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Caso práctico: Auditoría Operacional.

Debido a la baja en los rendimientos de la empresa “La dulce maquinita”, usted es


contratado por el gerente para realizar una auditoría operativa de la misma. Para
lo cual le da la siguiente información:

1.Información general.

NOMBRE DE LA EMPRESA: Manufacturas “La Dulce Maquinita”

ACTIVIDAD DESARROLLADA: Fabricación y comercialización de máquinas


dispensadoras de dulces.

NOMBRE DEL EMPRESARIO: Juan Pérez.

SITUACIÓN LEGAL: Persona Jurídica.


TIEMPO DE EXISTENCIA DE LA EMPRESA: Diez años.

2. Organización de la empresa.
Entrega el siguiente organigrama:

Gerente Propietario

Secretaria

Departamento de Departamento de Departamento de


producción Ventas Contabilidad

Operarios Vendedores Revisor Fiscal

Contador

Asistente Contable

La empresa constituida por las tres (3) dependencias indicadas, está instalada
dentro de un mismo edificio lo cual es conveniente para efectos de la
administración y control de la misma.
Laboran en ella veintidós personas (22) distribuidas así: Administración dos (2)
personas; planta de producción doce (12) personas; Vendedores (5) personas;
Contabilidad (3) personas.

3. Pre diagnóstico.

Con el objeto de contribuir positivamente en las soluciones de los problemas de la


empresa se hará un breve pre-diagnóstico de sus áreas funcionales para luego
proponer algunas soluciones.

3.1. Gestión del empresario:


La gestión de la administración, finanzas, producción y ventas son ejercidas
directamente por el propietario, quien además ejecuta raras operaciones dentro
del proceso de diseño y producción.
Esta gestión se adelanta sin ningún tipo de manuales internos de procedimientos
de control, reglamentos o mecanismos de delegación de funciones. Predomina el
manejo empírico del propietario.

3.2. Área Contable-Financiera.

No existe organización de información contable por el año en curso, pues el


sistema contable se dañó por un virus y por tanto, se perdió el movimiento
financiero de la empresa. Por tanto, no se tiene un Balance General, un sistema
de cuentas ni un Estado de Pérdidas y Ganancias.
Dada la anterior situación no es posible tener los elementos de juicio necesarios
que permitan un análisis para determinar los aspectos que inciden positiva o
negativamente en el desarrollo de la empresa, ni en identificar, clasificar y calcular
los costos de las operaciones. Esto es más grave, dada la situación de liquidez de
la empresa. El revisor fiscal se encuentra vinculado por nómina y su función se
centra en la revisión y firma de los estados financieros.
3.3. Área de producción.
En esta actividad se observa que es urgente una organización en la planta, tanto
en la planeación, la programación y el control de la producción, así como otros
aspectos relacionados con el mantenimiento del equipo, la supervisión y la
seguridad industrial.
La compra de materia prima se hace cada vez que llega visita de los
representantes de las agencias distribuidoras y en cantidades que no
corresponden a una producción planeada y programada, normalmente esas
compras deben hacerse de contado por la premura para la entrega de los pedidos.
Los saldos de materia prima, no son utilizados. Y por el contrario se convierten en
retales sin uso o son obsequiados indiscriminadamente. Debe destacarse que no
existe Inventario de Mercancías en la planta.
3.4. Área de Mercadeo y ventas.
Parece indudable que el negoció tiene una gran dinámica en las ventas, si nos
atenemos al dato suministrado por la Secretaria el cual arroja una suma en ventas
en los almacenes y en ventas de fábrica al por mayor en septiembre de 2017, de
Sesenta millones cincuenta y siete mil cien pesos ($ 60'157.100.00); que tiene
alrededor de quince (15) clientes; que compran al por mayor más o menos
cincuenta millones de pesos ($ 50.000.000.00) mensuales y que con base en
información del empresario, se calcula en un 18% las utilidades de las ventas. Hay
un cliente principal que compra en promedio mensual $30.000. 000.oo
Sólo las ventas al por menor son de contado y las ventas a crédito se hacen a 60
días a excepción del cliente principal que está pagando a 90 o hasta 120 días.

