IESTP” SANTIAGO ANTUNEZ DE MAYOLO”

CARRERA DE CONTABILIDAD

TEMA: “AUDITORÍA DE LA CUENTA POR COBRAR “

INTEGRANTES:
• CLEMENTE MUCHA LIZETH

• ESTEBAN MATAMOROS JASMIN

• SAMANIEGO MELCHOR CIELO

• PAUCAR MOLLEHUARA LIZ

DOCENTE:
CPC. JAVIER MENDOZA FULCHI

HUANCAYO-PALIAN
AUDITORIA DE CUENTAS POR COBRAR
Definición: Editorial Océano S. A. (2,003) en su enciclopedia de la Auditoría.
Menciona que: las cuentas por cobrar representan derechos exigibles originados
por ventas, servicios prestados y otorgamiento de préstamos, son créditos a cargo
de clientes y otros deudores, que continuamente se convierten o pueden
convertirse en bienes o valores más líquidos disponibles tales como efectivo,
aceptaciones, etc., y por lo tanto pueden ser cobrados. Las cuentas por cobrar
constituyen una función dentro del ciclo de ingresos que se encarga de llevar el
control de las deudas de clientes y deudores para reportarlas a los departamentos
de crédito y cobranza, contabilidad, tesorería y finanzas. 18 Las cuentas por
cobrar son el total de todo el crédito extendido por una empresa a sus clientes;
por lo consiguiente, esta cuenta del estado de posición financiera representa
cuentas no pagadas adeudadas a la empresa.

¿Qué son las cuentas por cobrar?

Son derechos de cobro que una empresa espera recibir de sus clientes por la entrega de
bienes o servicios. Están conformados por documentos con plazos de pago determinados,
los cuales -eventualmente- se convertirán en dinero.

¿Por qué realizar una auditoría de cuentas por cobrar?

Las cuentas por cobrar forman parte del activo de la empresa, por tanto, es indispensable
mantener una cartera ordenada, llevar un registro de estos movimientos y darles la
formalidad que asegure el que se conviertan en dinero en los plazos establecidos, así como
identificar posibles situaciones de riesgo.

Una auditoría de cuentas por cobrar permite comprobar su origen y autenticidad, llevar un
registro de las facturas e historial de cada cliente, estar al tanto de los procesos de cobranza
y analizar resultados.

¿Cómo se hace una auditoría de cuentas por cobrar?

La forma de realizar una auditoría de cuentas por cobrar dependerá, entre otras cosas, del
sector al que pertenece el negocio, conclusiones obtenidas del control interno, revisión de
procesos de contabilidad, etc.

Procedimientos respecto a control interno

De manera general, estos son los pasos a seguir en una auditoría a nivel interno:

 Verificar la existencia de los documentos por cobrar, comprobar su validez,

asegurarse de que estén debidamente firmados y resolver cualquier irregularidad.
 Revisar que existan y se apliquen correctamente políticas de cuentas por cobrar.
 Verificar que los soportes de estas cuentas estén en orden.
 Revisar que los movimientos se registren adecuadamente.
 Verificar el respaldo de las cuentas por cobrar.
 Comprobar la existencia de títulos en empresas relacionadas y verificar en sus
estados financieros si el monto de las utilidades a repartir coincide con los
documentos por cobrar.
 Comprobar vigencia y asegurarse que se apliquen las medidas de seguridad.
 Examinar autorizaciones y boleta de ventas que generó el documento por cobrar y
verificar que los datos coincidan.
  Asegurarse que existan documentos sobre los empleados que son deudores de la
empresa.
 Revisar que los cobros realizados por concepto de intereses hayan sido calculados
adecuadamente.
 Controlar el efectivo que se recibió de proveedores.
 Revisar si existen anticipos a proveedores para garantizar la entrega de mercancía y
si existen documentos que los respalden

Respecto a deudores incobrables

Las cuentas incobrables son aquellas que no han sido pagadas en 6 meses desde cumplida
la fecha de pago, lo cual trae consecuencias negativas al afectar la liquidez de la empresa.
En la auditoría se realizan las siguientes acciones:

 Verificar la ubicación física de los documentos.

 Revisar antecedentes y documentos de deudores incobrables para asegurarse que
se usaron todas las instancias para su cobro.
 Verificar que se haya utilizado el método adecuado para calcular la estimación de
estos deudores.
 Comprobar que la estimación de cobro se ajuste a las disposiciones legales.
 Asegurarse que los ajustes por inflación o corrección monetaria hayan sido
registrados.
 Revisar si alguno de estos deudores se ha presentado a cancelar la deuda.

¿Cómo Duemint te ayuda a mantener el orden de las cuentas por cobrar?

