EDUCACIÓN PARA EL TRABAJO CAFAM - CET - Subdirección

Institución de Educación para el Trabajo y el Desarrollo Humano: Resoluciones SED 1929 de Junio de Educación
de 2002, 2020 de Julio de 2002, 0102 de Junio de 2010 y 180211 de Diciembre de 2010.
SGC
GUÍA DE APRENDIZAJE
Versión 1
 MATRIZ DOFA (CET) CAFAM

PRESENTADO A:
PROFESOR
ANDRES JULIAN ACHURY ROJAS

PRESENTADO POR:
YULI CONTRERAS BUITRAGO
CC.1.010.097.615
PAOLA ANDREA ARDILA BUITRAGO
CC. 1.014.242.113

CENTRO DE EDUCACION PARA EL TRABAJO (CET) CAFAM

NORMAS DE CALIDAD E INDICADORES DE GESTION
BOGOTA D.C
NOVIEMBRE DE 2019

ACTIVIDAD 1
MÓDULO: METODOLOGÍAS DE TRABAJO PARA LA GESTIÓN DE PROYECTOS

El estudiante debe idear un solo proyecto a partir del cual desarrollará toda la documentación
correspondiente a la gestión del mismo. (Puedes tomar de ejemplo los formatos presentados).

“Es el mismo proyecto para todos los módulos”

Esta guía tiene como objetivo poner en práctica cada uno de los conceptos vistos en la parte
teórica de iniciación del proyecto y adelantar la documentación para realizar la gestión completa
del proyecto.

ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO

1. Define el nombre del proyecto:

CASA DE EVENTOS MACK:

Casa de eventos donde nuestros padres son la prioridad, ubicado en la ciudad Bogotá en chapinero

ENUNCIADO DEL PROYECTO

INTRODUCCIÓN: Eventos como bautizos, bodas, primeras comuniones, cumpleaños, Amor y

amistad. Con capacidad de 250 invitados.

LA FORMULACIÓN DE PROBLEMA: Esta empresa brindara calidad en el

Servicio.

PRIMERA RECOGIDA DE INFORMACIÓN (Project Background):

Día de san Valentín: Cada 14 de febrero se celebra en varios países del mundo con gran entusiasmo y
alegría el Día de San Valentín. Un día muy especial para muchos, donde se resalta la importancia del
amor y que, pese a la creencia de su origen comercial, viene de mucho antes. Concretamente del
siglo III en Roma y la muerte de Valentín, un sacerdote sentenciado por celebrar en secreto
matrimonios de jóvenes enamorados. 1.867.060 personas celebran san Valentín.

CUMPLEAÑOS:

y en la fiesta de quince es mejor no olvidar una fina champaña y bailar bien el vals" dice una famosa
canción de Shakira sobre una celebración que en varios países de américa latina se mantiene viva
como una tradición, una que se ha vuelto viral después de que la invitación a los xv años de rubí
Ibarra se convirtiera en un fenómeno de internet.

OBJETIVOS:
1. Ser la empresa con Clientes actuales con fidelización que permiten acercarnos a nuevos
clientes y con calidad de servicio ser reconocidos en el mercado.
2. Lograr que los clientes se sientan identificados con el tipo de evento que desean.
 3. Ser la empresa que pueda cumplir los requerimientos que busca una persona para satisfacer su
necesidad.
4. Lograr un ambiente propicio para la diversión de los asistentes.

METODOLOGÍA:

Planeación: Se elaboran los planes estratégicos, gestión de recursos, planes de financiación y la

gestión financiera. Identificación se desarrolla en torno a una idea, que surge como consecuencia
de la detección de una oportunidad de negocio.

Diseño: Eventos como bautismos, bodas, primeras comuniones, cumpleaños. las elaboraciones de
Eventos se hacen a partir de la decisión de cada cliente.

Ejecución: se trata de llevar a cabo actividades que resulten en esta parte del proyecto como
planeación y organización para llegar al éxito. la Implementación es una ejecución puesta en
marcha de una idea programada.

Evaluación: puedes evaluar cuál es el desempeño de tu personal y el capital con el que cuentas
para ampliar tu negocio.