3.5. Área de Personal.

No existe en la empresa ninguna técnica de selección de personal, tampoco de


procedimientos de entrenamiento, evaluación, motivación, ni condiciones de
bienestar social y mecanismos de seguridad. No hay definición clara de las
funciones del personal el empresario cree indispensable mantener un número fijo
de veinte (20) empleados y operarios sin importar las bajas temporadas de venta
y/o de producción. No se vincula al personal mediante contrato de trabajo escrito,
pero se le pagan todas las prestaciones de ley. El personal nuevo es afiliado a
seguridad social solo si pasa el periodo de prueba de dos meses.

4. BUSQUEDA DE LA SOLUCION.

Con base en la información suministrada para cada área funcional de la empresa


se requiere:

a. Identificar 5 problemas por cada área. (15 puntos)


b. Detectar las posibles causas. (5 puntos)
c. Determinar el efecto que estos problemas tienen en las operaciones. (5 puntos)
d. Hacer las recomendaciones. (10 puntos)
Nombre de la Empresa: Manufacturas “La Dulce Maquinita”
Área funcional a evaluar: AREA CONTABLE FINANCIERA
Fecha: 15 DE NOVIEMBRE DEL 2019
DESCRIPCI EFECTOS O RECOMENDACI
ÓN DEL POSIBLES CONSECUENC ALTERNATIVAS ÓN
PROBLEMA CAUSAS IAS DE SOLUCIÓN Y NIA APLICADA
No existe La empresa no
organización cuenta con un
de la sistema de Perdida de la
información seguridad, que información Tener mayor organización en relación a
contable de guarde una contable y la documentacion contable de la
la copia de la financiera de la empresa. NÍA 315
compañía. información. empresa. Aplicar un sistema contable eficiente.
La empresa
posee poca
organización
No existe de la
copia de información
seguridad de contable y no La información
la se encuentra financiera de la
información actualizada en empresa, se Cada cierto periodo de tiempo, realizar
contable de temas de perdió una copia de seguridad en la nube de
la empresa control interno. totalmente. toda la información de la organización. NÍA 315
No existe un
detalle
fundamental,
ni No se conocen
información los costos de
de lis costos La producción,
de la desorganizació entonces será El área de producción debe llevar un
compañía n de la más difícil, registro y control de sus costos, con
para los información hallar la mayor organización e implementando
costos de la contable y rentabilidad de acciones de seguridad sobre la
empresa financiera. la compañía información registrada. NÍA 315
El gerente no
sigue
El gerente parámetros No se siguen
de la específicos los
compañía para manejar procedimientos
administra adecuadament adecuados para Cada área debe tener un jefe
todas las e la las gestiones de designado, que se encargue de dicha
áreas de la información cada área en área en todos los sentidos y emitir al
empresa. contable. específico. final un reporte general al gerente. NÍA 265
El revisor
fiscal esta
vinculado a
la nómina de
la empresa, El revisor fiscal Que la
se puede tiene una información
observar que relación hallada por el
existe una estrecha con la revisor fiscal, no
relación muy compañía, lo se tome en
estrecha cual indica, cuenta a causa
entre la relación más de que no hay
empresa y el de amistad que una relación La empresa debe contratar otro revisor
revisor fiscal. laboral. solo profesional. fiscal. NÍA 210
Nombre de la Empresa: Manufacturas “La Dulce Maquinita”
Área funcional a evaluar: ÁREA DE PRODUCCIÓN.
Fecha: 15 DE NOVIEMBRE DEL 2019

