capacitación, como mínimo (i) invitación, (ii) Evaluaciones de
Percepción de Calidad de la Capacitación y (iii) el informe consolidado de la
Evaluaciones.

Dentro del informe de supervisión de la contratación se remitirá la documentación

original que la soporte.

4.6. La Transferencia de Conocimiento al Puesto de Trabajo deberá aplicarse a los

seis meses desde la finalización de la capacitación al 30% de los Participantes de la
Capacitación, en la proforma A-PI-GTH-026 Transferencia de conocimiento al puesto
de trabajo, por el jefe inmediato del Participante informando que debe ser
diligenciada y enviada dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes. Una vez
diligenciada, el jefe inmediato debe remitir la(s) proforma(s) por correo electrónico al
Grupo de Desarrollo Integral de las Personas.

4.7. Las actividades adelantadas por dependencias distintas a la Subdirección de

Recursos Humanos, entes externos, proceso de contratación, así como respuestas de
los funcionarios, interrumpirán los términos.

5. DESARROLLO

No. Actividad Responsable Norma/Política

Identifica la capacitación a
realizar y revisa si hay
contrato con la Institución Coordinador del
Educativa. Grupo de
La capacitación debe estar
1 Desarrollo
incluida dentro PIC de la
¿Hay contrato? Integral de las
vigencia.
No: continúa 2. Personas
Si: continúa 6.

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Coordinador del
Crea el proceso de A-PR-GCT-7 Elaboracion y
Grupo de
contratación en ORION, Control del Plan de
2 Desarrollo
designa funcionario Contratación
Integral de las
encargado y envía Aplicativo ORION
Personas

Funcionario del
A-PR-GCT-16
Estructura estudios Grupo de
PROCEDIMIENTO
3 previos en ORION y Desarrollo
CONTRATACIÓN DE LA
envía. Integral de las
SUPERINTENDENCIA
Personas

Recibe, revisa, da visto Subdirector de

4
bueno y remite. Talento Humano

Recibe, realiza proceso de

Grupo de
5 contratación y legaliza
Contratos
contrato.

Coordinador o
Funcionario
Solicita, mediante correo
designado del
electrónico, a las Áreas
6 Grupo de
Interesadas listado de
Desarrollo
participantes.
Integral de las
Personas

Recibe y remite, mediante

7 correo electrónico, el Área Interesada
listado de participantes.

Coordinador o
Funcionario
designado del
8 Recibe listado y asigna Grupo de
Desarrollo
Integral de las
Personas

Recibe y revisa requisitos Funcionario

de el(los) funcionario(s) designado del
Grupo de
9
¿Tiene derecho a Desarrollo
participar? Integral de las
Personas

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Si: continúa 10.

No: continúa 6.

Elabora correo invitando

al curso y envía con copia Funcionario
al jefe inmediato y al designado del A-PI-GTH-46 Libranza
Coordinador del Grupo de Grupo de A-PI-GTH-47 Solicitud de
10
Desarrollo Integral de las Desarrollo Programas de Capacitación
Personas. Adjunta Integral de las Adjuntar al correo
proformas que deben ser Personas
diligenciadas.

Recibe invitación,
diligencia libranza y A-PI-GTH-047 diligenciada
proforma y remite en en los campos:
11 Participantes
medio físico debidamente - Datos del programa
diligenciadas y firmadas - Funcionario
- Solicitud y justificación

Recibe y consolida
Funcionario
libranzas y proformas
designado del
Grupo de
12 ¿Documentos completos?
Desarrollo
Si: continúa 15.
Integral de las
No: continúa 13.
Personas

Funcionario
Solicita completar los designado del
documentos y/o la Grupo de
13
información al Desarrollo
participante Integral de las
Personas

Recibe solicitud, completa

y envía
14 Participante
Continúa en 12.