 Oportunidades en el entorno
 Adecuada publicidad y promoción
 Efectivo servicio al cliente
 Rentabilidad evidente del negocio
 Posibilidad de inversión para expandirse
 Análisis del mercado
 Análisis técnico operativo
 Análisis económico financiero
 Evaluación económica y social

TITULO DE PROYECTO+D3:F9
SPONSOR: Andrés Julián Achury
FECHA DE INICIO: Octubre/30/2019
DIRECTOR DEL PROYECTO: Yuli
Contreras (formación académica)
Administrador de empresas.
CLIENTE DE PROYECTO: Padres de
Familia

PROPÓSITO DEL PROYECTO O JUSTIFICACIÓN:

La empresa tiene como finalidad la planificación y organización de eventos festivos como

bodas, bautizos, comuniones, fiestas de cumpleaños… así como de eventos corporativos como
inauguraciones, convenciones, presentación de productos y marcas en la ciudad de Bogotá.

DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO (QUÉ, QUIÉN, CÓMO, CUÁNDO Y DÓNDE):

Cuando se quiere realizar cualquier tipo de evento, la persona responsable debe dedicar una
gran parte de su tiempo en buscar individualmente todo lo necesario para poder llevarlo a cabo,
por ejemplo el servicio de meseros, la decoración, el transporte, la animación… y la
organización no sólo implica la búsqueda de todo lo necesario, sino también un seguimiento y
control durante todo el proceso para que todo salga perfecto en ese día tan especial. Lo que la
nueva empresa CASA DE EVENTOS MACK pretende es librar a sus clientes de la carga que
supone la planificación y organización de este tipo de eventos, ofreciendo varias alternativas a
cualquier cosa que el cliente demande para así adaptarnos perfectamente a sus necesidades de
una forma cómoda, segura y sobre todo personalizada.

DESCRIPCIÓN DEL PRODUCTO (DESCRIPCIÓN DE PRODUCTO, RESULTADO O

SERVICIO):

CASA DE EVENTOS MACK funcionaría de la siguiente forma: Cuando una persona física o
una empresa se ponga en contacto con la empresa se le asigna uno de los agentes especializados
encargado de hacer realidad todo lo que el cliente lleve en mente. Así este sólo debe transmitir
su idea al agente y éste le ofrecerá todas las alternativas posibles para llevarlo a cabo, así como
todos los servicios y extras que se pueden añadir para hacerlo todavía más especial. El cliente,
ciñéndose a su presupuesto y a sus necesidades elegirá la opción que más se adapte a él. Una
vez decide como quiere realizar su
evento, CASA DE EVENTOS MACK se encarga de toda la organización de éste, contratando
todo lo que el cliente haya demandado e informándole en todo momento de cómo se va
desarrollando.
A grandes rasgos la actividad de CASA DE EVENTOS MACK se puede dividir en 2 bloques
que dependerán de la finalidad del evento que se quiera realizar:
1º La planificación y organización de eventos festivos: Dentro de estos se encuentran bodas,
bautizos, comuniones, fiestas de cumpleaños así como cualquier tipo de celebración que desee
el cliente. CASA DE EVENTOS MACK se encargará de adaptarse específicamente al tipo de
público que asistirá a tal evento, ya sea infantil o adulto, y a todo lo que éste requiera para hacer
de él algo único y especial.
2º La planificación de eventos corporativos: Dentro de estos podemos encontrar las
inauguraciones, convenciones, presentación de productos o marcas... adaptándose a la imagen y
las necesidades de cualquier empresa que contacte con CASA DE EVENTOS MACK.
OBJETIVOS
Objetivos del Alcance Criterios de Éxito Persona que Aprueba
Realizar un plan de empresa en el que se Perseverancia, Gerente de la Empresa (Yuli
desarrollará lo siguiente: Cultura empresarial Contreras)
Crecer económicamente como empresa y Dedicación
Competir en el mercado
Darnos a conocer por nuestra calidad del
servicio
Aumentar la demanda de nuestro servicio
Objetivos en Tiempo Criterios de Éxito Persona que Aprueba
Incrementar las ventas. Constancia Administrador
Aumentar los ingresos.
Aumentar el número de activos.
Obtener una mayor rentabilidad.
Objetivos de Costo Criterios de Éxito Persona que Aprueba
Medir lo que nos cuesta Ofrecer un Lealtad Director Financiero
servicio.
Controlar el costo de nuestros servicios.
Tomar decisiones sobre la implementación
de nuevos servicios.
Objetivo de Calidad Criterios de Éxito Persona que Aprueba
Prestar un servicio acorde a nuestra política Satisfacción de Coordinadores
de calidad. nuestros clientes
Ser acertados para la conformidad de los
productos y servicios y para el aumento de
la satisfacción del cliente.
Actualizarse, según convenga.
REQUISITOS DE APROBACIÓN DEL PROYECTO

Cumple con el tiempo establecido para la realización y presentación del proyecto.