DESCRIPCIÓN DEL POSIBLES EFECTOS O ALTERNATIVAS RECOMENDACIÓN


PROBLEMA CAUSAS CONSECUENCIAS DE SOLUCIÓN Y NÍA APLICADA
Debe existir un
personal o
No existe organización supervisor
en la planta, tanto en la designado, para
planeación, la Normas de Ineficiencia en los llevar el control
programación y el control internos, procesos de en el área de NÍA 260
control de la producción ineficientes. producción. producción. NÍA 315
Generación de
No existe un mayores costos por Debe existir un
supervisor o un daño de equipos o personal o
jefe que tenga falta de supervisor
No existe organización establecidas implementación de designado, para
en el mantenimiento del estas funciones normas llevar el control
equipo, la supervisión y y pueda establecidas en el área de NÍA 260
la seguridad industrial. ejercerlas. legalmente. producción. NÍA 315
Debe haber un
La compra de materia No existe un control y una vez
prima se hace cada vez supervisor o un al mes, cotizar y
que llega visita de los jefe que tenga solicitar una
representantes de las establecidas cantidad de
agencias distribuidoras funciones de materia prima en
y en cantidades que no cotización y Generación de base a los
corresponden a una compra de mayores costos y requerimientos NÍA 260
producción planeada. materia prima. menos utilidades. de producción. NÍA 315
Debemos
establecer
políticas de
´pago a
Falta de control, proveedores y
Todas las compras de organización y que estas se
materia prima se hacen actualización Falta de liquidez de cumplan a carta NÍA 260
de contado. empresarial. la compañía. cabal. NÍA 315
Los saldos de
materia, se les
Falta de debe encontrar
búsqueda de un uso que le
Los saldos de materia alternativas para generen a la
prima no son utilizados, la gestión de Generación de empresa
al contrario, se regalan saldos de mayores costos y recursos o algún NÍA 260
indiscriminadamente. materia prima menos utilidades. tipo de utilidad NÍA 315
Nombre de la Empresa: Manufacturas “La Dulce Maquinita”
Área funcional a evaluar: ÁREA DE MERCADEO Y VENTAS.
Fecha: 15 DE NOVIEMBRE DEL 2019

DESCRIPCIÓN DEL POSIBLES EFECTOS O ALTERNATIVAS RECOMENDACIÓN


PROBLEMA CAUSAS CONSECUENCIAS DE SOLUCIÓN Y NÍA APLICADA
No ejecuta o Delegar un
administra de gerente de
El gerente de la manera ventas, que se
empresa ejecuta de adecuada esta encargue de
manera directa todas área ya que no Mala todas las
las operaciones de las es su base de administración del gestiones de NÍA 260
áreas de la compañía. conocimiento. área de ventas. esta área. NÍA 315
Falta de liquidez de
la empresa, ya que
financia mucho
Sólo las ventas al por tiempo a sus Implementar
menor son de contado y Políticas de clientes, pero no es nuevas políticas
las ventas a crédito se cartera financiada por sus en cuanto al NÍA 260
hacen a 60 ineficientes. proveedores. cobro de cartera. NÍA 315
Implementar
nuevas políticas
en cuanto al
cobro de cartera
e implementar
valor agregado
El cliente principal que Falta de liquidez de en los productos
está pagando a 90 o la empresa, ya que y servicios para
hasta 120 días. Políticas de financia mucho mantener a los
cartera tiempo a sus clientes fieles a NÍA 260
ineficientes. clientes. la empresa. NÍA 315
Si alguno de los
clientes que
Los clientes que La mayoría de compran al por Implementar
compran al por mayor, clientes son mayor, se va, la acciones para
representan empresas que empresa va a atraer y fidelizar
aproximadamente el compran al por obtener solo clientes antiguos NÍA 260
80% de las ventas. mayor. perdidas. y nuevos. NÍA 315
Nombre de la Empresa: Manufacturas “La Dulce Maquinita”
Área funcional a evaluar: PERSONAL.
Fecha: 15 DE NOVIEMBRE DEL 2019