Duemint es una plataforma de gestión en la nube que ayuda a mantener un calendario

esquematizado de las cuentas por cobrar, facturas, documentos e información de los
clientes. Posee funciones como:

 Gestión de facturas. Sincroniza las facturas de la empresa sin importar el software

de facturación que se utilice.
 Cobranza predictiva. Duemint analiza el comportamiento de pago de miles de
deudores para predecir cómo será su comportamiento de pago.
 Automatización de recordatorios. Se envían notificaciones por correo electrónico
para evitar que los clientes se atrasen con los pagos. El usuario define cuándo y
cómo se enviarán o se pueden aceptar las recomendaciones de la plataforma.
 Gestión e historial de clientes. La plataforma almacena toda la información de los
clientes, su antigüedad, historial de pagos, deuda actual y su estatus, para agilizar
los procesos de cobro y notificaciones de cada uno de ellos.
 Analítica. Es importante considerar ciertas métricas para identificar la eficiencia o
fallos en el sistema de cobranza, por ejemplo, el plazo entre emisión de factura y
pago, antigüedad de la deuda, porcentaje de deuda vencida y porcentaje de cartera
vencida en un plazo determinado.

Apoyarse en una solución que permite llevar una mejor gestión de las deudas, reducir el
ciclo de cobro y advertir cualquier incidente en etapas tempranas, antes de que se convierta
en un problema mayor.