Los costos previstos dentro del proyecto no están sobrepasados.
Se consiguieron los objetivos previstos
Se ha conseguido la plena satisfacción de la persona o entidad que ha
encargado el proyecto

LIMITES, SUPUESTOS Y RESTRICCIONES:

No sobrepasarse del tiempo asignado para el desarrollo del proyecto

No sobrepasarse los costos previstos
Llegar a los objetivos previstos
ENTREGABLES PRINCIPALES

Sistema integrado de procesos.

Revisión de procesos y servicios.
Plan de pruebas en equipos y servicios antes de su instalación.
Personal capacitado de acuerdo con sus tareas.
Documentación sobre las Políticas, estudios, procedimientos, especificaciones y reportes

JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO

La justificación por la cual se ha escogido este tipo de empresa radica en que se adentra en un
mercado al que se podría denominar joven, formado mayoritariamente por empresas con pocos
años de antigüedad, y formado también por empresas
pequeñas. Ambas características suponen una oportunidad a la hora de poner la empresa en
marcha.
Para desarrollar esta idea de negocio, se realizará el correspondiente proyecto que explicará
todo el procedimiento a seguir, necesarios para convertirlo en una realidad y examinar la
viabilidad de este.
PRINCIPALES INTERESADOS O STAKEHOLDERS

Casas de eventos.
Organizadores de Fiestas Infantiles
Recreadores.
Recreacionistas.
Animadores.
Piñaterías

RIESGOS INICIALES

Análisis DOFA
El análisis DOFA es un análisis donde se referencian las debilidades, amenazas, fortalezas y
oportunidades de la empresa consiguiendo con esto una fotografía de la situación de la empresa
ante el mercado.
1.- Debilidades.
Los puntos débiles internos que pueden dificultar el logro de los objetivos de la empresa son los
siguientes:
- Liquidez escasa, en caso de necesidad de financiación y debido a la imposición de uno de los
socios de no poner ningún bien en garantía difícilmente dispondremos de financiación bancaria.

- Empresa nueva en el mercado, debido a esto carece de la imagen de empresa solvente que
tiene una empresa que ya está establecida.
- Solo se cuenta con un vehículo para la realización de las gestiones fuera de la oficina.
- Se cuenta con una oficina, pero no con un almacén, lo cual precisa en determinados momentos
tener que alquilarlo.
2.- Amenazas.
Las condiciones del entorno de la empresa que podrían afectar negativamente al desarrollo de
su actividad serían:
- Las empresas competidoras que hemos identificado, ofrecen servicios similares a los nuestros
y cuentan con más experiencia; están más establecidas en el mercado y son conocidas por el
público objetivo.
- Debido a que el país está saliendo de una crisis económica, el gasto en celebraciones de
eventos será de las primeras cosas que suprimirán.
- Dado que, como hemos dicho, tenemos una competencia establecida en el mercado, esto hace
que sus clientes se fidelicen con ellos y nos hace más difícil la captación de estos clientes.
- Un entorno digital en continua evolución, hace que nuestros equipos informáticos se queden
obsoletos de una forma más rápida.
- En los tiempos que corren, los bancos ponen difícil la concesión de créditos.

3.- Fortalezas.
Las características internas que pueden favorecer el desarrollo de la actividad de la empresa
serían las siguientes:
- Debido a que se cuenta con local de un familiar como oficina, se paga poco de alquiler.
- Coste fijo muy bajo, dado que no se tiene ningún empleado contratado.
- Debido a que ambos socios son graduados en Administración y Dirección de Empresas, los
costes de asesoría y gestoría son inexistentes.

- Dado que los socios vienen de una empresa de organización de empresas que cerró, la
empresa cuenta con un importante fondo de comercio en el sector de eventos corporativos.
- El personal de la empresa, los dos socios, disponen de formación superior.
- Son eventos totalmente personalizados, donde se cumplen los deseos y las exigencias de los
clientes.
- Flexibilidad en el horario laboral.
- Cuenta con un amplio listado de proveedores, lo cual permite el desarrollo de cualquier tipo
de venta.
- Dado que los socios vienen de otra empresa, esta cuenta con el crédito de los proveedores, lo
cual permite la realización de los eventos sin necesidad de utilizar mayores recursos
económicos.