DESCRIPCIÓN DEL POSIBLES EFECTOS O ALTERNATIVAS RECOMENDACIÓN


PROBLEMA CAUSAS CONSECUENCIAS DE SOLUCIÓN Y NÍA APLICADA
Contratación de
personal
No existen técnicas de incapacitado y El personal de
selección de personal, falta de recursos
ni procedimientos de motivación al humanos debe
evolución, motivación y personal de la Rotación alta del ser capacitado,
entrenamiento. empresa en personal y para ejecutar una
Además, no existen base a la falta de contratación de buena gestión en
condiciones de técnicas factor humano el área de factor NÍA 260
bienestar social. necesarias. incompetente. humano. NÍA 315
Mala dirección
del personal.
El personal de
Personal sin recursos
metas, sin humanos debe
funciones Rotación alta del ser capacitado,
específicas, con personal y para ejecutar una
No hay definición clara falta de contratación de buena gestión en
de las funciones del dirección. factor humano el área de factor NÍA 260
personal. incompetente. humano. NÍA 315
Todos los
trabajadores
deben ser
contratados
mediante un
No se vincula al No aplica las contrato de
personal mediante normas y leyes trabajo escrito en
contrato de trabajo establecidas y cualquiera de sus
escrito, pero se le contenidas en el presentaciones,
pagan todas las código de Posibles demandas fijo, indefinido y NÍA 260
prestaciones de ley trabajo. de trabajadores. de servicios etc. NÍA 315
El personal nuevo es Se está Desde el primer
afiliado a seguridad No aplica las incumpliendo día de
social solo si pasa el normas y leyes normas y leyes, en contratación el
periodo de prueba de establecidas y relación al código personal TIENE,
dos meses. contenidas en el sustantivo del que estar afiliado
código de trabajo, lo cual es a seguridad NÍA 260
trabajo. muy grave. social. NÍA 315

e. Redactar el informe o dictamen final de esta auditoría. (10 puntos), Debe incluir
NAI aplicables en cada etapa del informe.
INFORME DE AUDITORIA
Auditoria operacional.

Señores
Presidente y accionistas.
La dulce maquinita SAS.

En mi carácter de Contador Público independiente, informo sobre la auditoría que


he realizado a las dependencias de la empresa LA DULCE MAQUINITA. La
compañía, es responsable de la preparación y presentación de la información que
utilice para dicha auditoria. Esta responsabilidad incluye: (i) diseñar, implementar y
mantener información razonable y fidedigna de las operaciones de la organización,
de manera que estos no incluyan distorsiones significativas originadas en errores
u omisiones o en irregularidades.

RESPONSABILIDAD

Mi responsabilidad es expresar una opinión sobre dicha información basado en mi


examen de auditoría con el alcance que menciono en el apartado II.

II ALCANCE DE LA AUDITORÍA

He realizado mi examen de acuerdo con normas de auditoría vigentes en la


República de Colombia. Estas normas requieren que el auditor planifique y
desarrolle la auditoría con el objeto de obtener un razonable grado de seguridad
de que la información no incluyan errores significativos. Una auditoría involucra
aplicar procedimientos, sustancialmente sobre bases selectivas, para obtener
elementos de juicio sobre la información expuesta. Los procedimientos
seleccionados dependen del criterio profesional del auditor.

III. ACLARACIONES PREVIAS

Esta auditoria se realiza con base a la información financiera proporcionada por la


empresa, la observación de los procesos y entrevistas realizadas al personal de la
empresa.

IV. RESULTADOS DE LA AUDITORIA.

Tras la auditoría realizada por medio de observación en los procesos, entrevistas


al personal y estudio y evaluación de la información proporcionada por el ente
económico, podemos decir que la empresa posee muchas fallas en cada una de
las áreas de la organización (contable y financiera, producción, mercadeo y ventas
y personal).

Las fallas encontradas se detallan a continuación:

 No existe organización de la información contable de la compañía.


