LEGISLACION DOCUMENTAL

En el ámbito jurídico y archivístico de la República de Colombia se conoce como

Legislación Documental al conjunto de normas y obligaciones recogidas en leyes
específicas, a fin de regular el manejo de documentos importantes, tanto en entes
privados como públicos, a fin de resguardar, manipular y consultar adecuadamente los
documentos que constituyen la memoria colectiva o institucional de este país.
Ley 594 de 2000
La Ley que cumple con la función de erigirse como la Legislación Documental de
Colombia es conocida con el nombre de Ley 594 de 2000, y fue promulgada por el
Gobierno Nacional el 14 de julio del año 2000, bajo el nombre de Ley General de
Archivos, a fin de detener y evitar la corrupción de los distinto documentos de interés
nacional e institucional. De esta forma, el Poder Ejecutivo y Legislativo de la República de
Colombia acordaban cuáles serían a partir de ese momento la forma adecuada de llevar a
cabo la Gestión Documental de cada una de las entidades públicas o privadas, que
cumplieran funciones públicas.
Propósitos de la Ley 594 de 2000
Así mismo, es importante destacar que la razón que motivó el diseño y promulgación de
esta legislación documental colombiana no sólo fue la conservación histórica de los
distintos documentos administrativos, sino la necesidad descubierta en ese momento, por
parte del gobierno, de organizar el ejercicio de la Administración Pública, puesto que
sin normas al respecto, la función de las instituciones y empresas del Estado quedaba
vulnerable ante hechos de corrupción, pérdida de documentos, malversación de fondos,
gastos indebidos, desfalcos y quiebras.
Ley 594 de 2000
La Ley que cumple con la función de erigirse como la Legislación Documental de
Colombia es conocida con el nombre de Ley 594 de 2000, y fue promulgada por el
Gobierno Nacional el 14 de julio del año 2000, bajo el nombre de Ley General de
Archivos, a fin de detener y evitar la corrupción de los distinto documentos de interés
nacional e institucional. De esta forma, el Poder Ejecutivo y Legislativo de la República de
Colombia acordaban cuáles serían a partir de ese momento la forma adecuada de llevar a
cabo la Gestión Documental de cada una de las entidades públicas o privadas, que
cumplieran funciones públicas.
Propósitos de la Ley 594 de 2000
Así mismo, es importante destacar que la razón que motivó el diseño y promulgación de
esta legislación documental colombiana no sólo fue la conservación histórica de los
distintos documentos administrativos, sino la necesidad descubierta en ese momento, por
parte del gobierno, de organizar el ejercicio de la Administración Pública, puesto que
sin normas al respecto, la función de las instituciones y empresas del Estado quedaba
vulnerable ante hechos de corrupción, pérdida de documentos, malversación de fondos,
gastos indebidos, desfalcos y quiebras.

Principios de la Ley 594 del 2000

En este sentido, dentro de la Ley General de Archivos se encuentran expuestos algunos
conceptos y definiciones técnicas, inherentes al ejercicio archivístico, a fin de que
aquellas instituciones que deban regirse por ella, aprendan también nociones en materia
de Archivo, al tiempo de que se unifica el conocimiento en este ámbito. Así también la
Ley 594 del 2000 incluye dentro de sus preceptos los principios primordiales que rige toda
gestión documental o archivística, esto con el objetivo de que los directivos o personal
encargado del manejo de archivos dentro de la institución no sólo sepa qué manda la Ley,
 sino que aprenda de primera fuente cómo debe ser la gestión documental que debe
emplear dentro de su institución, para la conservación de los documentos producidos y
recibidos, independientemente del soporte en que estos se encuentran.