Clasificación:
Las cuentas por cobrar pueden ser clasificadas como de exigencia inmediata a CORTO
PLAZO y A LARGO PLAZO. A CORTO PLAZO.- Aquellas cuya disponibilidad es inmediata
dentro de un plazo no mayor de un año.
A LARGO PLAZO.- Su disponibilidad es a más de un año. Las cuentas por cobrar a corto
plazo, deben presentarse en el balance general como activo circulante y las cuentas por
cobrar a largo plazo deben presentarse fuera del activo circulante. En el presente trabajo
nos ocuparemos de mencionar los aspectos relevantes de las cuentas por cobrar a corto
plazo que según los principios de contabilidad pueden sub. / clasificarse de acuerdo a su
origen en dos grupos que son: a) A cargo de Clientes y b) A cargo de Otros Deudores
Auditoría de las cuentas por cobrar:
Objetivos:
• Comprobar si las cuentas realmente existen.
• Determinar si los saldos son cobrables.
• Determinar si existen restricciones sobre las cuentas por cobrar.
• Determinar si es adecuado el registro y control de la existencia y exactitud de las
• cuentas por cobrar y la suficiencia de la provisión para cuenta de cobranza dudosa.
• Que las cuentas por cobrar se verifiquen, que sean propiedad del cliente.
Procedimientos:
• Solicitar el listado de clientes.
• Determinar una muestra.
• Verificar cumplimiento de las políticas de aprobación de crédito por la muestra
• seleccionada.
• Verificar el cumplimiento de pagos.
• Circulación de saldos.
• Resumir observaciones, precisando causas y efectos y conclusión final sobre el
rubro a
• examinar.
• Revisión de papeles de trabajo.
• Comunicación a funcionarios responsables.
• Revisar actas directorio, verificar si han sido cedidas en garantía.
• Confirmación Bancaria o Comercial.
Verificar la afectación contable.
Tipos de evidencia.
• 9 Exámenes Físicos.
• 9 Declaraciones orales y/o escritas.
• 9 Documentos autorizados preparados fuera y dentro de la organización.
• 9 Cálculos.
• 9 Manifestaciones de ejecutivos y empleados.
• 9 Interrelación con otra información.
Cómo se obtiene la evidencia de auditoría:
La evidencia debe ser obtenida por medio de la inspección, observación o confirmación o
cualquier combinación de estos métodos.
Obtenida la evidencia el auditor debe evaluar el grado de pertenencia y finalidad de ella y
determinar lo que debe aceptar o rechazar.
Letras en descuento: Financia capital de trabajo.
Letras en cobranza: El banco los va cobrando en la fecha de vencimiento.
Papeles de trabajo requeridos:
Cuentas por cobrar:
Walker Frank, (2,005). En su libro titulado “Manual para la Auditoría de Pequeñas y Medianas
Empresas” Comenta que: Se debe preparar una relación que muestre el nombre del deudor,
importe de la deuda y un análisis del saldo según su antigüedad, clasificándolo en vencido
y
no vencido. Si las cuentas están vencidas, se debe separar el saldo según el número de
meses de vencimiento. Si las cuentas están en prenda indicar en la relación las cuentas en
prenda y a quien se dieron a prenda. Esto permitirá que posteriormente se haga una
conciliación con la confirmación de cuentas por pagar.
Documentos por cobrar:
Preparar una cédula que indique el nombre del deudor, cantidad adeudada a la fecha de
auditoría, importe del documento original y términos, garantía, si la hubiera, fecha en que se
pagarán los intereses, si fuere aplicable; también se tendrá que señalar los intereses
pagados
por anticipado y los intereses por pagar; importe que vence después de un año si lo hubiera
y si los pagos están a tiempo.
A la fecha de auditoría, todos los documentos, contratos y demás títulos negociables
deberán ser examinados por el auditor y ser custodiados para asegurarse del control de ellos
y evitar que se hagan substituciones. Todos los documentos con fecha inmediatamente
anterior a la fecha de auditoría deberán considerarse como sospechosos. Es bastante
común que los documentos vencidos sean renovados inmediatamente antes de la fecha de
auditoría para mostrar una mejor posición circulante. Si se descubriera tal situación, se
deberá investigar a fondo, debiendo hacer una revelación completa cuando sea necesario.
Cuentas por cobrar – diversos:
Se debe preparar una relación para todas las cuentas por cobrar, no incluídas en las hojas
de trabajo anteriores. Además deberá, proveerse información para indicar la naturaleza de
las cuentas por cobrar, tales como anticipos para gastos de viaje, anticipos a empleados,
etc.
Reserva para cuentas incobrables:
Al auditar esta área, se deberá hacer referencia al análisis de antigüedad de saldos de
clientes, para poderse formar una opinión respecto a lo adecuado de la estimación para
cuentas incobrables. Las cuentas vencidas obviamente son de dudoso cobro. La
experiencia pasada de la compañía, sin embargo, generalmente es un buen indicador
respecto a la cobrabilidad esperada.
El Congreso de la República de Guatemala en su obra Ley del impuesto sobre la renta y su
reglamento Decreto 26-92 (2,007), artículo 38, numeral q), expone que: Las deudas
incobrables siempre que se originen en operaciones de giro habitual del negocio y que se
justifique tal calificación. Este extremo se prueba mediante la presentación de los
requerimientos fehacientes de cobro hechos, o en su caso de acuerdo a los procedimientos
establecidos judicialmente; todo ello antes de que opere la prescripción de la deuda o que
la misma sea calificada como incobrable que hubiere sido deducida de la renta bruta, su
importe debe incluirse como ingreso gravable en el período de imposición en que ocurra la
recuperación. Los contribuyentes que no apliquen el sistema de deducción directa de las
cuentas incobrables, antes indicado, podrán optar por deducir la provisión para la formación
de una reserva de valuación, para imputar las cuentas incobrables que se registren en el
período Impositivo correspondiente. Dicha reserva no podrá exceder del tres por ciento (3%)
de los saldos deudores de cuentas y documentos por cobrar, al cierre de cada uno de los
periodos anuales de imposición y siempre que dichos saldos se originen del giro habitual del
negocio. Las entidades bancarias y financieras podrán constituir la misma reserva hasta el
límite del 3% de los préstamos concedidos y desembolsados, de cualquier naturaleza.
34
Cuando la reserva exceda el total de los saldos deudores indicados, el exceso deberá
incluirse como renta bruta del período de imposición en que se produzca el mismo.
Pruebas de auditoría en las cuentas por cobrar
Pruebas de cumplimiento:
El auditor puede decidir que lo más apropiado será examinar todas las partidas que
constituyen el saldo de una cuenta o clase de transacciones (o un estrato del universo). Un
examen del 100% puede ser apropiado cuando el universo constituye un pequeño número
de partidas de monto relevante, cuando tanto los riesgos inherentes como los de control son
altos y otros medios no proporcionan evidencia suficiente, o cuando la naturaleza repetitiva
de un cálculo u otro proceso desarrollado por un sistema de información computarizado
Pruebas sustantivas:
Las pruebas sustantivas están relacionadas con montos y son de dos tipos:
9 Procedimientos analíticos y
9 Pruebas de detalle sobre transacciones y saldos.
El propósito de estas pruebas es obtener evidencia de auditoría para detectar errores
importantes en los estados financieros. Cuando se llevan a cabo pruebas sustantivas de
detalle, el muestreo en la auditoría y para seleccionar partidas y reunir evidencia de
auditoría puede usarse para verificar una a más características sobre una cifra de los
estados
financieros (por ejemplo la existencia de cuentas por cobrar), o para hacer una estimación
de alguna partida en particular (por ejemplo el importe de inventarios obsoletos).
Meigs Walter en su libro titulado Principios de Auditoría (2,002). Enfatiza que: Existen
procedimientos que son típicos del trabajo de auditoría que se hace en la verificación de
cuentas por cobrar y las transacciones de venta al realizar las pruebas sustantivas:
a) Obtener o preparar un balance de comprobación de las cuentas por cobrar
comerciales, por antigüedad.
b) Obtener o preparar un análisis de los documentos por cobrar y de los intereses relativos.
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c) Inspeccionar los documentos en existencia, y conforme los que no estén en poder del
cliente mediante comunicación directa con los que los guarden.
d) Confirmar los documentos y cuentas por cobrar mediante comunicación con los
deudores.
e) Determinar lo adecuado de la reserva para cuentas y documentos incobrables.
f) Revisar el corte de fin de año de las transacciones de ventas.
g) Verificar el interés ganado sobre documentos y el interés acumulado por cobrar.
h) Obtener o preparar un análisis comparativo de las ventas y el costo de las mercancías
vendidas.
i) Determinar si se han entregado en garantía algunas cuentas y documentos por cobrar.
j) Determinar si hay documentos o cuentas de personal de la empresa pagados antes de
la fecha del balance general y que se hayan anotado después de esa fecha.
k) Determinar la presentación correcta de los documentos y cuentas por cobrar en el
balance general, y la presentación correcta de las ventas en el estado de
rendimientos.
Las transacciones que no se llevan a cabo con terceros requieren más atención que la
común y corriente por parte de los auditores. Las cuentas con funcionarios, directores o
empleados, accionistas empresas afiliadas se pagan a veces cerca del cierre del año fiscal
para evitar su presentación en los estados financieros, pero se vuelven a abrir al principio
del
periodo siguiente. Los anticipos para gastos y otros tipos de cuentas por cobrar se han usado
a veces para disimular préstamos que se hacen a los funcionarios. Deberá estudiarse la
naturaleza de las transacciones y lo adecuado de los créditos.
Los análisis de cuentas por cobrar de las sucursales o de las compañías afiliadas, a
menudo descubren asientos de cargo por transacciones que son ajenas a las ventas de
mercaderías. Los auditores deberán determinar que el saldo de las cuentas por cobrar está
de acuerdo con el saldo por pagar en los registros contables de la afiliada. Esto puede
lograrse mediante comunicación con el auditor o responsable que tiene a su cargo el
examen de los estados financieros de la sucursal o afiliada. La eliminación de cuentas entre
compañías por supuesto es esencial para la preparación de los estados consolidados, y
constituye otra razón para un análisis detallado de dichas cuentas por cobrar por los
auditores. Cuando se proporciona a los auditores balance de comprobación o análisis de
cuenta por cobrar de los empleados del cliente, es esencial alguna verificación
independiente del listado. Los auditores deberán comprobar las sumas, los totales
cuadrados
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y las antigüedades, comparar los totales con las cuentas de control relativas, y buscar las
cuentas individuales seleccionadas en los saldos correspondientes al mayor auxiliar.
Además
deberán verificarse los saldos de los registros del mayor auxiliar sumando las columnas de
los
cargos y abonos sobre una base de pruebas.
Generalmente se considera que la comunicación directa con los deudores es esencial, y un
paso decisivo en la verificación de los documentos y cuentas por cobrar. El reconocimiento
por escrito de la deuda por el obligado o el cliente lleva un propósito doble:
a) El de establecer la existencia y validez del activo; y ,
b) Proporcionar alguna seguridad de que no hay jineteo y otras manipulaciones que
afecten los documentos y cuentas por cobrar a la fecha del balance general.
Todas las solicitudes de confirmación de documentos y cuentas por cobrar deberán enviarse
por correo en sobres que lleven la dirección de los auditores para la respuesta que sean
dirigidos a la oficina de los auditores. Esto tiene como fin evitar que los empleados del cliente
tengan una oportunidad para alterar o interceptar una solicitud de confirmación. El proceso
completo de confirmación de cuentas y documentos por cobrar obviamente no contribuirá
en nada al descubrimiento de cuentas ficticias o exageradas si las solicitudes de
confirmación pasan por las manos del cliente del auditor. Las solicitudes que se devuelven
por la oficina postal por no poderlas entregar pueden ser de gran significado para los
auditores, y por lo tanto deberán devolverse directamente a su oficina.
Papel del administrador de créditos:
El objetivo básico de la administración de crédito consiste en aumentar las ventas rentables
y
aumentar así el valor de la empresa al extender crédito a los clientes dignos.
El administrador de crédito estará en condiciones de desempeñar un papel importante
dentro de la organización tan solo cuando pueda obtener y analizar información financiera
acerca de sus clientes sus industrias.
19
1.2.4 Determinación del nivel de las cuentas por cobrar:
Para determinar un nivel en cantidad de cuentas por cobrar es necesario conocer las