4.- Oportunidades.
Las situaciones externas de la empresa que pueden ayudar al cumplimiento de los objetivos de
esta podrían ser:
- El desarrollo de las nuevas tecnologías permite a la empresa promocionarse a muy bajo coste,
ya que se buscará captar clientes a través de internet y las redes sociales.
- La zona geográfica de actuación, la Comunidad Valenciana, ofrece enclaves únicos y
exclusivos para la realización de todo tipo de eventos.
- Dado que ninguna de las empresas competidoras de la zona lo tiene, se ofrecerá la opción de
realizar cualquier evento en un entorno natural realizando actividades de deporte de aventura.
- Se trabajará el fomentar el compañerismo entre los empleados de las empresas organizando
dinámicas de grupo, jornadas de convivencia… para fomentar un buen clima laboral y la
implicación en la empresa. Esto supone una oportunidad ya que este tipo de eventos no está
siendo desarrollado por ninguna de las empresas de la competencia.
Como conclusión, se puede decir que según el análisis DAFO la puesta en marcha del negocio
es viable, dado que debido al modelo de negocio en el que no se plantea la
financiación externa y los costes de desarrollo son muy bajos, las fortalezas y oportunidades de
esta empresa, tienen más peso que las debilidades y amenazas.

DURACIÓN E HITOS

Atender lo que el cliente necesita: se dará respuesta de acuerdo a los que está necesitando el
cliente con un tiempo máximo de 24 horas.
Como lo explica el cliente
Lo que el cliente quería
Los requisitos del cliente.
La documentación del cliente
Hasta dónde va el presupuesto de acuerdo a lo que se quiera brindar
Plazos establecidos por el cliente
Las pruebas que realiza el cliente

PRESUPUESTO

Gastos Mensuales
Costos
Materia prima $ 500.000
Alquileres logísticos $ 5.000.000
Costos provisionales $ 2.300.000
Total costos
Gastos personales
Salario Gerente integral $ 9.000.000
Salario secretaria mensual $ 1.100.000
Staf $ 160.000
Otros $ 800.000
Total Gastos de personal
Seguridad $ 1.200.000
Servicios $ 1.000.000
Mantenimiento $ 1.300.000
Seguros $ 3.000.000
Arriendo $ 5.000.000
Total Gastos $ 30.360.000
REGISTRO DE
INTERESADOS

Nombres y Organización Cargo Información Requerimientos Influencia Influencia Intereses

apellidos de contacto I P S C sobre
Control del
Fase de
proceso,
Efraín Capacitación en el nuevo inicio,
Cafam Docente Correo F F F logro de
Sanabria sistema planificación
objetivos
y cierre
estratégicos
Control
del
proceso,
Fase de logro de
inicio, objetivos
Wilmar Lafayette Analista planificació estratégico
Guzmán 3220825528 Conocer el servicio F F F n y cierre s
Control
del
proceso,
Fase de logro de
inicio, objetivos
Hirma planificació estratégico
Cortes Geomatrix Secretaria 3203763892 Cotización evento F F F n y cierre s
Fase de Control
inicio, del
planificació proceso,
n, logro de
supervisión objetivos
Hermes Comercian Contratación de y control y estratégico
Guzmán Independiente te 3144832010 meseros F F F F cierre s
Fase de Control
inicio, del
planificació proceso,
Ferdinan Coordinad n, logro de
Portela Rechaltex or 3229353648 Organización de evento F F F F supervisión objetivos
 y control y estratégico
cierre s
Control
del
proceso,
logro de
objetivos
Ama de estratégico
Aida Ardila Compensar casa 3204180540 Venta de decoraciones F Cierre s
Control
del
proceso,
Fase de logro de
inicio, objetivos
Jasmis planificació estratégico
Gonzales Éxito Cajera 3006457849 Asesoría F R R n y cierre s
Fase de Control
inicio, del
planificació proceso,
n, logro de
supervisión objetivos
y control y estratégico
Carlos Rico Corona Vendedor 3214356378 Organización de evento F F F F cierre s
Influencia I: Inicio; P: Planificación; E: Ejecución; S: Supervisión y Control; C: Cierre
F: Favorable; C: Contraria / A: Alta; R: Regular; B: Baja.

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