Qué fin tienen los archivos

Uno de los principios básicos de toda función archivística es la organización,
puesto que no sólo es necesario procurar a los documentos las mejores condiciones de
conservación, sino que debe crearse un sistema organizado y rápido que permita la
eficiente localización y recuperación de la información, puesto que un archivo no sólo es
un sitio en donde se almacenan papales, sino una fuente constante de información y
consulta, el cual se erige –en cuanto a la Administración Pública- como el pilar del
derecho a la información que tienen los ciudadanos de un país, en este caso los
colombianos.
 La población finita
 Los animales híbridos más extremos del mundo
 Ángulo inscrito (Circunferencia)
Qué importancia tienen los archivos
Así mismo, también es necesario que las instituciones y personal encargado del manejo
de archivos sean conscientes en todo momento de la importancia que tienen los archivos
como respaldo de los distintos procedimientos administrativos, así como testimonio
material de las distintas manifestaciones culturales o hechos históricos. De esta
forma, el personal a cargo debe implementar las distintas técnicas de conservación,
restauración o incluso copia en soportes mucho más duraderos, eliminando así la terrible
práctica de desechar documentos basados en el argumento de su deterioro o antigüedad.
La razón o instrumento de los archivos
En términos un poco más administrativos, esta Ley busca transmitir a las instituciones y
empresas que deben regirse por ellas la noción básica sobre el instrumento que
representa un Archivo, visto como el compendio de los distintos documentos,
producidos o recibidos durante una gestión específica, y que vienen a constituir el
respaldo y testimonio material de dicha gestión, lo cual se erige así mismo como garantía
de transparencia y fuente de información a la hora de tomar decisiones o evaluar el
desempeño de algún plan, empleado o de la institución como un todo.
La responsabilidad en la gestión documental
Por otro lado, siendo una Ley promulgada por el gobierno, la Ley 594 del 2000 busca
entonces concienciar también a todos los funcionarios públicos que tengan relación
directa con el manejo de archivos, así como a todo aquel que haga vida en las
instituciones, privadas o públicas, a la necesidad y responsabilidad legal en el manejo
adecuado, transparente y apegado a la Ley que debe tener la gestión documental en
cada una de las entidades.
El ente de coordinación
De igual forma, la Ley 594 del 2000 busca exponer ante todas la empresas y entidades
públicas o privadas, como máxima autoridad en materia de archivos al Archivo
General de la Nación, entidad que cumple con la función de orientar y emitir directrices
en el ámbito de gestión documental, orientada a resguardar el patrimonio documental de
cada una de las localidades, ciudades y departamentos de la nación colombiana.
Principio de Administración y acceso
Así mismo, esta Ley colombiana ordena sobre la obligación que debe tener cada
institución en la correcta organización documental, así como en el diseño de mecanismos
eficientes que les permita a los ciudadanos –como parte de su Derecho a la
Información- su respectiva y oportuna consulta sobre cualquier documento al que
tenga acceso legalmente.
Principio de racionalidad
En cuanto a este principio, la Ley predice que la correcta aplicación de esta Ley, en
materia de producción, recepción, clasificación, resguardo y organización de los
Archivos, reducirá el caos en las instituciones, agilizando su gestión, haciendo
entonces que las oficinas de Administración Pública se conviertan realmente en oficinas
eficientes y eficaces, tal como es el objetivo de toda institución administrativa.
Principio de Modernización
En todo momento, las personas e instituciones encargadas de resguardar y conservar
documentos, que constituyen el patrimonio documental y la memoria colectiva de una
ciudad o país, deben velar en todo momento por implementar día a día las técnicas
modernas en materia de resguardo, restauración y conservación de documentos, a
fin de que cada día el país logre tener un sistema de archivos moderno, eficiente y eficaz,
que en realidad vele por la memoria del país y la consulta rápida de ésta.
Principio de interpretación
Finalmente, y en aras de evitar cualquier tipo de equivocación o interpretación herrada, el
Gobierno Nacional de Colombia decretó dentro de la Ley 594 del 2000 que el ente
designado para la interpretación de esta legislación es el Archivo General de la
Nación, el cual cumplirá su función a través de la producción de guías, así como el
acompañamiento a las instituciones y la elaboración de jornadas continúas de
capacitación, las cuales van dirigidas a apoyar y orientar a las instituciones públicas y
privadas en la gran misión de conservar y resguardar la memoria histórica, administrativa
y cultural de la nación colombiana.