políticas que la empresa tenga en cuenta al otorgamiento de créditos y clientes, por
ejemplo acostumbran ofrecer descuentos por pronto pago, pero es conveniente comparar
el monto de dicho descuento con el costo de administración de la inversión en clientes para
precisar cuál de las alternativas es la más conveniente.
1.2.5 Determinación apropiada de la política de las cuentas por cobrar:
Una vez que los directores de finanzas conocen los costos y los beneficios. Se van a tomar
las
tres políticas de cuentas por cobrar más comunes; es decir, venta al contado, neto a 30 y
2/10, neto a 30, para analizarlas a fin de ejemplificar cómo puede proceder el director de
finanzas. El director puede modificar las condiciones de crédito ampliando el tiempo en que
se debe hacer el pago y / o concediendo al cliente un descuento si paga antes del plazo
máximo concedido. En los ejemplos, la política de ventas al contado implica el pago
inmediato; el neto a 30 concede al cliente 30 días como máximo para pagar y el 2/10, neto
a 30 también 30 días, sólo que si paga dentro de los 10 días que siguen a la venta podrá
deducir un 2 por ciento del importe. Ese 2 por ciento es un incentivo para inducirlo a pagar
dentro de los primeros 10días.
La venta al contado. Si la política de la empresa es vender al contado, no otorga crédito
comercial. No habrá costos de cobranza ni de capital, puesto que no se ha invertido dinero
para financiar las cuentas por cobrar. Es obvio que tampoco habrá costos de morosidad e
incumplimiento, de manera que el costo total de la política de ventas al contado es de cero.
9 No habiendo costos qué comprar, hay que examinar los beneficios (utilidades) que se
derivan de la política. Las utilidades se pueden calcular en esta forma:
TP = S (M) - C (M) – A. En donde:
9 TP= son las utilidades totales que se derivan de esta política.
9 S= el precio de venta por unidad.
9 C= el costo de artículos vendidos, por unidad.
9 M= el número de unidades vendidas al contado.
9 A= los costos de cuentas por cobrar.
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Los costos anuales adicionales se pueden comparar con las utilidades anuales adicionales,
para determinar si la adopción del neto a 30 es más rentable que continuar con la política
de ventas al contado. Es evidente que la política del 2/10 neto a 30 días se preferiría a la
venta al contado y al neto a 30 días, puesto que maximiza las utilidades de la empresa.
1.2.5.1 Análisis comparativo de saldos:
Este se lleva a cabo comparando los saldos dentro de un determinado tiempo para observar
cómo ha avanzado la cobranza de las cuentas a cargo de los clientes, con el fin de
modificar la política de cobranzas, de otorgamiento de créditos o reafirmarlas.
1.2.5.2 Análisis por antigüedad de saldos:
Este se realiza clasificando los saldos a cargo de los clientes por antigüedad de su
vencimiento, pudiendo ampliar o restringir, de acuerdo a las necesidades de la empresa.
Esta clasificación, se puede ampliar o restringir, en vista de las necesidades de cada
empresa; pero en cualquier momento nos permite conocer el estado real de los saldos a
cargo de los clientes. Es conveniente que el director financiero ordene al gerente de crédito
y cobranza, el estudio individual de cada uno de los saldos vencidos con objeto de precisar
las causas que en cada caso originan acumulaciones de saldos. Si el estudio de éstos,
determina que algunos saldos se vencieron injustamente, sin que el cliente hiciera nada por
reducirlos, se pueden tomar medidas como las siguientes:
9 Iniciar una campaña especial de cobranza.
9 Restringir las ventas al crédito al cliente moroso.
9 De ambas cosas a la vez.
9 Cambiar las bases de operaciones a crédito con el cliente moroso.
9 Análisis de clientes por antigüedad de saldos.
1.2.6 Rotación de cuentas por cobrar:
El Análisis por medio de razones financieras ayuda a determinar la rotación de las cuentas
por cobrar a clientes, su convertibilidad y el período promedio de cobranza para que en
base a lo encontrado, cambie total o parcialmente o reafirme las políticas de cobranza y
otorgamiento de crédito pactados. Es una técnica para medir la circulación de las cuentas
21
por cobrar y se calcule en dos pasos: FÓRMULA Rotación de cuentas por cobrar Paso
No. 1
***Ventas netas a Crédito / Promedio de cuentas por cobrar =No. de veces de
recuperación de créditos.
Paso No. 2: ***360 / Rotación de cuentas por cobrar = Días de Crédito
En el total de las ventas a crédito, dividida entre el promedio mensual de cuentas por
cobrar, permite conocer las veces en que los créditos otorgados por ventas de artículos son
recuperadas. Esta razón financiera únicamente tiene aplicación en las empresas que
venden a crédito; la cual permite conocer el grado de eficiencia en el cobro de las cuentas,
así como el atinado de la política en el otorgamiento de los créditos.
Al relacionarse la rotación de cuentas por cobrar con un cierto número de días (360), es
posible conocer los días que tarda la rotación de cuentas por cobrar.
Es importante observar que mientras menor es el ritmo de convertibilidad de las cuentas por
cobrar, es índice de un movimiento económico mayor, mismo que puede traducirse en un
incremento en las utilidades. Como medida de control interno un nivel óptimo de cuentas
por cobrar debe calcularse en base a los ingresos reportados y debe actualizarse de
acuerdo a los pedidos y a la cobranza reportada por el departamento de crédito. Es
indispensable que el sistema de cobranza funcione bajo procedimientos inteligentes de
control interno que aseguren que la información que se entregue al departamento de
cuentas por cobrar, sea confiable.
1.2.6.1 Facturación:
Se inicia cuando se envía un pedido o cuando se completa la prestación de un servicio; y es
responsable de la asignación del precio y de la emisión de una factura al cliente.
1.2.6.2 Notas de crédito y cargos:
En ellas se registran todos aquellos descuentos y devoluciones que se concede a clientes.
Estos se tramitan a través del departamento encargado de la facturación el cual se encarga
22
de elaborar las notas. La consideración de pagos de clientes es una actividad constante e
importante del proceso de las cuentas por cobrar. Al final de las actividades de cobranza
de cada día, el departamento de crédito y cobranza turna la información correspondientes
a cuentas por cobrar y esta actualiza el auxiliar de clientes.
1.2.6.3 Cuentas incobrables:
Es sumamente importante analizar los casos en donde a pesar de los esfuerzos de