Funcionario
Diligencia campo de designado del
Análisis y Aprobación en Grupo de
15
la proforma A-PI-GTH-047 Desarrollo
y remite. Integral de las
Personas

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Recibe, revisa, firma y

envía. Coordinador del
Grupo de
16 ¿Da visto bueno? Desarrollo
Si: continúa 19. Integral de las
No: continúa 17. Personas

Funcionario
designado del
Proyecta correo
Grupo de
17 informando el motivo de
Desarrollo
la negación.
Integral de las
Personas

Coordinador del
Revisa y envía correo con
Grupo de
copia al Área Interesada y
18 Desarrollo
al Subdirector de Talento Fin del Procedimiento
Integral de las
Humano.
Personas

Recibe y envía Funcionario

designado del
¿Se requiere comisión? Grupo de
19
Si: continúa 20. Desarrollo
No: continúa 21. Integral de las
Personas

Adelanta proceso de
comisiones y firma
Coordinador del
proforma A-PI-GTH-47.
Grupo de Vida A-IN-GTH-9 Comisiones
20
Laboral de las De acuerdo al instructivo
¿Da visto bueno?
Personas
Si: continúa 21.
No: continúa 17.

Recibe, revisa, firma y

envía proforma.
Subdirector de A-PI-GTH-47 Solicitud de
21
¿Aprueba? Talento Humano Programas de Capacitación
Si: continúa 23.
No: continúa 18.

Prepara la logística del Funcionario

22 curso designado del
CUANDO SE REALICE Grupo de
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FUERA DE LA SFC Desarrollo

- Confirmar lugar, horario Integral de las
e inicio de curso con la Personas
Institución Educativa.

CUANDO SE REALICE EN
LA SFC
- Separar salón para el
curso en las fechas
programadas
- Solicitar autorización de
ingreso a docentes y
personal externo
- Disponer ayudas
audiovisuales
- Demás aspectos que
demande la capacitación

Realiza el curso y
Institución
23 diligencia Control de Registro Inexistente.
Educativa
asistencia.

Al finalizar el curso envía:

(i) Consolidado de
asistencia
(ii) Certificados, Institución
24
(iii) Notas en caso que Educativa
aplique
(iv) Cuenta de cobro

Recibe y analiza
consolidado de asistencia, Funcionario
notas y cuenta de cobro designado del
Grupo de
25
¿Documentos completos? Desarrollo
Si: continúa 27. Integral de las
No: continúa 26. Personas

Solicita documentos Funcionario

26 faltantes designado del
Grupo de
Desarrollo

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Continúa en 24. Integral de las

Personas

Revisa cumplimiento de
requisitos de aprobación
de la capacitación y Funcionario
- Asistencia mínima exigida
asistencia mínima exigida designado del
en la capacitación
en el contrato. Grupo de
27 - Evaluación superior 3.5/5 o
Desarrollo
su equivalente, en caso que
¿Aprobó la capacitación? Integral de las
la capacitación sea
Si: continúa 30. Personas
calificable.
No: continúa 28.

Funcionario
Envía correo al funcionario
designado del
informando de la situación
Grupo de A-PI-GTH-43 Autorización
28 y solicitando
Desarrollo Descuento Directo o Libranza
diligenciamiento de la
Integral de las
proforma A-PI-GTH-043.
Personas

Recibe, diligencia e inicia

procedimiento A-PR-GTH-
29 24 Créditos por Libranzas.
Funcionario que no cumple
con los requisitos
Funcionario
Radica bajo el trámite 854-
Libranzas y/o Descuentos
Directos.

Radica con:
- Número de Historia Laboral
- Trámite 855
Radica copia de los Funcionario - Tipo documental 165
Certificados de asistencia designado Grupo
30 en la correspondiente de Desarrollo En caso que el certificado se
Historia Laboral de cada Integral de las le entregue directamente al
participante. Personas participante por parte de la
Institución Educativa, será
éste el responsable de
radicar la copia del
certificado

Solicita a funcionarios Funcionario A-PI-GTH-25 Evaluación de

31 participantes diligenciar la designado del percepción de calidad de la
Evaluación de Percepción Grupo de capacitación

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de Calidad y reclamar su Desarrollo A-IN-GTH-45 Libranzas

respectiva Libranza y el Integral de las Dar 5 días hábiles.
certificado de asistencia. Personas

Recibe, diligencia y envía

por correo electrónico
proforma de Evaluación
32 de Percepción de Calidad Participantes
y recoge su respectiva
Libranza y el certificado
de asistencia.