 No existe copia de seguridad de la información contable de la empresa
 No existe un detalle fundamental, ni información de lis costos de la
compañía para los costos de la empresa
 El gerente de la compañía administra todas las áreas de la empresa.
 El revisor fiscal está vinculado a la nómina de la empresa, se puede
observar que existe una relación muy estrecha entre la empresa y el revisor
fiscal.
 No existe organización en la planta, tanto en la planeación, la programación
y el control de la producción
 No existe organización en el mantenimiento del equipo, la supervisión y la
seguridad industrial
 La compra de materia prima se hace cada vez que llega visita de los
representantes de las agencias distribuidoras y en cantidades que no
corresponden a una producción planeada.
 Todas las compras de materia prima se hacen de contado.
 Los saldos de materia prima no son utilizados, al contrario, se regalan
indiscriminadamente.
 El gerente de la empresa ejecuta de manera directa todas las operaciones
de las áreas de la compañía.
 Sólo las ventas al por menor son de contado y las ventas a crédito se hacen
a 60 días.
 El cliente principal que está pagando a 90 o hasta 120 días.
 Los clientes que compran al por mayor, representan aproximadamente el
80% de las ventas.
 No existen técnicas de selección de personal, ni procedimientos de
evolución, motivación y entrenamiento. Además, no existen condiciones de
bienestar social.
 No hay definición clara de las funciones del personal.
 No se vincula al personal mediante contrato de trabajo escrito, pero se le
pagan todas las prestaciones de ley
 El personal nuevo es afiliado a seguridad social solo si pasa el periodo de
prueba de dos meses.
V. DICTAMEN

En mi opinión, la información presentada por la empresa los LA DULCE


MAQUINITA SAS, presenta muchas falencias en cada una de las áreas
evaluadas, dichas fallas son de consideración y relevancia que afecta
directamente la organización.

En base en lo anterior, emitimos las siguientes recomendaciones para cada área


que deben ser implementadas inmediatamente, para lograr un sistema de control
interno adecuado y eficiente.

 La información contable y financiera, debe ser llevada de manera


organizada cumpliendo con los parámetros establecidos por las normas
contables. Por medio de un sistema contable bien implementado, además
es necesario que la compañía realice periódicamente un Backus (coipa de
seguridad) de la información financiera del ente económico.

 Se debe designar un supervisor, jefe de producción o un grupo de


personas específicas, que gestionen de manera correcta el área de
producción en todos sus aspectos como mantenimiento de equipos,
planeación de producción, control y registro de costos, compras de materia
prima y manejo de desperdicios de MP etc. El reporte de esta información
deberá ser emitida al gerente para evaluar la eficiencia de los procesos y
además implementar nuevas políticas y normas para esta área.

 La empresa debe mejorar sus políticas de cobro de cartera con un a plazo


máximo a 60 días, con el fin de mejorar su liquidez. Además, la compañía
debe implementar acciones que le permitan atraer más clientes y fidelizar
a estos.
 La compañía debe capacitarse con todo lo relacionado a las leyes
laborales actuales, por medio de capacitación a su personal. Asimismo,
mejorar y fortalecer el área de recursos humanos de la organización, para
que estos apliquen nuevas técnicas en cuanto a motivación del personal, y
mejoren en un 100% los procedimientos de selección y evaluación.

 Como recomendación final pero no menos importante, el gerente de la


empresa debe delegar funciones a cada área y cargos supervisores a
cada una de estas, no es eficiente que este ejerza funciones en todas las
áreas sin el conocimiento apropiado, este debe delegar jefes de área o
supervisores y que estos trasmitan a el los resultados positivos y negativos
del área, y en caso de hallar falencias juntos crear estrategias para mitigar
estas.

Bogotá D.C 17 de noviembre del 2019.

Firma y sello del auditor:

Diana Milena García.

Tarjeta Profesional: 523-53-2


f. Tiempo de entrega, y requerimientos de presentación. (5 puntos)