cobranza,
se aprecie una baja probabilidad de cobro. Cuando esto sucede se debe enviar al cliente
un aviso de cobro ya sea por medio de cartas, o funcionarios de mayor jerarquía con lo cual
se exija el cobro. Estas funciones las analizaremos en el siguiente punto que es el que
corresponde al departamento de crédito y cobranza.
1.2.7 El crédito y la cobranza:
El crédito y la cobranza también son funciones que se realizan dentro del ciclo de ingresos
y
es la que se encarga de cobrar, autorizar ajustes y asignar créditos y tiene 4 objetivos:
1. Minimizar cuentas incobrables a través del establecimiento de límites de crédito
apropiados para cada cliente.
2. Registrar los pagos de clientes rápida y certeramente,
3. Tomar acción inmediata y efectiva dada una factura vencida,
4. Asegurarse que solamente se hagan ajustes a las cuentas de clientes cuando estén
estipulados en los procedimientos internos y sean autorizados por el departamento de
crédito.
Si estos objetivos no se cumplen, las empresas asumen los siguientes riesgos:
1. Pérdida excesiva por vender a créditos razonables.
2. Pérdida de ventas por la insatisfactoria solución de quejas de clientes,
3. Desfalcos de caja a un deficiente control de pagos
4. Cuentas por cobrar excesivas debido a la incapacidad de cobrar oportunamente.
Por ello es necesario mantener una política adecuada de control interno en cuanto a las
cuentas por cobrar.
23
1.2.7.1 Fuentes de información de crédito:
La primera fuente de información es el conjunto de estados financieros que se requiere que
presente cada solicitante de crédito. Los solicitantes pueden presentar sus declaraciones de
impuestos en lugar de otros estados. Los datos que incluyen los estados financieros permite
que el departamento de crédito realice un análisis de razones financieras, el énfasis caerá
sobre la liquidez. Los administradores de crédito de las empresas que hacen sus ventas a
una
industria en particular se reúnen periódicamente para intercambiar información de crédito.
1.2.7.2 Políticas de crédito:
Van Horne, J. en su obra titulada “Administración Financiera” (2,002) Establece que: El nivel
de las cuentas por cobrar de una empresa está determinado por el volumen de sus ventas y
por el período promedio entre el momento en el que se hace una venta y el momento en
que se cobra el efectivo correspondiente a dicha venta, o el período promedio de
cobranza. El período promedio de cobranza, a la vez, depende en parte de las condiciones
económicas y en parte de un conjunto de factores que son controlables por la empresa. Las
principales variables de política incluyen:
- Las normas de crédito, o el riesgo máximo aceptable de las cuentas de crédito.
- Los términos de crédito que incluyen el plazo de tiempo durante el cual se concede el
crédito, denominado período de crédito y el porcentaje de descuento dado por la
prontitud de pago.
- La política de cobranza de la empresa.
Weston, F. en su obra titulada “Fundamentos de administración financiera” (2,005).
Determina que: La política de crédito es un conjunto de decisiones que incluye el periodo de
crédito de una empresa, las normas de crédito, los procedimientos de cobranza y los
descuentos ofrecidos. Por lo tanto, el éxito o fracaso de un negocio dependen
principalmente de la demanda por sus productos, como regla general, entre más altas sean
sus ventas, más grandes serán sus utilidades y más alto será el valor de sus acciones. Las
principales variables controlables que afectan a la demanda son los precios de venta, la
calidad del producto, la publicidad y la política de crédito de la empresa. La política de
crédito a su vez, se forma de las cuatro siguientes variables:
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9 El periodo de crédito, el cual consiste en la longitud del plazo de tiempo que se
confiere a los compradores para que liquiden sus adquisiciones.
9 Las normas de crédito, las cuales se refieren a la capacidad financiera mínima que
debe tener los clientes a crédito para ser aceptados y el monto del crédito disponible
para distintos tipos de clientes.
9 La política de cobranza de la empresa, la cual se mide por la rigidez y por la elasticidad
en el seguimiento de las cuentas de pago lento.
9 Cualquier descuento concedido por pronto pago, incluyendo el precio del descuento
y el monto.
El administrador de crédito tiene la responsabilidad la política de crédito de la empresa. Sin
embargo, debido a la profunda importancia del crédito, la política de crédito es establecida
normalmente por el comité ejecutivo, el cual consiste por lo general del presidente de la
empresa y de los vicepresidentes a cargo de las áreas de finanzas, de mercaderías de
producción.
1.2.7.3 Normas crediticias:
Si una empresa extendiera crédito sobre las ventas sólo a sus clientes fuertes, tendría pocas
pérdidas por cuentas malas y pocos gastos por operar un departamento de crédito; al hacer
esto probablemente estaría perdiendo ventas, y las utilidades que se abandonaron sobre
estas ventas pérdidas podrían ser mucho mayores a los costos implícitos en la extensión del
crédito necesarias para hacer ventas a clientes más débiles. La determinación de las normas
óptimas de crédito implica igualar los costos increméntales asociados con una política activa
de crédito con las utilidades increméntales provenientes del aumento en ventas. Los costos
increméntales incluyen costos de producción y de ventas, así como aquellos costos
asociados con la calidad de las cuentas marginales, o costos de crédito. Estos costos de
crédito incluyen:
a) Pérdidas por incumplimiento de pago o por cuentas malas.
b) Costos elevados de investigación y cobranzas.
c) Mayores costos asociados con el capital invertido en las cuentas por cobrar
provenientes de ventas a clientes con menor dignidad de crédito, quienes pagan sus
cuentas más lentamente, y quienes consecuentemente hacen que el período
promedio de cobranza se vea agrandado.
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1.2.7.4 Términos de crédito:
Especifican el período durante el cual se extiende el crédito y el descuento, si es que lo hay,
por pronto pago. Por ejemplo, si los términos de crédito de una empresa para todos los
clientes aprobados se estipulan como "2/10, neto 30", entonces se concede un 2% de
descuento sobre el precio de venta si el pago se hace dentro de 10 días, o bien, la totalidad
del monto se deberá pagar 30 días después de la fecha de factura si no se toma el
descuento.
 CUESTIONARIOS