Funcionario
Recibe, tabula las Si pasados los 5 días hábiles
designado del
evaluaciones y devuelve el Participante no reclama su
Grupo de
33 las libranzas de los Libranza, ésta se procederá a
Desarrollo
participantes que destruir dejando registro de
Integral de las
aprobaron. ello en la proforma A-PI-
Personas
GDC-047

Funcionario
designado del
Remite cuenta de cobro al Grupo de
34
supervisor del contrato. Desarrollo
Integral de las
Personas

Tramita informe de
supervisión, cuenta de
Supervisor del A-PI-GTH-47 Solicitud de
35 cobro y envía
contrato Programas de Capacitación
documentación soporte al
Grupo de Contratos

Remite, mediante correo a Funcionario

los jefes inmediatos de los designado del A-PI-GTH-26 Transferencia
participantes, la proforma Grupo de de conocimientos al puesto
36
de Transferencia de Desarrollo de trabajo
conocimiento al puesto de Integral de las Condición General 4.6
trabajo. Personas

Recibe, diligencia y Jefe Inmediato de

37
remite. los Participantes

Recibe, tabula información Funcionario

38 registrada en la proforma designado del Con Copia al Coordinador del
de transferencia de Grupo de Grupo de Desarrollo Integral
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conocimientos y remite Desarrollo de las Personas y al

informe con el resultado Integral de las Subdirector de Talento
consolidado al jefe del Personas Humano
área solicitante de la
capacitación.

Funcionario
designado del Trámite: 718 Capacitación
Radica proforma A-PI- externa o 717 Capacitación
Grupo de
39 GTH-026 y copia del Interna.
Desarrollo
informe. Tipo documental: 41
Integral de las
Personas Remisión de información

40 FIN.

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

7. HISTORIAL DE CAMBIOS

Versión Fecha Cambios

En el punto 6.Ejecución Plan integral de Formación

se incluye el
2 06/Oct/2008
 Instructivo programa reinducción

En el numeral 5.4. se cambio "Comité de Talento

Humano" por "Comité Institucional de Desarrollo
del Talento Humano"
En el numeral 5.8 se cambio "Coordinador del
4 11/Oct/2011
Grupo de Desarrollo y Aprendizaje Organizacional y
los respectivos directivos de las áreas" por "Comité
Institucional de Desarrollo del Talento Humano"

Se actualiza la totalidad del procedimiento debido a

5 11/Jul/2014 la revisión por parte de la Subdirección de Recursos
Humanos

6 13/Ago/2014 Se modifica el procedimiento en los numerales 2 a

11 y se actualiza la numeración.

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Se elimina la utilización de las proformas 16, 19 y

45 del proceso de Gestión del Talento Humano y se
adiciona la utilización de la proforma 47 del mismo
proceso.

Se actualiza el procedimiento debido a su revisión

7 15/Dic/2015
generada por un plan de acción

Se actualiza el procedimiento atendiendo

8 30/Mar/2017 recomendaciones de la OCI y de las auditorías
internas.

Se adiciona el numeral 4.3.4. para incluir las

condiciones a tener en cuenta cuando se evalúe la
9 21/Sep/2017
viabilidad de las capacitaciones solicitadas por la
Dirección de Tecnología.

Se ajusto el nombre del PIF, por Plan Institucional

10 15/Ago/2018
de Capacitación -PIC.

Elaboró Revisó Aprobó

Clarivel Ladino Patricia Caiza Monica Amelia Andrade

Nombre: Nombre: Nombre:
Baracaldo Rosero Valencia

TECNICO SUBDIRECTOR Secretario General

Cargo:
Cargo: ADMINISTRATIVO Cargo: TECNICO 0037-20
3124-18 0150-18
Fecha: 30/Ago/2018
Fecha: 23/Ago/2018 Fecha: 29/Ago/2018

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