CUESTIONARIO 2.1) Circuito de Compras 2.1.1) Organización

Ref. PREGUNTA SI N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES
N
O
1. ¿Dónde y por quién se
efectúan las
operaciones de compra?
a) ¿Dichas operaciones están
centralizadas?
b) ¿En caso contrario,
existen motivos qu e
justifiquen la
descentralización de la
función de compras?
2. ¿Depende la función
de compras de un
nivel
jerárquico adecuado?
a) ¿De quién?

3. ¿Están las funciones de

compra, debidamente
separadas de las funciones
de:
a) Recepción?
b) Expedición?
c) Caja - Desembolsos?
d) Contaduría - Control de
Existencias?
e) Contaduría - Cuentas a
pagar?
f) Almacenes?

4. ¿Existen normas o
procedimientos para
comprar?
a) ¿Son claros y precisos?
b) ¿Son adecuados?
c) ¿Están por escrito?
2.1.2) Sistema de compras
Ref. PREGUNTA SI N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES
N
O
1. ¿Se usan técnicas que
permitan determinar que
las adquisiciones
presentan la mejor
relación entre costo y
utilidad?
2. ¿Se realizan las
compras únicamente a
base de solicitudes o
peticiones firmadas por
funcionarios
autorizados?
3. ¿Se necesita la Solicitud de
Compra para:
a) Materias primas?
b) Productos semielaborados?
c) Materiales de reventa?
d) Materiales de construcción?
e) Bienes de Uso?
f) Suministros de fábrica?
g) Papelería y útiles
de escritorio?

4. ¿Son las cantidades

requeridas determinadas
en base a métodos
cuantitativos adecuados?

5. ¿Son establecidos en
forma adecuada los
momentos en los que se
realizarán los pedidos por
métodos adecuados?
6. ¿Se mantiene información
actualizada y estadísticas
de precios que permitan
detectar los momentos
oportunos de compra?

7. ¿Se solicitan cotizaciones

de
precios a los proveedores?
a) ¿Se mantiene un registro
de
cotizaciones realizadas y
las recibidas?
b) ¿Se exigen explicaciones
por escrito en aquellos
casos en los que no se
pidieron cotizaciones, o
que la compra fue
realizada a quien no
ofreció la cotización más
baja?
8. ¿Consideran las compras:
a) Proveedores oficiales?
b) Antecedentes de¡
proveedor?
c) Calidad de¡ producto?
d) Precio?
e) Condiciones de venta?
f) Plazo de entrega?
g) Forma de pago?
 Ref. PREGUNTA SI N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES
N

O
h) Descuento o
bonificaciones
especiales?
9. ¿Hay constancia por escrito
de:
a) La selección practicada?
b) La adjudicación?
c) La fundamentación de
la adjudicación?

10. ¿Se utilizan adecuados

medios de transporte de
los productos
adquiridos?
a) ¿Por transportes propios?
b) ¿Por transporte de
terceros?
11. ¿En el transporte se
tiene en cuenta:
a) Seguridad?
b) Velocidad?
c) Costo?
d) Forma de pago?

12. ¿Existe una política de

seguro adecuada para la
mercadería
en tránsito?
2.1.3) Ordenes de compra

Ref. PREGUNTA NO N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES

SI
1. ¿Se preparan Ordenes de
Compra para todas
las Adquisiciones?
a) Indique en qué casos
no se hace

2. ¿Se indica en las

Ordenes de Compra:
a) Descripción detallada del
artículo y su calidad?
b) El precio?
c) La cantidad?
d) Plazos de entrega?
e) Condiciones de pago?

3. ¿Están las Ordenes dé

Compra:
a) Selladas?
b) Prenumeradas?
c) Autorizadas?
c´) Por quién?

4. ¿Cuántas copias se
preparan de la Orden de
Compra?
Ref. PREGUNTA SI N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES
N
O
5. ¿Reciben copia:
a) Contaduría?
b) Producción (planeamiento -
Almacenes)?
c) Recepción?
 d) Solicitante?
e) Seguimiento?
f) Compras?

6. ¿Son controladas
numéricamente las
Ordenes de Compra en
los sectores:
a) Compras?
b) Contaduría?
c) Recepción?
d) Almacenes?
e) Producción?
f) Seguimiento?

7. ¿Existen normas sobre

autorizaciones de compra
basadas en el monto o
límite
de la misma?
a) ¿Ese monto es ajustado por
inflación?
b) Indique cómo

2.1.4) Sistema de revisión

Ref. PREGUNTA NO N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES

SI
1. ¿Son los precios de las
compras revisados por
un funcionario ajeno a
las compras con el fin
de determinar si las
mismas fueron
efectuadas a los
precios y condiciones
más
favorables para la
empresa?
a) ¿Quién lo hace?
b) ¿Con qué frecuencia?

2. ¿Si se requieren
aprobaciones especiales
para ciertas compras
debido a su clase,
cantidad u otras
limitaciones:
a) Quién hace el control?
b) Con qué frecuencia?

2.1.5) Seguimiento de las compras

Ref. PREGUNTA NO SI N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES
1. ¿Se mantienen por
separado los pedidos no
cumplidos en:
Ref. PREGUNTA SI N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES
N
O
a) Compras?
b) Contaduría?
c) Recepción?
d) Almacenes?
e) Producción?
f) Seguimiento?
 2. ¿Aseguran los
procedimientos
y normas vigentes:
a) Un adecuado seguimiento
de
las compras?

b) Un sistema de
reclamos a
proveedores?
c) Una información periódica
de las Ordenes de Compra
no cumplidas?

3. ¿Existen archivos
adecuados
que contengan:
a) Antecedentes de los
proveedores?
b) Pedidos realizados?
c) Ordenes de Compra
emitidas?
d) Informes de Recepción?
e) Informes de Control de
Calidad?
f) Cotizaciones recibidas?
g) Listas de precios recibidas?
2.1.6) Personal

Ref. PREGUNTA SI N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES

N
O
1. ¿Los empleados de¡ sector
de
compras rotan por
otros sectores:
a) Dentro del
mismo
departamento?
b) Por otros sectores
de la organización?

2. ¿Se obtienen
manifestaciones de los
funcionarios y empleados
asegurando que no tienen
intereses en conflicto con
su función?
a) ¿Con qué periodicidad?

2.1.7) Cambios en la negociación

Ref. PREGUNTA SI N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES

N
O
1. ¿Son los cambios
surgidos en la
negociación:
Ref. PREGUNTA SI N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES
N
O
a) Gestionados por el sector
de compras?
b) Autorizados?
b´) Por quién?

2. ¿Todos los que recibieron

copia de la Orden de
Compra reciben los
cambios ocurridos
sobre la misma?
1) PROCEDIMIENTO

1. Procedimiento:

Ref. Sector / Qué Cómo / Frecuencia Doc. emitido /

Responsable cant. ejemplares /
tipo de soporte
 BIBLIOGRAFÍA

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